Bem-vindo ao American Express Hotel

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1 SOLUÇÕES CORPORATIVAS SOLUÇÕES PARA GERENCIAMENTO DE DESPESAS Bem-vindo ao American Express Hotel Guia de Serviços e Benefícios

2 Bem-vindo ao American Express Hotel, um meio de pagamento destinado exclusivamente a hospedagens para viagens de negócios. American Express Hotel contempla duas modalidades de pagamento centralizado: a American Express Conta Hotel com acesso e funcionamento virtual para hospedagem no Brasil e o American Express Corporate Hotel um cartão físico, designado a cada funcionário viajante para hospedagem no Brasil e no exterior. Neste guia, você conhecerá tudo o que está à sua disposição, nessas modalidades, para que as hospedagens em viagens de negócios sejam muito proveitosas. Além disso, você encontra todas as informações de que precisa sobre os seguros e assistências especiais a que tem direito. Para mais informações, acesse o site Índice 1. Como utilizar Como funciona Papéis e responsabilidades Forma de pagamento Serviço de atendimento Assistência emergencial em viagem Seguros 21

3 Para cada agência de viagens escolhida pela empresa, deve ser aberta uma American Express Conta Hotel. 2. American Express Corporate Hotel O funcionário recebe seu cartão American Express Corporate Hotel e deve conferir todos os dados pessoais que são personalizados. Em seguida, o portador deve entrar em contato com o Serviço de Atendimento ao Associado para desbloquear o cartão. A partir desse momento, o funcionário já está apto a realizar o pagamento de suas despesas com hospedagens no Brasil e no exterior com o American Express Corporate Hotel. 1. Como utilizar 1. American Express Conta Hotel Ao receber o número da American Express Conta Hotel, a empresa deve entrar em contato com o Serviço de Atendimento ao Associado para efetuar o desbloqueio da conta. Para facilitar o processo de utilização, a empresa deve informar imediatamente o número da American Express Conta Hotel à agência de viagens escolhida. A partir do momento do desbloqueio da conta, a empresa e a agência de viagens já estão aptas a iniciar o processo de reservas de hospedagens no Brasil via American Express Conta Hotel. 3 4

4 2. American Express Corporate Hotel O funcionário deve efetuar o pagamento das hospedagens com o cartão American Express Corporate Hotel. A empresa receberá mensalmente a fatura com os gastos, no endereço de correspondência, e também poderá acessá-la via ferramenta O portador do cartão recebe o extrato de conta para simples conferência, e a empresa pode solicitar o cadastro na ferramenta Na fatura, estarão disponíveis as seguintes informações: Número do cartão; Nome do estabelecimento Hotel; Data da venda; Gasto total no Hotel. 2. Como funciona 1. American Express Conta Hotel As compras de hospedagem serão informadas à empresa pela fatura mensal de gastos, que deve ser acessada via ferramenta Na fatura, estarão disponíveis as seguintes informações: Número do cartão; Nome do estabelecimento Hotel; Data da venda; Gasto total no Hotel. 5 6

5 2) American Express Corporate Hotel Efetuar a reserva das hospedagens de acordo com a orientação do cliente. Informar no voucher a política da empresa. Informar no voucher em nome de quem a nota fiscal deve ser emitida empresa/ hóspede.na data estabelecida. Responsabilidades do hóspede 1) American Express Conta Hotel Conferir se os gastos no check-out estão de acordo com a política da empresa; Retirar a nota fiscal; Entregar a nota fiscal para a empresa. 2) American Express Corporate Hotel 3. Papéis e responsabilidades Responsabilidades da agência de viagens 1) American Express Conta Hotel; Manter o banco de dados com o perfil do cliente atualizado com a política de viagens da empresa; Efetuar a reserva das hospedagens de acordo com a orientação do cliente; Informar no voucher as especificidades da política do cliente. Ex.: não são permitidos gastos com bebidas alcoólicas; Informar no voucher o número do cartão em que a despesa deve ser debitada; Informar no voucher que a nota fiscal deve ser entregue ao hóspede. Conferir se os gastos no check-out estão de acordo com a política da empresa; Retirar a nota fiscal; Realizar a prestação de contas de acordo com a política da empresa. Responsabilidades do hotel Realizar o débito das despesas no cartão de acordo com as informações descritas no voucher. Entregar a nota fiscal ao hóspede. Responsabilidades da empresa Manter os viajantes informados da política de viagens da empresa; Sempre utilizar a Ficha Nacional de Compensação para efetuar os pagamentos da sua fatura. 7 8

