TOMADA DE PREÇO Nº 001/2009 TIPO: MENOR PREÇO

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1 TOMADA DE PREÇO Nº 001/2009 TIPO: MENOR PREÇO PROCESSO Nº 001/2009 Tipo de Licitação: MENOR PREÇO GLOBAL DATA 02/02/2009 HORÁRIO: 15:00 HORAS LOCAL: Universidade de Brasília Campus Universitário Darcy Ribeiro Edifício FINATEC, Asa Norte, Brasília DF, CEP: Telefone: (0xx61) Fax: (0xx61) A Fundação de Empreendimentos Científicos e Tecnológicos - FINATEC, pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, por meio de sua Comissão de Licitação, torna público para conhecimento dos interessados, que fará realizar licitação, na modalidade TOMADA DE PREÇO, tipo menor preço global, a ser regida pelo presente edital, conforme descrito neste Edital e seus Anexos, cujos envelopes contendo a documentação e proposta de preço deverão ser entregues na data, local e horário acima indicados. 1 DO OBJETO 1.1. A presente Tomada de Preço tem por objetivo a contratação de empresa 2 - DA PARTICIPAÇÃO especializada em gestão documental para a prestação de serviços de organização (racionalização), digitalização e microfilmagem de documentos, fornecimento de licença de uso software GED Gestão Eletrônica de Documentos e WORKFLOW, conforme especificações constantes nos Anexo I - Termo de Referência, parte integrante desta Tomada de Preço Poderão participar desta Tomada de Preço pessoas jurídicas que explorem ramo de atividade compatível com o objeto licitado, que atenderem a todas as exigências, inclusive quanto à documentação, constantes deste Edital O licitante deverá confirmar a retirada do Edital e participação no certame através do fax nº /1004, informando: Tomada de Preço nº 001/2009; Nome, CNPJ, endereço do licitante e assinatura Estará impedida de participar a empresa que: a) Estiver sob decretação de falência, concordata, dissolução ou liquidação; b) Tenha sido suspensa do direito de participar de licitações e contratações com a FINATEC; c) Estiver inadimplente com a FINATEC; d) Possuir entre seus sócios, proprietários ou dirigentes que sejam empregados da FINATEC; e) Contiver no seu contrato ou estatuto social finalidade ou objetivo incompatível com o objeto desta Tomada de Preço. 1

2 3 REPRESENTAÇÃO 3.1. A representação deverá ser feita por meio de instrumento público de procuração ou por instrumento particular, com firma reconhecida, outorgando poderes para praticar todos os atos pertinentes ao certame em nome da Licitante. No caso de instrumento particular, o representante deverá apresentar o contrato social ou estatuto da Licitante, ou alteração que comprove os poderes do outorgante. Caso o representante seja sócio-proprietário, dirigente ou assemelhado da empresa Licitante, deverá apresentar cópia do respectivo estatuto ou contrato social, no qual estejam expressos seus poderes para exercer direitos e assumir obrigações em decorrência de tal investidura As procurações referidas no subitem acima deverão ser assinadas comprovadamente por quem possua inquestionáveis poderes de outorga, devendo fazer prova disso o contrato social chancelado pela Junta Comercial ou o Estatuto Social devidamente registrado O representante designado deverá identificar-se mediante a apresentação da Cédula de Identidade Não será permitida a participação de um mesmo representante para mais de um Licitante A falta de representação não inabilitará a Licitante, impossibilitando-a apenas de se manifestar durante os trabalhos Toda a documentação mencionada nos subitens acima deverá ser apresentada de forma definitiva a FINATEC, sob pena de não credenciamento. 4 DO RECEBIMENTO DOS ENVELOPES 4.1. No dia, hora e local mencionado no preâmbulo deste Edital, as Licitantes deverão apresentar sua DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO e suas PROPOSTAS, em 02 (dois) envelopes distintos e endereçados à COMISSÃO DE LICITAÇÃO, contendo obrigatoriamente, em suas partes externas e frontais, clara e visivelmente, os dizeres: Tomada de Preço nº 001/2009 Razão Social do licitante Envelope 1 Habilitação Tomada de Preço nº 001/2009 Razão Social do licitante Envelope 2 Proposta 4.2. No dia, hora e local indicado no preâmbulo deste Edital, antes do início da sessão, os Licitantes devem comprovar, por instrumento próprio, poderes para praticar todos os atos inerentes ao certame, conforme item 3 deste Edital Os documentos para habilitação e propostas deverão ser entregues em envelopes não transparentes, fechados, lacrados e não serão devolvidos. 2

