Manual Do Usuário Processo Prestação de Contas Finais

Transcrição

1 Manual Do Usuário Processo Prestação de Contas Finais Versão 1.0 Agosto 2015

2 2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO INTRODUÇÃO ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA... 6 HISTÓRICO DO PROCESSO... 9 ANEXAR DOCUMENTOS... 9 CAMPOS OBRIGATÓRIOS ATIVIDADES DO FLUXO DE PRESTAçÃO DE CONTAS FINAIS INFORMAR EXIGÊNCIAS C.E CEF ELABORAR MEMORANDO LIBERAÇÃO DE SALDO ABERTURA DO PROCESSO DE DEVOLUÇÃO DE RECURSOS AUTORIZAÇÃO RESTITUIÇÃO DE SALDO PELO PREFEITO LANÇAMENTO NO ORÇAMENTO DEVOLVER RECURSO ELABORAR DOCUMENTAÇÃO FINAL ASSINATURA REPONSÁVEL OBRA / ASSINATURA DOCUMENTAÇÃO FINAL DO PROJETO ENCAMINHAR DOCUMENTAÇÕES À CEF / INFORMAR ANÁLISE DA CEF ENVIAR OFÍCIO DE RESPOSTA À CEF ELABORAR TERMO FINAL / ARQUIVAMENTO FINAL DO PROCESSO CONTATO... 18

3 3 1 OBJETIVO Esse documento tem como objetivo auxiliar os usuários no cadastro e análise dos processos de Prestação de Contas Finais de Convênios Federais no Sistema de Gestão de Processos (SGP). 2 INTRODUÇÃO O processo Prestação de Contas Finais foi um dos processos da PMVR a ser sistematizado pela parceria entre a EPD-VR e o EGP-VR, tendo como base tecnológica o software Bonita BPM, ferramenta de BPMS (Business Process Management System) implementada para modelar e sistematizar os processos internos da PMVR. A figura abaixo ilustra o macro fluxo do processo. Os usuários poderão acessar os documentos digitalizados através do portal de Consulta de Processos (figura ao lado). Uma vez publicado o documento o mesmo poderá ser encontrado de acordo com o processo ao qual pertence. Figura 02 GED [RN1] Comentário: Inserir Figura consulta processos

4 4 3 ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS Os usuários da PMVR deverão realizar login no sistema SGP ao iniciar suas atividades diárias.

5 5 4 CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA Por padrão o idioma do sistema é o Inglês. Para os usuários que desejarem alterar para Português, é necessário que o mesmo acesse o sistema, conforme explicado no tópico anterior e acesse o menu Settings > Language conforme ilustrado nas figuras abaixo, e altere o idioma para Português (Brasil).

6 6 5 ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA Ao acessar o sistema o usuário terá disponível as seguintes seções: Tarefas: Dentro desta seção o usuário terá acesso às suas tarefas, que ficam divididas em 3 subseções que são: o Para Fazer: Nessa subseção se encontram todas as tarefas, as disponíveis e as atreladas ao usuário. o Minhas Tarefas: Diferente da anterior, esta é uma subseção onde somente serão mostradas as atividades que estão vinculadas ao usuário, onde este pode ocorrer pelo próprio usuário, quando o mesmo clica no botão FAZER, ou quando o sistema atribui essa atividade automaticamente ao usuário, conforme fluxo de trabalho definido. o Tarefas Disponíveis: Esta subseção pode ser entendida como o expediente do setor, onde as atividades estão disponíveis para serem realizadas pelos seus respectivos responsáveis não ficando a cargo do sistema a atribuição das mesmas a estes. Dentro das tarefas disponíveis o usuário possui ainda a possibilidade de pesquisar pelas suas atividades através do campo pesquisar, conforme destacado na figura abaixo. Um exemplo dessa funcionalidade é existência de várias medições a serem realizadas pelo mesmo fiscal, onde o mesmo poderá buscar a que deseja bastando digitar o número do seu processo.

7 7 Se por algum motivo o usuário desejar desvincular-se de uma atividade para que outros usuários a realizem, o mesmo deve clicar em minhas tarefas, selecionar a atividade desejada e clicar no botão RELEASE que fica localizado logo acima do prazo final. Dentro da seção de tarefas, também se encontram os sinalizadores de prazos, que estão destacados nas figuras abaixo, onde na primeira figura o sinalizador demonstra o prazo restante para que a atividade seja realizada e na seguinte a quanto tempo essa atividade se encontra em atraso. Por padrão do sistema, as atividades vêm ordenadas por atividades em atraso seguidas das com menor prazo para vencer, porém o usuário pode alterar essa ordenação clicando nas setas ao lado de Prazo Final.

8 8 Casos: Na seção casos, se encontra o histórico das atividades que o usuário já realizou. Processos: Nesta seção ficam listados os processos que o usuário pode iniciar através do botão INICIAR, conforme a figura abaixo. Vale aqui ressaltar, que uma vez o processo iniciado, ele somente terá fim quando todas as suas atividades forem realizadas. Portanto, o usuário deve ter cautela ao criar novos processos com o intuito de manter o sistema organizado e contendo somente os processos vigentes.

