Manual de Adiantamento UNESP. Apresentação

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1 1 Manual de Adiantamento Universidade Estadual Paulista Julio de Mesquita Filho Apresentação As orientações seguintes têm como objetivo esclarecer eventuais dúvidas relacionadas com despesas pagas por adiantamento. O adiantamento é uma sistemática especial, prevista na administração pública, que permite a entrega de numerário a um determinado servidor para realizar despesas urgentes e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação (Lei 4320/64 art. 68). É importante salientar que, assim como as demais despesas, também aquelas feitas com adiantamento devem respeitar os três estágios da despesa pública: empenho, liquidação e pagamento.

2 2 Reitor Herman Jacobus Cornelis Voorwald Vice- Reitor Julio Cezar Durigan Pró-Reitor da Pró-Reitoria de Administração Ricardo Samih Georges Abi Rached Divisão de Contabilidade e Finanças Vera Lucia Vitor Diretor Colaboradores Zélia Regina Rodrigues Sobrinho Marlene Remesso Ferreira Reinaldi

3 3 Sumário I Adiantamento II - Ordenador de despesa III- Quantidade de Adiantamento IV- Solicitação de adiantamento V- Valor adiantamento VI- Movimentação da conta corrente VII- Numerário VIII- Prazo de Aplicação IX- Prestação de contas X- Das Penalidades XI- Procedimentos após empenho XII- Alteração valor base XIII- Encerramento da conta XIV- Movimentação bancária XV- Cotação de preços XVI- Proibições de compras por adiantamento XVII-Comprovante de despesas XVIII-Exame da Prestação de Contas XIX- Outras informações

4 4 I Adiantamento Art.68 da Lei nº4.320/64 - O regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordina-se ao processo normal de aplicação. Art.30, inciso I da Lei nº /68: -Poderão realizar-se no regime de adiantamento os gastos decorrentes: De pagamento de despesa extraordinária e urgente, cuja realização não permita delongas... O adiantamento é precedido de emissão de nota de empenho na dotação própria, para o fim de realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, serão concedidos apenas a Servidores ativos da Universidade. Entende-se por despesas miúdas e de pronto pagamento aquelas realizadas, com: a) Selos postais, telegramas, materiais e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupas, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz e força, gás e aquisição avulsa no interesse público de livros, jornais, revistas e outras publicações. b) Encadernações avulsas, artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo imediato. c) Artigos farmacêuticos de laboratório, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato. d) Outra despesa qualquer, de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada. e) Conforme Parágrafo único do Art. 60 da Lei nº 8666/93, é nulo e de nenhum efeito o contrato verbal com a Administração, salvo o de pequenas compras de pronto pagamento, assim entendidas aquelas de valor não superior a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no

5 5 Art. 23, inciso II, alínea "a" desta Lei, feitas em regime de adiantamento. II - Ordenador de despesas O ordenador de despesas será designado pelo Reitor, em conformidade com o artigo 34 item XIII do ES III- Quantidade de adiantamentos Podem ser concedidos até dois adiantamentos por servidor. IV- Solicitação de adiantamentos As unidades deverão solicitar adiantamentos por meio de Ofício encaminhado ao setor de Protocolo que providenciará a abertura de processo, onde conste expressamente, o nome do responsável pelo adiantamento, a classificação da despesa orçamentária, a finalidade do adiantamento e o período de aplicação. V- Despesas com diárias De acordo com o Decreto nº de 02/12/2003 e Resolução Unesp 31/89, nenhum servidor poderá receber a títulos de diárias, quantia superior a 50% (cinqüenta) por cento de sua remuneração mensal, sem autorização expressa do Magnífico Reitor Não será concedido adiantamento para despesas já realizadas, nem despesas com valor superior aos limites estabelecidos. Segue modelo para justificativa do pagamento de diárias acima do estabelecido.

