do Curso de Secretariado

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1 INTERASOFT Apostila do Professor do Curso de Secretariado 1

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3 Capítulo 01 ( Capítulo não possuí exercícios ) Capítulo De acordo com o profissional secretariado, assinale com (V) para Verdadeiro e (F) para Falso as alternativas abaixo: ( V ) O secretariado deve ser sempre cordial e educado com as pessoas. ( F ) A arrogância deve ser predominante para o sucesso do profi ssional secretariado. ( F ) Fumar no local de trabalho causa um ó! mo bem estar entre as pessoas. ( V ) Sempre sorrir passa uma ó! ma impressão para as pessoas. ( F ) O profi ssional secretariado nunca deve organizar seu local de trabalho. ( F ) A organização é uma tarefa necessária apenas para pessoas muito ocupadas. ( V ) O tom de voz demonstra de forma clara o humor da pessoa naquele momento. ( F ) Uma das coisas que as pessoas mais adoram é ser interrompidas enquanto falam. ( F ) Falar alto é uma caracterís! ca de pessoas educadas. 2. Cite 2 comportamentos que causam irritação nas pessoas: Falar alto e fumar no local de trabalho. 3. Cite 2 comportamentos que causam uma boa impressão para as pessoas: Educação e organização. 4. Classifique as palavras abaixo de acordo com a situação ideal: a) Deve-se usar roupa social. b) Deve-se usar roupas de banho. c) Deve-se usar roupas esportivas. d) Deve-se usar roupas normais. ( d ) Em nosso dia a dia. ( a ) Ao participar de uma reunião de negócios. ( c ) Ao praticar esportes. ( b ) Quando se vai à praia. 03

4 Capítulo Quais são os elementos da comunicação? Emissor, Mensagem, Receptor, Código, Canal da Comunicação e Informação. 2. Observe as imagens abaixo e descreva seu significado ou característica: Pare Proibido Fumar Posto de Gasolina Médico Restaurante Jogador de Futebol Capítulo Analise as situações abaixo e assina (V) para Verdadeiro e (F) para Falso. ( F ) Falar sempre o mais alto possível ao telefone. ( F ) Quando não puder, seja sempre bem claro e diga não posso. ( V ) Procure sempre falar pausadamente, nem muito rápido e nem muito lento. ( V ) Falar corretamente ao telefone é essencial. ( F ) Sempre que possível é necessário utilizar gírias ao telefone. ( F ) Quando atender ao telefone da empresa você deve sempre dizer Alô!. ( F ) Você nunca deve identificar sua empresa quando atender ao telefone. ( F ) Os cliente adoram ser chamadas de meu querido, meu bem, meu fofo. 2. É correto afirmar que: d) Deve sempre respeitar o seu chefe e nunca tratá-lo com intimidade. Capítulo Assinale (V) para Verdadeira e (F) para Falsa. ( V ) Programar o que vai ser feito ajuda a ganhar bastante tempo. ( F ) A desorganização é primordial para uma boa administração do tempo. ( F ) É recomendável que sempre faça o que é fácil primeiro e deixe o mais di cil para depois. ( F ) O prazo de entrega deve ser sempre desrespeitado. ( V ) Faça agora, nunca deixe para depois. 04

5 ( V ) Fazer as tarefas semelhantes em lote é uma boa dica para se ganhar tempo. ( F ) As conversas paralelas são importantíssimas para o aumento de conhecimento do profissional. ( V ) Um bom planejamento das tarefas ajuda de forma bastante eficaz no ganho de tempo. 2. Qual a importância de deixar o ambiente de trabalho organizado para o dia seguinte? Facilita bastante o trabalho no dia seguinte, pois, os documentos são encontrados mais facilmente. 3. Quando estiver ao telefone, deve ter sempre em mãos: b) Um bloco de anotações. Capítulo Com base nos seus conhecimentos sobre os 5S, é correto afirmar que: a) O que é usado sempre deve fi car próximo ao local de trabalho? Explique: Sim, pois, devido ao seu constante uso, quanto mais próximo estiver, melhor. b) Padronizar as nomenclaturas aumenta o tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar? Comente. Não, pelo contrário, ajuda de forma expressiva na localização dos itens. c) Expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção ajuda a evitar acidentes na empresa? Comente Claro, pois, em casos de emergência a pessoa consegue achar facilmente o equipamento. d) O primeiro conceito do 5S também pode ser interpretado como senso de utilização, arrumação, organização e seleção. Porque isto deve ser feito? Para que o que não é usado seja eliminado e o que é usado sempre fique próximo ao local de trabalho, tornando assim, mais facil o trabalho. 2. Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar, também pode ser definido como Senso de zelo. Analise as alternativas abaixo e assinale a que representa estas características: e) Faça sempre a sua parte, nunca deixe a sujeira para os outros limparem. 05

