Portal Sistema de Acompanhamento de Nota Fiscal RI e RIII

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1 Portal Sistema de Acompanhamento de Nota Fiscal RI e RIII Manual do Usuário Feito em: 05/03/2012 Última Atualização: 29/08/2012 Versão: 2.3

2 ÍNDICE 1. Acessando o Portal SANF Cadastro de Notas Fiscais Cadastro de Nota Fiscal Física Cadastro de Nota Fiscal Física Manual Nota Fiscal de Serviço Nota Fiscal de Material Invoice Nota Fiscal de Serviço e Material Documento Fiscal de Serviço Adm. Financeiro Nota Fiscal de Material Estoque Nota Fiscal de Transferência de Ativo Anexos Nota Fiscal de Simples Remessa Repasse Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução Cadastro Nota Fiscal Física Em Lote Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica Manual Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Nota Fiscal Eletrônica de Material Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica em Lote Nota Fiscal Eletrônica de Serviço Nota Fiscal Eletrônica de Material Pesquisa Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Protocolo Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Situação/Data Gerar Etiquetas Correção Correção de Nota Fiscal Física Página 2 de 34

3 4.2 Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material Correção de Imagens ou XML de Notas Fiscais Outras Funcionalidades Alterar Senha Informações para Contato / Endereços Protocolos Fiscais Atendimento ao Portal Montreal Informática Endereço dos Protocolos Fiscais Protocolo PR Protocolo CE Protocolo MG Protocolo BA Protocolo RJ Protocolo SP Protocolo DF Página 3 de 34

4 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 - Tela Login... 6 Figura 2 Tela Atualização de Cadastro... 6 Figura 3 - Tela Principal... 7 Figura 4 - Tela Cadastro de Notas Fiscais... 8 Figura 5 - Tela - Mensagem de Sucesso Cadastro de Nota Fiscal Física... 9 Figura 6 - Tela Inclusão de Arquivo de Lote Figura 7 - Tela - Resultado Cadastro Notas Fiscais em Lote Figura 8 - Tela - Cadastro Manual de NFS-e Figura 9 - Tela - Upload da Imagem da NFS-e Figura 10 - Tela - Upload do XML de NF-e de Material Figura 11 - Tela - Cadastro Manual de NF-e de Material Figura 12 - Tela Inclusão do Arquivo com Imagens da NFe Figura 13 - Tela - Upload em Lote Imagens NFS-e Figura 14 - Tela - Upload de XML de NFe's de Material em Lote Figura 15 - Tela - Resultado Upload de XML de NFe's de Material em Lote Figura 16 - Tela - Resultado Cadastro dados Complementares NFe de Material Figura 17 - Tela - Principal Figura 18 - Tela Pesquisa Nota Fiscal pelo Protocolo Figura 19 - Tela Exibir Nota Fiscal Figura 20 - Tela Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data Figura 21 - Tela Resultado em HTML da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data Figura 22 - Tela Resultado em Excel da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data Figura 23 - Tela Gerar Etiquetas Figura 24 - Tela Etiquetas geradas Figura 25 - Tela Principal Figura 26 - Tela Visão das Notas Fiscais Aguardando Correção Figura 27 - Tela Nota Fiscal "Aguardando Correção pelo Fornecedor" Figura 28 - Motivo e Observação para Correção Figura 29 - Tela Correção de Nota Fiscal Física Figura 30 - Tela Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Página 4 de 34

5 Figura 31 - Tela Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material Figura 32 - Tela Alterar Senha Página 5 de 34

6 1. Acessando o Portal SANF Para iniciar o sistema acesse o Navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox) e digite o endereço: Ambiente de Produção: Ambiente de Homologação: O usuário deverá informar seu login e senha (que serão cadastrados pela Montreal Informática através das informações de contato contidas na seção 6.1) conforme Figura 1. Figura 1 - Tela Login Após autenticação, caso seja o primeiro acesso, o usuário será direcionado para a tela de atualização dos dados, no qual ele deverá informar o , confirmar a senha atual e definir uma nova senha de acesso, conforme Figura 2 Figura 2 Tela Atualização de Cadastro Após a atualização do cadastro, ou se o usuário já realizou a atualização anteriormente, o mesmo será direcionado para a tela principal, Figura 3. Página 6 de 34

