[GAUDIT] Manual de utilizare

Transcrição

1 Manual de utilizare [GAUDIT] Manual de utilizare Februarie 2014 GAUDIT.RO Str. Ispravnicului nr.4 parter Sector 2 Bucuresti Romania contact@gaudit.ro

2 CUPRINS 1. INSTALARE GENERALITATI INSTALARE STANDARD CERINTE MINIME DE SISTEM INTRODUCERE IN UTILIZAREA GAUDIT STRUCTURA MENIURILOR MENIUL PRINCIPAL DESCRIERE MENIUL MISIUNII DE AUDIT DESCRIERE PRIMA INTALNIRE ADAUGAREA UNEI NOI MISIUNI DE AUDIT IMPORTUL DE DATE AJUTORUL IMPORTULUI DE DATE VERIFICAREA DATELOR IMPORTATE CONFIGURAREA PRELIMINARA A IMPORTURILOR DESFASURAREA MISIUNII DE AUDIT PLANUL MISIUNII DE AUDIT PLANUL DE AUDIT - GENERALITATI MECANISMUL DE PROPAGARE AUTOMATA A INITIALELOR SI DATELOR DE COMPLETARE IN CADRUL SECTIUNILOR MECANISMUL DE MONITORIZARE A STARII UNUI DOCUMENT - COMPLETAT DATE CONTABILE SI RAPOARTE PLAN DE CONTURI REGISTRU JURNAL FISE DE CONT FISE DE CONT COMPLEXA BALANTE (IMPORTATA SI CALCULATA) JURNAL DE VANZARI JURNAL DE CUMPARARI NOTE CONTABILE JV NOTE CONTABILE JC RAPORT MIJLOACE FIXE RAPORT BALANTA STOCURI RAPORT BILANT (CU POSIBILITATEA DE A GENERA PDF ANAF) RAPOARTE PROPRII SECTIUNI TESTE (AUTOMATE) TESTE PERSONALIZATE...34 SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 2 / 79

3 4.6.1 ADAUGAREA UNUI TEST PERSONALIZAT UTILIZAREA UNUI TEST PERSONALIZAT RISCURI RISCUL INERENT - B4.1 SI B RISCUL DE CONTROL DETERMINAREA DIMENSIUNII MINIME A ESANTIONULUI IN B PRAGUL DE SEMNIFICATIE ESANTIONAREA ESANTIONAREA AUTOMATA PE REGISTRUL JURNAL ESANTIONAREA MANUALA PE REGISTRUL JURNAL ESANTIONARE JURNAL VANZARI ESANTIONARE JURNAL CUMPARARI MECANISMUL DE PREGATIRE AUTOMATA A ESANTIOANELOR COMPLETAREA DATELOR NECESARE ALGORITMULUI DE PREGATIRE AUTOMATA A ESANTIOANELOR MONITORIZAREA EVOLUTIEI ESANTIOANELOR - B TESTE URMARIRE ERORI U01 - UTILIZARE BALANTA DE VERIFICARE U07 - AVERTIZARI FORMULE CONTABILE U08 - FORMULE CONTABILE NECONFORME CU OMFP 3055/ B VERIFICARE SOLDURI INITIALE. PRINCIPIUL CONTINUITATII N06 - INTRARI CU DATE LIPSA N07 - INTRARI MULTIPLICATE O06 - INTRARI CU DATE LIPSA O07 - INTRARI MULTIPLICATE PARTI AFILIATE - SECTIUNEA R RECOMANDARI FOI DE LUCRU AJUSTARI - SECTIUNEA U RAPORT FINALIZARE MISIUNE SECURITATE - MULTI USER ACTUALIZAREA COPII DE SIGURANTA ORGANIZAREA INTERFETEI...70 ANEXA 1 - CONFIGURARE IMPORTURI...72 SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 3 / 79

4 1. Instalare 1.1 Generalitati Instalarea aplicatiei GAUDIT se desfasoara urmarind pasii programului de instalare, conceputi pentru a simplifica setarea parametrilor necesari in toate cazurile acoperite. Aplicatia de instalare a GAUDIT va fi numita in contunare gaudit Install si poate fi descarcata direct de pe siteul dupa trimiterea unui la contact@gaudit.ro pentru obtinerea tuturor detaliilor. Instalarea poate fi facuta pe sisteme de operare de 32 de biti sau 64 de biti folosind fiserul de instalare corespunzator: - gaudit-setup-32biti.exe pentru sisteme de operare de 32 de biti - gaudit-setup-64biti.exe pentru sisteme de operare de 64 de biti Inainte de incepera instalarii este recomandata inchiderea tuturor programelor antivirus. Urmatoarele programe conexe vor fi instalate odata cu instalarea GAUDIT: - Java SE 6 (32-bit edition) pentru sisteme de operare pe 32 de biti/ Java SE 6 (x64 edition) pentru sisteme de operare de 64 de biti - PostgreSQL Nota: In timpul instalarii este necesara o conexiune la internet pentru descarcarea programelor conexe descrise anteriror. In lipsa acestei conexiuni instalarea nu poate avea loc cu success. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 4 / 79

5 1.2 Instalare standard Dupa vizualizarea primului ecran se apasa Inainte pentru a ajunge la urmatorul pas ce prezinta contractul de licenta. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 5 / 79

6 Dupa citirea integrala a licentei se bifeaza casuta Sunt de accord cu termenii si conditiile licentei cat si casuta Sunt de accord sa trimit informatii despre configuratia calculatorului. Odata bifate cele doua casute se poate trece la pasul urmator. Daca nu sunteti de accord cu contractul de licenta sau cu trimiterea de informatii privind configuratia calculatorului nu continuati instalarea aplicatiei si apasti butonul Renunta. Dupa apasarea butonului Inainte se trece la pasul Setari Instalare. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 6 / 79

7 In acest pas poate fi aleasa locatia unde va fi stocata aplicatia GAUDIT. Acest pas este ultimul pas de configurare a instalarii urmad sa inceapa instalarea efectiva odata cu apasarea butonului Instaleaza. Nota: Instalarea poate dura mai mult de cateva minute in functie de viteza conexiunii la internet si de performantele calculatoruluii unde se face instalarea. Daca instalarea este completa si finalizata cu succes se afiseaza urmatorul ecran: SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 7 / 79

8 In caz de eroare va rugam contactati 1.3 Cerinte minime de sistem GAUDIT poate rula pe calculatoare cu urmatoarea configuratie minimala: Windows XP SP3 sau Windows Vista SP2 sau Windows 7 SP1 1GHz CPU 1,5GB RAM 5GB spatiu liber pe disc Acces internet SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 8 / 79

9 2. Introducere in utilizarea GAUDIT Aceasta aplicatie a fost gandita sa ajute auditorii financiari din Romania familiarizati cu ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR, in urmarirea, completarea, redactarea misiunii de audit. Ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR reprezinta elemntul central in structura GAUDIT, foile de lucru automatizate, recomandarile, ajustarile, raportele, venind sa completeze informatile din acest ghid. GAUDIT stocheaza automat orice schimbare realizata asupra unui text, tabel, camp este salvata automat in baza de date de catre aplicatie fara a fi necesara utilizarea unui buton de salvare. 2.1 Structura meniurilor GAUDIT foloseste doua tipuri de meniuri: - Meniul principal dedicat operatiunilor de management a misiunilor de audit si unor operatiuni auxiliare - Meniul misunii de audit dedicat exclusiv operatilor asociate unei anumite misiuni de audit Meniul principal Descriere Intrare Misiune de audit in lucru Descriere Permite alegerea unei misiuni deja create aflata in lucru dintr-o lista de misiuni aflate in lucru. Datele unei misiuni aflata in lucru pot fi modificate. Adauga o misiune de audit noua Permite adaugarea unei misiuni de audit noi si completarea informatiilor esentiale privind misiunea de audit. Exemplu: denumire sociteate, denumire scurta, perioada auditata. O misiune de audit odata create poate fi accesata in Misiune de audit in lucru SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 9 / 79

10 Intrare Misiuni de audit finalizate Descriere Listeaza misiunile de audit finalizate. Datele asociate unei misiuni de audit finalizate nu pot fi modificate dar pot fi vizualizate prin selecatrea din lista a misiunii de audit dorite. Actualizare aplicatie Verifica daca exista actualizari ale aplicatiei pe siteul Daca exista o actualizare aceasta este descarcata automat si instalata la urmatoarea pornire a aplicatiei. Nota: Actualizarea aplicatiei este un serviciu optional si nu este inclusa in aplicatia de baza. Pentru a beneficia de acest serviciu contactati contact@gaudit.ro Setari utilizator O serie de parametrii de configurare pot fi editati/vizualizati din acest document. Licenta aplicatiei Prezinta detaliile de licentiere ale aplicatiei. Aceste detalii v-au fost livrate si sunt obligatorii pentru utilizarea GAUDIT. Nota: Detaliile parametrilor de licentiere (Utilizator/Parola/Cod produs) sunt confidentiale si nu trebuiesc divulgate unei alte persoae Meniul misiunii de audit Descriere Intrare Alegeti alta misiune de audit Descriere Navigare la Meniul principal pentru selecatarea unei alte misiuni aflate in lucru. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 10 / 79

11 Intrare Info client Setiunea B Planificare auditului Descriere Permite editarea tuturor caracteristicilor entitatii auditate: Perioada desfasurare misiune Auditori numiti Informatii despre societate Sediul social Informatii despre actionari Conturi la banci Puncte de lucru ale societatii Date de contact Alte informatii relevante Listeaza ca submeniuri Planul de audit si intrarile sectiunii B din ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR. Intrari submeniu: Plan de audit Sectiunea B1 Planificare Sectiunea B2 Acceptarea desemnarii sau re-desmnarii Sectiunea B3 Cunoasterea clientului si evaluarea riscurilor Sectiunea B4 Evaluarea riscului inerent Sectiunea B5 Pragul de semnificatie Sectiunea B6 Revizuirea analitica preliminara Sectiunea B7 Sumarul evaluarii riscului si planul de esantionare Sectiunea B8 Solduri initiale/cifre comparative Sectiunea B9 Planificarea auditului Sectiunea B10 Lista de verificare permanenta a informatiilor Sectiunea B11 Agenda de lucru a intalnirilor pentru planificare Import date Permite importul datelor din surse de date externe. Pot fi importate urmatoarele tiprui de date: Balanta Sintetica, Registru Jurnal, Jurnal de Vanzari, Jurnal de Cumparari, Registrul Mijloacelor Fixe, Balanta Stocurilor. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 11 / 79

