Project Communications Management REGISTRO: LIVRO: 574 FOLHA: 445 Biblioteca Nacional

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1 Project Communications Management REGISTRO: LIVRO: 574 FOLHA: 445 Biblioteca Nacional Ricardo Viana Vargas, MSc, PMP Ricardo Viana Vargas, MSc, PMP Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos, membro do Project Management Institute, maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, da Association for Advancement of Cost Engineering, da American Management Association e da International Project Management Association. É autor de sete obras na área. O primeiro livro, Gerenciamento de Projetos: Estratégia, Planejamento e Controle com o MS Project 98, com cinco edições comercializadas, associa ferramentas informatizadas e gerenciamento de projetos no país. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, lançado em maio de 2000 e atualmente em sua quinta edição, propõe uma nova visão do gerenciamento de projetos, abordando, de forma prática, os principais componentes de um projeto bem sucedido. Microsoft Project 2000: Transformando Projetos em Resultados de Negócios, lançado em setembro de 2000 e esgotado em sua quinta reimpressão, apresenta a plataforma Microsoft para gerenciamento de projetos. Análise de Valor Agregado em Projetos, lançado em junho de 2002 e atualmente em sua segunda edição, apresenta uma das ferramentas de avaliação do desempenho em projetos mais adotada no mundo. Microsoft Project 2002 Professional e Server é a referência completa da solução de projetos corporativos da Microsoft, lançado em dezembro de Manual Prático do Plano de Projeto, livro que aborda através de exemplos e modelos a construção passo a passo de um plano de projeto através de um projeto de implementação de um escritório de projetos (PMO). O sétimo livro, Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos, foi escrito em co-autoria com diversos profissionais e apresenta um preparatório para o exame do PMP. É também autor do DVD Excelência em Projetos produzido pela Sete Produtora em É certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), pela Microsoft como Microsoft Certified Product Specialist (MCPS) e Microsoft Certified Trainer (MCT) em MS-Project e qualificado no indicador de preferências psicológicas Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) aplicado a estratégias de negociação, além de ser o primeiro profissional no mundo com a certificação Microsoft Office User Specialist em MS Project 2002, tendo atuado ativamente nos testes Beta de versões do MS Project 98, 2000, 2002 e atualmente é do time de projeto do Microsoft Project 11 (versão 2004). É revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK Guide 2000, e membro do time do projeto de atualização do PMBOK Guide Foi o primeiro brasileiro afiliado ao College of Performance Management, instituição destinada ao desenvolvimento e à capacitação em avaliação de performance em projetos e o primeiro brasileiro candidato oficial ao PMI Board of Directors em Atua como sócio diretor do Grupo A&C, conjunto de empresas especializadas em tecnologia e gerenciamento de projetos. É responsável por mais de 20 projetos de grande porte no Brasil, gerenciando uma equipe de mais de 100 profissionais, integralmente dedicada à terceirização e outsourcing em projetos nas áreas de telecomunicações, informática, finanças e energia, com um portfólio de investimentos superior a 5 bilhões de dólares. Ministrou palestras, treinamentos e consultorias para mais de 5000 pessoas, sendo professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA e pós-graduação em instituições brasileiras e norteamericanas. Apresentou diversos trabalhos técnicos, na área, no Brasil, nos Estados Unidos e na Europa e participa do corpo editorial de diversas revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. É engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Minas Gerais e é portador do Master Certificate in Project Management pela George Washington University. É vice-presidente de gerenciamento de projetos da Sucesu-MG, fundador do Project Management Institute Regional Minas Gerais e Regional Mentor da América Latina do Project Management Institute Headquarters. 1

2 Objetivo do Módulo Capacitar os alunos no gerenciamento das comunicações, compreendendo o sistema de informações dentro do sistema empresa, suas interfaces e aspectos. Relacionar as principais características das comunicações que influenciam diretamente o sucesso do projeto. Sumário rvargas@aec.com.br 2

3 Parte I Contextualizando o Gerenciamento das Comunicações Introdução Se a base do gerenciamento de projetos é a formalização de processos para alcançar melhor desempenho, a informação e a comunicação não podem ser relegadas ao improviso e à intuição. Verma, Vijay 3

