PROCEDIMENTO PRC -07 Revisão: 17 Data: 14/10/2013 7

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1 Página 1 de 8 ESTRUTURA: 1-Objetivo: 2-Campo de Aplicação: 3-Documento de Referência: 4-Definições e Siglas: 5-Descrição do Procedimento: Data da Revisão Nº da Revisão Histórico das Alterações 20/08/200 0 Emissão Inicial Aprovada 01/02/ Revisão total deste procedimento para atendimento da Norma ISO/IEC 1021: /0/ Inserido o item , que diz que o auditor deve inserir as evidência(s) objetiva(s), que sustentam suas decisões em relação a solução das nãoconformidades encontradas em auditoria, além de ser colocado no formulário um campo para que ele registre a evidência objetiva. 28/02/ Adequação do procedimento para atendimento ao Sistema de Gestão Integrado da CONCEITOS. 14/10/ Alterado o plano de auditoria para clientes PBQP-H 1. Objetivo: Este procedimento demonstra a forma que a CONCEITOS determina as condições exigíveis para concessão de certificação. 2. Campo de Aplicação: Este procedimento é aplicável a todos os solicitantes que se encontram em processo de certificação ou que já sejam certificados pela CONCEITOS e também para própria CONCEITOS. 3. Documento de Referência: Fontes de consulta: NBR ISO/IEC 1021:2011 Avaliação da Conformidade Requisitos para organismos que fornecem auditoria e certificação de sistemas de gestão. NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos NBR ISO 14001:2004 Sistemas da Gestão Ambiental Requisitos com Orientação para Uso

2 Página 2 de 8 PBQP-H/Siac Sistema de Avaliação da Conformidade de Empresas de Serviços e Obras da Construção Civil SIAC. NBR ISO 14065:2012 Gases de Efeito Estufa Requisitos para Organismos de Validação e Verificação de Gases de Efeito Estufa para uso em acreditação e outras formas de reconhecimento. NBR ISO :200 Especificações e orientações para a Validação e Verificação de Declarações relativas a Gases de Efeito Estufa. 4. Definições e Siglas: 4.1 Auditor= pessoa qualificada que irá realizar as avaliações nos clientes. 4.2 Auditor Líder= pessoa qualificada que irá realizar as avaliações nos clientes e coordenar a equipe auditora. 4.3 Plano de Auditoria= Descrição das atividades e arranjos para uma auditoria. 4.4 Conclusão de Auditoria = resultado de uma auditoria apresentado pela equipe de auditoria, após levar em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações de auditoria. 4.5 Não-conformidade maior = não atendimento total a um requisito da norma. 4.6 Não-conformidade menor = não atendimento a um requisito da norma. 4. Observações = Podem ser consideradas como pontos de melhorias ou preocupações. 5. Descrição do Procedimento: 5.1 Auditoria Inicial de Certificação: Planejamento e Determinação dos Requisitos de Certificação: A Coordenação Operacional deverá verificar qual(is) o(s) auditor(s) e ou especialista técnico deverão realizar a auditoria, o tempo de (Homem/Dia), conforme Tabela de Auditoria FOR-62 e demais itens necessários para realização da auditoria Deverá lançar os dados no Planejamento e Controle de Auditorias.

3 Página 3 de Simultaneamente deverá solicitar ao cliente os documentos necessários para elaboração do Plano de Auditoria e demais ajustes Os documentos necessários são no mínimo: - O Manual; - Política referente ao Sistema de Gestão solicitante; - Estrutura da Organização O Auditor ao receber a cópia dos documentos enviados pelo cliente, deverá verificar os dados constantes e dar ou não, sua confirmação, ou ainda entrar em contato com o Departamento Operacional para esclarecer dúvidas, caso venha a ocorrer, apresentação de alguma restrição, quanto a ameaça de imparcialidade, e ainda possa(m) ser realizada a análise documental e, o auditor Líder (caso seja uma equipe) possa fazer suas alterações (caso seja necessário) no FOR-53 Plano de Auditoria e para PBQP- H FSG9 1V- Plano de auditoria, pré elaborado Após acertos do FOR-53 Plano de Auditoria e para PBQP-H FSG9 1 V - Plano de auditoria, o Auditor responsável pela elaboração deverá emiti-lo ao Departamento Operacional, que deverá enviá-lo ao cliente, para que o mesmo seja informado do(s) nome(s) do(s) membro(s) que irá(ão) realizar a auditoria, ratificação da data da auditoria, estimativa de horários, locais a serem auditados etc, para permitir-lhe apresentar manifestações contra a designação de quaisquer auditor(es) ou especialista(s) técnico(s), ou qualquer alteração que seja necessária Realização do serviço de certificação: A certificação deverá se dar em duas fases: AUDITORIA FASE-1: Caso após análise verificar que não há necessidade da auditoria ser realizada nas instalações do cliente. O auditor designado para esta atividade deverá analisar a documentação enviada pelo cliente e preencher o formulário For:12 Relatório de Auditoria Fase-1 e enviar ao Departamento Operacional, que deverá enviá-lo ao cliente. Itens que serão analisados para tomada de decisão quanto a auditoria ser in-loco ou não. O risco é baixo ou não há algum risco em relação ao produto ou processo; Um conhecimento anterior do sistema da organização; Local pequeno; Processo que envolve uma única atividade, Maturidade do sistema de gestão; Funcionários que desenvolvem as mesmas tarefas e envolve uma simplicidade de execução;

