ANEXO II - NOVO TERMO DE REFERÊNCIA/PLANILHA DE COTAÇÃO EDITAL INTERNACIONAL Nº 05648/2009

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1 ANEXO II - NOVO TERMO DE REFERÊNCIA/PLANILHA DE COTAÇÃO EDITAL INTERNACIONAL Nº 05648/ ASSUNTO Contratação de serviços e de infra-estrutura para a realização do evento Simpósio Internacional, a ser realizado no período de 5 a 7 de agosto, em Brasília/DF. 2. JUSTIFICATIVA Serão discutidos no Simpósio diferentes modelos e políticas públicas colocadas em pratica por países da Europa, Ásia, America Latina e África, para promover o desenvolvimento social. Será enfatizada a articulação entre políticas econômicas e sociais para promover a construção de sociedades mais justas e solidarias. 3. OBJETIVO O Simpósio tem como objetivos analisar os avanços e desafios encontrados por países em desenvolvimento na superação da pobreza e da desigualdade social e o papel que os estados vêm desempenhando, e podem desempenhar, para melhorar as condições de vida de suas populações. 4. LOCAL DO EVENTO Brasília / DF 5. DATA DE INÍCIO 05/08/ DATA DE TÉRMINO 07/08/ PARTICIPANTES O total de participantes será de 500 pessoas por dia, sendo Governadores, Prefeitos, Secretários Estaduais, Secretários Municipais, Reitores, Professores Universitários, Técnicos, Coordenadores Estaduais, Coordenadores Municipais, Gestores Estaduais, Gestores Municipais, Estudantes contando com a participação da equipe de apoio e palestrantes em todos os dias do evento. 1

2 8. ESTRUTURA PREVISTA PARA O EVENTO PLANILHA DE COTAÇÃO 8.1 Locação de Espaço Locação de 01 (um) auditório climatizado, com capacidade para 500 (quinhentas) pessoas, com 500 (quinhentas) cadeiras estofadas sem braço, palco para mesa diretora, a ser utilizado nos dias 05 a 07 de agosto de O local deverá ter acessibilidade para pessoas com deficiência. Locação de 01 (uma) sala climatizada para suporte operacional (secretaria executiva) para os dias 05 a 07 de agosto de O local deverá ter acessibilidade para pessoas com deficiência. Locação de 01 (uma) sala climatizada para imprensa nos dias 05 a 07 de agosto de O local deverá ter acessibilidade para pessoas com deficiência. Locação de espaço para exposição, medindo aproximadamente 200 m 2, com acessibilidade para pessoas com deficiência, a ser utilizado nos dias 05 a 07 de agosto de Locação de 01 sala vip climatizada nos dias 05 a 07 de agosto de O local deverá ter acessibilidade para pessoas com deficiência. Locação de espaço climatizado para almoço (20 pessoas) no local do evento, nos dias 06 e 07 de agosto. O local deverá ter acessibilidade para pessoas com deficiência. 8.2 Locação de Equipamentos Auditório: 02 (dois) equipamentos de Data Show com computadores Pentium IV ou superiores, incluindo acesso à internet, leitores de CD e DVD. 02 (duas) telas de projeção de 150 com suporte. Formato a definir. 01 (um) sistema de som completo. 03 ( três) microfones sem fio com baterias 05 (cinco) microfones goosnek (pescoço de ganso) para mesa diretora 01 (uma) mesa de abertura com toalha branca e 10 cadeiras estofadas e sem braço. 01 (uma) tribuna (púlpito). 01 (uma) TV de plasma 32'' de retorno para a mesa diretora, com pedestal de chão. 01 (um) arranjo de chão com flores tropicais para a mesa diretora. 01 (um) microfone com pedestal para a tribuna. 2