6 Responsabilidades American Express Membership Cards Enviar mensalmente a fatura com os gastos realizados pelo cliente. Não permitir que a transação seja realizada em outro estabelecimento que não seja hotel. 4. Forma de pagamento 1. American Express Conta Hotel O pagamento de todas as despesas descritas na fatura deverá ser realizado na data de vencimento indicada, em uma instituição bancária ou outro estabelecimento que mantenha convênio de serviços para recebimento de faturas com o emissor. A fatura e a Ficha Nacional de Compensação deverão ser acessadas pela empresa via ferramenta Caso a empresa não receba a fatura on-line até a data de seu vencimento, deve obter o valor das despesas a pagar pelo Serviço de Atendimento ao Associado. 9 10

7 2. American Express Corporate Hotel O pagamento de todas as despesas descritas na fatura deverá ser realizado na data de vencimento indicada, em uma instituição bancária ou em outro estabelecimento que mantenha convênio de serviços para recebimento de faturas com o emissor. A fatura e a Ficha Nacional de Compensação serão enviadas mensalmente para a empresa no endereço de correspondência e também poderão ser acessadas via ferramenta Caso a empresa não receba a fatura até a data de seu vencimento, deve obter o valor das despesas a pagar pelo Serviço de Atendimento ao Associado. 5. Serviço de Atendimento Uma equipe de especialistas está à sua disposição 24 horas por dia, 7 dias por semana. Basta ligar para (capitais e regiões metropolitanas) ou (demais localidades). No exterior, ligue para

8 necessário. Caso não esteja em condições de contatar a Central em um primeiro momento, deverá fazê-lo assim que seja possível e antes da alta hospitalar. A Europ Assistance orientará o Viajante sobre como proceder para contar com os serviços de Assistência Empresarial que ele necessita. Central de Atendimento Europ Assistance: Do exterior, ligue a cobrar para É importante lembrar que, caso o viajante não entre em contato com a Central de Atendimento durante a viagem, não poderá solicitar qualquer tipo de reembolso pelos gastos ou serviços contratados. 6. Assistência Emergencial em Viagem Em parceria com a Europ Assistance, o American Express Hotel coloca à disposição do viajante a Assistência Emergencial de Viagem: todo o apoio e a proteção que você precisa para viajar com segurança para qualquer lugar do mundo. Como acionar a Assistência Emergencial em Viagem A primeira atitude a ser tomada, toda vez que o viajante se encontrar em uma situação de emergência, é entrar imediatamente em contato com a Central de Atendimento Europ Assistance para que essa organize o serviço Importante: em caso de urgência, o viajante deverá fornecer nome e número que constam no campo Forma de pagamento da passagem aérea, local e número do telefone em que se encontra, resumir a emergência e indicar a ajuda que necessita. Assistência médica Em caso de acidente, doença ou enfermidade aguda, a Central de Assistência intervirá até um limite máximo de R$ 4 mil em gastos médicos e hospitalares, honorários médicos e de cirurgiões, despesas e diárias hospitalares, serviços médicos, enfermagem, tratamentos odontológicos de emergência (decorrentes de acidente), exames médicos complementares e medicamentos prescritos por um médico

