Alessandro Almeida 21/05/ Semestre de 2013

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1 Alessandro Almeida 21/05/ Semestre de 2013

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3 1. Por favor, respondam o teste (4 perguntas) do site 2. Enviem seus resultados para o meu Possíveis resultados: INTP INTJ ESTP ESFJ Etc...

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5 As empresas são grandes coleções de processos. José Ernesto Lima Gonçalves (RAE, Jan/Mar 2000)

6 Como ser um bom gestor de TI sem conhecer os processos da empresa?

7 Mas... O que é processo?

8 Definição 1: Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) [ABNT, 2001].

9 Definição 2: Ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação (Tom Davenport, 1993).

10 Entrada Processamento Saída?

11 Vamos ver um exemplo? Bolo de Limão

12 Insumos Atividades interrelacionadas

13 E o produto?!?!?!?!

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15 E nas empresas?

16 Folha de Pagamento Fechamento Contábil Pagamento

17 Todas as empresas trabalham orientadas a processos!

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19 Por que é importante......conhecê-los?...mapeá-los?...controlá-los?

20 Uma reflexão sobre os pontos que fazem a diferença no resultado das empresas

21 Tecnologia Resultado da Empresa Pessoas Processos

22 Tecnologia Resultado da Empresa Pessoas Processos

23 Sobre as pessoas... Nosso pessoal está motivado! (Será?) Investimos em capacitação. (Será?) A remuneração está adequada. (Será?) Etc. (Será?)

24 Sobre a tecnologia... Investimos pesado! (Será?) Utilizamos o que há de melhor. (Será?) Etc. (Será?)

25 Sobre os processos...?????????????????

26 CONHECER e institucionalizar o fluxo de trabalho Identificar oportunidades de melhoria Definir papéis e responsabilidades Transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito Estabelecer controles Unir pessoas e tecnologia Colocar a casa em ordem

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28 As coisas simplesmente acontecem; O sucesso nos projetos acontece por acaso ; Por acaso, temos alguns heróis... Por acaso, o cliente era mais desorganizado...

29 É normal estouro de prazo e custos (entre outros problemas) Ambiente sem controle (caos) Grande dependência dos heróis (mas não é qualquer herói)

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31 Está sempre sob pressão Nunca tira férias Anda sempre estressado Nunca tem tempo para os amigos Nunca se diverte Sempre tem que trabalhar 24 horas direto Até consegue terminar o trabalho, mas...

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33 Os processos sempre estarão lá, mesmo se a empresa preferir ignorá-los ou não conhecêlos Decisão a ser tomada... Quem controla quem?

34 Como conhecer os processos?

35 Análise de documentos e outros materiais gerados ou utilizados pelo processo Entrevistas Individuais Em grupo Observação in loco Observar o processo sendo executado Acompanhar os atores que participam da sua execução

36 Como fazer? Analisar... Disponibilidade das pessoas Cultura da empresa A empresa tem algum conhecimento em processos? Documentação existente Saber ouvir Ouvir além do que é falado...

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38 Diversas ferramentas... Visio Aris TIBCO Intalio BizAgi Etc.

39 ...e notações: BPMN EPC IDEF Diagrama de Fluxo de Dados Fluxograma Básico Etc.

40 B C e notações: Emitir guias de recolhimento BPMN Fiscal EPC IDEF Diagrama de Fluxo de Dados Fluxograma Básico Etc. Easy Exportar provisão contábil Fiscal Easy IQ-Contab / Autbank Guias de recolhimento Montagem de lotes contábeis Enviar guias para o Contas a Pagar Fiscal Manual Enviar p/ contabilidade informando o fechamento impostos Pagamentos guias tributos Receber guias autenticadas Fiscal Manual Guias autenticadas Arquivo

41 Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...

42 PRODUTO PRODUTO Ás vezes, (somente) a parte ENTREGUE ATIVIDADE gráfica não ENTREGUE RESPONSÁVEL PELO PELO CSC CLIENTE resolve... 1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADAS CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO FOLHA FORMULARIOS APROVADOS TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO PROCESSAMENTO DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º SALÁRIO CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À CONTABILIDADE - TOTAL EMPRESA Aprovar requisição de compra conforme alçada Dia útil BALANCETE 1º ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO DE PJ S RELATÓRIO PJ 1º EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL ASSESSORIA E CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS RELATÓRIO/RAZÃ ELABORAÇÃO DA PLANILHA RESUMO DE PJ'S PLANILHA 1º CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ S RELATÓRIO 1º ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO 3º CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA PLANILHA 3º MÉDICA 2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF S DE ENTRADA NOTA FISCAL 1º SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV Matriz de Responsabilidades Atividades Submeter às aprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida. Prover e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de compras, à auditoria, aos usuários e fornecedores. Desenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus mercados fornecedores para aplicar ou suportar as necessidades. Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua responsabilidade. Participar da elaboração de minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição conjunta com Jurídicos e fornecedores. Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos dos grupos de materiais/ serviços sob sua responsabilidade. R - Responsável E - Executa P - Participa A - Apóia O VIA /ABERTURA DE CHAMADO DATA PREVISTA CSC - - 1º 1º 1º R R R R R R Negócio Data R Dia seman a

43 Qual notação utilizar? Depende da necessidade... Há um padrão na empresa? Qual ferramenta será utilizada na modelagem? O cliente já está habituado com alguma notação? Qual é a finalidade do mapeamento?

44 O que fazer depois de mapear e modelar?

45 Legal! Os processos estão mapeados, modelados e documentados. E agora? Automação? Repositório? Servidor de arquivos? Banco de dados? Melhoria contínua? Verificações periódicas (vulgo: Auditorias)? Implantação de um BPMS?

46 Business Process Management System Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo

47 Ciclo de automação dos processos Modelagem gráfica do fluxo de trabalho Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc.) Execução e controle do andamento do processo Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos

48 Fonte das informações dos 2 slides anteriores: 1/07/13/vantagens-e-beneficios-de-umasuite-para-automacao-de-processos/

49 Arquitetura complexa...

50 Importante! Antes de pensar na implantação de um BPMS, é fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa BPM Gestão dos Processos de Negócio Prática de gestão BPMS Suíte de sistemas

51 Mapear o processo Analisar as oportunidades de melhoria Identificar oportunidades de automação Analisar viabilidade de aquisição de BPMS

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53 Mito! Processos não são (e nunca serão) a solução dos seus problemas! Um processo sozinho nunca será a solução; mas, sozinho, ele pode representar todo o problema

54 Mito! Se o trabalho com os processos for feito da forma correta, o herói estilo Jack Bauer deixar de existir...

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56 Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...

57 Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...

58 Depende... Se os envolvidos na execução do processo participarem da definição, a tendência é que o jogo combinado atenda todas as partes, evitando atividades desnecessárias

59 Depende... O processo criou uma burocracia? Há punições para quem não segue?

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