4 Objetivos Parte I Compreender o que é o gerenciamento das comunicações. Apresentar as justificativas e os objetivos da comunicação. Discutir a importância da informação, seus principais benefícios e falhas. Conceituar o processo de comunicação e os anteparos. O que é um Projeto? É um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. Projeto requer integração. Integração é fruto de uma estrutura de comunicação. 4

5 O que é Gerenciamento das Comunicações? O gerenciamento das comunicações consiste na reunião de todos os elementos necessários para a apropriada geração, coleta, disseminação e armazenamento das informações do projeto. Por que Gerenciamento das Comunicações? Na gerência de projetos, segundo Sievert, uma alta porcentagem de atritos, frustrações e ineficiências nas relações tem como origem uma comunicação pobre. A falha na interpretação de um requisito de projeto, as dúvidas numa solicitação de mudanças, uma data compromissada que foi ultrapassada são resultados de uma quebra na comunicação. 5

6 Por que Gerenciamento das Comunicações? A informação é a base para o Gerenciamento de Projetos e deve ser tratada com o mesmo rigor e critério que as demais áreas de conhecimento. Mas ela não basta. Projetos são atividades de pessoas em equipes. Elas precisam comunicar-se e se entender. Por que Gerenciamento das Comunicações? As pessoas dão o melhor de si quando compreendem completamente as decisões que as afetam e suas razões. Elas precisam perceber o que têm de fazer e por quê; seu desempenho em relação ao esperado; sua situação profissional. 6

7 Objetivos da Comunicação Gerar compreensão do exato significado e intenção de outros. Ser compreendido por outros. Obter aceitação de si mesmo e suas idéias. Produzir ação ou mudança. A informação e a Empresa Meio Ambiente Entradas Processamento Saídas Meio Ambiente 7

8 O meio ambiente e suas influências Leis e regulamentos Condições de competição Inovações tecnológicas Mudanças nas condições sociopolíticas Problemas econômicos Alteração nas reservas de recursos naturais Outros Sistemas de Informação e Projetos Os SI são conjuntos de procedimentos que visam captar o que acontece na organização, apresentando, de forma sucinta, a cada nível, o que lhe cabe, dando subsídios ao processo de decisão. 8

9 Sistema de Informação e Sistema Empresa AÇÃO DECISÃO AÇÃO DADOS DADOS INFORMAÇÃO PROCESSAMENTO DE DADOS DADOS ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA Bio, Sergio. Sistemas de Informação: Um Enfoque Gerencial - Atlas Principais Benefícios das Comunicações Aumentam o controle gerencial. Agilizam as decisões. Orientam a revisão da estrutura. Melhoram a capacidade de adaptação. Permitem desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas. Antecipam as situações desfavoráveis. 9

10 Principais Falhas das Comunicações Dados insuficientes ou não confiáveis. Pouca sistematização Pouca importância dada à distribuição da informação Interesse voluntário em ocultar informações Falta de um padrão de comunicação Principais Fatores Envolvidos no Gerenciamento das Comunicações Modelos de envio e recebimento Escolha da mídia Estilo da apresentação (escrita) Estilo da apresentação (visual) 10

11 Processo de Comunicação (Verma) Palavras Cultura Julgamento Valores Emoções Personalidade Campo de Experiência Campo de Experiência Emissor Receptor Idéia Codificação Mensagem (inicial) Decodificação Compreensão Experiência Compartilhada Compreensão Decodificação Mensagem (Feedback) Codificação Idéia (Feedback) Processo de Comunicação (Cleland e Kerzner) Anteparo de Personalidade do Emissor Anteparo de Percepção do Recebedor Dados de Origem Processam. pelo Emissor Informação sob a ótica do Emissor Decodificação pelo Recebedor Informação sob a ótica do Recebedor Feedback sob a ótica do Recebedor Anteparo de Percepção do Emissor Anteparo de Personalidade do Recebedor 11

12 Resumo O gerenciamento das comunicações engloba todos os elementos para a geração, a coleta, a disseminação e o armazenamento das informações do projeto. Os principais objetivos da comunicação são gerar compreensão e ser compreendido pelos outros. Os anteparos podem influenciar fortemente o processo de comunicação. Parte II As Fases do Projeto 12

