SAP Business One Implementação e suporte Versão 8.8

Transcrição

1 <Visão geral do número do curso e título do curso TB1200 ABC123> SAP Business One Implementação e suporte Versão 8.8 SAP Business One Versão 92

2 Copyright 2010 SAP AG Todos os direitos reservados Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma ou para qualquer finalidade sem a permissão expressa da SAP AG. As informações contidas aqui podem ser alteradas sem aviso prévio. Alguns produtos de software comercializados pela SAP AG e seus distribuidores contêm componentes de software proprietário de outros fornecedores de software. SAP, R/3, mysap, mysap.com, xapps, xapp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, PartnerEdge e outros produtos e serviços da SAP mencionados neste documento, bem como seus respectivos logotipos, são marcas comerciais ou registradas da SAP AG na Alemanha e em outros países. Todos os demais nomes de produtos e serviços e os logotipos associados são marcas comerciais de suas respectivas empresas. Os dados contidos neste documento têm objetivo meramente informativo. As especificações de produtos nacionais podem variar. As informações deste documento pertencem à SAP. Este documento é uma versão preliminar e não está sujeito ao seu contrato de licença ou a qualquer outro contrato com a SAP. Este documento contém somente estratégias, desenvolvimentos e funcionalidades planejadas para o produto da SAP e não tem o objetivo de obrigar a SAP a qualquer meta de negócios, estratégia de produto e/ou desenvolvimento. A SAP não é responsável por erros ou omissões neste documento. A SAP não garante a exatidão ou a integridade das informações, textos, gráficos, links ou outros itens contidos neste material. O documento é fornecido sem garantias de qualquer tipo, explícitas ou implícitas, incluindo, mas não se limitando a garantias de comercialização, adequação a uma finalidade específica ou de não violação. A SAP não será responsabilizada por danos de qualquer tipo, incluindo, sem limitação, danos diretos, especiais, indiretos ou consequenciais que possam resultar da utilização desses materiais. Essa limitação não será aplicada aos casos em que houver intenção ou negligência grave. A responsabilidade legal por prejuízos pessoais e produtos defeituosos não é afetada. A SAP não tem controle sobre as informações que você talvez acesse por meio da utilização de links ativos existentes nesses materiais e não endossa a utilização de páginas da Web de terceiros, como também não fornece qualquer tipo de garantia relacionada a páginas da Web de terceiros.

3 Público-alvo Este curso é destinado aos seguintes públicos: Funcionários do parceiro responsáveis pela implementação e suporte contínuo de processos de negócios com o SAP Business One, nas instalações dos clientes Duração: 5 dias incluindo certificação Notas de usuário Esses materiais de aprendizagem não constituem um programa para estudo autônomo. Eles complementam as explicações fornecidas pelo instrutor do curso. Em cada página, há espaço para suas anotações de informações adicionais. Durante o curso, o tempo poderá não ser suficiente para concluir todos os exercícios. Os exercícios fornecem exemplos adicionais, os quais são abordados durante o curso. Você também pode trabalhar esses exemplos no seu tempo particular para melhorar o entendimento dos tópicos.

4 Visão geral do curso Conteúdo Metas do curso Objetivos do curso Pré-requisitos do curso Conteúdo do curso Principal cenário empresarial

5 Metas do curso Com este curso, você estará apto a: Seguir uma metodologia de implementação estruturada Configurar o software SAP Business One versão 8.8 de acordo com as necessidades do cliente Acompanhar os processos de suporte e serviço fornecidos pela SAP

6 Objetivos do curso Ao concluir este curso, você estará apto a: Executar casa fase da metodologia de implementação do SAP Business One Mapear um determinado conjunto de requisitos do cliente à funcionalidade do SAP Business One Executar a inicialização do sistema central, a migração de dados e a configuração Implementar requisitos do cliente utilizando ferramentas de customização: Campos e valores definidos pelo usuário Consultas, alertas e procedimentos de autorização Layouts de impressão Autorizações do usuário Preparar um cliente para entrar em operação e acompanhar os processos de suporte do SAP Business One

7 Pré-requisitos do curso Conhecimento necessário TB1000 SAP Business One Logística TB1100 SAP Business One Contabilidade ID S-User Qualificações básicas e gerais em TI Conhecimento recomendado Experiência com gerenciamento de projetos Experiência em apresentação ou treinamento Experiência de consultoria em pelo menos um produto ERP Conhecimentos básicos de administração de empresas Conhecimentos básicos de linguagem de consulta SQL

8 Conteúdo do curso Unidade 1 Unidade 2 Unidade 3 Unidade 4 Unidade 5 Prefácio Função e recursos de implementação do parceiro Preparação do projeto: Transferência de Vendas, Avaliação de riscos e Instalação Business Blueprint: Workshops de identificação de requisitos, Análise e Mapeamento Realização do projeto: Inicialização do sistema, Migração de dados e Validação do sistema Ferramentas de customização Unidade 6 Preparação final: Saldos iniciais, Treinamento, Processo de cutover, Transferência Unidade 7 Início de operação e suporte: Processos de suporte, Ferramentas de suporte

9 Principal cenário empresarial A empresa Light & Music Ltd. necessita de um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) para dar suporte aos processos empresariais e alavancar seus planos de expansão. Após avaliar soluções alternativas, a Light & Music assinou um contrato para o SAP Business One. A equipe de venda documentou os requisitos de negócios da Light & Music em um documento Transferência de Vendas. Você agora está pronto para assumir o comando e iniciar a implementação.

10

11 Unidade: Função e recursos de implementação do parceiro Tópicos Função de consultor de implementação Recursos para consultores de implementação Processo de implementação (metodologia) Como um novo consultor de implementação, você tem muitas dúvidas quanto ao papel que executará: Quais são suas tarefas centrais? Quais recursos estão disponíveis para ajudar você? Como você pode executar um projeto de implementação e garantir que esse projeto não excederá tempo e custos? Como você pode administrar as expectativas do cliente? Há melhores práticas que possam ser utilizadas? Nesta unidade, vamos apresentar a função do consultor de implementação e as principais tarefas que você executará, e mostraremos alguns recursos que poderão ajudá-lo. Também explicaremos o processo (metodologia) de implementação recomendado pela SAP e que pode ajudá-lo a evitar ciladas durante a implementação SAP AG TB

12 Função e recursos de implementação do parceiro: Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, você estará apto a: Listar as responsabilidades centrais de um consultor de implementação Localizar recursos de implementação que possam ajudá-lo a executar seu trabalho Definir o objetivo de cada fase do Programa de implementação acelerada do SAP Business One SAP AG TB

13 Função e recursos de implementação do parceiro: Cenário empresarial A empresa Light & Music Ltd. necessita de um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) para dar suporte aos processos empresariais e alavancar seus planos de expansão. Após avaliar soluções alternativas, a Light & Music assinou um contrato para o SAP Business One. A equipe de vendas documentou os requisitos de negócios da Light & Music em um documento Transferência de Vendas. Agora você está pronto para assumir o comando da equipe de vendas e implementar o SAP Business One usando uma metodologia estruturada. Durante este curso de treinamento, você executará uma pequena parte da implementação de uma empresa de exemplo, chamada Light & Music. Você executará algumas das principais tarefas inerentes a uma implementação real. SAP AG TB

14 Função e recursos de implementação do parceiro: Tópicos Tópico 1: Função de consultor de implementação Tópico 2: Recursos Tópico 3: Metodologia de implementação SAP AG TB

15 Envolvimento do consultor de implementação Organização do parceiro Contrato e licenças Implementação e suporte Sub-licenças Cliente final Como começar? No fechamento do ciclo de vendas, a equipe de vendas do parceiro assina um contrato com a SAP. A equipe de vendas do parceiro deve comprar licenças de usuário para que o cliente possa utilizar o SAP Business One. As licenças são sub-licenciadas pelo parceiro para o cliente final por meio de um contrato separado. Dessa forma, do ponto de vista contratual, não há um relacionamento direto entre a SAP e o cliente final. Durante o projeto de implementação, uma das suas tarefas é instalar as licenças contratadas no sistema do cliente para que os usuários possam acessar o SAP Business One. Como consultor de implementação, você geralmente é envolvido no final do ciclo de vendas, quando a equipe de vendas transfere o projeto de implementação. Nota: o processo de licença será abordado mais detalhadamente nesta unidade. SAP AG TB

16 Função de consultor de implementação - Responsabilidades Gerenciamento de projetos Negócio Técnicas Estabelecer relacionamento com o cliente Administrar as expectativas e o escopo durante a implementação Treinar os usuários finais Análise dos processos empresariais existentes no cliente Mapear/ajustar a configuração do SAP Business One Identificar a necessidade e o escopo das customizações Identificar e migrar dados legados Instalar o SAP Business One Implementar requisitos empresariais do cliente no SAP Business One Suporte ao sistema produtivo do cliente Sua função inclui vários aspectos: gerenciamento de relacionamentos com o cliente, modelagem e configuração de processos empresariais e tarefas técnicas O que você considera como a parte mais difícil no trabalho de consultoria de implementação? Parceiros existentes nos dizem que as tarefas mais difíceis da implementação são aquelas relacionadas à análise e ao mapeamento dos processos empresariais do cliente para uma configuração do SAP Business One. Os parceiros também consideram que a migração de dados geralmente é uma tarefa difícil e que pode demorar mais do que o planejado, pois é comum que os dados do cliente não sejam mapeados facilmente para o SAP Business One. Para ser um consultor de implementação bem-sucedido, você precisa estar capacitado para uma boa comunicação, facilitação e análise, como também precisa ter um excelente conhecimento do produto SAP Business One. Não subestime o tempo necessário para coletar e analisar os requisitos empresariais do cliente. Dedique tempo suficiente durante o processo de vendas e durante a implementação dessas tarefas. SAP AG TB

18 Recursos SAP Channel Partner Portal Informações, treinamento e ferramentas de pré-venda, venda, implementação e suporte ID S-User obrigatória SAP Community Network Fóruns de questões referente ao suporte e à implementação Patrocinado pela SAP Não é necessário S-user Especialistas em produto local Suporte no nível de país e treinamento Consultor de serviço de parceiro Ponto único de contato para todos os recursos da SAP Sessões especializadas A SAP fornece vários recursos para ajudar um consultor de implementação. O SAP Channel Partner Portal (em é uma fonte de informações para todos os consultores. Para acessá-lo, você precisa ter uma ID de usuário (o número S) que o autorize a utilizar a maior parte dos serviços do Portal. Cada empregado de um parceiro SAP Business One deve obter uma ID de usuário pessoal. Se você for um novo parceiro da SAP e a sua organização tiver assinado um contrato de parceria com a SAP, uma pessoa da sua organização será autorizada a solicitar à SAP uma ID de usuário para você. Se você for um parceiro existente, contate o superadministrador da sua organização para obter uma ID de usuário. Após atualizar seus dados pessoais no Portal, você também poderá efetuar logon usando seu endereço de em vez da ID de usuário. Se já tiver uma ID de usuário para o SAP Service Marketplace, poderá utilizá-la no logon. Também é possível utilizar Single Sign-On para efetuar logon no portal. Nota: se você não souber quem é o superadministrador, contate o escritório de suporte local (em ou envie um para support@sap.com Há páginas de portal específicas para muitos países aqui você pode encontrar informações e treinamento sobre tópicos específicos de um país. O SAP Community Network é uma série de fóruns patrocinados pela SAP, onde você pode registrar questões de implementação e tê-las respondidas por outros parceiros. A organização do Consultor de serviço de parceiro (PSA) proporciona um ponto único de contato para todos os recursos da SAP e fornece orientação e assistência aos parceiros de implementação. Nota: o Gerente de desenvolvimento de canais (CDM) fornece suporte à área de vendas da sua empresa, ao passo que o PSA fornece suporte ao setor de implementação. O PSA também atua como facilitador de sessões de capacitação em tempo real e gravadas, abrangendo vários tópicos da consultoria de implementação. A maioria dos países tem um especialista em produto (o especialista em produto local). Ele é um especialista no produto SAP Business One e nos requisitos da sua localização. SAP AG TB

20 Metodologia de implementação Durante este curso, você implementará o SAP Business One em uma empresa de exemplo, chamada Light & Music Você seguirá um processo (metodologia) chamado Programa de implementação acelerada (AIP) O AIP consiste em um plano de projeto e em estimativas para uma instalação padrão de 15 usuários do SAP Business One Inclui também modelos para uma reunião de kick-off, avaliação de riscos, plano de treinamento e lista de processos empresariais Durante este curso, você aprenderá a implementar o SAP Business One em uma empresa de exemplo, chamada Light & Music Você seguirá um processo de implementação. O AIP é um conjunto de melhores práticas, ferramentas e modelos obtidos em muitas implementações. Dessa forma, você tem as vantagens da especialização de outros parceiros. Essa metodologia foi criada com o auxílio de um dos parceiros da SAP (Omega Business Solutions, agora parte da Vision 33). Talvez seja necessário adaptar a metodologia às suas próprias práticas locais e ao tamanho e à complexidade de seus clientes. SAP AG TB

