Governo do Estado de São Paulo. Secretaria da Juventude, Esporte e Lazer. Autora: Tatiana Ricci C. de Paula

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1 Governo do Estado de São Paulo Secretaria da Juventude, Esporte e Lazer Autora: Tatiana Ricci C. de Paula Orientadora: Profa. Ms. Ana Maria Santiago Universidade Presbiteriana Mackenzie Introdução Na era do desenvolvimento tecnológico e da informação, até mesmo o Setor Público se volta à busca de novas conquistas. Um sistema de aquisição de bens e serviços comuns, via internet, propicia inúmeras vantagens; tanto para o próprio desenvolvimento do setor público, como também ao desenvolvimento das empresas que oferecem seus produtos ou serviços no mercado. Esse caso oferecerá ao leitor a oportunidade de visualizar, sob uma óptica diferente, os trâmites dos processos públicos licitatórios. Estes, chamados de burocráticos, ostensivos e demorados. Estará também sendo apresentado todo o processo de aquisição; da idéia ao recebimento do contratado; de modo a demonstrar para empresas que possuam interesse em adquirir novos clientes e também à sociedade como um todo, que organizações públicas também estão em processo de inovação tecnológica e que métodos burocráticos estão sendo deixados de lado por esses setores neste novo milênio. Convida-se o leitor a conhecer o tempo requerido que um órgão público poderá levar para adquirir um bem ou serviço, dentro dos critérios da Lei, sob um processo demorado e complexo, ou então através de um sistema rápido e de fácil acesso. A Empresa

2 Reconhecido por sua tradição desportiva e pela revelação de novos talentos, o Estado de São Paulo conquistou, ao longo dos anos, resultados que lhe renderam a supremacia em quase todas as modalidades praticadas no País. Como parte integrante destas conquistas, estava a constante presença dos jovens no âmbito esportivo. Percebendo a necessidade de um órgão voltado à implementação de políticas públicas para a juventude e o esporte, o Governo do Estado de São Paulo criou, em outubro de 2001, a Secretaria de Juventude, Esporte e Lazer, que tem por objetivo auxiliar na formação de jovens e incrementar ações relativas ao esporte, tanto o esporte de alto rendimento como a prática esportiva em geral. A Secretaria oferece aulas voltadas à prática desportiva e cultural, projetos de desenvolvimento do esporte amador e profissional, projetos sociais, viabilização de verba pública para eventos e projetos de caráter esportivo e lazer, além da cessão de uso de dependências desportivas. Situação Problema Diante da grande responsabilidade e da intensa estruturação de programas de atendimento ao cidadão que possui, muitas vezes, a aquisição de produtos e/ou serviços pela Secretaria, parece nunca poder atingir, em função dos procedimentos necessários exigidos por lei, na aquisição de bens ou serviços. Estruturação de orçamentos, pesquisas de legislação, cotações, imensas documentações e aguardos sobre pareceres jurídicos sempre foram infindáveis, na maioria das vezes, resultando no atraso da aquisição daquilo que era necessário para o atendimento de sua demanda. Assim se iniciam os processos de aquisição de bens adquiridos por meio de dispensa de licitação (Valores até R$8.000,00), carta-convite (compras no limite de R$ ,00) e por pregão, modalidade atribuída a compras de qualquer valor.

