Uma proposta de solução para EDI (Eletronic Data Interchange), utilizando Software Livre para pequenas empresas.

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1 Uma proposta de solução para EDI (Eletronic Data Interchange), utilizando Software Livre para pequenas empresas. Marco Aurélio Claudiano da Silva (UNIMEP) Nivaldo Lemos Coppini, Dr. (UNIMEP) Resumo O objetivo principal deste trabalho é mostrar uma proposta viável para implantação de uma solução de EDI(Eletronic Data Interchange ou, Troca Eletrônica de Dados) utilizando Softwares Livres, tecnologia que permite que um software seja instalado em vários computadores livres de licenças. Esta tecnologia permite que as pequenas empresas possam tirar proveito da agilidade de utilizar um EDI para otimizar o seu processo produtivo e aumentar a sua competitividade, melhorando com isso o seu desempenho de entregas. Como é inviável a pequenas empresas o investimento de um grande volume financeiro em Sistemas de Informação (SI) de última geração, o desenvolvimento de uma ferramenta, que independente do SI utilizado, permita a implantação deste recurso com um custo relativamente baixo, irá proporcionar a elas uma possibilidade antes só acessível a grandes empresas. Um estudo mais aprofundado desta tecnologia e questões de segurança no sistema será desenvolvido em trabalhos futuros. Palavras chave: EDI, Software Livre, Pequenas Empresas. 1. Introdução Segundo O Brein (2001), a Internet tem provocado uma grande mudança no mundo da Tecnologia da Informação na qual todos concordam, pois o seu impacto nos negócios, sociedade e sobre as próprias empresas, vem mudando o modo como as mesmas são operadas e como a própria área tecnológica está apoiando as operações empresariais. Esta explosão da Internet vem revolucionando a maneira como as empresas desenvolvem suas atividades, que até um tempo atrás, ficavam restritas apenas no seu âmbito interno através de Sistemas de Gestão de Informações tradicionais, como os famosos ERP (Enterprise Resource Planning ou, Plano de Recursos para a Empresa). Dentro deste tipo de solução, encontramos softwares nacionais como o Magnus da empresa Datasul e o Microsiga Advanced da empresa Microsiga. Existem também softwares estrangeiros, adaptados para a realidade fiscal e gerencial brasileira, das empresas SAP, Baan, Oracle Applications, entre outros menos conhecidos. Um conceito que com a Internet cresceu muito foi o de EDI (Eletronic Data Interchange ou, Troca Eletrônica de Dados). Segundo Nakamura (2001), esta troca pode ocorrer de diversas maneiras, através de conexões de modem diretamente ou utilizando s. Ele também resolve um problema de falta de padronização para entrada e saída de dados devido aos diferentes programas utilizados pelas empresas, cada um com seu formato e dificultando um nível de integração e relacionamento das informações. Segundo Martins e Alt (2000), essa forma de comunicação e transação pode ligar a empresa a seus fornecedores, clientes, bancos e traz muitas vantagens como uma maior rapidez, segurança e precisão no fluxo das informações, uma redução significativa de custos e sedimenta o uso do conceito de parceria entre clientes e fornecedores. ENEGEP 2003 ABEPRO 1

