SUCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE ENGENHARIA INDUSTRIAL

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1 XI Congresso Nacional de Engenharia Mecânica, Metalúrgica e Industrial 03 a 05 agosto de 2011, Porto Alegre - RS SUCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE ENGENHARIA INDUSTRIAL Nome do Primeiro Autor Julio Surreaux Chagas - jchagas@cpovo.net ABEMEC RS1 Resumo....vivemos num mundo feito de projetos. Hoje em dia, quase todo o trabalho é organizado em pacotes pequenos chamado projetos. Se você não gasta pelo menos 70% do seu tempo em projetos, você vive no passado. Hoje (...) é preciso pensar, respirar, agir e trabalhar com projetos; (Tom Peters,1999) Existem por volta de 20 milhões de profissionais trabalhando em projetos no mundo sendo responsáveis por cerca de 20% do PIB mundial (US$ 12 trilhões).(balestrero,2009) Precisamos cada vez mais executar o Gerenciamento de Projetos com sucesso para evitar prejuízos e construir um mundo melhor. Gerenciamento de Projetos consiste no Planejamento, Gestão e Controle de Projetos para cumprir metas estabelecidas dentro dos parâmetros de tempo, custo, recursos e qualidade. Palavras-chave: Coordenação de Projetos, Coordenador de Planejamento, Gerente de Projeto ID INTRODUÇÃO...vivemos num mundo feito de projetos. Hoje em dia, quase todo o trabalho é organizado em pacotes pequenos chamado projetos. Se você não gasta pelo menos 70% do seu tempo em projetos, você vive no passado. Hoje (...) é preciso pensar, respirar, agir e trabalhar com projetos (Tom Peters, 1999). Hoje as empresas estão transformando determinadas tarefas em Projetos porque é mais vantajoso. A idéia partiu do Tom Peters através do livro project 50 que ensina 50 maneiras para transformar cada tarefa em Projeto. (Tom Peters,1999). Então cada vez é maior o número de projetos em execução nas empresas causando uma falta enorme de profissionais no mercado de trabalho. É essencial para a sobrevivência das indústrias executar projetos. As indústrias que não executam projetos por falta de recursos acabam desaparecendo. Todos os projetos deverão sempre acrescentar valor à Organização. Esse deverá ser o maior motivo para o seu desenvolvimento. Para isto, cada projeto terá que estar alinhado com o planejamento estratégico da empresa, para contribuir com sua visão e missão estabelecidas (Sergio Pazzini da Silva Matos, 2010). Na execução de projetos é comum ocorrer atrasos na duração e custos acima do previsto que causam prejuízos. Projetos que são definidos com retorno financeiro ficam prejudicados devido ao atraso e custo acima do previsto. Também existe projetos que são paralisados devido a falta de recursos, problemas técnicos, concorrência e outros. Hoje os Projetos são de maior vulto e complexidade do que a anos atrás. É essencial a prática de gerenciamento de projetos para sua execução. Fundado em 1969 nos Estados Unidos, o Project Management Institute, ou PMI defende a utilização das chamadas melhores práticas de Planejamento, Gestão e Controle de Projetos há mais de 40 anos. É uma das maiores associações do mundo de filiação profissional, com meio milhão de membros e credenciados em mais de 185 países.é uma organização sem fins lucrativos que promove a profissão de gerenciamento de projetos através de padrões mundialmente reconhecidos e certificados, comunidades colaborativas, um extenso programa de pesquisa e oportunidades de desenvolvimento profissional (PMI,2011). Em 1990 surge o Microsoft Project que é um dos mais poderosos e versáteis softwares para o gerenciamento de projetos do mundo. Campeão de vendas em sua categoria, o Microsoft Project é utilizado para planejar, programar e acompanhar a execução de projetos, permitindo o controle de custo, cronograma e cargas de trabalho de maneira detalhada ou resumida (Microsoft,2010) Temos por volta de 20 milhões de profissionais trabalhando em projetos no mundo sendo responsáveis por cerca de 20% do PIB mundial (US$ 12 trilhões.(balestrero, 2009). Estudos indicam que somente 29% dos projetos são bem sucedidos quando não são utilizadas melhores práticas de gerenciamento de projetos. Quando são utilizadas boas práticas de gerenciamento de projetos, sendo que 75% dos projetos obtém sucesso (Compet PM Gerenciamento de Projetos). Precisamos cada vez mais executar o Gerenciamento de Projetos com sucesso para evitar prejuízos e construir um mundo melhor.

