SVA - Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais. Dúvidas Mais Freqüentes

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1 Dúvidas Mais Freqüentes 1) Qual a função do SVA? O SVA serve para validar arquivos texto gerados no formato estabelecido pelo Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD e gerar códigos de identificação para quaisquer outros arquivos. Esta validação será realizada em 2 níveis: formato (tamanho e tipo de dado) e conteúdo. Esta validação de conteúdo visa a identificação de inconsistências e consiste na realização de testes de integridade referencial entre os campos das tabelas relacionadas. 2) É possível autenticar mais de um arquivo com o SVA? Sim. Todos os arquivos constantes da aba Arquivo(s) Selecionado(s) serão autenticados e os códigos de identificação gerados estão relacionados no Relatório de Entrega de Arquivos Digitais. 3) O SVA somente valida arquivos no padrão MANAD? Sim. Somente é possível validar arquivos texto gerados no padrão estabelecido pelo Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD. 4) O arquivo texto gerado no leiaute MANAD é um arquivo com campos de largura fixa ou um arquivo com delimitador? O arquivo texto no leiaute MANAD é um arquivo com delimitador Pipe( ) e campos de tamanho variável. 5) Quais as diferenças entre os leiautes definidos na PORTARIA INSS/DIREP 042/2003 e o Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD? LEIAUTE MANAD LEIAUTE PORTARIA 42/2003 Campo com delimitador - Pipe Um arquivo com todas as informações da empresa Um único arquivo para todos os estabelecimentos. Campo de Largura fixa Um arquivo para cada tipo de informação. Um arquivo para cada estabelecimento. 6) Deverá ser gerado apenas um arquivo texto no leiaute MANAD para todo o período solicitado com todas as informações? Sim. No entanto, o referido arquivo poderá ser particionado, a critério do Auditor-Fiscal requisitante, em função de: a. Referir-se a exercícios financeiros distintos; b. referir-se a estabelecimentos distintos; c. volume de dados; d. tratar-se de conteúdo diferente, no caso de pessoas físicas/jurídicas regidas pelo direito privado e das pessoas jurídicas de direito público. 7) Como deverá ser entregue o arquivo no leiaute MANAD? O arquivo deverá ser entregue em mídia digital (CD, DVD, Pen Drive, etc.) e poderá ser validado diretamente destas mídias sem necessidade de copiar os arquivos para disco rígido. 1/9

2 8) Como é organizado o arquivo no leiaute MANAD? Dividido em Blocos, em função do tipo de informação: Ex.: Bloco 0 / Bloco I / Bloco K / Bloco 9 Em função de sua organização hierárquica, ou seja, dependência/relacionamento entre as informações. É obrigatório, em todos os arquivos, a existência de um registro de: Abertura do arquivo Abertura e encerramento de cada bloco; Encerramento do arquivo. 9) Ao final de cada linha do arquivo deverá ser usado o caractere delimitador Pipe( )? Não. A única exceção se faz quando o último campo não contiver informação. 10) Como indicar ausência de informação em um determinado campo? O campo com ausência de informação (inexistência de conteúdo) deve ser aberto e imediatamente encerrado com o caractere delimitador Pipe, ( ) Exemplo: Ausência de informação A única exceção se faz quando o último campo do registro não contiver informação. Neste caso não haverá 2 Pipes, apenas 1. Exemplo: K ) Todos os campos de cada tipo de registro são obrigatórios? Sim, desde que haja informação a ser fornecida. 12) Como informar os campos 5(CEI) e 6 (NIT) do tipo de registro 0000? Nos tipos de registro 0000, informam-se a abertura do arquivo digital e a identificação dos estabelecimentos (inclusive obras) do contribuinte. Neles devem constar informações sobre todos os estabelecimentos, sendo que será gerado um registro para cada estabelecimento ou obra. Por este motivo, é obrigatório, pelo menos, 1 registro tipo Quando o registro referir-se a um estabelecimento da empresa, o campo 3(CNPJ) deverá ser preenchido com o CNPJ do estabelecimento, o campo 5(CEI) e o campo 6(NIT) deverão ser informados com ausência de informação ( ). Quando o registro referir-se a uma obra da empresa, o campo 3(CNPJ) deverá ser preenchido com o CNPJ do estabelecimento responsável pela obra, o campo 5(CEI) deverá ser informado com a matrícula CEI da obra e o campo 6(NIT) deverá ser informado com ausência de informação ( ). 