21 AIP do SAP Business One: Ciclo de implementação AIP do SAP Business One - Ciclo de implementação Preparação do projeto Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Início produtivo e suporte 4 dias 3 dias 9 dias 5 dias 23 dias Equipe do projeto + Gerente de contas da SAP + Grupo de coordenação executiva do Cliente Equipe do projeto Equipe do projeto Equipe do projeto Equipe do projeto + Gerente de contas da SAP + Grupo de coordenação executiva do Cliente Estimativa para implementação do produto principal: 46,25 dias Início Kick-off projeto Início produtivo Hora A metodologia consiste em 5 fases. O tempo transcorrido é mostrado para cada fase e é apenas uma estimativa para a implementação da funcionalidade padrão do SAP Business One para 15 usuários. Essas estimativas de tempo não incluem nenhuma configuração personalizada nem desenvolvimento, alertas ou procedimentos de autorização. Para a implementação desses elementos, é preciso aumentar as estimativas de tempo. Nota: o número de dias mostrado em cada fase corresponde ao tempo transcorrido estimado em dias úteis e não representa o total de horas de trabalho da fase. Muitas das tarefas são realizadas por várias pessoas simultaneamente. Na maior parte dos casos, o parceiro e o cliente trabalham juntos ou simultaneamente. O gerente da conta de vendas do parceiro é envolvido na primeira e na última fase. O gerente de projeto do parceiro e o consultor de implementação participam de todas as fases. Nota: em todo o AIP, os termos "cliente" e "consumidor" são utilizados alternadamente. As funções de parceiros chamadas de Gerente de contas do SAP Business One, Gerente de projeto do SAP Business One e Consultor do SAP Business One este é você! A meta de cada fase da metodologia é: Fase 1: Kick-off da implementação com o cliente. Você deve garantir que o cliente tenha montado a equipe de projeto e que o proprietário ou patrocinador da empresa apoie o projeto. Fase 2: Obter o requisitos empresariais detalhados do cliente e mapeá-los no SAP Business One. Fase 3: Implementar os requisitos do cliente no SAP Business One. Isso pode incluir alterações em funções do usuário e em trabalhos. Fase 4: Preparar o cliente e o sistema do cliente para utilizar o sistema em produção. Isso inclui treinamento e transferências de saldos iniciais. Fase 5: Transferir o sistema de produção SAP Business One para o cliente. Depois disso, o cliente mudará para o modo de suporte. SAP AG TB

22 Discussão Por que a última fase (Início produtivo e suporte) é tão longa? SAP AG TB

23 Exercício: Acessar materiais do AIP Acessar e baixar os materiais de AIP do portal em Nota: os materiais de AIP também são disponibilizados em um wiki no SAP Community Network: SAP AG TB

24 Ciclo de implementação do AIP do SAP Business One - Tarefas Guia de implementação Início Preparação do projeto Transferência de vendas Preparação do kick-off do projeto Realização do kickoff Realização da reunião de kick-off Fornecimento e instalação do software Revisão de fase do projeto Kick-off projeto Business Blueprint Revisão do plano do projeto Obtenção de requisitos empresariais Criação do Business Blueprint Revisão de fase do projeto Realização do projeto Planej. modificação organiz., treinamento, migração dados Config. sistema produtivo Administração de modificação organizacional Realização de validação do sistema e teste de aceitação Execução de teste do sistema Planejamento de cutover e suporte Revisão de fase do projeto Preparação final Finalização de planos de treinamento e cutover Realização de treinamento de administrador e usuário Realização de verificação de disponibilidade do sistema e início produtivo Realização de cutover Revisão de fase do projeto Início produtivo e suporte Suporte à produção Resolução de questões críticas Administração da transferência ao cliente Encerramento do projeto Implementação de melhoria contínua Realização de conferência de revisão e otimização Início produtivo Hora Esta é uma visão geral das tarefas de nível superior de cada fase do Programa de implementação acelerada do SAP Business One. Essas tarefas serão abordados com mais detalhes em outras unidades deste curso. As tarefas são explicadas detalhadamente no Guia de implementação, que abrange todas as 5 fases. No Guia, é possível ver facilmente quem executa cada tarefa. Nota: as durações das tarefas indicadas no Guia de implementação são valores estimativos e podem variar dependendo do tamanho e da complexidade do projeto. Um plano de projeto está incluído no AIP e você pode usá-lo como base para o seu próprio plano de projeto. É recomendável estudar primeiro o Guia de implementação e então determinar as tarefas e documentos que se ajustam às suas necessidades e às necessidades do cliente. Pode ser necessário utilizar outros documentos, dependendo do tamanho e dos negócios do cliente. Dica: para garantir o sucesso do projeto, você ou o seu gerente de projeto deve obter a assinatura do cliente em uma fase antes de prosseguir para a próxima fase. SAP AG TB

25 AIP do SAP Business One: Estimativas de tempo É muito importante estimar corretamente o tempo e os recursos do projeto: Estimativas de tempo fornecidas na abrangência do AIP Uma implementação de 15 usuários do SAP Business One Funcionalidade padrão (nenhuma customização) Os recursos do cliente devem ser estimados e comunicados com precisão ao cliente: Como regra geral: O esforço estimado do recurso do cliente é aproximadamente 40% - 50%do esforço do parceiro de implementação do SAP Business One Exemplo: SAP Business One Parceiro de implementação Recursos do cliente 10 horas 4 a 5 horas Uma das tarefas críticas é estimar com precisão o tempo necessário à implementação de várias customizações. Lembre-se de que isso não foi estimado no AIP. O plano de projeto inclui estimativas de tempo para uma implementação de empresa padrão, abrangendo 15 usuários do SAP Business One. Nota: essas estimativas não incluem configurações de alertas, procedimentos de autorização ou de campos e valores definidos pelo usuário. Você deve, portanto, utilizar essas estimativas apenas como um ponto de partida e ajustá-las às suas próprias necessidades. Fatores que podem aumentar o tempo real: mais usuários; configurações de alertas, procedimentos de autorização, campos e valores definidos pelo usuário; customizações de novos relatórios; tamanho e complexidade dos dados do cliente. Durante este curso, você obterá experiência prática ao implementar alertas, procedimentos de autorização, campos e valores definidos pelo usuário e também outras configurações. Essa experiência prática ajudará você a estimar corretamente como tais configurações afetam o cronograma do projeto. Logo no início do projeto, é preciso conquistar o comprometimento do cliente em termos de tempo e recursos. Quando definido, o esforço do recurso do cliente é, novamente, uma estimativa. Como regra geral, considere que, para cada 10 horas do tempo do parceiro, pelo menos 4-5 horas do tempo do cliente serão necessárias (40-50% do tempo do parceiro). Considere que, na maior parte dos casos, o parceiro e o cliente trabalham juntos ou simultaneamente. Muitas vezes, o tempo total do cliente excede a regra geral, especialmente quando vários recursos do cliente estão envolvidos em testes e treinamentos. SAP AG TB

26 Discussão: Ciladas comuns à implementação As ciladas de projeto mais comuns podem incluir: Falta de patrocínio ou responsabilidade pelo projeto, no cliente Indisponibilidade de recursos do cliente Expectativas irreais do cliente Hostilidade do cliente (causada por pressões de tempo ou resistência à mudança) Excessos do projeto (tempo, orçamento) Outros? Como as ferramentas e os modelos do AIP podem ajudá-lo a evitar essas ciladas? Exemplos: Transferência de vendas Avaliação de riscos do projeto Plano do projeto Reunião de kick-off Assinatura de fase do projeto Nenhum projeto está livre de ciladas, porém, a metodologia e o processo estruturado do AIP podem ajudá-lo a evitar as ciladas de implementação mais comuns. Por exemplo: Falta de patrocínio ou comprometimento em relação ao projeto por parte do proprietário ou do diretor executivo da empresa. A reunião de kick-off é uma oportunidade de avaliar o nível de comprometimento e tomar as medidas corretivas. Para obter êxito, são necessários recursos consideráveis do cliente, principalmente na identificação e limpeza de dados legados e no teste do sistema. Utilize a reunião de kick-off e outros documentos para definir as funções e responsabilidades do cliente. A qualquer momento durante o projeto, o cliente pode apresentar expectativas não realistas. Pode haver expectativas irreais em relação aos recursos do SAP Business One, portanto, você precisa compreender totalmente os requisitos do cliente. Alguma hostilidade entre o cliente e o parceiro pode surgir durante o projeto, especialmente em projetos de preço fixo, quando eventos inesperados podem prejudicar o orçamento. Verifique se o escopo do projeto foi definido e estipulado com o cliente. Considere um exercício inicial faturável de definição do escopo (1-2 dias) para permitir o cálculo exato de um projeto de preço fixo. Excessos de projeto podem ser causados por deslizes de escopo, indisponibilidade do cliente ou falta de comunicação. Os materiais de AIP foram projetados para incentivar a comunicação. Utilize a opção Transferências de vendas para evitar a falta de comunicação entre o parceiro de vendas e o parceiro de implementação. Utilize a opção Avaliação de riscos do projeto para identificar e cuidar de todos os possíveis riscos (por exemplo, expectativas do cliente, disponibilidade de recursos do cliente). Uma das principais vantagens do AIP é que ele exige a documentação de todas as reuniões e decisões do cliente. Não é preciso utilizar os documentos do AIP para isso. Você pode usar suas próprias versões, desde que todos os aspectos da implementação sejam totalmente documentados. SAP AG TB

27 Função e recursos de implementação do parceiro: Pontos principais Pontos principais deste tópico: Como consultor de implementação, você geralmente é envolvido no fechamento do ciclo de vendas A transferência de vendas é extremamente importante, além de ser uma oportunidade de conhecer as metas, as preocupações e os processos empresariais globais do cliente Seu trabalho inclui várias capacitações: qualificações para gerenciamento de projetos e comunicação, capacitações em processo empresarial ehabilidades técnicas de sistema A SAP fornece inúmeros recursos para ajudá-lo, inclusive especialistas em produto local O Programa de implementação acelerada (AIP) fornece uma metodologia estruturada de implementação, além de melhores práticas e ferramentas que você pode utilizar ou modificar para atender às suas necessidades de projeto SAP AG TB

28 Função e recursos de implementação do parceiro: Resumo da unidade Nesta unidade, você aprendeu: As principais responsabilidades de um consultor de implementação Onde encontrar recursos de implementação A finalidade de cada fase do Programa de implementação acelerada da SAP Ciladas comuns à implementação e como o Programa de implementação acelerada pode ajudar a evitá-las SAP AG TB

29 Unidade: Preparação de Projeto Tópicos SAP Accelerated Implementation Program Fase 1. Preparação do projeto: Avaliação de risco Planejamento da reunião de kick-off Entrega de software e instalação Há quatro tópicos nesta unidade. Eles abordam aspectos e tarefas da fase de preparação do projeto AIP realizadas por um consultor de implementação. SAP AG TB

30 Preparação do projeto: Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, você estará apto a: Descrever os marcos, tarefas e principais documentos da fase de preparação do projeto do SAP Business One Accelerated Implementation Program Identificar possíveis riscos durante a entrega de vendas Verificar o hardware do cliente e o ambiente para execução do SAP Business One Instalar o SAP Business One SAP AG TB

31 Preparação do projeto: Cenário empresarial Você está pronto para implementar o SAP Business One na Light & Music. A reunião de kick-off com a Light & Music foi agendada. Antes da reunião de kick-off, você encontra o gerente de conta de vendas para conhecer os requisitos da Light & Music Você fornecerá informações para o plano do projeto que será apresentado à Light & Music durante a reunião de kick-off Você será solicitado a demonstrar o SAP Business One nessa reunião Depois da reunião de kick-off, você vai entregar e instalar o software SAP Business One no local do cliente Como consultor da implementação, seu primeiro envolvimento com o projeto geralmente é na entrega de vendas. Você se reúne com o gerente de conta de vendas para conhecer as operações comerciais, os motivadores comerciais e os fatores de sucesso da Light & Music, além das condições do contrato. Você fornecerá informações para o plano do projeto que será apresentado à Light & Music durante a reunião de kick-off. Durante a reunião de kick-off, talvez peçam que você demonstre o SAP Business One. Nota: alguns projetos podem incluir uma fase de definição franca do escopo, paga pelo cliente, antes de iniciar a implementação. Nesses casos, você vai demonstrar o SAP Business One como parte do processo de definição do escopo. Depois da reunião de kick-off, você vai entregar e instalar o software SAP Business One no local do cliente. SAP AG TB

32 Tópicos da preparação do projeto Tópico 1: Tarefas, marcos e documentos de preparação do projeto Tópico 2: Avaliação de risco Tópico 3: Planejamento da reunião de kick-off Tópico 4: Entrega de software e instalação SAP AG TB