3 4.4. Se a licitante for a matriz, todos os documentos deverão estar em nome da matriz; ou 4.5. Se a licitante for uma filial, todos os documentos deverão estar em nome da filial, exceto aqueles documentos que, pela própria natureza, comprovadamente, forem emitidos somente em nome da matriz. Os atestados de capacidade técnica poderão ser apresentados em nome e CNPJ da matriz e/ou em nome e CNPJ da filial Não será admitida pela Comissão de Licitação a inclusão posteriormente de qualquer documento ou informação, que deveria constar obrigatoriamente nos envelopes. 5 DA HABILITAÇÃO ENVELOPE 1 As Licitantes deverão apresentar os documentos de habilitação solicitados, em original ou cópia autenticada. Serão autenticados os documentos na FINATEC, de preferência, até às 17:30 horas do dia anterior à abertura do certame. Os documentos apresentados não serão devolvidos. Para habilitar-se nesta Licitação, as Licitantes deverão apresentar a documentação que segue: 5.1. Habilitação Jurídica: Ato constitutivo, estatuto ou contrato social e respectivas alterações, devidamente registrado no órgão competente, acompanhados dos documentos comprobatórios de poderes do representante legal com cópia do documento de identificação; 5.2. Regularidade Fiscal: a) Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); b) Inscrição no Cadastro de Contribuintes Estadual, relativo ao domicílio ou sede da Licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto ora licitado; c) Certidão Negativa, ou Certidão Positiva com efeitos de negativa, de Tributos e Contribuições Federais, emitida pela Secretaria da Receita Federal do Ministério da Fazenda, comprovando a regularidade com a Fazenda Federal; d) Certidão Negativa, ou Certidão Positiva com efeitos de negativa, quanto a Divida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional do Ministério da Fazenda, comprovando a regularidade com a Fazenda Nacional; e) Certidão Negativa, ou Certidão Positiva com efeitos de negativa, emitida pelo Estado, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual, comprovando a regularidade para com a Fazenda Estadual; f) Certidão Negativa, ou Certidão Positiva com efeitos de negativa, emitida pelo Município, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual, comprovando a regularidade para com a Fazenda Municipal; g) Certificado de Regularidade de Situação do FGTS CRF, emitido pela Caixa Econômica Federal CEF, comprovando a regularidade perante o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço; 3

4 h) Certidão Negativa de Débito CND, expedida pelo Instituto Nacional de Seguridade Social INSS, comprovando a regularidade perante a seguridade social Qualificação Econômico-Financeira: a) Certidão negativa de pedido de falência ou concordata, expedida na sede da Licitante; 5.4. Cumprimento do Disposto no Inciso XXXIII do Artigo 7º da Constituição Federal. Declaração da licitante, assinada pelo representante legal da empresa, observado o disposto no item 3 deste Edital, de que não possui em seu quadro de pessoal empregado(s) com menos de 18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e de 16 (dezesseis) anos em qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz, nos termos do inciso XXXIII do artigo 7º da Constituição Federal e na forma da Lei nº 9.854, de 27/10/ Qualificação Técnica: a) A licitante deverá comprovar capacidade técnica, apresentando 02 (dois) atestados, expedidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, que comprovem experiência na execução de serviço similar ao objeto licitado, ou compatível, referente aos 03 (três) últimos anos, contendo: Qualificação dos serviços que retrate o bom atendimento da execução do objeto. 6 PROPOSTA DE PREÇOS ENVELOPE A Licitante deverá apresentar a sua proposta de preço, de acordo com o exigido no Edital, grafada em R$ (reais) e apresentada em língua portuguesa, datilografada ou impressa por qualquer meio eletrônico em 1(uma) via, em papel timbrado da Licitante, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, contendo as especificações do objeto a que se refere este Convite, devendo ainda ser datada e assinada na última folha e rubricada nas demais, por seu representante legal, com poderes para o exercício da representação, na forma do item 3, deste Edital A proposta de preços deverá conter o nome e o endereço completos do Licitante, seus números de telefone e de fax, bem como seu endereço eletrônico ( ), se houver, para fins de eventuais contatos, assim como dados do representante legal ou procurador da Licitante que irá celebrar eventual CONTRATO: seu estado civil, profissão, número da cédula de identidade, com a identificação do respectivo órgão emissor, número do CPF, endereço completo de seu domicílio e o cargo por ele ocupado na empresa licitante O Licitante deverá apresentar a especificação do objeto proposto, de acordo com o exigido no ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA. 4