12 Intrare Date contabile si rapoarte Descriere Meniu dedicat datelor contabile importate, celor recalculate de catre GAUDIT si rapoartelor. Intrari submeniu: Monitorizare Esantionare / Riscuri Erori / Teste Urmarire Erori Plan de conturi Registru Jurnal Fise de cont Fise de cont complexa Balante (importata si calculata) Jurnal de vanzari Jurnal de cumparari Note contabile JV Note contabile JC Raport mijloace fixe Raport balanta stocuri Raport bilant (cu posibilitatea de a genera PDF ANAF) Rapoarte proprii personalizarea raportelor standard si adaugarea de noi rapoarte Sectiunile C - U Meniu dedicat sectiunlor C U detaliate in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR. Fiecare sectiune prezinta intrarile corespunzatoare din ghidul CAFR cat si sectiuni auxiliare in functie de context. Acestea pot fi: Obiective (extrase din ghidul CAFR) Foi de lucru (populate automat cu datele importate) necesare completarii obiectivelor Foi de lucru personalizate Ajustari Esantionare SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 12 / 79

13 Intrare Sectiunea A Finalizarea auditului Descriere Meniu dedicat sectiunii A din ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR ce include intrari pentru subsectiunile de la A1 pana la A14. Documentatie Centraliztorul documentelor atasate fiecarei sectiuni. Finalizarea misiunii de audit Meniu dedicat operatiei de finalizare a misiunii de audit. Contine urmatoare intrari: Recomandari Centralizatorul recomandarilor facute de catre auditor pe parcursul misiunii de audit Raport finalizare misiune generarea raportului final / vizualizarea variantelor generate Finalizare misiune/redeschidere misiune 2.2 Prima intalnire Odata finalizata cu succes instalarea aplicatiei, se poate deschide pentru prima data GAUDIT. Nefiind produsul inregistrat, este afisat ecranul de licentiere a aplicatiei din meniul principal cu statusul de Produs neinregistrat. Completati campurile Utilizator, Parola si Cod produs cu valorile livrate apoi apasati butonul Inregistrare produs. Daca valorile au fost corecte va aparea pe ecran in cateva momente statusul Inregistrat. Din acest moment va puteti bucura de intalnirea cu GAUDIT. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 13 / 79

14 2.3 Adaugarea unei noi misiuni de audit Alegeti din meniul principal Adauga o misiune de audit noua si completati valorile in formularul afisat. Aceste detalii legate de misiunea de audit sunt minimale si cunoscute in momentul inceperii misiunii de audit si NU POT FI MODIFICATE ulterior. Optiunea "Bifati daca RJ este disponibil pentru import" se foloseste in cazul in care Registrul Jurnal nu este disponibil pentru import. In aceasta situatie, testele ce depind de RJ nu vor mai contine informatii utile. Testele ce nu depind de RJ pot fi folosite ca si in cazul in care RJ este disponibil. Optiunea "Bifati pentru IFN" se foloseste pentru Institutia Financiara Nebancara, situatie in care, planul de conturi va fi cel aprobat prin OBNR 27/2011. La crearea oricarei misiuni se poate alege o misiune model din care se vor copia obiectivele si listele de verificare definite. Orice misiune creata apare ca model pentru viitoarele misiuni. Acest concept poate fi folosit pentru crearea mai multor modele in functie de tipul de activitate si refolosite ulterior pentru situatii similare. Apasati butonul Adauga misiune audit si operatia de adaugare va incepe, aceasta putand dura o perioada mai lunga de timp in functie de perfromanta calculatorului utilizat. La finalizarea operatiei se deschide automat misiunea nou adaugata cu documentul Plan de audit afisat. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 14 / 79

15 3. Importul de date Importul de date este destinat preluarii de date din aplicatii de contabilitate sau din fisiere Excel pentru anul curent al misiunii de audit cat si pentru anii precedenti sau urmatori daca aceste informatii au relevanta in cadrul misiunii. In refacerea contabilitatii sunt folosite date importate in anul curent al misiunii de audit. Datele incarcate in oricare din ani pot fi vizualizate in meniul Date contabile si rapoarte folosind filtrul An. Sagetile stanga dreapta pot fi folosite pentru schimbarea anului importului urmand ca datele afisate in tabel sa corespunda anului ales. Fiecare celula din tabel corespunde unui tip de import si unei luni. Pentru inceperea unui import se apasa butonul din interiorul tipului/lunii dorite. Ajutorul de import se va afisa peste aplicatie in cateva momente si va va ghida pe parcursul importului specific tipului ales. Un import poate avea mai multe stari indicate pe butonul de import. Acestea sunt: Stare Descriere Nici un alt import nu a mai existat anterior. Adauga un import. Un import desfasurat cu succes deja a avut loc. Daca noul import se va finaliza cu succes, datele vechiului import vor fi sterse si inlocuite cu datele noului import. Reimporta un fisier. Eroare la import. Ultimul import nu s-a incheiat cu succes. Datele acestui import nu suprascriu un import deja existent. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 15 / 79

16 Stare Descriere Operatie in desfasurare. Un import are loc si nu poate fi creat un alt import pana cand cel aflat in desfasurare nu este finalizat cu succes sau eroare. Un import aflat in statusul (ultimul import finalizat cu succes) sau (ultimul log finalizat cu eroare) are doua optiuni suplimentare: Operatie Descriere sau Afisare Log proces de import. sau Stergere import. Prina apasare a butonului vizualizare a contiunutului logului ultimului import. (afisare log proces de import) se deschide un dialog de Continutul logului procesului de import poate fi salvat intr-un fisier pe disc prin apasarea butonului Salveaza. Un import de date poate fi sters prin apasarea butonului (Sterge import). Daca ultimul import s-a finalizat cu eroare (statusul este ) atunci stergerea inseamna eliminarea logului de import si revenirea la statusul anterior importului, (import) sau (reimport). Daca ultimul import era finalizat cu succes (statusul este ) atunci stergerea inseamna eliminarea logului de import, revenirea la statusul anterior si stergerea tuturor datelor importate. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 16 / 79

17 3.1 Ajutorul importului de date Ajutorul importului de date prezinta urmatoarea fereastra: Navigarea intre pasii propusi se face utilizand sagetile stanga si dreapta. Sageata dreapta sau pasul urmator este activa numai dupa selectarea/completarea informatiilor obligatorii. In pasul 1 trebui ales tipul fisierului care va fi importat. In functie de aplicatia contabila folosita de societatea auditata alegeti tipul corespunzator. In partea dreapta va fi afisata o descriere cu pasii necesari de urmat pentru a exporta corect datele din aplicatia aleasa. Tipul Microsoft Excel reprezinta importul generic/manual si va fi folosit ca exemplu in continuare. In pasul 2 se alege fisierul de pe disc care contine datele. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 17 / 79

18 Pasul 3 este afisat doar pentru importul din Microsoft Excel care necesita pregatirea datelor. Celelate tipuri de fisiere (aplicatii) nu necesita prelucrarea datelor si se sare direct la pasul 4. Importul manual din excel deschide fisierul excel ales si-l prezinta pe ecran. Inainte de afisare i se adauga un sheet nou numit IMPORT care contine coloanele necesare importului, coloane aflate in ordinea corecta. Datele se vor copia din celelalte sheeturi in sheetul IMPORT pe coloanele corespunzatoare folosind functia copiaza (CTRL+C)/lipeste (CTRL+V) sau meniul. Nota: Nu stergeti sau modificati numele coloanelor, altfel importul va esua cu o eroare. Nu stergeti sheetul IMPORT. Dupa pregatirea datelor se apasa butonul de trecere la pasul urmator moment in care se deruleaza prevalidarea datelor prezente in sheetul IMPORT. Aceasta prevalidare verifica ordinea coloanelor, numele coloanelor si tipul fiecarei celule care trebuie sa corespunda tipului coloanei. In caz de eroare se afiseaza un mesaj corespunzator. Pasul 4 prezinta finalizarea importului adica procesarea datelor importate. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 18 / 79

19 In fereastra afisata sunt listate operatile efectuate, exceptiile sau erorile din fisier si rezultatul final. In exemplul de fata mesajul Fisierul a fost incarcat cu succes ne semnaleaza finalizarea importului. Nota: Anumite linii pot fi respinse de la import din cauza erorilor de formatare, a lipsei anumitor coloane sau date. In acest caz liniile sunt afisate in fereastra si sunt ignorate de la import. Verificati fiecare linie respinsa pentru ca poate contine date importante pentru misiunea de audit. Daca mai mult de 50% din linii sunt respinse in timpul importului, un mesaj de notificare este afisat si sunteti intrebat daca doriti abandonarea importului sau continuarea lui. Inchideti fereastra de ajutor import si veti regasi in tabelul de importuri noua stare a importului. Daca operatia a avut succes, toate rapoartele si foile de lucru corespunzatoare tipului de import sunt deja completate cu date. Recomandare: Dupa fiecare import incheiat cu succes, verificati in Date contabile si raporte in raportul corespunzator, corectitudinea datelor importate in cazul in care anumite linii au fost respinse. 3.2 Verificarea datelor importate Dupa importul unui fisier trebuie verificata corectitudinea datelor importate. Aceasta verificare este foarte importanta, certificand corectitudinea datelor, si este responsabilitatea auditorului. Verificarea se face urmand pasii: 1. sunt linii respinse in logul importului? daca da, se verifica fiecare linie in parte, in log gasinduse si cauza respingerii liniei. O cauza poate fi formatul de data gresit sau nerespectarea pasilor exportului de date, personalizarea aplicatiilor contabile (mai ales in cazul ERP-urilor), etc. 2. importul a avut succes ( ). Daca a esuat se verifica logul importului. 3. daca pasii anterirori au avut succes se verifica o linie importata in Date Contabile si Rapoarte pentru consistenta datelor cu fisierul original. Aceasta verificare trebuie facuta pentru cazul in care fisierele importate sunt de tip Excel (.xls) pentru ca formatul de data variaza in functie de anumite configurari efectuate in Windows pe calculatorul clientului care a exportat datele. Verificarea se concentreaza asupra informatiilor de tip data. De cele mai multe ori un format de data eronat determina respingerea liniilor ca find eronate, lucru vizibil in log-ul importului dar acest lucru nu exclude necesitatea efectuarii verificarii. 4. se folosesc testele automate dedicate verificarii datelor primare, teste automate ce vor fi detaliate intr-un capitol viitor: - U01 - verificare comparatie balanta importata vs. balanta calculata pe baza de RJ - O06 - intrari cu date lipsa in JC - O07 - intrari dublate in JC - N06 - intrari cu date lipsa in JV - N07 - intrari dublate in JV SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 19 / 79