33 Fase de preparação do projeto - Tarefas SAP Business One AIP - Ciclo de Implementação Preparação do projeto Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Início Produtivo e Suporte Entrega de vendas Preparar kick-off do projeto Conduzir reunião de kick-off (6 horas) Fornecer software Instalação do SAP Business One no sandbox Início Kick-off do projeto Início produtivo Hora A fase de preparação do projeto é a ponte entre o fim do processo de vendas e o início da implementação. O tempo de duração sugerido dessa fase é de 37,5 horas. O propósito desta fase é planejar e preparar internamente para o projeto de implementação do SAP Business One. Como consultor de implementação, seu envolvimento significa: Participar da reunião de entrega Dar assistência ao cliente na preparação da reunião de kick-off. A reunião de kick-off é muito importante, pois define o escopo do projeto. E também oferece uma oportunidade de conseguir o comprometimento do patrocinador do cliente para que o cliente tenha disponibilidade de recursos. Participe da reunião de kick-off para ouvir, fazer perguntas, demonstrar o SAP Business One, quando adequado, e identificar as necessidades de alto nível do cliente. Nota: geralmente, a reunião de kick-off é conduzida pelo seu gerente de projeto. Instalar o SAP Business One em um sistema de teste no local do cliente, com o banco de dados de demonstração, para poder demonstrar os processos padrão na fase AIP seguinte. SAP AG TB

34 Fase 1: Preparação do projeto - Marcos SAP Business One AIP - Ciclo de Implementação Preparação do projeto Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Início produtivo e suporte Entrega de vendas Preparação do kick-off do projeto Condução da reunião de kick-off Fornecimento do software Instalação do SAP Business One no sandbox Marcos da fase: Compreensão clara da equipe de vendas sobre o processo comercial e o cliente Reunião de kick-off realizada Software SAP Business One entregue e instalado Aprovação da fase pelo cliente Início Kick-off do projeto Início produtivo Hora Para obter êxito, a equipe do parceiro precisa: Conseguir da equipe de vendas um conhecimento claro do processo de vendas e das necessidades do cliente (entrega de vendas). Isto inclui uma avaliação dos possíveis riscos do projeto. Conduzir a reunião de kick-off com o cliente para estabelecer funções, responsabilidades e escopo. Fornecer e instalar o software SAP Business One, em um sistema de teste, com o banco de dados de demonstração. O cliente deve confirmar a entrega do software. Obter do cliente a aprovação da fase do projeto para a Preparação do projeto. SAP AG TB

35 Recursos do projeto nessa fase Estimativas de tempo do Guia de Implementação AIP (em horas) Planejamen to do projeto Gerenciamen to do projeto Reunião de kickoff Gerente do projeto Instalação do software Consultor de implementação Gerente da conta (vendas) Administrador de TI do 6* 8 cliente Leads empresariais do 6* cliente Patrocinador do cliente 6* * Reunião de kick-off Para obter êxito, deve haver comprometimento de recursos do parceiro e do cliente. O slide mostra as estimativas de tempo sugeridas pelo Guia de Implementação AIP. As suas próprias estimativas talvez sejam diferentes, mas a proporção do tempo do parceiro comparado com o do cliente deve ser semelhante à proporção mostrada no slide. A reunião de kick-off oferece a oportunidade de obter do cliente o comprometimento dos recursos para o projeto. O gerente do projeto do lado do parceiro é responsável pela execução global, gerenciamento de riscos e sucesso do projeto. Ele programa, organiza e conduz, de modo efetivo, as reuniões do projeto. Além disso, faz a comunicação e coordenação com o patrocinador do cliente. O consultor de implementação participa da entrega de vendas e do planejamento para a reunião de kickoff. Depois da reunião de kick-off, o consultor de implementação instala o software, trabalhando com o administrador de TI do cliente. É importante que o gerente da conta de vendas participe da reunião de kick-off. É possível que o cliente aborde outras necessidades nessa reunião, por isso, é fundamental gerenciar as expectativas do cliente de acordo com o acordo contratual. Também é importante que o gerente de projeto do cliente seja envolvido no planejamento da reunião de kick-off e garanta a existência de recursos do cliente dedicados a esse planejamento. Especialistas de várias áreas (vendas, compras etc.) do cliente devem participar da reunião de kick-off para que você possa coletar detalhes das necessidades de cada área. O patrocinador do cliente deve participar da reunião de kick-off para enfatizar a importância do projeto. SAP AG TB

36 Documentos da fase Entrega de vendas Entrega de vendas (interno) Planilha de avaliação de risco (interno) Kick-off do projeto Apresentação da reunião de kick-off Plano do projeto Depois do kick-off Acordo de nível de serviços (SLA) Recibo de entrega de software Aprovação da fase do projeto O principal evento desta fase é a reunião de kick-off. Antes da reunião de kick-off, você se reúne com a equipe de vendas e com o seu gerente de projeto para fazer o planejamento interno do projeto. Sua equipe deve revisar todas as informações coletadas durante o processo de venda. Juntamente com o gerente da conta de vendas e o gerente do projeto, você precisa avaliar os possíveis riscos ao êxito do projeto. A Avaliação de risco é uma ferramenta de planilha que pode ser usada para classificar rapidamente o nível de risco. Você e o gerente de projeto do parceiro devem obter do cliente a confirmação de que ele tem instalados o hardware e o software adequados para executar o SAP Business One. Se não estiverem instalados, o projeto pode ficar inviabilizado. A equipe de vendas e a equipe de implementação também devem preparar o plano do projeto que será apresentado na reunião de kick-off. O esboço do plano do projeto inclui as tarefas e estimativas de tempo. O esboço da reunião de kick-off mostra a agenda da reunião de kick-off de 6 horas com o cliente. É importante ter a descrição das funções e responsabilidades e a concordância de todos os envolvidos. Ao entregar o software SAP Business One ao cliente, este deve assinar o Recibo de entrega de software e, ao concluir a fase, o cliente deve aprovar a conclusão. SAP AG TB

37 Atividade em grupo: Entrega de vendas Abra o documento Entrega de vendas da Light & Music (esta é uma versão reduzida do modelo AIP) Quais são as condições do contrato? Como a Light & Music vai medir o êxito desse projeto? Quem é o principal patrocinador do projeto? Há alguma área confusa ou incompleta? SAP AG TB

39 Fatores de risco Necessidades do cliente, fatores críticos de sucesso ou objetivos que não estejam claros Requisitos empresariais não incluídos totalmente no escopo ou que possam exigir desenvolvimento personalizado Alto índice de transações Funções e responsabilidades pouco claras Infraestrutura do cliente incapaz de executar o SAP Business One Período não realista Patrocinador do cliente não totalmente comprometido com o projeto Conversão complexa de dados A solução causará um grande impacto nas transações comerciais do cliente Os fatores de risco podem incluir: Necessidades do cliente ou fatores críticos de sucesso que não estejam claramente definidos Requisitos empresariais não incluídos totalmente no escopo ou que possam exigir desenvolvimento personalizado O cliente tem um alto índice de transações ou um grande número de usuários As funções e responsabilidades entre a SAP e o cliente não estão claras ou não foram comunicadas A infraestrutura do cliente não tem capacidade para executar o SAP Business One. Isto acontece às vezes quando os clientes estão vindo de um sistema manual. O período não é realista O patrocinador do cliente não está totalmente comprometido com o êxito do projeto A conversão de dados será complexa devido ao grande número de sistemas legados ou à grande quantidade necessária de depuração de dados. O cliente, por exemplo, deseja implementar um novo esquema de numeração de produtos. A solução SAP Business One causará um grande impacto nas transações comerciais do cliente SAP AG TB

40 Escopo inicial do projeto (dentro do escopo) Dentro do escopo, de acordo com as estimativas de tempo do AIP: Migração de dados de itens e do parceiro de negócios de sistema legado Migração de saldos iniciais do sistema legado para o SAP Business One Inicialização básica do sistema e definição da empresa Implementação de plano de contas, Razão, contas a pagar, contas a receber, bancos Implementação de oportunidade e módulos de venda Implementação de módulo de compra Implementação de módulos de estoque, produção e MRP Habilitação da funcionalidade de relatório central do SAP Business One, com modelos previamente fornecidos Habilitação de recursos básicos de fax, impressão e do SAP Business One Lembre-se que as estimativas de tempo do AIP foram feitas para uma implementação de SAP Business One padrão, sem personalizações. O escopo inicial do projeto de implementação do SAP Business One inclui a migração (mas não a limpeza) de cadastro legado. E abrange, ainda, a migração de saldos iniciais. Ele abrange a inicialização básica do sistema e configuração de dados financeiros, bancários, oportunidades de venda, vendas, compras, estoque, produção e MRP. Inclui autorizações gerais e de propriedades de dados, mas não inclui alertas e procedimentos de autorização. Durante a reunião de kick-off, você precisa apresentar ao cliente, claramente, o que está incluído no projeto. Depois da entrada em produção, podem ser implementados recursos e funções como uma fase adicional. As modificações feitas no escopo precisam ser documentadas por meio do formulário "Pedido de Modificação". SAP AG TB

41 Escopo inicial do projeto (fora do escopo) Fora do escopo, de acordo com as estimativas de tempo do AIP: Relatórios ampliados com consultas Ampliações de IU com campos definidos pelo usuário, tabelas definidas pelo usuário e/ou valores definidos pelo usuário Alertas e procedimentos de autorização Ampliações que requerem o uso de SDK Relatórios não padrão Add-ons SAP ou ISV As estimativas padrão de tempo do AIP não abrangem as funções listadas neste slide. Se o cliente precisa dessas funções, será necessário ajustar as estimativas de tempo (e de custo) do AIP. Nota: campos, tabelas e valores definidos pelo usuário são personalizações que serão abordadas posteriormente neste curso. SAP AG TB

42 Atividade em grupo: Avaliação de risco Baixe a planilha Avaliação de risco dos materiais da fase 1 do AIP Complete a avaliação de risco da Light & Music, de acordo com as informações da Entrega de vendas Faça uma lista das necessidades que estejam fora do escopo, de acordo com o AIP principal Quando não houver informação, faça uma suposição ou digite 3 (Neutro) na planilha de avaliação de risco. SAP AG TB

43 Revisão: Avaliação de risco Qual é o risco do projeto da Light & Music? Quais necessidades estão fora do escopo? SAP AG TB

44 Discussão: Atenuando riscos Como esses riscos podem ser atenuados? O cliente possui pouca, ou nenhuma, experiência com o software de administração empresarial. As estimativas e suposições da consultoria não estão documentadas detalhadamente Funções e responsabilidades entre todas as partes não estão claras ou são inadequadas. A solução proposta causará um impacto significativo no processo empresarial do cliente Depois de concluir a avaliação de risco, você precisará de um plano de ação para cada risco marcado com 5. SAP AG TB

46 Metas da reunião de kick-off Conhecer as expectativas e requisitos de alto nível do cliente Acertar funções e responsabilidades Esclarecer plano e programa do projeto Acordo de nível de serviços (SLA) assinado A parte mais importante da Fase 1 é a reunião de kick-off com o cliente. Como é uma reunião de 6 horas, você precisa estar bem preparado. Como consultor de implementação, esta pode ser a primeira reunião com o cliente. É importante que o gerente da conta de vendas seja envolvido nessa fase e participe da reunião de kickoff. É possível que o cliente aborde outras necessidades nessa reunião, por isso, é fundamental gerenciar as expectativas do cliente de acordo com o acordo contratual Também é importante que o gerente de projeto do cliente seja envolvido no planejamento da reunião de kick-off e garanta a existência de recursos do cliente dedicados a esse planejamento. Especialistas de várias áreas (vendas, compras etc.) do cliente devem participar da reunião de kick-off para que você possa coletar detalhes das necessidades de cada área. O patrocinador do cliente também deve participar da reunião de kick-off para enfatizar a importância do projeto. O SLA é importante, pois define as responsabilidades do cliente e do parceiro. SAP AG TB

47 Apresentação da reunião de kick-off Ordem da apresentação da reunião de kick-off Introdução e objetivos do projeto Plano do projeto Organização da equipe do projeto Escopo do projeto Funções da equipe do projeto Procedimentos do projeto 1. A reunião de kick-off é importante porque é nela que o gerente da conta de vendas e o gerente do projeto apresentam os objetivos do projeto. 2. O plano e o programa do projeto são apresentados. Use o plano do projeto fornecido do AIP como ponto de partida. É importante planejar e preparar a apresentação para conhecer totalmente os riscos que identificou na avaliação de riscos. Observe que, neste estágio, o plano do projeto está em alto nível, a menos que você já tenha feito um exercício de definição de escopo antes. 3. Para obter êxito, os recursos devem ser comprometidos do lado do cliente. Durante a reunião de kick-off, são apresentadas as equipes do projeto do parceiro e do cliente. O cliente deve comprometer seus recursos para o projeto. 4. Durante a reunião de kick-off, é preciso acertar com o cliente o que está dentro e fora do escopo. Se o cliente quiser que você implemente um recurso fora do escopo, você precisará somar custos, tarefas e tempo adicionais ao plano do projeto. Nesta reunião, é preciso garantir que o proprietário ou patrocinador do cliente esteja dando total suporte ao projeto. 5. São apresentadas as funções e responsabilidades de cada integrante da equipe (dos dois lados). 6. Finalmente, são apresentados os procedimentos gerais do projeto. SAP AG TB