13 Objetivos Parte II Conhecer as 5 fases de execução de um projeto. Apresentar as sobreposições entre as fases do PMBOK e sua interferência no gerenciamento das comunicações. Evidenciar os 39 processos que compõem o PMBOK Guide 2000 Edition. As Fases do Projeto Esforço Fase de Iniciação Fase de Planejamento Fase de Execução Fase de Finalização Fase de Controle Tempo 13

14 Inter-relacionamento entre as Fases do Projeto Iniciação Planejamento Controle Execução Finalização Fase de Execução Detalhada em seu Ciclo de Vida Iniciação Planejamento Iniciação Planejamento Controle Execução Controle Execução Finalização Finalização 14

15 Sobreposição entre as Fases (PMBOK) Ciclo de Vida do Projeto Planejamento Execução Esforço Iniciação Controle Finalização Tempo Nove Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos Escopo Custo Tempo Qualidade Integração Recursos Humanos Comunicação Riscos Suprimentos 15

16 Entendendo o PMBOK Guide Edition É o guia mais importante do mundo na área de gerenciamento de projetos. Está dividido em 2 partes: Parte I consta de 3 capítulos introdutórios, sendo o terceiro, o mais importante do guia; Parte II detalha os processos de gerenciamento de projetos dentro de cada área de conhecimento. Nessa parte, o capítulo 10 fala exclusivamente do gerenciamento das comunicações. Iniciação 16

17 Planejamento Execução 17

18 Controle Finalização 18

19 39 processos do PMBOK Guide Edition INICIAÇÃO ESCOPO Iniciação PLANEJAMENTO ESCOPO 5.2. Planejamento de Escopo TEMPO Definição de Atividades TEMPO Sequenciamento de Atividades ESCOPO Definição de Escopo CUSTO Planejamento de Recursos TEMPO Estimativa de Duração Atividades TEMPO Desenvolv. da Programação CUSTO Estimativa de Custos CUSTO Orçamentação RISCO Planej. de Riscos INTEGRAÇÃO Desenv. do Plano do Projeto QUALIDADE Planejamento da Qualidade RISCO Identificação de Riscos RISCO Análise Qualitativa Riscos RISCO Análise Quantitativa Riscos RISCO Planejam. de Respostas Riscos COMUNICAÇÕES Planej. das Comunicações REC. HUMANOS Planejamento Organizacional REC. HUMANOS Recrutamento de Pessoal AQUISIÇÕES Planej. de AQUISIÇÕES AQUISIÇÕES Planej. de Solicitações CONTROLE EXECUÇÃO COMUNICAÇÕES Relatórios de Performance INTEGRAÇÃO Controle Integrado Mudanças INTEGRAÇÃO Execução Plano Global Projeto SCOPE Verificação de Escopo SCOPE Controle de Mudanças de Escopo TEMPO Controle de Prazos COMUNICAÇÕES Distribuição de Informações AQUISIÇÕES Processo de Requisição CUSTO Controle de Custos QUALIDADE Controle de Qualidade RISCO Monitoramento e Controle de Riscos REC. HUMANOS Desenvolvimento do Time AQUISIÇÕES Seleção de Fornecedores FINALIZAÇÃO QUALIDADE Garantia de Qualidade AQUISIÇÕES Administração de Contratos AQUISIÇÕES Encerramento do Contrato COMUNICAÇÕES Encerramento Administrativo Resumo Um projeto é dividido em 5 fases que se sobrepõem ao longo do tempo. Em um projeto existem 39 processos e 9 áreas. O Gerenciamento das comunicações é composto de 4 processos: Planejamento das Comunicações; Distribuição das Informações; Relatórios de Performance; Encerramento Administrativo. Os processos se relacionam uns com os outros, formando um todo organizado. 19

