MANUAL PARA REALIZAÇÃO DA PESQUISA DE PREÇO NO SISTEMA SOLAR

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1 SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO SUPERINTENDÊNCIA EM GOVERNANÇA ELETRÔNICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO CAMPUS UNIVERSITÁRIO REITOR JOÃO DAVID FERREIRA LIMA - TRINDADE CEP: FLORIANÓPOLIS - SC TELEFONE (048) MANUAL PARA REALIZAÇÃO DA PESQUISA DE PREÇO NO SISTEMA SOLAR Florianópolis, julho/2013

2 Sumário 1. Manual de Pesquisa de Preço Realizar Pesquisa de Preço Entrega/Execução Amostras Fonte Formulários Envio de Planilha Envio para o Portal de Licitações Preços Resultados Gerar compra Cadastro de Fornecedores Cadastro Consulta Novo Cadastro Cadastro de Fornecedores Endereço Contatos Dados alterados no Portal de Licitação pelo fornecedor Cadastro de funcionários... 33

3 5.1 Consulta Novo cadastro Cadastro de Funcionários... 35

4 1. Manual de Pesquisa de Preço Nos processos de compras da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), agora o fornecedor pode cadastrar informações referentes aos produtos que farão parte do processo de licitação. Essas informações dizem respeito a valores, prazo de entrega, garantia, entre outros. O objetivo desta nova forma de Pesquisa de Preço é a padronização das informações, evitando ainda a emissão e correção de propostas comerciais, por falta ou inconsistência de alguma informação considerada essencial para o bom andamento do processo. Dessa forma, foi criado este manual com o intuito de auxiliar os servidores que atuam com compras no envio desses formulários aos fornecedores. Para a execução dessa tarefa, recomenda-se o uso do navegador Internet Explorer.

5 2. Realizar Pesquisa de Preço A etapa Pesquisa de Preço presente no módulo Compras & Licitaçõestem como objetivo permitir o preenchimento dos preços dos itens solicitados no pedido de compra.

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7 Ao selecionar o menu correspondente, o servidor irá encontrar sete passos na aba Pesquisa de Preço. O primeiro deles é a aba Itens, que diz respeito aos itens solicitados pelo requerente, na qual o servidor possui permissão para adicionar e/ou excluir itens e ainda modificar as quantidades. Após as inserções, deve-se clicar em Salvar. 2.1 Entrega/Execução Na aba Entrega/Execução, é necessário conferir se a situação do item está. Caso esteja, é necessário editar e informar o local (imóvel, setor e quantidade) da entrega. Após a conferência da situação de todos os itens, deve-se clicar na aba Amostras.

8 2.2 Amostras A aba Amostras, o sistema irá apresentar se o item possui ou não amostra. Esta etapa não é obrigatória. Siga para a próxima etapa da pesquisa de preços. Acione a aba Fontes para dar continuidade ao processo. 2.3 Fonte

9 Nesta aba intitulada Fontes, você deve adicionar todos os fornecedores que irão preencher os preços dos itens. Caso os fornecedores desejados não estejam cadastrados você deve ir ao Cadastro de Fornecedores (Menu> Compras & Licitações > Fornecedores > Cadastro de Fornecedores). Depois de incluir todos os fornecedores, clicar na aba Formulários.

10 2.4 Formulários Na etapa Formulários, você deve enviar para que o fornecedor preencha os preços. Para isso você deve clicar na opção Novo formulário e preencher os dados desse formulário.

11 2.4.1 Envio de Planilha O sistema permite o envio de uma planilha para que o fornecedorpreencha os preços e você importe os dados, para isso você deve escolher a opção com documentação anexacomo Tipo de Formulário*.

12 Para importar os dados você deve ir à aba Preços e acionar o botão Importar.

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14 2.4.2 Envio para o Portal de Licitações O sistema permite o envio de um linkpara que o fornecedor preencha os preços através do Portal de Licitaçõeshttps://acesso.egestao.ufsc.br/portalscl, para isso você deve escolher a opção com link para o Portal de Pesquisa como Tipo de Formulário*. Após o cadastro do formulário, você deve editar o formulário para enviar.

15 2.5 Preços

16 A aba Preços apresenta todos os fornecedores cadastrados na aba fontes. As empresas que cotaram um ou todos os itens será representada pelo símbolo na opção Preços, já quando o a empresa não preencheu nenhum valor irá apresentar Editar.. Para preencher os preços nessa aba é preciso clicar na opção

17 2.6 Resultados A aba Resultados tem como objetivo apresentar os valores de referência por item. Para gerar o relatório é necessário escolher o critério para julgamento da pesquisa e clicar na opção Processar. Para salvar esse relatório é preciso clicar na opção Salvar Resultado.

