ANO 6 Nº 06, AGOSTO 2015

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1 Ano 06 Luiz Brilhante Galdino Junior Fernando Donizetti de Carvalho Fabio Antônio dos Santos Emanuel Benedito de Melo n. 06 A COMUNICAÇÃO NA INDÚSTRIA E SEUS EFEITOS NA PRODUTIVIDADE p Faculdade de Engenharia e Arquitetura FEA Centro Universitário Nossa Senhora do Patrocínio CEUNSP Salto-SP Adriana Petito de Almeida Silva Castro, Fernanda Otávia Dias A. Nascimento, Alexandre Vergel Ferreira, Rogério De Marchi - ASFALTOS NA PAREDE RevistaComplexus Instituto Superior de Engenharia Arquitetura e Design Ceunsp, Salto-Sp, Ano. 02, N.3, P.23-28, Maio de Disponível Em: 1

2 RESUMO Ser competitivo e produzir cada dia mas faz parte de toda necessidade de uma organização. Mas entender os fenômenos que prejudicam esses dois grandes pilares já é uma avaliação mais abrangente até porque conseguir enxergar que a quanto maior for o grau de ruído dentro do processo de comunicação, menor será a capacidade produtiva e automaticamente a diminuição da competitividade das organizações. O artigo se envolve em propor uma análise do processo de comunicação e como os colaboradores em geral ficam perdidos dentro desse processo. Palavras-chave: competitividade comunicação - empresa 1. INTRODUÇÃO Hoje em dia a comunicação eficaz é cada vez mais essencial nas organizações, pois é desta a forma que transmitimos nossas necessidades e ideias. Assim é preciso manter uma boa comunicação dentro das empresas e organizações, para que seja possível atingir bons resultados e chegar aos objetivos esperados. As empresas estão cada vez mais preocupadas com seus resultados e principalmente com a relação entre seus colaboradores, pois são eles que fazem a empresa. É importante que haja uma comunicação cada vez mais clara e eficiente entre os setores, para que todos possam entender qual o objetivo da empresa e com isso seja possível atingir os resultados. As empresas buscam meios de melhorar esta comunicação interna, seja através da tecnologia ou de outras ferramentas, para tentar minimizar as perdas e falhas que acontecem na transmissão da informação. Quando se transmite uma informação, é necessário que o receptor, pessoa que recebe a informação, a entenda de maneira clara, para que não haja uma distorção da informação e assim a geração de problemas futuros. Assim considera-se essencial a comunicação para que a empresa tenha melhores resultados e crie um ambiente favorável para seus colaboradores trabalhar com tranquilidade e eficiência, alcançando todos os objetivos esperados pela organização. 2. COMUNICAÇÃO Atualmente nos comunicamos o tempo todo, e uma parte desta imersão se deve ao avanço da tecnologia. Todas as informações estão na palma da mão em tempo instantâneo, através de celulares, tablets entre outros. Assim, apenas com um click nos enchemos de informações, as vezes necessárias ou as vezes não necessárias, cabe a cada um entender e 52

3 saber absorver aquilo que é bom e descartar o que não serve e nas empresas não é diferente. Vejamos o que diz Ruggiero A., sobre este ponto: Hoje na indústria a todo o momento está correndo informações essenciais para seu funcionamento, com isso é essencial que estas informações sejam claras e objetivas, para minimizar ao máximo os problemas da má comunicação. Não basta ter uma equipe de grandes talentos altamente motivados, se ela não estiver bem informada, e seus integrantes não se comunicarem adequadamente, não será possível potencializar a força humana da empresa (2014, p.65). A comunicação interna nas organizações, empresas ou entidades, nem sempre foram valorizadas ou reconhecidas como de vital importância para o desenvolvimento e sobrevivência dessas organizações. Na era da informação no momento em que a tecnologia é disponibilizada facilmente, a habilidade no processamento de dados e a transformação desses dados em informações prontas para serem usadas nas tomadas de decisões, representam uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação no mundo dos negócios. Só através de uma comunicação interna eficiente, é que acontece a troca de informações da melhor maneira. 3. PROBLEMAS GERADOS PELA MÁ COMUNICAÇÃO A comunicação quando é feita de maneira inadequada pode gerar grandes problemas para a empresa, uma vez que as organizações vivem de informações. Através da comunicação as organizações podem ou não alcançar seus objetivos. Quando não existe uma comunicação eficiente dentro de um setor produtivo, por exemplo, pode ocorrer de não se conseguir atingir as metas, simplesmente pela falta de informação ou porque quem recebeu esta informação a recebeu de maneira incorreta ou entendeu de outra forma, porque a informação não lhe foi clara suficiente. Outros transtornos causados pela má comunicação são: os problemas entre colaboradores, a criação de um ambiente tenso entre os funcionários, isso por que aquele disse me disse, famosa fofoca gerada por uma informação mal passada gera atrito entre os colaboradores, causando grandes danos à organização e podendo até danificar ou acabar com a imagem da mesma. Estes mesmos atritos causados pela má comunicação podem levar a uma desmotivação, falta de comprometimento e perda do foco diante dos objetivos da empresa. De acordo com a pesquisa de Prochnow et al. (2005), conclui-se que as falhas de comunicação interferem no bom andamento dos processos dentro das empresas, causando 53