20 Planejamento

21 Execução

22 Controle

23 Finalização

24 39 processos do PMBOK Guide Edition INICIAÇÃO ESCOPO Iniciação PLANEJAMENTO ESCOPO 5.2. Planejamento de Escopo TEMPO Definição de Atividades TEMPO Sequenciamento de Atividades ESCOPO Definição de Escopo CUSTO Planejamento de Recursos TEMPO Estimativa de Duração Atividades TEMPO Desenvolv. da Programação CUSTO Estimativa de Custos CUSTO Orçamentação RISCO Planej. de Riscos INTEGRAÇÃO Desenv. do Plano do Projeto QUALIDADE Planejamento da Qualidade RISCO Identificação de Riscos RISCO Análise Qualitativa Riscos RISCO Análise Quantitativa Riscos RISCO Planejam. de Respostas Riscos COMUNICAÇÕES Planej. das Comunicações REC. HUMANOS Planejamento Organizacional REC. HUMANOS Recrutamento de Pessoal AQUISIÇÕES Planej. de AQUISIÇÕES AQUISIÇÕES Planej. de Solicitações CONTROLE EXECUÇÃO COMUNICAÇÕES Relatórios de Performance INTEGRAÇÃO Controle Integrado Mudanças INTEGRAÇÃO Execução Plano Global Projeto SCOPE Verificação de Escopo SCOPE Controle de Mudanças de Escopo TEMPO Controle de Prazos COMUNICAÇÕES Distribuição de Informações AQUISIÇÕES Processo de Requisição CUSTO Controle de Custos QUALIDADE Controle de Qualidade RISCO Monitoramento e Controle de Riscos REC. HUMANOS Desenvolvimento do Time AQUISIÇÕES Seleção de Fornecedores FINALIZAÇÃO QUALIDADE Garantia de Qualidade AQUISIÇÕES Administração de Contratos AQUISIÇÕES Encerramento do Contrato COMUNICAÇÕES Encerramento Administrativo

25 Parte III Os Processos de Gerenciamento de Comunicações Objetivos Parte III Compreender os processos do gerenciamento de comunicações do PMI. Apresentar as entradas, ferramentas e técnicas, bem como os produtos de cada um dos quatro processos do PMBOK Guide. 20

26 Os 4 processos de Project Communications Management Planejamento das Comunicações Distribuição de Informações Relatórios de Desempenho Encerramento Administrativo 10. Project Communications Management 21

27 Processos de Gerenciamento das Comunicações Iniciação GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Planejamento Execução Controle Finalização Planejamento das Comunicações Distribuição de Informações Relatórios de Desempenho Encerramento Administrativo 10.1 Communications Planning Planejamento das Comunicações É o processo que determina a necessidade de informações de cada membro do projeto. Determina o modo como essa informação será levada até o envolvido e qual seu nível de detalhe. O Plano de Gerenciamento das Comunicações estará completo quando quando o planejamento das comunicações estiver desenvolvido. 22

28 10.1 Communications Planning Planejamento das Comunicações 10.2 Information Distribution Distribuição de Informações É o processo que torna disponíveis as informações destinadas aos envolvidos no projeto e faz com que todos recebam, a tempo e a hora, a informação a eles endereçada. 23

29 10.2 Information Distribution Distribuição de Informações 10.3 Performance Reporting Relatório de Desempenho É o processo que envolve a coleta e a disseminação das informações relativas à performance do projeto. Permite que os envolvidos possam avaliar como os recursos estão sendo utilizados para atingir os seus objetivos. 24

30 10.3 Performance Reporting Relatório de Desempenho 10.4 Administrative Closure Encerramento Administrativo É o processo que verifica e documenta os resultados obtidos, visando formalizar o fechamento junto aos envolvidos. Inclui avaliações dos resultados obtidos de modo a confirmar que o projeto reflete as especificações desejadas. Analisa o sucesso e a efetividade do projeto. Arquiva as informações do projeto para uso futuro. 25

31 10.4 Administrative Closure Encerramento Administrativo Resumo O plano de comunicação estabelece todas as regras de comunicação do projeto. Os relatórios de desempenho são a base do processo de controle do projeto. A análise de valor agregado é uma das ferramentas para os relatórios de desempenho. As lições aprendidas são alguns dos produtos do encerramento administrativo. 26

32 Parte IV Plano de Comunicação Objetivos Parte IV Definir públicos e contexto para o plano de comunicação. Conhecer os dados da IABC e Watson Wyatt bem como o processo de comunicação. Apresentar um plano de comunicação de um projeto e seus componentes. 27

33 Públicos da Comunicação Equipe do projeto Direção da empresa Áreas correlatas Outros empregados Clientes Fornecedores Comunidade Imprensa Setor público O contexto da Sociedade Sociedade mais informada e exigente Democracia Legislação Competição Globalização Tecnologia Empregados mais qualificados Gestão baseada em equipes e empowerment Conhecimento do processo de comunicação 28