20 - B verifica daca soldurile initiale din anul curent sunt aceleasi cu soldurile finale din anul precedent - U07 - avertizari formule contabile. Dupa efectuarea importul de Registru Jurnal din aplicatii contabile ce folosesc monografia complexa ca: SAP, SCALA, Ciel v6, Navision, trebuiesc verificate in U07 tranzactiile care nu au putut fi transformate de catre algoritm in monografie simpla. 3.3 Configurarea preliminara a importurilor Daca apar erori in cadrul importurilor, exista posibilitatea de a configura anumiti parametrii in functie de tipul importului si de tipul programului contabil din care au fost extrase datele. Aceste configurari se fac in fisierul mgr\app.properties urmate de repornirea aplicatiei, sunt specifice doar calculatorului pe care se face modificare, se aplica tuturor importurilor de acelasi tip si sunt prezentate in Anexa 1. Ca exemplu, configurarea formatului de data pentru importul de date din Saga pentru Registrul Jurnal se face adaugand urmatoarea linie: SagaXLSRegistruJurnal.DateFormat=MM/dd/yy Un alt exemplu este configurarea tipurilor de taxe pentru livrari de bunuri si prestari servici pentru o taxa noua W3 prezente in SAP pentru JV prin adaugarea urmatoarelor linii: SAPTextJurnalVanzare.LivBunSiPrestServ.Taxabile.Cota=A3,E3,W3 Mai multe detalii se gasesc in Anexa 1. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 20 / 79

21 4. Desfasurarea misiunii de audit Acest capitol detaliaza toate elementele aplicatei necesare desfasurari misiunii de audit. 4.1 Planul misiunii de audit Primul document deschis dupa crearea unei misiuni de audit este cel al planului de audit. Acest document permite planificarea misiunii, alocarea resurselor si monitorizarea evolutiei misiunii Planul de audit - Generalitati Planificarea misiunii se face alocand pentru fiecare sectiune in parte: persoana care va lucra aceasta misiune, Data pornire (data la care va incepe lucrul efectiv al sectiunii), Data terminare (data la care este planificata finalizarea lucrului in sectiune). Monitorizarea evolutiei misiunii se face folosind coloanele Evolutie si Status cat si graficul de tip GANTT. Status-ul unei sectiuni poate fi: IN LUCRU (Data terminare este ulterioara datei curente si Evolutie nu este de 100%), COMPLETAT (Evolutie este de 100%), INTARZIAT (Data terminare este anterioara datei curente si Evolutie nu este de 100%). SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 21 / 79

22 In albastru este prezentata data desfasurarii misiuneii de audit, data ce poate fi editata in Info Client: In verde deschis este prezentata ziua curenta care determina un fundal inchis intre data inceperii misiunii si data curenta. In verde inchis este prezentata pozitia curenta a cursorului. Fiecare linie a graficului prezinta: data planificata a inceperii lucrului in sectiune, durata, evolutia, persoana desemnata cat si evolutia in mod grafic prin completarea drepturnghiului conform procentului de evolutie. Coloana Evoutie prezinta procentual numarul de documente marcate ca si completate din cadrul fiecarei sectiuni Mecanismul de propagare automata a initialelor si datelor de completare in cadrul sectiunilor Completarea Initialelor si a Data terminare in cadrul documentului Plan de audit atrage dupa sine completarea automata a Semnatura/Initiale si Data in urmatoarele documente ale sectiunii corespunzatoare randului modificat: Obiective, Liste de Verificare. Pentru documentele din cadrul sectiunilor A1-A14 si B1-B12 se completeaza automat fiecare document in parte daca este cazul, adica daca exista campul Data sau Initiale sau Semnatura. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 22 / 79

23 4.1.3 Mecanismul de monitorizare a starii unui document - Completat Fiecare document din sectiunile A1-A14 sau B1-B12 aflat in zona de grupare verticala a documentelor si fiecare document de Obiective si Liste de Verificare pentru sectiunile C-V au o stare de Completat sau Necompletat:. Un document marcat ca si Completat devine needitabil si atrage dupa sine cresterea procentului de Evolutie corespunzator sectiunii in Planul de Audit. Evolutia pentru o sectiune se calculeaza ca total al documentelor completate raportat la totalul documentelor ce pot fi completate, adica cele care au aceasta caracteristica. O particularitate o reprezinta documetul Liste de Verificare care are o bifa de Completat pentru fiecare obiectiv in parte cat si o bifa de Completat pe document. Fiecare rand din document este contorizat in Plan de Audit ca si document separat, fiind semnificativ pentru evolutia completarii sectiunii. Un rand din Liste de Verificare ar trebuii marcat ca si Completat numai dupa ce toate testele aferente si foile de lucru au fost completate. Bifa de Completat pe documentul de tip Liste de Verificare poate fi pusa (pentru ca documentul sa devina needitabil) numai dupa ce toate randurile au fost marcate ca si completate; aceasta bifa nu este luata in calcul in Planul de Audit in coloana Evolutie. 4.2 Date contabile si rapoarte Datele contabile si rapoarte prezinta datele importate si rezultatele prelucrarii acestora. Aceste rapoarte sunt necompletate daca importul corespunzator nu a fost finalizat cu succes Plan de conturi Conturile prezente in planul de conturi sunt extrase din Balanta Sintetica importata si Registrul junral importat. Conturile sintetice care nu au fost gasite sunt incarcate din OMFP 3055 sau in cazul IFN din OBNR 27/2011. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 23 / 79

24 4.2.2 Registru Jurnal Raportul prezinta datele importate pentru Registru Jurnal. Filtrele pot fi folosite pentru rafinarea cautarii in interiorul raportului Fise de cont Permite cautarea/filtrarea fiselor de cont generate din importul registrului jurnal. Acest raport nu contine intrari daca registrul junral nu a fost importat. Fise de cont afiseaza doar operatile facute pe acest cont nu si pe analiticele lui. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 24 / 79

25 4.2.4 Fise de cont complexa Permite cautarea/filtrarea fiselor de cont generate din importul registrului jurnal. Acest raport nu contine intrari daca registrul junral nu a fost importat. Fise de cont afiseaza operatiile facute pe acest cont cat si pe analiticele lui. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 25 / 79

26 4.2.5 Balante (importata si calculata) Pentru verificarea balantelor importate se pastreaza in rapoarte specifice, balanta sintetica importata si cea calculata. Folositi documentul dorit pentru vizualizarea balantei. Balanta calculata prezinta conturile din balanta sintetica incarcata, dar cu datele recalculate din registrul jurnal. Pentru identificarea diferentelor intre balanta importata si cea calculata folositi foaia de lucru FLU01 din Sectiunea U Jurnal de vanzari Raportul Jurnal de vanzari prezinta datele importate in Jurnalul de Vanzari si permite filtrarea datelor dupa mai multe criterii. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 26 / 79

27 4.2.7 Jurnal de cumparari Raportul Jurnal de cumparari prezinta datele importate in Jurnalul de Cumparari si permite filtrarea datelor dupa mai multe criterii Note contabile JV Raportul prezinta facturile din Jurnalul de Vanzari si operatiile contabile prezente in Registrul Jurnal aferente fiecarei facturi. Facturile pentru care nu s-au gasit operatii contabile nu sunt afisate. Cautarea operatiilor contabile in Registrul Jurnal aferente unei facturi se face folosind Numar Document si Data Document; daca una sau amandoua informatiile lipsesc sau daca data document nu este identica in RJ si JV atunci operatiile nu pot fi potrivite corect si tabelul nu va afisa informatiile. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 27 / 79

28 Raportul afiseaza factura din Jurnalul de Vanzari (marcata in coloana Sursa cu JV), urmata de operatiile contabile gasite in Registrul Jurnal (marcate in coloana Sursa cu RJ), urmate de totalul operatiilor din RJ aferente (marcate in Coloana sursa cu RJ-Total). In functie de tipul de import sau modul de lucru contabil pot aparea in Jurnalul de Vanzari mai multe intrari pentru aceasi factura caz in care raportul le va afisa consecutiv si va grupa operatiile contabile aferente ambelor intrari afisandu-le in continuarea lor Note contabile JC Raportul prezinta facturile din Jurnalul de Cumparari si operatiile contabile prezente in Registrul Jurnal aferente fiecarei facturi. Facturile pentru care nu s-au gasit operatii contabile nu sunt afisate. Cautarea operatiilor contabile in Registrul Jurnal aferente unei facturi se face folosind Numar Document si Data Document; daca una sau amandoua informatiile lipsesc sau daca data document nu este identica in RJ si JC atunci operatiile nu pot fi potrivite corect si tabelul nu va afisa informatiile. Raportul afiseaza factura din Jurnalul de Cumparari (marcata in coloana Sursa cu JC), urmata de operatiile contabile gasite in Registrul Jurnal (marcate in coloana Sursa cu RJ), urmate de totalul operatiilor din RJ aferente (marcate in Coloana sursa cu RJ-Total). In functie de tipul de import sau modul de lucru contabil pot aparea in Jurnalul de Cumparari mai multe intrari pentru aceasi factura caz in care raportul le va afisa consecutiv si va grupa operatiile contabile aferente ambelor intrari afisandu-le in continuarea lor. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 28 / 79

