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1 Natureza do assunto: DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS Ostensivo ou Ordinário documentos cuja divulgação não prejudica a administração Sigilosos documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação.

2 DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS Graus de Sigilo 1) ultra-secreto assuntos que requeiram excepcional grau de segurança; 2) secreto requerem alto grau de segurança, mas podem ser conhecidos por pessoas autorizadas; 3) confidencial não requerem alto grau de segurança, mas seu conhecimento pode causar embaraços administrativos; 4) reservado assuntos que não devem ser de conhecimento do público em geral.

3 Ultra-Secreto de excepcional segurança, cujo teor só deve ser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio. São documentos referentes à soberania e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra ou científicos, negociação para aliança política ou militar, cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e do Estado.

4 Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais. Máximo de 25 anos de restrição. Ex.: planos militares.

5 Secreto só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento. - Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou, ainda, por quem haja recebido delegação. - Prazo de permanência: 15 anos Ex.: documentos que registram a vida particular do funcionário.

6 Confidencial não requerem alto grau de segurança, mas seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou entidade. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado, titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do DF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem haja recebido delegação para esse fim.

7 Prazo de permanência: 10 anos. Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo assunto envolva interesses financeiros e políticos.

8 - Reservado o conteúdo não deve ser tornado público. São aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, comprometa as operações ou objetivos neles previstos. - Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios, Agentes Públicos formalmente encarregados da execução de projetos, planos e programas ou, ainda, por quem haja recebido delegação para esse fim. - Prazo de permanência: 5 anos.

9 Importante! - Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. - Os prazos vigoram a partir da data de produção do dado ou informação. - Acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

10 PROTOCOLO PROTOCOLO Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Atividades de protocolo - recebimento; - registro e autuação; - classificação; - expedição/distribuição; - controle/movimetação.

11 O protocolo NÃO AVALIA, DESCARTA, RESTAURA, ARQUIVA ou EMPRESTA documentos.

12 OFICIAL - Registra - Lê. OSTENSIVO Registra Não Lê. SIGILOSO

13 PARTICULAR Não lê. Nem registra.

14 CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Agentes químicos, físicos e biológicos externos que prejudicam os documentos - Luz O excesso de iluminação e, sobretudo, certas radiações são fatores de deterioração dos documentos. Devese evitar a exposição à luz solar e à reprodução; - Umidade/temperatura esses dois fatores estão intimamente ligados à vida do papel e agem conjuntamente na deterioração do mesmo (umidade adequada 55%, temperatura de 22 a 25º); - Poluição do ar a poluição atmosférica presente nas cidades contribui para a degradação do papel.

15 Agentes químicos, físicos e biológicos externos que prejudicam os documentos - Tintas As tintas utilizadas para escrever nos documentos acelera sua deterioração. - Gordura e oleosidade o simples manuseio dos documentos contribui para sua deterioração, em alguns casos é recomendável a utilização de luvas. - Objetos metálicos deve-se evitar o uso de objetos metálicos pois tais materiais enferrujam e danificam os documentos.

16 Agentes químicos, físicos e biológicos externos que prejudicam os documentos - Insetos - Microorganismos fungos. - Roedores - Homem.

17 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Arquivo corrente Arquivo intermediário Arquivo permanente

18 TABELA DE TEMPORALIDADE A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinação final nas fases do arquivo A tabela de temporalidade será elaborada por uma comissão chamada comissão permanente de avaliação de documentos ou Comissão de análise de Documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Estabelecerá ainda critérios para microfilmagem e eliminação.

19 Tabela de Temporalidade PRAZOS DE GUARDA CÓDIGO ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES QUANTO AO PRAZO DE GUARDA 005 Jurisprudência 10 anos 10 anos Guarda Permanente É opcional a alteração do suporte (microfilme ou disco ótico) previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta 010 Organização e funcionamento Normas, regulamentações, diretrizes 5 anos 5 anos Guarda Permanente Registro nos órgãos competentes Enquanto vigorar Eliminação

20 Tabela de Temporalidade

21 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Ciclo vital dos documentos

22 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Arquivo primário Também conhecido como documento ou arquivo de primeira idade, dinâmico, corrente e ativo. Caracteriza-se por estar vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos em virtude das atividades pertinentes. Outra peculiaridade é o seu uso constante dentro do órgão que o produziu. Portanto, esse tipo de documento deve ficar o mais próximo possível da administração. Podemos citar: os processos em andamento dentro de um órgão público, os memorandos, as circulares etc.