34 O contexto Sociedade da informação Pessoas querem saber e têm esse direito Pessoas estão cansadas com a sobrecarga de informação - tornamse mais exigentes e seletivas Dados da IABC e Watson Wyatt As empresas mais bem-sucedidas têm padrões de comunicação definidos, de mãodupla e monitorados. Os diferentes veículos de comunicação se complementam, combinando mensagens gerais e específicas para atingir diversos públicos. 29

35 O processo de comunicação Quem deve comunicar: usualmente o chefe imediato, mais próximo, a quem o empregado pode fazer perguntas e de quem pode obter respostas. A comunicação deve acontecer regularmente e em ocasiões especiais. Deve ser comunicado aquilo que realmente interessa, as mudanças que afetam seu trabalho e o trabalho futuro. O processo de comunicação Tenha sempre em mente o ponto de vista do seu público. Não deixe seu ponto de vista afetar o processo. Pergunte-se o que interessa ao receptor, o que pode preocupá-lo. Busque produzir a informação da maneira mais fácil. 30

36 O processo de comunicação Informe sempre, em ocasiões regulares. Isso favorece a credibilidade do processo. Na crise, seja ágil. Informe a posição atual, ainda que não seja a definitiva. A falta da informação nos períodos de crise favorece a formação de boatos. Plano de Gerenciamento das Comunicações Título do projeto; nome da pessoa que elaborou o documento; descritivo dos processos de gerenciamento das comunicações; eventos de comunicação (reuniões e apresentações); cronograma dos eventos de comunicação; atas de reunião; exemplo de relatórios do projeto; ambiente técnico e estrutura de armazenamento e distribuição da informação; alocação financeira para o gerenciamento das comunicações; nome do responsável pelo plano; freqüência de atualização do plano de gerenciamento das comunicações; outros assuntos relacionados ao gerenciamento das comunicações não previstos no plano; registro de alterações no documento; aprovações. 31

37 Plano de Gerenciamento das Comunicações Resumo É importante definir públicos e contexto da comunicação. O plano de comunicação é o documento que formaliza a estratégia de comunicação do projeto. A informação nos períodos de crise é vital para o sucesso do projeto. rvargas@aec.com.br 32

38 Parte V Gerenciamento de Dados, Documentos e Integração de Sistemas Objetivos Parte V Apresentar dados interessantes sobre gerenciamento das comunicações. Caracterizar GED, seu funcionamento e modalidades. 33

39 Dados Interessantes sobre Documentação A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11h. Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em Em 2003, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel. Dados Interessantes sobre Documentação Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas: um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos; fazem-se, em média, 19 cópias de um documento; gastam-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens. Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. 34

40 Dados Interessantes sobre Documentação Um arquivo de quatro gavetas, com folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento. Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia somente nos EUA. Dados Interessantes sobre Documentação Em 2003, cerca de 600 petabytes de dados estarão armazenados em formatos legíveis de computador. Um terabyte de informação em linha reta poderia dar 56 voltas na Terra, numa extensão de 2,4 milhões de quilômetros. 35

41 GED O Gerenciamento Eletrônico de Documentos converte informações de texto, voz e imagens para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos e utiliza as mídias ópticas, em geral, para armazenamento. Um sistema de GED usa a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações. Voz, Texto e Imagens Voz - Informações geradas de forma verbal. Texto - Informações normalmente mais formais. Vão de cartas a contratos, planilhas, manuais, etc. Imagem e Vídeo - Informações que não são representadas nas formas anteriores: mapas, fotografias, assinaturas, vídeo, etc. 36

42 Tipos de GED DI - Document Imaging DM - Document Management COLD/ERM Forms Processing (OCR/ICR) RM - Records Management CM - Content Management DI - Document Imaging Imagem dos Documentos A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de scanners. A imagem gerada é um mapa de bits. Não existe uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado. 37

43 DM - Document Management Documentos Digitais Gestão de documentos criados diretamente no computador. Seu foco se centra no controle das versões dos documentos; nas datas das alterações realizadas; no histórico da vida do documento. COLD/ERM Gerenciamento Corporativo de Documentos O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original (transparência). 38