29 Raport mijloace fixe Raportul de mijloace fixe prezinta datele importate in raportul de mijloace fixe Raport balanta stocuri Raportul Balanta Stocuri prezinta datele importate in Balanta Stocuri Raport bilant (cu posibilitatea de a genera PDF ANAF) In functie de tipul bilantului contabil depus de catre societate si definit in sectiunea Info Client, se vor afisa documentele aferente. Cu titlu de exemplu, sunt listate mai jos formularele aferente bilantului S1002: Bilant Info, Bilant F10L, Bilant F20, Bilant F30, Bilant F40. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 29 / 79

30 Formularele F10 si F20 nu sunt sincronizate automat cu continutul importurilor si pot fi populate apasand butonul Populare F10 si F20 in DB. Operatia de populare suprascrie formularele bilantului cu date din baza de date insemnand ca toate datele scrise in prealabil in Bilant vor fi sterse. Odata completat bilantul se poate genera documentul PDF pentru a fi semnat si depus la ANAF prin apasarea butonului Generare PDF. 4.3 Rapoarte proprii Raportul propriu este un raport general ale carui filtre sunt completate si pastrate ca atare. Un raport propriu este identificat unic de tipul raportului si numele definit la adaugarea lui, nume care nu poate fi modificat ulterior. Rapoartele proprii pot fi create, modificate si sterse. Numai aceste rapoarte pot fi incluse in raportul misiunii de audit. Adaugarea raportului se face prin executarea urmatorilor pasi: - se alege tipul raportului propriu dorit din zona de grupare documente verticala - se alege documentul Adauga (+) - se completeaza denumirea raportului - se apasa butonul Creare Raport si se asteapta cateva momente pana cand documentul nou creat corespunzator raportului va fi adaugat la lista de documente. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 30 / 79

31 Raportul creat poate fi editat, tiparit sau sters prin apasarea butonului Sterge. 4.4 Sectiuni Sectiunile prezente in GAUDIT sunt sectiunile definite in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR si sunt grupate in trei categorii: - Sectiunea B Planificarea auditului - Sectiunile C V - Sectiunea A finalizarea auditului Documentele specifice fiecarei sectiuni sau subsectiuni din ghid sunt afisate prin selectarea sectiunii sau subsectiunii dorite. Daca o sectiune contine mai multe subsectiuni acestea vor fi afisate in zona de grupare documente verticala pentru Sectiunea A si Sectiunea B. Sectiunile de la C la V grupeaza documentele definite in ghid in zona de grupare documente verticala sub titlul OBIECTIVE, fiind listate in zona de navigare documente. In functie de specificaul fiecarei sectiuni pot fi accesate urmatoarele unelte pentru evaluarea obiectivelor: - TESTE - FOI LUCRU - ESANTIONARI Pot fi adaugate noi teste prin apasarea butonului Adaugare in documentul ce defineste Obiectivele auditului sau in documentele definite in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 31 / 79

32 4.5 Teste (automate) Testele automate sunt tabele de indicatori care preiau date din informatile importate si le prelucreaza in functie de specificul fiecarei sectiuni. Testele contin valori automate si valori manuale necesare calculului final pentru care au fost create. In general primul test al fiecarei sectiuni prezinta un centralizator care va influenta rezultatele celorlalte teste odata completat. Testelor ce contin date adaugate manual le pot fi atasate comentarii relevante in luarea deciziilor cat si documente justificatoare. Orice test poate fi adaugata in raportul misiunii de audit. Ca exemplu este folosita Sectiunea K unde in TESTE se regasesc: - K0 centralizatorul sectiunii - K01 K21 teste cu calcule tabelare specifice SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 32 / 79

33 Comentariile pot fi adugate prin editarea zonei specifice si apasarea butonului Adauga. Un comentariu odata adaugat devine needitabil, singura operatie posibila find stergerea. Pentru stergerea unui comentariu se apasa butonul de stergere din dreptul comentariului. Comentariile sunt atasate testului si in momentul tiparirii cat si in momentul includerii testului in raportul misiunii de audit acestea sunt ignorate. Documentatia poate fi adaugata prin alegerea unui fisier si apasarea butonului Adauga in zona Documentatie. Un document atasat poate fi vizualizat apasand cu mouse-ul pe numele lui sau poate fi sters prin apasarea butonului de stergere din dreptul documentului. Lista tuturor documentelor atasate poate fi accesata din meniul Documentatie. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 33 / 79

34 4.6 Teste personalizate Testele personalizate ofera flexibilitatea necesara crearii oricarui indicator sau calcul tabelar neacoperit de catre testele automate, pornind de la datele de importate. In cadrul unui test personalizat se pot crea referinte la: - Rapoartul Plan de Conturi - Rapoarte personalizate - Teste (automate) - Orice document prezent in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR Referintele contin date actualizate in momentul afisarii documentului Adaugarea unui test personalizat In zona de grupare documente verticala se alege TESTE. Primul document afisat in zona de navigare documente dupa testele automate se numeste Adauga (+). Se completeaza denumirea testului personalizat si se apasa butonul Creeaza test dupa care se asteapta cateva momente pana cand noul document va aparea. Denumirea testului nu poate fi schimbata odata creat documentul. Testele personalizate sunt afisate dupa Adauga (+) Utilizarea unui test personalizat Testul personalizat prezinta un document de calcul tabelar asemanator Excel. Pentru fiecare referinta adaugata se creaza un sheet cu numele corespunzator referintei care va contine datele actualizate in momentul deschiderii documentului extrase din referinta. Primele trei sheeturi de exemplu contin referinte la: FL P06 (test automat), rpp_rj1 (raportul personalizat pentru registru jurnal numit RJ1) si rppplandeconturi (raportul pentru planul de conturi). Ultimul sheet numit Foaie 1 este sheetul standard (poarta numele documentului) in care se vor face calculele tabelare cu referinta la primele trei sheeturi. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 34 / 79

35 Formulele adaugate in sheeturile care nu sunt referinte vor fi recalulate automat la incarcarea documentului. Pentru adaugarea unei referinte se apasa butonul Adauga Referinta Date. Se afiseaza o lista de referinte din care se va alege referinta dorita. Pentru exemplul anterior se prezinta un model de completare a sheetului Foaie 1 unde sunt sunt doua formule ce refera date din P06 si rpprl_rj1: Nota: SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 35 / 79

36 Formulele care referea date din rapoartele personalizate trebuiesc verificate dupa reimportul de date pentru a fi siguri ca datele noi aparute sunt cuprinse in formula. Testele personalizate sunt singurele elemente care nu sunt salvate in baza de date automat la efectuarea de schimari. Pentru a salva un test se apasa butonul Salveaza. Pentru stergerea definitiva a unui test se apasa butonul Sterge. 4.7 Riscuri Riscul inerent general (B4.1, B4.2), riscul inerent specific (B4.2), riscul de control genereal si riscul de control specific pot fi calculate si evaluate din documentul dedicat aflat fie in sectiunea B4 sau C fie global din Date contabile si rapoarte > Monitorizare Esantionare / Riscuri unde sunt afisate cele 3 documente plus cel dedicat monitorizarii esantionarii B Riscul Inerent - B4.1 si B4.2 Documentele B4.1 si B4.2 prezinta intrebarile necesare evaluarii riscului inerent conform Ghidului pentru un Audit de calitate din 2012 cat si mecanismul de calcul automat al indicelui de intersectie. Raspunsurile la fiecare intrebare din documentul B4.1 (Evaluarea Riscului Inerent) si B4.2 prima sectiune (Evaluarea Riscului Inerent) sunt contorizate in documentul B4.2 sectiunea a doua denumita Riscul Inerent General. Contorizarea raspunsurilor pentru fiecare risc in parte: Foarte scazut, Scazut, Mediu, Ridicat, Foarte Ridicat se face in coloanele specifice in sectiunea Riscul Inerent General din B4.2. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 36 / 79

37 In aceasta sectiune se completeaza Evaluare generala cu una din valori in functie de rationamentul profesional pe baza informatiilor centralizate in tabel. Valoarea completata in Evaluare generala este folosita in sectiunea urmatoare denumita Riscul Inerent Specific. In sectiunea Risc Inerent Specific, fiecare rand este evaluat si bifat in functie de rationamentul profesional. Odata bifata o casuta, se face calculul Indicelui de intersectie dupa cum urmeaza: fiecare coloana are o pondere in adunare: - Sistem expus erorilor/ sistem inadecvat/ sistem manual necomputerizat? = 10% - Contabil responsabil pt acest domeniu slab pregatit profesional? = 15% - Operatiuni complexe(natura efectiva, nu modul cum e ea inregistrata)? = 20% - Risc de pierderi/ deturnari de fonduri/ frauda? = 25% - Multe judecati profesionale/ calcule? = 15% - Operatiuni neobisnuite (natura operatiunii/procesului in afara sist.)? = 15% se aduna ponderile pentru fiecare bifa marcata daca rezultatul este: - <20% atunci Evaluarea Riscului este 1 - <40% atunci Evaluarea Riscului este 2 - <60% atunci Evaluarea Riscului este 3 - <80% atunci Evaluarea Riscului este 4 - >=80% atunci Evaluarea Riscului este 5 SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 37 / 79

38 din B7.2 matricea cu Sumarul Evaluarii Riscului se citeste celula corespunzatoare intersectiei Evaluarii riscului specific pe linie si coloana cu Riscul Inerent General; aceasta valoare este valoarea Indicelui de Intersectie. Indicele de intersectie este folosit in B7.2 la determinarea dimensiuni minime a esantionului Riscul de Control Documentul Riscul de control - C1.4, C1.5 prezinta intrebarile necesare evaluarii risculi de control conform Ghidului pentru un Audit de calitate din 2012 cat si mecanismul automat de calcul al Rsicului de Control Specific. Acest document poate fi accesat din zona de grupare verticala a documentelor Riscul de Control... din Sectiunea C sau din Date Contabile si Rapoarte > Monitorizare Esantionare / Riscuri. Raspunsurile la fiecare intrebare din document in prima sectiune (Riscul de Control) sunt contorizate in a doua sectiune Riscul de Control General. Pe baza rationamentului profesional se alege coeficientul de Evalare generala a Riscului de Control. Riscul de Control Specific se completeaza in cea de a treia sectiune a documentului pentru fiecare sectiune de audit in parte, cu valori intre 1(Risc Foarte Ridicat) si 5 (Risc Foarte Scazut). Valoarea riscului de control specific ales pentru fiecare sectiune de audit in parte este folosit in B7.2 la determinarea dimensiuni minime a esantionului. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 38 / 79