9 Hospedagem em Hotel após Alta Hospitalar: Caso o usuário necessite prolongar a estada em hotel, por motivos de convalescença, desde que autorizado pelo médico da Central de Assistência, as despesas serão pagas pela Central de Assistência, até um limite de R$ 100,00 (cem reais) por dia máximo 10 dias. Despesas extras estão excluídas. Adiantamento de Despesas Hospitalares Caso o valor das despesas hospitalares exceda o limite previsto no item de assistência médica, a Central de Assistência garantirá um adiantamento de até US$ ,00 (doze mil dólares) por evento, pagos diretamente ao hospital, mediante assinatura de Termo de Reconhecimento de Dívida. Visita ao Beneficiário Hospitalizado A Central de Assistência pagará uma passagem aérea Classe Econômica ou rodoviária, segundo critérios próprios, de ida e volta para um membro da família ou pessoa indicada, residente no Brasil, em caso de internação do usuário por um período superior a 5 dias, caso o usuário esteja desacompanhado. A Central de Assistência arcará com 5 diárias de hotel, limite de até R$ 100,00 (cem reais) / por dia. Retorno Médico após alta Hospitalar Se o Associado, depois de ter recebido tratamento no local, não estiver em condições de retornar à sua residência, a Central de Assistência organizará o retorno por meio de transporte mais adequado. Indicação Médica Caso o usuário necessite consultar um médico, a Central de Assistência empenhar se em indicar o nome, endereço e telefones de médicos, clínicos e especialistas, agendando inclusive as consultas quando possível. Este serviço não inclui o pagamento das despesas ocorridas com consultas. Remoção Inter-Hospitalar Em caso de acidente ou doença súbita e aguda do Associado durante a viagem, a Central de Assistência, segundo sua equipe médica, fará a transferência do local de internação até um Centro Hospitalar mais próximo, e melhor equipado. Traslado/Repatriamento de Corpo No óbito do Associado, ocorrido durante a viagem, a Central de Assistência se responsabilizará pelo cumprimento de todas as formalidades legais, bem como arcará com todos os gastos para o retorno do corpo ou das cinzas do falecido até o município de domicílio. Estão excluídas despesas relativas ao funeral e sepultamento. Retorno de familiar de 10 grau Se, em caso de acidente, enfermidade ou morte, o Associado for transferido ou retornar ao seu município de residência, a Central de Assistência providenciara a transferência 15 16

10 ou repatriamento do familiar ao local onde está o Associado. Para os fins deste serviço, entende-se por familiares o cônjuge, os pais e os filhos do Associado. Garantia de Viagem de Regresso: O usuário terá garantida a sua viagem de regresso, caso a passagem original perca a validade e impossibilite o cumprimento dos prazos de viagem inicialmente previstos, em decorrência de doença aguda ou acidente assistido pela Central de Assistência. Obs.: Ilimitado Regresso antecipado por morte de parente de 10 grau A Central de Assistência garantirá ao usuário o regresso antecipado em caso de morte de parente de 1º grau (pais, filhos, irmãos e cônjuges), com passagem aérea classe econômica ou rodoviária, mediante a troca da passagem. Passagem para profissional substituto A Central de Assistência pagará passagem classe econômica ou rodoviária de ida e volta, segundo critérios próprios, para um executivo substituto quando o Associado ficar impossibilitado de exercer suas funções por um período superior a 10 (dez) dias. Adiantamento de Fiança Penal Caso o usuário se envolva em acidente com responsabilidade civil ou criminal, com exceção de processos trabalhistas, processos em virtude de tráfico ou posse de drogas, que resulte em sua prisão, com soltura condicionada ao pagamento de fiança, a Central de Assistência irá adiantar a quantia da fiança até um total de R$ ,00 (dez mil reais). O valor da fiança deverá ser devolvido em até 60 dias ao câmbio do dólar turismo da data do pagamento da fiança, mediante assinatura de Termo de Reconhecimento de Dívida. Envio de Documentos Extraviados (Empresariais) Em caso de extravio de qualquer documento imprescindível à execução do trabalho, a Central de Assistência enviará cópias desses documentos ao usuário. Limite de 1 Kg e dentro das exigências de postagem. Informação de Viagem Em caso de solicitação, a Central de Assistência fornecerá ao usuário informações relativas a exigências de vacinas e vistos para países estrangeiros, endereço e números de telefone das Embaixadas e Consulados brasileiros em todo o mundo. Transmissão de Mensagens Urgentes 17 Caso o usuário solicite, a Central de Assistência poderá transmitir mensagens urgentes (relacionadas ao evento ocorrido) a uma ou a mais pessoas indicadas pelo usuário, residentes no Brasil. 18

