Sistema de Gestão Empresarial Modular ENTERPRISE SERIES

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1 Sistema de Gestão Empresarial Modular GESTIX ENTERPRISE SERIES

2 GESTIX ENTERPRISE SERIES O GESTIX ES é um novo sistema para a gestão e planeamento de recursos empresariais e da relação com clientes. Desenvolvido de raiz inteiramente no novo milénio e capacitado para os desafios da actualidade, corta com as dispendiosas tecnologias do passado, inaugurando uma era de tranquilidade e de contenção de custos na informática de gestão. A plataforma tecnológica em que assenta, compatível com a Internet e com as ferramentas Open Source, combinada com o design cuidado da interface humana que visa a fácil operação, promovem a produtividade das pequenas e médias empresas (PME) de variadas dimensões e diversos ramos de actividade. Inovação Tecnológica Pioneiro na utilização, na informática de gestão, das tecnologias de rede abertas e 100% compatíveis com a Internet, o GESTIX ES utiliza uma moderna plataforma tecnológica, especialmente desenhada e desenvolvida para promover a agilidade e competitividade empresarial através dos paradigmas Mobilidade, Conectividade, Produtividade, Modularidade, e Rentabilidade. Esta plataforma reveste-se da maior importância na medida em que as suas características se apresentam de modo ubíquo ao longo de todas as áreas operacionais do sistema. Mobilidade: Controlo e Operação em Qualquer Lugar A mobilidade é fundamental para agilizar os processos de negócio. Aceder ao sistema de informação da empresa comodamente e com toda a segurança, a partir de qualquer lugar, é importante para gestores e para operacionais. O GESTIX ES permite a operação em redes locais e privadas, bem como no espaço público, acessível a partir de qualquer ponto pela Internet. Conectividade: Interligação de Locais Distantes As elevadas prestações do GESTIX ES a funcionar em rede torna-o a solução ideal para interligar escritórios, lojas, filiais e sucursais, sejam quais forem as distâncias que os separam e o tipo de comunicações existentes, mesmo com ligações de banda estreita.

3 Produtividade: Ambiente Familiar e Flexível Inovação Tecnológica Concebido para ser facilmente operado por pessoas de variados perfis profissionais, desde o criativo, ao engenheiro técnico-comercial, ao fiel de armazém, o GESTIX ES combina a clareza da sua interface humana com a flexibilidade necessária ao tratamento eficaz das diversas indústrias previstas: serviços, retalho, editoras, produtoras, tecnologia, grossistas, alimentares, entre muitas outras. A simplicidade dos formulários e menus das diversas áreas de operação alia-se ao design com reduzido número de janelas ou desdobramentos de forma a aumentar a facilidade de utilização e diminuir o erro. Consequentemente, as necessidades de treino inicial são menores e o sistema entra mais rapidamente em produção. Modularidade: Arquitectura Extensível A extensão das funcionalidades do GESTIX ES é possível quer pela adição de módulos complementares quer pela integração de programação à medida. Diversas funcionalidades estão já disponíveis em módulos complementares, porém, sendo necessária uma programação à medida, esta pode ser feita recorrendo a tecnologias tradicionais, como Microsoft Access e VB (Visual Basic), ou a tecnologias abertas (Open Source), como PHP e MySQL. Rentabilidade: Robustez, Compatibilidade e Serviço A base modular do GESTIX ES permite encontrar soluções melhor adaptadas sem gastos supérfluos; a sua compatibilidade com vários sistemas servidores e com diversos tipos de postos de trabalho - desde dispositivos móveis a computadores de secretária - traduz-se numa maior liberdade de escolha do equipamento; a robustez do sistema face a falhas de operação e a sua superior imunidade a ataques externos minimizam a necessidade de manutenção. Combinados, estes factores traduzem-se num preço menor que nos produtos tradicionais, com o consequente aumento da rentabilidade do investimento e maior tranquilidade da gestão. Globalização e Distinção Inovador em funcionalidades orientadas para a internacionalização de negócios, o GESTIX ES responde também a desafios inerentes à globalização, como a possibilidade de uso do software por utilizadores de diferentes nacionalidades e produção de documentos em diferentes idiomas para a mesma empresa, personalizados com a imagem e o formato mais adequado a cada caso. Gestix ERP PT 2