7 Figura 3 - Tela Principal 2. Cadastro de Notas Fiscais No Portal SANF será permitido o cadastro de Notas Fiscais referente ao Grupo OI (Região 1 e Região 3). As notas fiscais permitidas serão Notas Fiscais Físicas e Notas Fiscais Eletrônicas, as quais poderão ser cadastrastradas de forma manual (uma a uma) ou em lote (várias notas fiscais). Nos tópicos abaixo serão descritos os tipos de cadastro. 2.1 Cadastro de Nota Fiscal Física O usuário poderá cadastrar no Portal SANF as Notas Fiscais Físicas. A Nota Fiscal deverá ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal (conforme endereços na seção 6.2) juntamente com a etiqueta do protocolo gerada pelo sistema (conforme instruções na seção 3.3) para sua digitalização e guarda física. O cadastro poderá ser realizado de dois modos, o cadastro manual e individual de cada Nota Fiscal ou o cadastro manual em lote de várias Notas Fiscais. Após o cadastro das NF s, as mesmas ficarão no status Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico no Protocolo - Upload Imagem e só seguirão o fluxo após o fornecedor entregar as Notas Fiscais Físicas nos Protocolos correspondentes Cadastro de Nota Fiscal Física Manual O usuário poderá realizar o cadastro manual das Notas Fiscais Físicas através da funcionalidade Cadastrar Nota Fiscal Física. Ao acessar esta funcionalidade será exibida uma tela na qual o usuário poderá selecionar o tipo de Nota Fiscal que será cadastrado, conforme é exibido na Figura 4. Página 7 de 34

8 Figura 4 - Tela Cadastro de Notas Fiscais Os tipos disponíveis para cadastro são: Nota Fiscal de Serviço Nota Fiscal de Material Invoice Nota Fiscal de Serviço e Material Documento Fiscal de Serviço Adm. Financeiro Nota Fiscal de Material Estoque Nota Fiscal de Transferência de Ativo Anexos Nota Fiscal de Simples Remessa Repasse Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução O cadastro dos tipos existentes de Notas Fiscais possuem vários campos em comum. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar os seguintes campos para todos os tipos de documentos: Empresa * Selecionar a Empresa do grupo Oi para o qual o fornecedor prestou serviço. Localidade * Selecionar a filial da empresa do grupo Oi. Número do Documento * Número do Documento fiscal que está sendo cadastrado. Máximo de 10 caracteres numéricos. Série Número de Série da nota fiscal. Máximo de 3 caracteres numéricos. Sub-Série Código de Sub-Série da nota fiscal. Máximo de 2 caracteres. Data de Emissão * Data da Emissão da Nota Fiscal (dd/mm/aaaa). Há a possibilidade de selecionar a data clicando em. CNPJ/CPF CNPJ/CPF do Fornecedor. Carregado automaticamente. Está associado ao login e senha do usuário. Nome do Fornecedor Nome do Fornecedor que está emitindo a nota. Carregado automaticamente. Está associado ao login e senha do usuário. Página 8 de 34

9 Campos com * indicam obrigatoriedade do campo. Após preencher os campos corretamente, o usuário deverá concluir a operação e o sistema irá exibir uma mensagem de sucesso do cadastro exibindo o número do protocolo gerado para Nota Fiscal cadastrada, conforme é ilustrado na Figura 5. Figura 5 - Tela - Mensagem de Sucesso Cadastro de Nota Fiscal Física Nos tópicos abaixo é descrito os campos específicos de cada Tipo de Documento Nota Fiscal de Serviço Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Serviço. O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Nome do Gestor * Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Folha de Registro Digitar as folhas de registro da nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 caracteres numéricos em cada campo. Local de Prestação * Local onde foi prestado o serviço. Selecione o Estado, e em seguida digite pelo menos três letras referentes a cidade. Clique em pesquisar e selecione a cidade desejada. Número do Contrato no SAP Informar o número do Contrato no SAP. Máximo de 10 caracteres numéricos. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Nota Fiscal de Material Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Material. Página 9 de 34

10 O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Nome do Gestor Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Número do Contrato no SAP Informar o número do Contrato no SAP. Máximo de 10 caracteres numéricos. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Invoice Essa funcionalidade permite o cadastro de um Invoice. Cadastrado utilizado exclusivamente pela equipe interna. O Fornecedor incluirá os dados referentes ao documento que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota (valor em Reais). Nome do Gestor * Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Folha de Registro Digitar as folhas de registro da nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 caracteres numéricos em cada campo. Local de Prestação * Local onde foi prestado o serviço. Selecione o Estado, e em seguida digite pelo menos três letras referentes a cidade. Clique em pesquisar e selecione a cidade desejada. Número do Contrato no SAP Informar o número do Contrato no SAP. Máximo de 10 caracteres numéricos. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Nota Fiscal de Serviço e Material Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Serviço e Material. O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Página 10 de 34