6 6 Universidade Estadual Paulista Julio de Mesquita Filho Ofício nº 2009 Cidade, de de Prezado Senhor: Para fins de atendimento ao Decreto nº de 02/12/2003, que dispõe sobre a concessão de Diárias aos servidores da Administração Centralizada e das Autarquias, s. 1º e 2º do artigo 8º, e a Resolução Unesp nº 31/89 de 11/04/1989, que dispõe sobre a concessão de Diárias aos servidores desta Universidade, cumpre-nos informar que: Processo de Prestação de Contas de Adiantamento nº Mês de referência: Responsável: Foram efetuados pagamentos de diárias,quantia superior a 50% (cinqüenta por cento) de sua retribuição mensal, aos servidores: Motivo: Nome do servidor Registro Geral Regime. Jurídico de Contratação Cargo ou Função Valor da retribuição mensal Montante de diárias pagas Diretor da Unidade Coordenador Executivo do Campus Experimental Diretor da Unidade Complementar e/ou Pró-Reitor de Administração

7 7 À Divisão de Contabilidade e Finanças - Reitoria (Obs. cada situação deverá ser justificada, anexando ao processo 02 (duas) vias, das quais uma ficará no processo e a outra encaminhada á Coordenadoria Estadual de Controle Interno CECI, da Secretaria da Fazenda). VI Movimentação da conta corrente Qualquer movimentação da conta corrente deverá ter duas assinaturas: a do responsável pelo adiantamento e de outro titular da conta. A alteração de titulares da conta deverá ser solicitada, com antecedência, por meio de Oficio, devendo a documentação para alteração ser encaminhada ao Banco do Brasil S.A. VII - Numerário O numerário será sempre depositado no Banco do Brasil S.A., em conta corrente em nome da Universidade, específica e exclusiva para movimentação de adiantamento. VIII - Prazo para utilização O prazo para utilização de adiantamentos será de 30 dias corridos, considerando a data de emissão do empenho. O prazo para prestação de contas será de até 10 dias, a partir do prazo final da utilização do recurso. IX - Prestação de Contas Cada processo deverá ter sua prestação de contas, devendo conter os seguintes documentos numerados: - Ofício de solicitação de recurso; - Nota de empenho; - Ordem de pagamento; - Documentação original quitada; - Recibos assinados, contendo nome, endereço, RG, CPF;

8 8 - Balancetes assinados pelo titular; - Guia de recolhimento de saldos não utilizados; - Nota de anulação de empenho; - Extrato bancário do período de aplicação; - As despesas devem conter declaração de recebimento do material ou serviço; - Apresentação de documentos fiscais; -Abono. X- Das Penalidades A ausência de prestação de contas deverá ser comunicada, por escrito, pelo Diretor Administrativo ao Diretor da Unidade, no máximo em até 10 dias do término do prazo de prestação de contas. O servidor que não prestar contas no prazo regulamentar estabelecido,estará impedido de receber novo adiantamento. O abono da prestação de contas compete à autoridade que foi nomeada para esta finalidade. XI- Procedimentos após o empenho Após o empenho e depósito do numerário em conta corrente, os processos serão enviados ao responsável, para a devida prestação de contas. XII- Alteração do valor do adiantamento A suplementação do valor originalmente concedido deverá ser acompanhada de solicitação expressa do superior imediato, com as devidas justificativas.

9 9 XIII - Encerramento da conta A solicitação de encerramento da conta de adiantamento deverá ser formalizada ao Banco do Brasil S.A., com o de acordo do superior imediato. O responsável deverá anexar à solicitação os talonários de cheques não utilizados. XIV- Movimentação Bancária O valor referente aos adiantamentos ficará obrigatoriamente depositado, no Banco do Brasil S.A., em conta corrente vinculada e no nome do responsável. Os pagamentos das despesas deverão ser efetuados em cheques nominais ao credor. A conta bancária não poderá, por qualquer razão, apresentar saldo negativo. É vedado uso de recursos de adiantamento para qualquer finalidade que não seja o pagamento das despesas do próprio adiantamento. Deve-se controlar a cobrança dos cheques emitidos para evitar que ocorra a prescrição dos mesmos (30 dias, quando emitido no local, 60 dias em outro local do país). Se for observada a ocorrência de desfalque, extravios, furtos ou roubos de valores, o responsável pelo adiantamento deverá comunicar o fato imediatamente ao Diretor da Unidade, para as devidas providências. XV - Cotação de Preços O valor das aquisições deverá ser precedido de pesquisa de preços feita com pelo menos com três fornecedores.