6 3. Na sua opinião qual a importância da implantação do 5S? Os 5S cria nas pessoas uma nova cultura de organização nas pessoas e faz com que a empresa produza mais, eliminando o desnecessário e ajudando na economia de materiais. 4. Que tipo de empresa pode implantar o 5S? Qualquer tipo de empresa, basta que ela esteja disposta e seus funcionários comprometidos com a nova maneira de se trabalhar. 5. O que é necessário para implantar o 5S? Basta ter o conhecimento dos conceitos e concientizar todo o grupo da importância dos 5S. Enfim, todos precisam estar comprometidos com o processo, pois, sem este comprometimento, nenhum efeito terá a implantação dos 5S. Capítulo Utilizando seus conhecimentos sobre evitar palavras desnecessárias, siga o exemplo abaixo: Acabamento, Quantia, Superávit, Certeza, Prêmio, Metade, Repetir. Capítulo Cite 5 itens que devemos evitar durante a fala. Dê exemplo de pelo menos um deles. Falar alto, falar rápido, falar muito baixo, usar gírias, falar errado. A pessoa que fala errado, demonstra pouco conhecimento da linguagem e causa certo desconforto nas pessoas que as ouvem. 2. Cite 5 maneiras de conquistar a atenção do ouvinte. Dê exemplo de pelo menos uma delas. Falar com entusiasmo, falar com boa intensidade, usar o vocabulário adequado, ter a postura correta, ter início, meio e fim. É importantíssimo falar com entusiasmo, pois, se nem você se mostrar interessado pelo que está fala, imagine sua plateia. Capítulo O que o profissional de secretariado deve fazer ao receber a correspondência? Deve separá-las ao seu chefe de modo que as mais importantes fiquem por cima das menos importantes no final. 06

7 2. Em que situação o aparelho de fax deve ser usado? Em situações como comprovar o envio de um documento, no entanto, não tem o efeito do original. 3. Em que ordem as correspondências devem ser organizadas antes de entregá-las ao chefe? As mais importantes por cima das menos importantes. 4. Por qual motivo a secretária deve separar as correspondências para o seu chefe? Para que seu chefe não perca tempo semparando-as, bem como olhando correspondências sem importância. 5. Para que serve o CEP? O CEP é um código que identifi ca uma cidade, região ou país. Capítulo Que cuidados devem ser tomados em uma reunião? Diversos, porém, podemos citar como um dos principais o planejamento, pois, sem ele, os participantes fi cam perdidos. No planejamento estão inclusas as defi nições de horário, informativo avisando os participantes de qual será o tema discutido, entre outros. 2. O que deve ser feito antes de realizar uma viagem? Conferir se todos os documentos estão corretos, reservar ou comprar passagens. 3. O que é uma pauta? A pauta é o tema que será discutido na reunião. 4. Cite alguns detalhes que devem ser evitados durante uma reunião. Conversas paralelas, exceder o tempo estipulado, atrasos Qual a importância do planejamento antes de uma reunião? O planejamento evita a perca de tempo com discussões não relevantes. 07

8 Capítulo Utilizando o modelo de caixa a seguir, faça os seguintes lançamentos: Doc Data Descrição Cred Deb Sdo Ant. R$ 2.000,00 20/01 Telefone 120,00 20/01 Agua 110,00 20/01 Receb. Mensalidade 35,00 20/01 Receb. Mensalidade 40,00 20/01 Receb. Mensalidade 55,00 20/01 Aluguel 300,00 20/01 Mat. escritório 25,50 20/01 Manut. elétrica 85,90 20/01 Receb. Mensalidade 37,90 20/01 Desp. c/ supermercado. 47,50 20/01 Compr. Garrafa de Café 25, ,00 TOTAL TOTAL SDO FINAL 192,90 688,90 a) Qual o valor total das despesas do dia? R$ 688,90 b) Qual o valor total das receitas do dia? R$ 192,90 c) Qual o valor do saldo final do caixa? R$ 1.454,00 d) Qual será o valor do saldo inicial do caixa no dia seguinte? R$ 1.454,00 08