11 Socorro elétrico/mecânico Em caso de pane, a Central de Assistência envia um socorro elétrico/mecânico, para que o veículo seja, se possível, tecnicamente reparado no local onde estiver. Limite: R$ 200,00 por ano ou 4 (quatro) acionamentos. A Central de Atendimento arcará com os custos de mão-de-obra do referido socorro elétrico/mecânico, excluindo-se qualquer despesa com substituição de peças. Reboque do veículo Na ocorrência de pane elétrica ou mecânica, acidente de trânsito ou incêndio no veículo que o impossibilite de se deslocar pelos próprios meios. Limita-se ao reboque do veículo até uma distância limite de 100 km a partir do local do evento e a um custo de R$ 200,00 por ano ou 4 (quatro) acionamentos. O Viajante responsabilizar-se-á pela remoção de eventual carga transportada no veículo antes da efetivação do reboque Chaveiro Em caso de quebra, perda ou esquecimento de chaves no interior do veículo, a Central de Assistência acionará um chaveiro para a abertura da porta, mas sem assumir os custos de chaves ou fechaduras novas. Limite de utilização: R$ 50,00 (cinqüenta reais) por evento. Até 03 (três) intervenções por ano. Na ocorrência de imobilização do veículo em razão de pneu furado, a Central de Assistência enviará um prestador de serviço para trocálo, desde que haja estepe em boas condições. Não estão cobertos custos de consertos ou substituições. Este serviço será prestado desde que o Viajante disponha de pneu reserva em seu veículo, em perfeitas condições de uso. Pane Seca Na ocorrência de imobilização do veículo devido à falta de combustível, a Central de Assistência providenciará um reboque para levar o veículo ao posto de abastecimento mais próximo do local do evento. O custo do combustível é de responsabilidade do Viajante. Despachante Em decorrência de furto ou roubo do veículo, a Central de Assistência auxiliará o Beneficiário através do acionamento e pagamento de honorários de um despachante para que se cumpram as devidas formalidades. Todas as despesas, como multas de trânsito, impostos, taxa de circulação, juros de mora, são de responsabilidade do Associado. Limite de utilização: Ilimitado. Troca de pneu 19 20

12 American Express Corporate Hotel válido; a distância seja mais que 100 km (60 milhas) da sua residência; e a duração máxima de qualquer viagem seja de não mais que 60 dias. A cobertura de uma viagem assegurada começa quando você desembarca do transporte público autorizado no destino da sua viagem assegurada (conforme designado na sua passagem) e termina quando você embarca no transporte público autorizado para a partida (conforme designado na parte de retorno da sua passagem). Consulte todas as exclusões e o regulamento 7. Seguros Seguro de Acidentes Pessoais em Viagens Como usuário da American Express Conta Hotel ou do cartão American Express Corporate Hotel, você estará automaticamente segurado no valor de até US$ 100 mil contra acidentes com lesões corporais que sejam a causa individual de morte ou desmembramento, resultante de acidente que ocorra durante uma viagem assegurada. Uma viagem assegurada é uma viagem que foi adquirida em sua totalidade utilizando a American Express Conta Hotel ou um cartão 21 22

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