2 Quando se fala em utilizar recursos de Tecnologia da Informação, como o EDI, logo vem à tona o principal obstáculo para uma empresa de pequeno porte, que é a impossibilidade de investir muito dinheiro nesta área, o que conseqüentemente acaba fazendo com que ela fique longe de grandes inovações tecnológicas. Para viabilizar uma solução tecnológica para este nicho, contamos com uma tendência na área de Tecnologia da Informação conhecida como Softwares Livres. Esta tecnologia surgiu já há muito tempo, mas somente nos últimos anos, começou a ser mais disseminado devido ao grande avanço do sistema operacional Linux. Este vem sendo distribuído livremente e se tornando o grande propagador da idéia de que não é preciso gastar um grande volume de dinheiro para se ter acesso a tecnologias de ponta. Segundo Holden et.al (2001), foi o surgimento da Licença Pública Geral GNU, que trouxe a idéia da liberdade não só do uso, mas também da distribuição e até alteração dos softwares de acordos com os participantes do projeto. Quando se fala de Software Livre, refere-se à liberdade e não ao preço. A GNU se preocupa com a liberdade de distribuir cópias dos softwares, dando a possibilidade que o usuário possa instalar livremente em quantos computadores se fizer necessário. 2. A importância da utilização do EDI em uma empresa Segundo Preston (1998) apud Bittar e Lima (1997), o termo EDI é uma nomenclatura universal e seus conceitos apareceram pela primeira vez na França em 1987, se propagando rapidamente. Os dados para uma transmissão via EDI devem ser estruturados e não se deve confundi-lo com um simples entre cliente/fornecedor sem estrutura definida, pois estes dados não podem ser reconhecidos por um sistema. Ele deve ser visto como um sistema cooperativo onde deve haver colaboração no mínimo de duas partes com objetivos distintos de negócios. A utilização do EDI tem proporcionado as empresas um grande ganho em termos de tempo e melhoria no desempenho de entrega por parte das organizações que utilizam esta ferramenta, pois permite uma grande economia de tempo se comparado com a forma tradicional de compra dos seus fornecedores, uma vez que não há mais trânsito de papéis no meio do caminho, conforme se pode visualizar abaixo na figura comparativa entre as duas maneiras de se efetuar uma compra. PROCESSO EM PAPEL EDI Entrar com os dados Gerar os documentos Entrar com os dados Enviar o documento Receber o documento Digitar os dados Ação Enviar eletronicamente via telefônica Ação Fonte: (EAN Brasil apud MARTINS P.G. e ALT P.R.C. (2000)- Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Saraiva, 1 edição, p.51) Figura 1 Comparação entre o método tradicional de compras e via EDI Segundo Martins e Alt(2000), para que o uso do EDI seja facilitado e a disseminação de transações utilizando-o sejam mais difundidas, estabeleceu-se padrões em relação às ENEGEP 2003 ABEPRO 2

3 comunicações de dados. Os mais utilizados são o padrão europeu EDIFACT e o padrão americano ANSI X12. Este último transmite hoje mais de 200 tipos de documentos, como por exemplo, Ordem de Compra, Fatura, Solicitação de Cotação, Resposta a Solicitação de Cotação, Reconhecimento de Ordem de Compra, etc. Pode-se considerar que o processo de EDI sugere a seguinte estrutura: a) Uma empresa tem um software de Gestão rodando em um ambiente operacional e desenvolvido em uma linguagem de programação, dentro dele logicamente há um módulo de compras; b) Os seus fornecedores por sua vez, possuem outros softwares de Gestão, podendo ser em qualquer outro ambiente operacional ou linguagem de programação; c) A empresa faz os pedidos de matéria-prima para os seus fornecedores e esta, uma vez optando pelo uso da Troca Eletrônica de Dados, deve utilizar um dos padrões vistos acima, para que sejam possíveis comunicações entre as mais diversas plataformas operacionais. d) O fornecedor pode receber a Ordem de Compra, Cotações, Confirmações de pedidos e diversos outros tipos de comunicações da empresa cliente, tudo feito eletronicamente. Também pode enviar informações para ele, como por exemplo: confirmação do recebimento do pedido, dados sobre as cotações de compras e outras informações a serem disponibilizadas de comum acordo entre as empresas. A figura abaixo apresenta o que foi descrito acima, proporcionando uma visão mais fácil da utilização de um EDI. Satélite (rede de comunicação) Sistema de Compras Converte informação do Converte informação Sistema de entrada de do cliente Pedido de compra para o do pedido de compra do ordens de compra Formato ANSI. X12 Formato ANSI. X12 (fornecedor) Fonte: (MARTINS P.G. e ALT P.R.C. (2000)- Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Saraiva, 1 edição, p.71) Figura 2 Esquema de funcionamento de um EDI 3. Softwares Livres para desenvolvimento da ferramenta de EDI Para o desenvolvimento desta ferramenta de EDI, serão utilizados alguns Softwares Livres, que são citados abaixo: a) Sistema Operacional Linux: segundo Oliveira et al (2001), este sistema operacional surgiu através de um desenvolvedor finlandês chamado Linus Torvalds, baseado no sistema operacional Unix, sendo no disponibilizado no início para que estudantes fizessem em conjunto, melhorias no sistema. Atualmente, está aos poucos tomando um espaço cada vez ENEGEP 2003 ABEPRO 3

