BIBLIOTECA 24 HORAS: a informação na ponta dos dedos

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1 TRABALHO ORAL EMPREENDEDORISMO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS Desenvolvimento de serviços inovadores em bibliotecas BIBLIOTECA 24 HORAS: a informação na ponta dos dedos ZINSLY, S. M. 1 DAMIANO, L. C. C. 2 GARCIA, E. M. 3 GUSTINELLI, M. 4 RESUMO Com base no Planejamento estratégico da Divisão de Biblioteca e Documentação da ESALQ/USP este relato de experiência trata das ações de marketing empreendidas por ocasião da X Semana do Livro e da Biblioteca. Visou impactar positivamente seus clientes quanto à diversidade de bases de dados nacionais e internacionais disponíveis na web, de forma a aperfeiçoar as formas de acesso e promover a escolha assertiva de acordo com as necessidades de informação identificadas. O sucesso do evento foi validado tanto pela parceria com as empresas fornecedoras destes produtos como pelo empenho dos colaboradores da DIBD, enquanto mediadores da informação na busca pela racionalização dos altos custos de aquisição e pela garantia de resultados positivos para a produção científica no âmbito institucional. Palavras-chave: Marketing em bibliotecas. Capacitação de usuários. ABSTRACT Based on Strategic Planning of Esalq/USP Library Division and Documentation this report of experience deal with marketing actions undertook by the time of X Library and Book Week where it seeks to impact positively its clients regarding the diversity of national and international data bases available in the web being that it could be improving the access form as well to promote the quite choose according to necessities of identified information. The event successful was validated even by the partnership with supplier companies of these products as well as DIBD s co-workers effort mediating the information rationalization search of acquirement high costs and guarantee of positive results to the scientific production in the institutional ambit. Keywords: Marketing in libraries. Users training.

2 2 1 INTRODUÇÃO A Divisão de Biblioteca e Documentação DIBD, da Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz ESALQ, tem como papel promover o acesso e incentivar o uso e a geração da informação, contribuindo assim, para a qualidade do ensino, pesquisa e extensão, em todas as áreas do conhecimento, com a utilização eficaz dos recursos públicos. Orientada pelo compromisso com a democratização do acesso à informação de forma eqüitativa, respeitando o patrimônio, a ética e os valores humanos, tem a visão de ser um modelo brasileiro de excelência na gestão e disseminação da informação até Neste contexto, os profissionais da informação têm sido responsáveis por colocar à disposição dos clientes os recursos de comunicação, informação e de produção do conhecimento pertinente, exercendo um papel de gerenciadores das opções oferecidas pelo mundo virtual e digital, a partir das habilidades exigidas para que sejam assertivos em sua atuação. De acordo com Cortes e Lopes (2008), é necessário analisar se os serviços e recursos disponibilizados na web atendem às reais necessidades de informação dos usuários de forma atraente. Nesta linha de raciocínio, percebe-se claramente que há inúmeras oportunidades a serem aproveitadas por profissionais arrojados e criativos enquanto buscam por um perfil de rapidez e criatividade solicitado pelo ambiente em que atuam. Silva (2007) preconiza que as mudanças, em muitos casos, significam inovar ou antecipar e, portanto, aceitar os ajustes, adaptar-se ou renovar-se. O bibliotecário precisa ter visão estratégica; ter visão econômica; adotar técnicas de qualidade e marketing; saber trabalhar em equipes multidisciplinares; ser gestor e não mais guardião da informação; saber manipular com habilidade as tecnologias da informação e utilizar tais tecnologias para redefinir tarefas antigas. Em síntese, a prática cotidiana do profissional da informação passa pelo compromisso de ser um agente na mediação entre os conjuntos de conteúdos digitais e seus potenciais clientes, criando condições para sua recuperação seja eficaz frente ao novo contexto de espaço e tempo que se estabelecem.

3 3 1.1 Contextualização do Evento A DIBD/ESALQ realiza há 10 anos atividades em comemoração à Semana do Livro e da Biblioteca, evento que ocorre simultaneamente em todo o Sistema Integrado de Bibliotecas SIBi da Universidade de São Paulo USP. Em Piracicaba, o tema proposto pela DIBD para 2007 foi Serviços On-Line: Biblioteca 24 horas, escolhido a partir da necessidade identificada junto aos seus clientes de divulgar as principais fontes de informação científicas e tecnológicas disponíveis aos pesquisadores na internet, tanto aquelas adquiridas em parcerias com Agências de Fomento, quanto as de acesso livre. 2 DESENVOLVIMENTO 2.1 Perfil da Organização A Divisão de Biblioteca e Documentação DIBD, funcionando desde 1901, está subordinada administrativamente à Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz ESALQ, da Universidade de São Paulo USP, e inserida entre 40 bibliotecas que compõem o Sistema Integrado de Bibliotecas SIBi / USP. Seu core business é a prestação de serviços de informação em diferentes suportes para docentes, pesquisadores, alunos, bem como para funcionários, instituições e para a comunidade, em âmbito nacional e internacional. Para melhor dimensionar o porte da DIBD, alguns itens merecem destaque (Ano base 2007): Nº de Clientes Nº de Freqüência Nº de Acervo Nº de Recursos Financeiros Atendimentos aos Clientes Acessos ao Site Computadores (R$) da DIBD Reais Potenciais Externos Internos , ,60 Quadro 1 DIBD em números

