Convocatórias Actas & Relatórios
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- Marcelo Salvado Vilalobos
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1 Convocatórias Actas & Relatórios Trabalho realizado por: Joana Fernandes nº 9 10º S Sara Gonçalves nº 16 10º S
2 Convocatória As convocatórias são o meio através do qual se convidam os participantes de uma reunião acerca do dia, hora. Local e ordem de trabalhos dessa reunião. Existem três tipos de convocatórias: as formais, as informais e as chamadas call forem papers. A convocatória é elaborada com uma certa antecedência em relação á data da reunião, de forma a possibilitar aos participantes a preparação dos assuntos a serem discutidos na reunião e a deslocar compromissos que coincidam com a data/hora da reunião, se for caso. Qualquer tipo de convocatória possui elementos que são fixos: Nome da empresa ou organismo que convoca; Data da reunião: dia, mês, ano, hora e local; Ordem de trabalhos/agenda: assunto a debater; Quem convoca; Data da convocatória.
3 Actas São relatos escritos, em livro próprio, do que foi dito, deliberado numa reunião ou assembleia da empresa, associação, etc. São elaboradas com uma linguagem própria, sem rasuras e sem intervalos em branco, os espaços inutilizados com um traço, e tudo por extenso (datas, números, etc). Actas e comunicados Depois de se realizar uma reunião ou assembleia, os assuntos tratados são registados resumidamente em livro ou em dossier próprio. Dáse a este registo o nome da acta. As decisões tomadas podem também ser dadas a conhecer através de comunicados. Elementos que devem constar numa acta: Natureza da reunião; Dia, mês, ano e local da sua realização, bem como a hora de inicio e de encerramento; Identificação do Presidente da reunião; Membros presentes e ausentes; Enumeração sequencial dos assuntos abordados, das propostas, alterações e decisões tomadas em relação a cada um; No caso de haver votação, resultado respectivo, e declaração de voto quando solicitado.
4 Com que vocabulário se organiza uma actas? O verbo é o elemento essencial a considerar: Expor, apresentar, informar, referir, indicar; Pedir, solicitar, perguntar; Responder, retorquir, contrapor; Prosseguir, continuar, acrescentar, concluir; Reafirmar, retomar, repetir; Omitir, anular, encerrar; Interromper, intervir, suspender, adiar; Analisar, discutir, considerar, observar; Enumerar, especificar; Acentuar, sublinhar, fazer notar; Objectar, criticar, considerar, responsabilizar (-se), exigir; Aconselhar, sugerir, propor, recomendar; Garantir, assegurar; Nomear, designar, anunciar; Constatar, verificar, examinar; Fundamentar, justificar, citar, exemplificar. Normas e regras que devem obedecer ás actas: Manuscritas, dactilografadas ou apresentadas em formulários preenchidos, as actas não devem conter linhas em branco, estrelinhas, rasuras ou emendas. Quando necessário, deverá ressalvar-se qualquer erro cometido, através de partícula rectificada; As folhas devem ser numeradas e a paginação seguida. No caso de serem soltas, devem ainda ser autenticadas separadamente; Os números fundamentais ou se escrevem imediatamente por extenso, ou são repetidos por extenso entre parênteses; Uma acta, formal ou informal, normalizada ou redigida pontualmente, deve apresentar de forma organizada, os problemas abordados e as soluções propostas ou deliberação tomadas.
5 Relatórios São documentos muito utilizados tanto nos serviços comerciais e industriais como nos públicos. Servem para relatar factos que se passaram e se dão a conhecer. A elaboração de um relatório, embora seja um trabalho corrente, implica a necessidade de método, conhecimentos adequados e cuidados especiais na sua preparação.
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