4 maior nas empresas, sendo utilizado como servidor de arquivos, servidor de Internet e até mesmo como estações de trabalho. b) Apache Server: é um servidor de páginas para Internet, podendo rodar desde um microcomputador até um equipamento de grande porte, independente do sistema operacional utilizado. Este software caracteriza-se pela liberdade de distribuição de um ambiente de gerenciamento para publicação de sites. É um projeto desenvolvido e gerenciado pela Apache Software Foundation, mas que conta com a colaboração de outros desenvolvedores para melhorias do programa. c) Linguagem PHP: esta linguagem é um dos projetos do Apache Software Foundation. Segundo Anselmo (2000), é uma linguagem com tecnologia livre em forma de script(uma parte do código em HTML é interpretado pelo navegador ou pelo servidor Web), que integra juntamente com o servidor, criação de páginas dinâmicas na Web, podendo inclusive ser comparada com outras linguagens similares de alto custo. A facilidade da conexão desta linguagem com vários tipos de Banco de Dados diferentes e sua característica livre, fizeram com que a utilização desta linguagem crescesse de uma maneira tal que hoje ela figura como uma das mais utilizadas em sites de comércio eletrônico. d) Banco de dados Mysql: este banco de dados foi desenvolvido pela empresa MySQL AB, empresa criada na Suécia e que têm trabalhado no desenvolvimento desta ferramenta em conjunto com mais de 70 grupos de trabalho. Devido a sua facilidade de uso e a utilização por esta companhia da GNU General Public License - que possibilita a esta ferramenta não ter custos, a utilização do Mysql tem se espalhado de uma forma muito grande entre os mais diversos sites da Internet. Segundo a MySQL AB, o Database Server, incorpora uma engenhosa arquitetura que o torna totalmente adaptável e de alta performance. O seu uso intensivo, tem possibilitado um ganho muito grande, pois permite tornar o produto funcional, adaptável, compacto, estável e de fácil administração. 4. Proposta de desenvolvimento da ferramenta de EDI A solução proposta neste trabalho envolve algumas características conforme as citadas abaixo: a) Desenvolvimento de uma ferramenta para fazer a comunicação entre uma empresa e seus fornecedores independente da plataforma operacional utilizada pelos mesmos, fazendo uso da Internet para trocar os dados eletronicamente; b) Esta solução será desenvolvida utilizando softwares livres, o que irá gerar um custo muito baixo, pois a maioria dos softwares ou são gratuitos ou de preço reduzido para compra, permitindo a quantidade de instalações necessárias para a empresa; c) A troca de dados envolverá todos os pontos interessantes para a empresa fornecedora/cliente como: cotação de preços, efetivação de pedidos, etc. d) A segurança para estas transações estará garantida pela utilização de sites seguros, conforme utilizados por bancos em suas transações, identificados pelo prefixo https. Segundo Welling e Thomson (2001), este protocolo nos oferece uma camada de segurança confiável por usar níveis de autenticação e métodos de criptografia; e) Devem ser utilizados também os Certificados Digitais de Segurança, que segundo Nakamura (2001), existem para permitir uma identificação das pessoas ou empresas, através das empresas que emitem estes certificados. ENEGEP 2003 ABEPRO 4

5 f) Através de uma ferramenta instalada no fornecedor será possível a ele: (1) o recebimento de cotações, (2) o recebimento de pedidos e (3) devolver informações sobre as cotações de preços. g) Através da ferramenta instalada na empresa será possível a ela: (1) receber dados das cotações de fornecedores, (2) importação dos dados dos pedidos quando da chegada do produto e (3) registrar o envio e o recebimento das transações feitas com os seus fornecedores. O que foi citado acima pode ser verificado na figura abaixo: Sistemas de Informações da Empresa Banco de dados EDI desenvolvid o em PHP BD Mysql Internet Banco de dados Recebimento do arquivo transmitido via EDI Sistema de Informações do Fornecedor Figura 3 Modelo proposto de uma solução EDI desenvolvida com Software Livre A utilização desta ferramenta de EDI irá permitir a empresa um ganho muito grande no relacionamento com os seus fornecedores e garantia de agilidade dos pedidos de compras uma vez que integrado ao ERP da empresa irá disparar para os fornecedores de um determinado item da Cadeia de Suprimentos, cotações ou ordens de compra sem necessitar da interferência de funcionários ficarem enviando fax, formulários de confirmação de pedidos, conversas telefônicas ou outras formas de comunicação que não sejam seguras e rastreáveis com facilidade. Segundo Davis et al (2001), a implantação de um EDI, fornece uma ligação direta entre a base de dados do fornecedor e seus clientes, envolvendo uma comunicação sem a utilização de papéis (paperless) entre eles, visando a criação de uma parceria com os fornecedores para que a Cadeia de Suprimentos funcione através de uma troca de informações eficientes. Através de uma ferramenta como esta é possível mesmo para uma pequena empresa buscar a sua inserção em uma vantagem que hoje atinge apenas empresas de maior porte, que tem a condição financeira de fazer este investimento. Com a busca de parcerias entre as empresas e ENEGEP 2003 ABEPRO 5

