Sete sinais de que você precisa de relatórios de autoatendimento Como o departamento de TI pode capacitar usuários e ajudá-los no processo

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1 Sete sinais de que você precisa de relatórios de autoatendimento Como o departamento de TI pode capacitar usuários e ajudá-los no processo Autor(a): Malia Hardin Gerente de Marketing de Produtos Sênior, Tableau Software Maio de 2012

2 p2 Os líderes de TI lidam com muitas áreas em suas equipes. Os principais tópicos variam desde garantir a segurança e avaliar modelos de SaaS até gerenciar uma infraestrutura de dados enorme e oferecer suporte a dispositivos móveis. Tudo isso com orçamentos limitados e prazos de entrega curtos. Além disso, também há outra pressão crescente que o departamento de TI pode estar enfrentando: a necessidade de fornecer análises. Líderes de empresas sabem muito bem que podem encontrar em seus dados o ingrediente secreto para se destacar da concorrência e chegar à liderança do setor. E eles recorrem ao departamento de TI para obter a solução. Atualmente, líderes de vários setores empresas como a Amazon, Capital One e Harrah s têm construído seu sucesso com análises. Como explicam Thomas Davenport e Jeanne Harris em seu livro, Competing on Analytics, As organizações estão competindo com as análises não apenas porque podem, mas também porque devem. Como você pode preencher a lacuna entre conseguir ser uma organização orientada a dados e a realidade dos orçamentos limitados, de uma equipe de business intelligence (BI) sem largura de banda e da demanda por soluções que precisam entrar em operação imediatamente? Business intelligence de autoatendimento. Em vez de limitar sua organização a um pequeno número de profissionais de BI caros, elimine profissionais de BI usando a BI de autoatendimento, pois ela permite que todos os funcionários da empresa investiguem seus próprios dados, incluindo geração de relatórios, dashboards e análises ad-hoc. A boa notícia? Essas pessoas são especialistas e sabem exatamente quais perguntas fazer e responder. A ótima notícia? Elas terão uma solução que permite obter respostas rapidamente que, por sua vez, podem ser compartilhadas com colegas, alimentando a realidade de uma organização orientada a dados. Você está preparado? Como você sabe se está preparado para a BI de autoatendimento? Observe esses sete indicadores: 1. Os executivos estão solicitando análises. Seja realista se sua equipe de liderança sênior está insistindo para que a organização seja mais orientada a dados, você pode seguir direto para a seção Introdução, ao final deste documento. Mas é provável que sua equipe esteja observando mais alguns desses indicadores. 2. Fila interminável de solicitações de relatório. Você está desesperado porque sabe que nunca conseguirá terminar a lista de tarefas que cresce diariamente. Sua equipe de ótimos analistas está fazendo o melhor que pode, mas seus membros são apenas humanos. O que você pode fazer é priorizar as solicitações, o que se resume em atender às solicitações urgentes, e nunca atender à maioria das outras. 3. Relatórios levam a mais relatórios. Apesar de seus esforços para eliminar uma grande quantidade de requisitos antes de criar um relatório, as perguntas de acompanhamento nunca terminam. Embora seja bom que seu trabalho revele algo interessante, não é tão bom que a única forma de responder à próxima pergunta (e às outras 20 depois dessa) seja trazer todo o trabalho de volta para sua equipe. 4. Frustração com os dados desatualizados. Uma das realidades inevitáveis no processo de solicitar um relatório, esperar pelo relatório e fazer mais perguntas sobre o relatório, é que os dados ficam obsoletos. Esperamos, tanto na área profissional quanto na área pessoal, uma resposta imediata. Essa demora não resolve. 5. Demanda por combinação de dados. Embora as pessoas não usem o termo combinação, é nisso que elas pensam quando dizem podemos incluir alguns dados de mercado de terceiros ou Tenho muitas informações em um arquivo Excel e gostaria de ver como elas se relacionam com o que está aqui. Apesar de você saber a importância da combinação de várias fontes de dados, não é prático para uma empresa de BI centralizada fazer todos esses ajustes. 6. Desejo de análises visuais. As pessoas aproveitam mais seus dados quando conseguem vê-los em formas visuais com significado, em vez de analisar linhas, colunas e tabelas. Se as pessoas não tivessem começado a solicitar mais dados visuais, isso provavelmente aconteceria em breve. Como isso se relaciona com a BI de autoatendimento? Quando as pessoas conseguem ver seus dados em milhões de formas, elas não precisam mais pedir a você novas visualizações para obter respostas.