23 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Arquivo intermediário Também denominado de arquivo secundário ou de segunda idade, trata-se do conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente, que estão com baixa freqüência de uso, aguardando sua destinação final, podendo ser descartado ou o recolhido para o arquivo permanente. Exemplos: regulamentos.

24 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Arquivo permanente É o conjunto de documentos arquivados em caráter definitivo devido ao seu valor histórico, informativo ou probatório, por isso, esses documentos não podem ser descartados. O arquivo permanente também é muito conhecido como arquivo de terceira idade ou histórico. Eis alguns tipos de documentos que podem compor esse acervo: a planta de uma grande construção, acordo ou tratado assinado entre países, registro de fundação de um órgão público, etc.

25 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS MUDANÇA DE FASES A arquivologia adota alguns termos técnicos para demonstrar a passagem dos documentos de um arquivo a outro, assim, quando um arquivo passa da fase corrente para a intermediária, dizemos que houve uma transferência. Quando o arquivo passa da fase intermediária para a fase permanente, dizemos que houve recolhimento ou guarda. Vale ressaltar que não há obrigatoriedade de que o documento passe necessariamente pela fase intermediária, por isso, de acordo com a política adotada pela instituição, o documento pode ser recolhido diretamente do arquivo corrente para o permanente.

26 APLICAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TEORIA DAS TRÊS IDADES - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (primeira idade): conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados. (segunda idade): conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. (terceira idade): conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.

27 APLICAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TEORIA DAS TRÊS IDADES - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Os documentos são guardados pela instituição enquanto possuem valor para a mesma, podendo se tratar de valor administrativo ou histórico. Valor administrativo primário valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. Trata-se de um valor temporário. Valor histórico secundário possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, uma vez que passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.

28 APLICAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS Eliminação quando o documento não tiver valor histórico. Guarda permanente quando o documento tiver valor histórico. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. (artigo 9º - Lei 8.159)

29 Plano de Classificação O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos.

30 Plano de Classificação 000 Administração Geral destinam-se aos assuntos relativos às 500 atividades-fim do órgão Assuntos Diversos

31 Plano de Classificação A classe 000 Administração Geral, tem como subclasses: 010 Organização e funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimônio 050 Orçamento e finanças 060 Documentação e informação 070 Comunicações 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes à Administração Geral

32 Plano de Classificação A classe 900 Assuntos diversos 910 Solenidades, comemorações, homenagens 920 Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas. 930 Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitórios 991 Cartas de apresentação e recomendação 992 Comunicação e informes 993 Convites diversos 994 Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas 995 Protestos, reivindicações, sugestões 996 Associações: culturais, de amigos e de servidores 997 Pedidos, oferecimentos e informações diversas

33 Plano de Classificação GRUPO SUBGRUPO SÉRIE SÉRIE SUBSÉRIE SUBSÉRIE 022 Aperfeiçoamento e treinamento Cursos Promovidos pela instituição Promovidos por outras instituições No Brasil No Exterior

34 CLASSE 000 Administração Geral Subclasse 010 Organização e funcionamento Subclasse 020 Pessoal Subclasse 030 Material Grupo 021 Recrutamento e seleção Grupo 022 Aperfeiçoamento e treinamento Grupo 023 Quadros, tabelas e políticas de pessoal Subgrupo Cursos Subgrupo Estágios Série Promovidos pela instituição Série Promovidos por outra instituição Subsérie No Brasil Subsérie No Exterior

35 DEFINIÇÕES IMPORTANTES: PRESERVAÇÃO É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc. CONSERVAÇÃO É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc. CONSERVAÇÃO PREVENTIVA São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc. RESTAURAÇÃO É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

36 MUITO OBRIGADA PELA ATENÇÃO! BONS ESTUDOS!!!

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