4 Multi-Idioma, Independente por Utilizador Multi-Idioma. Cada utilizador escolhe, de forma independente de outros utilizadores da mesma empresa, o idioma em que vai operar a aplicação. Multi-Idioma para Documentos Fiscais e Logísticos Globalização e Distinção Facturas ou outros documentos logísticos podem ser produzidos em qualquer idioma de forma independente do idioma seleccionado por parte do utilizador para operação. Multi-Moeda - Contas em Moeda Estrangeira O GESTIX ES permite a utilização de múltiplas moedas em simultâneo, em processos logísticos e financeiros, tanto comerciais como de aprovisionamento. A possibilidade de manter contas correntes de terceiros em moeda estrangeira facilita a sua conferência. Bem assim, diversos mapas de controlo e operacionais podem ser extraídos tanto na moeda base como em moeda estrangeira. Logótipos e Personalização de Documentos Todos os negócios merecem uma imagem personalizada. Qualquer solução GESTIX permite inserir facilmente o logótipo da empresa na factura e restantes documentos. Mais, possibilita a definição de documentos internos e impressos fiscais com detalhes específicos como resposta a necessidades particulares dos processos de negócio da empresa. Precisão e Disponibilidade da Informação O elevado nível de integração dos módulos do GESTIX ES e os métodos avançados de contabilização e verificação de movimentos, proporcionam informação precisa e actualizada para controlo e gestão, em todas as áreas da aplicação. Fácil Importação Inicial de Dados O carregamento de clientes, fornecedores e artigos do antigo sistema para o GESTIX ES é agora mais fácil. A informação é extraída da base de dados do velho programa para folhas de cálculo segundo um formato padrão e simplesmente importado pelo GESTIX ES para a nova base de dados. Gestix ERP PT 3

5 Actualização em Tempo Real Precisão e Disponibilidade da Informação O funcionamento síncrono dos diversos módulos operacionais do GESTIX ES garantem a instantânea actualização de dados em cada momento da operação. O comercial que acede ao sistema em Milão para consulta da posição de um artigo do inventário, encontra reflectidos os movimentos registados instantes antes no escritório em Lisboa, juntamente com outros eventualmente registados noutros locais. Verificação Integrada de Consistência O método integrado de verificação de consistência elimina facilmente os eventuais efeitos de imponderáveis tais como atrasos na recepção de documentos de terceiros ou falha humana no registo destes pela ordem sequencial correcta. Exportação para Folha de Cálculo A maioria das listas e mapas produzidos no GESTIX ES estão disponíveis em formato compatível com qualquer folha de cálculo, permitindo assim a gestores e a colaboradores a elaboração de relatórios personalizados com informação pertinente e actualizada. Desmaterialização e Envio Electrónico de Documentos Todos os documentos logísticos e financeiros, bem como as listas e mapas gerados no GESTIX ES, podem ser transmitidos electronicamente em formato compatível (PDF) ou arquivados em unidades de armazenamento, CD, ou DVD. Estes processos permitem economizar recursos de diversas naturezas, designadamente papel, custos postais, espaço de arquivo e impacto ambiental. Acessibilidade e Segurança O acesso às aplicações GESTIX ES é feito com toda a facilidade mas obedecendo a critérios de segurança que impedem a utilização não autorizada e a descodificação da informação que transita na rede local, privada ou pública, conforme os critérios de implementação. Robustez na Operação Multi-Utilizador Avançados mecanismos de preservação da integridade das transacções registadas permitem a utilização concorrente do sistema por numerosos utilizadores sem afectar a segurança da informação a ele confiada. Gestix ERP PT 4

6 Múltiplos Níveis de Segurança Acessibilidade e Segurança A operação do sistema GESTIX ES é sempre condicionada pela apresentação de código de acesso e palavra-passe por parte de cada utilizador. Para além desta protecção contra uso indevido, os mecanismos de encriptação disponíveis ao nível do sistema operativo podem ser utilizados para a codificação da informação de modo a impedir o acesso a informação sensível por parte de utilizadores mal intencionados ou software malicioso. Controlo Detalhado de Privilégios por Utilizador A identificação de cada utilizador autorizado a aceder ao sistema é acompanhada pelo controlo detalhado das operações que pode desenvolver e pelo registo, no histórico de operações reservado aos administradores do sistema, da data, hora e tipo de transacções registadas no sistema. Cópias de Segurança de Emergência A disponibilidade do comando rápido de Cópia de Segurança, no menu acessível a administradores de sistema, é complementada com a possibilidade de programação de backups automáticos na fase de implementação. Desta forma a empresa pode estar sempre protegida contra a perda do equipamento, sendo possível o restauro rápido do sistema a partir das cópias de segurança. Gestix ERP PT 5