5 6.4. A proposta deverá conter oferta firme e precisa, sem alternativas ou quaisquer condições ou vantagens que induzam o julgamento Ocorrendo discordância entre o valor numérico e por extenso contidos na proposta, prevalecerá o valor por extenso O prazo de validade das propostas de preços será de 60 (sessenta) dias, a contar da data de sua apresentação. Caso não conste o prazo na proposta, esta será considerada válida pelo referido período. 7 RECEBIMENTO DA DOCUMENTAÇÃO E DA PROPOSTA 7.1. No dia, hora e local indicados no preâmbulo deste Edital, antes do início da sessão, os Licitantes devem comprovar, por instrumento próprio, poderes para praticar todos os atos inerentes ao certame, conforme item 3 deste Edital O recebimento da DOCUMENTAÇÃO e da PROPOSTA será feito pela Comissão de Licitação, no dia, hora e local indicados. 8 JULGAMENTO DA LICITAÇÃO As Licitantes que atenderem aos requisitos de habilitação terão suas propostas analisadas e julgadas Para julgamento e classificação das propostas, será adotado o critério de MENOR PREÇO GLOBAL observado as especificações e os parâmetros mínimos de desempenho e qualidade exigidos no Edital Havendo empate será efetuado sorteio entre as propostas iguais, em ato público, para o qual as licitantes serão convocadas Serão desclassificadas as propostas que deixarem de atender às exigências deste Edital, bem como as que apresentarem preços excessivos, assim considerados aqueles que estiverem acima do preço de mercado ou forem manifestamente inexeqüíveis É facultada à Comissão de Licitação ou autoridade superior, em qualquer fase da licitação, a promoção de diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução do processo, vedada a inclusão posterior de documento ou informação que deveria constar obrigatoriamente nos envelopes Se todas as Licitantes forem inabilitadas ou todas as propostas desclassificadas, a fundação poderá conceder prazo de 3 (três) dias úteis para apresentação de outros documentos ou propostas escoimados das causas da inabilitação ou desclassificação Deficiências no atendimento aos requisitos deste Edital, para apresentação da Documentação e Proposta, correrão por conta e risco da Licitante, podendo implicar na sua inabilitação e/ou desclassificação. 9 DAS SANÇÕES E PENALIDADES 5

6 Pela inexecução total ou parcial dos serviços, a Fundação poderá, garantida a prévia defesa, aplicar à licitante vencedora as seguintes sanções: a) advertência; b) multa de 0,3% (zero vírgula três por cento) por dia de atraso e por ocorrência de fato em desacordo com o estabelecido neste edital, até o máximo de 10 % (dez por cento) sobre o valor total da Autorização de Fornecimento/Contrato, recolhida no prazo máximo de 15 (quinze) dias corridos, uma vez comunicada oficialmente; c) multa de 10 % (dez por cento) sobre o valor total da Autorização de Fornecimento/Contrato, no caso de inexecução total do objeto contratado, recolhida no prazo de 15 (quinze) dias corridos, uma vez comunicada oficialmente; d) suspensão temporária do direito de participar de licitação e impedimento de contratar com a FINATEC, pelo prazo de até 2 (dois) anos. 10 DA IMPUGNAÇÃO DO EDITAL É facultado a qualquer cidadão impugnar, por escrito, os termos da presente Tomada de Preços, até 05 (cinco) dias úteis antes da data fixada para abertura dos envelopes de habilitação (Documentação), devendo a Administração da FINATEC, por intermédio da Comissão de Licitação, julgar e responder em até 03 (três) dias úteis Decairá do direito de impugnar os termos deste Edital perante a Administração da FINATEC a licitante que não o fizer até o segundo dia útil que anteceder à data marcada para recebimento e abertura dos envelopes Documentação e Proposta, apontando as falhas ou irregularidades que o viciariam, hipótese em que tal comunicação não terá efeito de recurso A impugnação feita tempestivamente pela licitante não a impedirá de participar desta Tomada de Preços até o trânsito em julgado da decisão a ela pertinente A impugnação interposta deverá ser comunicada à Comissão de Licitação, logo após ter sido protocolizada no Serviço de Protocolo, situado no andar térreo do Edifício-Sede da FINATEC. 11 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS O presente Edital e seus Anexos, bem como a proposta da licitante vencedora, farão parte integrante da AF (Autorização de Fornecimento) ou Contrato, independente de transcrição A autoridade competente determinante da contratação poderá revogar esta licitação, total ou parcialmente, por razões de interesse da Fundação, sem que caiba indenização aos licitantes em conseqüência da revogação Os Licitantes são responsáveis pela fidelidade e legitimidade das informações e dos documentos apresentados em qualquer fase da licitação. 6

