Art. 2º A referida tabela e os procedimentos de que tratam o artigo anterior passam a fazer parte, em anexos de 1 a 6, da presente Resolução.
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1 RESOLUÇÃO N o 005, de 5 de julho de Aprova Tabela de Temporalidade e Procedimentos de Eliminação dos Documentos das Atividades-Fim da Universidade Federal de São João del-rei UFSJ. O PRESIDENTE DO CONSELHO DIRETOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL-REI UFSJ, no uso de suas atribuições, e na forma do que dispõe o art. 24, incisos II, V, VII e XII e o art. 55 do Estatuto aprovado pela Portaria/MEC 2.684, de 25/09/2003 DOU de 26/09/2003, e considerando o Parecer n o 012 de 05/07/2010 deste mesmo Conselho e: informação; - que a gestão da administração pública necessita de agilidade na recuperação da - que o resgate da história institucional necessita de garantia da preservação de documentos de valor permanente; - que a avaliação e destinação de documentos possibilitam a redução de custos para a manutenção da massa documental acumulada com o descarte disciplinado e planejado; - que a Tabela de Temporalidade é o instrumento legal para definir os prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos por instituições públicas; RESOLVE: Art. 1º Aprovar a tabela de temporalidade e os procedimentos de eliminação dos documentos das atividades-fim da Universidade Federal de São João del-rei UFSJ, que define os prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos por esta Instituição. Art. 2º A referida tabela e os procedimentos de que tratam o artigo anterior passam a fazer parte, em anexos de 1 a 6, da presente Resolução. Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. São João del-rei, 5 de julho de Prof. HELVÉCIO LUIZ REIS Presidente do Conselho Diretor Publicada nos quadros da UFSJ em 13/07/2010.
2 ANEXO 1 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-FIM DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL-REI - UFSJ A Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, regulamenta como deve ser feita a identificação dos documentos públicos, nos seguintes termos: Art.8º. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1 o Consideram-se documentos correntes aqueles em ou que, mesmos sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. 2 o Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento pra guarda permanente. 3 o Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 1. CONFIGURAÇÃO DA TABELA A configuração desta Tabela segue a estrutura da "Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-meio da Administração Pública", que consta na Resolução N 4/96/CONARQ, com a inclusão das Atividades-fim. Apresenta cinco campos distintos, sendo que um deles possui dois sub-campos, quais sejam: 1.1. Código Neste campo encontra-se uma codificação decimal, baseada no modelo de Melvil Dewey, com as classes correspondentes às grandes funções da Universidade e as subclasses refletindo a subordinação e hierarquia dos assuntos. As principais classes são as seguintes: CLASSE ENSINO SUPERIOR; CLASSE 200 PESQUISA; CLASSE 300 EXTENSÃO Normatização. Regulamentação. - Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino superior. 200 PESQUISA Normatização. Regulamentação. - Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e desenvolvimento das ações de pesquisa. 300 EXTENSÃO Normatização. Regulamentação. - Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e desenvolvimento das ações de extensão Assunto Seguindo o estabelecido na Resolução N 4/96/CONARQ, no item Assunto agrupam-se os documentos sob um mesmo tema, espelhando as funções e atividades desenvolvidas pela Universidade em seu efetivo exercício Prazos de Guarda Neste campo são registradas as informações referentes ao tempo necessário de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário. No item fase corrente, além do tempo em anos podem aparecer às siglas: ACC caso; ACO - conclusão da operação; ADC decisão da Coordenadoria; ADF Até o despacho final; AEL Até o encerramento do livro; DU - Durante o uso; EV - vigora; EVI - vinculado á.
3 1.4. Destinação Final Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser Eliminação, quando o documento não apresenta valor para fins de prova, informação e pesquisa histórica, ou Guarda quando o documento apresenta os citados valores Observações Neste campo são registradas informações complementares, necessárias à correta aplicação da Tabela, além de sugestões de procedimentos. Podem aparecer as siglas CONARQ Conselho Nacional de Arquivos; CPAD Comissão de Avaliação Documental e RJU Regime Jurídico Único.
