Palavras-chave: SISTEMAS DE INFORMAÇÃO MODELO DE NEGÓCIOS TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.

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1 A Gestão do Modelo de Negócios da Nova Empresa no Contexto dos Sistemas de Informação The Management of the Actual Organizations Business Model in the Context of Information Systems RAFAEL FERREIRA ALVES Universidade Metodista de Piracicaba ROSANGELA MARIA VANALLE Universidade Metodista de Piracicaba RESUMO A alta administração das companhias vem concluindo nos últimos anos que as funções dos Sistemas de Informação estão inadequadas para o atendimento das necessidades do novo ambiente de negócios. As pressões dos negócios e o novo papel desempenhado pelos Sistemas de Informação têm resultado em pressões consideráveis para a realização de mudanças na função Sistemas de Informação. A tecnologia da informação está se tornando, cada vez mais, parte de funções com missões nos negócios da empresa. Os usuários têm necessidade de sistemas que integrem ferramentas em seus computadores remotos, que transponham a empresa com aplicativos e tenham alcance externo. Necessitam ainda que o ciclo de informações das operações de negócios da empresa seja suportado tecnologicamente em tempo real e que permita decisões em tempo de ganho de competitividade. A tecnologia da informação em expansão tem impulsionado o mundo empresarial para uma era econômica nova e desafiadora e os Sistemas de Informação integrados ajudam as empresas a fazer negócios. O foco deste trabalho é apresentar o sincronismo existente entre as tecnologias de informações e o modelo funcional/estrutural das organizações, assim como questões e reflexões a respeito da fluência dos Sistemas de Informação no processo de gestão empresarial. Palavras-chave: SISTEMAS DE INFORMAÇÃO MODELO DE NEGÓCIOS TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. ABSTRACT The executives of the company have been concluding in the last years, that the functions of Information Systems are inadequate to attend of the business-oriented necessities in the new business environment. The businesses pressures and the new role for the Information Systems have resulted in considerable pressures for changes accomplishment in Information Systems. The Information Technology has becoming, part of functions with missions in the company business. Key users need to have remote access to company s systems and make this information valuable to the decision proccess. The information technology in expansion has stimulated the enterprise world for a new economic age and challenging and the integrated Information Systems helps the companies to make business. This article focus is to present the existing synchronism among the Information Technology and the funcional/estructural organization model as well as questions and reflections regarding the Information Systems fluency in the process of business management. Keywords: INFORMATION SYSTEMS INFORMATION TECHNOLOGY. REVISTA DE CIÊNCIA & TECNOLOGIA V. 11, Nº 20 pp

2 INTRODUÇÃO A ascensão do computador pessoal e, posteriormente, da poderosa workstation, no início dos anos 90, junto com a ascensão dos padrões e da computação em rede, capacitou as empresas a ter uma perspectiva fundamentalmente diferente quanto à forma de distribuir seus recursos de sistemas de informação. A integração e o sincronismo no modelo funcional passaram a ser uma exigência do público usuário. O enfoque em sistemas de informação está mudando da redução de gastos e melhoria de procedimentos operacionais para um mecanismo capaz de unir a empresa e fornecer produtos e serviços diretamente aos clientes. Todo o processo de logística deve ser amparado pela tecnologia, visto que ela serve como ferramenta para a remodelação e a revitalização de divisões e operações em todas as partes da empresa. Portanto, é necessário que a tecnologia da informação tenha uma arquitetura em nível de empresa. As unidades organizacionais devem se capacitar para trabalhar juntas por meio de uma rede compartilhada, de uma arquitetura de informação comum e de um ambiente tecnológico padronizado. A tensão maior é a dificuldade de realinhamento, ou seja, fazer com que os sistemas de informação entrem em sincronismo com a companhia. A exigência do negócio e a oferta de tecnologia estão, muitas vezes, ocasionando um problema de alinhamento. Podem-se observar alguns sintomas de problemas no alinhamento organizacional: conflitos internos constantes quanto às atribuições e