13) Como deve ser informado o campo 15(COD_VERSAO) do tipo de registro 0000? Conforme item 4.1, Tabela 4 do MANAD, observando que este código deverá possuir 3 dígitos. 14) Como deve ser informado o campo data de início da prestação de serviço no tipo de registro 0050(Cad. Contabilista) e no 0100(Cad. Resp. pela geração do arquivo)? O campo de início da prestação de serviço deverá ser preenchido com a efetiva data de início da prestação de serviço do contabilista ou do responsável pela geração do arquivo. NÃO deverá ser preenchida com a data da geração do arquivo. 15) Pode haver mais de um registro para Cadastro de Contabilista(tipo de registro 0050) ou para Cad. de Responsável pela geração do arquivo (tipo de registro 0100)? Sim, haverá tantos registros quantos forem os profissionais que prestaram serviço durante o período das informações fornecidas(bloco 0000). 2/9

3 16) Como deve ser informado o campo DATA_INC_ALT presente em diversos blocos no arquivo? O campo data de inclusão/alteração deverá ser preenchido com a data de criação e/ou alteração das informações do próprio registro. Quando não for possível recuperar esta data, preenchê-lo com a data do primeiro dia da primeira competência objeto da ação fiscal. Este campo possibilita manter registros históricos. Nunca utilize a data da geração do arquivo. 17) As informações constantes no arquivo digital deverão estar compreendidas entre as datas de início (campo 13 do tipo de registro 0000) e fim (campo 14 do tipo de registro 0000) do arquivo digital? Sim. O sistema identifica e aponta os registros cujas DT_INC_ALT são posteriores ao citado período. 18) Quais os contribuintes que estão obrigados a informar o bloco L? Somente Órgãos públicos (Direito Público). 19) Em arquivo MANAD com informações de empresa privada, o bloco L(Órgãos públicos) deverá ser aberto e imediatamente fechado com sinalização de bloco sem dados informados? Não. O Bloco L simplesmente não deverá constar em arquivo MANAD com informações de empresa privada. 20) Os campos com conteúdo numérico deverão ser preenchidos com os separadores de milhar, sinais ou quaisquer outros caracteres? Não. Não deverá ser colocado neste campo caracteres tais como., -, %, $, etc. Deve ser observada também a quantidade de casas decimais definida na coluna Dec. 21) Como informar os campos de data e período (competência)? As datas devem ser informadas conforme o padrão brasileiro (ddmmaaaa: diamêsano) Exemplo: 01 de Janeiro de Os períodos devem ser informados conforme o padrão brasileiro (mmaaaa: mêsano) Exemplo: Janeiro de ) Quais os blocos obrigatórios para todos os contribuintes? Bloco de abertura (bloco 0) e Bloco de encerramento (bloco 9) são sempre obrigatórios em um arquivotexto padrão MANAD. 23) Como informar alteração ocorrida no Plano de Contas (I050) ou no Cadastro de Trabalhadores (K050) ao longo do tempo? Cada alteração ocorrida deverá gerar um novo registro, de forma a permitir o resgate da informação no período em que a mesma ocorreu. A utilização do campo DT_INC_ALT permite o registro histórico da informação. Exemplo: Uma conta cuja descrição de 01/01/2000 a 21/02/2005 era Obra ABC e de 22/02/2005 em diante, Obra XYZ, terá os seguintes registros: I A Obra ABC I A Obra XYZ 3/9