4 ANEXO 2 CLASSE: 110 Pasta do discente de graduação (vida escolar do discente de graduação) (inclusive na modalidade a distância) Requerimento de matrícula Requerimento de alteração de cadastro Requerimento de atestados e similares Requerimento de histórico escolar Requerimento de cancelamento de matrícula Requerimento de colação de grau 10 anos Guarda -
5 110.7 Requerimento de contagem de carga horária Requerimento de dispensa de educação física Requerimento de extrapolação de carga horária Requerimento de guia de transferência Requerimento de inscrição em unidade curricular Requerimento de liberação de prérequisito Requerimento de manutenção de vínculo Requerimento de equivalência interna
6 Requerimento de trancamento de matrícula Requerimento de revisão de conceito/nota Requerimento de inscrição periódica Outros requerimentos (cuja informação for absorvida pelo histórico escolar) Requerimento de regime especial de estudos Requerimento de expedição e registro de diploma 10 anos Guarda 1. Fará parte do processo de registro de diploma 2. O processo seguirá para guarda permanente na pasta do discente.
7 100 ENSINO SUPERIOR Requerimento de apostilamento de diploma 10 anos Guarda 1..Fará parte do processo de registro de diploma. 2. O processo seguirá para guarda permanente na pasta do discente Processo de prorrogação de prazo de integralização Processo de dispensa/ aproveitamento de disciplina (unidade curricular) Processo de equivalência externa de unidade curricular Processo de Aproveitamento Extraordinário (na forma do 2º art. 47 da Lei 9.394/96) 05 anos Eliminação Histórico que terá gerado equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. 05 anos Eliminação Histórico que terá gerado equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. 05 anos Eliminação Histórico que terá gerado equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente.
8 Processo de mobilidade estudantil Histórico escolar da graduação Ficha de inscrição no vestibular Atestado de resultados do vestibular Documentos pessoais documento de identidade (cópia) Documentos pessoais certidão de registro civil (cópia) Documentos pessoais título eleitoral (cópia) 05 anos Eliminação Histórico que terá gerado equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. Seguirá para guarda permanente na pasta do discente. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo.
9 Documentos pessoais quitação eleitoral (cópia) Documentos pessoais CPF (cópia) Documentos pessoais quitação com o serviço militar (cópia) Documentos pessoais histórico escolar ensino médio ou equivalente (cópia) Documentos pessoais diploma ensino médio técnico (cópia) Documentos pessoais histórico escolar graduação (cópia) Documentos pessoais diploma graduação (cópia) 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo.
10 Guia de transferência Resultados de avaliação de estágio, monografia, trabalho de conclusão de, atividades complementares ou similares Ficha individual do discente da graduação 120 Pasta do aluno especial (aluno não regular da graduação da UFSJ) Requerimento de inscrição Documentos pessoais documento de identidade (cópia) Documentos pessoais CPF (cópia) Documentos pessoais histórico graduação (cópia) Fará parte do processo de registro de diploma. Eliminação - Os resultados constarão do histórico escolar. Fará parte da pasta do discente. -
11 120.5 Documentos pessoais diploma de graduação (cópia) Declarações e similares Histórico constando os resultados obtidos na UFSJ Ficha individual do aluno especial da graduação 130 Pasta de discente da pós-graduação lato sensu Requerimento de matrícula Requerimento de alteração de cadastro Requerimento de declaração, atestados e similares Seguirão para guarda permanente na pasta do aluno especial. Fará parte da pasta do discente. -
12 130.4 Requerimento de histórico escolar Requerimento de cancelamento de matrícula Requerimento de trancamento de matrícula Requerimento de revisão de conceito/nota Requerimento de inscrição em unidade curricular Requerimento de regime especial de estudos Outros requerimentos (cuja informação for absorvida pelo histórico escolar) Certificado de pós-graduação lato sensu Na guarda permanente o certificado será colocado na pasta do discente.