10 10 As pesquisas deverão permanecer no processo. As despesas pagas e sujeitas as retenções de Imposto de renda e de INSS, deverão ser recolhidas dentro do prazo de aplicação do adiantamento. Cópia da guia deverá ser encaminhada para a Seção de Administração de Recursos Humanaos - SARH e área de finanças da unidade. -Na nota fiscal deverão ser destacados os tributos retidos. XVI Despesas não autorizadas com adiantamentos Com o adiantamento não podem ser realizadas despesas, tais como: -Aquisição de materiais para estoque em almoxarifado; -Aquisição de cartões ou impressos de interesse pessoal, brindes e despesas com festas; -Despesas com flores, placas comemorativas, troféus, medalhas; -Despesas com solenidades, congressos, recepções e certames; -Despesas com remuneração de servidores da Universidade a qualquer titulo; -Aquisição de material permanente, equipamentos ou materiais bibliográficos; -Despesas relativas a bebidas alcoólicas, frigobar, telefone, lavanderia, etc, (no caso de notas de refeições ou eventuais diárias de hotel). XVII -Comprovantes de Despesas Antes da prestação de contas, o responsável deverá: Realizar conferência dos documentos, justificar a finalidade de aquisição do material ou serviço e coletar a assinatura

11 11 do interessado atestando o recebimento do material ou do serviço; -Verificar se as Notas Fiscais estão corretamente preenchidas (razão social, CNPJ, endereço, data emissão, valor, mercadoria descrita). Anexar a 1ª via das Notas Fiscais ao processo (colada em folha), em ordem cronológica de datas, obedecendo a seqüência relacionada no balancete; Devem ser observadas as seguintes informações: -Notas Fiscais simplificadas devem ser acompanhadas de relação de mercadorias e preços, fornecidas pelas empresas; - As Notas Fiscais de lanches, refeições, diárias em hotéis, devem ser devidamente justificadas e acompanhadas da relação de beneficiários ; -Cupons fiscais ou notas fiscais de combustíveis devem ter, inseridos no verso do documento, a placa do veículo, sua quilometragem, nome e assinatura do motorista. Para as despesas com transportes, os comprovantes são os seguintes: Ônibus O bilhete da passagem e do seguro contendo destino, data e valor, indicando o beneficiário e o motivo; -Táxi Formulário próprio (recibo) contendo valor, percurso, data, motivo e autorização superior; -Portaria DETIN Formulário próprio (recibo) indicando distância percorrida, data, localidade, motivo e autorização superior; Não serão aceitas cartas de correção de Nota Fiscal que alterem valores, nome do remetente ou data de emissão. Na prestação de contas, somente devem ser inseridos documentos cujas datas de emissão estejam dentro do prazo de aplicação do adiantamento.

12 12 Considera-se Nota Fiscal irregular aquela que seja ilegível, que contenha rasuras ou adulterações, notas rasgadas, coladas ou que estejam faltando pedaço e aquelas emitidas por empresas irregulares. Deve-se evitar a apresentação de 2ª vias, xerocópias ou Fax de Nota Fiscal. XVIII -Exame da Prestação de Contas -Os processos serão examinados pela área de contabilidade, que poderá efetuar solicitações de regularização, as quais deverão ser atendidas no prazo máximo de cinco dias. Auditada pela área contábil e considerada aprovada, a prestação de contas de adiantamentos será abonada pela pessoa responsável, designada pelo ordenador de despesa, sendo posteriormente publicada no Diário Oficial do Estado, ficando a disposição do Tribunal de Contas. XIX Outras informações Não são aceitas despesas efetuadas com cartão de crédito. Os adiantamentos devem ser emitidos obedecendo a classificação orçamentária própria, conforme a legislação em vigor.

