PARPÚBLICA. Política de Gestão de Risco de Fraude. Março de 2010

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1 PARPÚBLICA Política de Gestão de Risco de Fraude Março de 2010

2 Índice Pág. 1 Política de Gestão de Risco de Fraude da Parpública Introdução Declaração Definição 3 2 Detalhe da Politica Exemplos Declaração do Conselho de Administração relativamente à fraude Responsabilidades Declaração de interesses Avaliação de Risco de Fraude Monitorização do Sistema de Controlo Interno Recrutamento de colaboradores Comunicação e formação Investigações Revisão da Política Links 8 3 Conclusão 8 4 Apêndices Erro! Marcador não definido. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

3 1 Política de Gestão de Risco de Fraude da Parpública 1.1 Introdução Declaração A Parpública S.A. (doravante Parpública ou Empresa ) está empenhada em operar de acordo com os mais altos standards éticos e legais. A integridade do nosso pessoal é crítica para o nosso sucesso. Tanto o público, como os nossos stakeholders têm todo o direito de esperar que pessoas profissionais, competentes e de confiança estão a trabalhar no melhor dos interesse da nossa organização. Objectivo desta Politica A Política de Gestão de Risco de Fraude (doravante Política ) estabelece a posição da Parpública em relação à fraude, assim como os procedimentos a serem seguidos relativamente a este tema. A Política passa a ser efectiva a partir do dia 31 de Março de A Política é aplicável a todos os colaboradores da Empresa, outsourcers e outras entidades terceiras agindo em nome da Empresa. Para efeito da presente Política, referirmo-nos colectivamente a estas pessoas como colaboradores. Qualquer pessoa que venha a ser envolvida em fraudes, ou que não respeite os standards dispostos neste documento será sujeito a sanções disciplinares ou cessação de vínculo contratual, conforme seja apropriado. O assunto poderá mesmo vir a ser reportado às autoridades competentes. Qualquer colaborador que suspeite de situações de fraude, má conduta, ou de situações irregulares possam vir a acontecer, deverá reportar esses factos ao Presidente da Comissão de Auditoria, através de carta fechada, ou pelo seguinte conforme o também referido no Código de Ética em vigor na Empresa. O Conselho de Administração nomeou a Drª Maria Alice de Sá Nunes dos Santos, como sendo a pessoa responsável pela coordenação dos mecanismos e políticas anti-fraude, as quais englobam os mecanismos de prevenção, detecção e resposta a casos de fraude e conduta irregular. A Drª Maria Alice de Sá Nunes dos Santos reporta ao Conselho de Administração e à Comissão de Auditoria Definição Para efeitos do disposto nesta Política, a fraude é definida como: Um acto ilegal ou desonesto (de má-conduta) com o intuito da obtenção de um benefício ou encobrimento de uma responsabilidade, caracterizado pela intenção deliberada de dissimulação ou pela falsa representação, que pode levar a um prejuízo para a empresa. As situações de fraude podem ocorrer tanto a nível interno como externo e podem ser perpetradas por colaboradores, outsourcers, clientes, fornecedores ou outro tipo de entidades terceiras agindo de forma individual ou em conluio com outros. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

4 2 Detalhe da Politica Esta Politica é definida com os seguintes elementos: Exemplos Declaração do Conselho de Administração relativamente à fraude Responsabilidades Declaração de interesses Avaliação de Risco de Fraude Monitorização do Sistema de Controlo Interno Recrutamento de colaboradores Comunicação e formação Investigações Revisão da Política Links Exemplos A Fraude pode envolver diferentes tipos de má conduta, incluindo o desvio de fundos ou de activos, a manipulação das demonstrações financeiras e a corrupção Declaração do Conselho de Administração relativamente à fraude O Conselho de Administração da Parpública está empenhado em operar com os mais altos standards éticos e legais, assim como implementar procedimentos e controlos de forma a responder a comportamentos desonestos e a cumprir com a legislação e os códigos de conduta apropriados. A fraude não é, sob qualquer circunstância, tolerada Responsabilidades Todos os colaboradores são responsáveis pela prevenção e detecção de fraude que tenha ocorrido ou possa vir a ocorrer na Empresa. A conformidade com a presente Política da Parpública é obrigatória. A Gestão assume a responsabilidade de assegurar que a presente Política é respeitada dentro dos respectivos departamentos e das diferentes áreas de negócio. Coordenador Anti-fraude O Conselho de Administração nomeou a Drª Maria Alice de Sá Nunes dos Santos como o responsável pela coordenação das medidas anti-fraude, incluindo a prevenção, a detecção e a resposta à fraude. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

