Apoio para Participação Individual de Empresas em Feiras no Exterior

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1 Unidade de Projetos Termo de Referência sobre Apoio para Participação Individual de Empresas em Feiras no Exterior REVISTO E ATUALIZADO Março de 2013 Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 1 / 36

2 GESTOR DE PROJETOS Wagner Paes COORDENADOR DA UNIDADE DE PROJETOS Paulo Roberto Silva Setor Bancário Norte, Quadra 2, Lote 11, Edifício Apex-Brasil CEP Brasília DF Tel. 55 (61) Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 2 / 36

3 Termo de Referência Introdução Devido à experiência acumulada pelas empresas apoiadas pela Apex-Brasil em parceria com as entidades setoriais resultante da participação em ações executadas no âmbito dos Projetos Setoriais (PS), em especial, nas participações em feiras internacionais no exterior, somado à necessidade de determinada empresa em consolidar sua própria marca no mercado internacional, tornando-a relevante e reconhecida, surge a necessidade de apoiar diretamente a participação destas empresas em feiras internacionais de promoção comercial, dando destaque à sua própria marca nestes eventos, contudo, mantendo a assinatura dos apoiadores, neste caso, a Apex-Brasil, a entidade setorial e a marca desenvolvida pelo Projeto Setorial. Objetivo Desenvolver um termo de referência para orientar o apoio para a participação individual em feiras no exterior pelas empresas partícipes dos Projetos Setoriais da Apex-Brasil. Orientações Tendo em vista a estrutura de marcas presente no ambiente de um Projeto Setorial, formada pelas marcas próprias das empresas e pelas marcas setoriais, e considerando que estas marcas alimentam a identidade uma da outra, recomenda-se que o apoio direto à determinada empresa esteja vinculado ao alinhamento das duas estratégias de posicionamento, sendo a estratégia de marca do setor definida pelos critérios elencados no termo de referência de Branding da Apex-Brasil. Disto, sugere-se que para este apoio, a entidade setorial tenha uma estratégia de Branding setorial. Ainda sobre estratégia, é desejável que o apoio direto às empresas seja analisado com base no planejamento estratégico setorial da entidade, avaliando se este apoio contribuirá para os objetivos estratégicos do setor e do próprio Projeto Setorial. Quanto à empresa, recomenda-se avaliar o apoio com base na maturidade exportadora conforme critérios da Unidade de Relações com Cliente da Apex-Brasil ou, nos casos em que a entidade tenha procedimento próprio, com base na segmentação de empresas da entidade setorial. O apoio direto a que se pretende neste Termo de Referência é destinado a empresas internacionalizadas e/ou experientes com vistas a otimizar os resultados dos Projetos Setoriais bem como a consolidar a internacionalização das mesmas. Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 3 / 36

4 Critérios de Elegibilidade O apoio a que se refere este documento somente se aplica a feiras no exterior nas quais não haja um pavilhão brasileiro realizado pelos projetos setoriais ou pela Apex-Brasil. No caso das empresas internacionalizadas, o apoio poderá ser para mercados não-alvo. Considerando a possibilidade da demanda por este apoio ser maior que a disponibilidade de recursos de um Projeto Setorial, o desejável bom posicionamento da imagem da empresa, do setor e do país e a contribuição para os objetivos gerais de determinado Projeto Setorial, devese observar os critérios obrigatórios para a qualificação de empresas e outros a se considerar, discutidos e aprovados em Comitê Gestor. Critérios obrigatórios: - Disponibilidade de recursos no PS, já previstos na memória de cálculo; - Contrapartida da empresa; - Maturidade exportadora da empresa e compatibilidade deste nível de maturidade com o projeto proposto e o público-alvo do evento; - Número de apoios por empresa na vigência do convênio: limitado a no máximo 1 apoio por empresa, a cada período de 12 meses; - A empresa deve comprovar regularidade fiscal por meio de certidões emitidas pela Secretaria da Receita Federal e Procuradoria Geral da Fazenda Nacional; Instituto Nacional do Seguro Social; e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Outros critérios a se considerar: - Histórico de participação no evento de promoção comercial em questão; - Se empresa participou ativamente nas ações do PS; - Quantidade de empresas a serem apoiadas na vigência do convênio; - Contribuição para a imagem do setor e do País e para os objetivos do PS; - Análise do desempenho em ação individual anterior, se houver. - Outros a serem considerados, devido especificidades de cada setor; Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 4 / 36