9 9 HISTÓRICO DO PROCESSO No SGP o usuário possui duas maneiras de acessar ao histórico do processo. A primeira delas, como já foi citado anteriormente é através do portal de consulta dos processos. A outra forma é durante a realização das atividades, conforme a figura abaixo ilustra, o sistema disponibiliza ao usuário um histórico, tanto de dados quanto documental de todo o processo até aquele momento. Obs. O sistema separa atividades entre Licitação, Contratação, Medição e Prestações de Contas finais, exibindo somente o histórico das atividades em que o mesmo se encontra, portanto se o usuário deseja acessar informações anteriores do processo, deve acessar o portal de Consulta de Processos. ANEXAR DOCUMENTOS Outra funcionalidade do sistema é que em toda atividade existe um campo onde o usuário pode incluir um comentário sobre a atividade, seja porque tem impacto nas atividades seguintes, ou que o mesmo julgue ser relevante para o bom andamento do processo.

10 10 O usuário possui duas maneiras para anexar a documentação ao processo, uma delas é durante a execução da atividade, conforme figura abaixo. Onde o usuário clica no botão Escolher Arquivo e seleciona dentro do seu computador o arquivo que está sendo solicitado pelo sistema. A outra maneira, é para documentos que não estão inicialmente previstos no processo, mas por algum motivo devem ser inseridos no mesmo, dessa forma, o usuário deve entrar em contato com a EGP-VR, através dos meios disponibilizados ao final do manual.

11 11 CAMPOS OBRIGATÓRIOS Alguns dos campos nos formulários são obrigatórios e estes são destacados pelo símbolo (*). Ao tentar enviar um formulário onde um desses campos se encontrar em branco o usuário será alertado pelo sistema com a mensagem Obrigatório logo acima do(s) campo(s) que se encontra em branco.

12 12 6 ATIVIDADES DO FLUXO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAIS INFORMAR EXIGÊNCIAS C.E CEF Após o termino das atividades do projeto é realizado o processo de prestação de contas finais, onde são solucionadas todas as pendências do projeto para que o mesmo possa ser encerrado formalmente. ELABORAR MEMORANDO LIBERAÇÃO DE SALDO Uma das pendências a serem sanadas é a quitação do saldo remanescente na conta convênio, que tem como primeiro passo a liberação de saldo pelo prefeito através de memorando. que é feita através da GRU informada na atividade anterior.

13 13 ABERTURA DO PROCESSO DE DEVOLUÇÃO DE RECURSOS Através do memorando de liberação de saldo é criado um processo administrativo para a devolução do recurso remanescente ao ministério concedente. AUTORIZAÇÃO RESTITUIÇÃO DE SALDO PELO PREFEITO Uma vez criado e numerado o processo, ocorre a validação da restituição de saldo pelo prefeito. LANÇAMENTO NO ORÇAMENTO Após autorizado pelo prefeito, a SMP lança no orçamento municipal a devolução dos recursos.

14 14 DEVOLVER RECURSO Posteriormente ao lançamento no orçamento são realizados o empenho para a restituição e a transferência para o ministério através da Guia de Recolhimento da União(GRU) informada em atividade anterior. ELABORAR DOCUMENTAÇÃO FINAL O próximo passo após a devolução do saldo remanescente na conta convênio é a aceitação final do projeto, que tem como início a elaboração das documentações finais.

15 15 ASSINATURA REPONSÁVEL OBRA / ASSINATURA DOCUMENTAÇÃO FINAL DO PROJETO Após anexadas as documentações finais, deve-se coletar a assinatura do responsável da obra (Engenheiro Responsável pela execução da obra) seguida pela do prefeito e anexalas ao sistema. ENCAMINHAR DOCUMENTAÇÕES À CEF / INFORMAR ANÁLISE DA CEF [RN2] Comentário: Alterar imagem para encaminhar documentações CEF Após reunidas todas as documentações necessárias para cumprimento das exigências enumeradas pela CEF na C.E inicialmente citada neste manual, deve-se indicar no sistema a data de encaminhamento e informar o seu parecer em atividade posterior.

16 16 ENVIAR OFÍCIO DE RESPOSTA À CEF Mesmo após respondidas as exigências iniciais a CEF pode solicitar novas alterações nas documentações citadas, sendo assim, deve-se anexar ao sistema a nova C.E com as novas exigências. ELABORAR TERMO FINAL / ARQUIVAMENTO FINAL DO PROCESSO Cessadas as exigências com a CEF, é elaborado o termo final do projeto e realizado o seu arquivamento definitivo.

17 17

18 18 7 CONTATO (24) sgp@epdvr.com.br ELABORADO POR: Rhay Carvalho Neves rhayneves@outlook.com Carlos Oliveira carlos.oliveira@epdvr.com.br (24) (24) R: 418 (24)