13 Processo de dispensa/ aproveitamento de disciplina (unidade curricular) Processo de equivalência externa de unidade curricular Histórico escolar Documentos pessoais documento de identidade (cópia) Documentos pessoais certidão de registro civil (cópia) Documentos pessoais título eleitoral (cópia) Histórico que terá gerado 05 anos Eliminação equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. Eliminação Histórico que terá gerado 05 anos equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. Comporá pasta do discente. 05 anos Eliminação Exceto o necessário para expedição e registro do certificado, que comporá a pasta do discente. 05 anos Eliminação Exceto o necessário para expedição e registro do certificado, que comporá a pasta do discente.
14 Documentos pessoais quitação eleitoral (cópia) Documentos pessoais CPF (cópia) Documentos pessoais quitação com o serviço militar (cópia) Documentos pessoais histórico escolar graduação (cópia) Documentos pessoais diploma graduação (cópia) Ficha individual do discente da pósgraduação lato sensu Resultados de avaliação de estágio, monografia, trabalho de conclusão de, atividades complementares ou similares 05 anos Eliminação Exceto o necessário para expedição e registro do certificado, que comporá a pasta do discente. 05 anos Eliminação Exceto o necessário para expedição e registro do certificado, que comporá a pasta do discente. Fará parte da pasta do discente. Eliminação - Os resultados constarão do histórico escolar.
15 Resultado de avaliação de estágio, monografia, trabalho de conclusão de, atividades complementares ou similares 140 Pasta de discente da pós-graduação stricto sensu Requerimento de matrícula Requerimento de alteração de cadastro Requerimento de declaração, atestados e similares Requerimento de histórico escolar Requerimento de cancelamento de matrícula Requerimento de inscrição em unidade curricular Eliminação - Os resultados constarão do histórico escolar. 05 anos Guarda -
16 140.7 Requerimento de trancamento de matrícula Requerimento de revisão de conceito/nota Requerimento de regime especial de estudos Outros requerimentos (cuja informação for absorvida pelo histórico escolar) Processo de dispensa/aproveitamento de disciplina (unidade curricular) Processo de equivalência externa de unidade curricular Histórico escolar 05 anos Eliminação Histórico que terá gerado equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. 05 anos Eliminação Histórico que terá gerado equivalência/ dispensa/aproveitamento não será eliminado e comporá pasta do discente. Comporá pasta do discente.
17 Documentos pessoais documento de identidade (cópia) Documentos pessoais certidão de registro civil (cópia) Documentos pessoais título eleitoral (cópia) Documentos pessoais quitação eleitoral (cópia) Documentos pessoais CPF (cópia) Documentos pessoais quitação com o serviço militar (cópia) Documentos pessoais histórico escolar graduação (cópia) 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma, que passarão a fazer parte do respectivo processo. 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma que passarão a fazer parte do respectivo processo.
18 Documentos pessoais diploma graduação (cópia) Ficha individual do discente da pósgraduação stricto sensu Resultados de avaliação de estágio, monografia, trabalho de conclusão de, atividades complementares ou similares 150 Pasta de alunos especiais da pósgraduação Documentos pessoais documento de identidade (cópia) Documentos pessoais certidão de registro civil (cópia) Documentos pessoais título eleitoral (cópia) Documentos pessoais quitação eleitoral (cópia) 05 anos Eliminação Exceto os necessários para expedição e registro do diploma que passarão a fazer parte do respectivo processo. Fará parte da pasta do discente. Eliminação - Os resultados constarão do histórico escolar. 05 anos Guarda -
19 150.5 Documentos pessoais cpf (cópia) Documentos pessoais quitação com o serviço militar (cópia) Documentos pessoais histórico escolar graduação (cópia) Documentos pessoais diploma graduação (cópia) Histórico constando os resultados obtidos na UFSJ Seguirão para guarda permanente na pasta do aluno especial Ficha individual do discente 160 Atas de resultados finais da graduação 161 Diários de classe 2 anos Guarda 2 anos Guarda Fará parte da pasta do discente. Disponibilizadas eletronicamente a partir de 2005/2º semestre. Disponibilizados eletronicamente a partir de 2005/2º semestre.