4 A única exceção se faz quando a alteração é relativa apenas ao cadastro da empresa e não aos dados fornecidos. Exemplo: a alteração de endereço do trabalhador pode criar um novo registro no banco de dados da empresa mas não altera as informações existentes no K050 referente a este trabalhador. Portanto, nestes casos não será necessária a geração de novo registro para informar esta alteração. 24) Como deve ser informado o campo 7(cód. grupo conta superior) no tipo de registro I050 (Plano de Contas) para as contas de nível mais elevado (ativo, passivo, etc.)? Como não existe nenhuma conta hierarquicamente superior às contas de nível mais elevado, o campo deverá ser preenchido com ausência de informação ( ). 25) Como deverá ser preenchido o campo NÏVEL do tipo de registro I050 Plano de Contas? O campo 5 (NÍVEL) deverá ser preenchido com 1 para as contas superiores (ATIVO, PASSIVO, etc) e será acrescido de uma unidade para cada grupo de contas hierarquicamente inferior. 26) É possível informar lançamentos contábeis de vários livros contábeis distintos (por ex. livros Diário e Razão Auxiliar de uma determinada conta) no mesmo arquivo? Não. O registro I005 (Identificação da escrituração contábil) é único por arquivo, portanto não é possível que, em um mesmo arquivo, sejam apresentados, por exemplo, lançamentos do Diário Geral e lançamentos de um ou mais Diários/Razões Auxiliares. Caso sejam solicitadas informações de livros Diário/Razão Auxiliar pelo Auditor Fiscal, a empresa deverá gerar um arquivo para cada Diário/Razão Auxiliar solicitado. 27) Como deverá ser preenchido o tipo de registro I250 Saldos das contas de resultado antes do encerramento? No tipo de registro I250 - Saldos das contas de resultado antes do encerramento devem ser informados os saldos das contas de resultado antes de efetuar o lançamento de encerramento, ou seja, com o saldo existente antes de que estas contas tenham seus valores zerados. O tipo de registro I250 só será preenchido na data do encerramento do exercício, que, normalmente, se dá em 31/12/XXXX e, excepcionalmente, quando houver cisão, incorporação, extinção, etc... 28) Ë necessário preencher o tipo de registro I150 Saldos mensais para contas inativas com saldo zero e sem movimentação? O arquivo de saldos mensais deve conter apenas registros que representem contas analíticas movimentadas ou que possuam saldo diferente de zero no período. 29) Ë necessário gerar registros tipo I150 Saldos mensais para todas as contas que possuem lançamentos contábeis (tabela I200)? Sim. Deve existir o respectivo registro I150 - Saldos Mensais para o mesmo código de conta na competência referente às datas dos lançamentos existentes na tabela I200 Lançamentos Contábeis. 30) Os valores informados nos campos VLR_DËBITO/VLR_CREDITO do registro tipo I150 Saldos mensais devem guardar coerência com os totais de débito/crédito obtidos a partir da soma dos lançamentos a débito/crédito existentes nos registros I200 Lançamentos Contábeis? Sim. Na verdade, a tabela I150 Saldos Mensais é um resumo da tabela I200 Lançamentos Contábeis. Portanto, os valores de movimentação a débito/crédito devem coincidir perfeitamente com a soma dos lançamentos contábeis a débito/crédito existentes na tabela I200 Lançamentos Contábeis. 4/9

5 31) Devem ser informados os contribuintes individuais nas tabelas de folha de pagamento (bloco K)? Sim. Todos os trabalhadores e prestadores de serviço, com e sem vínculo empregatício deverão ser informados, assim como também os estagiários(vide pergunta abaixo). 32) Devem ser informadas as folhas de pagamento de todos os estabelecimentos para o período solicitado em um só arquivo? Sim, salvo quando solicitado de forma diversa pelo Auditor-Fiscal requisitante. 33) Como deve ser informado o campo 6 (NIT) e o campo 7(Cód. Categoria GFIP) do tipo de registro K050 (Cadastro de Trabalhadores) para Estagiário? Para estagiário, não será necessário preencher o campo 6(NIT) e o campo 7(Cód. Categoria GFIP) deverá ser preenchido com o código ) Quem deverá preencher os campos 12 (IND_VINC), 13 (TIPO_ATO_NOM), 14 (NM_ATO_NOM),15 (DT_ATO_NOM) do tipo de registro K050 (Cadastro de Trabalhadores)? Somente os órgãos públicos. No caso de arquivos de empresas em geral (Direito Privado), informar estes campos com conteúdo vazio.