18 3. Gerar compra O botãogerar compraserve para que o servidor transforme a pesquisa de preço em um Pedido de Compra.

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20 Ao Abrir o pedido para complementar informaçõeso sistema irá redirecionar para o Cadastro de Pedido de Compraque está dividido em sete abas. A primeira delas é formada Dados, que diz respeito aos setores solicitantes e responsáveis, categoria, objeto e justificativa. Os campos já preenchidos na Pesquisa de Preço já aparecerão preenchidos no Cadastro de Pedidos de Compra.

21 Na aba Entrega/Execução, é necessário conferir se a situação do item está. Caso esteja, é necessário editar e informar o local (imóvel, setor e quantidade) da entrega. Após a conferência da situação de todos os itens, deve-se clicar em Próxima etapa.

22 A aba Amostras, o sistema irá apresentar se o item possui ou não amostra. Esta etapa não é obrigatória. Siga para a próxima etapa do pedido de compra. Acione o botão Próxima etapapara dar continuidade ao processo. A aba Anexospermitea inserção de arquivos e traz o Mapa Comparativo de Preços feito na Pesquisa de Preço. Acione o botão Próxima etapa para dar continuidade ao processo.

23 A aba Documentos permite a inserção dedocumentos exigidos para habilitação dos fornecedores. Acione o botão Próxima etapa para dar continuidade ao processo. Naaba Concluirvocê irá conferir os dados do pedido e Enviar.

24 4 Cadastro de Fornecedores Foi criado este manual com o intuito de auxiliar os servidores do Departamento de Compras e Licitações (DCL) no cadastro desses fornecedores no sistema para que na etapa Realizar Pesquisa de Preço seja possível o envio do formulário. Para a execução dessa tarefa, recomenda-se o uso do navegador Internet Explorer. Obs.: Serão apresentas apenas as etapas imprescindíveis para que seja possível o envio do formulário para os fornecedores.

25 4.1 Cadastro A tela de cadastro de fornecedores permite que os dados básicos, endereços, especialidades, representantes legais e seus contatos sejam cadastrados. Nessa mesma tela o sistema dispõe opções de consulta.

26 4.2Consulta Antes de cadastrar um fornecedor é importante realizar uma consulta para certificar-se que o fornecedor não está cadastrado. Para consultar deve-se informar algum dos Parâmetros da Consultae clicar na opção Consultar.

27 4.3Novo Cadastro No Menu Fornecedores, selecione o submenu Cadastro de Fornecedores para abrir a tela Fornecedores. Clique no botão Novo para abrir a tela Cadastro de Fornecedores.

28 4.3.1 Cadastro de Fornecedores Para cadastrar um novo fornecedor é necessário preencher os parâmetros para o cadastro que está divido em oito abas. A primeira aba é para o cadastro dos Dados.Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.clique no botão Gerar Senha para que uma senha seja gerada e enviada para o do fornecedor para que ele tenha acesso ao Portal de Licitações.

29 4.3.2 Endereço Esta é a aba Endereços, na qual é possível cadastrar o endereço do fornecedor que será utilizada na próxima aba Contatos. Esses dados podem ser alterados pelo fornecedor através do Portal de Licitações.

30 4.3.4 Contatos A aba Contatos serve para que na etapa Realizar Pesquisa de Preço quando selecionar o fornecedor como fonte o sistema recupere o contato para o envio do Link do Portal de Licitações.

31 4.2 Dados alterados no Portal de Licitação pelo fornecedor Alguns fornecedores entrarão em contato para informar, que após alterar os dados da empresa o sistema não está permitindo prosseguir, pois o sistema está emitindo a mensagem O seu usuário não possui permissão para acessar este recurso. Para que ele consiga dar continuidade a pesquisa é necessário que você vá até o submenu Fornecedores > Aprovação de Fornecedores >Consultar> Editar.

32 Na tela de Aprovação de Fornecedorseguindo a legenda informará as informações alteradas e no final da página o sistema apresenta as opções Aprovado e Reprovadobasta escolher uma das opções e acionar o botão Salvar.

33 5 Cadastro de funcionários 5.1 Consulta Antes de cadastrar um funcionário é importante realizar uma consulta para certificar-se que ele não está cadastrado. Para consultar deve-se informar algum dos Parâmetros da Consultae clicar na opção Consultar.

34 5.2 Novo cadastro No Menu Compras & Licitações, selecione o submenu Tabelas Básicas para abrir a tela Funcionários. Clique no botão Novo para abrir a tela Cadastro de Funcionários.

35 5.3 Cadastro de Funcionários Para cadastrar um novo funcionário é necessário preencher os parâmetros para o cadastro. Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

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