39 4.7.3 Determinarea dimensiunii minime a esantionului in B7.2 In documentul B7.2 in ultimul tabel se face calculul automat al dimensiunii minime a esantionului pentru fiecare cont in parte, conturi alese in centralizatoarele fiecarei sectiuni. Pentru coloana Fact. de risc iner. si spec. se preia Indicele de Intersectie din B4.2 calculat pentru fiecare sectiune in parte. Pentru coloana Fact. risc de control se preia valoarea specifica fiecarei sectiuni din documentul Riscul de Control Specific. Formula de calcul a dimensiunii minime a esantionului este: Valoarea aproximativa a populatiei (rulaj total) / Prag de semnificatie / Fact. de risc inerent si specific / Factor risc de control / Relevanta acordata revizuirii analitice. 4.8 Pragul de semnificatie Pragul de semnificatie se calculeaza conform ghidului privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR in Sectiunea B5.1. Evaluarea pragului de semnificatie depinde de utilizarea rationamentului profesional si trebuie sa tina cont de riscul de audit. Completarea pragului de seminficatie planificat genereaza un mesaj de informare conform caruia odata cu schimbarea pragului de semnificatie esantionarile trebuiesc actualizate prin rularea mecanismului de pregatire automata a esantionarii. Pentru actualizarea automata a esantionarilor se apasa butonul Esantionare prezent in bara de butoane a documentului B7.2. Mai multe detalii privind esantionarea se regasesc in capitolul dedicat esantionarii. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 39 / 79

40 4.9 Esantionarea Esantionarea cuprinde: - documentele de lucru cu esantioanele: Esantionarea Automata si manuala pe Registrul Jurnal pentru fiecare sectiune; Esantionare Jurnal Vanzari; Esantionare Jurnal Cumparari; - mecanismul de pregatire automata a esantioanelor pentru fiecare sectiune in parte (esantionarea tranzactiilor din Registrul Jurnal) si pentru facturile din Jurnalul de Vanzari si de Cumparari - monitorizarea evolutiei esantioanelor in B7.2 - sincronizarea evolutiei esantionului din Esantionare JV /JC in Esantionarea RJ Esantionarea automata pe Registrul Jurnal Documentul de Esantionare Automata specific fiecarei sectiuni in parte este intretinut automat de catre mecanismul de pregatire automata a esantioanelor prin completarea automata a conturilor conform centralizatorului fiecarei sectiuni si selectarea tranzactiilor apartinand esantionului prezentate in galben. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 40 / 79

41 Conturile utilizate sunt analitice iar lista de conturi nu poate fi schimbata aici, aceasta find preluata prin determinarea analiticelor conturilor listate in centralizator (Ex. D01, K01). Acest document nu poate fi sters. Esantionul poate fi modificat din zona documentului denumita ESANTIONARE prin bifarea casutei Esantion prezente pe randul tranzactiei sau completarea Corect, Incorect, Explicatii. Tranzactiile incluse in esantion au fundal galben. Orice modificare adusa unei tranzactii se reflecta automat in esantionul tranzactiei pereche in documentele de esantionare automata ce au definit acest cont Esantionarea manuala pe Registrul Jurnal Pot fi create mai multe esantionari manuale pe baza de conturi din zona de grupare documente verticala cu numele ESANTIONARE si alegerea documentului Adauga (+) in zona de navigare documente. Dupa completarea numelui esantionarii se apasa butonul Creare esantionare. Si in cateva momente noua esantionare va aparea in zona de navigare documente. Butonul Sterge va sterge definitiv esantionarea respectiva. Zona Conturi a documentului de esantionare permite adaugarea de relatii conturi debitor conturi creditor pe baza carora se va face esantionarea. Aceste relatii filtreaza intrarile din Registrul Jurnal si sunt incluse in esantion doar acele inregistrari care respecta filtrarea. Conturile pot fi sintetice sau analitice dar numai conturile analitice sunt luate in calculul monitorizarii esantionarii in B7.2. Fie cont debitor, fie cont creditor pot ramane necompletate caz in care se aduc toate tranzactiile aferente contului completat. Esantionarile pot fi incluse in raportul final al misiunii de audit Esantionare Jurnal Vanzari Esantionare pe Jurnalul de Vanzari se gaseste in cadrul Sectiunii N (Vanzari si Venituri) si poate fi accesata din zona de grupare documente verticala cu numele Esantionare JV. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 41 / 79

42 Mecanismul de planificare automata a esnatioanelor calculeaza esantionul prin includerea intrarilor din jurnalul de vanzari sortate in ordine descrescatoare dupa total document pana la atingerea procentului definit in cadrul B7.2. Zona Comparatie esantionare JV cu Pragul de semnificatie prezinta sumarul esantionarii si al populatiei. Populatia totala reprezinta totalul intrarilor din Jurnalul de Vanzari. Populatia esantionata din Jurnalul de Vanzari in functie de pragul de seminficatie poate fi modificata din zona documentului denumita ESANTIONARE JV prin bifarea casutei esantion prezente pe randul intrarii. Liniile incluse in esantion au fundal galben. Modificarea unei intrari esantionate atrage dupa sine modificarea automata a esantioanelor tuturor tranzactiilor facturii respective. Esantionarea pe Jurnalul de Vanzari poate fi inclusa in raportul final al misiunii de audit. Filtrarea dupa Treshold sau dupa Nr. Doc sau Denumire Societate sau Valoare Factura este vizuala insemnand ca disparitia unei linii nu atrage dupa sine eliminarea din esantion Esantionare Jurnal Cumparari Esantionare pe Jurnalul de Cumparari se gaseste in cadrul Sectiunii O (Achizitii si cheltuieli) si poate fi accesata din zona de grupare documente verticala cu numele Esantionare JC. Mecanismul de planificare automata a esnatioanelor calculeaza esantionul prin includerea intrarilor din junralul de cumparari sortate in ordine descrescatoare dupa total document pana la atingerea procentului definit in cadrul B7.2. Zona Comparatie esantionare JC cu Pragul de semnificatie prezinta sumarul esantionarii si al populatiei. Populatia totala reprezinta totalul intrarilor din Jurnalul de Cumparari. Populatia esantionata din Jurnalul de Cumparari in functie de pragul de seminficatie poate fi modificata din zona documentului denumita ESANTIONARE JV prin bifarea casutei esantion prezente pe randul intrarii. Liniile incluse in esantion au fundal galben. Modificarea unei intrari SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 42 / 79

43 esantionate atrage dupa sine modificarea automata a esantioanelor tuturor tranzactiilor facturii respective. Esantionarea pe Jurnalul de Cumparari poate fi inclusa in raportul final al misiunii de audit. Filtrarea dupa Treshold sau dupa Nr. Doc sau Denumire Societate sau Valoare Factura este vizuala insemnand ca disparitia unei linii nu atrage dupa sine eliminarea din esantion Mecanismul de pregatire automata a esantioanelor Mecanismul de pregatire automata a esantioanelor genereaza esantioanele tranzactiilor din Registrul Jurnal si a facturilor din Jurnalul de Cumparari si Jurnalul de Vanzari pe baza parametrilor prezenti in B7.2. Rezultatul rularii acestui algoritm prin apasarea butonului Esantionare din B7.2 este marcarea cu Esantion a tranzactiilor si facturilor alese (colorate in galben pe Esantionare Automata sau Esantioanre JV sau Esantionare JC). Pasi realizati automat de catre mecanismul de pregatire automata a esantioanelor: 1. Se stabilesc conturile care au rulaje peste pragul de semnificatie si cele care au rulaje sub pragul de semnificatie diferit de 0, pentru fiecare sectiune in parte (de la Sectiunea D la Sectiunea O); 2. Pentru conturile cu rulaje peste prag se aplica individual procentul valoric stabilit in B7.2 dupa eliminarea tresholdului. Fiecare cont cu rulaj peste pragul de semnificatie va avea esantionat un numar de tranzactii a caror valoare este egala sau depaseste valoarea procentului stabilit in B7.2 din totalul rulajului pe acel cont, tranzactii care au fost initial sortate descrescator si selectate incepand cu valoarea cea mai mare pana la valoarea cea mai mica. NOTA : tranzactiile cu valori peste pragul de semnificatie se includ in esantion automat indiferent de procentul stabilit! SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 43 / 79

44 3. Pentru conturile cu rulaje sub prag din cadrul unei sectiuni (deci sunt tratate separat pe fiecare sectiune) a caror suma de rulaje depaseste pragul de semnificatie, se aplica urmatorul algoritm : conturile se ordoneaza descrescator dupa rulajul total si se introduc in esantion conturi pornind de la primul ca si valoare pana cand suma rulajelor conturilor ramase devine mai mica decat pragul de semnificatie. La conturile introduse astfel in esantion se aplica procentul stabilit in B7.2 dupa eliminarea tresholdului. Aplicarea procentului se face ca si la punctul 2 individual pentru fiecare cont intrat astfel in esantion. 4. Esantionarea JV/JC se realizeaza alegand in esantion din facturile (fie din JV sau JC) ordonate descrescator dupa valoare totala document, facturi, pana cand suma valorilor lor devine egala sau mai mare cu valoarea procentului stabilit in B7.2 din totalul facturilor ( fie din JV sau din JC) Completarea datelor necesare algoritmului de pregatire automata a esantioanelor Pasii necesari completarii datelor utilizate de algoritmul de pregatire automata a esantioanelor din cadrul aplicatiei: Trebuie importate minim o Balanta sintetica/analitica (pe Ianuarie), Registrele jurnal, Jurnalele de vanzari si Jurnalele de cumparari aferente perioadei care se doreste a fi esantionata Verificarea conturilor aferente fiecarei sectiuni in Centralizatorul de Conturi (care este continut de primul TEST in cadrul fiecarei sectiuni) si completarea/modificarea listei in functie de rationamentul profesional. In baza acestor centralizatoare de conturi programul va aloca in Centralizatorul din sectiunea B.7.2. conturile pe fiecare sectiune in parte. Se considera conturile cu rulaj total diferit de 0. Stabilirea Pragului de Semnificatie Planificat in sectiunea B.5.1. Stabilirea riscurilor in B.4.1, B.4.2 si Riscurile de Control din Sectiunea C, ce vor fi folosite in stabilirea dimensiunii Esantionului Minim Stabilirea procentelor valorice de esantionare pentru fiecare cont cu rulaj peste prag sau sub prag precum si Jurnalelor de Vanzari si Cumparari in cadrul formularului continut de Centralizatorul B.7.2. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 44 / 79