11 Valor Total * Valor Total da nota. Nome do Gestor Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Local de Prestação * Local onde foi prestado o serviço. Selecione o Estado, e em seguida digite pelo menos três letras referentes a cidade. Clique em pesquisar e selecione a cidade desejada. Número do Contrato no SAP Informar o número do Contrato no SAP. Máximo de 10 caracteres numéricos. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Documento Fiscal de Serviço Adm. Financeiro Essa funcionalidade permite o cadastro de um Documento Fiscal de Serviço Adm. Financeiro. O Fornecedor incluirá os dados referentes ao documento que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Nome do Gestor Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Nota Fiscal de Material Estoque Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Material Estoque. O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Número do Recebimento Físico Informar o número do Recebimento Físico. Máximo de 10 caracteres numéricos. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada. Página 11 de 34

12 Nota Fiscal de Transferência de Ativo Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Transferência de Ativo. O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Anexos Essa funcionalidade permite o cadastro de um Anexo. O Fornecedor incluirá os dados referentes ao anexo que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota (Caso a nota não possua o valor, esse campo deverá ser zero.) Protocolo Pai * Informar o número do protocolo da nota principal. (O sistema validará se a nota principal informada já está consta na base de dados). Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Nota Fiscal de Simples Remessa Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Simples Remessa. O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Item(s) Composta pelos itens abaixo: (Para Adicionar, basta clicar no + e para remover um item cadastrado, basta clicar em - ). o Descrição Descrição dos itens o Qtd. Quantidade de produtos do Item o Valor(R$) Valor Unitário de cada produto o Unidade Unidade de medida usada para a venda do produto o IPI(R$) Valor da dedução do imposto IPI da cada item. Valor Total Item(s) Valor Total dos Itens relacionados. Carregado automaticamente, este campo está associado à soma dos itens inserido. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Repasse Essa funcionalidade permite o cadastro de um Repasse. Página 12 de 34

13 O Fornecedor incluirá os dados referentes ao repasse que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Nome do Gestor * Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Folha de Registro Digitar as folhas de registro da nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 caracteres numéricos em cada campo. Local de Prestação * Local onde foi prestado o serviço. Selecione o Estado, e em seguida digite pelo menos três letras referentes a cidade. Clique em pesquisar e selecione a cidade desejada. Número do Contrato no SAP Informar o número do Contrato no SAP. Máximo de 10 caracteres numéricos. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução Essa funcionalidade permite o cadastro de uma Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução. O Fornecedor incluirá os dados referentes à nota que serão enviados à Oi. Para realizar o cadastro, o usuário deve informar, além dos dados essenciais, os seguintes campos: Valor Total * Valor Total da nota. Item(s) Composta pelos itens abaixo: (Para Adicionar, basta clicar no + e para remover um item cadastrado, basta clicar em - ). o Descrição Descrição dos itens o Qtd. Quantidade de produtos do Item o Valor(R$) Valor Unitário de cada produto o Unidade Unidade de medida usada para a venda do produto o IPI(R$) Valor da dedução do imposto IPI da cada item. Valor Total Item(s) Valor Total dos Itens relacionados. Carregado automaticamente, este campo está associado à soma dos itens inserido. Esta NF deve ser enviada fisicamente ao Protocolo Fiscal com a etiqueta do número do Protocolo fixada Cadastro Nota Fiscal Física Em Lote O Portal SANF permitirá o cadastro em lote de notas fiscais. Para isso será necessário gerar os registros das notas fiscais em um arquivo no formato texto (TXT) de acordo com o layout definido no arquivo em anexo LayoutLotesNotasFiscais.xls. Página 13 de 34