44 Forms Processing (OCR/ICR) Processamento de Formulários Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognition e o ICR, Intelligent Character Recognition. RM - Records Management Gerenciamento de Arquivos É o gerenciamento do ciclo de vida do documento. O gerenciamento da criação, do armazenamento, do processamento, da manutenção, da disponibilização e até do descarte dos documentos são controlados. 39

45 CM - Content Management Gerenciamento de Conteúdo É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital. www. Buzzsaw.com - Projetos 40

46 www. Buzzsaw.com - Ambiente de Trabalho www. Buzzsaw.com - Controle de Acesso 41

47 42

48 Resumo O GED (Gerenciamento eletrônico de documentos) converte informações de texto, voz e imagens, para a forma digital. São 6 os tipos de GED, a saber: DI (Document Imaging) Imagem dos documentos; DM (Document Management) Documentos digitais; COLD/ERM Gerenciamento coorporativo de relatórios; Forms Processing Processamento de formulários; RM (Records Management) Gerenciamento de arquivos; CM (Content Management) Gerenciamento de conteúdo. Parte VI - Janela de Johari 43

49 Objetivos Parte VI Apresentar o conceito da Janela de Johari e sua importância no processo de comunicação. Apresentar os 4 quadrantes do processo de comunicação. Apresentar o filme a Janela de Johari. Conceito O processo de dar e receber feedback é um dos conceitos mais importantes no processo de comunicação. É mediante o feedback que podemos implementar as palavras do poema: "Ver-nos a nós mesmos como os outros nos vêem". 44

50 A Janela de Johari elaborado por, Dr. Joseph Luft e Dr. Harry Ingman trata-se de um modelo que ilustra o processo de dar e receber feedback. retrata uma janela de comunicação através da qual alguém dá e recebe informações sobre si mesmo e os outros. o modelo foi denominado JANELA DE JOHARI (Joe + Harry). A Janela de Johari CONHECIDO PELOS OUTROS aquilo que os outros tem consciência a meu respeito 45

51 A Janela de Johari CONHECIDO PELO EU aquilo que eu tenho consciência a meu respeito Quadrantes ABERTA CEGA OCULTA DESCONHECIDA 46

52 Filme Conclusões A Janela de Johari retrata uma janela de comunicação através da qual alguém dá e recebe informações sobre si mesmo e os outros. A zona aberta retrata aquilo que é conhecido por nós e pelos outros. A zona cega é aquilo que os outros conhecem nós desconhecemos. A zona oculta é aquilo que sabenos e os outros desconhecem. A zona desconhecida é aquilo que não sabemos nem os outros sabem. 47

53 Parte VII Reuniões Objetivos Parte VII Apresentar e caracterizar as reuniões como ferramenta efetiva de comunicação. Observar os aspectos negativos de uma reunião e as principais dificuldades encontradas pelo coordenador. Identificar as pessoas problemáticas e aprender a preparar uma reunião. 48

54 Reunião Ato de promover um encontro entre pessoas com o objetivo de deliberar sobre algum assunto ou tomar decisões. Aspectos Negativos Observados em Reuniões Falta de objetividade das reuniões Falta de domínio do coordenador Perguntas fora da pauta, desvio da agenda Conversas paralelas Falta de uma conclusão lógica Desconhecimento da pauta Objetivos mal definidos 49

55 Aspectos Negativos Observados em Reuniões Falta de consistência dos assuntos da pauta Final da reunião com a impressão de que foi perda de tempo Atrasos para início e término Pauta (agenda) muito longa Pessoas Problemáticas na Reunião O retardatário O piadista O apressado O repetitivo O incrédulo O opositor mudo O desligado O tagarela O venenoso O calado O agressivo O intérprete O boateiro O crítico O impaciente O atarefado 50

56 Como preparar uma reunião Adquirir o conhecimento necessário do assunto a ser discutido. Preparar um plano de discussões. Dominar o assunto através da utilização do plano. Preparar o material a ser distribuído ao grupo. Como preparar uma reunião (cont.) Certificar-se de que o local das reuniões está em ordem. Procurar conhecer as pessoas que vão participar da reunião para conduzir o assunto de acordo com as características do grupo. Predeterminar o modo de conseguir manter o máximo interesse e o entusiasmo do grupo. Antecipar as situações e os problemas que poderão surgir. Redigir a convocação de maneira simples e objetiva. 51