48 Discussão O que você espera obter da reunião de kick-off com o cliente? SAP AG TB

49 Tópicos da preparação do projeto Tópico 1: Tarefas, marcos e documentos de preparação do projeto Tópico 2: Avaliação de risco Tópico 3: Planejamento da reunião de kick-off Tópico 4: Entrega de software e instalação Neste tópico, mudamos para a tarefa técnica de instalação. SAP AG TB

50 Instalação e atualização: Cenário empresarial Você entregou à Light & Music o software SAP Business One e a Light & Music assinou o recibo de entrega de software. Agora, instale o software SAP Business One. Você instalará uma empresa de teste com um banco de dados de demonstração fornecido pela SAP. Use esse banco de dados para os workshops de identificação de necessidades na próxima fase do projeto. Depois da reunião de kick-off, a próxima tarefa do consultor de implementação é entregar e instalar o software. SAP AG TB

51 Exemplo de ambiente Usuários remotos B1 B1 B1 B1 Usuários locais B1 WTS/Citrix Servidor B1 BD comum BD de empresas Em uma empresa como a Light & Music, o servidor SAP Business One provavelmente será instalado na sede. Os usuários locais acessarão o servidor localmente. Os usuários de vendas, compras e estoque dos outros 3 locais precisarão acessar o servidor SAP Business One por uma rede. Muitas empresas instalam um cliente Citrix ou um cliente Windows Terminal Server (WTS) em estações de trabalho remotas, conectando-se a um servidor de apresentação Citrix ou a um Microsoft Terminal Server na sede. Isto pode melhorar o desempenho de usuários remotos e eliminar a necessidade de instalar o cliente SAP Business One para cada usuário. O banco de dados comum geralmente é referido como SBO-COMMON e não mantém nenhum dado de usuário final. Ele mantém informações de versão e atualização. Observe que nessa configuração, o servidor é um ponto único de falha. Portanto, é preciso criar um plano de recuperação de desastres Nota: O sistema servidor de licença pode ser executado no servidor de produção do SAP Business One ou em outro servidor da rede. Para ver os requisitos de hardware da plataforma, consulte Para ver os requisitos de hardware e software, verifique o documento atual Requisitos do sistema SAP Business One: Para ver as estimativas de configuração de servidor e rede, consulte o Guia de Dimensionamento e Configuração do Sistema de Best Practice. O link para essa página wiki está no portal, na seção Implementação. SAP AG TB

52 Teste: Dimensionamento Quais destes fatores pode afetar o tamanho da memória do servidor SAP Business One: Número de usuários simultâneos? Módulos usados do SAP Business One? Pacotes de software cliente, como o Microsoft Office? Add-ons instalados? Consulte o Guia de Dimensionamento e Configuração do Sistema de Best Practice wiki: Esse link fica na página Disponibilidade do produto, no channel partner portal. SAP AG TB

53 Processo de instalação Instalar o servidor de banco de dados Instalar as ferramentas do servidor SAP Business One Instalar o servidor do SAP Business One Instalar o cliente do SAP Business One Instalar os addons da SAP e os arquivos da Ajuda do cliente Ferram. serv.: Service Manager Backup Serv.interf.dds. License Manager Programa de Componentes serv.: Banco dados comum Ajuda BD demonstração RSP Opções do cliente: SDK DTW O processo de instalação é muito fácil de executar, pois é orientado por um assistente. No channel partner portal, você pode baixar os arquivos de instalação ou pode comprar um DVD de instalação. O processo de instalação está descrito em detalhes no Guia do Administrador. Para instalar o SAP Business One: Instale um dos servidores de banco de dados suportados. Nota: opcionalmente, as licenças do Microsoft SQL Server podem ser compradas da SAP. Instale as ferramentas do servidor do SAP Business One. Instale o servidor do SAP Business One. Instale RSP (Remote Support Platform). Esse assunto será abordado posteriormente, neste curso. O RSP monitora o sistema do cliente para evitar problemas. Instale o cliente do SAP Business One em todos os clientes. Nota: ao iniciar o cliente pela primeira vez, conecte o cliente ao servidor entrando o nome do servidor. Instale os add-ons do SAP Business One em cada cliente em que você queira utilizá-los. Selecione Administração Add-ons Administração de add-on para selecionar um add-on. Quando registrar o add-on, você localizará os arquivos de instalação no arquivo de instalação ou no DVD. Também é possível encontrar os arquivos de add-on na pasta Pacotes. Instale os arquivos da ajuda online. Esses arquivos podem ser instalados diretamente em cada estação de trabalho cliente, usando o idioma local, ou você pode instalá-los centralmente em uma pasta compartilhada. Nota: é possível executar a versão do produto SAP Business One recém-instalada, mas sem uma licença, por um período de 31 dias. Para continuar a trabalhar no aplicativo após esse período de 31 dias, é preciso instalar uma chave válida de licença, disponibilizada pela SAP. Para obter instruções detalhadas e orientação passo a passo sobre a instalação do software, consulte o Guia do Administrador no centro de recursos de documentação, em SAP AG TB

54 Assistente de atualização (versão 8.8) Banco dados comum Banco dados da empresa Verif.antes atualiz.: Localização licença Estrut.banco dados Local do backup Componentes serv.: Ferram. serv. Banco dados comum Add-ons SAP Ajuda Banco dados empresa Componentes cliente: DI API Serviço de e fax SDK DTW Nova chave de licença exigida para atualizar para versão principal Se a sua implementação incluir uma atualização para a versão 8.8, você utilizará o Assistente de atualização. A atualização com o assistente para a versão 8.8 pode ser feita das seguintes versões: SAP Business One 2005 A SP01 e SAP Business One 2005 B SAP Business One 2007 A, SAP Business One 2007 B e SAP Business One 2007A SP01 Para obter mais detalhes, consulte o Guia do Administrador. Antes de atualizar a instalação de um cliente, consulte o Accelerated Upgrade Program (AUP) no channel partner portal. O AUP contém diretrizes e dicas para preparar e realizar uma atualização. Nota: Para executar o assistente de atualização, é necessário usar a senha de usuário do site. Nota: da versão 8.8 em diante, a chave de licença é específica de versão; portanto, se você atualizar para uma nova versão (e não para um novo patch), precisará solicitar uma nova chave de licença depois da atualização. A nova chave de licença será feita se o cliente estiver em dia com a atualização. O assistente de atualização faz verificações na estrutura dos bancos de dados e também faz uma cópia de backup de cada banco de dados antes de fazer a atualização. O assistente também verifica se há espaço suficiente em disco para os arquivos de backup. O assistente de atualização faz a atualização simultânea dos componentes do servidor e de vários bancos de dados da empresa. Você só pode atualizar bancos de dados da empresa que tenham a mesma localização da licença. Se a atualização de algum componente falhar, o assistente reverterá todos os componentes ao estado anterior à ação do assistente. É automaticamente realizada uma atualização do cliente da próxima vez que você efetuar logon no cliente. São atualizados tanto o cliente como a DI API. É necessário executar o upgrade em cada um dos clientes. SAP AG TB

55 Exercício: Instalação e atualização Execute simulações de: Instalação Assistente de atualização Solicitação de licença Baixe o Guia do Administrador e o Guia de Licença do Centro de Recursos de Documentação As simulações serão fornecidas pelo instrutor. Baixe o Guia do Administrador e o Guia de Licença para consultas durante as simulações. Se você souber fazer a instalação, tente a simulação da atualização. O assistente de atualização é um recurso novo na versão 8.8. SAP AG TB

56 Caminhos de arquivo Servidor Durante a instalação, o diretório B1_SHR é criado automaticamente no servidor do SAP Business One. Este diretório é compartilhado por todas as estações de trabalho clientes. Essa pasta contém os arquivos de instalação do software cliente, que podem ser usados para instalar o software cliente nas estações de trabalho clientes. Verifique se as estações de trabalho do usuário têm permissões para acessar a pasta compartilhada. Você pode configurar pastas compartilhadas que contenham modelos para exportar documentos do SAP Business One para o Microsoft Word e Excel, e pastas para armazenar imagens e anexos. Nota: Não é preciso colocá-las no diretório B1_SHR; contudo, para incluir esses arquivos em um backup usando o serviço de backup do Service Manager, você precisará colocá-las no diretório B1_SHR. Selecione Administração Inicialização do sistema Configurações gerais e, depois, a ficha Caminho, para definir os caminhos para esses diretórios: ExcelDocs - para exportações para o Microsoft Excel WordDocs - para exportações para o Microsoft Word. Selecione a pasta de localização pertinente. Estão disponíveis os seguintes modelos: - Docmnhl1.doc - para todos os documentos de cliente e fornecedor - CustAccounts.doc - para exportar Relatório de contas a receber vencidas - ToDoLetters.doc - para exportar notas fiscais pendentes utilizando a Lista de itens em aberto Bitmaps - para imagens no cadastro Attachments - para anexos de todos os tipos de s internos, contatos etc. Confirme se as estações de trabalho cliente podem acessar as pastas compartilhadas no servidor. SAP AG TB

57 SAP Business One Service Manager Selecionar serviço Configurações de serviço Iniciar serviço Clicar duas vezes Pausar serviço Parar serviço O SAP Business One Service Manager e seus serviços são automaticamente instalados quando você instala o servidor do SAP Business One. Depois da instalação, é preciso configurar os serviços no SAP Business One Service Manager. Para abrir o Service Manager, clique duas vezes no ícone na barra de tarefas do Windows. Você pode selecionar, definir, iniciar, pausar ou parar cada um dos serviços. São fornecidos os seguintes serviços: Serviço de backup do SBO. O serviço de backup do SBO pode ser usado no lugar do backup do Microsoft SQL Server. A vantagem do serviço de backup em relação a um backup que use o SQL Server é que o serviço de backup também inclui as pastas compartilhadas (anexos, imagens e arquivos do Microsoft Excel). Quando você inicia um backup, o serviço comprime primeiro os bancos de dados selecionados da empresa e os diretórios nas configurações gerais, individualmente, no diretório temporário. Depois compacta os arquivos comprimidos deste diretório em um único arquivo *.zip no diretório de backup e elimina o conteúdo do diretório temporário. Se você quiser recarregar um backup, tem de carregar o backup do banco de dados, utilizando o Microsoft SQL Enterprise Manager, e copiar manualmente o conteúdo dos diretórios compactados para os diretórios. License Manager. É preciso entrar detalhes de conexão do servidor de licenças e iniciá-lo. Servidor da interface de dados do SBO Nas Configurações do Servidor da Interface de Dados você especifica o Arquivo de log e o valor Mínimo e Máximo das Configurações de conexão. Serviço de do SBO (se instalado) Nota: Se RSP (Remote Support Platform) tiver sido instalado, você encontrará um ícone separado no desktop do cliente. A RSP não faz parte do Service Manager. SAP AG TB

58 Exercício opcional: Serviço de backup Configure o serviço de backup O serviço de backup do SAP Business One dá a opção de backup dos bancos de dados do SAP Business One e as pastas: Pasta de modelos do Microsoft Word, pasta do Microsoft Excel, pasta de imagens e pasta de anexos definidas na ficha Caminho em Administração Inicialização do sistema Configurações gerais. Instruções: Verifique se o serviço do License Manager está em execução. Clique duas vezes no ícone do Service Manager Selecione o serviço de backup Selecione Programar. Você vai fazer um backup agora. Defina a execução para uma data específica, com a data de hoje e a hora atual. Selecione Configurações e navegue para definir os caminhos do arquivo de backup. Selecione Conexão, depois selecione o Tipo de BD e Servidor de BD. Selecione Banco de dados e selecione um banco de dados de empresa no laptop. Inicie o serviço de backup SAP AG TB

59 Preparação do Projeto - Recomendações de Melhores Práticas Administrar expectativas do cliente na reunião de kick-off e incluir equipe de vendas Confirmar explicitamente a disponibilidade de hardware, software e recurso para a reunião de kick-off Fazer uma demonstração de produto de alto nível do SAP Business One na reunião de kick-off Comunicar claramente os requisitos de tempo dos recursos do cliente Assegurar suporte da diretoria executiva ao projeto de implementação Obter uma cópia do documento Fase de encerramento do projeto assinado pelo gerente de projeto do cliente Estas práticas recomendadas de AIP podem ajudar a evitar problemas nessa fase: Gerenciar expectativas do cliente, especialmente durante a reunião de kick-off, quando novos requisitos podem ser sugeridos pela equipe do cliente que não foi envolvida no ciclo de venda. Envolva sua equipe de vendas. Defina claramente o que está incluído no projeto e o que está fora do escopo. Confirmar explicitamente a disponibilidade de hardware, software e recursos antes da reunião de kickoff com o gerente do projeto do cliente e/ou o administrador de TI Ter que esperar que o hardware ou o recurso fique disponível pode colocar em risco o programa do projeto. Executar uma demonstração de produto do SAP Business One de alto nível, como parte da reunião de kick-off, para fornecer a todos os membros de equipe uma compreensão visual do produto e para abordar as primeiras perguntas Comunicar os requisitos de tempo dos recursos do cliente e obter comprometimento. Garanta que, desde o início, o diretor executivo, diretor administrativo ou proprietário do cliente mostre comprometimento e dê o apoio da administração executiva ao projeto de implementação Certifique-se de obter a aprovação do cliente quando todos os marcos forem concluídos. SAP AG TB