4 prejuízos e interferindo desde a qualidade até o prazo de entrega dos produtos finais. Os fatores responsáveis por falhas de comunicação dentro das empresas de acordo com a pesquisa realizada, por ele, foram: Falta de percepção das lideranças nas pessoas coordenadas, atuando de forma única de acordo com as características cognitivas de cada indivíduo; Preconceito com os colegas de trabalho (intolerância a erros); Falta de humildade para aceitar que ideias alheias possam ser muito úteis para a melhoria de processos. Com isso, é possível concluir que as empresas e organizações devem se dedicar ao máximo e tentar solucionar estes problemas de comunicação para assim melhorar a relação entre seus colaboradores, e aumentar a eficiência. 4. COMO MELHORAR A COMUNICAÇÃO Pode-se concluir que a comunicação é um tema de importante relevância dentro das organizações, pois é uma ferramenta usada constantemente no dia a dia das pessoas. E para que ela seja empregada com eficácia, depende das habilidades interpessoais dos gerentes-administradores, funcionários e todos os demais stakeholders geradores de resultados dentro da organização. A comunicação para ser eficaz é preciso levar em consideração diversos aspectos, como cultura, nível social, contexto, meio e todas as formas de ruído existentes no processo. Há empresas que implementam ferramentas e processos de comunicação interna sem prestar atenção à essência da comunicação e as atividades acabam não acontecendo. O problema pode estar na origem, o emissor que não sabe se comunicar no meio, que pode ser inadequado para o momento, ou no destino, o receptor que pode estar anos-luz de distância do emissor em termos de comunicação. Definida pelos autores Chiavenato (2003) e Hampton (1992), como uma atividade administrativa, a comunicação é composta por dois propósitos principais, a saber: estabelece informações e compreensões necessárias para conduzir as pessoas em suas atividades e desenvolve atitudes necessárias voltadas para o estímulo, interação grupal e satisfação nos cargos. Esses dois propósitos, em conjunto, proporcionam a criação de um ambiente que conduz a um espírito de equipe e a um melhor desempenho na realização das tarefas. 54

5 Para ter uma ideia clara noção do problema, vivemos em um país onde as estatísticas apontam que mais de 80% da população é alfabetizada. Mas a realidade é que menos de 20% entende o que lê. Portanto, a ferramenta pode existir, o processo pode existir, mas se não existir o preparo a comunicação será deficiente. Dentro deste contexto, pretende-se, com este trabalho, demonstrar a importância da comunicação nas organizações, abordando o gerenciamento eficaz como estratégia crucial para o sucesso de uma organização. Para tanto, se faz necessário fazer uma abordagem geral do assunto, bem como uma investigação acerca dos seguintes temas: comunicação, comunicação de cima para baixo, de baixo para cima, Comunicação face a face, comunicação horizontal, comunicação entre os gêneros e comunicação intercultural (2003, p. 189). 4.1 Comunicação De Cima Para Baixo A comunicação de cima para baixo ocorre quando os superiores atribuem tarefas e avaliam os seus colaboradores, fornecendo-lhes informações sobre normas, políticas, vantagens e outros assuntos. Bateman e Snell (2006) a define como o fluxo de informações que partem dos níveis mais altos para os mais baixos, percebendo que os colaboradores necessitam de informações para desempenharem suas funções, tornando-se fiéis à organização. Esta comunicação de cima para baixo aprimora a identificação dos colaboradores com a empresa, as suas atitudes de apoio e as decisões consistentes com os objetivos da organização. O principal problema desse tipo de comunicação é a perda de informação. Esse problema é causado, principalmente, por um número de camadas hierárquicas muito extensas nas organizações. Por isso, as empresas estão colocando em prática a redução de níveis hierárquicos, reduzindo, assim, o número de camadas hierárquicas. Essa prática ameniza os problemas causados pela perda de informação, à medida que passa de uma camada para outra (2006, p. 49). As melhorias na comunicação ocorrem quando os gerentes dão feedback de desempenho às pessoas que reportam diretamente a eles. O feedback serve para discutir o mau desempenho e as áreas que podem ser aprimoradas. A melhor maneira de se atingir o feedback é aplicar o coaching, definido, por Bateman e Snell (2006), como o diálogo com meta de ajudar outra pessoa a ser mais eficaz e a alcançar todo o seu potencial no trabalho. 4.2 Comunicação De Baixo Para Cima A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia aos mais altos. Nesse tipo de canal, a alta gerência obtém um quadro mais nítido do trabalho, das 55