3 p3 Ter um modelo de autoatendimento é ótimo porque não recebo uma enxurrada de solicitações para administrar. Em vez disso, posso disponibilizar algumas ferramentas e eles [professores e administradores] podem trabalhar com elas para obter muitas das respostas de que precisam. Jac Thiessen, Especialista em Data Warehouse, Escolas Públicas Millard

4 p4 7. Já está acontecendo. Embora não seja uma verdade universal, muitas organizações já tiveram problemas com implementações de BI de autoatendimento. Líderes de empresas bem-sucedidas reconhecem as limitações de largura de banda de suas equipes e sabem que têm talento e projetos interessantes a oferecer. O resultado é que muitos fizeram sua própria implementação de BI de autoatendimento. A esperança dos líderes de TI é que essas implementações estão trazendo ótimos resultados e que haverá pessoas interessadas em ajudar nos esforços de BI de autoatendimento. Usuários respondem às suas próprias perguntas na RBC Wealth Management U.S. A RBC Wealth Management U.S. é uma empresa nacional de serviços de corretagem com mais de representantes registrados, mais de US$ 170 bilhões em ativos e muitos dados. Desafiada a se tornar uma organização mais orientada a dados, ela buscou uma solução que poderia transformar a BI de autoatendimento em realidade. Trabalhei com diversas ferramentas de BI que diziam colocar o poder nas mãos dos usuários e simplificar a BI. E isso nunca aconteceu. Shawn Spott, Vicepresidente e Gerente de Pesquisa de Marketing. Então, Shawn e sua equipe descobriram o Tableau. A equipe de Shawn trabalhou com o departamento de TI para criar um ambiente de BI de autoatendimento. Eles começaram com um programa piloto, que teve uma resposta incrivelmente positiva dos usuários, explica Shawn. Em agosto, tivemos a ideia de implementar o Tableau Server ao final de setembro já estávamos em operação na produção e os usuários já queriam mais. Shawn explica que, Como o Tableau Server oferece um modelo de autoatendimento, conseguimos avançar com os projetos pelo pipeline. A necessidade de manutenção é tão pequena que apenas carregamos os dados e seguimos em frente. Gastamos três semanas do mês resolvendo novos problemas e fazendo novos desenvolvimentos. Conseguimos criar os gráficos com sucesso. Agora, vários grupos da RBC estão usando a BI de autoatendimento. Equipes de gerenciamento, análise de equidade, linha de produtos, suporte a vendas, finanças e marketing adotaram a BI de autoatendimento com o Tableau, de forma a cumprir a promessa de se tornar uma organização mais orientada a dados. Saiba mais de Shawn Spott sobre o impacto do Tableau na RBC Wealth Management U.S. assistindo a este vídeo. Se algum desses indicadores parecer familiar, é hora de começar sua solução de BI de autoatendimento. Qual é o benefício para o departamento de TI? A BI de autoatendimento não se trata apenas de permitir que mais pessoas possam fazer suas próprias análises. Além disso tudo, o departamento de TI também é beneficiado. Otimize sua infraestrutura de dados Em vez de se afogar em solicitações de BI, você libera recursos para identificar qual é a melhor forma de definir permissões e acessos à riqueza dos dados que você gerencia. Agora, quando funcionários da sua empresa fizerem suas análises, você ficará feliz em saber que eles estão acessando dados precisos e seguros. Aumente o retorno do investimento (ROI) em dados Se você é como a maioria das organizações, já deve ter investido bastante em data warehouses, aplicativos e integração e qualidade associadas para garantir que seus dados sejam úteis. Ao disponibilizar esses dados para mais pessoas na organização, o valor desses ativos dispara. Mantenha a governança e a segurança Isso se torna especialmente valioso se você estiver em uma organização com um daqueles departamentos renegados já usando a BI de autoatendimento. Ao assumir a implementação, você pode acrescentar protocolos alinhados aos seus padrões de TI. Permita que especialistas em BI pesquisem mais a fundo Em vez de enfrentar o constante obstáculo das solicitações intermináveis, a BI de autoatendimento reduz a fila e permite que seus especialistas em BI extremamente treinados se concentrem em um corpo de trabalho pequeno e selecionado que maximiza seus talentos. Torne-se um ASTRO! Soa cafona? Talvez, mas é verdade. Os departamentos de TI que implantaram a BI de autoatendimento têm benefícios que nunca imaginaram. No centro desses momentos eureca há pessoas que se sentem mais inteligentes, equipes que obtêm mais informações e

5 p5 O que gostamos no Tableau é que nenhum treinamento é necessário, e se for, precisamos de apenas 15 a 30 minutos para mostrar alguns relatórios. Nossos usuários podem começar a analisar dados rapidamente. Com outras ferramentas, as sessões de treinamento duravam um dia inteiro ou mais, e mesmo assim nem sempre era possível aproveitar todos os recursos dessas ferramentas. David Botkin, Vice-presidente de Business Intelligence, Playdom