60 Preparação do projeto: Resumo da unidade Agora você está apto a: Descrever as tarefas, os marcos, as ferramentas e os modelos de preparação do projeto do SAP Business One Accelerated Implementation Program Identificar o risco do projeto e limitar os excessos do projeto Dimensionar e validar o hardware do cliente de acordo com a documentação SAP Instalar o SAP Business One SAP AG TB

61 Unidade: Business Blueprint Tópicos SAP Accelerated Implementation Program Fase 2. Business Blueprint Workshops para obtenção de requisitos Mapeamento de requisitos empresariais para o SAP Business One Os tópicos desta unidade focalizam as principais tarefas a serem executadas por um consultor de implementação obtenção e mapeamento de requisitos no SAP Business One, usando o documento Business Blueprint. Esta unidade não aborda todas as tarefas de projeto da fase 2 do AIP. Para obter mais informações sobre as tarefas gerais do projeto, consulte o AIP e os cursos de e-learning, no portal do parceiro de negócios. SAP AG TB

62 Business Blueprint: Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, você estará apto a: Descrever as tarefas, os marcos e os principais documento da fase Business Blueprint Estruturar os workshops de obtenção de requisitos Mapear os requisitos empresariais do cliente na funcionalidade do SAP Business One Criar um business blueprint para um requisito empresarial SAP AG TB

63 Business Blueprint: Cenário empresarial Você está implementando o SAP Business One na Light & Music e compareceu à reunião de kick-off com a Light & Music. Sua próxima tarefa é realizar workshops de obtenção de requisitos com os leads do cliente Após obter os processos empresariais do cliente, você os mapeará para a funcionalidade do SAP Business One Qualquer requisito fora do escopo deve ser incluído no plano global e nos custos do projeto Você documentará os processos empresariais mapeado em um documento Business Blueprint A reunião de kick-off foi realizada. Como consultor de implementação, o seu foco agora é preparar e realizar workshops de obtenção de requisitos com os leads do cliente nos vários departamentos da Light & Music. Após a obtenção dos processos empresariais e dos requisitos do cliente, você criará o Business Blueprint. O Business Blueprint serve como um guia técnico e funcional durante as fases subsequentes do projeto de implementação do SAP Business One. SAP AG TB

64 Tópicos do Business Blueprint Tópico 1: Tarefas, marcos e documentos do Business Blueprint Tópico 2: Workshops para obtenção de requisitos Tópico 3: Mapeamento de requisitos para o SAP Business One SAP AG TB

65 Fase do Business Blueprint Tarefas AIP do SAP Business One - Ciclo de implementação Preparação do projeto Início Kick-off projeto Business Blueprint Administração do projeto Refinamento das metas originais do projeto Revisão da programação geral do projeto, se necessário Realização de um ou mais workshops para obtenção de requisitos Definição e análise de processos empresariais Definição de requisitos funcionais individuais Criação de um Business Blueprint Serve como guia técnico e funcional para o projeto Realização do projeto Preparação final Início produtivo Início produtivo e suporte Hora É na fase de Business Blueprint que você realiza um ou mais workshops de obtenção de requisitos para definir e analisar os processos empresariais e cada requisito funcional do cliente. Um ou mais desses workshops podem ser realizados, o que vai depender do porte do cliente e da forma como ele executa os processos empresariais. O resultado dessa fase é um Business Blueprint, que é um mapeamento dos requisitos do cliente em uma configuração do SAP Business One. Além disso, os workshops servem para refinar as metas originais do projeto e revisar o planejamento do projeto global, se necessário. Como consultor de implementação, você talvez precise ajudar no planejamento do projeto. Após a reunião de kick-off, poderá ser necessário revisar o plano do projeto, principalmente se houver a necessidade de itens fora do escopo. Depois dos workshops, você mapeará os requisitos detalhados para a instalação e a configuração do SAP Business One, e criará um Business Blueprint que servirá como guia técnico e funcional durante as fases subsequentes do projeto de implementação do SAP Business One. A sugestão para o tempo a ser dedicado nessa fase é de 26,5 horas. Nota: se o cliente tiver contratado um projeto inicial de definição de escopo, você executará essa fase antes do início do projeto de implementação. SAP AG TB

66 Business Blueprint Marcos AIP do SAP Business One - Ciclo de implementação Preparação do projeto Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Início produtivo e suporte Início Kick-off projeto Administração do projeto Refinamento das metas originais do projeto Revisão da programação geral do projeto, se necessário Realização de um ou mais workshops para obtenção de requisitos Definição e análise de processos empresariais Definição de requisitos funcionais individuais Criação de um Business Blueprint Serve como guia técnico e funcional para o projeto Marcos da fase: Workshops para obtenção de requisitos concluídos Escopo e tempo do projeto atualizados (se aplicável) Business Blueprint documentado Assinatura da fase Início produtivo Hora Marcos: Realizados os workshops para obtenção de requisitos empresariais com os leads funcionais do cliente Documento Business Blueprint concluído com mapeamento para o SAP Business One Todas as modificações feitas no escopo do projeto e na programação de tempo estão refletidas no plano do projeto Assinatura do cliente para o Business Blueprint e para o plano do projeto. Nesse ponto, os requisitos ficam congelados. Qualquer modificação posterior deverá ser tratada por meio do processo de solicitação de modificação. SAP AG TB

67 Recursos do projeto nessa fase Estimativas de tempo do Guia de Implementação AIP (em horas) Gerenciame nto do projeto Workshops obtenção requisitos 3 horas) Business Blueprint - Solução Gerente do projeto 3 4 Gerente de projeto do cliente 3 4 Consultor de implementação Administrador de TI do cliente 6* Leads empresariais do cliente 6* * A suposição é que os leads e o administrador de TI do cliente não participam de todos os workshops O gerente de contas do parceiro não é envolvido nesta fase. O gerente de projetos do parceiro agora é o responsável pela execução e êxito globais do projeto. Isso inclui a programação, em trabalho conjunto com gerente de projetos do cliente, dos workshops para obtenção dos requisitos empresariais. Você, o consultor de implementação, realiza os workshops para obtenção dos requisitos empresariais em conjunto com os líderes funcionais do cliente. É recomendável realizar 5 workshops separados, cada um com duração de 3 horas (total de 15 horas). Em seguida, você criará o Business Blueprint e o revisará com os gerentes de projetos. Nota: as horas mostradas no slide são baseadas em uma implementação padrão de 15 usuários. Se os processos empresariais do cliente forem complexos, essa fase poderá ter uma duração maior. Durante os workshops de obtenção de requisitos empresariais, os leads funcionais do cliente devem estar preparados para discutir os detalhes de cada processo empresarial que eles monitoram e apresentar ao consultor as suas operações. O administrador de TI do cliente deve participar de alguns dos workshops. Se isto não for possível, ele deverá ser informado do resultado de cada workshop para assegurar que os requisitos definidos sejam viáveis no ambiente de TI do cliente. O administrador de TI do cliente precisa ser envolvido quando forem discutidos os requisitos de: autorizações e propriedade de dados migração de dados interfaces e pontos de integração desempenho do sistema SAP AG TB

69 Workshops para obtenção de requisitos Leads do cliente Processos empresariais do cliente Vendas Compras Finanças e Contabilidade Administração de estoques Produção e MRP Cadastro? Serviço? Durante os workshops para obtenção de requisitos empresariais, os leads funcionais do cliente devem estar preparados para discutir detalhes de cada processo empresarial que eles monitoram e apresentar ao consultor as suas operações. O gerente de projetos do parceiro programará esses workshops, mas você, como consultor de implementação, irá liderá-los. Para o primeiro conjunto de workshops, trabalhe com um consultor experiente que já tenha liderado esses workshops anteriormente. É preciso determinar a quantidade de workshops, o enfoque de cada um deles e quais leads do cliente devem participar. Dependendo da organização do cliente, o mesmo lead do cliente talvez precise participar de vários workshops. O administrador de TI do cliente devem ser envolvido na discussão de requisitos técnicos como, por exemplo, dados legados e interfaces externas. Você deve estar preparado para receber perguntas e ouvir os leads do cliente. Você precisará demonstrar os processos padrão do SAP Business One para cada área. Se puder, passe os controles para o lead do cliente para que ele possa se familiarizar com os documentos e com o fluxo de documentos. Quando o cliente se familiariza mais com um novo sistema, ele fica mais propenso a aceitar a mudança dos processos existentes para se ajustar ao SAP Business One. Durante os workshops, seja cuidadoso com as expectativas do cliente. O processo empresarial atual do cliente pode exigir uma configuração (alerta, procedimento de autorização) ou uma customização (campo definido pelo usuário, relatório etc.) que não é abrangida pelo escopo do AIP central. Se não houver flexibilidade para implementar configurações ou customizações durante o projeto, o cliente poderá ficar insatisfeito e o projeto será prejudicado. SAP AG TB

70 Discussão: Estruturando workshops Recomendações do AIP: 5 workshops com 3 horas de duração cada um (total de 15 horas) Light & Music Estudo de caso: Como estruturar os cinco workshops para abordar os principais geradores de negócios da Light & Music? Otimizar a produção e reduzir o tempo de montagem dos produtos para venda e locação. A empresa precisa identificar como a Produção é integrada a Vendas e Compras. Administrar os níveis de estoque e as avaliações entre vários depósitos e linhas de produtos. Administrar o relacionamento com fornecedores. Melhorar a previsão de vendas e a execução do registro de oportunidades pipeline. Comunicar receitas e despesas das várias áreas de negócios. Expandir localizações e depósitos, mas sem interromper as operações empresariais existentes. A estruturação de cada workshop depende da organização do cliente e do modo como ele conduz seus negócios. Você pode dividir a empresa em 5 áreas distintas (por exemplo, vendas, compras, estoque, contabilidade e banco e serviço)? Ou as áreas se sobrepõem tanto que torna-se necessário realizar menos reuniões com a participação de vários leads do cliente? É preciso equilibrar a obtenção das informações certas, envolvendo as pessoas certas, com a utilização de tempo dos leads do cliente. De acordo com a seção Transferência de Vendas, os principais geradores de negócios da Light & Music são: Otimizar a produção e reduzir o tempo de montagem dos produtos para venda e locação. Geralmente, há atrasos quando os componentes utilizados na produção das multitelas precisam ser entregues em outro depósito. A empresa precisa identificar como a Produção é integrada a Vendas e Compras. Administrar os níveis de estoque e as avaliações entre vários depósitos e linhas de produtos. Administrar o relacionamento com fornecedores, inclusive descontos e contratos. Melhorar a previsão de vendas e a execução do registro de oportunidades pipeline. O sistema atual não monitora o registro de oportunidades pipeline e as oportunidades de vendas. O proprietário precisa de visibilidade para as oportunidades de vendas que ficaram inativas por um mês. Comunicar claramente as receitas e as despesas das várias áreas de negócios: vendas, locações, instalações e consultoria. Expandir abrindo novas localizações e depósitos, mas sem interromper as operações empresariais existentes. Como estruturar os cinco workshops para a Light & Music? Os principais processos a serem analisados são: compras, produção, MRP, estoque, cadastro(fornecedores), contabilidade financeira e relatórios, vendas, serviço e suporte. Também é preciso incluir em workshops adequados os alertas, procedimentos de autorização, autorizações, pagamentos, avaliação de estoque, precificação de itens e administração de depósitos. SAP AG TB

71 Revisão: Estruturando workshops Anote as ideias de conteúdo de cada workshop. O instrutor fornecerá algumas sugestões. SAP AG TB

72 Atividade em grupo: Workshop Processo de vendas Workshop Processo de vendas O objetivo do workshop é documentar o processo de vendas da Light & Music Sua estratégia é fazer perguntas aos leads do cliente, de modo que eles descrevam os processos de maneira detalhada Atividade em grupo Na sua equipe, prepare 5 perguntas a serem feitas aos leads do cliente durante o workshop Processo de vendas. Por exemplo, Como vocês obtêm pedidos na Light & Music? Para cada questão, reflita sobre quais informações você quer obter do cliente Na seção Transferência de Vendas, consulte os requisitos de vendas da Light & Music. Nesta atividade, vamos focalizar o processo de vendas da Light & Music. A meta é definir detalhadamente o processo de vendas da Light & Music para que isso possa ser mapeado e implementado no SAP Business One. Sua estratégia é solicitar que os leads do cliente descrevam seus respectivos processos. SAP AG TB

73 Revisão: Workshop Processo de vendas Quais perguntas você faria aos leads do cliente? Por que você faria essas perguntas e quais informações gostaria de obter com essas perguntas? Anote aqui algumas das perguntas: SAP AG TB

74 Processo de vendas da Light & Music Atividade Oport. de vendas Cotação de vendas Pedido de venda Entrega NF de saída Entrada de pagamento No final dos workshops, você deverá ter total entendimento do processo de vendas da Light & Music, incluindo qualquer requisito especial. Deverá também ter uma imagem clara dos documentos utilizados, de quais pessoas estão envolvidas no processo de vendas e de quais contas contábeis são utilizadas. No caso da Light & Music, durante os workshops, você deve demonstrar o seguinte: Documentos e fluxo de documentos (copiar em/de) Oportunidades de vendas e relatórios Layouts de impressão Faturas de serviços Adiantamentos para depósitos Itens alternativos Relatório ATP Lucro bruto Procedimentos de autorização Cadastro: condições de pagamento, descontos, limites de crédito Relatório de vencimento e lista de partidas em aberto. SAP AG TB

