TERMO DE QUITAÇÃO. Orientações sobre o RECIBO DE QUITAÇÃO ANUAL

Transcrição

1 TERMO DE QUITAÇÃO Caros Clientes, Foi publicada no DOU de 30/07/2009 a Lei nº , que dispõe sobre a obrigatoriedade das pessoas jurídicas, prestadoras de serviços públicos ou privados, de emitir e encaminhar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos. Abaixo, descrevemos os procedimentos do WinSIGAA para a emissão do documento e quais cuidados devem ser tomados para que essa emissão seja feita de forma correta. É importante lembrar que, como o SIGAA é flexível, permitindo que cada escola crie parcelas de acordo com a sua necessidade, é IMPRESCINDÍVEL que seja feita uma conferência detalhada, evitando a entrega de documentos indevidos. Escolas que geram parcelas (como excursões, por exemplo), devem ter o cuidado de verificar se as mesmas constam na ficha do aluno, ainda que não sejam devidas. Sua presença pode prejudicar a impressão do documento. Outro lembrete importante está ligado à opção de Cobrança Jurídica existente no sistema. Muitos utilizam esse cadastro do sistema para outros tipos de cobrança. De acordo com a Lei, uma COBRANÇA JUDICAL não deve servir de impedimento para a emissão do documento. Fiquem atentos, pois, segundo descrito na Lei, o termo, fornece quitação ao ano a que se refere e aos anos ANTERIORES. Cuidados especiais devem ser tomados em parcelas de Acordos, Notas Promissórias, Cheques Devolvidos, que podem gerar o termo indevidamente. No final deste material, incluímos, na íntegra, a LEI Nº , DE 29 DE JULHO DE Orientações sobre o RECIBO DE QUITAÇÃO ANUAL Somente terão direito ao documento os consumidores que não tenham nenhum tipo de débito no ano em referência. Portanto, o sistema NÃO IMPRIMIRÁ o documento para alunos com parcelas pendentes até o ano de exercício selecionado. Se algum débito estiver sendo questionado judicialmente (judicialmente = referente a tribunais e/ ou à justiça), o consumidor terá direito à declaração de quitação dos meses em que pagou corretamente a dívida. O recibo também precisa incluir a declaração de que as informações prestadas substituem os documentos mensais como forma de comprovação de quitação das faturas. Para utilização desse recurso e para que o sistema possa atendê-los da maneira desejada, é necessária a verificação do seguinte cadastro no módulo financeiro do sistema: QualityTS Página 1 de 6

2 Financeiro/Cadastro/Tipos de Parcelas Título Nessa tela, efetue as alterações descritas SOMENTE nas parcelas que farão parte do termo de quitação. Para isso, veja as orientações abaixo: Selecione o Tipo de Parcela que será impressa; Clique no botão alterar; Marque a opção Considerar para Termo de Quitação. As parcelas sem essa seleção não farão parte do termo de quitação, nem serão analisadas para VERIFICAÇÃO de DÉBITOS. Repita as etapas acima para cada tipo de parcela que irá compor o documento. QualityTS Página 2 de 6

3 Financeiro/Cadastro/Cobrança Jurídica Título No cadastro das cobranças jurídicas disponíveis na escola, marque aquelas que tratam de atos judiciais, para que os termos de quitação sejam impressos (com as parcelas pagas), independentemente dessa situação. Para isso, veja as orientações abaixo: Selecione a cobrança que deve ter seu TIPO alterado; Clique no botão alterar; Altere o campo Tipo para JUDICIAL. Repita as etapas acima para cada cobrança. Financeiro/Relatórios/Termo de Quitação QualityTS Página 3 de 6