9 Capítulo Analise as palavras abaixo e assinale (V) se ela estiver correta (F) caso ela esteja incorreta. ( F ) São paulo ( F ) paulo ( V ) Renata ( V ) Iracema ( V ) Silvia ( V ) Campinas ( F ) Porto alegre ( F ) igreja ( F ) brasil ( V ) Itália ( F ) Planeta terra ( F ) marte 2. Complete as frases abaixo utilizando EU e MIM. a. A Luana pegou o caderno para mim. b. Fiz feijão para eu comer. c. Comprei um carro para eu dirigir. d. O João deu um computador para mim. e. É tarde de mais para eu voltar atrás. f. Ontem a Carol ligou para mim. g. Pegue o cartão para mim. h. Abra a porta para mim. i. Minha mãe deu dinheiro para mim, pois, precisava para eu comprar um tênis novo. j. Para mim isso não tem nenhuma importância. k. Infelizmente este mês não vai dar para eu pagar o clube. l. A Camila emprestou um livro para eu ler. m. Ontem comprei chocolates para eu comer. n. Amanha terei de acordar cedo para eu fazer prova de matemática. o. Estou guardando dinheiro para eu viajar. p. O seu José pediu para eu visitar seu jardim botânico. q. A Maria José deu um presente para mim. r. Ontem comprei os ingressos para eu ir assistir ao show de rock. s. Este mês terei dinheiro para eu ir para a balada. 3. Complete as frases abaixo utilizando MAU e MAL. a. Este peixe está cheirando mal. b. Aquela garota foi mal na prova de matemática. c. Joana é uma pessoa mal humorada. d. A economia do Brasil não está tão mal assim. 09

10 e. Aquele garoto é mal educado. f. Aquela empresa está sendo mal administrada. g. Aquele operário está mal equipado. h. O transporte urbano está mal atendido. i. A Carol escreve muito mal. j. A campanha do mês passado teve um mau resultado. l. Fui mal no vestibular. m. O menino está mal intencionado. n. O material está em mau estado de conservação. o. Os parafusos estão mal colocados. 4. Reescreva as palavras abaixo separando-as em sílabas: a. Computador Com-pu-ta-dor b. Cachorro Ca-chor-ro c. Cavalo Ca-va-lo d. General Ge-ne-ral e. Oficial O-fi -ci-al f. Presidente Pre-si-den-te g. Paraguai PA-RA-GUA-I h. Paralelepípedo Pa-ra-le-le-pi-pe-do i. Tocha To-cha j. Inglaterra In-gla-ter-ra k. Dinamarca Di-na-mar-ca l. Telefone Te-le-fo-ne m. Caneta Ca-ne-ta n. Interativo In-te-ra-ti-vo o. Internet In-ter-net 5. Classifique as palavras como Monossílabas(M), Dissílabas(D), Trissílabas(T) e Polissílabas(P). ( T ) Tomada ( M ) Pé ( P ) Estabilizador ( T ) Chaminé ( T ) Morango ( T ) Tomate ( P ) Abacaxi ( P ) Astronauta ( D ) Rio ( D ) Livro ( D ) Lápis ( P ) Inconstitucional ( P ) Correio 10

11 Capítulo Dê um exemplo de algo que deve ser evitado durante a produção de uma redação. Redundâncias, deve-se sempre ir direto ao ponto, sem ficar dando voltas no assunto abordado. 2. Cite 3 qualidades de uma boa redação. Concisão, limpeza e boa gramática. 3. O que você entende por Dissertar? Dissertar é o mesmo que Falar sobre um assunto. 4. Qual a diferença entre narração, dissertação e descrição? A narração relata um acontecimento, a dissertação fala sobre um fato e a descrição reproduz um objeto ou pessoa em detalhes. Capítulo 14 ( Capítulo sem exercício ) Capítulo Para que serve a Nota Fiscal? Para registrar a compra de um produto, comprovar sua procedência e servir como instrumente para a cobrança de impostos. 2. Qual a função da Duplicata? A duplicata é um documento para pagamento de produtos ou serviços. Ela é gerada através da nota fiscal. 3. O que pode acontecer caso um produto seja vendido sem a Nota Fiscal? Um produto sem nota fical caracteriza o não seguimento da lei. Se pega, a pessoa ou empresa será punida por contrabando ou sonegação fiscal. 11

12 4. Para que serve a Nota Promissória? Para firmar o comprimisso de compra e pagamento entre duas pessoas ou empresas. 5. Cite uma situação onde a Nota Promissória pode ser utilizada. Na compra de um produto numa loja e numa negociação entre duas pessoas. Capítulo Explique com suas palavras o que é um depósito. O depósito é quando é colocada uma quantia de dinheiro numa conta bancária. 2. Explique com suas palavras o que é um saque. O saque é quando é retirada uma quantia de dinheiro numa conta bancária. 3. Explique com suas palavras o que é um empréstimo bancário. Empréstimo é quando uma pessoa ou empresa empresta uma quantia em dinheiro do banco. 4. Para que serve o Cheque? O cheque é um papel fornecido por um banco que serve como forma de pagamento. Capítulo Um capital de R$ ,00 é aplicado à taxa de 2% ao mês durante três meses. Determine o valor dos Juros acumulados neste período. J= C * I * T J= * 0,02 * 3 J= 4.800,00 2. Uma aplicação de R$ ,00 rendendo uma taxa de Juros de 2% ao mês, produz, ao final do determinado período, Juros no valor de R$ ,00. Calcule o prazo da aplicação. 12