responsabilidades das operações dos sistemas de informação; queixas sobre a performance dos sistemas de informação quanto a custos e benefícios; falta de visão em nível de empresa, com ausência de integração funcional, mostrando a incapacidade dos sistemas de coordenar o ciclo de informações de forma integrada; diminuição de competitividade da empresa, ficando claro aos seus administradores o fortalecimento dos concorrentes por meio do uso inovador da tecnologia da informação; redundância no desenvolvimento de sistemas de informação, não havendo reaproveitamento de informações. Na medida em que se avança e se estimula o engajamento tecnológico na estrutura empresarial, fortalecendo e agilizando o fluxo de informação, a estabilidade organizacional é apresentada a ações decisórias capazes de refletir na estratégia de negócios corporativa. Os paradigmas que se modificam na tecnologia permitem sinais de aderência pelas funções internas da organização, ainda que o escopo de sua linha estratégica indique para metas não compatíveis com as necessárias mudanças desses paradigmas (Oliveira, 2000). Muitas organizações, ao analisar a sua situação nos negócios, sentiam necessidade de repensar amplamente tudo o que estava relacionado à tecnologia. Os negócios da empresa caminham em tempo real, e a informação não acompanha a sua velocidade. Os negócios empresariais fluem de forma integrada geograficamente, porém a informação não se mantém integrada na topologia necessária do ciclo de decisões. Há, dessa forma, necessidade de buscar uma tecnologia que atenda aos requisitos do negócio, que seja vista como um meio para o negócio, e não como um fim em si mesma (Developers, 2000). TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E MODELO FUNCIONAL DAS ORGANIZAÇÕES A relação que se observa entre a tecnologia e as funções e/ou características organizacionais são geralmente de caráter evolutivo, ou seja, percebe-se uma adequação da forma organizacional à medida que são postos os avanços tecnológicos (Polloni, 2000). Pode-se observar que a tecnologia assume como sistemas abertos a portabilidade de software e de informações entre as plataformas de hardware, bem como interoperabilidade de tecnologia alcançando a rede externa de valor (fornecedores, consumidores, grupos de afinidade e concorrentes). Por sua vez, a empresa representa uma rede de funções de negócio que interoperam entre si. A organização é também vista como uma organização ampliada, ou interorganização. As paredes entre as empresas tor- 80 jul./dez. 2002

3 nam-se pouco nítidas, e a estratégia é desenvolvida em um contexto mais amplo e aberto, de fora para dentro, em vez de dentro para fora. Na organização aberta, as pessoas atuam não apenas com base em seus interesses pessoais, mas também baseadas em visão e compromisso compartilhados. A força de trabalho torna-se também portátil sendo obtida por meio de outsourcing e da subcontratação de diversas atribuições (nas quais, por exemplo, todas as pessoas passam algum tempo em contato com o cliente). A tecnologia é aplicada para captação on line de informações e atualização de bancos de dados em tempo real, oferecendo uma visão exata ou tornando possível o gerenciamento, segundo a segundo, de algum processo produtivo. A nova empresa é, na verdade, uma empresa de tempo real, contínua e imediata, ajustando-se às mudanças ocorridas nas condições do mercado. Isso é obtido por meio do imediatismo das informações. Mercadorias são recebidas dos fornecedores e produtos são despachados para clientes em regime just-in-time. Isso reduz ou elimina a função de estocagem e permite que as empresas mudem da produção em massa para a produção customizada on line. Os pedidos de clientes chegam eletronicamente e são instantaneamente processados. As correspondentes faturas comerciais são enviadas eletronicamente e os bancos de dados são atualizados. As empresas procuram efetivamente competir em termos de tempo (Oracle, 2000). A tecnologia, enquanto rede corporativa, transforma-se na espinha dorsal da empresa e em sistema-chave de fornecimento de informações para dar suporte às operações. A rede corporativa baseia-se em padrões e possibilita tanto as comunicações em tempo real quanto o armazenamento e envio de comunicações. Isso é necessário quando as pessoas não podem encontrar-se diretamente. A rede corporativa possibilita, também, acesso a recursos coletivos de informação, conforme seja apropriado, a partir de qualquer localidade. Na empresa aberta e atuante em rede, qualquer