6 p6 uma organização que se destaca. E todos agradecem ao departamento de TI. Essa é uma relação vantajosa para todos. Meu trabalho e nossa equipe se destacam. O departamento de TI se torna uma celebridade, explica Charles Boicey, Arquiteto de Soluções de Informática do Irvine Medical Center na Universidade da Califórnia. Introdução Implemente uma solução de BI de autoatendimento que respeite seus protocolos de segurança e a arquitetura dos dados. Faça seu trabalho de forma a cumprir a promessa de que todos possam fazer suas próprias análises. Sua solução pode se adaptar facilmente à nossa infraestrutura e entrar em operação com rapidez. O treinamento deve ser mínimo e os resultados devem ser rápidos. O Tableau Software tem sido o pioneiro em BI de autoatendimento em todo o mundo por mais de oito anos. Ele foi criado desde o início para permitir que qualquer pessoa de uma organização pudesse analisar dados. Da mesma forma que o Salesforce.com transformou o acesso significativo aos dados de clientes, o Tableau está mudando a forma como profissionais de todas as áreas, não só os especialistas em BI, analisam dados. Experimente o Tableau para ver como sua organização pode melhorar com a BI de autoatendimento. Baixe nossa versão de avaliação completa do Tableau Desktop e assista ao vídeo Introdução com 14 minutos de duração. Você estará prestes a entender como todos, desde profissionais de marketing até líderes de vendas, podem fazer suas próprias análises em minutos. Notas de fim [1] Thomas Davenport & Jeanne Harris. Competing on Analytics. Harvard Business School Publishing Corporation Como a cidade de Charlotte trabalha mais rápido e melhor fornecendo BI de autoatendimento Na cidade de Charlotte, na Carolina do Norte, a Business Support Services (BSS) é uma das quatro unidades empenhadas na missão de melhorar a área de serviço público. Nos últimos dois anos, os analistas da BSS Information Technology Division (BSS/IT) procuraram formas de melhorar o uso de dados para atender aos clientes. Tradicionalmente, a BSS/IT utilizava o Excel e sua equipe de programadores especializados para analisar dados e criar relatórios. Departamentos de toda a cidade usavam os relatórios para tomar decisões. Infelizmente, os relatórios não eram úteis. Demoravam muito para serem criados e eram difíceis de entender. A BSS/IT adotou o Tableau por sua facilidade de uso e sua ênfase na análise visual. Esses eram fatores importantes para atingir dois objetivos: 1) aumentar o número de pessoas que podiam gerar seus próprios relatórios, dashboards e análises ad-hoc e 2) aprimorar a qualidade da análise para que os resultados fossem fáceis de interpretar. Os relatórios que anteriormente levavam dias ou semanas para serem criados, agora são gerados em minutos ou horas, conta Jim Raper, gerente de administração de dados da cidade de Charlotte. Agora, gastamos mais tempo analisando os dados e identificando outliers, tendências e exceções em relação à norma. À medida que outros departamentos viam os benefícios da BI de autoatendimento, surgiram novas formas criativas de envolver as pessoas. A Olimpíada de Análise Corporativa, por exemplo, convidou funcionários das 14 principais unidades de negócios da cidade a competir usando um conjunto de dados de exemplo. Queríamos promover o Tableau como uma ferramenta que permite que nossas principais unidades de negócios melhorem significativamente a eficiência de seus processos de análise de dados e a qualidade dos relatórios que elas geram, conta Raper. O evento foi um sucesso. Ele abriu os olhos de várias pessoas para o valor da análise visual para as tomadas de decisões de negócios importantes e oportunas. Durante esse período difícil para a economia, a capacidade de otimizar e agilizar o trabalho é muito importante, e o Tableau nos permite fazer exatamente isso.

7 p7 Sobre o Tableau O Tableau Software permite que as pessoas vejam e entendam os dados. Avaliada pela Gartner e pela IDC em 2011 como a empresa de business intelligence de crescimento mais rápido do mundo, a Tableau ajuda todos a analisar, visualizar e compartilhar informações de maneira rápida e fácil. Mais de empresas obtêm rápidos resultados com o software Tableau no escritório e em dispositivos móveis. Milhares de pessoas usam o Tableau Public para compartilhar dados em sites e blogs. Veja como a Tableau pode ajudá-lo. Baixe a versão de avaliação em Sobre o(a) autor(a) Malia tem mais de 15 anos de experiência em marketing e estratégia no setor de tecnologia. Na IBM, ela conduziu o marketing de produto para a integração de dados, qualidade de dados e produtos de gerenciamento de dados mestre. Em seguida, desenvolveu planos de crescimento para países de mercados emergentes. Antes da IBM, Malia trabalhou com capital de risco, consultoria e banco de investimentos, onde avaliou e desenvolveu planos de negócios, estratégias de marketing e cenários financeiros. Malia concluiu o M.B.A. na Escola de Administração Fuqua na Universidade de Duke e fez o bacharelado no Wellesley Copyright Tableau Software, Inc Todos os direitos reservados. 837 North 34th Street, Suite 400, Seattle, WA U.S.A.

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