75 Discussão: Dicas para obtenção de requisitos Você consegue pensar em algumas dicas ou estratégias que possam ajudá-lo na realização de workshops para obtenção de requisitos se: As informações necessárias forem conhecidas apenas por uma pessoa? Os leads do cliente não se mostrarem cooperativos ou comprometidos com o workshop? Anote aqui suas dicas. O instrutor também fornecerá outras dicas e melhores práticas. Essas técnicas deverão ser utilizadas quando: As informações necessárias não estiverem documentadas na empresa e, possivelmente, uma única pessoa as conheça. Os leads do cliente não se mostrarem cooperativos ou não estiverem totalmente comprometidos com o workshop SAP AG TB

77 Mapeamento dos requisitos empresariais Exemplo Requisito Padrão? No escopo? Se um item não estiver disponível no tempo oportuno para o cliente, a empresa quer oferecer itens O proprietário similares quer ver as oportunidades de vendas que não foram trabalhadas. Quando um pedido é colocado, o cliente quer registrar e analisar como o cliente localizou a empresa. Item alternativo Sim Fora do escopo? Customização? Tempo e esforço do escopo. Alerta com consulta de banco de dados Não Sim Não Não Sim Campo definido pelo usuário e consulta/relatório personalizado Durante os workshops para obtenção de requisitos, documente cuidadosamente os requisitos do processo empresarial. Sua próxima etapa, como consultor de implementação, é mapear os requisitos para a funcionalidade do SAP Business One antes de inseri-los no documento Business Blueprint. É preciso examinar cada requisito para verificar se ele pode ser implementado com a funcionalidade padrão (instalação ou configuração do SAP Business One). Mais tarde, a equipe de projeto do parceiro deverá revisar o Business Blueprint. Os requisitos fora de escopo devem ser discutidos novamente com o cliente. As customizações devem ser abrangidas no escopo e o tempo e esforço, adicionados ao plano do projeto. SAP AG TB

78 Exercício: Mapeando os requisitos Abra a lista de requisitos da Light & Music Mapeie os requisitos realçados para a funcionalidade do SAP Business One Indique como o requisito pode ser implementado no SAP Business One: Funcionalidade padrão (no escopo) Funcionalidade padrão (fora do escopo) Customização Abra a lista de requisitos da Light & Music. Você pode localizá-la nas seções de exercícios da pasta de trabalho. Alguns dos requisitos já foram mapeados. Concentre-se nos requisitos ainda não mapeados (as linhas estão sombreadas). Utilize os requisitos mapeados como referência. SAP AG TB

79 Revisão Requisitos de vendas Linha 8 Requisito Os vendedores precisam da capacidade de exibir o lucro bruto por item ao processarem documentos de vendas. Eles calculam o percentual de lucro bruto dividindo o lucro pelo custo do item na entrada de mercadorias. 11 O sistema atual não monitora o registro de oportunidades pipeline e as oportunidades de vendas. O proprietário precisa saber quais oportunidades não foram trabalhadas no último mês. 17 A Light & Music Ltd. inclui uma garantia de dois anos para cada item. Os itens têm um número de série que é composto pelo código do item, o ano e um número sequencial. O serviço padrão é limitado aos dias úteis, das 08h00 às 17h00, e não inclui feriados. Se necessário, um técnico irá até o cliente para resolver o problema dentro de 5 dias úteis. A mão de obra e a viagem são livres de taxas, desde que o reparo exija peças. 19 A Light & Music Ltd. fornece consultoria a arquitetos e engenheiros no planejamento de sistemas de comunicação para projetos de construção complexos. A empresa quer que você demonstre como é possível faturar esses serviços de consultoria. SAP AG TB

80 Revisão Requisitos de contabilidade e banco Linha 22 Requisito O cliente deseja relatórios sobre receitas e despesas das diferentes áreas de negócios. Essas áreas são vendas, locações, instalações e consultoria. 25 Quando a Light & Music participa de feiras de negócios, ela quer rastrear os pedidos recebidos durante o evento. SAP AG TB

81 Revisão Requisitos de estoque Linha 29 O cliente quer rastrear os custos das mercadorias vendidas em cada tipo de produto. 32 Requisito Descontos serão concedidos se o cliente encomendar um conjunto de itens de apresentação, em comparação a componentes individuais. 34 A Light & Music Ltd. aluga itens de todos os grupos de itens. Os clientes de locação recebem um contrato de locação impresso, o qual deve conter uma nota informando-os de que os itens devem ser devolvidos sem nenhum dano e, se houver danos, o cliente pagará pelo conserto. 39 As multitelas produzidos por item devem ser avaliadas com um preço padrão de: para uma multitela de 3x para uma multitela de 4x para uma multitela de 5x5 SAP AG TB

82 Revisão Requisitos de compras Linha Requisito 45 Todos os fornecedores oferecem um desconto de 3% quando o pagamento é efetuado na primeira semana e de 2% para pagamentos na segunda semana. O pagamento total deve ser efetuado no período de 30 dias. 52 A Light & Music Ltd. tem um acordo especial com a Media Equipment Corp. referente às telas LCD de 40 polegadas para as multitelas. Quando a compra é de 50 unidades, a Light & Music obtém um desconto de 10%. Quando a compra é de 100 unidades, a Light & Music obtém um desconto de 15%. SAP AG TB

83 Documento Business Blueprint Seções do Business Blueprint 1. Informações básicas de configuração da empresa 2. Configurações gerais da empresa 3. Moedas 4. Segmentos de conta contábil e plano de contas 5. Informações bancárias 6. Determinação de conta contábil padrão para lançamentos de transação 7. Depósitos 8. Grupos de itens 9. Códigos de imposto (ajuste para a sua localização) 10. Condições de pagamento 11. Informações de cartão de crédito para contas a receber do cliente 12. Informações de cartão de crédito da empresa para contas a pagar 13. Usuários e senhas 14. Territórios, grupos de comissão e vendedores 15. Grupos de clientes 16. Grupos de fornecedores 17. Produções 18. Tipos de envio 19. Configurações iniciais de documento para todo o sistema O Business Blueprint é o local onde você documenta o mapeamento dos requisitos. O Blueprint é organizado de modo a permitir que você o utilize como guia para configurar o sistema na ordem correta. Abra o documento Business Blueprint apresentado nos materiais do curso. O documento foi parcialmente preenchido para a Light & Music. Observe que o documento Business Blueprint abrange apenas os processos do SAP Business One standard e as definições de uma empresa para instalação e inicialização. O documento foi organizado de acordo com as janelas do SAP Business One e pode ser bastante desafiador para um novo consultor. O Business Blueprint não abrange o mapeamento ou a configuração de: Autorizações de usuários Listas técnicas (qual escolher) e ordens de produção Atividades Listas de preços Vinculado a documentos do Word Clientes únicos Funções e valores definidos pelo usuário Propriedades de cadastro Alertas e procedimentos de autorização Picking e embalagem Serviço SAP AG TB

84 Exercício: Completar o Business Blueprint Abra o Business Blueprint para a Light & Music (nos exercícios do curso) O documento foi parcialmente preenchido para economizar tempo Complete as seções 8 e 10 Acesse o banco de dados de demonstração, quando necessário Abra o Business Blueprint localizado na pasta de materiais do curso. Para economizar tempo, o documento foi parcialmente preenchido para a Light & Music Acesse o banco de dados de demonstração, quando necessário Complete as seções 8 e 10 do business blueprint SAP AG TB

85 Revisão: Business Blueprint Seção 8: Grupos de itens Multitelas Acessórios Conjuntos Matérias primas Seção 10: Condições de pagamento 30 dd - C/R 07 dd Àvista 30 dd - C/P Seção 10: Formas de pagamento Transf. bancárias (saída) Transf. bancárias (entrada) O instrutor revisará as seções de business blueprint. SAP AG TB

86 Discussão Você agora concluiu o Business Blueprint do cliente. O que mais deve ser feito nessa fase do projeto de implementação? Consultar o guia de implementação. Revise o Business Blueprint com a sua equipe de projeto e, em seguida, com o gerente de projeto do cliente. Verifique se as adições ou modificações resultantes dos workshops de obtenção de requisitos não vão afetar os custos ou o cronograma do projeto. Se perceber que as modificações afetarão o projeto, o gerente do projeto (parceiro) deverá comunicar imediatamente o gerente de projeto do cliente. Verifique se o plano d projeto está atualizado. Obtenha a assinatura do cliente para a fase 2. Depois que o cliente assinar a conclusão da fase, o Business Blueprint ficará congelado. Desse ponto em diante, não poderá ser feita nenhuma modificação que não esteja documentada no Business Blueprint. SAP AG TB

87 Business Blueprint - Recomendações de melhores práticas Realizar workshops individuais e em grupo Ter um sistema SAP Business One disponível durante os workshops Utilizar os dados reais do cliente, quando possível (parceiros de negócios, itens) Utilizar o plano de contas de modelo e adaptá-lo ao cliente Comunicar e documentar que a migração de dados inclui apenas o cadastro do sistema legado no SAP Business One Confirmar a documentação detalhada dos requisitos no Business Blueprint Obter a assinatura do cliente no Business Blueprint Estas são as recomendações de melhores práticas do AIP: Realizar workshops individuais e em grupo para discutir cada requisito, bem como as sobreposições e dependências entre os departamentos Ter um sistema SAP Business One disponível durante os workshops para demonstrar como os requisitos empresariais podem ser atendidos pelo sistema Utilizar os dados reais do cliente, quando possível (adicionar cadastro do cliente ao banco de dados de demonstração ou criar uma empresa em branco e entrar/importar o cadastro). Nota: é recomendável utilizar os planos de contas de modelo e ajustá-los para atender aos requisitos do cliente. Se utilizar os planos de contas de modelo, o sistema criará modelos de relatórios financeiros para você. Informe que a migração de dados incluirá apenas o cadastro do sistema legado no SAP Business One; se o cliente quiser migrar dados históricos de transações, adie para um projeto separado e subsequente à implementação inicial Confirme a documentação detalhada de requisitos do Business Blueprint e enfatize ao cliente que mesmo modificações aparentemente pequenas no escopo e/ou nos requisitos podem ter um impacto significativo nos custos, recursos e cronograma do projeto Obtenha a assinatura do cliente no Business Blueprint SAP AG TB

88 Business Blueprint: Resumo do capítulo Agora você está apto a: Descrever as tarefas do Business Blueprint do Programa de implementação acelerada do SAP Business OneEstruturar os workshops para obtenção de requisitos Mapear os requisitos empresariais do cliente na funcionalidade do SAP Business One Criar um documento Business Blueprint SAP AG TB

89 Unidade: Realização do projeto Tópicos Programa de implementação acelerada do SAP Business One Fase 3. Realização do Projeto Criação e inicialização de empresa Usuários, autorizações e licenciamento Migração de dados Teste e validação do sistema O objetivo da fase Realização do projeto é implementar todos os requisitos empresariais definidos durante as fases anteriores e documentados no Business Blueprint. SAP AG TB

90 Realização do projeto: Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, você estará apto a: Descrever as tarefas do Programa de implementação acelerada do SAP Business One para a fase Realização do projeto Criar e inicializar uma nova empresa baseada no Business Blueprint Criar usuários e definir autorizações Interpretar tipos de licença de usuário por contrato, solicitar uma chave de licença e atribuir licenças aos usuários Utilizar o Data Transfer Workbench para importar o cadastro do cliente no SAP Business One SAP AG TB

91 Realização do projeto: Cenário empresarial Nas fases anteriores, você: Discutiu os processos empresariais padrão com o cliente Mapeou os processos empresariais do cliente no SAP Business One Agora, você vai implementar os processos empresariais do cliente em um banco de dados da nova empresa. Até este momento do projeto de implementação, você instalou o software SAP Business One e trabalhou com uma empresa de teste ou demonstração para revisar os processos empresariais do cliente e mapeá-los em uma configuração do SAP Business One. Nesta fase, você, o consultor de implementação, criará e inicializará a empresa do cliente. Isso implica comprometer muito do seu tempo durante o projeto. Você também trabalhará com o cliente para migrar os dados legados para a nova empresa. SAP AG TB

92 Tópicos da realização do projeto Tópico 1: Tarefas, marcos e documentos da realização do projeto Tópico 2: Criação e inicialização de empresa Tópico 3: Usuários, autorizações e licenciamento Tópico 4: Migração de dados Tópico 5: Teste e validação do sistema SAP AG TB