3 Sala de Suporte Operacional: 01 (um) balcão em octanorm para credenciamento, incluindo iluminação com 05 spots, 05 banquetas e 05 testeiras para adesivagem (A à Z), para atender 500 participantes. 02 (dois) computadores Pentium IV ou superior, com acesso à internet; leitor de cd e DVD. 01 (uma) impressora à laser colorida, 15 ppm, com estabilizador e tonner para reposição quando necessário, nos dias 05 a 07 de agosto de 2009 Fotocopiadora colorida com capacidade de cópia nos tamanhos A3, A4, A5, carta, duplo carta, ofício I e ofício II, incluindo papel em gramatura de 60 a 90 g/m², com franquia de cópias por dia. Cotação de valor unitário para cópia além da franquia 01 (um) telefone com fax, com disponibilidade para ligações locais, com bloqueador de chamada. 01 (um) armário pequeno com chave 02 (duas) mesas para computador com 02 (duas) cadeiras 01 (uma) mesa redonda com 04 (quatro) cadeiras 30 (trinta) unifilas para isolamento e pedestais com cordão de isolamento retrátil Sala de imprensa 05 (cinco) computadores Pentium IV ou superior, com acesso à internet; leitor de cd e DVD. 02 (duas) impressoras à laser, 15ppm, com estabilizador e tonner para reposição quando necessário para os dias 05 a 07 de agosto de (um) telefone com fax, com disponibilidade para ligações locais, com bloqueador de chamada. 01 (um) armário pequeno com chave 05 (uma) mesas para computadores com 05 (cinco) cadeiras Sala Vip 01 (uma) mesa redonda de madeira com 04 (quatro) cadeiras em madeira e estofado em tecido. 01 (um) sofá de dois lugares em courino na cor preta 02 (duas) poltronas em courino na cor preta 01 (uma) mesa de centro com estrutura em madeira e tampo de vidro 01 (um) tapete para mesa de centro tipo persa 02 (dois) vasos com plantas tipo palmeira 01 (um) arranjo floral baixo para mesa de centro 01 (um) aparador para apoio de café e água 02 (duas) mesas laterais com estrutura em madeira e tampo de vidro 02 (dois) abajures pequenos para mesas laterais 3

4 Sala do Almoço Vip 01 (uma) mesa retangular de madeira para 20 pessoas 20 (vinte) cadeiras em madeira com estofado em tecido cru 01 (um) sofá de dois lugares em courino na cor preta. 02 (duas) poltronas em courino na cor preta. 01 (uma) mesa de centro com estrutura em madeira e tampo de vidro 02 (dois) vasos com plantas tipo palmeira 01 (um) arranjo floral baixo para mesa de centro 01 (um) tapete para mesa de centro tipo persa 02 (duas) mesas laterais com estrutura em madeira e tampo de vidro 02 (dois) abajures pequenos para mesas laterais Área de Exposição 02 (duas) TV s de plasma de 46 com suporte 02 (dois) aparelhos de DVD com controles remotos 04 (quatro) sofás de dois lugares de madeira de demolição 04 (quatro) pufes, sendo 02 pretos e 02 brancos. 02 (duas) mesas de centro em madeira de demolição, formato 0,80 x 0,80 cm 10 (dez) mesas retangulares em madeira de demolição para expositores 04 (quatro) aparadores em madeira de demolição para exposição dos materiais institucionais do MDS., formato 1,20 x 0,60 m. 06 (seis) vasos com plantas tipo palmeira. 02 (dois) tapetes tipo arraiolo para as mesas de centro. 06 (seis) painéis em tecido com suporte para decorar o ambiente, formato 3x3m. 05 (cinco) armários em madeira de demolição, formato 1,00 x 1,80 m 8.3 Serviço de Alimentação Almoço: Buffet para 480 pessoas a ser servido nos dias 06 e 07 de agosto de 2009, das 12h30 às 14h30. Cardápio sujeito à aprovação. Almoço para 20 pessoas nos dias 06 e 07 de agosto de 2009, a ser servido à francesa, em sala reservada, das 12h30 às 14h30. A empresa vencedora terá que apresentar ao MDS dia 27/07/2009, sugestão de três cardápios para cada dia, contendo todos itens específicos do serviço à francesa (incluindo uma opção vegetariana), para aprovação. Coffee break para 500 pessoas, nos dias 06 e 07 de agosto, a ser servido no período da manhã e da tarde (horários a definir). Cardápio sujeito à aprovação. 01 (uma) máquina de café expresso descafeinado, a ser servido em xícaras de louça todos os dias do evento, incluindo limpeza e reposição sempre que necessário. (Para 50 pessoas por dia) 4