pessoa ou equipe pode comunicar-se e, se apropriado, compartilhar informações com qualquer outra pessoa ou equipe. O trabalho pode ser executado a partir de diversos locais, inclusive das residências dos funcionários. O escritório deixa de ser um local físico e transforma-se em um sistema. A rede torna-se repositório de comunicações independentes de tempo para pessoas que acessam comunicações recebidas de outros nos momentos em que seja oportuno fazê-lo. Redes de times de negócios cooperam globalmente para que os objetivos da empresa sejam atingidos (Oracle, 2000). FLUÊNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO PROCESSO DE GESTÃO EMPRESARIAL A tecnologia da informação em expansão tem impulsionado o mundo empresarial para uma era econômica nova e desafiadora, e os sistemas de informação integrados ajudam as empresas a fazer negócios. Depois de realizar um investimento considerável em sistemas de informação, uma empresa talvez esteja aproveitando apenas 20% do benefício potencial de que dispõe. Segundo Bill Gates, provavelmente essa empresa está usando o hardware e o software apenas para resolver problemas específicos. Mas toda empresa funciona melhor quando se baseia num sistema de informação que instantaneamente dispara informações para os pontos em que elas são necessárias. Um sistema de informação une todos os sistemas e processos numa infra-estrutura comum, liberando o fluxo de informações e permitindo que os negócios dêem saltos enormes em eficiência e lucros (Simões, 2000). Fluxo de Informação x Gestão através da Informação Nesse contexto, algumas considerações são reflexivas sobre a fluência de desempenho dos sistemas de informação no que diz respeito aos fluxos de informações, aos novos negócios via internet, à administração do conhecimento e à potencialidade de seu desenvolvimento tecnológico. Seu teor remete às seguintes questões: a empresa tem um fluxo de informações adequado para responder às questões complexas sobre o que seus clientes e parceiros pensam de seus produtos e serviços? Que mercados a empresa está perdendo e qual a sua verdadeira vantagem competitiva? Os sistemas de informação simplesmente processam números na sala dos fundos ou contribuem diretamente para a resolução de problemas dos clientes? REVISTA DE CIÊNCIA & TECNOLOGIA V. 11, Nº 20 pp

4 Informação Adequada a. Os dados importantes são reunidos por usos únicos especiais ou os funcionários têm acesso a eles diariamente? b. Faça uma lista das questões mais acionáveis de seu negócio. Seu sistema de informação oferece dados para responder a elas? c. Seu sistema digital lhe possibilita apontar com precisão as áreas de vendas que oferecem as maiores oportunidades ou que precisam de maior atenção? A Eliminação do Papel A empresa tem formulários eletrônicos para suas aplicações internas mais importantes? Há pessoas fazendo circular as informações ou os computadores cuidam do fluxo de processos rotineiros enquanto as pessoas cuidam das exceções e de questões com valor agregado? À medida que adiciona aplicativos, é obtida mais sinergia ou mais complexidade? Modelo de Negócios utilizando a Internet A Empresa Intermediária Precisa Agregar Valor O sistema de Tecnologia da Informação de sua empresa permite que os profissionais do conhecimento passem a maior parte de seu tempo analisando e não coletando informações? A empresa tem uma estrutura única de suporte a aplicativos para seus profissionais do conhecimento e seus clientes? Interação com Clientes pela Internet A empresa já começou a interagir com os clientes pela Internet? Já foram analisados os sistemas e ferramentas digitais que a empresa vai precisar quando a maioria dos clientes preferir fazer negócios via web em vez de métodos tradicionais? Mudando as Fronteiras da Empresa Os assistentes digitais ajudam para que a empresa se concentre nas atividades centrais e terceirize o resto? Os sistemas de informação da empresa ajudam a distribuir a carga de trabalho com mais eficiência? Processos Melhores em Prazos e Custos A empresa usa um fluxo de dados digital para garantir giro mais rápido, melhor qualidade e preços mais baixos? A empresa tem links eletrônicos entre produção, fornecedores, vendas e outras atividades que garantam uma compressão de seus ciclos de planejamento? A empresa tem sistemas digitais que lhe permitam reagir a mudanças na produção? Capacidade Estratégica para Administração do Conhecimento Conhecendo os Números Seus sistemas digitais captam os dados de seu negócio no ponto de origem e em cada interação com seus parceiros e clientes? A empresa consegue integrar os números dos parceiros com os seus? A empresa possui um completo banco de dados de clientes do qual possa tirar plena vantagem? Transferindo as Pessoas para o Trabalho de Pensar A empresa pode fazer análises sofisticadas do padrão de consumo de seus clientes e usar os resultados para analisar tendências ou prestar serviço personalizado? A empresa pode determinar que grupos de clientes são os mais e os menos lucrativos, por renda, faixa etária, localização e outros dados demográficos? 82 jul./dez. 2002