45 Stabilirea valorii procentuale a Treshold-ului din Pragul de Semnificatie. Exemplu : La un Prag de Semnificatie stabilit la si un procent al tresholdului de 1% inseamna ca valoarea Treshold-ului va fi de NOTA : toate tranzactiile si facturile a caror valoare este mai mica decat Treshold-ul stabilit nu vor mai fi afisate in cadrul esantioanelor! Se apasa butonul de Esantionare din cadrul B Durata procesului variaza in functie de numarul de tranzactii totale din Registrul Jurnal si capacitatile tehnice ale calculatorului/serverului, mai exact intre 1 si 10 minute. Afisarea rezultatelor esantionarii se face in Centralizatorul B7.2 si in cadrul tab-urilor cu esantionari din fiecare sectiune. In sectiunile N si O sunt prezente 2 tab-uri verticale de esantionare, unul denumit ESANTIONARE, care trateaza esantioanele pregatite cu tranzactii aferente acestor sectiuni in documentul Esantionare Automata iar cel de-al doilea tab vertical denumit ESANTIONARE JV pentru Sectiunea N si ESANTIONARE JC pentru Sectiunea O trateaza esantioanele pregatite din facturi Monitorizarea evolutiei esantioanelor - B7.2 Centralizatorul B7.2 permite monitorizarea evolutiei esantioanelor cat si configurarea in detaliu pentru fiecare cont a parametrilor algoritmului de esantionare cat si a completarii informatiilor din ghid: Relevanta acord revisuire, E necesar esantionul, Motivul lipsei esantionului. Regulile de functionare a esantionarii si cum se reflecta in Centralizatorului B.7.2. si in documentele cu esantioanele propriu-zise : Conturile afisate in cadrul Centralizatorului B.7.2. contin fie un (D), fie un (C) in coada, asta reprezentand Debitul (D) sau Creditul (C) contului. In cadrul programului nostru sunt tratate separat. O tranzactie/factura este considerata esantionata sau facand parte din esantion daca are bifa pusa in coloana Esantion si este colorata cu galben (asa le puteti identifica si in esantionarile de pe fiecare sectiune); O tranzactie/factura care este esantionata este considerata verificata daca are o bifa de Corect sau Incorect ; SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 45 / 79

46 Un cont care apartine esantionului propus de mecanismul automat apare in Centralizatorul B.7.2 marcat de culoarea galbena, rosie sau verde. Contul marcat cu galben este un cont care apartine esantionului si care nu are activata nici o cheie de verificare. Contul marcat cu rosu este contul care apartine esantionului dar care are activata o cheie de verificare. Contul marcat cu verde este contul care apartine esantionului si are verificata intreaga populatie esantionata aferenta si nu are activa nici o cheie de verificare; O bifa de corect sau incorect pusa pe o tranzactie inseamna bifarea verificarii automat pentru ambele conturi implicate in tranzactie; O bifa de corect sau incorect pusa pe o factura inseamna bifarea automata a tranzactiilor din nota contabila aferenta acestei facturi; Exista 3 chei de verificare in cadrul centralizatorului B.7.2., si anume: o o o Cheia de verificare a procentului valoric al esantionarii. Se activeaza atunci cand un cont cu rulaj total mai mare decat pragul de semnificatie are un procent valoric esantionat mai mic decat cel stabilit de dumneavoastra. Cheia de verificare a respectarii dimensiunii esantionului minim. Se activeaza atunci cand un cont esantionat are numar total de tranzactii mai mare ca dimensiunea minima a esantionului dar numarul de tranzactii esantionate mai mic ca dimensiunea minima a esantionului. Cheia de verificare a erorii tolerabile. Se activeaza atunci cand prin extrapolarea erorilor gasite in tranzactiile unui cont obtinem o valoare mai mare decat pragul de semnificatie, caz in care se va afisa mesajul Mai esantioneaza. Mesajul implicit este Eroare Tolerabila chiar daca nu exista nici o eroare in acel esantion. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 46 / 79

47 In cadrul Centralizatorului B.7.2. exista posibilitatea ca procentul valoric de esantionare si treshold-ul sa fie modificate individual pentru fiecare cont in parte. Astfel in partea dreapta a tabelului, coloana Procentaj Valori conturi peste prag si coloana Treshold procent din PS contin procentele valorice stabilite initial si folosite pentru esantionarea existenta. Acestea pot fi modificate in urma rationamentului profesional independent pentru fiecare cont. NOTA: Pentru ca aceste modificari sa intre in vigoare trebuie apasat din nou butonul de esantionare! Orice modificare facuta in documentele care contin esantioanele este regasita automat si in Centralizatorul B Pentru o reactualizare a informatiilor din B7.2 in urma unor modificari efectuate in documentele de esantionare propriu-zise este nevoie de redeschiderea documentului sau de apasarea butonului Reincarca ; Modificarea datelor initiale folosite de catre algoritmul de esantionare automata atrage dupa sine necesitatea reesantionarii automate prin apasarea butonului Esantionare din B 7.2. Acest lucru este semnalat si de catre un mesaj de notificare aparut dupa modificarea deatelor. Aceste date sunt: importul / reimportul RJ / JV /JC, pragul de semnificatie din B 5.1, parametrii de esantionare generali din B 7.2 (procentele din al doilea tabel), parametrii de esantionare individuali apartinand fiecarui cont; NOTA: In intervalul de timp scurs de la modificarea datelor folosite de algoritmul de esantionare automata si momentul apasarii butonului Esantionare, datele afisate in Centralizatorul B 7.2 sunt cele calculate cu vechii parametrii si de aceea pot parea inconsistente. Descrierea coloanelor din Centralizatorul B.7.2. : SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 47 / 79

48 Intrare Valoare aproximativa a populatiei (rulaj total) Numarul total de tranzactii pe cont Valoarea tranzactiilor din esantion Numarul tranzactiilor din esantion Procentaj valoric al tranzactiilor din esantion(%) Descriere Rulajul total pe contul respectiv; Numarul total al operatiilor pe debit (D) sau pe credit (C) inregistrate pe acest cont; Valoarea tranzactiilor incluse in esantion; Numarul tranzactiilor incluse in esantion; Cat la suta reprezinta valoarea esantionului din valoarea totala a rulajul de pe un cont; Procentajul tranzactional al tranzactiilor din esantion(%) Valoarea tranzactiilor cu erori din esantion Cat la suta reprezinta numarul de tranzactii din esantion din numarul total de tranzactii de pe un cont; Valoarea tuturor tranzactiilor din esantion care au bifa de Incorect ; Cheie verificare eroare tolerabila Numar tranzactii cu erori din esantion Numar tranzactii verificate din esantion Evolutie verificare tranzactii din esantion(%) Valoarea totala tranzactii sub treshold Numarul total tranzactii sub treshold Mesajul implicit este de Eroare Tolerabila chiar daca nu exista erori identificate in esantion dar el se schimba in momentul in care extrapolarea valorii tranzactiilor cu erori din esantion (se face automat la fiecare modificare in esantion) genereaza o valoare mai mare decat pragul de semnificatie. In caz de eroare mesajul este Mai Esantioneaza ; Numarul tranzactiilor din esantion care au bifa de Incorect ; Numarul tranzactiilor din esantion care au bifate una dintre coloanele de Corect sau Incorect ; Cat la suta reprezinta numarul tranzactiilor verificate din totalul tranzactiilor din esantion; Suma tuturor tranzactiilor din populatia totala a contului care au o valoare sub treshold; Numarul tuturor tranzactiilor din populatia totala a contului care au o valoare sub treshold; SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 48 / 79

49 Intrare Procent valoare tranzactii sub treshold(%) Descriere Cat la suta reprezinta valoarea totala a tranzactilor cu o valoare sub treshold din rulajul total de pe cont; Treshold (procent din PS) Treshold Valoare Procentaj esantionare conturi peste prag Procentul din pragul de semnificatie stabilit initial de catre auditor. El este editabil, in acest camp poate fi modificat pentru fiecare cont in parte. Atentie: pentru a activa modificarea dumneavoastra este nevoie de apasarea butonului de Esantionare din nou; Valoarea tresholdului care rezulta in urma aplicarii procentului stabilit de catre auditor; Valoarea stabilita initial de catre auditor. Campul este editabil, auditorul putand modifica procentul valoric de esantionare pentru fiecare cont in parte. Atentie: pentru a activa modificarea dumneavoastra este nevoie de apasarea butonului de Esantionare din nou; 4.10 Teste Urmarire Erori U01 - Utilizare balanta de verificare Documentul U01 prezinta diferentele intre Balanta incarcata si cea calculata pe baza informatiilor din Registrul Jurnal. In document sunt afisate concomitent intrari din amadoua balantele. Coloana Tip Balanta, arata din ce tip de balanta este linia. Avand intrarile una sub cealalta, se pot observa foarte usor diferentele intre Sumele Precedente, Rulaj in luna sau Soldurile Finale. Contul si luna unde exista probleme sunt afisate in primele coloane. Ultima coloana denuita Erori explica locul unde apare eroarea si valoarea diferentelor. De asemenea, celula care a introdus eroarea are textul sccris cu rosu. Diferenta afisata in coloana Erori se face cumuland diferentele analiticelor pentru sintetice. Daca o linie nu are pereche inseamna ca nu se regaseste in cealalta Balanta. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 49 / 79