14 Este cadastro está disponível na funcionalidade Cadastro em Lote de Notas Fiscais. Ao acessar esta funcionalidade será exibida uma tela na qual será permitido o upload do arquivo contendo os registros das Notas Fiscais, conforme ilustra a Figura 6. Figura 6 - Tela Inclusão de Arquivo de Lote As Notas Fiscais Físicas que poderão ser cadastradas através desta funcionalidade são: NF de Serviço NF de Material NF de Serviço e Material Anexo Após o upload do arquivo o sistema irá exibir, para cada registro de Nota Fiscal contida no arquivo: Mensagem de sucesso exibindo o número de protocolo gerado; ou Mensagem de crítica informando a inconsistência relacionada ao registro em questão. A Figura 7 exibe um exemplo de tela de sucesso, onde: a Nota Fiscal número 572 gerou o protocolo ; a Nota Fiscal número 573 não é do CNPJ no qual o usuário está logado no Portal SANF; a Nota Fiscal número 571 já estava cadastrada no sistema; o registro na linha 15, a Empresa/Filial tomadora não está cadastrada no Portal SANF; o registro na linha 22 define um gestor não cadastrado no Portal SANF; o registro na linha 23, referente ao campo Número do Pedido, está fora do formato definido; o registro na linha 28 está com a quantidade de campos incorreta; o registro na linha 41, a Empresa/Filial tomadora não está cadastrada no Portal SANF; Página 14 de 34

15 Figura 7 - Tela - Resultado Cadastro Notas Fiscais em Lote Os campos necessários para cada tipo de documento são os mesmos definidos no cadastro manual de Nota Fiscal Física. Em um mesmo arquivo pode-se ter vários tipos de notas fiscais, por exemplo, em um mesmo arquivo podese ter uma Nota Fiscal de Serviço, uma Nota Fiscal de Material e uma Nota Fiscal do tipo Anexo. O tamanho máximo permitido para o arquivo contendo os dados das NF s é de 5 MB (cinco megabyte). Estas NF s devem ser enviadas fisicamente ao Protocolo Fiscal. 2.2 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica O usuário poderá cadastrar as Notas Fiscais Eletrônicas no Portal SANF. Será possível o cadastro de Notas Fiscais Eletônica de Serviços e Notas Fiscais Eletrônica de Material. Na modalidade eletrônica o cadastro estará disponível na forma manual individual de Notas Fiscais Eletrônicas ou o cadastro em lote das mesmas Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica Manual Poderão ser cadastradas manualmente tanto as Notas Fiscais Eletônica de Serviços quanto as Notas Fiscais Eletrônica de Material Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Para o cadastro manual de uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviços o usuário deve acessar a funcionalidade Cadastrar Nota Fiscal Eletrônica de Serviço. Página 15 de 34

16 Ao acessar esta funcionalidade será exibida a tela para o cadastro da Notas Fiscais de Serviços Eletrônica. Nesta tela conterá os mesmos campos que são necessários para o cadastro existente no cadastro manual da Nota Fiscal de Serviço Física descrito na seção Entretanto o usuário terá também o campo Upload da Imagem/PDF para poder fazer o upload da imagem da Nota Fiscal Eletrônica de Serviço, conforme pode ser visto na Figura 8. Figura 8 - Tela - Cadastro Manual de NFS-e O arquivo de imagem da Nota Fiscal deverá estar no formato PDF ou TIF. Caso seja enviado um arquivo em um formato diferente, o sistema enviará a mensagem: O arquivo enviado precisa ser um PDF ou uma imagem TIFF. O envio da imagem da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é obrigatório para o cadastro e o arquivo não pode ser maior que 5 MB (cinco megabytes). Após escolher o arquivo, o usuário deverá clicar no link Enviar para fazer o upload da imagem. Após o upload, será exibida a miniatura da imagem para conferência, conforme Figura 9. Página 16 de 34

17 Figura 9 - Tela - Upload da Imagem da NFS-e Para visualizar a imagem no tamanho normal, o usuário deve clicar na miniatura da imagem, a qual será exibida no tamanho correto. Somente após o upload da imagem que o usuário consiguirá fazer o cadastro da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Após o cadastro será exibida uma mensagem de sucesso informando o protocolo gerado. Esta Nota Fiscal de Serviços Eletrônica irá para o status Aguardando Entrada no SANF, e será disponibilizada para o fluxo de aprovação da Oi dentro de um período de 30 minutos à 1 hora Nota Fiscal Eletrônica de Material Para o cadastro manual de uma Nota Fiscal Eletrônica de Material o usuário deve acessar a funcionalidade Upload do XML da NFe. Ao acessar esta funcionalidade será exibida a tela para o envio do XML referente a esta Nota Fiscal Eletrônica de Material, conforme é exibida na Figura 10. Nesta tela o usuário deverá selecionar o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica de Material em seu computador para fazer o upload para o Portal. Figura 10 - Tela - Upload do XML de NF-e de Material Página 17 de 34