13 13 OFICIO N UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Júlio de Mesquita Filho MODELO (Para solicitação de abertura de Processo de Prestação de Contas de Adiantamento) Local/data/ano Magnífico Reitor, Pró Reitor,Coordenador e ou Diretor Solicito de Vossa Senhoria seja concedida a importância R$...(valor por extenso), na conta bancária n..., em nome de..., RG n... (Função do Servidor), como adiantamento para despesas com... durante o mês de... e prestação de contas em 10(dez) após a aplicação do recurso. Assinatura (superior imediato do responsável pelo adiantamento) Ilustríssimo Senhor Nome Cargo Unidade

14 14 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Júlio de Mesquita Filho MODELO (Para pagamento de prestador de serviço estrangeiro) R E C I B O Valor Bruto...R$ Imposto de Renda (retenção 15%)...R$ Valor Liquido...R$ Recebi da Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho, CNPJ n / , a importância de R$... (valor por extenso), referente a/o palestra e/ou proferida no... no período de... Local/data/ano Nome... Passaporte n... País... (Declaro não fazer parte do quadro de servidores da )

15 15 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Júlio de Mesquita Filho MODELO (Para reembolso de despesas por Kilometragem) R E C I B O Declaro para os devidos fins, haver recebido da Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho, a importância de...(valor por extenso),correspondente ao ressarcimento de despesas com deslocamentos com utilização de veículos particulares de acordo com a Portaria Unesp n 190, de 30/04/2003 (R$ 0,34 p/km). De... a... E de... a... perfazendo...km, referente a minha participação no... Local/data/ano Nome RG n CPF n Veículo (marca/ano) Placa De acordo (responsável pelo evento)

16 16 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Júlio de Mesquita Filho MODELO (Para pagamento de despesas com Táxi) R E C I B O Recebi da..., a importância de R$...(valor por extenso), referente a (s) despesa(s) com táxi a serviço da..., como segue : De: R$ Á De: R$ Á : TOTAL...R$ Justificativa :... Local/data Assinatura Nome Cargo/Função Área de lotação Autorizo a despesa Reitor,Pró-Reitor,Coordenador,e ou Diretor

17 17 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Júlio de Mesquita Filho Aos Responsáveis por Adiantamentos Instruções para recolhimento do INSS, quando o contratado é pessoa Física Site do M.P.S (neste site é possível efetuar o preenchimento da Guia GPS, para recolhimento) Quem pode se inscrever: São segurados da Previdência Social os empregados domésticos, os trabalhadores avulsos, os contribuinte individuais e os trabalhadores rurais. Contribuinte Individual: Nesta categoria estão as pessoas que trabalham por conta própria (autônomos) e os trabalhadores que prestam serviços de natureza eventual a empresas, sem vínculo empregatício. I Na contratação de Pessoa Fisíca para prestação de serviços sem vínculo empregatício deverão serem observadas: a) Se o prestador tem registro junto a PREFEITURA e INSS b) Se possuem o número do PIS/PASEP ou Inscrição junto ao INSS c) Caso afirmativo solicitar o número do PIS ou NIT = número de Inscrição do Trabalhador d) Não possuindo os dados citados acima, solicitar RG, CPF, endereço, cep, telefone, para que o responsável possa inscreve-lo junto ao INSS. De posse destes dados o contratante, deverá reter 11% sobre o valor contratado, do total do serviço, devendo a contratante () recolher 20% do valor bruto do serviço ao INSS. Os recolhimentos de 11% e 20%, devem ser efetuado em uma única GPS Guia da Previdência Social em nome da Universidade Estadual Paulista - JMF. Observação: O número do IDENTIFICADOR, constante no Campo 5 da Guia GPS, deverá ser o nº do CNPJ da Unidade que esta efetuado a despesa.