50 Este responsabilitatea auditorului ca pe baza acestor informatii sa solicite sau nu clientului anumite ajustari in registrul jurnal sau balanta pe care sa le reincarce in aplicatie. Pot fi mai multe cauze pentru aparitia acestor diferente: erori contabile erori de import ale datelor: - conturi analitice tratate ca sintetice pentru ca nu respecta OMFP linii din Registrul Jurnal respinse in timpul importului (se regasesc in logul importului) - sume precendete/sold initial nu a fost calculat corect la importul manual clientul auditat lucreaza cu balanta inchisa si RJ deschis sau invers erori de extragere ale datelor din sistemul informatic al clientului: - nu au fost respectati pasii de export descrisi la import - nu au fost extrase toate tranzactiile din RJ U07 - Avertizari formule contabile Testul afiseaza tranzactiile care in momentul importului Registrului Jurnal pentru aplicatiile contabile ce folosesc monografia complexa, nu au putut fi transformate in monografie simpla. Se foloseste conceptul de CONT_FICTIV pentru a nu afecta rulajele pe cont si pentru a evidentia acest gen de tranzactii in U07 cat si in Registrul Jurnal. Tranzactiile care nu au fost potrivite sunt inregistrate in RJ ca si operatii intre contul ramas nepotrivit si CONT_FICTIV. Aplicatiile contabile ce folosesc monografia complexa sunt: SAP, SCALA, Ciel v6, Navision. Fisa de cont poate fi folosita pentru a afisa toate operatiile cu CONT_FICTIV. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 50 / 79

51 Este recomandat ca toate tranzactiile afisate in acest test sa fie verificate in fisierul brut oferit de catre client. Pentru gruparea operatiilor contabile apartinand aceleasi tranzactii tehnice se foloseste campul explicatie unde se regaseste idul tranzactiei tehnice U08 - Formule contabile neconforme cu OMFP 3055/2009 Testul afiseaza tranzactiile din Registrul Jurnal neconforme cu OMFP 3055/2009 si permite marcarea celor conforme politicilor contabile ale clientului, insumand pentru fiecare pereche cont debit-cont credit numarul de tranzactii cat si valoare absoluta. Detaliile acestor tranzactii se regasesc in U09. Testul permite umrarirea evolutiei verificarilor prin bifa de Formula Corecta si campul Observatii B Verificare solduri initiale. Principiul continuitatii. Test utilizat in verificarea principiului continuitatii. Acest test utilizeaza ultima balanta din anul anterior auditului si prima balanta din anul auditat pentru a verifica soldul final in raport cu soldul initial. Testul afiseaza conturile cu diferentele marcate in rosu pentru o mai buna evidentiere a erorilor. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 51 / 79

52 N06 - Intrari cu date lipsa Test utilizat in verificarea corectitudinii intrarilor din Jurnalul de Vanzari din punct de vedere al prezentei datelor de identificare ale facturii. Acest test utilizaeaza Jurnalul de Vanzari si afiseaza facturile din care lipsesc: Nr de ordine sau data factura sau denumire client sau CUI N07 - Intrari multiplicate Test utilizat in verificarea corectitudinii intrarilor din Jurnalul de Vanzari din punct de vedere al duplicarii facturilor. Acest test utilizeaza Jurnalul de Vanzari si afiseaza facturile dublate. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 52 / 79

53 O06 - Intrari cu date lipsa Test utilizat in verificarea corectitudinii intrarilor din Jurnalul de Cumparari din punct de vedere al prezentei datelor de identificare ale facturii. Acest test utilizeaza Jurnalul de Cumparari si afiseaza facturile din care lipsesc: Nr de ordine sau data factura sau furnizor sau CUI O07 - Intrari multiplicate Test utilizat in verificarea corectitudinii intrarilor din Jurnalul de Cumparari din punct de vedere al duplicarii facturilor. Acest test utilizeaza Jurnalul de Cumparari si afiseaza facturile dublate Parti afiliate - Sectiunea R Identificarea automata a tranzactiilor asociate operatiilor cu partile afiliate din Jurnalul de Cumparari, Jurnalul de Vanzari si Registrul Jurnal se obtine prin utilizarea testelor R01-R05. Aceasta suita de teste porneste de la definirea in R01 a descrierii partilor afiliate urmand ca pe baza fie a CNP/CUI, fie a Nume/Denumire Parte Afiliata, fie a Cont Analitic sa fie cautate toate SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 53 / 79

54 operatiile contabile pe Jurnalul de Cumparari (R02), pe Jurnalul de Vanzari (R03) si in Registrul Jurnal (R05). Cautarea tranzactiilor cu partile afiliate se face in Registrul Jurnal dupa cum urmeaza: 1. se identifica facturile facturile din Jurnalul de Cumparari aferente partilor afiliate folosinduse Nume/Denumire Parte Afiliata sau CNP/CUI. Potrivirea acestor informatii este CASE SENSITIVE si se face pe integral pe valoarea respectiva. Ex: Nume = "Societatea111" este identificat in JC numai daca factura are furnizor "Societate111" iar facturile care au "Societate " nu sunt considerate; 2. se identifica facturile facturile din Jurnalul de Vanzari aferente partilor afiliate folosindu-se Nume/Denumire Parte Afiliata sau CNP/CUI. Potrivirea acestor informatii este CASE SENSITIVE si se face pe integral pe valoarea respectiva. Ex: Nume = "Societatea111" este identificat in JV numai daca factura are furnizor "Societate111" iar facturile care au "Societate " nu sunt considerate; 3. se cauta in Registrul Jurnal toate tranzactiile care apartin facturilor identificate la punctul 1 sau punctul 2 afisandu-se in R05. Identificarea se face folosindu-se Numar Document si Data Document din Registrul Jurnal si JV/JC. Daca Numar Document sau Data Document nu se potrivesc in totalitate si concomitent cu valorile alese din JV sau JC atunci tranzactiile nu sunt considerate. Un import care nu incarca Numar Document sau Data Document va face ca R05 sa nu afiseze tranzactiile; 4. se cauta in Registrul Jurnal toate tranzactiile efectuate prin contul analitic aferent partii afiliate daca acest cont este definit si rezultatul se afiseaza in R05; 5. se adauga tranzactiile alese manual in R04 si se afiseaza in R05. R04 permite marcarea tranzactiilor ca apartinand unei parti afiliate direct pe registrul jurnal. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 54 / 79

55 Testul R05 centralizeaza tranzactiile prezente in JC (R02), in JV (R03) si inregistrarea lor contabila, lista la care se pot adauga manual operatii din RJ (R04) care nu au corespondent in JC/JV. Tot in R05 apar inregistrarile contabile asociate direct cu conturile analitice in R01 (daca aceasta asociere exista). Fiecare tranzactie din acest test trebuie completata cu motivarea ei. Sursa Tranzactie indica sursa tranzactiei si poate fi: JC (adus din R02) sau JV (adus din R03) sau Manual (adus din R04) sau Cont analitic (adus pe baza contuli analitic indicat in R01). NOTA: Actualizarea campului Parte afiliata definit in R01 se propaga in R02, R03, R04, R05 prin apasarea butonului Reincarca sau la redeschiderea documentului Recomandari Recomandarile facute de catre auditor in cazul idenitifcarii unor probleme majore pot fi adaugate in cadrul fiecarei sectiuni in zona Obiective. Continutul recomandari poate fi modificat in orice moment. Daca mai multe probleme sunt gasite in cadrul aceliasi sectiuni, se apasa butonul Adauga recomandare pentru a adauga o noua recomandare atasata sectiunii. Noua recomandare va avea titlul Recomandarea numarul 2 si va fi afisata sub prima recomandare. Recomandarile pot fi sterse apasand butonul Sterge recomandare prezent in dreptul recomandarilor cu numere mai mari ca unu. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 55 / 79

56 Recomandarea afisata poate fi tiparita prin apasarea butonului Tiparire. Dupa apasarea butonului Adauga recomandare se afiseaza recomandarea noua sub cea deja existenta: Centralizatorul tuturor recomandarilor facute in cadrul misiunii de audit poate fi accesat pentru vizualizare din meniul Finalizarea misiunii de audit > Recomandari. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 56 / 79

57 4.13 Foi de lucru Zona de grupare documente verticala FOI LUCRU grupeaza toate foile de lucru specifice unei sectiuni. Aceste foi de lucru pot fi referite din Liste de Verificare a fiecarei sectiuni si reprezinta zona de argumentare a decizilor luate. Pentru adaugarea unei Foi de Lucru se deschide primul document afisat denumit Adauga (+). Se completeaza denumirea foii de lucru si se apasa butonul Creeaza foaie de lucru dupa care se asteapta cateva momente pana cand noul document va aparea. Denumirea foii de lucru nu poate fi schimbata odata creat documentul. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 57 / 79

58 4.14 Ajustari - Sectiunea U Ajustarile sunt un instrument pentru corectarea erorilor contabile si sunt prezente in Sectiunile de la D la Q in zona de grupare documente verticala cu numele AJUSTARI. Totalul ajustarilor se cumuleaza in centraliztorul din Sectiunea U > TESTE > U03 in zona documentului denumita Centralizator Ajustari. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 58 / 79

59 Zona documentului denumita Comparatie Valoare ajustari implementate cu Pragul de semnificatie prezinta diferenta intre totalul ajustarilor implementate (cu casuta Aplicata/Implementata bifata) si pragul de semnificatie. Pentru a urmari implementarea ajustarilor in contabilitate, este necesara o balanta de referinta pe baza careia sa se poata evidentia exact ce s-a modificat. Prin urmare, in sectiunea U02 se apasa butonul Replica Balanta. Prin aceasta actiune se creeaza o copie a Balantei sintetice incarcata in luna noiembrie si o copie a Registrului Jurnal incarcat in luna decembrie. Prin eliminarea inchiderilor de luna din registrul jurnal din decembrie salvat (testul U04) si aplicarea ajustarilor propuse (care vor trebui sa contina si noile inchideri U03) peste balanta referinta, se obtine varianta de balanta cu modificarile implementate in contabilitate (U05). SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 59 / 79