4 Página 4 de A auditoria devendo ser realizada nas instalações do cliente. O(s) Auditor(es) designado(s) para realizá-la deve(m) se dirigir a Organização e realizar uma reunião com no mínimo Diretoria, e ou Alta Direção e o Representante da Direção para juntos realizarem os devidos acertos: O Auditor Líder (caso for uma equipe) deverá coordenar a reunião de abertura, seguindo o formulário de Abertura e Encerramento FOR Durante a reunião o Auditor Líder deverá juntamente com os demais auditores (caso houver) realizar os devidos ajustes de horários, de auditados etc (caso seja necessário) Terminada a reunião de abertura deve-se dar início a auditoria FASE 1, seguindo FOR-53 Plano de Auditoria e para PBQP-H FSG9 1 V - Plano de auditoria e deverá(ão) conduzir a auditoria sempre seguindo os princípios de confidencialidade e imparcialidade As constatações da auditoria FASE 1, devem ser documentadas no For-12 Relatório de Auditoria Fase Conclusões da auditoria de FASE 1: Após a auditoria o(s) auditor(es) deverá(ao) realizar uma reunião para analisar todas as informações e evidências coletadas durante auditoria FASE 1, a fim de analisar as constatações e concordar quanto às conclusões da auditoria Caso ao longo da auditoria foi detectada alguma não-conformidade, deverá ser preenchido no Relatório de Auditoria FOR 12, e caso tenham encontrado observações, deverão ser registradas no mesmo relatório de Auditoria FOR Registrando as evidências encontradas, a equipe auditora deverá realizar uma reunião para fechamento da auditoria FASE 1, com no mínimo o Representante da Direção do cliente, para expô-las O Auditor Líder ao término da auditoria deverá deixar com o cliente a original da Nota de Não- Conformidade (caso houver). Este registro deverá ficar nas dependências do cliente, para que sejam tomadas as ações necessárias, para a execução da auditoria FASE-2 e uma cópia deverá ser emitida pelo Auditor Líder ao Departamento Operacional da CONCEITOS Fora das dependências do cliente o Auditor Líder (caso for uma equipe) deverá terminar o For 12 - Relatório de Auditoria Fase-1 e enviar ao Depto Operacional da CONCEITOS, que deverá enviar uma cópia ao cliente AUDITORIA FASE 2 :

5 Página 5 de Após recomendação do auditor líder para dar prosseguimentos a auditoria FASE-2 deverão ser realizados os ajustes necessários para a auditoria FASE 2, que deverá ser realizada na(s) instalação(ões) do cliente O(s) Auditor(es) designado(s) para realizar a auditoria FASE 2 deve(m) se dirigir(em) a Organização e mais uma vez realizar uma reunião com no mínimo a Diretoria e ou Alta Direção e o Representante da Direção para juntos realizarem os devidos acertos: O Auditor Líder deverá coordenar a reunião de abertura, seguindo o formulário de Abertura e Encerramento FOR Durante a reunião deverão ser realizados os ajustes, caso necessário, no FOR-53 Plano de Auditoria e para PBQP-H FSG9 1 V - Plano de auditoria enviado previamente Terminada a reunião de abertura deve-se dar início a auditoria FASE 2, seguindo o Plano de Auditoria e deverá(ão) conduzir a auditoria sempre seguindo os princípios de confidencialidade e imparcialidade As constatações da auditoria FASE 2, devem ser documentadas no For 15 Relatório Final de Auditoria Conclusões da auditoria de FASE 2: Após a auditoria o(s) auditor(es) deverá(ao) realizar(em) uma reunião para analisar todas as informações e evidências coletadas durante auditoria FASE 1 e 2, e concordar quanto às conclusões da auditoria O auditor deve inserir no relatório as evidência(s) objetiva(s), que sustentam suas decisões em relação a solução da(s) não-conformidade(s) encontrada(s) na auditoria FASE-1, caso houver(m) nãoconformidade(s) Caso ao longo da auditoria foi detectada não-conformidade(s) maior(es) ou menor(s), deverá(ao) ser registrada(s) no próprio relatório FOR 15 Relatório Final de Auditoria e caso tenham encontrados observação(es), deverá(ao) ser registrada(s) no próprio relatório FOR 15 Relatório Final de Auditoria O Auditor Líder ao término da auditoria deverá deixar com o cliente, a original da(s) Nota de Não-Conformidade(s) FOR-09 encontrada(s) na FASE-2 e verificar as correções da(s) nãoconformidade(s) detectadas na FASE-1.(Quando Aplicável) Registrando as evidências encontradas, a equipe auditora deverá realizar uma reunião com no mínimo o Representante da Direção do cliente, para expô-las e a original da(s) Relatório Final de Ação