2 Abaixo citação da Biblía sobre Construção : Com efeito: qual de vós, querendo construir uma torre, não se senta primeiro e calcula os gastos, para ver se tem o suficiente para terminar? Caso contrário, ele vai lançar o alicerce e não será capaz de acabar. E todos os que virem isso começarão a caçoar, dizendo: Este homem começou a construir e não foi capaz!(lc 14,25-33). A título de ilustração, informo que em abril de 2010 foi inaugurada a fábrica em Porto Alegre com o nome de Centro de Excelência em Tecnologia Eletrônica Ceitec para fabricar Chips que ainda não entrou em funcionamento. Consumiu R$ 300 milhões dos cofres públicos o dobro do previsto inicialmente. Previsto que a fábrica poderia ter sido concluída em 12 meses mas o ministério fez questão de postergar a obra por mais de cinco anos, um prazo considerado excessivo. O ex-presidente da Ceitec revela que os equipamentos da fábrica estão tecnologicamente ultrapassados e simplesmente não funcionam, apesar de terem sido reformados. Notícia com detalhes veja na Revista Isto É /6/2011. Situações semelhante ocorrem no mundo mas ficam sem divulgação. 2. DEFINIÇÃO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Compreende as seguintes atividades desenvolvidas por uma equipe de Gerenciamentos de Projetos: Planejamento, Gestão, Controle, Orçamentação e Cronograma de Projetos. Fazer o Planejamento desde o início de cada projeto até o término do mesmo. Necessário fazer uma critíca passo a passo do Planejamento para identificar os desvios ocorridos e fazer as correções necessárias. A maior incidência de problemas no gerenciamento de projetos é devido a falha na definição do escopo de projeto. Executar o mesmo o mais completo e com todos os envolvidos do projeto. O Gerenciamento de Projeto se aplica em projetos de médio e grande porte. Não se aplicam em projetos de pequeno porte com custo inferior em torno de R$ ,00 que apresentam baixa produtividade. Uma alternativa é executar através dos serviços de manutenção da indústria. Outra alternativa é reunir os projetos pequenos em um só a fim de obter economia de escala e executar os projetos com menor custo. A equipe mínima de Gerenciamento de Projetos é a seguinte: 1 Gerente ou Coordenador de Planejamento; 1 Engenheiro ou Técnico de Planejamento; 1 Engenheiro ou Técnico Orçamentista. Em projetos de grande porte e complexidade técnica é necessário uma equipe maior. O Gerenciamento de Projetos trabalha integrado com a Engenharia de Projetos, Gerenciamento de Obra e Suprimentos. O Projeto de Engenharia e Gerenciamento de Obra podem ser feito na Emprêsa ou contratados de empresa Projetista. 3. DEFINIÇÃO DE PROJETO Projeto é o esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, requerendo recursos humanos, materiais e financeiros que viabilizam sua execução. É temporário porque tem início e fim definidos. O produto, serviço ou resultado criado se classifica como exclusivo porque difere em algum aspecto de qualquer outro produto ou serviço existente. Os projetos são executados de forma progressiva, em etapas que precisam ser planejadas, programadas e controladas. (Portal Petrobrás,2011). O propósito primordial é Integrar e Otimizar os fatores de Projeto sob aspecto de Custo, Qualidade. Mão de obra, Inovação, Riscos, Maquinaria, Matéria Prima, Segurança. Meio ambiente, Manutenção, Energia, Automação, Legislação, Normas técnicas, e Flexibilidade. 4. EXECUÇÃO DO PROJETO Os Setores da indústria enviam normalmente no último trimestre de cada ano as sugestões de projetos para o Gerenciamento de Projetos. As sugestões contém o título, número de referência do Setor, finalidade, descritivo e justificativa. As sugestões são cadastradas e encaminhadas a Engenharia para parecer técnico. Se aprovado é executado o Projeto Preliminar pelos Setores de Engenharia: Processo/Eng.Básica; Elétrica; Instrumentação/Automação; Tubulação/Mecânica/Equipamento; Obra Civil. O Projeto Preliminar consiste na elaboração de quantitativos de materiais, equipamentos e obra civil que são fornecidas ao Gerenciamento de Projetos para execução do orçamento. O Projeto é classificado segundo a sua finalidade. A classificação dos projetos são as seguintes: Aumento de Produção; Retorno Financeiro; Inovação; Melhoria da Qualidade, Segurança, Confiabilidade, Meio ambiente, Saúde, Flexibilidade; Inovação; e outros. O Gerenciamento de Projetos faz uma apresentação dos Projetos Preliminares com orçamento para consolidação junto a todas as pessoas envolvidas e depois a Diretoria. Como desenvolver WOW projetos projetos que são significativos, revolucionários, emocionantes e dramáticos. A chave do sucesso é saber criar, vender e implementar os projetos (Tom Peters,1999).