( ) 35) Deverão sempre ser geradas tabelas únicas de rubricas (tipo Registro tipo K150), lotação (Registro tipo K100) e plano de contas (Registro tipo I050) para todos os estabelecimentos? Sim, deverá sempre ser gerada uma tabela única de rubricas, lotação e plano de contas com a informação do CNPJ do estabelecimento centralizador. A exceção a esta regra se faz somente nos casos de a empresa possuir tabelas específicas por estabelecimento, ou seja, quando existe um mesmo código de rubrica para diversos estabelecimentos com descrições distintas para cada um deles. 36) Posso utilizar zeros à esquerda em campos cujo tipo de dados é Caracter? Sim. A presença de zeros à esquerda faz diferença no campo cujo tipo de dados é caracter. Portanto, a empresa deve atentar para informar exatamente com os mesmos caracteres os campos das tabelas que são relacionadas entre si, mantendo a coerência da informação. Ex.: Rubrica cadastrada no tipo de registro K150 como 001. Nos registros K300, somente deverão constar registros desta rubrica cujo código seja 001, não sendo possível usar 1. 37) Posso utilizar espaços em branco à esquerda em campos cujo tipo de dados é Numérico? Não. Informar os valores sem quaisquer espaços ou zeros à esquerda do número. 38) Como deve ser informado o arquivo quando só há informações de folha de pagamento ou só de contabilidade? Caso o arquivo possua apenas informações de contabilidade ou folha de pagamento, o bloco que não possui dados deverá ser aberto com esta sinalização e, em seguida, fechado. Ex.: Arquivo contendo apenas dados de contabilidade: (bloco K sem dados informados) (...) K001 1 K990 2 (...) 39) Cada código de rubrica utilizado pela empresa deve identificar a referida rubrica de forma única? Sim. Não é aceitável que um mesmo código refira-se a mais de um tipo de rubrica. 5/9

6 40) Como se relacionam as tabelas Mestre de Folha (K250) e Itens de Folha (K300)? Elas se relacionam através dos 5 campos: Cód. trabalhador, cód. lotação (versão ), competência, tipo de folha e estabelecimento. As informações dos tipos de registro K250 e K300 devem guardar coerência entre si. 41) Como informar na Tabela Mestre de Folha, o campo VL_BASE_PS, para o trabalhador que, apesar de ter tido remuneração, esta não integra a base de cálculo para a Previdência Social? O campo VL_BASE_PS deverá ser preenchido com o valor zero. 42) Ë possível informar valor de base de cálculo para Previdência Social negativo para um trabalhador? Não. Neste caso, o campo VL_BASE_PS deste trabalhador no tipo de registro K250 deverá ser preenchido com o valor zero. 43) Como informar os diversos processamentos específicos (férias, rescisão, etc) de folha da empresa? Cada processamento específico de folha (férias, rescisão, etc) deverá ser identificado de forma única, utilizando para tal o campo IND_FL existente no tipo de registro K250 e K300. Portanto, para cada processamento específico de folha, deverá haver um registro K250 com respectivos registros K300. NÃO PODERÄ EXISTIR mais de um registro K250 para o mesmo tipo de folha, na mesma competência, no mesmo estabelecimento, na mesma lotação para o mesmo código do trabalhador.(apenas 1 registro tipo K250 para cada combinação destes 5 campos(versão ) com respectivos registros tipo K300). 44) Como as empresas prestadoras de serviço (cessão de mão de obra), deverão prestar as informações relativas a seus trabalhadores colocados à disposição dos tomadores? No caso de empresas prestadoras de serviço mediante cessão de mão-de-obra ou empreiteiras contratadas por empreitada parcial na construção civil, é obrigatório informar como lotações, além dos diversos departamentos administrativos, cada um dos estabelecimentos tomadores de serviços ou obras. Na tabela Itens (registro tipo K300), deverão ser informadas as rubricas recebidas pelo trabalhador na competência, por lotação e por tipo de folha. Deverá haver um registro na tabela Mestre de Folha (registro K250) de totalização da base de cálculo das contribuições previdenciárias por trabalhador, por estabelecimento, por lotação (por tomador), por tipo de folha, por competência. A utilização de lotações permite identificar, de forma individualizada, os trabalhadores vinculados a cada tomador de serviço/contrato conforme as notas fiscais emitidas e GFIP declaradas por tomador. 