4 Título Essa tela possibilita a seleção dos alunos para a impressão dos termos de quitação. Podem ser criados vários modelos, atendendo diferentes necessidades de impressos da instituição. O WinSIGAA já possui um modelo básico (caso não tenha sido alterado), com campos e dados adequados para cada escola. Para criar um novo documento, selecione no campo Documento a opção Novo Documento e clique no símbolo do Word. Informe o nome desejado e, ao salvá-lo, o Word será iniciado para a criação do novo modelo. Significado de cada campo para impressão: Ano Letivo: O ano em que o aluno ou turma selecionada está matriculado. Para emitir o termo a todos os alunos do ano letivo de 2013, selecione Período: Período da matrícula do aluno, sendo que, para cursos semestrais, poderá ser período 1 para o primeiro semestre e 2 para o segundo semestre. Para cursos anuais, use sempre período 1. Prontuário: Esse campo só deve ser preenchido no caso de impressão INDIVIDUAL. Curso: Esse campo deve ser preenchido para que a impressão seja POR CURSO. Série: O campo deve ser preenchido quando a impressão desejada for de uma SÉRIE específica. Turno: Deve ser preenchido para escolher um turno específico. Nome e Sobrenome: Caso precise da impressão individual, mas não se sabe o prontuário do aluno, o sistema faz a localização pelo nome ou sobrenome. Importante: Caso esses campos não sejam informados, a emissão será realizada para todos os alunos do ano letivo selecionado. Exercício: Ano a que se refere o termo de quitação, levando em consideração o VENCIMENTO da parcela no período de janeiro a dezembro do ano informado. Se estiver selecionado 2013 no ano letivo, o sistema emitirá o termo de quitação apenas para alunos que tenham parcelas no exercício de Data da declaração: Data de emissão do documento. Documento: Seleciona o documento para impressão. Lembrando sempre que o conteúdo desse texto é de INTEIRA RESPONSABILIDADE da instituição. Após a inclusão dos dados acima, clique no botão da impressora para iniciar a impressão dos documentos, caso não seja feita a opção de envio por . Filtros/Opções: Agrupar por responsável: Possibilita que seja emitido um único termo de quitação por responsável financeiro. QualityTS Página 4 de 6

5 Título Enviar por Possibilita o envio do documento por . Nossa recomendação é que o termo de quitação seja enviado APENAS ao RESPONSÁVEL FINANCEIRO. O envio de permite que ele seja encaminhado também para o aluno, pai, mãe, responsável financeiro e pedagógico. Após a seleção dos dados, o sistema emitirá um protocolo com os detalhes do envio. Importante: O envio do só é possível com o cadastro completo das informações de configurações de s do financeiro (ACADÊMICO/ CADASTRO/ INSTITUIÇÃO). LEMBREM-SE: O sistema NÃO EMITIRÁ o documento para alunos com parcelas pendentes até dezembro do ano de exercício selecionado. Por exemplo: Um aluno com parcela pendente em março de 2007 não terá o termo impresso, já que ele dá quitação ao ano a que se refere e aos anos ANTERIORES. Bom Trabalho!!! QualityTS Página 5 de 6

6 LEI Nº , DE 29 DE JULHO DE Título Dispõe sobre a declaração de quitação anual de débitos pelas pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados O PRESIDENTE DA REPÚBLICA: Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 o As pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor declaração de quitação anual de débitos. Art. 2 o A declaração de quitação anual de débitos compreenderá os meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura. 1 o Somente terão direito à declaração de quitação anual de débitos os consumidores que quitarem todos os débitos relativos ao ano em referência. 2 o Caso o consumidor não tenha utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, terá ele o direito à declaração de quitação dos meses em que houve faturamento dos débitos. 3 o Caso exista algum débito sendo questionado judicialmente, terá o consumidor o direito à declaração de quitação dos meses em que houve faturamento dos débitos. Art. 3 o A declaração de quitação anual deverá ser encaminhada ao consumidor por ocasião do encaminhamento da fatura a vencer no mês de maio do ano seguinte ou no mês subseqüente à completa quitação dos débitos do ano anterior ou dos anos anteriores, podendo ser emitida em espaço da própria fatura. Art. 4 o Da declaração de quitação anual deverá constar a informação de que ela substitui, para a comprovação do cumprimento das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano a que se refere e dos anos anteriores. Art. 5 o O descumprimento do disposto nesta Lei sujeitará os infratores às sanções previstas na Lei n o 8.987, de 13 de fevereiro de 1995, sem prejuízo daquelas determinadas pela legislação de defesa do consumidor. Art. 6 o Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 29 de julho de 2009; 188 o da Independência e 121 o da República. LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA Guido Mantega José Gomes Temporão Helio Costa Este texto não substitui o publicado no DOU de QualityTS Página 6 de 6