4 4 2.2 Objetivos A partir destes números, viabilizou-se a proposta de realização de um evento acadêmico de grande impacto objetivando: - Aproximar os fornecedores das bases de dados e os pesquisadores da ESALQ / USP (alunos de graduação, pós-graduação e docentes), através da realização de oficinas de treinamento interativas. - Mobilizar a comunidade acadêmica da ESALQ / USP para conhecer na prática os modernos recursos disponíveis na web, viabilizando a recuperação eficaz da informação diante da diversidade de fontes existentes. 2.3 Ações realizadas As duas ações de marketing propostas aconteceram simultaneamente, e foram fundamentadas em duas frentes, descritas a seguir Divulgação dos Serviços On-line disponibilizados pela Divisão de Biblioteca e Documentação da ESALQ / USP Ação realizada em stand montado no hall de entrada da Biblioteca Central, com exposição de Banners e apresentação dos Serviços On-line: Aquisição de Publicações: Sugestões para desenvolvimento do acervo recebidas pelo formulário on-line ( Vocabulário Controlado do SIBi/USP: Apresentação da terminologia adotada para a indexação da informação nos Bancos de Dados da USP (DEDALUS e PERI) ( Virtual Private Network VPN ou Rede Privada Virtual: Serviço de conexão à Internet, disponibilizado pelo Centro de Informática na Agricultura CIAGRI para acesso a publicações eletrônicas de acesso restrito a partir de um computador localizado fora do campus ( Normalização e Editoração: Orientação na elaboração de trabalhos técnico-

5 5 científicos, utilizando as normas da ABNT, adotadas pelos cursos de graduação e pós-graduação da ESALQ ( Base PERI: Base de Dados da Literatura Periódica em Ciências Agrárias, com cobertura de certa de 300 títulos de periódicos selecionados desde 1975, com aproximadamente artigos científicos indexados ( Produção Bibliográfica USP: Possibilita a localização de documentos publicados desde a década de 80, nos diferentes formatos e suportes (Livros, Teses, Artigos de Eventos e de Periódicos, Entrevistas etc.) que compõem a Produção retrospectiva dos Docentes da USP. ( Comutação Bibliográfica: Serviço que permite o recebimento de cópias de documentos que constam em acervos de Bibliotecas do Brasil como também de instituições no exterior ( Empréstimo entre Bibliotecas: Serviço que possibilita o acesso a livros, teses, monografias e folhetos de outras bibliotecas (USP, UNESP, UNICAMP, UNIMEP entre outras) ( Renovação on-line e Inscrição do usuário: É permitido para todos os inscritos na DIBD, incluindo o corpo docente e discente do Campus, funcionários e pesquisadores, para renovação de materiais sem reserva e sem atraso. O pedido de renovação on-line deve ser efetuado com 1 dia de antecedência ao prazo de devolução. ( Stand Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão PPQG : Apresentação da trajetória da DIBD na conquista da medalha de bronze (pontuação superior à de 2003), com reconhecimento do governo estadual Oficinas presenciais de demonstração on-line de Bases de Dados nacionais e internacionais disponíveis na USP Ação realizada no auditório da Biblioteca Central, a partir de equipamentos disponibilizados aos palestrantes convidados para explanação, através de demonstração interativa com o público. As oficinas aconteceram em curtos espaços de tempo, de acordo com a temática do período, durante toda a

6 6 semana. A partir do site da DIBD ( foram demonstradas as Bases de Dados nacionais e internacionais disponíveis, agrupadas por área de interesse dos cursos: Ciências Agrárias, Ciências dos Alimentos, Ciências Biológicas, Ciências Ambientais e Florestais e Ciências Econômicas e Sociais. 2.4 Público-alvo atingido Além de diversas Instituições de Ensino e Pesquisa parceiras, foram convidados para participação das oficinas e exposição 234 Docentes da ESALQ, 1037 Alunos de Pós-graduação (Mestrado e Doutorado) e 1932 Alunos de Graduação. Foram registrados cerca de 1300 visitantes durante o decorrer do evento, sendo que 600 usuários participaram das Oficinas oferecidas. 2.5 Parcerias e Patrocinadores Consideramos a grande oportunidade de retorno para as instituições e empresas parceiras na medida em que apoiaram iniciativas junto aos clientes USP, quando houve grande exposição de sua marca através das ações propostas na programação e de toda mídia espontânea gerada pelo evento. Somando o público visitante, estimamos que as marcas dos patrocinadores foram vistas por cerca de pessoas durante todo o evento. Houve sorteios diários de Brindes. Os patrocinadores contribuíram de forma inequívoca para o resgate cultural e sócio-econômico da cidade de Piracicaba, pois apoiaram atividades que envolveram a pesquisa científica no campus Luiz de Queiroz. Enquanto segmento da sociedade, o patrocinador foi indiretamente beneficiado, pois facilitou o acesso às fontes de informações científicas internacionais agregando valor imediato aos resultados das pesquisas acadêmicas.