45) Como devem ser informados os campos IND_FOLHA e DT_COMP dos Registros tipo K250 e Tipo K300 em relação a competência 13 Décimo-terceiro salário normal? O campo DT_COMP deve ser preenchido com 13XXXX onde XXXX refere-se ao ano e o campo IND_FOLHA com 2. As informações destes registros devem sempre guardar coerência entre si. A competência 13 deve ser informada tanto no tipo de registro K250 Mestre como no K300 Itens. a) tipo de registro K250 Mestre: campo 3 IND_FOLHA =2 campo 6 DT_COMP deve ser preenchido com 13XXXX onde XXXX refere-se ao ano. b) tipo de registro K300 Itens: campo 3 IND_FOLHA =2 6/9

7 campo 6 DT_COMP deve ser preenchido com 13XXXX onde XXXX refere-se ao ano. campo 11 IND_BASE_PS = 2 nos registros onde as rubricas são base de cálculo do 13o. 46) Como deve ser preenchido o registro K050 - Cadastro de Trabalhador no caso de empresa com mais de 1 estabelecimento(filial ou obra)? Para o preenchimento correto deste registro a empresa deve levar em consideração a forma como efetua a identificação do trabalhador em seus sistemas informatizados: a) Se o CÓDIGO DO TRABALHADOR é único, ou seja, não existem dois segurados em estabelecimentos distintos com o mesmo código do trabalhador, a empresa deverá gerar os registros do tipo K050 preenchendo o campo de número 02 com o número do CNPJ/CEI do estabelecimento centralizador; b) No caso do mesmo CÓDIGO DO TRABALHADOR ser utilizado em estabelecimentos distintos para designar segurados diferentes, a empresa deverá gerar os registros do tipo K050 preenchendo o campo de número 02 com o respectivo CNPJ/CEI do estabelecimento ao qual o segurado está vinculado. 47) Como devem ser informadas as transferências de trabalhador entre estabelecimentos de uma mesma empresa no registro K050-Cadastro de trabalhadores? Se a empresa adotar Cadastro Único de Trabalhadores como no item a da resposta 42 não é necessário a informação de transferências de trabalhadores entres os estabelecimentos. Entretanto se a empresa adotar Cadastro Específico como no item b da resposta 42 deverá preencher tantos registros K050 quantas forem as transferências sendo que: a) A data de atualização do registro será a da transferência. b) O campo CNPJ/CEI deverá ser preenchido com o CNPJ/CEI do estabelecimento para o qual o empregado foi transferido. c) os demais campos permanecem com as informações idênticas do registro anterior. Ex.: José Silva - cód.1234 data nascimento 10/10/1978 1) Admissão em 06/02/2005 na Matriz(REGISTRO ORIGINAL) K050 CNPJ Jose Silva ) Transferência para a Obra 2 em 01/06/2005(NOVO REGISTRO) K050 CEI Jose Silva ) Transferência para a Matriz em 01/09/2005(NOVO REGISTRO) K050 CNPJ Jose Silva ) Transferência para a filial 3 em 01/12/2005(NOVO REGISTRO) K050 CNPJ Jose Silva ) Como identificar os campos chave-primária (índices únicos) de cada tabela MANAD? Abra o arquivo Ajuda acessível através do botão à esquerda da tela e vá ao item Mensagens de Erros item 1. Neste item, encontra-se a relação completa dos campos chaveprimária(índices únicos) de cada tipo de registro(tabela) do MANAD. Observando tais regras, o SVA informa a existência de registros duplicados. 7/9