7 Área Comercial Totalmente Integrada Área Comercial Totalmente Integrada Com a operação centrada em documentos logísticos e financeiros de fácil apreensão, o GESTIX ES é um sistema acessível a todos os colaboradores envolvidos nos processos chave da empresa, permitindo assim uma maior integração das actividades no sistema de informação, com benefícios quer para a produtividade destas, quer para a eficácia dos processos de gestão. O GESTIX ES integra uma grande variedade de funcionalidades dando resposta à crescente procura de soluções robustas e económicas para lojas e pontos de venda, escritórios e unidades de produção, independentes ou centralizados. Acompanhamento de Clientes - CRM Não sendo uma aplicação específica de CRM (Customer Relationship Management/Gestão do Relacionamento com Clientes) o GESTIX ES incorpora funcionalidades de especial utilidade na gestão de clientes: critérios de classificação personalizáveis, registo de tarefas de seguimento, manutenção de tabelas de descontos especiais e de listas de preços específicas, entre outras. Critérios de Classificação Personalizáveis Para além da classe e grupo de desconto de um dado cliente, é possível a definição de múltiplos atributos personalizados. É possível, por exemplo, indicar se um cliente é "Revendedor", se expõe em "Certames" e se tem ou não "Loja Aberta", permitindo a posterior extracção de listas de endereços de s apenas dos que cumprirem a condição de ser Revendedor, expor em Certames e não ter Loja Aberta. Registo de Tarefas de Seguimento Na ficha do cliente estão ainda disponíveis as tarefas de seguimento do cliente, ficheiro onde cada operacional regista e mantém um histórico das acções desenvolvidas junto do cliente, segundo o seu tipo e finalidade. Estas tarefas ficam também disponíveis a partir de um menu central, por utilizador e por estado, permitindo o controlo de tarefas existentes bem como o agendamento novas tarefas, como visitas, pedidos de pagamento, etc. Matriz de Descontos por Grupo/Categoria Actividades altamente concorrenciais cada vez mais exigem uma dinâmica de condições comerciais agressivas para fidelizar o cliente. As matrizes de descontos por grupo de cliente e categoria de artigo do GESTIX ES possibilitam a manutenção destas condições especiais em tempo útil. Gestix ERP PT 6

8 Área Comercial Totalmente Integrada Múltiplas Listas de Preços O GESTIX ES oferece a possibilidade de definir diferentes listas de preços de artigos. Responde assim à necessidade cada vez mais comum de manutenção de diferentes preços para diferentes tipos de entidades, de nacionalidades, e de moedas, para garantir a máxima competitividade. Pré-Venda As tarefas de consulta do cadastro do cliente bem como do histórico das propostas, encomendas e vendas registadas são desenvolvidas de forma fluida, envolvendo poucos cliques e um número reduzido de janelas. Propostas, Encomendas, Facturas Pro-Forma A emissão de propostas/cotações, o tratamento de encomendas e a emissão de facturas pro-forma encadeiam-se de forma a economizar a digitação de dados. Por exemplo, é possível efectuar uma encomenda directamente a partir de uma proposta, ou emitir uma proposta por cópia de outra existente. Conta Corrente, Histórico de Vendas A atenção especial dada à consulta da ficha de cliente promove a competitividade através da rápida identificação do comportamento das vendas ao logo do tempo em unidades e em valor, permitindo ao comercial maior agilidade na atribuição de condições adequadas à dinâmica de cada cliente. Facturação Os bens/serviços vendidos podem ser facturados e recebidos no momento ou envolver processos mais complexos com facturação posterior ou anterior à remessa dos bens e serviços. Remessas e Consignações Expedidos por guia de remessa ou de consignação, os bens/serviços podem ser facturados posteriormente, guia a guia ou em lote. Em qualquer dos casos, o processo pode ser despoletado espontaneamente ou a partir de encomenda ou proposta previamente introduzida no sistema. Integração com Software de Transportadora Promove a interligação dos documentos logísticos do GESTIX ES com os meios electrónicos de preenchimento de guias de diversas transportadoras, como DHL e Chronopost, entre outras padrão ou implementadas à medida. Gestix ERP PT 7