93 Tarefas da realização do projeto Início Preparação do projeto Kick-off projeto Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Início produtivo e suporte Administração do projeto Criação do treinamento de usuário final Definição e preparação da migração de dados Configuração do sistema produtivo Instalação do sistema produtivo SAP Business One Inicialização e configuração do sistema Migração de dados Definição de usuários e autorizações Realização de validação do sistema/teste de aceitação Atualização do cadastro de parceiros de negócios Realização de teste do sistema Ajuda na preparação de casos de teste e escopo Preparação do ambiente de teste Revisão dos resultados do teste e implementação de modificações necessárias Planejamento de cutover e suporte Definição do plano de cutover Planejamento da estratégia de suporte e da administração do sistema Início produtivo Hora Estaéa fase mais importante do projeto de implementação. O tempo sugerido a ser dedicado a essa fase é de 86 horas de trabalho. A fase abrange tarefas de gerenciamento de projetos e tarefas técnicas. Como consultor de implementação, você utilizará a maior parte do tempo na implementação do Business Blueprint no sistema produtivo do cliente. Durante essa fase, a equipe do projeto terá muitas tarefas. O slide mostra as tarefas a serem executadas pelo consultor de implementação. Depois de configurar a empresa do cliente, você deve fazer uma cópia do banco de dados e utilizar essa cópia nas etapas de validação e teste do sistema e nos treinamentos. Poderá ser necessária alguma administração de modificações durante essa fase, pois os empregados do cliente vão utilizar o sistema pela primeira vez. Utilize os documentos do AIP para auxiliá-lo nisso. O Guia de Comunicação e Administração de Modificações contém muitas dicas que você pode utilizar para evitar ou resolver problemas de comunicação e administração de modificações, os quais podem surgir durante o projeto. As atas de reunião e o plano de projeto são utilizados durante todo o projeto. Nesta fase, você também precisará ficar atento à próxima fase. Você e o seu gerente de projeto devem planejar o treinamento de usuários finais a ser entregue na próxima fase do AIP. O Plano de treinamento é um modelo que pode ser utilizado para estimar a duração e o conteúdo de treinamento para as várias funções do cliente. Incentive o cliente a criar procedimentos operacionais a serem utilizados após o início produtivo. A criação desses procedimentos durante essa fase traz várias vantagens. Primeiro, é muito mais fácil criálos no momento em que os processos empresariais estão sendo validados. Segundo, eles podem ser utilizados e revisados durante o teste do sistema. Os leads do cliente podem utilizar os casos de teste fornecidos no AIP como uma base para o desenvolvimento de procedimentos de teste de sistema. Importante que reflitam casos que possam ser utilizados posteriormente na produção. SAP AG TB

94 Realização do projeto - Marcos Início Preparação do projeto Kick-off projeto Business Blueprint Marcos da fase: Sistema produtivo instalado e configurado Migração de dados concluída Configuração do sistema confirmada Teste do sistema concluído Treinamento e plano de cutover definidos Assinatura da fase Realização do projeto Preparação final Início produtivo e suporte Administração do projeto Criação do treinamento de usuário final Definição e preparação da migração de dados Configuração do sistema produtivo Instalação do sistema produtivo SAP Business One Inicialização e configuração do sistema Migração de dados Definição de usuários e autorizações Realização de validação do sistema/teste de aceitação Atualização do cadastro de parceiros de negócios Realização de teste do sistema Ajuda na preparação de casos de teste e escopo Preparação do ambiente de teste Revisão dos resultados do teste e implementação de modificações necessárias Planejamento de cutover e suporte Definição do plano de cutover Planejamento da estratégia de suporte e da administração do sistema Início produtivo Hora Os marcos dessa fase, de acordo com o AIP, são: Sistema produtivo SAP Business One instalado e configurado com base no Business Blueprint Nota: sob a perspectiva do AIP, isso não inclui customizações como, por exemplo, campos definidos pelo usuário, nem configurações como, por exemplo, alertas e procedimentos de autorização. Migração de dados completa (se aplicável) Configuração do sistema confirmada Teste do sistema concluído Treinamento e plano de cutover definido Obtenção da assinatura do cliente para fase "Realização do projeto" SAP AG TB

95 Recursos do projeto nessa fase Estimativas de tempo do Guia de Implementação AIP (em horas) Gerente do projeto Gerente de projeto do cliente Consultor de implementação Administrador de TI do cliente Leads empresariais do cliente Gerenc. proj./admin. modificações Plano treinam. Instalar/ config. sistema produtivo Migração de dados Teste de aceitação/ sistema Planej. de cutover * * * O tempo real depende da complexidade dos dados legados A utilização de tempo sugerida para recursos do parceiro e do cliente é mostrada aqui. Nota: esses tempos constituem apenas uma diretriz. Dependendo do tamanho da empresa do cliente, mais ou menos recursos serão necessários. Por exemplo, se o cliente tiver um grande número de usuários ou processos complexos, as horas do gerente do projeto e do consultor poderão aumentar. Nessa fase, obviamente, a maior parte do trabalho é executada pelo consultor de implementação. É ele que inicializa o sistema produtivo. Isso inclui a criação de usuários, a solicitação e atribuição de licenças, a configuração de autorizações de usuários e a importação do cadastro. O administrador de TI do cliente deve estar disponível para apoiar você e para aprender a executar as tarefas de administração, tais como configuração de segurança, criação de usuários e administração de autorizações. O administrador de TI do cliente também é responsável pela extração e limpeza dos dados legados antes de serem importados com o Data Transfer Workbench. O gerenciamento de projetos e a administração de modificações envolvem o planejamento sobre como os usuários finais utilizarão o sistema e também o desenvolvimento de materiais de treinamento. Os leads do cliente são envolvidos principalmente na criação de scripts de validação e teste de processos empresariais, bem como na execução da validação e do teste reais do sistema. Isso será feito em uma cópia do sistema produtivo recém-configurado. Os leads do cliente são responsáveis pela confirmação de que as configurações do SAP Business One correspondem aos requisitos empresariais definidos e fornecem a solução esperada. Toda a equipe do projeto deve ser envolvida no planejamento do cutover. Consulte o Guia de Implementação para obter mais detalhes sobre as tarefas dessa fase. SAP AG TB

96 Discussão Como é possível reduzir o tempo a ser dedicado a esta fase, mas sem comprometer a qualidade do resultado? SAP AG TB

98 Criação da empresa SBO-Common BD de demonstração Utilizar para obtenção de requisitos Criar nova empresa Localização Plano de contas de modelo/definido pelo usuário Períodos de lançamentos iniciais BD de produção Copiar campos e tabelas definidos pelo usuário Banco de dados de teste (para teste do sistema) A empresa do cliente foi criada como um novo banco de dados SQL. Para criar uma nova empresa, selecione Administração Selecionar empresa. Em seguida, selecione Novo. Selecione a localização, o plano de contas e os períodos de lançamento. Não será possível modificar a localização depois que a empresa for criada. A localização ativa as tabelas e funcionalidades locais para a nova empresa. Antes de criar a empresa, você e o cliente devem tomar decisões referentes ao plano de contas e aos períodos de lançamento. O SAP Business One é fornecido com modelos de plano de contas para cada localização. Se a opção "modelo" for selecionada, você poderá editar as contas no modelo. Alternativamente, você pode selecionar a opção "definido pelo usuário" e então verá um plano de contas em branco que você poderá criar manualmente. Nota: não é possível modificar a opção de plano de contas após o lançamento de transações. Se a sua intenção for importar ou lançar transações do exercício fiscal anterior, defina os períodos de lançamento do ano anterior antes de definir os períodos do ano vigente. Depois de definidos os períodos do ano vigente, não é possível adicionar períodos de lançamento para um ano anterior. Você pode selecionar se deseja copiar campos e tabelas definidos pelo usuário da empresa existente na nova empresa. Isso poderá ser útil ao criar uma cópia da empresa de produção do cliente configurado para utilização em um teste de sistema. Quando você cria uma nova empresa, o "gerente" do usuário é criado por padrão. Entre uma senha para esse usuário e utilize essas credenciais para efetuar o primeiro logon na empresa. Se estiver criando a empresa em uma versão 8.8 do sistema, a nova empresa deverá ter a mesma localização especificada na licença instalada. Se esta for uma nova instalação do SAP Business One e a licença não tiver sido instalada, ainda será possível criar novas empresas. Marque o campo de seleção Versão de avaliação na janela de criação de empresa. Mesmo após a expiração do período de 31 dias, você ainda poderá instalar a chave de licença e aplicá-la à empresa de avaliação. SAP AG TB

99 Usuário do site A senha de usuário do site é definida durante a instalação e é exigida para: Criar novas empresas Executar o assistente de upgrade Configurar as definições do Service Manager para uma nova instalação Atribuir credenciais ao usuário de banco de dados somente leitura O usuário de site fornece uma camada adicional de segurança no SAP Business One versão 8.8, que é mais alta do que o superusuário. O usuário de site não está associado a uma conta de usuário. O usuário de site é criado quando a versão 8.8 do sistema é instalada. A senha de usuário de site deve ser controlada com muito cuidado na empresa do cliente. Essa senha é exigida para autenticação no servidor de licença para: Criar uma nova empresa Executar o assistente de upgrade para uma nova versão ou nível de patch Configurar as definições do Service Manager para uma nova instalação (uma vez) Atribuir as credenciais a um usuário de banco de dados somente leitura no SAP Business One Nota: para modificar a senha de usuário de site, selecione o License Manager no Service Manager. Selecione Configurações e, na janela Informações gerais, selecione Configurar segurança. Entre primeiro a senha existente de usuário de site para poder modificá-la. SAP AG TB

100 Detalhes da empresa Ficha de registro Geral Nome da empresa Endereço Comunicação Ficha de registro Dados contábeis Informações fiscais Calendário de feriados Detalhes da empresa Ficha de registro Inicialização básica Configurações críticas (!): Modelo do plano de contas Moeda corrente e moeda do sistema Exibir saldo credor com sinal negativo Permitir mais de um tipo de documento por série Utilizar contas de segmentação Utilizar estoque permanente Administrar custo de item por depósito Utilizar sistema lçto. contas de compras Após a criação do banco de dados da empresa, você define os detalhes básicos da empresa. Selecione Administração Inicialização do sistema Detalhes da empresa. Na ficha de registro Geral, entre os dados de endereço e comunicação da empresa. O campo Nome da empresa é utilizado apenas internamente para exibir informações na área de cabeçalho da árvore de menus do SAP Business One. Os outros dados podem ser utilizados em documentos impressos. É possível armazenar todos os dados em um local e em um idioma estrangeiro. Na ficha de registro Dados contábeis, entre as informações fiscais, tais como código CNAE da Receita Federal, CNPJ/CPF etc. Também é possível selecionar e atualizar o calendário de feriados. A ficha de registro Inicialização básica contém as configurações mais importantes do sistema, sendo que a maioria delas não pode ser modificada após a criação de documentos na empresa. Por isso, você precisa planejar essas configurações com o cliente. Essas configurações em Detalhes da empresa não podem ser modificadas depois que você lança transações. Modelo de plano de conta (você pode modificá-lo antes de lançar qualquer transação) Moeda corrente e moeda do sistema Exibir saldo credor com sinal negativo Permitir mais de um tipo de documento por série Utilizar contas de segmentação. Isso afeta principalmente a localização EUA Utilizar estoque permanente Administrar custo de item por depósito Utilizar sistema de lançamento em contas de compras Nota: se ativar o recurso de suporte multilíngue, você poderá traduzir campos (por exemplo, descrições de itens) e salvar versões multilíngues de cada campo. Para alternar para uma tradução estrangeira, selecione o idioma necessário no cadastro de parceiros de negócios. SAP AG TB

101 Configurações iniciais Códigos de período Numeração de documentos Determinação de conta contábil Configurações gerais Configurações documentos Moedas Bancos da empresa Condições de pagamento Formas de pagamento Preferências de impressão Devido às dependências de dados, há uma sugestão de ordem para a conclusão da inicialização do sistema e a configuração de uma nova empresa. Isso deve ser feito antes da importação do cadastro: Códigos de período Numeração de documentos Determinação de conta contábil Configurações gerais (configurações padrão para parceiros de negócios, estoque, exibição de campo e caminhos de arquivo). Configurações de documentos. As configurações de documentos específicos podem ser definidas para alguns tipos de documento; por exemplo, Cotação de vendas, Pedido de venda, Pedido de compra etc. Elas podem afetar como o documento é processado. Bancos da empresa. Você associa cada banco da empresa a uma conta contábil Condições e formas de pagamento do parceiro de negócios (para o assistente de pagamento) Moedas As preferências de impressão são definidas em cada estação de trabalho do cliente Consulte o documento sobre como configurar as definições iniciais, no centro de recursos de documento, no portal do parceiro. SAP AG TB