3 Aprovado os Projetos Preliminares pela Diretoria os mesmos são detalhados pela Engenharia. Concluído o Projeto detalhado, novamente é apresentado a todas as pessoas envolvidas no Projeto, Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Diretoria para aprovação final para iniciar a execução. Veja no anexo 1 o cronograma de execução de projetos. 5. ORÇAMENTO DE PROJETOS Os Orçamentos são feitos pelo Orçamentista com informações obtidas de Fornecedores, Suprimentos, SAP, Processo/Engenharia Básica, Engenharia de Projetos e Gerenciamento de Obra. Veja a planilha Nº 2 em anexo que é a folha rosto do orçamento. Acompanha a folha rosto a folha de orçamento de cada disciplina que são as seguintes: Projeto; Material Elétrico; Material de Instrumentação/Automação; Material de Tubulação/Mecânica; Equipamentos; Obra Civil; Montagem Elétrica; Montagem Instrumentação/Automação; Montagem Tubulação/Mecânica. A cada orçamento revisado numerar o mesmo em ordem numérica crescente. Os orçamentos são executados segundo a metodologia FEL adotado mundialmente (FEL): 5.1 Estimativa de Ordem de Grandeza (FEL 1) É uma estimativa de orçamento baseado na capacidade da unidade em comparação com custos de plantas similares. Critério de contingência adotado: 20% sobre o o somatório dos itens Projeto, Suprimento e Obra. Faixa de Precisão do Projeto: -20% à +40% do Total Geral do Projeto. 5.2 Estimativa Preliminar (FEL 1) É uma estimativa de orçamento baseado em Estudo Preliminar com informações sobre o Escopo, Projeto, Suprimento e Obra/Montagem respectivamente. Critério de contingência adotado: 15% sobre o somatório dos itens de Projeto, Suprimento e Obra/Montagem. Faixa de Precisão do Projeto: -15% à 30% do Total Geral do Projeto. 5.3 Estimativa Orçamentária (FEL 2) É uma Estimativa de Orçamento conforme Projeto de Engenharia Básica com as seguintes informações: Escopo do Projeto definido; Custo estimado do Projeto; Lista de compra de materiais e equipamentos; Estimativa de montagem e obra civil; Critério de contingência adotado: 10% sobre o somatório dos itens de Projeto, Suprimento e Obra; Faixa de Precisão do Projeto: -10% à +20% do Total Geral do Projeto. 5.4 Orçamento Final (FEL 3) É um Orçamento do Projeto Detalhado com as seguintes informações: Escopo fechado; Custo do Projeto realizado; Custo dos materiais e equipamentos comprado dos fornecedores; Orçamento das Empreiteiras para montagem e obra civil; Critério de contingência não será adotado; Faixa de Precisão do Projeto: -5% à 10% do Total Geral 6. CRONOGRAMA O Cronograma do Projeto é feito pelo Gerenciamento de Projetos. Utiliza o site no Link Soluções de EPM: Planejamento, Implantação e Manutenção de Soluções de Gerenciamento de Projeto (Microsoft,2010). Abaixo informações básicas para executar o cronograma do projeto: 6.1 Estimativas de orçamento por Ordem de Grandeza e Preliminar adotar custo estimado de 7% a 10% do Valor Total do Projeto para Petróleo e Petroquímica e 5% do Projeto para Indústrias em Geral; Dividir o valor total pelo preço médio por hora da mão de obra e estimativa do número de profissionais necessário para determinar a duração do Projeto. Na Estimativa Orçamentária e Final o custo do Projeto e duração é fornecido pela Projetista ou Engenharia de Projetos da Emprêsa. 6.2 Materiais de tubulação em aço carbono: 3 meses de prazo de entrega; 6.3 Materiais de tubulação em aço liga ou aço inox: 6 a 7 meses de prazo de entrega; 6.4 Materiais de instalação elétrica e de instrumentação: 2 meses de prazo de entrega; 6.5 Instrumentos em geral: 6 meses de prazo de entrega; 6.6 Vasos e tanques em aço carbono: 6 meses de prazo de entrega para Petróleo e Petroquímica; 6.7 Bombas centrífugas de médio porte: 6 meses de prazo de entrega;