20 162 Livro de ata de colação de grau Até o encerramento do livro 163 Livro de protocolo de requerimento dos setores de atendimento Até o encerramento do livro 02 anos Eliminação Livro de registro de expedição de guia de transferência Até o encerramento do livro 01 ano Guarda Livro de registro de expedição de certidão de estudos Até o encerramento do livro 01 ano Guarda Livro de entrega de diploma Até o encerramento do livro 167 Livro de registro de diplomas Até completar 400 folhas 168 Processo de registro de diploma conclusão da operação 10 anos Guarda 10 anos Guarda 10 anos Guarda Utilizado até agosto/2002. Após, os recibos individuais foram informatizados e passaram a compor os processos de registro de diploma. - Comporá a pasta do aluno.
21 169 Diploma registrado conclusão da operação 170 Revalidação de diploma (processo) conclusão da operação 171 Diploma revalidado conclusão da operação 172 Reconhecimento de diploma (processo) conclusão da operação 173 Diploma reconhecido conclusão da operação 10 anos Guarda 10 anos Guarda 10 anos Guarda 10 anos Guarda 10 anos Guarda 180 Diários da pós-graduação 2 semestres 02 anos Guarda 181 Atas de resultados finais da pósgraduação 2 semestres 02 anos Guarda 182 Livro de registro e entrega de certificado Até o de pós-graduação lato sensu encerramento do livro O diploma encaminhado para guarda permanente será arquivado no processo que lhe deu origem. - O diploma encaminhado para guarda permanente será arquivado no processo que lhe deu origem. - O diploma encaminhado para guarda permanente será arquivado no processo que lhe deu origem
22 183 Oferta de disciplinas (unidades 1 semestre curriculares) 184 Manual de inscrição periódica 1 semestre 185 Manual de orientações acadêmicas 1 ano 186 Listagem de exame nacional de discente 187 Edital emitido pela DICON 1 semestre 01 ano Guarda Solicitação de transferência externa indeferida Solicitação de transferência interna indeferida Solicitação de admissão como portador de diploma de graduação indeferida Até o despacho da Coordenadori a Até o despacho da Coordenadori a Até o despacho da Coordenadori a 188 Fluxograma do discente 189 Solicitação para cursar unidade curricular (disciplina) como aluno especial indeferida Até o despacho final 60 dias Eliminação - 60 dias Eliminação - 60 dias Eliminação - Eliminação 45 dias Eliminação -
23 CLASSE: 200 PESQUISA 200 PESQUISA 210 Documentos inerentes ao processo de seleção de projetos de iniciação (com e 02 anos 05 anos Eliminação sem bolsa), editais, inscritos, resultados, relatórios comitê externo. 220 Documentos inerentes à execução dos projetos de iniciação científica (fichas de 02 anos 05 anos Eliminação inscrição, projetos, currículo, substituição de bolsistas e orientadores, correspondências enviadas e recebidas, relatórios, avaliações e congresso de produção científica). 230 Normas, regulamentação, diretrizes. vigora 05 anos Eliminação 240 Documentos inerentes aos projetos de pesquisa enviados às agências de fomento (editais, projetos, correspondências enviadas e recebidas, convênios, relatórios etc.). 05 anos permanente
24 CLASSE: 300 EXTENSÃO 300 EXTENSÃO 310 Normas. Regulamentação. Diretrizes vigora 09 anos Guarda 311 Relação com órgãos de fomento Durante o uso 05 anos 320 Projetos de extensão Eliminação Registro 05 anos 05 anos Relatórios Guarda Parcial Final 05 anos Certificados (Expedição e Registro) 05 anos 330 Programa de bolsas de extensão PROBEX Fichas de inscrição 05 anos 05 anos Eliminação