5 Definidos os critérios de elegibilidade, recomenda-se realizar um processo de inscrições de empresas, pelo envio de um projeto constando a justificativa da solicitação do apoio e a comprovação do atendimento aos critérios obrigatórios e aos estipulados pelo Comitê Gestor, destacando como a empresa contribuirá para os objetivos gerais do Projeto Setorial, quais resultados imediatos ou de médio e longo prazos esperados, acompanhado pelo projeto do estande. A aprovação ou não dos projetos se dará em reunião de Comitê Gestor do Projeto Setorial. Quanto ao apoio financeiro Obrigatoriamente todos os pagamentos realizados com recursos Apex-Brasil deverão ser efetuados pela entidade setorial executora do PS ao qual integra a empresa eleita para o apoio direto e em conformidade com o Regulamento de Convênios da Apex-Brasil e com o Manual de Procedimentos de Convênios. Os itens passíveis de serem pagos com recursos Apex-Brasil e os de serem aceitos como contrapartida estão listados no anexo 1. O valor máximo do apoio, por empresa, por feira, é de, no máximo, R$ ,00. Deve-se atentar aos valores percentuais estabelecidos no convênio de cooperação técnica e financeira com a entidade setorial, visando manter o balanço entre contrapartida e recursos Apex-Brasil conveniado. É obrigatória a apresentação das despesas de viagem dos empresários para participação na feira como contrapartida. Também, é obrigatória a presença de no mínimo 2 funcionários da empresa, de modo a evitar que o estande fique vazio na hipótese da necessidade de ausência temporária de um funcionário no período da feira. Quanto à identidade visual do estande, deve-se manter o predomínio da marca da empresa e de sua estratégia de comunicação, porém, conforme Regulamento de Convênios da Apex- Brasil, deve-se mencionar o apoio da Apex-Brasil. Sugere-se, em local apropriado, inserir a logo da marca setorial, da entidade setorial e da Apex-Brasil, seguindo as orientações do Manual de uso da Marca da Apex-Brasil. É importante salientar que é a empresa e sua marca que efetivamente geram os negócios e os resultados da participação na feira, daí a recomendação de dar destaque e predominância à identidade e comunicação visual da própria empresa no estande, contribuindo para a consolidação de sua marca no mercado externo, e, indiretamente, contribuindo, também, para a marca setorial e para a imagem do Brasil como país de negócios. Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 5 / 36

6 Deve-se elaborar um termo de compromisso de participação na feira escolhida, prevendo-se garantias financeiras, de modo a restituir o montante de recursos Apex-Brasil utilizados, na hipótese da empresa desistir de participar da feira. Prestação de Contas Até 30 dias após o término da feira, a empresa deve prestar de contas para a entidade executora do PS, pela elaboração e envio de um relatório técnico que contenha no mínimo: - Número de contatos total; - Número de contatos novos; - Valor dos negócios fechados na feira; - Previsão de novos negócios; - Fotografias de todos os ângulos do estande; - Contrapartidas. - Observações, comentários, críticas e sugestões que se julgarem relevantes; À entidade cabe incluir as despesas com recursos Apex-Brasil e as de contrapartida apresentadas na prestação de contas da parcela que compreendeu o período de execução da feira. Recomenda-se, quando viável, que os resultados sejam acompanhados por um período de pelo menos 1 ano, para medir o impacto da participação nos resultados de exportação da empresa e do projeto. Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 6 / 36

7 ANEXO 1 Critérios e Parâmetros Orçamentários para Feiras no Exterior A tabela seguinte contém os itens passíveis de serem pagos com recursos da Apex-Brasil, e alguns dos possíveis itens que devem ser pagos com recurso de contrapartida. Tipo de despesa Apex-Brasil Contrapartida Aluguel de espaço Montagem/desmontagem do estande Infra-estrutura (segurança, limpeza etc.) Recepcionista bilíngue Intérpretes Frete de amostras do produto Brindes Despesas de viagem do empresário (obrigatório) Elaborado por: Apex-Brasil Pág: 7 / 36