4 6.8 O calculo da estimativa de custo de montagem de Estimativa Orçamentária e Final é baseado em planilha de preços fornecida pela Montadora. A seguir dividir o custo total de montagem pelo preço médio de mão de obra por hora resultando a quantidade de homem-hora necessária para executar o serviço. Estabelecer uma equipe de trabalho e determinar o número de meses necessário para executar o trabalho. 6.8 Acrescentar na Montagem 20% a 30% do custo total de montagem para Petróleo e Petroquímica e 10% para Indústrias em Geral á título de Canteiro de Obra. O Canteiro de Obra compreende o seguinte: Mobilização e Desmobilização; Transporte de pessoal; ;Ferramentas; Material de Segurança; Projetista de Andaime; Auxiliar de Limpeza; Técnico de Segurança; 1 Caminhão de carga; 1 Caminhão Munck; Arquivo Técnico; Médico do Trabalho. REFERÊNCIAS Balestrero, Gregory, 2010, CEO do PMI; Informação referida foi extraída da Revista Mundo Project Management, abril/maio Compet PM Gerenciamento de Projetos, 2010; Informação referida foi extraída da Revista Mundo Project Management, abril/maio FEL, O processo Front-End Loading utiliza-se de etapas que correspondem aos estágios de desenvolvimento do projeto. Lc 14,25-33,Trecho da Biblia que diz que primeiro calcula os gastos, para ver se tem o suficiente para construir uma torre. Microsoft, 2010, Softwares produzido pela Microsoft para uso em gerenciamento de projetos. PMI, 2011, Project Management Institute, Associação fundada em 1969 nos Estados Unidos. Portal Petrobrás, 2011, Portal existente na Internet utilizado pela Petrobrás. Sergio Pazzini da Silva Matos,2010, Informação referida foi extraída da Revista Mundo Project Management, abril/maio Tom Peters, 1999, escritor americano sobre livros de negócios. FORMAT INSTRUCTIONS FOR PAPERS SUBMITTED TO THE XI CONEMI Abstract,... we live in a world of projects. Nowadays, almost all the work is organized into small packets called projects. If you don t spend at least 70% of your time in projects, you live in the past Today (...) you must tink, breath, act and work with projects; (Tom Peters, 1999) There are about 20 million people working in projects in the world, being responsable for around 20% of world GDP (US$ 12 trillion). (Balestrero, 2009) We increasigly need to execute Project Management with success in order to avoid losses and to build a better world. Project Management consists in the Planning, Management and Control of Projects to meet established goals within parameters of time, cost, resources and quality. Keywords: Project Management, Planning Coordinator, Project Manager

5 ANEXO 1: ORGANOGRAMA DE EXECUÇÃO DE PROJETOS DE ENGENHARIA Projeto Inicial Engenharia Básica Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Obra Aprovação Diretoria Orçamento Start Up Engenharia de Detalhamento Cronograma Nº do Projeto TITULO Nº do documento FOLHA REV. PLANILHA Nº 2 1/ 1 Dólar de Referência Valor em (US$) Valor em Descrição ( % ) Item (R$) 1. PROJETO 0,00 0,00 #DIV/0! 1,8000 Peso Relat. 1.1 Eng. Básica 0,00 0, Detalhamento 0,00 0,00 2. SUPRIMENTO 0,00 0,00 #DIV/0! 2.1 MATERIAIS 0,00 0,00 #DIV/0! Civil 0,00 0,00

6 2.1.2 Elétrica 0,00 0, Instrumentação/Automação 0,00 0, Tubulação / Mecânica 0,00 0, EQUIPAMENTOS 0,00 0,00 #DIV/0! 3. OBRA/MONTAGEM 0,00 0,00 #DIV/0! 3.1 OBRA CIVIL 0,00 0,00 #DIV/0! 3.2 MONTAGEM 0,00 0,00 #DIV/0! Elétrica 0,00 0, Instrumentação/Automação 0,00 0, Tubulação / Mecânica 0,00 0,00 (=) Somatório (Proj. + Suprimento + Obra) 0,00 0,00 #DIV/0! 4. CONTINGÊNCIAS 0,00 0,00 #DIV/0! 5. SERVIÇOS de APOIO 0,00 0,00 #DIV/0! 6. PRÉ-OPERAÇÃO 0,00 0,00 #DIV/0! 7. TAXAS e IMPOSTOS 0,00 0,00 #DIV/0! (=) TOTAL GERAL 0,00 0,00 #DIV/0! Faixa de Precisão -20% 0,00 0,00 40% 0,00 0,00 REVISÃO DATA EXECUÇÃO VERIFICAÇÃO APROVADA