18 Após realizar o upload do XML, os dados da Nota Fiscal Eletrônica de Material serão exibidos para conferência e o usuário terá os seguintes campos obrigatórios para preenchimento, conforme ilustrado na Figura 11: Nome do Gestor * Digitar nome do gestor responsável, clicar em Pesquisar e selecionar o nome desejado. do Gestor do gestor responsável. Carregado automaticamente. Está associado ao Nome do Gestor selecionado. Pedido / Itens * Digitar os códigos dos pedidos e itens contidos na nota e clicar em Inserir. Máximo de 10 e 5 caracteres respectivamente. Figura 11 - Tela - Cadastro Manual de NF-e de Material Após o cadastro, será exibida a mensagem de sucesso do cadastro, exibindo o protocolo gerado para a Nota Fiscal Eletrônica de Material em questão. A imagem do DANFE, referente ao XML cadastrado, será criada automaticamente para a equipe de análise da Oi. Entretanto esta imagem não estará disponível para consulta no Portal. A Nota Fiscal Eletrônica de Material cadastrada ficará no status Aguardando Entrada no SANF e será disponibilizada para o fluxo de aprovação da Oi dentro de um período de 30 minutos à 1 hora. Após o cadastro da Nota Fiscal Eletrônica de Material, o DANFE da mesma deverá ser encaminhado para o Protocolo Fiscal (conforme endereços na seção 6.2) com o número do protocolo gerada pelo sistema anotado (sem sobreposição de informação do documento), para sua guarda física. Página 18 de 34

19 2.2.2 Cadastro de Nota Fiscal Eletrônica em Lote O Portal permitirá o cadastro em lote tanto de Notas Fiscais Eletrônica de Serviços quanto as Notas Fiscais Eletrônica de Material Nota Fiscal Eletrônica de Serviço O cadastro das Notas Fiscais Eletrônica de Serviços deverá ser realizado em duas etapas. A primeira etapa é a carga do arquivo contendo as informações das Notas Fiscais Eletrônica de Serviços. Para isto deverá ser utilizada a funcionalidade Cadastro em Lote de Notas Fiscais na qual deverá ser feito o upload de um arquivo no formato texto (TXT) contendo os registros referentes as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica de acordo com o layout definido no definido no arquivo em anexo LayoutLotesNotasFiscais.xls. O cadastro e retorno desta funcionalidade são semelhantes ao descrito na seção 2.1.2, sendo que o campo Documento Eletrônico (no layout do arquivo LayoutLotesNotasFiscais.xls) deverá estar preenchido com o valor S. Após o cadastro, será exibo uma tela que conterá os protocolos gerados referentes as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica que tiverem sucesso em sua importação. As Notas Fiscais de Serviços Eletrônica ficarão no status Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico no Protocolo - Upload Imagem até concluir o seu cadastro (upload da imagem). A segunda etapa é o envio das imagens das Notas Fiscais de Serviços Eletrônica cadastradas. O upload das imagens será possível através da funcionalidade Upload de Imagens de NFe de Serviço, conforme Figura 12. As imagens que serão enviadas para o Portal deverão estar no formato PDF, sendo necessariamente uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica por cada arquivo PDF. Todos os arquivos PDF devem, obrigatoriamente, estar compactadas em um arquivo no formato ZIP. A nomenclatura de cada arquivo PDF (referente a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) deverá ser: Data de Emissão (sem barras e espaços) / CNPJ (sem barras, ponto e traços) / Número NF. Ex: Nota Fiscal Número 25, fornecedor com CNPJ / e data de emissão 15/01/2012 o nome do arquivo será: pdf. O usuário deve selecionar o arquivo e realizar o envio. Página 19 de 34

20 Figura 12 - Tela Inclusão do Arquivo com Imagens da NFe Caso o usuário insira um arquivo com formato diferente de ZIP o sistema enviará a seguinte mensagem: O Arquivo enviado precisa ser um Arquivo ZIP. Caso o usuário insira um ZIP contendo outros tipos de arquivos diferente de PDF, o sistema realizará o upload do arquivo ZIP, porém, a relação das imagens enviadas estará zerada e os estes arquivos serão ignorados. Caso o usuário insira um ZIP cujos arquivos não possuem a nomenclatura padrão, o sistema realizará o upload, porém, na relação das imagens enviadas será exibida a mensagem: Arquivo fora do padrão. O tamanho total do arquivo enviado não poderá ultrapassar 5MB. Após o upload o sistema irá exibir a relação dos arquivos PDF e quais protocolos os mesmos foram vinculados. A Figura 13 ilustra esta situação. Figura 13 - Tela - Upload em Lote Imagens NFS-e Página 20 de 34