5 Reporte de suspeitas de fraude Todos os colaboradores têm a obrigação de reportar qualquer situação de suspeita de fraude, situações de má conduta, ou de actos irregulares que possam vir a acontecer. Não reportar qualquer suspeita poderá ser considerado como conduta imprópria. As denúncias podem ser efectuadas pelos seguintes canais de comunicação: a) Os colaboradores podem abordar a questão com a sua chefia directa. As denúncias devem, assim, ser comunicadas por escrito pela chefia ao Presidente da Comissão de Auditoria. b) Se os colaboradores não se sentirem confortáveis com a opção a) (por exemplo, no caso da chefia estar implicada na denúncia), poderão efectuar uma denúncia anónima ao Presidente da Comissão de Auditoria. Esta denúncia poderá ser feita através de carta fechada, ou pelo seguinte conforme o também referido no Código de Ética em vigor no Grupo Declaração de interesses A Administração e os colaboradores têm a obrigação de agir nos melhores interesses da Parpública e de acordo com o Código de Ética em vigor. É possível que surjam conflitos de interesses, sempre e quando os interesses pessoais e familiares de cada colaborador interferirem com os interesses da Parpública. Assim, todos os colaboradores, incluindo a Administração, são obrigados a declarar os seus interesses/ligações familiares. Adicionalmente, a Administração e os colaboradores da Empresa recusarão quaisquer ofertas, para si ou para terceiros, que possam ser consideradas ou interpretadas como uma tentativa de influenciar a empresa ou o colaborador. Será facultado um formulário da declaração de interesses, listando os tipos de interesses que possam existir. De forma a ser eficaz, é necessário que a declaração de interesses seja preenchida, pelo menos, anualmente e sempre que existirem alterações à mesma. Se o colaborador não souber o que declarar ou se a sua declaração necessitar de ser actualizada, é preferível que erre por excesso de cautela. Se necessário, o colaborador poderá debater este assunto com o administrador do Pelouro dos Recursos Humanos. A sua declaração será guardada no processo do respectivo colaborador, sendo apenas acessível pelo mesmo (excepto se outras obrigações legais prevalecerem) pelos funcionários dos Recursos Humanos e pelos administradores. O que fazer no caso de conflito de interesses Se o colaborador acreditar que, o próprio ou um colega de trabalho, poderá ter algum potencial conflito de interesses, deverá declarar o mesmo na primeira oportunidade, ou ao colega, e sendo ele o envolvido, deverá retirar-se de todas as conversações subsequentes. Após análise da Administração, e se assim for decidido, o colaborador poderá voltar a ingressar nas conversações. No caso do colaborador não declarar um interesse/ligação pessoal, terá violado esta Política e consequentemente serão aplicáveis os respectivos procedimentos disciplinares. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

6 2.1.5 Avaliação de Risco de Fraude O risco de fraude pode estar presente em áreas onde não exista qualquer histórico de perdas de fraude, assim os casos históricos de fraude não são um indicador completo de todos os potenciais riscos de fraude. Assim, a Empresa necessita de identificar, medir e, se necessário, implementar estratégias para mitigar os riscos de fraude. Desta forma, a Parpública procedeu recentemente à identificação e avaliação dos potenciais riscos de fraude, corrupção e infracções conexas ao nível dos processos existentes A análise efectuada teve por base uma identificação dos potenciais riscos ao nível das principais áreas operacionais, assim como a identificação e avaliação do desenho dos respectivos controlos existentes, de forma efectuar uma avaliação do risco residual e a identificar potenciais melhorias com o intuito de o mitigar. Com base neste trabalho, foram implementadas uma série de melhorias ao sistema de controlo interno da Parpública, tendo em vista ajudar a mitigar ainda mais o risco residual dos riscos de fraude identificados. De forma a manter a avaliação de risco de fraude actualizada, o Gabinete de Auditoria Interna será responsável pela revisão periódica da matriz de risco criada. O Gabinete de Auditoria Interna, ou Entidade acreditada subcontratada para o efeito, deverá assessorar cada departamento e cada área de negócio, de forma a garantir que os potenciais riscos de fraude identificados são avaliados numa base regular (pelo menos anualmente) e, mais frequentemente, se ocorrerem mudanças significativas no ambiente operacional. Os Planos de trabalho a desenvolver deverão ter incluídos os seguintes pontos: Compreensão dos processos do negócio em causa, através de entrevistas, revisão de processos, incluindo documentação de apoio e realização de reuniões com as pessoaschave; Identificação e avaliação dos riscos de fraude para cada processo, da Empresa e a aplicação de critérios de avaliação de risco adequados à determinação da probabilidade e do impacto da ocorrência; Obtenção dos resultados das avaliações de risco de fraude através da Matriz de Avaliação de Risco; Desenvolvimento de recomendações para reduzir o risco de fraude; e O Gabinete de Auditoria Interna, ou Entidade acreditada subcontrata para o efeito, deverá apresentar os resultados da avaliação de risco de fraude à Administração e à Comissão de Auditoria da Parpública Monitorização do Sistema de Controlo Interno O Gabinete de Auditoria Interna juntamente com a Comissão de Auditoria, vão ficar responsáveis pela monitorização do Sistema de Controlo Interno da Parpública. Será também da responsabilidade destas entidades a revisão periódica das medidas implementadas de forma a garantir que o Sistema de Controlo Interno se mantém actualizado face às eventuais evoluções do meio envolvente da Empresa. Importa salientar que no âmbito da monitorização acima mencionada, esta terá por base, entre outras medidas, a realização de testes de eficácia e desenho aos controlos da Empresa, com uma periodicidade mínima anual. Esta medida tem por objectivo garantir que os controlos funcionam adequadamente, de acordo com o seu desenho de forma a mitigar os riscos existentes. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