13 3. Um capital de R$ ,00 foi aplicado num fundo de poupança por 11 meses, produzindo um rendimento financeiro de R$ 9.680,00. Qual foi a taxa de Juros desta operação? J= C * I * T 9.680= * I * T 9.680= / = 0,022% 4. Uma pessoa aplica R$ ,00 á taxa de 1,5% ao mês durante 7 meses. Determine o valor acumulado ao final deste período. J= C * I * T J= * 0,015 * 7 J= = Um capital de R$ 3.400,00 é aplicado durante 9 meses à taxa de 20% ao ano. Determine o valor dos Juros obtidos. J= C * I * T J= * (0,2/12) * 9 J= * 0,016 * 9 J= Calcule o Juro correspondente a um capital de R$ ,00 aplicado durante 2 anos 4 meses e 10 dias à taxa de 36% ao ano. 2 anos + 4/ /360= 2,3611 J= C * I * T J= * 0,36 * 2,3611 J= ,93 7. Um capital de R$ 1.400,00 é aplicado durante 10 meses à taxa de 25% ao ano. Determine o Juro obtido. J= C * I * T J= * (0,25/12) * 10 J= 291,66 13

14 8. Um empréstimo de R$ 5.500,00 foi realizado em 20/07 e pago em 22/11 do mesmo ano. Sabendo que a taxa de Juros foi de 40% ao ano, qual o Juro total a ser pago? 20/07 À 31/07 = 11 DIAS 01/08 À 30/08 = 30 DIAS 01/09 À 31/09= 31 DIAS 01/10 À 30/10= 30 DIAS 01/11 À 22/11= 22 DIAS TOTAL = 124 DIAS J= C * I * T J= * 0,40 * (124/360) J= 757,77 Capítulo Um título de R$ 5.000,00 vai ser descontado à taxa de 3% ao mês. Faltando 43 dias para o vencimento do título, determine o valor do desconto comercial e o valor atual do título. D= C * I * T D= * (0.03/30) * 43 D= 215,00 Valor Atual: 4.785,00 2. Uma duplicata de R$ 6.900,00 foi resgatada antes do seu vencimento por R$ 6.072,00. Calcule o tempo de antecipação, sabendo que a taxa de desconto comercial foi de 4% ao mês. D= C * I * T 828= 6900 * I * 0, = /276= 3 meses 3. Determine a taxa de desconto de um título negociado 60 dias antes do seu vencimento, sendo seu valor de resgate igual a R$ ,00 e valor atual na data do desconto de R$ ,10. D= C * I * T 1.563,60= * I * ,60= * I 1.563,60/ = I 3,03= I * 100 = 3% a.m 14

15 4. Um título no valor nominal de R$ 7.300,00 com vencimento em 18/10 é resgatado em 20/07. Se a taxa de juro contratada foi de 52% ao ano qual é o valor comercial descontado? D= C * I * T D= * (0,52/12) * 3 D= 949,00 5. Qual o desconto produzido por um título de valor atual de R$ 2.000,00 descontado 60 dias antes de seu vencimento à taxa de 3% ao mês? D= C * I * T D= 2000 * 0,03 * 2 D= 120 Capítulo As pessoas que estão na parte mais alta da organização empresarial pertencem a qual setor? Presidência. 2. Por qual motivo a maioria das empresas são divididas em setores? Para manter uma maior orginização na distribuição das tarefas. 3. Cite alguns benefícios que a estrutura formal pode trazer as empresas que a utilizam. Esta estrutura proporciona maior organização nas tarefas, tornando a empresa mais efi ciente. 4. Explique com suas palavras como funciona o sistema de autoridade. Nada mais é que a distribuição de poder, isto signifi ca, a divisão da empresa de forma hierárquica como: Presidente, gerente Geral, gerente de departamentos, encarregados, subalternos, entre outros. 5. Explique com suas palavras como funciona o sistema de decisão. O sistema de decisão é o ato de entender, defi nir e decidir uma determinada ação solicitada. Decisões erradas podem causar grandes catástrofes empresariais. Capítulo 20 ( Capítulo não possuí exercícios. ) 15

16 Capítulo 21 ( Capítulo não possuí exercícios. ) Capítulo 22 ( Capítulo não possuí exercícios. ) 16

17 INTERASOFT 17