7 11.4. O Licitante que vier a ser contratado, ficará obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem necessários, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado da AF (Autorização de Fornecimento) ou Contrato Qualquer pedido de esclarecimento em relação a eventuais dúvidas na interpretação deste Edital, terá que ser encaminhado, por escrito, no licitacao@finatec.org.br, ou por meio do Fax ou Todos os assuntos referentes a esta Tomada de Preço serão publicados no sítio da fundação no título Destaques/Licitação. 12 CONDIÇÃO DA CONTRATAÇÃO A Licitante vencedora deverá atualizar as certidões exigidas na habilitação, se o prazo de validade expirar durante o curso do procedimento Fica vedado à Licitante Vencedora desta Tomada de Preço, subcontratar o objeto desta licitação, em sua integralidade. Brasília, 15 de janeiro de Cláudio Humberto Amâncio Presidente da Comissão de Licitação 7

8 ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA TOMADA DE PREÇO Nº 001/ OBJETO Contratação de empresa especializada em gestão documental para a prestação de serviços de organização (racionalização), digitalização e microfilmagem de documentos; fornecimento de licença de uso software GED Gestão Eletrônica de Documentos e WORKFLOW específico para as necessidades da CONTRATANTE. 2. JUSTIFICATIVA A excelência no trato do acervo é uma necessidade, visto as deficiências constatadas tanto no Setor de Protocolo, quanto no Setor de Documentação e Informação, a saber: ausência de sistema informatizado, ausência de tratamento específico para os documentos técnicos e administrativos, ausência de classificação de documentos em ostensivo e sigiloso, dificuldade em localizar o status atual do documento, quando este é entregue pelo setor de protocolo, dentre outras deficiências. A implantação da gestão documental, mediante a utilização das tecnologias de GED - Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow - Gerenciamento do Fluxo de Trabalho, possibilitará a melhoria e maior eficiência dos processos de trabalho, a aplicação da Tabela de Temporalidade da CONTRATANTE e do Plano de Classificação Documental, a localização do documento em tempo hábil a qualquer momento e em qualquer local, até mesmo pelos coordenadores de projetos, pelo Portal do Coordenador; acompanhamento e controle na realização das atividades executadas pelos funcionários, incluindo aumento de produtividade e redução dos custos, principalmente com papel, copiadoras; segurança da informação, visto que permitirá perfis de acesso para diferentes usuários e, sobretudo, a integração entre as áreas. Enfim, permitirá resguardar o acervo adquirido durante a execução dos projetos, visando assim à melhoria organizacional da Fundação. 3. CARACTERÍSTICAS DO OBJETO SERVIÇO Elaboração de projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Fluxo de Trabalho Quantidade Estimada 8