3 O processo inicia-se pela expressão do solicitante sobre a relevância e importância em adquirir determinado bem. Quando autorizado, inicia-se todo o processo de intenção de compra, que poderá ou não resultar na aquisição de um bem. Para isso, a unidade requisitante deverá, além de apresentar sua proposta, elaborar memorial descritivo detalhado, em que deverão constar todas as informações técnicas do produto ou serviço a ser adquirido; como, por exemplo, metragem, material utilizado, cor, espessura, etc. Após detalhamento a unidade requisitante deverá buscar no mínimo três orçamentos, que deverão conter todas as especificações detalhadas em memorial previamente elaborado, com prazo de validade de proposta para sessenta dias. Depois de formatada a documentação descrita, encaminha-se uma solicitação à unidade gestora competente que, por sua função, verifica a possibilidade de aquisição do bem por seus orçamentos (conforme exigido nos trâmites da administração pública, para comprovação de que a empresa fornecedora do bem esteja em dia com suas contribuições fiscais, referentes à Receita Federal, INSS, FGTS, Cadastro físico de pessoa Jurídica e outros mais). Caso a empresa não esteja em dia com sua documentação, a mesma não poderá fazer parte de um sistema de compra e será aniquilada, fazendo com que os passos descritos sejam encaminhados novamente à segunda empresa que tenha apresentado o melhor preço e assim por diante. Finalmente, após a comprovação de que os encargos foram apresentados, o processo passa por uma consultoria jurídica interna para aprovação, para que então seja emitida a ordem de pagamento, cujo prazo se estende a trinta dias após aquisição e comprovação de recebimento de produto pelo gestor da dispensa. Já para aquisições acima de R$80.000,00 (oitenta mil reais), os atributos para compra serão estabelecidos por pregão com abertura de uma divulgação, publicada em diário oficial, que estabelece o prazo para entrega de propostas de 30 dias.

4 Após o prazo encerrado, ocorre a abertura dos envelopes lacrados em uma data prédeterminada em que serão lidas todas as propostas apresentadas e lavrada em ata a vencedora cujo preço será o mais em conta. Dada a conclusão da empresa vencedora, a mesma deverá apresentar a documentação exigida por um processo de dispensa de licitação, passando por consultoria jurídica, tanto nas questões documentais como contratuais para andamento. E assim tais processos de aquisição seguem demorados, pois muitas vezes eles passam por vários setores, devido a resoluções de itens contratuais, mesmo que, em alguns casos, não haja a conclusão do processo de aquisição. Foi então que, em cinco de março de dois mil e um, através do Decreto n , foi criado o Sistema eletrônico competitivo para aquisição de bens BEC/SP. Esse sistema caracterizou um processo de inovação tecnológica no âmbito de aquisições públicas, beneficiando não só o Estado, como também as empresas interessadas em dispor seus serviços e bens aos órgãos da Administração pública, além de propiciar à sociedade uma forma clara para acompanhamento de negociações públicas. O objetivo do Sistema BEC/SP está em negociar o preço de bens adquiridos pelo setor público, por meio de procedimentos eletrônicos, com garantia de pagamento ao fornecedor, seja por Unidades Gestoras do Estado de São Paulo (UGEs) realizadas por aquisições da Administração Direta, Autárquicas e Fundacionais do Estado, ou por Agentes Financeiros para pagamentos do Estado, Universidades e Municípios e Sociedades de Economia Mista. Sob esse propósito, um departamento de controle de contratações eletrônicas também foi criado, a fim de gerenciar o sistema. Quanto às formas de dispensa para aquisição de bens e/ou serviços, os três sistemas apresentados anteriormente poderão ser realizados através do sistema de pregão eletrônico (Compra de Bens entrega imediata, Compra de Bens entrega parcelada e aquisição de serviços e, por fim, para aquisições de dispensa de licitação). Como participantes desse processo inovador temos:

5 DCC Departamento de Controle de Contratações Eletrônicas, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo: gerenciando as etapas do processo; UC Unidades Compradoras: de Sociedades de Economia Mista não dependentes (Universidades e Municípios) com sede no Estado; UGE Unidades Gestoras Executoras do Governo do Estado de São Paulo: responsáveis pelas aquisições da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Estado e Sociedades de Economia Mista Dependentes; Fornecedores e vendedores: Empresas habilitadas a participarem dos processos de vendas, previamente cadastradas. Dessa forma o sistema BEC/SP agregou inúmeras vantagens na aquisição de bens e serviços no setor público, onde podemos citar dentre os principais: Para o Estado: um sistema transparente que permite a redução de custos operacionais e preços pagos por unidades aquisitoras, além de agilizar em grande escala os processos de aquisição, garantindo facilidade para controle externo e interno; Para o setor Privado: amplia as oportunidades de negociação de seus bens e serviços; e Para a Sociedade: cria a oportunidade de controlar e acompanhar negociações do Estado. Nesse sistema, a maioria dos procedimentos executados é minimizada na questão de tempo, principalmente no que tange às documentações processuais. Nos procedimentos funcionais as UGEs e UCs continuam ofertando sua possibilidade de compra, partindo de uma execução orçamentária pré-existente, ou então do próprio site, garantindo recursos para honrar com suas obrigações, seja pela reserva de recursos ou por intermédio de agente financeiro. Como próximo passo, o Sistema BEC/SP torna disponível sua oferta de compra (OC) por meio de um portal na Internet. E é nessa parte do processo que a morosidade tende a diminuir em grande escala uma vez que, para participar dos processos de venda ao Setor Público, a empresa somente poderá participar, caso esteja previamente inscrita ou cadastrada no CADFOR (Cadastro Geral de Fornecedores do Estado). Ou seja, para inserção nesse cadastro previamente efetuado, a