6 realizações, dos problemas, dos planos e das atitudes dos colaboradores. Nesse processo de comunicação, os colaboradores se beneficiam com a oportunidade de comunicar para cima, permitindo ao administrador saber o que está acontecendo dentro da organização, pois uma comunicação bem estruturada e efetiva provoca impacto positivo no desempenho individual dos colaboradores. A comunicação eficaz de baixo para cima facilita a comunicação de cima para baixo, à medida que a boa audição se torna uma via de mão dupla. Para Cahen (1999) na comunicação de mão-dupla, o fluxo de informações ocorre em duas direções: o receptor fornece realimentação, feedback, e o emissor é receptivo e responde à realimentação. Portanto, a existência de uma boa comunicação na empresa motiva a boa execução das tarefas, elimina as incertezas, as ambiguidades e produz confiança e segurança. Para ser eficaz, o processo de comunicação não pode ser tratado como algo sazonal. Ao contrário, precisará ser permanente e adequado ao contexto em que vivem os colaboradores. Ou seja, os colaboradores necessitam de uma comunicação Just in time, isto é, a informação certa, na medida certa e no tempo certo para executarem com êxito suas tarefas. 4.3 Comunicação Face A Face A comunicação face a face, oferece um feedback imediato e direto, onde os receptores podem sentir a sinceridade, ou a falta dela, por parte do emissor. A comunicação oral é a mais persuasiva e também menos dispendiosa que a escrita. Entretanto, a comunicação oral pode conduzir a afirmações espontâneas e não refletidas, ocorrendo um registro não permanente dela. Nesse caso, a habilidade na comunicação torna a linguagem eficaz, fazendo com que as pessoas que possuem tal desenvoltura tornem-se um diferencial, destacando-se das demais. Existem muitas formas de adquirir habilidade na comunicação, não constituindo fórmulas prontas ou dom, mas sim técnicas criteriosas que precisam ser seguidas. 4.4 Comunicação Horizontal A comunicação horizontal ocorre entre pessoas que estão discutindo, no mesmo local, falando sobre os mesmos assuntos, em que essa comunicação é uma informação compartilhada por pessoas do mesmo nível hierárquico. Esse tipo de comunicação possui várias funções, como: permitir o bom compartilhamento das informações, solucionar problemas 56