9 (Workflow) SERVIÇO Quantidade Estimada Funcionalidades de protocolo, dentre elas: indexação de documentos; aplicação da tabela de temporalidade; classificação do documento a ser protocolizado de acordo com o plano da Fundação; utilização de código de barras na guia de tramitação, relatórios (diários, semanais, mensais), etc... 1 Funcionalidades para a expedição de documentos, dentre elas: utilização de código de barras na guia de expedição, relatórios (diários, semanais, mensais), link com a ECT para rastreamento dos documentos postados, etc... Expurgo de documentos através de Microfilmagem Híbrida (digitalização e microfilmagem) Organização dos documentos ativos e inativos (racionalização, indexação e inclusão das informações no sistema GED) Manutenção corretiva e de inovação tecnológica. Fornecimento de Software GED 245 caixas Box (Aproximadamente imagens) caixas Box 1 manutenção mensal 99 Usuários simultâneos Fluxo de Trabalho (Workflow) 999 sparos concorrentes 4. PRAZO DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO A CONTRATADA deverá apresentar, por ocasião da assinatura do contrato, um cronograma de execução do projeto. O contrato deverá ter vigência de 12 (doze) meses, podendo ser prorrogável por períodos sucessivos até o limite de 60 meses. 5. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 5.1. A CONTRATADA deverá elaborar um projeto de gestão documental em que serão formalizadas e documentadas as técnicas, produtos e serviços a serem adotados no sistema de Gestão de Documentos adaptado especificamente para a CONTRATANTE, à imagem e semelhança de suas características e necessidades. 9

10 Neste projeto estarão previstos os departamentos e segmentos da CONTRATANTE que farão parte dos trabalhos e a sua abrangência; os responsáveis envolvidos e as atribuições de cada um e os serviços que, de forma integrada, formam a solução mais eficiente para as necessidades do cliente: organização (racionalização), digitalização, microfilmagem e administração de documentos; Software de GED e Workflow; etc. Os títulos documentais integrantes do acervo da CONTRATANTE que serão objeto do Projeto e os procedimentos, técnicas e soluções aplicáveis a cada título, estarão compreendidos no todo ou parte no ciclo de vida das informações: Organização e inventário do acervo já existente; Metodologia para a documentação a ser gerada regularmente; Disseminação dos documentos: definição dos departamentos da Fundação que deverão ter acesso às informações, como e quando; Ciclo de vida útil: Prazos de permanência nos arquivos ativos, semi-ativo e inativo, e como serão realizadas as transferências de um arquivo para o outro; Destinação final: eliminação ou arquivo permanente A CONTRATADA deverá executar a organização conforme projeto elaborado, para proporcionar preservação, organização, tornando a recuperação e disseminação da informação mais rápida e ágil seguindo as atividades descritas: Aplicação da tabela de temporalidade documental (TTD); Triagem e expurgo de documentos; Conferência, tratamento e recuperação de documentos; Ordenação dos lotes em seqüência lógica pré-definida; Agrupamento por títulos documentais; Elaboração de índice no Sistema GED dos lotes de documentos; Armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas - arquivo, pastas, estantes, mapotecas e outros); Reformulação da disposição física do arquivo A CONTRATADA deverá realizar a digitalização conforme projeto elaborado, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação de documentos e migração das 10

11 imagens e dados para o Sistema GED. A digitalização dos documentos deverá ser executada em conformidade com as especificações abaixo: a) Coloração: Preto e branco (bitonal), escala de cinza; b) Resolução: 200 Dpi a 400 Dpi; c) Formato do Arquivo de imagem: TIFF, CCITT, G4, JPG OU PDF. O processo de digitalização deverá conter scanners de alto desempenho de captura. A resolução deverá ser adequada para eventual execução de OCR ou outro reconhecimento de padrão. No controle de qualidade das imagens será verificado o resultado obtido na etapa de digitalização dos documentos, sendo avaliada a qualidade da imagem capturada, a integridade dos documentos digitalizados A CONTRATADA deverá realizar a microfilmagem nas dependências da CONTRATANTE, ou seja, os documentos não poderão ser deslocados para outro lugar, de acordo com o projeto elaborado e seguir os procedimentos descritos abaixo: Preparar, ordenar e reconstituir a documentação dando condições para que seja microfilmada; Conferir e datar a imagem de abertura (não serão aceitas rasuras e/ ou erros no preenchimento); Microfilmar os documentos de entrada e saída de cada sistema, na ordem estabelecida; Checar informações do primeiro flash com sua descrição na imagem de encerramento, antes de microfilmá-lo. A microfilmagem, com incorreções nas imagens, acarretará em perda do microfilme, por responsabilidade da executora da mesma; Para lotes de documentos não numerados, todos os versos que contenham informações deverão ser microfilmados, exceto quando for previamente orientado; Seguir a indicação de versos nos documentos e microfilmá-lo; Acompanhar e certificar-se da seqüência numérica crescente dos flashes e documentos antes de efetuar a microfilmagem. A microfilmagem fora da ordem acima mencionada implicará na perda do Microfilme, por responsabilidade da executora da mesma; Microfilmar por etapas, os documentos maiores que o campo micrográfico da redução estabelecida, fazendo constar em cada etapa a parte anterior para comprovação da seqüência do documento; 11