9 Área Comercial Totalmente Integrada Facturação Antecipada/Entidade Financeira Situações em que a facturação é efectuada a uma entidade financeira e a mercadoria enviada para um destinatário diferente são tratadas através do mecanismo de facturação antecipada em que a remessa pode envolver uma entidade diferente do sujeito facturado. Facturação de Contratos e Avenças Contratos e avenças podem ser definidos quanto à sua data de início, fim e valores fixos ou variáveis, sendo promovida a emissão automática da respectiva facturação, no intervalo de datas especificado e utilizando a série definida. Documentos Logísticos e Financeiros por Séries A organização dos documentos logísticos e financeiros por séries facilita o ajuste do sistema aos processos de negócio da empresa. É possível a personalização das sequências de numeração e dos impressos fiscais de forma independente para cada série, bem como a definição de documentos internos para cenários particulares de work-flow. Pesquisa Flexível de Artigos, Serviços e Clientes Os artigos podem ser inseridos nos documentos logísticos e de facturação de diversas formas: por código, descrição ou parte, código de barras, número de série, código de fornecedor, entre outros campos. Bem assim, a ficha do cliente pode ser localizada por diversos critérios ou mesmo criada no momento. Ponto de Venda De modo inserido na gestão comercial da empresa ou como solução isolada, de posto de trabalho único, o Ponto de Venda GESTIX ES possibilita a coexistência de aplicações de escritório, em equipamento convencional, bem como, alternativamente, a utilização de terminais dedicados de diversos sistemas. Gestão por Utilizador Uma maneira simples de administrar um ponto de venda onde cada transacção está associada a um perfil de utilizador com os privilégios controlados pelo gestor e com um histórico de operação disponível para análise em caso de necessidade. Toda a segurança num sistema simples de usar por qualquer pessoa. Controlo Remoto A plataforma utilizada confere ao utilizador flexibilidade na forma como exerce o controlo dos pontos de venda: é possível o controlo remoto recorrendo a comunicações acessíveis e pelo qual o sistema do ponto de venda pode ser inspeccionado remotamente. Gestix ERP PT 8

10 Artigos e Inventário Área Comercial Totalmente Integrada A gestão de artigos, de armazéns, inventário e compras são actividades que se inserem no fluxo de operação quotidiano de um sistema de informação empresarial. Ficheiro de Famílias, Categorias e Atributos A possibilidade de organizar o ficheiro de artigos com base em vários elementos de classificação, como Família, Categoria, e um número variável de atributos definidos pelo utilizador aumenta as capacidades da gestão de artigos e de análise estatística da informação. Códigos de Barras A produção de códigos de barras é possível quer a partir de impressoras comuns quer a partir de impressoras dedicadas, com diversas opções no que respeita a filtragem dos artigos e do número de etiquetas produzidas por página e por cada artigo. Mapas e Listagens Segmentadas Múltiplos critérios para filtragem dos artigos a tratar em mapas e listagens permitem uma segmentação apropriada para análise e controlo por parte dos gestores de cada linha de produtos. Inventário Permanente O GESTIX ES permite a extracção de mapas de inventário a uma determinada data, proporcionando a manutenção de inventário permanente mesmo em situações com grande volume ou complexidade de lançamentos de compras. Gestão de Armazéns Documentos internos de transferência, entradas e saidas de armazém. Mapas de existências por armazém. Rastreio de Números de Série Integrada com a facturação, compras e gestão de armazéns, o rastreio de números de série de equipamentos proporciona o acesso imediato ao histórico do movimento de cada unidade vendida ou em armazém. É assim possível saber com precisão a data em que um equipamento foi comprado ou vendido para questões de garantia. Compras e Fornecedores Os fornecedores têm um tratamento aprofundado de todo o movimento, incluindo o registo de consultas de preços, encomendas, remessas, devoluções, facturas, débitos e créditos, adiantamentos. Códigos de Barras por Fornecedor e rastreio de Preços por Fornecedor. Gestix ERP PT 9