21 Onde os arquivos: pdf vinculou com o protocolo ; pdf vinculou com o protocolo ; pdf vinculou com o protocolo ; pdf vinculou com o protocolo ; pdf vinculou com o protocolo ; pdf não tinha NFS-e cadastrada, número 5185, ou a mesma já recebeu a imagem; pdf não tinha NFS-e cadastrada, número 5186, ou a mesma já recebeu a imagem. Após a vinculação da imagem com o protocolo correspondente, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica passará para o status Aguardando Entrada no SANF e será disponibilizada para o fluxo de aprovação da Oi dentro de um período de 30 minutos à 1 hora Nota Fiscal Eletrônica de Material O cadastro das Notas Fiscais Eletrônica de Material deverá ser realizado em duas etapas. A primeira etapa é o envio dos arquivos XML s referentes às Notas Fiscais Eletrônicas de Material através da funcionalidade Upload de XML de NFe de Material em Lote. Esta funcionalidade permitirá que o usuário envie vários arquivos XML referentes as Notas Fiscais Eletrônicas de Material compactados em um arquivo no formato ZIP, conforme ilustra a Figura 14. Figura 14 - Tela - Upload de XML de NFe's de Material em Lote Não existe padrão para a nomenclatura dos arquivos enviados. O Fornecedor buscará no computador e incluirá o arquivo que será enviado à Oi. O usuário deve selecionar o arquivo e realizar o envio. O tamanho total do arquivo enviado não poderá ultrapassar 5MB. Após o upload, será exibido o resultado da importação de cada arquivo XML informando o protocolo gerado ou o motivo do não processamento do mesmo, conforme exibido na Figura 15. Página 21 de 34

22 Figura 15 - Tela - Resultado Upload de XML de NFe's de Material em Lote Após o cadastro, os protocolos gerados referentes aos arquivos XML que foram importados com sucesso ficarão no status NFe de Material Aguardando Dados Complementares até a inclusão dos dados complementares das mesmas (Gestor e os Pedidos/Itens). A segunda etapa é a carga do arquivo contendo as informações complementares (Gestor e Pedido/Itens) referente a cada Nota Fiscal Eletrônica de Material carregada na primeira etapa. Para isso será necessário gerar os registros das Notas Fiscais Eletrônicas de Material em um arquivo no formato texto (TXT) de acordo com o layout definido no arquivo em anexo LayoutLotesNotasFiscais.xls. O cadastro e retorno serão semelhantes ao descrito na seção 2.1.2, sendo que o campo Documento Eletrônico (layout contido no arquivo LayoutLotesNotasFiscais.xls) deverá estar com o valor S preenchido, e o campo Chave de acesso NFe preenchido com o a Chave de Acesso do XML correspondente. A vinculação dos dados importados do XML com os carregados nesta etapa se dará através da Chave de Acesso da NFe. Após o envio do arquivo, será exibida uma tela com o resultado das importações, conforme Figura 16. Para as Notas Fiscais Eletrônicas de Material que tiverem sucesso no seu cadastro, o sistema exibirá o protocolo no qual os dados complementares foram adicionados (o mesmo protocolo gerado na primeira etapa). As Notas Fiscais Eletrônicas de Material que não tiveram os XMLs carregados, o sistema exibirá a seguinte mensagem: NFe de Material sem UPLOAD de XML. Página 22 de 34

23 Figura 16 - Tela - Resultado Cadastro dados Complementares NFe de Material Após o cadastro dos dados complementares, as Notas Fiscais Eletrônicas de Material cadastradas passarão para o status Aguardando Entrada no SANF e serão disponibilizadas para o fluxo de aprovação da Oi dentro de um período de 30 minutos à 1 hora. Após o cadastro da Nota Fiscal Eletrônica de Material, o DANFE da mesma deverá ser encaminhado para o Protocolo Fiscal (conforme endereços na seção 6.2) juntamente com a etiqueta do protocolo gerada pelo sistema (conforme instruções na seção 3.3) para sua guarda física. 3. Pesquisa 3.1 Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Protocolo A funcionalidade Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Protocolo (Figura 17) permite a busca relativa à nota fiscal, informando apenas o número do protocolo. Página 23 de 34