12 Após microfilmagem de cada pacote, acondicionar os documentos devidamente na ordem que se encontravam e amarrá-los com firmeza, com sua devida sinalética e identificação; Checar as informações do último flash, com sua descrição na imagem de encerramento, antes de microfilmá-lo. A microfilmagem, com incorreções nas imagens, acarretará em perda do microfilme por responsabilidade da executora da mesma; Datar e informar a quantidade de fotogramas na imagem de encerramento. Não serão aceitas rasuras e ou erros de preenchimento. Considerando que o atendimento à demanda, em questão, exige a aplicação prática e conjugada de diversas técnicas, produtos e serviços de Gestão de Documentos e Informação, é imprescindível a utilização de um software GED. Este software deverá reunir em um único Sistema a utilização de todos os serviços a serem implantados, com realização de consultas, solicitações e indexação de documentos, digitalização e visualização de imagens de documentos, armazenagem de arquivos eletrônicos e informatização dos arquivos físicos localizados nas dependências da CONTRATANTE. O Sistema GED deve estar disponível via WEB, com armazenamento em servidor de arquivos de todas as informações, imagens digitalizadas, arquivos eletrônicos e índices nele lançados; possibilitando o acesso remoto aos dados via Internet, sete dias por semana, 24 horas por dia, a todos os funcionários e colaboradores autorizados A CONTRATADA deverá fornecer de licença de uso do sistema GED que gerencie arquivos físicos em papel, arquivos eletrônicos (Word, Excel, etc), documentos digitalizados e/ou microfilmados com as seguintes funcionalidades: Cadastramento de usuários para permissão de acesso ao sistema, com a definição de perfis de acesso a dados e imagens predeterminados, conforme categoria do usuário parametrizada segundo a estrutura organizacional da CONTRATANTE; Descrição e definição de endereços nas estantes, armários e demais móveis existentes para o armazenamento dos documentos ativos e inativos, podendo ser parametrizada conforme localização física e geográfica; 12

13 Cadastramentos das filiais, departamentos, tipos e subtipos de documentos; Catalogação (indexação) dos documentos; Controle de armazenamento dos documentos físicos nas caixas-arquivo ou pastas; Impressão dos rótulos das caixas e pastas; Controle de acondicionamento das caixas e pastas nas estantes/armários; Inserção (Upload) e controle de arquivos eletrônicos no sistema; Digitalização de documentos utilizando os recursos de indexação do Sistema; Consultas: visualização/localização de documentos eletrônicos e digitalizados; e localização de documentos físicos e microfilmados, mediante uso de diversos parâmetros fixos ou configuráveis; Informatização e gestão de arquivos departamentais, centrais e de filiais, conforme estrutura organizacional da CONTRATANTE, proporcionando os seguintes recursos: Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação das pastas, caixas e demais volumes nos arquivos internos e externos da CONTRATANTE; Indexação: as informações de cada lote de documentos, imagens digitais ou arquivos eletrônicos, deverão ser identificados de forma única na CONTRATANTE e digitalizados no Sistema GED, para permitir a posterior realização de consultas e visualizações; Definição automática do local de arquivamento dos documentos atuais e a serem criados, conforme sua parametrização documental; Consultas: localização e visualização de documentos mediante uso de diversos parâmetros, possibilitando a filtragem da pesquisa em variados níveis e atendendo características específicas. Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos; Histórico das solicitações de empréstimo e devoluções dos documentos; Controle de postagem: todos os documentos postados pelo correio possuirão controle detalhado das informações de postagem e seus respectivos processos de tramitação; A numeração dos documentos, das guias de tramitação dos documentos e das etiquetas de identificação deverá ser alfanumérica e com código de barras para utilização ou não de dispositivo de leitura de código de barras. 13