11 Área Comercial Totalmente Integrada Encomendas a Fornecedor/Requisições Emissão de requisições com especificação dos códigos do fornecedor envolvido e tratamento das mesmas como encomendas a fornecedor, com posterior conversão em guias, facturas e/ou vendas a dinheiro. Consultas de Preços O controlo de propostas e cotações prestadas por fornecedores é proporcionado de forma completamente integrada podendo esta informação ser aproveitada para posterior encomenda. Sugestão de Quantidades a Aprovisionar A informação de vendas e/ou encomendas de clientes é utilizada para gerar mapas de sugestão de quantidades a encomendar a fornecedor, com base em diveros critérios. Processos de Produção Gestão de Projectos/Obras Integrada de forma transparente nos módulos de facturação e logística do GESTIX ES, as funcionalidades inerentes a este módulo proporcionam o apuramento de despesas, receitas e respectivo balanço tendo como referência um dado projecto ou obra. Serviço Clientes/Pós-Venda Gestão de retornos de equipamento avariado (também designada gestão de RMA de clientes) proporciona o acompanhamento da verificação dos equipamentos através das fases possíveis, reparação, substituição, crédito e outras. Controlo de Produção A transformação de artigos de inventário em produtos fabricados, com controlo da lista de materiais e da mão de obra e outros custos aplicados, é proporcionado em três passos, sendo o primeiro opcional: Modelo de Produção, Ordem de Produção e Fecho de Produção. Fiscalidade Em conformidade com a Lei aplicável a cada entidade utilizadora, o GESTIX ES possibilita diferentes modos de funcionamento quanto à fiscalidade, a qual é determinada pela configuração inicial do sistema. Gestix ERP PT 10

12 Fiscalidade SAFT O ficheiro de auditoria fiscal SAFT (Standard Audit File for Taxing) é disponibilizado em várias versões conforme o país seleccionado. No caso de Portugal, é produzido o ficheiro SAFT/PT de acordo com o DL 328/06 e Portaria 321A/2007. IVA Tratamento do IVA multi-taxa e com excepções (intra-comunitária/extracomunitária/estrangeira) manuais ou automatizadas a partir da definição das classes associadas a clientes e a fornecedores. Eco Taxas O tratamento de eco taxas é integrado nos menus de facturação e compras e disponibiliza a informação fiscal em listagens específicas a partir de critérios variados. Tratamento de Retenção na Fonte (IRS) O tratamento da retenção na fonte nas compras e documentos de despesa é feito de forma harmoniosa e integrada. No caso de entidades singulares, é possível também o tratamento da retenção ao nível dos documentos de venda. São disponibilizados os mapas que reflectem os valores retidos, pela entidade ou por terceiros. Tratamento do Imposto de Selo (IS) GESTIX ES permite o tratamento do IS, para além de outros impostos aplicáveis, nas transacções comerciais para além das estritamente financeiras. Gestix ERP PT 11

13 Fiscalidade Conteúdo Inovação Tecnológica...i Mobilidade: Controlo e Operação em Qualquer Lugar...i Conectividade: Interligação de Locais Distantes...i Produtividade: Ambiente Familiar e Flexível...2 Modularidade: Arquitectura Extensível...2 Rentabilidade: Robustez, Compatibilidade e Serviço...2 Globalização e Distinção...2 Multi-Idioma, Independente por Utilizador...3 Multi-Idioma para Documentos Fiscais e Logísticos...3 Multi-Moeda - Contas em Moeda Estrangeira...3 Logótipos e Personalização de Documentos...3 Precisão e Disponibilidade da Informação...3 Fácil Importação Inicial de Dados...3 Actualização em Tempo Real...4 Verificação Integrada de Consistência...4 Exportação para Folha de Cálculo...4 Desmaterialização e Envio Electrónico de Documentos...4 Acessibilidade e Segurança...4 Robustez na Operação Multi-Utilizador...4 Múltiplos Níveis de Segurança...5 Controlo Detalhado de Privilégios por Utilizador...5 Cópias de Segurança de Emergência...5 Área Comercial Totalmente Integrada...6 Acompanhamento de Clientes - CRM...6 Pré-Venda...7 Facturação...7 Ponto de Venda...8 Artigos e Inventário...9 Compras e Fornecedores...9 Processos de Produção...10 Gestão de Projectos/Obras...10 Serviço Clientes/Pós-Venda...10 Controlo de Produção...10 Fiscalidade...10 Gestix ERP PT 12

14 Fiscalidade Gestix ERP PT 13