60 Ajustarile din U03 sunt aplicate in U05 numai daca este bifata coloana Aplicata/Implementata si numai daca acest cont ajustat este deja prezent in balanta. In testul U06 se evidentiaza diferentele intre balanta implementata in contabilitate si ultima balanta incarcata (calculata din Registrul Jurnal) in decembrie. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 60 / 79

61 Daca in testul U06 nu exista nici o diferenta in coloanele Diferente, atunci inseamna ca toate recomandarile de ajustare ale auditorului au fost implementate in contabilitate. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 61 / 79

62 5. Raport finalizare misiune Raportul de finalizare a misiunii reprezinta raportul de documentare a misiunii de audit, ce va fi folosit de catre auditor si poate fi accesat din meniul Finalizarea misiunii de audit > Raport Finalizare Misiune. Un raport finalizare misiune este reprezentat de un fisier in format PDF. Raportul de finalizare a misiunii poate include orice obiectiv, lista de verificare, test, document incarcat, recomandare, foaie de lucru, esantionare, printr-o selectare rapida. Pot fi generate mai multe rapoarte de finalizare a misiunii pentru aceasi misiune prina apasarea butonui Generare, fiind in raspunderea auditorului continutul raportului si versiunea depusa. Un raport de finalizare a misunii poate fi sters apasand butonul de stergere din dreptul raportului. Odata apasat butonul Generare se va deschide un dialog cu doi pasi in care se pot alege elementele ce vor fi incluse in raportul de finalizare a misiunii. Pasul 1 denumit Alegere sectiuni si rapoarte prezinta lista tutoror documentelor prezente in aplicatie ierarhizate dupa sectiuni si rapoarte pe primul nivel, denumirea zonei de grupare verticala documente pe nivelul al doilea si documentele pe nivelul al treilea. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 62 / 79

63 Structura fisierului PDF rezultat cat si ordinea documentelor este urmatoarea: - A14.1 RAPORTUL AUDITULUI / Continut Raport de audit / Copie Raport de audit. Aceasta intrare este adaugata automat in raportul de finalizare a misiunii. - A1.1 Copie dupa situatile financiare semnate Aceasta intrare este adaugata automat in raportul de finalizare a misiunii. - Continut ghid CAFR doar intrarile alese in ordinea prezentarii lor in arbore o Sectiunea B Planificarea Auditului o Sectiunile Auditului > Sectiunea D... Sectiunea U > OBIECTIVE o Sectiunea A Finalizarea auditului (cu exceptia A14.1 si A1.1) - Intrarile alese care nu fac parte din ghidul CAFR in ordinea prezentarii lor in arbore Foile de lucru personalizate sunt adaugate in raport ca atasamente in cadrul fierului PDF. Pasul 2 denumit Generare raport prezinta detalii despre operatia de generare a raportului. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 63 / 79

64 Documentele sunt afisate in ordinea in care sunt adaugate in raport iar la terminarea generarii documentul PDF rezultat va fi deschis cu aplicatia standard inregistrata in sistemul de operare pentru fisere PDF. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 64 / 79

65 6. Securitate - Multi User Configurarea utilizatorilor si a drepturilor de acces sunt accesibile doar in cazul ultilizarii variantei Multi User si este accesibila din meniul principal Setari Utilizator > Securitate date / Utilizatori, Grupuri si Roluri. Din punct de vedere al securitatii exista urmatoarele concepte: Utilizator - cel care se conecteaza pentru a accesa aplicatia identificat printr-un nume si o parola; Rol utilizator - un grup de permisii identificat printr-un nume si asociat unei misiuni; un utilizator apartinand unui rol sau mai multor roluri insumeaza persmisinuile tuturor rolurilor; Permisiuni - dreptul de a efectua anumite actiuni; Sunt definite doua tipuri de roluri: roluri de misiune - create automat la adaugarea unei noi misiuni; un utilizator apartinand acestui rol are permisiunile rolului numai in aceasta misinue; roluri generice - create automat in momentul instalarii, roluri care nu pot fi sterse; un utilizator apartinand acestui rol are permisiunile rolului in toate misiunile definite; Lista rolurilor definite in sitem si permisiunile feicarui rol: Rol Administratori Manageri Misiune Auditori Auditori Externi Permisiuni Creare misiune DA NU NU NU Finalizare/Definalizare misiune DA DA NU NU Generare Raport Finalizare Misiune DA DA DA NU Modificare Continut misiune DA DA DA NU Creare Utilizatori DA NU NU NU SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 65 / 79

66 Asociere Utilizator In Misiune (alocare rol Auditori/Auditori Externi) DA DA NU NU Schimbare parola proprie DA DA DA DA Schimbare parola alti utilizatori DA NU NU NU La aduagarea unei misiuni de audit cu numele <NUME> pentru anul auditat <AN> se creaza automat rolurile: Administratori <NUME fara spatii>-<an> Manageri Misiune <NUME fara spatii>-<an> Auditori <NUME fara spatii>-<an> Auditori Externi <NUME fara spatii>-<an> Exemplu: pentru misiunea Test pentru anul 2012 se creaza automat rolurile: Manageri Misiune TEST , Auditori TEST , Auditori Externi TEST , Administratori TEST Ecranul de Securitate date/ Utilizatori, Grupuri si Roluri contine doua sectiuni pentru editarea mai intai a rolurilor asociate unui utilizator si o a doua sectiune pentru editarea utilizatorilor apartinand unui rol. Un utilizator poate fi adaugat prin apasarea butonului Adaugare si completarea numelui si a parolei acestuia. Un utilizator poate fi adaugat numai de catre un utilizator apartinand rolului de administratori. In coloana Apartine rolurilor se afiseaza lista rolurilor disponibile si marcate cu o bifa sunt rolurile deja asociate utilizatorului. Pentru a asocia/dezasocia un rol, se apasa pe bifa rolului. Cand un rol nu apartine nici unui grup el va fi afisat ca aprtinand rolului Fara Drepturi. Operatiile privind asocierea/dezasocierea unui utilizator unui rol se poate face doar de catre administrator sau de catre managerul misiunii. Schimbarea parolei se face prin editarea coloanei parola cu noua parola dorita. Modificarea poate fi efectuata de catre administrator sau de catre utilizatorul respectiv. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 66 / 79

67 Sectiunea Roluri permite asocierea unui utilizator unui rol prin selectarea din lista. Utilizatori nebifati nu apartin rolului respectiv. O diferenta fata de varianta Single User este aceea ca varianta Multi User solicita autentificarea dupa pornirea aplicatiei prin urmatorul ecranul de conectare: Utilizator, Hostname si port sunt pastrate intre conectari si pot fi modifcate la randul lor din ecranul de setari. Stabilirea conexiunii se face pe hostnameul si portul indicat si este obligatoriu ca masina pe care ruleaza Multi User Client sa poata deschide un socket pe masina unde ruleaza Multi User Server pe portul si ipul/hostanmeul indicat. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 67 / 79

68 7. Actualizarea Actualizarea versiunii Single User si a versiunii Multi User Client cu ultimele versiuni se realizeaza automat odata cu pornirea aplicatiei si prin verificarea periodica a serverului unde sunt publicate noile versiuni. Dupa descarcarea automata a acestora, un mesaj va atentiona utilizatorul de faptul ca are noi actualizari care asteapta sa fie instalate si se va solicita repornirea aplicatiei. Dupa prima pornire a aplicatiei, actualizarile se instaleaza automat. Versiunea curenta a aplicatiei se gaseste afisata in titlul ferestrei, de exemplu : GAUDIT v Pentru actualizarea versiuni Multi User Server se face manual pentru a nu afecta mediul de productie urmand pasii: 1. Se verifica descarcarea automata a actualizarii in folderul updates din radacina instalarii. O actualizare este descarcata daca in folderul updates exista cel putin un fisier cu numele update_v100xxxxxx.jar. 2. Deschideti lista de servicii (Start -> Run -> services.msc) 3. Alegeti serviciul Gaudit Server si alegeti Restart 4. Asteptati aplicarea actualizarii care se va finaliza cu inchiderea serviciului Gaudit PostgreSQL. Din directorul updates va disparea fisierul update_v100xxxx.jar odata instalata actualizarea. 5. Alegeti serviciul Gaudit PostgreSQL si alegeti Start Pentru versiunea Multi User este recomandat ca toate interfetele Multi User Client sa fie inchise in timpul actualizarii serverului. Nota: Actualizarea aplicatiei este un serviciu optional si nu este inclusa in aplicatia de baza. Pentru a beneficia de acest serviciu contactati contact@gaudit.ro SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 68 / 79

69 8. Copii de siguranta Din meniul Setari Utilizator > Setari Aplicatie se pot modifica parametri copiilor de siguranta. Mecanismul ruleaza automat la intervalul de timp specificat pastrand numarul de copii definit. O copie de siguranta permite restaurarea datelor din momentul in care s-a facut copia de siguranta. Directorul copii de siguranta trebuie sa fie definit pe un mediu de stocare sigur caruia i se fac salvari repetate pe alte medii de stocare. Generarea copiilor de siguranta se face automat si este consistenta indiferent de operatiile efectuate in acel timp de catre utilizatori asupra bazei de date. SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 69 / 79

70 9. Organizarea interfetei Elemenetele principale prezente in interfata: Bara de meniu. Zona de grupare verticala a documentelor Zona de navigare documente. Splitter ecran simplu, vertical, orizontal, multiplu Utilizarea Splitter-ului de ecran este recomandata pentru accesarea rapida concomitenta a mai multor informatii. Documentele prezentate in Splitter sunt needitabile si sunt incarcate in momentul deschiderii lor. Un exemplu de utilizare a Splitter-ului este cautarea unei tranzactiilor unei facturi in Note contabile JV pentru a decide in cadrul esantionarii daca este corecta sau nu: SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 70 / 79

71 SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 71 / 79