5 Café, água e chá à disposição dos 500 participantes, permanentemente, nos 03 (três) dias do evento, incluindo xícaras para chá, copos descartáveis e lixeiras. Obs.: para a mesa diretora, o café será servido em xícaras de louça e a água em copos de vidro, durante todo o evento. Jantar: para 120 pessoas nos dias 06 e 07 de agosto de 2009 (horários a definir). Cardápio sujeito à aprovação. 8.4 Material de Expediente 500 (quinhentos) crachás para identificação dos participantes, em papel cartão supremo 300g/m2, medindo 100x120mm, com acabamento em cordão rabo de rato. Obs.: o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome fornecerá a arte. 06 (seis) banners em lona vinílica, formato 1 x 2 m, 4/0 cores, com acabamento em madeira, cordão para pendurar e sustentação para tripé. Obs.: o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à fome fornecerá a arte. 01 (um) painel de fundo em lona vinílica, formato 5,5m x 4,0m, 4/0 cores, com acabamento em ilhós e estrutura transbox, incluindo montagem e desmontagem. Obs.: o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate á Fome fornecerá a arte. 06 (seis) totens ou placas de sinalização, medindo 46cm x 64cm ou tamanho similar. Obs.: o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate á Fome fornecerá a arte. 500 (quinhentas) pastas para os participantes - pasta com fechamento por ziper, tamanho 24x32,5cm, com porta caneta. Confeccionada em papelão rígido e espuma, revestida em couro sintético preto, forro em nylon 600, com lombada mínima de 3cm. Gravação da logomarca em baixo relevo. 10 (dez) resmas de papel A Recursos Humanos 01 (um) garçom uniformizado para atender a sala vip durante todos os dias de evento. 02 (dois) garçons uniformizados para atender os participantes durante todo o evento, servindo café e água em xícara de louça e copo de vidro, respectivamente. 10 (dez) recepcionistas trilíngues para credenciamento dos participantes e apoio durante todo o evento. 01 (um) operador de som para apoio operacional durante todo o evento. 01 (um) coordenador de transporte - profissional capacitado para coordenar os serviços de transporte e a equipe de apoio (recepcionistas, motoristas, etc), bem como preparar placas de identificação e estratégia de traslado. 01 (um) operador de fotocopiadora - profissional capacitado para operar fotocopiadoras, sujeito à aprovação. 08 (oito) seguranças - profissionais uniformizados, treinados e capacitados para execução de segurança desarmada diurna e noturna, com apresentação de nada consta da polícia federal, sujeito à aprovação. Período de trabalho: 4 turnos de 6 horas. 5