6 seus fornecedores a utilização de um EDI vem possibilitar uma maior condição de interatividade e uma vantagem competitiva, pois com isto conseguirão reduzir com certeza o tempo de reposição e permitir uma melhora no seu desempenho das entregas. A utilização da Internet tem colaborado muito para o crescimento do intercâmbio de informações entre as empresas, pois permite uma redução de custos, uma vez que ao invés de ligações telefônicas diretas cliente/fornecedor que muitas vezes não estão na mesma cidade, permite uma ligação local que têm um custo mais reduzido. Além disto, a adoção de tecnologias que permitem a ligação da empresa 24 horas conectadas à Internet a um custo muito reduzido colaboram para que cada vez mais, mesmo as pequenas empresas possam investir neste tipo de conexão. O importante é ressaltar que em qualquer um dos casos a utilização da ferramenta é possível não havendo restrições quanto ao tipo de ligação a Internet a qual a organização possua. 5.Conclusão O foco da busca de uma solução que permita menor tempo de reposição, junto com a possibilidade de trabalhar com mais eficiência e custos menores tem levado as empresas a investirem na área de Tecnologia da Informação por entenderem que ela pode ajudar a atingir este objetivo. Uma destas possibilidades é a utilização de soluções integradas que permitam um intercâmbio de informações entre os clientes/fornecedores, agilizando o processo de compra e entrega dos produtos. Mas, isto é fácil quando a empresa tem recursos financeiros para isto, no caso de pequenas empresas normalmente elas não têm esta facilidade, pois ficam distantes de soluções integradas deste nível.a idéia da solução proposta aqui, justamente é viabilizar este processo para elas, visto que, com uma maior rapidez no processo de pedidos dos produtos possam ganhar muito em relação a seus concorrentes para poder melhorar o seu próprio processo produtivo e ganhar mais confiabilidade no processo de entrega dos produtos produzidos por elas. O grande aliado neste sentido é a utilização de Softwares Livres para o desenvolvimento da solução, uma vez que os programas aqui colocados para uso não possuem custos de aquisição como outros similares existentes no mercado, o que acaba tornando viável a implantação desta solução para uma pequena empresa, pois independentemente do Sistema de Informações utilizados por ela, torna-se possível à integração com a ferramenta aqui descrita, pois está baseado na troca de dados através de arquivos seqüenciais, recurso encontrado em todas as linguagens e banco de dados disponíveis no mercado. 7. Referências ANSELMO F. (2000) PHP e MySQL para Windows Visual Books, p.03-05; APACHE SOFTWARE FOUNDATION - < < Acesso em 03 de maio de 2003, às 14h35 min. BITTAR, R.C.S.M e LIMA, P.C. (1997) A utilização do EDI(Eletronic Data Interchange) como uma ferramenta de integração entre os parceiros de negócios. Anais do XVII Enegep (Encontro Nacional de Engenharia de Produção). DAVIS, M.M. et al. (2001)- Fundamentos da Administração da Produção. Porto Alegre: Bookman. HOLDEN G. et al. (2001) - Apache Server Comentários Detalhados do Código do Apache Server. Makron Books. P MARTINS, P.G. e ALT, P.R.C.(2000) Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais.São Paulo: Saraiva. MySQL AB - < Acesso em 01 de maio de 2003, às 13h30min. ENEGEP 2003 ABEPRO 6

7 NAKAMURA, R.R. (2001) - E-Commerce na Internet: Fácil de entender. São Paulo: Érica. O BRIEN, J.A. (2001) - Sistema de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet. São Paulo: Saraiva. OLIVEIRA R.S. et al. (2001) Sistemas Operacionais. Editora Sagra Luzzato, 2 edição, p WELLING, L. & THOMSON, L. (2001) - PHP e MySQL: desenvolvimento Web. Rio de Janeiro, Campus. ENEGEP 2003 ABEPRO 7