6 empresa deverá apresentar toda a documentação exigida nos processos de compra realizados por processos comuns, o que já elimina a possibilidade de uma empresa que possua o melhor lance de preço, não apresente documentação necessária após todo o processo. Na liberação da oferta de compra, é gerado, automaticamente, um para todos os fornecedores daquele cadastro, na específica linha de fornecimento, para que assim os interessados possam sempre estar conectados a novas oportunidades e participar. Ao final do procedimento eletrônico que verificará o menor preço, o fornecedor vencedor será comunicado por meio de um boleto eletrônico de negociação (BEM) que foi contemplado, e os resultados do processo estarão disponíveis na Internet para os demais interessados. Após informativo, o fornecedor receberá seu respectivo documento de contratação que será uma Nota de Empenho ou Autorização de Fornecimento. Entre os procedimentos das OCs à escolha da melhor oferta, haverá cinco dias para divulgação e dois dias para escolha da melhor oferta. Após finalização, o fornecedor terá um prazo de oito dias corridos a contar do recebimento da Nota de Empenho ou Autorização de Fornecimento para entrega dos bens e a emissão do pagamento sairá após trinta dias corridos da data da entrega. Considerações Finais pagamento. Cabe ressaltar que, além das vantagens exibidas, a economia gerada retorna a unidade de Como outra forma de acesso aos trâmites gerados no sistema, uma Seção à parte no Diário Oficial do Estado de São Paulo é destinada ao Setor, onde maiores detalhes também podem ser obtidos. Em resumo, um processo de aquisição de bens e/ou serviços que poderia levar meses, hoje pode ser finalizado em quinze dias, contando da intenção de compra à aquisição de um bem, o que amenizou em grande escala os problemas emergenciais do Setor.

7 Em entrevista realizada por telefone, a Sra. Ângela Luciene Costa Bettini, Diretora da Administração da Coordenadoria de Esporte e Lazer, um dos órgãos responsáveis pela emissão de pagamentos de bens e serviços requeridos pelos Conjuntos Desportivos da Secretaria, relatou resumidamente que o sistema gerou uma série de benefícios nas tarefas diárias, como facilidade de pagamento, obtenção de atendimento rápido em solicitações emergenciais, redução de tempo no processo como um todo, além da rapidez na aquisição dos serviços ou bens solicitados. Assim, ficam visivelmente claras as vantagens que um sistema informatizado pode agregar ao sistema público, facilitando os meios de comunicação, além da padronização de sistemas viáveis e menos burocráticos. Notas de Ensino Nesse estudo de caso, tem-se a oportunidade de verificar que, dentre as disciplinas que podem ser atribuídas à questão enfatizada, se destacam: Comportamento Organizacional; Sociologia das Organizações; Ética e Cidadania; Direito Comercial; Ciências políticas; Gestão Financeira Empresarial; Sistemas de Informação Gerencial; Planejamento e Controle Financeiro; Prática da Administração Integrada; Planejamento Estratégico;

8 Gestão de Negócios na internet e Direito Tributário. Questões: 1. Diante deste panorama, como minimizar esses trâmites no sentido de viabilizar a agilidade nos processos contratuais, muitas vezes de características emergenciais, sem que os procedimentos exigidos por Lei fossem deixados de lado ou mal solucionados? 2. A estratégia usada pela empresa foi a melhor? Se não, qual seria a sua sugestão?