24 Figura 17 - Tela - Principal Após preencher o número do protocolo, o usuário deverá clicar em Pesquisar, conforme visto na Figura 18. Figura 18 - Tela Pesquisa Nota Fiscal pelo Protocolo Em caso de sucesso, o sistema exibe os dados da Nota, como ilustrado na Figura 19. Caso a Nota Fiscal não tenha entrado no fluxo de aprovação da OI, o usuário terá a opção de cancelá-la através da aba Cancelar. Caso a Nota Fiscal seja uma nota Física e a mesma esteja no status Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico no Protocolo - Upload Imagem, será exibido também o link para a geração da Etiqueta do Protocolo da Nota Fiscal. Página 24 de 34

25 Figura 19 - Tela Exibir Nota Fiscal 3.2 Pesquisar Notas Fiscais Cadastradas Por Situação/Data Essa funcionalidade permite a busca relativa à nota fiscal, informando o intervalo do Número do Documento, Status, Data Inicial e Data Final(Data de Emissão), conforme Figura 20. Figura 20 - Tela Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data É obrigatório o preenchimento ou do Número do Documento ou os campos Data Inicial e Data Final. O resultado pode ser visualizado em HTML (no sistema - Figura 21) ou em uma planilha Excel (Figura 22). Os campos Data deverão ser informados no formato dd/mm/aaaa. Após o preenchimento dos dados o usuário deverá clicar em Pesquisar. Página 25 de 34

26 Figura 21 - Tela Resultado em HTML da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data Em caso de sucesso, o sistema exibe as notas que compreendem o intervalo de datas e o status selecionado. Para o detalhamento das informações quando exibido em HTML, basta clicar em ou na aba Expandir que haverá uma expansão. Para exibir a nota fiscal, basta clicar em seu número de protocolo. Figura 22 - Tela Resultado em Excel da Pesquisa Nota Fiscal por Situação/Data Página 26 de 34

27 3.3 Gerar Etiquetas Essa funcionalidade permite a impressão das etiquetas das Notas Fiscais Físicas cadastradas no Portal e que ainda se encontram no status Cadastrado no Portal / Ag Entrega do Doc Físico no Protocolo - Upload Imagem. Para a geração da etiqueta é necessário informar a Data Inicial e Data Final do cadastro das mesmas. As datas devem estar no formato dd/mm/aaaa hh:mm, conforme mostra a Figura 23. Figura 23 - Tela Gerar Etiquetas As etiquetas são os números dos protocolos com seu código de barras referente de cada Nota Fiscal (Figura 24). As mesmas deverão ser coladas nas respectivas Notas Fiscais Físicas antes da entrega no Protocolo. Figura 24 - Tela Etiquetas geradas 4. Correção Após a nota fiscal cadastrada, caso seja constatado alguma inconsistência de dados pela equipe responsável da OI, esta nota fiscal poderá ser retornada pela OI para que seja feita a correção da inconsistência. As notas fiscais que estão pendentes de correção podem ser visualizadas através da funcionalidade Notas Fiscais Aguardando Correção Figura 25. Página 27 de 34

28 Figura 25 - Tela Principal Ao clicar neste link, será exibida todas as notas fiscais, para o CNPJ logado no sistema, que estejam pendentes de correção, conforme Figura 26. Figura 26 - Tela Visão das Notas Fiscais Aguardando Correção Ao selecionar a nota fiscal, clicando em seu número, será exibida os dados da mesma e as abas Corrigir e Cancelar, como ilustrado na Figura 27. A aba Cancelar permitirá o cancelamento da nota fiscal, caso seja necessário, enquanto a aba Corrigir permitirá a correção das notas fiscais conforme será apresentado nas seções seguintes. Página 28 de 34

29 Figura 27 - Tela Nota Fiscal "Aguardando Correção pelo Fornecedor" Será exibido também, juntamente com as informações da Nota Fiscal, o Motivo da Correção e a Observação inserida pelo Analista da equipe da OI (Figura 28). Figura 28 - Motivo e Observação para Correção Somente para as Notas Fiscais que estão aguardando correção será possível a visualização da imagem da mesma. Isto se dará através do link Imagem da NF disponível abaixo dos dados da NF (Figura 28). Para a visualização da imagem será necessário instalar no computador o visualizador de imagens TIFF AlternaTIFF. Para a instalação, seguir as instruções no site: Página 29 de 34