7 7 2.6 Canais de Divulgação e Marketing O impacto da X Semana do Livro e da Biblioteca foi destaque na mídia através do Sistema de Bibliotecas da USP SIBi/USP, Site da DIBD, Site da ESALQ, Câmara e Prefeitura Municipal de Piracicaba, Secretaria de Ação Cultural de Piracicaba (placas de divulgação de rua), Assessoria de Comunicação, Rádio Educativa FM, EPTV, TV Beira Rio, Jornal de Piracicaba, Gazeta de Piracicaba, Listas de Discussão e Panfletagem em Salas de Aula e Restaurante Universitário, Departamentos e Bibliotecas Setoriais. 2.7 Avaliação das Ações Os resultados superaram as expectativas de toda a equipe envolvida na organização do evento, que foi avaliado por 120 pessoas, através de questionários entregues aos participantes inscritos nas Oficinas. Estes registraram vários comentários neste sentido: - Achei a iniciativa fantástica ; Evento muito bem organizado ; Atendimento excelente pelos funcionários ; Muito interessante a iniciativa dos sorteios. Grau de importância do tema Serviços On-line para melhoria do desempenho das atividades de pesquisa Grau de satisfação em relação aos Recursos On-line oferecidos Muito importante Importante Pouco Importante Sem importância Muito Satisfeito Satisfeito Pouco Satisfeito Insatisfeito - Sobre as oficinas de bases de dados: - Ótimas e esclarecedoras; informaram a real importância das bases de dados e como utilizá-las ; Muito adequadas, sugiro serem repetidas todos os anos ; Auxiliam muito nas pesquisas, pois facilitam o acesso ao material didático ; Bem estruturadas, com ótimos palestrantes e infraestrutura atraente aos alunos.

8 8 - Sobre o stand Serviços on-line : - Ótimas explanações e apresentação de conteúdo ; Gostei, consegui entender melhor ; De vital importância para pesquisas no computador ; Muito oportunas e interessantes as informações ; Fiquei extremamente satisfeito com o que vi. - Sobre o stand Prêmio Paulista de Qualidade da Gestão PPQG : - Muito importante e interessante, pois ferramentas da qualidade são utilizadas em meu grupo de estágio ; Importante prêmio para a melhoria em pesquisas ; A Biblioteca está realmente de parabéns pelos resultados da gestão ; Estimula organizações públicas a aderirem a um programa de gestão de qualidade. - Sobre o espaço de doação de publicações: - Ótima oportunidade de aquisição de documentos ; Ótima iniciativa ; Livros de boa qualidade ; Muito bom; pessoas às vezes não têm como adquirir livros. A ESALQ facilitou isso. 3 CONCLUSÕES A experiência da organização deste evento foi, sem dúvida, um marco na trajetória profissional de cada Colaborador envolvido, e a metodologia desenvolvida foi aprovada em sua totalidade tanto pelos Fornecedores da Biblioteca, quanto pelos seus Clientes finais. O desenvolvimento de projetos deste porte com Planejamento, Criatividade e Parcerias certamente agregou valor aos produtos da DIBD, caracterizada por um Sistema de Gestão que permite a implantação de novas práticas e melhorias na rotina dos funcionários de tal forma que seu impacto seja percebido pelo usuário final. Neste sentido, entendemos que a postura do profissional bibliotecário deve contemplar muito mais que uma posição de mediador ou facilitador no uso da informação. Enquanto cidadão, sua atuação deve considerar o alto custo das bases de dados nacionais e internacionais disponíveis e as respectivas estatísticas de uso. O aumento do uso das fontes de informação poderá ser muito mais expressivo quando houver espaço para ações criativas e ousadas nas Bibliotecas, visando dar maior significado ao investimento atualmente recebido.

9 9 REFERÊNCIAS CORTES, M.D.F.; LOPES, M.L. As bibliotecas universitárias federais brasileiras e a acessibilidade das informações em seus websites. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 13, n. 1, p , jan./jun SILVA, P.M. Sistemas de informação em bibliotecas: comportamento dos usuários e bibliotecários frente às novas tecnologias da informação. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v. 5, n. 2, p. 1-24, jul./dez BIBLIOGRAFIA CONSULTADA REIS, M.M.O.; CASTRO, G. de. As rupturas tecnológicas na sociedade da informação. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 8/9, p. 88, 2003/2004. SOUTO, L.F. (Org.). O profissional da informação em tempo de mudanças. Campinas: Ed. Alínea, p. 1 Silvia Maria Zinsly, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz, Divisão de Biblioteca e Documentação, smzinsly@esalq.usp.br. 2 Ligiana Clemente do Carmo Damiano, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz, Divisão de Biblioteca e Documentação, ligiana@esalq.usp.br. 3 Eliana Maria Garcia, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz, Divisão de Biblioteca e Documentação, emgarcia@esalq.usp.br. 4 Midiam Gustinelli, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz, Divisão de Biblioteca e Documentação, mgustine@esalq.usp.br.