5 Os sistemas digitais da empresa permitem que as pessoas deixem de tratar da rotina para cuidar das exceções? Os funcionários têm acesso fácil e digital aos números? Eles podem ir de resumos a informações detalhadas? Eles podem ver números em diferentes dimensões e circular através dessas dimensões? Aumentando o Domínio da Informação pela Empresa Existe na empresa um repositório digital onde se preserva e aumenta o conhecimento acumulado da organização? Os sistemas digitais permitem que os dados numéricos e não-numéricos sejam acessados juntos? Os empregados, parceiros e fornecedores podem ter acesso ao conhecimento empresarial apropriado mediante comandos simples? Os sistemas de informação garantem que ocorram avaliações pertinentes à medida que avança o desenvolvimento dos produtos? A Tecnologia da Informação como Apoio aos Negócios A empresa está se tornando completamente digital, ou apenas em parte? É possível conectar digitalmente os sistemas de administração de conhecimento, operações empresariais e comércio para criar um ambiente digital uniforme? O sistema de informação permite levar o teste de produtos para a parte do mundo mais apropriada, ao mesmo tempo em que mantém controle e inspeção adequados? Desenvolvimento de Processos com Suporte Informacional Os operários de linha têm acesso em tempo real aos dados para poderem melhorar a qualidade do produto? É possível integrar os sistemas de manufatura com outros sistemas da empresa para, por exemplo, extrair dados dos processos de produção a fim de realizar controle de estoque ou coordenar produção com vendas? A Tecnologia da Informação como um Recurso Estratégico A cada ano que passa é gasta uma porcentagem menor de recursos na manutenção do funcionamento de sistemas e uma porcentagem maior em novas soluções? Existem vários aplicativos de primeira linha? Quanto custa acrescentar soluções novas à infra-estrutura atual? Questões dessa natureza estabelecem indicadores de desempenho dos sistemas de informação nos horizontes do ambiente de negócios da organização. A evidência de interoperabilidade das funções empresariais na sustentação dos sistemas de informação assume requisitos de apoio à decisão no modelo de informações. O incremento de qualidade nos níveis decisórios permite alinhamentos positivos na concepção estratégica dos sistemas de informação e refinamentos sucessivos no processo de gestão. CONCLUSÃO A arquitetura de sistemas de informação pode suportar as operações de negócios da empresa, além de permear a integração de todo o ciclo gerador de informação e conduzi-la a níveis capazes de manter um apoio eficaz à tomada de decisões. Os sistemas de informação permitem mudar a forma de gerir uma organização, produzem alterações nos métodos de trabalho e de gestão, nas tarefas, na estrutura organizacional, na potencialidade técnica e, principalmente, devem servir de suporte à obtenção das metas planejadas da organização. Em suas ações gerenciais e operacionais, os sistemas de informação conduzem e envolvem regras na medida em que as operações de negócio se estabeleçam como requisitos. Questões de funcionalidade nos processos de negócio e sustentação tecnológica de apoio à gestão de modelos multiplicam-se no contexto da administração do conhecimento e na competência de decisões nos níveis de alçada organizacionais. REVISTA DE CIÊNCIA & TECNOLOGIA V. 11, Nº 20 pp

6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS DEVELOPERS, M. ERP: Modularizando para Competir em um Mercado em Ascensão. Rio de Janeiro: Axcel Books do Brasil, OLIVEIRA, J. Sistemas de Informação: um enfoque gerencial inserido no contexto empresarial e tecnológico. São Paulo: Érica, ORACLE, A. Application Implementation Method. São Paulo: Oracle do Brasil, POLLONI, E.G.F. Administrando Sistemas de Informação. São Paulo: Futura, SIMÕES, C. Sistemas de Gestão Empresarial. Lisboa: Universidades Novas de Lisboa, jul./dez. 2002