6 01 (um) técnico de informática para apoio durante todo o evento. Intérprete de libras 2 profissionais capacitados para realização de serviços de intérprete no idioma solicitado e com experiência devidamente comprovada, sujeito à análise e aprovação. Solicitados para executarem seus serviços ao longo do evento (dia 05/08-4 horas; dia 06/08-10 horas; dia 07/08-10 horas), sujeito à aprovação. 8.6 Serviços de Áudio-visual Serviço de gravação em áudio no auditório, nos dias 05 a 07 de agosto de 2009, com entrega do produto final em CD, com prestação de serviços de técnico treinado e capacitado, sujeito à aprovação. O produto final deverá ser entregue no prazo máximo de 10 dias, após o término do evento. Serviço de degravação de fitas com revisão de texto e entrega do produto final em CD, arquivo em word, com impressão e encadernado com capa dura e espiral, sujeito à aprovação. O produto final deverá ser entregue no prazo máximo de 10 dias, após o término do evento. Serviço de tradução simultânea Profissionais trinlíngues (português, inglês e espanhol) com experiência comprovada em idiomas a serem previamente solicitados para executarem seus serviços ao longo do evento (dia 05/08-4 horas; dia 06/08-10 horas; dia 07/08-10 horas), sujeito à aprovação. Serviço de tradução consecutiva - 02 (dois) tradutores consecutivos treinados, capacitados e com experiência comprovada em idioma a ser previamente solicitado, para os dias 05 a 07 de agosto de 2009, sujeito à aprovação. Equipamentos e serviços para tradução simultânea, com cabines, fones receptores para 500 (quinhentos) participantes, para os tradutores executarem seus serviços ao longo do evento (dia 05/08-4 horas; dia 06/08-10 horas; dia 07/08-10 horas). Serviço de filmagem - captação de áudio e vídeo com 2 (duas) câmeras DVCam, sendo uma para captação da cerimônia, outra para captação de depoimentos dos presentes e outras atividades paralelas; mesa de corte para transmissão ao vivo para telão, com tempo de saída a ser definido, sujeito à aprovação, para os dias 05 a 07 de agosto de Serviço de edição - entrega do produto final em DVD (05 cópias) com edição não linear e, quando solicitado, trilha, menu personalizado, conforme demanda de pré-roteiro definido com a Ascom/MDS. O label deverá ser impresso e/ou adesivado em cada DVD, contendo as seguintes informações: nome do evento, local, cidade, data e demais informações a serem solicitadas, layout sujeito à aprovação. O produto final deverá ser entregue no prazo máximo de 15 dias, após o término do evento. 8.7 Serviço de Traslado Serviço de traslado aeroporto hotel para 120 pessoas em van, com ar condicionado, para os dias 05/08/2009 e 06/08/2009. Serviço de traslado hotel-aeroporto para 120 pessoas em van, com ar condicionado, para os dias 07/08/09 e 08/08/09. 6

7 Serviço de traslado para 300 pessoas em ônibus, com ar condicionado, dos hotéis localizados na região central de Brasília para o local do evento, no dia 05/08/09, às 17h. Serviço de traslado para 300 pessoas em ônibus, com ar condicionado, dos hotéis localizados na região central de Brasília para o local do evento, nos dias 06 e 07/08/09 pela manhã. Serviço de traslado para 300 pessoas em ônibus, com ar condicionado, do local do evento aos hotéis localizados na região central de Brasilia, nos dias 06 e 07/08/09, ao final das atividades. 03 (três) recepcionistas trilingües - português, inglês e espanhol - com experiência, para recepcionar as autoridades no aeroporto. 02 (dois) banners, medindo 1,00 X 1,20 cm, com o nome do evento a serem montados no aeroporto. Obs.: o Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome fornecerá a arte. 03 (três) veículos executivos com 4 portas, direção hidráulica, combustível, ar-condicionado, ano de fabricação entre 2007 e 2009, com motorista devidamente habilitado, para fazer o transporte local nos dias 05 a 07 de agosto de Hospedagem 20 Apartamentos single Categoria Superior, com acesso à internet, incluso café da manhã (do dia 05/08 ao dia 08/08), sujeito à aprovação. 100 Apartamentos single Categoria Standard, incluso café da manhã (do dia 05/08 ao dia 08/08), sujeito à aprovação. 8.9 UTI Móvel UTI móvel, in loco, equipada com todos os aparelhos e medicações necessárias para enfrentar as emergências clínicas e de traumas, liderada por Médicos Intensivistas, com apoio de Técnico de Enfermagem e motorista treinado em primeiros socorros. Os serviços devem compreender a assistência de Pronto Socorro Móvel de Emergências e Urgências Médicas aos participantes, bem como eventuais deslocamentos até um centro hospitalar. 9. PASSAGENS AÉREAS As passagens aéreas devem ser providenciadas pelo Projeto, sendo que serão necessárias 20 passagens internacionais e 100 nacionais e cuja relação de passageiros será apresentada oportunamente. 10. VISTORIA DO LOCAL A vistoria do local de realização do evento poderá ser realizada a qualquer momento a partir do recebimento da proposta, antes ou após a sua adjudicação. 7