8 49) Como identificar o motivo de uma mensagem de inconsistência gerada pelo SVA? Abra o arquivo Ajuda acessível através do botão à esquerda da tela e vá ao item Mensagens de Erros item 2. Neste item, encontra-se a relação das mensagens de erro/aviso para cada verificação efetuada. 50) Como interpretar a seguinte mensagem de erro gerada pelo SVA: K250 Nenhuma rubrica correspondente localizada no registro K300? Deve existir pelo menos um registro (uma rubrica) correspondente (CNPJ_CEI, IND_FL, COD_REG_TRAB, DT_COMP, COD_LTC) no registro K300 cujos campos CNPJ_CEI, IND_FL, COD_REG_TRAB, DT_COMP, COD_LTC mantenham correspondência com a base de cálculo informada no registro K250. (versão do MANAD). 51) Como interpretar a seguinte mensagem de erro gerada pelo SVA: K300 Valor de base de cálculo da Prev. Social não localizada no registro K300? Deve existir um registro no tipo de registro K250 informando a base de cálculo da Previdência Social, cujos campos CNPJ_CEI, IND_FL, COD_REG_TRAB, DT_COMP, COD_LTC mantenham correspondência com a soma das rubricas integrantes da base de cálculo constantes no tipo de registro K300 correspondentes. (versão do MANAD). Caso o valor da base de cálculo da Previdência Social seja igual a zero a mesma deverá ser informada. 52) Como interpretar a seguinte mensagem de erro gerada pelo SVA: K300 RUBRICA cadastrada no registro K150 com DT_INC_ALT posterior à competência? Foi informada uma rubrica no tipo de registro K300 em competência anterior ao cadastramento da mesma no tipo de registro K ) A Portaria INSS/DIREP 042/2003 encontra-se revogada? Não. A Portaria INSS/DIREP 042/2003 continua valendo para os leiautes de vários arquivos, entre eles, fornecedores e clientes, documentos fiscais, comércio exterior, controle de estoque e controle patrimonial. Para as informações de Folha de pagamento e Registros Contábeis, o leiaute a ser utilizado é o leiaute MANAD. 54) Poderá ser solicitado novo arquivo pelo Auditor-Fiscal requisitante, ainda que o Relatório de Resumo da Validação do referido arquivo gerado pelo SVA esteja livre de erros/avisos? Sim. Ainda que o arquivo, quando submetido ao SVA, não apresente erros e/ou avisos, poderá ser solicitada a geração de novo arquivo, caso o auditor-fiscal requisitante, ao realizar testes de integridade das informações constantes no arquivo apresentado, identifique posteriormente outras inconsistências/erros. Tal situação se aplicaria quando, por exemplo, forem constatadas informações parciais/incompletas ou mesmo ausência de informações no arquivo apresentado. Por exemplo, no caso de o Auditor-Fiscal requisitante detectar posteriormente que uma determinada lotação não consta no arquivo MANAD (nenhum registro com esta informação na tabela de lotações K100 e nenhum registro com esta informação nas tabelas Mestre K250/Itens K300). Neste caso, seria impossível para o SVA acusar tal inconsistência, visto que a referida lotação não constava em nenhum registro do arquivo. 8/9

9 55) Como deve ser preenchido o registro tipo 9900? Deverá ser informado o total de linhas relativas a cada tipo de registro existente no arquivo. Ex: I I I I I I I K K K K K K K ) Arquivos contendo mensagens de aviso/erro poderão ser aceitos pela Fiscalização? Sim, a critério do Auditor-Fiscal requisitante. No entanto, a entrega de arquivos com informações parciais/incompletas ou ausência de informações, apesar de aceitos, não afastam a possibilidade de autuação pelo Auditor-Fiscal requisitante por descumprimento de obrigação acessória. 57) Podem ser entregues arquivos em outros formatos ao Auditor-Fiscal requisitante? Sim, no entanto, a entrega de arquivos em formatos diferentes daqueles requisitados pelo Auditor-Fiscal e estabelecidos pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, apesar de aceitos, não afastam a possibilidade de autuação pelo Auditor-Fiscal requisitante por descumprimento de obrigação acessória. 58) A empresa poderá ser autuada, ainda que o Relatório de Resumo da Validação do referido arquivo gerado pelo SVA esteja livre de erros/avisos? Sim. Caso forem constatadas posteriormente pelo Auditor-Fiscal requisitante que o arquivo entregue contém informações parciais, incompletas ou mesmo ausentes. 59) Como enviar dúvidas e/ou sugestões sobre os leiautes dos arquivos digitais ou sobre o sistema SVA para a Secretaria da Receita Federal do Brasil? Deverão ser enviadas para difip.sva@receita.fazenda.gov.br informando no campo assunto ARQUIVOS DIGITAIS. 9/9