6 Página 6 de 8 Corretiva FOR 15 deverá ficar nas dependências do cliente, para que sejam tomadas as ações corretivas necessárias Uma cópia dos registros acima citados deverão ser enviados pelo Auditor Líder ao Departamento Operacional da CONCEITOS Um prazo de 30 dias será dado para o cliente propor datas, e as ações corretivas que deverão ser tomadas para eliminar a(s) não-conformidade(s) menor(es) encontrada(s) na auditoria. Estas constatações de implantações e implementações deverão ser verificadas na auditoria de Manutenção Caso na auditoria for evidenciada alguma não-conformidade maior, deverá ser proposta também ações corretivas e uma nova auditoria no local, deverá ser realizada, para verificar a implementação das ações propostas. Neste caso não será concedida a certificação até que seja(m) corrigida(s) a(s) nãoconformidade(s) encontrada(s), o prazo é de 90 dias para correções Informações para Concessão da Certificação Inicial: Relatório de Auditoria: O Auditor Líder após a auditoria, fora das dependências do cliente, deverá terminar o relatório For 15 Relatório Final de Auditoria, baseado nas evidencias objetivas coletadas durante a auditoria e informações registradas no For 12 Relatório de Auditoria Fase-1 e deverá enviar para o departamento Operacional da CONCEITOS, que deverá enviar uma cópia ao cliente em um prazo não superior a 30 dias Após o recebimento do For 15 Relatório Final de Auditoria, Nota de Não-conformidade (caso houveram) preenchida(s) pelo cliente etc, o departamento Operacional deverá juntar todos esses registros e mais os documentos existentes na pasta do cliente e avisar aos Revisores (Diretor Executivo ou Diretora Técnica ou Coordenadora Operacional), para que seja realizada a análise Decisão de Certificação (Concessão): Durante o mês, o Diretor Executivo ou Diretora Técnica ou Coordenadora Operacional deverá, de posse dos documentos citados acima, realizar uma análise detalhada, onde deverá analisar no mínimo: -Os relatórios Fase-1 e Fase-2; -Comentários sobre as não-conformidades; -Correções e ações corretivas tomadas pelo cliente (quando aplicável); -A confirmação das informações fornecidas, constantes na Análise Crítica da Solicitação;

7 Página de Deverá basear sua decisão sobre a certificação ou não com base na avaliação das constatações e conclusões de auditoria e de quaisquer outras informações pertinentes tais como, informações públicas, comentários feitos pelo cliente sobre o relatório de auditoria etc.). O revisor que participará na decisão sobre a certificação, Manutenção, Supervisão, Extensão ou Renovação não poderá ter feito parte na auditoria que estiver sendo analisada Após análise decidirá se concederá ou não a certificação do sistema de gestão do cliente, esta análise deverá ser evidenciada no formulário FOR 41- Decisão Final pelo Revisor Sendo concedida a certificação, certificação, Manutenção, Extensão ou Renovação o revisor do processo deverá enviar o processo para o departamento Operacional providenciar o documento de certificação (tipo certificado) e ou demais documentos que deverão ser enviados ao cliente Quanto ao certificado, caso a CONCEITOS vier a ter filiais, cada filial que concedeu a certificação deverá emitir um certificado e deverá estar com o endereço e demais informações pertinentes da filial E da mesma forma quando um cliente possuir vários locais, a CONCEITOS fornecerá um certificado entre a filial CONCEITOS, que concedeu a certificação e emitiu o certificado, para todos os locais cobertos pelo escopo da certificação O certificado deverá ser fornecido somente em meio físico e será emitida 1 cópia. NOTA: A CONCEITOS nunca entregará um certificado ao cliente, com a data de emissão em vigor mencionada no Certificado, anterior à data da decisão de certificação. 5.2 Auditorias em Multi site: A venda e as auditorias devem observar os requisitos regulamentares e procedimentos específicos para a definição da amostragem a ser adotada. Os conceitos básicos são: Multisite 100% é aplicável quando os sites são diferentes entre si e não há uma administração centralizada do Sistema de Gestão. Neste caso a Certificação deverá cobrir todos os sites e o Ciclo de Visita deverá prever que no mínimo anualmente os sites sejam visitados. Multisite Amostral é aplicável quando os sites são semelhantes entre si e existe uma administração centralizada do Sistema de Gestão. Ex.: Um grupo com várias filiais conceitualmente semelhantes. Neste caso a definição da amostragem deve observar: Fase 1: situação e implementação em todos os sites.

8 Página 8 de 8 Fase 2: Site Principal +.(No Sites) arredondado para o inteiro superior, sendo que no mínimo 25% da amostra deve ser aleatória. Manutenções: Site Principal + 0,6x.(No Sites) arredondado para o inteiro superior, sendo que no mínimo 25% da amostra deve ser aleatória e dentro de 12 meses. Recertificação: Site Principal + 0,8x.(No Sites) arredondado para o inteiro superior, sendo que no mínimo 25% da amostra deve ser aleatória.

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