8 11. CONDIÇÕES E PRAZOS DE PAGAMENTO O pagamento será efetuado em parcela única, após a realização do evento, mediante a certificação dos serviços efetivamente realizados pela Coordenação do Projeto BRA/04/028. Deverão ser apresentados para o pagamento Nota fiscal/fatura, Todas as comandas e notas de serviços com a devida firmatura de sua realização, pelo responsável do MDS no evento e com o atesto do representante da administração e os comprovantes de recolhimento de encargos sociais. O pagamento dos serviços de hospedagem e alimentação será efetuado de acordo com a utilização e mediante comprovação em nota fiscal, devendo ser indicados os respectivos valores unitários, incluindo a relação de hóspedes. Quaisquer despesas adicionais não constantes dos termos contratuais e não autorizadas pelo PNUD, antecipadamente, serão de inteira responsabilidade da contratada, não cabendo ao contratante ou beneficiário, quaisquer espécies de ressarcimento adicional. 12. OBRIGAÇÕES DO MDS Comunicar à CONTRATADA toda e qualquer ocorrência relacionada com a execução do serviço; Efetuar o pagamento à CONTRATADA, na forma convencionada neste Termo; Proporcionar todas as facilidades para que a CONTRATADA possa desempenhar seus serviços dentro das normas estabelecidas neste Termo; Acompanhar e fiscalizar a execução dos serviços, por meio dos servidores designados como Representante da Administração; Prestar as informações e os esclarecimentos que venham a ser solicitado pela CONTRATADA. 13. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA Executar os serviços de acordo com as especificações constantes neste termo; Cumprir todas as orientações da CONTRATANTE, para o fiel desempenho das atividades específicas; Franquear as instalações onde serão realizados os eventos, para fiscalização e acompanhamento por parte da contratante; Prestar todos os esclarecimentos solicitados pela contratante; Arcar com todos os encargos sociais e trabalhistas, previstos na legislação vigente, e de quaisquer outros em decorrência da sua condição de empregadora, no que diz respeito aos seus empregados; Responsabilizar-se por quaisquer acidentes de que venham ser vítimas os seus empregados em serviço, cumprindo todas as suas obrigações quanto às leis trabalhistas e previdenciárias e lhes assegurando as demais exigências para o exercício das atividades; Indicar um preposto a quem a fiscalização se reportará de forma ágil, bem como organizar e coordenar os serviços sob a responsabilidade da CONTRATADA; Esta pessoa atuará in loco e será responsável pela execução do contrato englobando os serviços gerais, a logística do evento, a instalação e a garantia de funcionamento dos equipamentos. 8

9 Comunicar a CONTRATANTE toda e qualquer irregularidade ocorrida ou observada na execução dos serviços. Organização prévia dos espaços de trabalho para que nos dias e horários estabelecidos todos os equipamentos e serviços estejam prontos para o pleno funcionamento. Prestação de assistência logística nos trabalhos durante todo o evento, tais como a troca de equipamentos que porventura apresentem problemas técnicos ou de recursos humanos caso não esteja atendendo ao solicitado e outros serviços previstos no contrato. 14. OBSERVAÇÔES GERAIS O evento deverá ser realizado no mesmo local de hospedagem dos participantes. O critério de avaliação das propostas será o de Menor Preço Global para propostas que atendam completamente as especificações do evento. Para efeito de verificação do menor preço proposto, será considerado o oferecimento de 100% (cem por cento) dos serviços solicitados. É condição para contratação da empresa apresentação de proposta contemplando todos os itens da solicitação de cotação, de maneira discriminada, indicando o valor unitário de cada item, além do valor total que deverá ser indicado numericamente e por extenso. A proposta deverá especificar o local de realização do evento (com indicação de endereço e telefone), que será vistoriado para fins de aprovação por profissional indicado pelo MDS. A contratação da empresa está condicionada à aprovação do local indicado para o evento. Caso o local proposto não seja aprovado pelo MDS, será convocada a 2ª colocada na ordem de classificação e assim sucessivamente. O local será vistoriado, a fim de verificar se atende às características para a realização do evento. Serão objeto de análise: espaços físicos, instalações diversas e equipamentos dentre outros. Caso seja constatado nessa vistoria o não atendimento aos requisitos necessários a realização do evento a empresa será desclassificada. A proposta deverá ser apresentada em papel original timbrado da proponente, sem emendas ou rasuras e deverá indicar o prazo de validade da proposta 9