7 entre as unidades, minimizar conflitos e ajudar na interação entre as pessoas além de fornecer apoio social e emocional. Segundo Davis e Newstrom, as comunicações horizontais são necessárias para a coordenação do trabalho com pessoas de outros departamentos e são também utilizadas porque as pessoas preferem à informalidade das comunicações horizontais a ir para cima e para baixo nas cadeias oficiais de comando. Na administração, a comunicação horizontal serve como um suporte, principalmente, em ambientes complexos nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra, devendo a informação ser compartilhada horizontalmente, para todos que estão no local, são exemplos de empresas que desempenham esse tipo de comunicação: a Motorola, a NASA e a GE (2004, p.23). 4.5 Comunicação Intercultural Os fatores interculturais geram um potencial para maiores problemas de comunicação. A comunicação intercultural pode ser dificultada por quatro problemas específicos relacionados às dificuldades de linguagem nas comunicações interculturais. As barreiras provocadas pela semântica, neste caso, as palavras podem significar coisas diferentes para pessoas diferentes, particularmente para aquelas de culturas nacionais diferentes. Algumas palavras de determinada cultura, não encontram tradução em outra. Em segundo lugar, existem as barreiras provocadas pelas conotações das palavras, ou seja, as palavras insinuam coisas diferentes em línguas diferentes. As negociações com executivos de culturas diferentes podem ser mais dificultadas porque palavras, dependendo da cultura, e a sua tradução podem ter duplos significados. Contudo, é possível observar que a desenvoltura na comunicação é o que diferencia entre outras coisas o bom do mal comunicador, pois ele tem a oportunidade de tornar a linguagem clara e dinâmica, interessante, fazendo com que se torne um diferencial, destacando-se das demais pessoas. 5. CONCLUSÃO Como podemos observar, a comunicação é um tema de importante relevância dentro das organizações, pois é uma ferramenta usada constantemente no dia a dia das pessoas. E, para que ela seja empregada com eficácia, depende das habilidades interpessoais 57

8 dos gerentes-administradores, funcionários e todos os demais stakeholders geradores de resultados dentro da organização. Diante do exposto, torna-se necessário compreender, de maneira objetiva, todo o processo da comunicação, pôr em prática suas benignidades e tentar absorver, como aprendizagem, as suas deficiências para só então tornar-se um bom comunicador e também um bom ouvinte, o que é extremamente importante, pois quando as pessoas estão se comunicando face a face com alguém, elas escutam palavras, interpretam símbolos e observam expressões faciais, posturas, contato visual, distanciamento físico e outras referências não verbais no seu esforço de extrair significados. A mídia eletrônica pode ser utilizada nas organizações como uma ferramenta na melhoria da comunicação empresarial. Porém, é preciso estabelecer critérios rigorosos para assegurar o retorno que ela proporcionará a organização. Enfim, é preciso compreender que todo o processo de comunicação deve ser administrado na organização e todo bom líder deve ser um comunicador hábil. Desta forma, os gestores devem ter habilidades para resolver os mais diversos problemas relacionados com a comunicação, pois a comunicação de baixo para cima (pode causar nos colaboradores frustração), de cima para baixo (perda de informação), horizontal (pouca eficácia) e até a informal (fofocas). Pesquisando a comunicação interna na indústria, é possível chegar à conclusão de que a comunicação é um dos pontos fundamentais para o sucesso da empresa, portanto é preciso que as empresas olhem com mais cuidado e atenção para a comunicação dentro dos setores, seja ele, produtivo ou executivo, procurando acabar com as fronteiras entres os setores da empresa, fazendo com que todos tenham a mesma visão, e sigam o mesmo objetivo, procurando um setor completar o outro, acabando com as disputas internas, e com os problemas de mal entendimento das informações passadas entre si. Com isso a empresa com certeza alcançara todos seus objetivos, juntamente com seus colaboradores, tornando assim a comunicação interna como principal ferramenta de melhoria para a empresa e a organização. 6. REFERÊNCIAS BATEMAN, Thomas S. SNELL, Scott A. Administração. 2. ed. São Paulo: Atlas, PROCHNOW, Douney. Gestão empresarial in foco, 3 ed. São Paulo, Sextante CAHEN, Roger. Comunicação empresarial. São Paulo: Best Seller, CONRADO, Frank. A força da comunicação: quem não sabe se comunicar, como utilizar e conduzir as comunicações internas e externas para criar valores e alcançar os objetivos nas empresas. São Paulo: Makron Books,

9 CHIAVENATO, Idalberto. Administração de recursos humanos: fundamentos básicos. 5ª. ed. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. 3 ed. São Paulo: Elsevier Campus, DAVIS, Keith e NEWSTROM, Jhon W. Comportamento humano no trabalho: uma abordagem organizacional. Tradução de Eunice Laçava Kwasmicha. São Paulo: Pioneira Thomson, HAMPTON, David R. Administração Contemporânea: teoria, práticas e casos. São Paulo McGraw-Hill, RUGGIERO, Alberto Pirró. Qualidade da comunicação interna. 08 out Disponível em: [28 ago.2006]disponível em: 59

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