14 5.6 A CONTRATADA deverá fornecer de licença de uso sistema de Workflow que permita o controle do fluxo de trabalho, das atividades e do tempo de execução; e que proporcione a garantia de que todas as tarefas serão concluídas. O sistema WORKFLOW deverá ser um módulo do sistema GED, e seu respectivo padrão de funcionamento, em síntese, deverá ser o seguinte: Disparo de processos de Workflow: envio automático e por de mensagem para o primeiro responsável do fluxo de trabalho, contendo o detalhamento da atribuição a ser realizada e imagens digitais de documentos ou arquivos anexos, se necessário à tomada de decisão do integrante do processo; Armazenamento dos comentários do responsável, novas imagens digitais e arquivos porventura inseridos (upload), encaminhando de forma automática e por o processo para o próximo responsável e assim sucessivamente até a sua conclusão; Possibilidade de digitalização de documentos e armazenagem de arquivos eletrônicos de qualquer extensão (.doc,.xls,.pdf, dentre outros), que necessitem acompanhar os processos de workflow ou a eles serem anexados a qualquer momento, com a finalidade de informar ou documentar as decisões dos integrantes do processo; O Software Workflow deve estar disponível via WEB, com armazenamento em servidor de todas as informações, imagens digitalizadas, arquivos eletrônicos e processos de Workflow nele lançados, possibilitando o acesso remoto aos dados via Internet, sete dias por semana, 24 horas por dia, a todos os funcionários e colaboradores autorizados; Senha e login para permissão de acesso a processos, dados e imagens predeterminados, conforme categoria do usuário; Visualização gráfica do andamento do fluxo, disponível a multi-usuários credenciados; Listagem das atividades a serem concluídas; Alarmes de atividades em atraso para o responsável e superior hierárquico; Histórico completo dos processos finalizados; Permitir outros recursos configuráveis conforme as necessidades do projeto. 5.7 O Sistema deverá fornecer relatórios periódicos: diário, semanal, mensal, anual. 14

15 5.8 - A CONTRATADA deverá desenvolver as funcionalidades que faltam para adaptar o sistema às necessidades da CONTRATANTE, de acordo com o levantamento feito pele equipe da Gerência de Tecnologia de Informação GETIN, levantamento este, que deverá ser fornecido à CONTRATADA, no prazo acordado em cronograma, pela partes; A CONTRATADA deverá disponibilizar bckups da Base de Dados, à referida equipe, quinzenalmente; A CONTRATADA deverá prestar serviço de manutenção corretiva e de inovação tecnológica do sistema; oferecer treinamento aos usuários, durante o período de implantação, enfim oferecer todo o apoio e treinamento à equipe de TI repassando a tecnologia usada para o desenvolvimento do sistema; O sistema deve ser compatível com os browsers mais usados no mercado: Internet explorer 6.0 acima e/ou Mozilla Fire Fox; 5.12 A disponibilidade do sistema deverá ser 24 horas por dia, 7 dias por semana. 6. PRAZO DE INÍCIO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS O início da execução dos serviços deverá ocorrer no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data da assinatura do Contrato. 7. SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO E SEGURANÇA DO ACERVO Caberá a CONTRATANTE a responsabilidade de disponibilizar a infra-estrutura logística para garantir a manutenção e a segurança dos acervos documentais. 8. PAGAMENTO DOS SERVIÇOS A proposta a ser apresentada por cada empresa interessada deverá conter um valor específico para cada item a ser executado. 15

16 O pagamento dos serviços demandados dar-se-á em até 10 (dez) dias úteis a partir do atesto da fiscalização do contrato, mediante a apresentação do documento fiscal de prestação de serviços. 9. CONDIÇÕES GERAIS A CONTRATADA deverá comprovar que tem condições de fornecer o software, com pelo menos 80% das funcionalidades acima descritas, apresentando seu produto no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após resultado do processo licitatório em qualquer uma das modalidades escolhidas pela CONTRATANTE. 16