7 2.1.7 Recrutamento de colaboradores No âmbito do recrutamento de novos colaboradores, numa óptica de prevenção, deverá ser sempre solicitada a seguinte informação: Registo criminal; Referências de antigos empregadores; Prova documental original das qualificações apresentadas (e.g. Certificado de Habilitações) Comunicação e formação Todos os colaboradores devem estar alerta para a possibilidade de existência de situações de fraude. Com a apropriada formação sobre a matéria de fraude, os colaboradores passarão a estar em melhor posição para ajudar a prevenir, detectar e responder aos potenciais riscos de fraude. A Parpública está empenhada em garantir que todos os seus colaboradores estão cientes das suas responsabilidades. Assim, estas acções de formação são uma parte essencial da prevenção da fraude e devem ser concebidas de modo a: Promover uma cultura anti-fraude desde a Administração da Empresa até aos colaboradores; Comunicar as responsabilidades definidas na presente Política; Dotar os colaboradores das ferramentas necessárias que permitam identificar os sinais de alerta de fraude; e Assegurar que os colaboradores estão conscientes dos mecanismos de comunicação de fraude conforme o documentado nesta Política e no Código de Ética. Formação contínua Acções de sensibilização relativamente à fraude são necessárias para garantir que os colaboradores estão cientes das questões pertinentes para prevenir e detectar potenciais fraudes. As acções de formação podem estar incluídas na formação dada no dia-a-dia e devem referir toda a informação relevante que esteja incluída nas políticas e procedimentos da Empresa. Comunicação contínua A comunicação contínua é necessária para manter os colaboradores cientes para os potenciais risco de fraude a que o grupo está exposto e para relembrá-los como reagir no caso de qualquer suspeita. Todas as principais políticas e procedimentos são mantidos no GestDoc, foram devidamente comunicados e estão disponíveis para todos os colaboradores. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

8 2.1.9 Investigações As suspeitas de fraude devem ser investigadas, o que implicará a análise dos incidentes relatados e a determinação do responsável através de um processo de investigação adequado. Tal como descrito no Código de Ética em vigor e nesta Política, a Comissão de Auditoria será responsável pela gestão das investigações e irá fornecer orientações específicas sobre as actividades relevantes e os procedimentos a serem seguidos durante o curso das mesmas. O objectivo destas orientações é assegurar que as investigações sejam conduzidas segundo os standards apropriados e garantir que os princípios fundamentais da investigação, tais como a objectividade, a confidencialidade, a equidade processual e o direito natural são cumpridos. As conclusões da investigação devem ser comunicadas internamente e externamente Revisão da Política A presente Politica deve ser revista, pelo menos, uma vez de dois em dois anos, sendo essa revisão da responsabilidade do Director do Gabinete de Auditoria Interna, ou de uma Entidade Externa devidamente acreditada para o efeito. Essa revisão será sempre efectuada sob a supervisão da Comissão de Auditoria. Qualquer revisão a esta politica deverá também ser aprovada pelo Conselho de Administração da Parpública Links Poderá ser obtida mais informação das seguintes fontes internas: Código de Ética Código do Gestor Público 3 Conclusão Uma estratégia de sucesso para a prevenção da fraude, má conduta e infracções conexas, envolve a criação de um ambiente inibidor para este tipo de infracções. É da responsabilidade de cada colaborador garantir que este ambiente é criado. Apesar das circunstâncias das eventuais suspeitas que possam aparecer variarem, é fundamental que todas sejam investigadas e seja dada uma resposta adequada às situações que de facto se tenham materializado. Um colaborador que esteja alerta para a possibilidade da existência de fraude ou situações irregulares é um poderoso instrumento para a mitigação destes riscos. Politica de Gestão de Risco de Fraude Parpública Março de

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