18 18 Deverá ser remetida a DCF (Divisão de Contabilidade e Finanças), cópia paga da guia de GPS, com os dados do prestador de serviço em que conste, Nome, Número do RG, CPF do PIS e NIT, valor bruto do serviço, valor da retenção de 11% e os 20% despesa da Universidade. Exemplo de prestação de serviço através de Pessoa Física VALOR BRUTO...R$ 800,00 INSS 11%... R$ 88,00 IRRF (%)...(-) parcela a deduzir...r$ VALOR LIQUIDO A PAGAR...R$ 712,00 INSS 20% sobre o Bruto (parcela da )...R$ 160,00 Guia da Previdência Social GPS R$ 88,00 (+) R$ 160,00 = R$ 248,00 EXEMPLO MODELO DA GUIA GPS (para recolhimento do INSS) MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL MPS INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL GPS 1. NOME OU RAZÃO SOCIAL/ FONE/ ENDEREÇO: 3. CÓDIGO DE PAGAMENTO COMPETÊNCIA 02/ IDENTIFICADOR / VALOR DO INSS 248, VENCIMENTO (Uso do INSS) ATENÇÃO: É vedada a utilização de GPS para recolhimento de receita de valor inferior ao estipulado em Resolução publicada pelo INSS. A receita que resultar valor inferior deverá ser adicionada à contribuição ou importância correspondente nos meses subseqüentes, até que o total seja igual ou superior ao valor mínimo fixado. 9. VALOR DE OUTRAS ENTIDADES 10. ATM, MULTA E JUROS 11. TOTAL 248, AUTENTICAÇÃO BANCÁRIA nome do prestador de serviço 11% R$ 88,00 20% R$ 160,00

19 19 TABELA DO IRF - VIGENTE DE A Base: MP DOU de convertida na Lei /2009 Base de Cálculo em R$ Alíquota % Parcela a Deduzir do Imposto em R$ Até 1.499, De 1.499,16 até 2.246,75 7,5 112,43 De 2.246,76 até 2.995, ,94 De 2.995,71 até 3.743,19 22,5 505,62 Acima de 3.743,19 27,5 692,78 Dedução por dependente: R$ 150,69 (cento e cinqüenta reais e sessenta e nove centavos)..

20 20 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JÚLIO DE MESQUITA FILHO MÊS: 2010 SALDO INICIAL CONTA N Item de Despesa código : Item de Despesa código : PROCESSO DATA DESPESA CHEQUE N COMPENSADO DATA EM TRÂNSITO VALOR DO CHEQUE SALDO FINAL ITEM DE DESPESA ITEM DE DESPESA TOTAL COMPENSADO TOTAL EM TRANSITO = SALDO DO EXTRATO Nome Função

21 21 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JÚLIO DE MESQUITA FILHO Principais Classificações de Despesas Orçamentárias utilizadas nas Prestações de Contas de Adiantamentos na Unesp Diárias Pessoal Civil Gêneros alimentícios Gasolina Óleo Diesel Alcool Outros combustíveis e Lubrificantes Medicamentos e Insumos Farmacêuticos Material Médico OdontológicoLaboratorial e Veterinário Material Educativo, Esportivo e Cultural Material de Escritório, Papéis em Geral e Impressos Peças de Reposição e Acessórios Ferramentas Avulsas não Acionadas por Força Motriz Material de Construção Suprimentos de Informática Peças Acessórios e Componentes de Informática Peças para Viaturas Outros Materiais de Consumo Passagens Aéreas Outras despesas c/transporte e locomoção Outras Remunerações de Serviços Pessoais (Pessoa Física) Serviços, Programas e Aplicativos de Informática Instalação e Manutenção de Equipamentos de Informática Fretes e Carretos Conservação de Bens Móveis e Imóveis Reformas de Bens Imóveis Manutenção de Viaturas Outros Serviços e Encargos Pessoa Jurídica

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