30 4.1 Correção de Nota Fiscal Física Para as notas fiscais que forem retornadas para a correção, será permitido a modificação de todos os dados previamente informados no cadastro. Os dados que estão disponíveis para correção será dependente do tipo de documento em questão. A Figura 29 ilustra a tela de correção de uma Nota Fiscal de Serviço física. Figura 29 - Tela Correção de Nota Fiscal Física Para estas notas fiscais, será permitido a alteração do seu tipo (mas somente para tipos de documento físico), conforme aqueles disponíveis para cadastro, sendo necessário preencher os dados necessários para o tipo em questão. Caso a correção solicitada seja a alteração da imagem, deverá proceder conforme a seção Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica As Notas Fiscais de Serviço Eletrônica que estiverem pendentes de correção, será permitido a correção de todos os campos informados no cadastro, que são os mesmos campos disponíveis para uma Nota Fiscal de Serviço física (Figura 30). Página 30 de 34

31 Figura 30 - Tela Correção de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Entretanto para as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica não será possível realizar a correção do seu tipo de documento. Caso seja necessário alterar o tipo do seu documento, será necessário fazer o cancelamento da nota em questão, e realizar o novo cadastro para o tipo correto do documento. Caso a correção solicitada seja a alteração da imagem, deverá proceder conforme a seção Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material Para Notas Fiscais Eletrônica de Material, será permitido a correção somente dos dados informados no cadastro dos dados complementares, isto é, o Gestor do documento e o(s) Número(s) do(s) Pedido(s)/Item(s), conforme Figura 31. Página 31 de 34

32 Figura 31 - Tela Correção de Nota Fiscal Eletrônica de Material Os dados da nota fiscal que foram preenchidos pelo XML informado no cadastro não poderão ser modificados. Caso seja necessário, deverá ser feito o cancelamento desta nota e feito um novo cadastro com o XML com os dados correto. Também não será permitido a mudança do seu tipo. Caso seja necessário alterar o tipo do documento, será necessário fazer o cancelamento da nota em questão e realizar um novo cadastro. Caso a correção solicitada seja a alteração da imagem, deverá proceder conforme a seção Correção de Imagens ou XML de Notas Fiscais Não será permitido a correção de imagem ou XML utilizado no cadastro da Nota Fiscal. Caso o motivo de retorno de uma nota fiscal para a correção seja IMAGEM ERRADA, será necessário o cancelamento da mesma e a realização do cadatro de uma nova Nota Fiscal para a inclusão da imagem ou XML correto. Caso seja uma Nota Fiscal Física, será necessário o cancelamento da mesma, a criação de um novo cadastro e o envio da Nota Fiscal Física correta para o Protocolo Fiscal. Página 32 de 34

33 5. Outras Funcionalidades 5.1 Alterar Senha O usuário logado no sistema pode alterar sua senha através do link Alterar Senha. Para a alteração o usuário deve informar sua senha atual, a nova senha e a confirmação da senha (Figura 32). Figura 32 - Tela Alterar Senha 6. Informações para Contato / Endereços Protocolos Fiscais 6.1 Atendimento ao Portal Montreal Informática Para atendimento em relação a dúvidas e questionamentos sobre o Portal, favor entrar em contato com a Montreal Informatica através de ou telefone. Abaixo segue as informações de contato: atendimento.portaloi@montreal.com.br. Telefone: (31) Endereço dos Protocolos Fiscais Abaixo é apresentada a relação de Protocolos Fiscais para a entrega das Notas Fiscais Físicas Protocolo PR AV. Manoel Ribas, andar Bairro Mercês -Curitiba PR - CEP: Protocolo CE Av. Domingos Olímpio, Bairro Otávio Bonfim - Fortaleza/CE - CEP: Página 33 de 34

34 6.2.3 Protocolo MG Rua Giovani José Chiodi, 600, Bairro Novo Eldorado - Contagem-MG - CEP: Protocolo BA Rua Silveira Martins, Bairro Cabula - Salvador/BA - CEP: Protocolo RJ Rua General Bruce, Bairro São Cristóvão - Rio de Janeiro/RJ CEP: Protocolo SP Rua Amambaí, Bairro: Vila Maria - São Paulo/SP - CEP: Protocolo DF SCS - Quadra 2 - Bloco E - Projeção 21 - Ed. Brasil Telecom Sobre Loja - CEP: Página 34 de 34