25 300 EXTENSÃO Estudos. Propostas. Projetos selecionados. Programas. Convocação. Edital. Resultados da seleção. Relação de participantes. Relatórios finais. Avaliação. Controle de expedição de certificados. 05 anos Substituição de bolsista e orientador 05 anos Relatório e avaliação de bolsista Semestral 05 anos Eliminação Anual 05 anos Freqüência dos bolsistas 05 anos 340 Estágio de extensão Fichas de inscrição 05 anos Eliminação Estudos. Propostas. Projetos Selecionados. Programas. Convocação. Edital. Resultados Da seleção. Relação de Participantes. Relatórios Finais. Avaliação. Controle de Expedição de Certificados. 05 anos Substituição de estagiário e orientador 05 anos Relatório e avaliação de estagiário Semestral 05 anos Eliminação Anual 05 anos
26 300 EXTENSÃO 350 Comitê Assessor de Extensão (Atas, relatórios) 360 Assistência estudantil Residência universitária 05 anos Cadastramento 05 anos 05 anos Eliminação Relatório 05 anos Restaurante universitário Cadastramento 05 anos 05 anos Eliminação Relatório 05 anos 370 Avaliação institucional da extensão Normas. Regulamentação. Diretrizes vigora Instrumentos de coleta de dados 05 anos 05 anos Eliminação Preservar modelos Relatórios e análises 05 anos 390 Outros assuntos referentes à extensão Esta subdivisão será desenvolvida pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.
27 ANEXO 3 Listagem de Eliminação de Documentos Órgão/Entidade: Unidade/Setor: Órgão/Setor: Listagem Nº: Folha Nº: Código ou nº do Item Assunto/Série Datas- Limite Unidade de Arquivamento Observações/Justificativa Local/Data: Local/Data: Local/Data: Responsável pela Seleção Presidente da Comissão de Avaliação Autorizo:
28 ANEXO 4 (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Aos dias do mês de do ano de, o (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
29 ANEXO 5 (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE) EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº / O Presidente da Comissão de Avaliação, designado pela Portaria nº, de / /, publicada no (indicar o periódico oficial), de / /, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão de Avaliação do(a) (indicar o órgão ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação)
30 ANEXO 6 Fluxograma das rotinas da Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim da UFSJ 1) Baseando-se na resolução o responsável pela Unidade/Setor faz a seleção dos documentos. 2) Fase Intermediária 2.1 Eliminação - Os documentos são eliminados automaticamente no próprio setor de origem pelo responsável pela unidade/setor, após a fase corrente Prazo em anos Os documentos são mantidos na própria unidade/setor conforme tabela de temporalidade. 3) : Guarda - Os documentos, depois de vencido o prazo na fase intermediária, são selecionados, relacionados no anexo 3 e encaminhados, pelo responsável pela unidade/setor, para o Arquivo da UFSJ Eliminação Os documentos são selecionados, relacionados no anexo 3 e encaminhados, pelo responsável pela unidade/setor, para o Arquivo da UFSJ. A Comissão de Avaliação do Arquivo Institucional solicita ao Gabinete do Reitor encaminhar, via ofício, para o Arquivo Nacional a listagem de eliminação de documentos, conforme anexo 3. Após o parecer favorável do Arquivo Nacional, a referida comissão preenche o anexo 5 e solicita ao Gabinete do Reitor a publicação no diário oficial da União. Após 40 (quarenta) dias, não havendo oposição, a Comissão preenche o anexo 4 e procede a eliminação dos documentos, por trituração mecânica, sendo o material encaminhado para a reciclagem.
NORMA DE ARQUIVO - NOR 208
MANUAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS COD. 200 ASSUNTO: GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS APROVAÇÃO: Resolução DIREX nº 528/2012, de 10/12/2012 VIGÊNCIA: 11/12/2012 NORMA DE ARQUIVO - NOR 208 1/21 ÍNDICE
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