57 1ª parte Prepare o Escopo da Reunião Determine os objetivos que devam ser atingidos. Prepare um resumo dos tópicos que serão discutidos. Relacione os pontos que devam ser colocados em destaque. 2ª parte Planeje a Reunião Procure planejar o sistema de apresentação a ser usado: o que dizer; como dizer; como introduzir os tópicos ou idéias; como controlar e encorajar as discussões. Procure determinar a distribuição do tempo, isto é, quanto tempo deverá durar a reunião. 52

58 3ª parte Prepare Material Complementar Folhetos, instruções, casos, folhas de informações, bem como o material que será usado ou discutido Cartazes, quadros, mapas, gráficos que serão apresentados Material necessário para demonstrações, blocos de papel para notas e para quadros, lápis, etc. 4ª parte Prepare o Local da Reunião De maneira que cada um possa ver e ouvir. De maneira que cada um fique confortavelmente instalado. De maneira que haja suficiente número de cadeiras, mesas, cinzeiros, luz e ventilação adequadas uma sala livre de ruídos. Enfim, procure providenciar tudo de acordo com as melhores regras de hospitalidade. 53

59 5ª parte Registre os Assuntos da Reunião Eleja um participante para redigir a ata da reunião. A ata deve ser concisa e prática. Divulgue a ata para os participantes. Resumo É preciso conhecer os aspectos negativos observados numa reunião e as principais dificuldades encontradas pelo coordenador. O coordenador precisa reconhecer as pessoas problemáticas em uma reunião. Siga os seguintes passos no preparo da reunião: prepare o Escopo da Reunião; planeje a Reunião; prepare Material Complementar; prepare o Local da Reunião; registre os Assuntos da Reunião. 54

60 Conclusões Gerais Conclusões Finais A comunicação é um processo complexo e precisa ser gerenciado. A informalidade no trato com as comunicações prejudica o sucesso do projeto. O plano de comunicações formaliza o processo de comunicação. 55

61 Conclusões Finais Atualmente é importante vincular diretamente gerenciamento das comunicações com sistemas eletrônicos de armazenamento (GED). A Janela de Johari evidencia o processo de dar e receber feedback como um dos conceitos mais importantes no processo de comunicação. Reuniões são um dos mais efetivos processos de comunicação, porém precisam de um tratamento sério e rigoroso. ANEXO - Enterprise Project Management 56

62 Gerenciamento de Projetos Corporativos Gerenciamento de Portfólio Alinhamento com os Objetivos de Negócios Estratégia Corporativa Suporte à Decisão em Tempo Real Gerenciamento de Recursos Corporativos Método de Implementação Integrada Programas, Iniciativas Investimentos, Recursos e Prioridade das Decisões Portfólio Integrado de Projetos gerenciados Colaboração e Gerência de Projeto Projetos Entrega consistente do Projeto Ferramentas, Tecnologia, Treinamento e Troca de Informação Solução EPM - Microsoft Executivos Documents and Collaboration Gerentes de Projetos Equipe de Projetos Project Portfolio Web Part Project Cost Web Part Status Report Web Part Servidor de Projetos Ambiente de Colaboração Base de conhecimento Sistemas Internos Base de Dados Base de Análise 57

63 Gerente de Projetos Guia de Projeto Customizado 58

64 Marcas Inteligentes Criação de Times Corporativos 59

65 Assistente para Substituição de Recursos Assistente para Substituição de Recursos 60

66 Assistente para Substituição de Recursos Notificação por 61

67 Membro dos Projetos Project Web Access Homepage 62

68 Planilha de Tempo Biblioteca de Documentos e Rastreamento de Problemas 63

69 Relatórios de Status Gerente de Recursos 64

70 Central de Recursos Gráficos de Disponibilidade de Recursos 65

71 Modelador de Portfólio Executivos (gerentes, diretores, clientes, fornecedores) 66

72 Central de Projetos Central de Projetos 67

73 Gerenciamento de Documentos Analisador de Portfólio 68

74 Página do Executivo Obrigado pela Presença Para maiores informações Visite ou 69