102 Numeração de documentos e códigos de período Numeração de documentos Pedidos de venda Notas fiscais de saída... (Linha de clique duplo) Padrão Série Primeiro Último Cód. Primário Nº 1 Nº 9999 período Padrão Série Ano vigente Ano vigente Quando a empresa é criada pela primeira vez, um código de período chamado padrão é criado. O código de período padrão é atribuído aos períodos de lançamento definidos para a nova empresa. O SAP Business One numera automaticamente os documentos de vendas e compras e os lançamentos contábeis manuais, portanto, não há lacunas de numeração. Quando você cria a empresa, o intervalo de numeração padrão de documentos é criado (série Primário). Ele começa com o número 1. Para evitar numeração incorreta ou inválidas em documentos, é muito importante que você defina corretamente o primeiro número. Selecione Administração Inicialização do sistema Numeração de documentos. Aqui, é possível definir o primeiro número de documento para a série padrão Primário ou então você pode criar uma nova série. É possível lançar somente números de documentos para uma série que tenha o mesmo código de período como sendo o atual período de lançamento. Para ver quais códigos de período estão vinculados a uma série de numeração de documentos, clique duas vezes na linha relevante, na janela Numeração de documentos. Você poderá criar várias séries com diferentes intervalos de números de documentos se, por exemplo, quiser que diferentes equipes de vendas ou de compras utilizem seus próprios intervalos numéricos. Ao criar vários intervalos (séries), especifique o último número de cada série para que não ocorram lacunas entre o último número de uma série e o primeiro número de outra série. Nota: para restringir um usuário a uma série específica de numeração, atribua um grupo à série e então atribua uma autorização geral ao usuário. Para configurar a autorização, selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Autorizações gerais e navegue até Administração > Inicialização do sistema > Séries de numeração, onde você poderá encontrar as autorizações para os grupos. Se criar um novo código de período e quiser utilizá-lo para os períodos de lançamento existentes, faça isso antes de lançar qualquer documento. Selecione Administração Inicialização do sistema Períodos de lançamento para modificar o código de período para os períodos de lançamento. É possível configurar uma nova série de numeração para outro código de período; por exemplo, para o início de um novo exercício fiscal. SAP AG TB

103 Configurações gerais Configurações gerais PN Orçamento Serviços Exibição Fonte e background Caminho Estoque As configurações gerais são muito importantes e devem ser definidas após discussão com o cliente. PN defina os padrões para novos parceiros de negócios. Esses padrões poderão ser modificados após a inicialização. Aqui, também é possível ativar a verificação de crédito e os procedimentos de autorização. Orçamento - selecione essa opção para administrar o orçamento da sua empresa. Depois de selecionada essa opção, as funções relacionadas a orçamentos serão exibidas no módulo Finanças. As configurações de bloqueio ou aviso são aplicáveis a todos os usuários. Serviços as ações especificado nessa ficha de registro são executadas sempre que o usuário efetua logon nessa empresa. Essas configurações são específicas do usuário atual e determinam se as janelas são abertas para taxas de câmbio e alertas. Exibição - define o idioma e o "tema" do usuário, e também como são exibidas as diferentes variáveis, tais como datas, valores numéricos e moedas. Nota: algumas configurações são aplicadas imediatamente por empresa, para todos os usuários; por exemplo, formatos de hora e data, casas decimais e separador de caractere. Após a realização de um lançamento contábil manual, você só pode aumentar o número de casas decimais. Essa modificação é irreversível. É impossível diminuir o número de casas decimais após a realização de um lançamento contábil manual. Fonte e background defina o texto e o background do usuário atual. Caminho defina os caminhos de arquivo para armazenamento de imagens e anexos. Também é possível especificar os caminhos de arquivo para pastas no servidor para modelos do Microsoft Word e Excel que sejam indicados durante exportações de documentos do SAP Business One para o Word ou Excel. Essas configurações são aplicáveis a todos os usuários. Estoque utilize a ficha de registros Itens para definir o método de administração de números de série e lotes, o depósito padrão e o método padrão de conta contábil de estoque. Utilize a ficha Planejamento para entrar informações relacionadas ao MRP. Essas configurações são atualizadas imediatamente, por empresa, e para todos os usuários. Nota: algumas localizações podem ter fichas de registro adicionais em Configurações gerais. SAP AG TB

104 Plano de contas e determinação de conta contábil Razão Contas propostas Definir períod os contáb eis Código período Vendas Compras Geral Estoque xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx... Nível do depósito Nível do grupo de itens Nível do item Lançamentos contábeis automáticos Antes de lançar qualquer transação, configure a determinação de conta contábil. Isso corresponde a uma lista de contas contáveis padrão, as quais são utilizadas pelos documentos do SAP Business One para realizar lançamentos contábeis automáticos. Selecione Administração Configuração Finanças Determinação de conta contábil. Se, ao criar a nova empresa, você tiver selecionado um modelo de plano de contas, o sistema configurará automaticamente a maioria das contas na determinação de conta contábil, utilizando as contas do modelo. Será preciso revisar a determinação de conta contábil com o contador do cliente para garantir que cada conta proposta corresponde a uma conta utilizada pelo cliente. A revisão de todas as contas contábeis padrão deve ser feita com o cliente antes do lançamento de qualquer transação. Se você selecionar os planos de contas como "definidos pelo usuário", será preciso definir seus próprios planos de contas no sistema ou importá-los usando o Data Transfer Workbench (DTW). Em seguida, você precisará selecionar as contas propostas para entrar na determinação de conta contábil. Defina as contas propostas pelo menos para os processos padrão de vendas, compras e estoque. Nota: a ficha de registro Estoque será exibida se o estoque permanente não for utilizado. A determinação de conta contábil pode ser configurada por exercício financeiro você pode selecionar o código do período do exercício financeiro. Isso permite modificar as contas propostas de cada exercício financeiro. O contador do cliente deverá revisar e fazer as modificações necessárias quando os novos períodos contábeis forem definidos para o novo exercício financeiro. Para estoque, na ficha de registro Configurações gerais Estoque, configure o nível padrão dos novos itens: nível de depósito, grupo de itens ou item. Não é possível substituir as contas contábeis padrão do sistema no nível do depósito, grupo de itens ou item. Isso permite lançamentos e avaliação de estoque para uma localização, um grupo de itens ou por item. Ao definir um novo depósito ou grupo de itens no banco de dados da empresa, as contas propostas no nível do sistema são copiadas na ficha de registro Contabilidade desses tipos de registro mestre. Você pode então selecionar as contas a serem substituídas. Quando um item é definido como dados do cadastro do item, as contas contábeis utilizadas para lançamentos são determinadas pela opção Definir contas contábeis por da ficha de registro Estoque, do cadastro do item. Ao selecionar dados do cadastro do item para configurar as contas contábeis no nível do item, você poderá especificar as contas contábeis do item. Nota: As contas de controle padrão de C/R e C/P podem ser substituídas no nível do cadastro de parceiros de negócios. SAP AG TB

105 Configurações de documentos Configurações de documentos Geral Lucro bruto Comentários no documento Exibição de lista técnica Liberação de estoque Estoque negativo Método de arredondamento Base de taxa de câmbio Exibir obs. arredondamento Administrar despesas adicionais em documentos... Por documento Vendas e compras Pgtos. e lçtos. contábeis manuais Transações de estoque A janela Configurações de documentos contém duas fichas de registro: Geral e Por documento. A ficha Geral é aplicável a todos os tipos de documentos. As configurações feitas aqui influenciam: como o lucro bruto é calculado se os comentários sobre documentos de marketing incluem o número do documento base ou o número de referência do cliente ou do fornecedor se o preço de venda do item deve ser exibido em uma lista técnica de vendas, no nível do produto vendido ou no nível do componente no documento de vendas como o sistema reage quando o nível de estoque fica abaixo da quantidade mínima devido a um documento de vendas ou saída de mercadoria. se o sistema deve bloquear documentos que possam levar o nível de estoque a ficar abaixo de zero se os valores e preços que aparecem em documentos de marketing devem ser arredondados por moeda ou por documento. a data utilizada para calcular taxas de câmbio: data de lançamento ou data do documento se é preciso adicionar um campo Despesas adicionais em todos os documentos de vendas e compras. Esse campo permite calcular os custos adicionais relacionados a um documento, tais como taxas de entrega e de depósito. As configurações da ficha Por documento são aplicáveis apenas a um tipo específico de documento. Por exemplo: Para pedidos de venda, é possível ativar verificações automáticas e quantidades disponíveis de itens e, se necessário, oferecer produtos alternativos. Para pedidos de venda, se o campo de seleção "Permitir modificações em pedidos de venda" for marcado, você não poderá modificar essa configuração depois que o documento estiver lançado. Para pedidos de compra, é possível dividir um pedido de compra relacionado a mais de um depósito. SAP AG TB

106 Exercício: Criar e inicializar uma empresa Crie uma nova empresa chamada Light & Music para a sua localização: Defina os períodos de lançamento para atender aos requisitos da Light & Music Inicialize a empresa no Business Blueprint: Detalhes da empresa Contas contábeis e determinação de conta contábil Banco da empresa, condições de pagamento e formas de pagamento Configurações gerais Grupos de itens e depósitos Backup do banco de dados da empresa Acompanhe o exercício "Criar e inicializar uma empresa". SAP AG TB

108 Contas de usuário 2 tipos Os padrões incluem: Geral (dados de endereço e de comunicação ão) Depósito padrão Configurações de impressão Contas de cartão de crédito Nome do vendedor Superusuários rios Usuários Possuem todas as autorizações Sem autorização Autorizações definidas em Geral e na autorização Propriedade dos dados Para utilizar o SAP Business One, todos os usuários precisam de uma conta de usuário e de uma senha. Você pode configurar uma política global de senha para todos os usuários, determinando o comprimento da senha e a frequência de modificação. Para modificar o padrão de política de senha, selecione Administração Configuração Geral Usuários Segurança Administração de senha. Para criar contas de usuário, selecione Administração Configuração Geral Usuários. É possível predefinir um conjunto de valores padrão, tais como preferências de impressão para documentos. Em seguida, atribua esses padrões a uma ou mais contas de usuário entrando-os no campo Padrões. Selecione Administração Configuração Geral Padrões do usuário. Por exemplo, os usuários que trabalham com um depósito regional podem ter esse depósito definido como padrão. Se você marcar o campo de seleção Superusuário ao criar uma conta de usuário, esse usuário terá total autorização em cada função do SAP Business One. Um superusuário pode redefinir as senhas de outros usuários e pode configurar autorizações para outros. Obviamente, você deve limitar o número de contas de superusuário. Se o campo de seleção Superusuário não for marcado, por padrão, o usuário não terá autorização em nenhuma funcionalidade do sistema. As autorizações gerais devem ser definidas para cada usuário. Para vendedores e compradores, também é possível atribuir um vendedor padrão no cadastro do cliente ou um comprador padrão no cadastro do fornecedor. Os nomes do empregado são inseridos na janela Vendedores/compradores. Selecione Administração Configuração Geral Vendedores/compradores. Nessa janela, você também pode definir as taxas de comissão. SAP AG TB

109 Licenças e autorizações Por usuário Por documento Tipo de licença Autorizações gerais Autorizações de propriedade de dados Conta de usuário Funcionalidade do SAP Business One Propriedade do empregado e direitos de exibição para documentos do SAP Business One A autorização para as várias funções do SAP Business One é controlada por meio de uma combinação de licença e autorizações gerais. Isso é definido por conta de usuário. O tipo de licença atribuído a um usuário determina quais funções o usuário contratou legalmente para utilização. Se o usuário tentar acessar uma função que não esteja no escopo da licença, ele receberá um erro gerado no servidor de licenças. Por padrão, todos os usuários recém-criados (com exceção dos superusuários) NÃO TÊM ACESSO a nenhuma função do SAP Business One. As autorizações gerais devem ser definidas para cada usuário, para permitir acesso às funções do SAP Business One. Isso não tem nada a ver com a licença, mas é definido com base nos requisitos do cliente. As autorizações gerais devem ser definidas para cada usuário que não esteja designado como superusuário. Se a licença conceder ao usuário acesso a uma função e a autorização geral para essa função não estiver definida, o usuário receberá um erro de autorização quando acessar a função. Se um tipo de licença Profissional for atribuído a uma pessoa que não esteja configurada como superusuário, ainda assim você precisará definir, para essa pessoa, as autorizações gerais para a funcionalidade do SAP Business One. Há outro tipo de autorização que permite a propriedade e a segurança de documentos. Isso é útil para departamentos com muitos empregados trabalhando nos mesmos tipos de documentos; por exemplo, pedidos de venda, pedidos de compra. Usando as autorizações de propriedade de dados, você pode restringir o acesso a documentos cuja propriedade é de outro usuário da mesma equipe ou departamento. Para definir as autorizações de propriedade de dados, defina primeiro o cadastro do empregado. Isso define a função de cada empregado e sua respectiva posição na estrutura organizacional (filiais, departamentos, gerência etc.). SAP AG TB

110 Licenciamento Cliente final Parceiro Contrato Núm. de licenças Tipos de licença Localização As licenças de usuário são compradas pelo parceiro na SAP. Há vários tipos de licenças para o SAP Business One, com diferentes preços para acesso a diferentes recursos. Quando o parceiro entra o pedido no portal do parceiro de negócios da SAP, o número e o tipo das licenças de cliente final são registrados. O contrato especifica os tipos de licença de usuário e a localização. Se o cliente estiver presente em vários países, ele precisará de um contrato por país. Quando você solicita uma chave de licença, ela é específica do país. Quando os usuários são atribuídos a uma licença, eles são autorizados a acessar apenas as empresas da localização licenciada. Ao implementar o sistema, você solicitará uma chave de licença no portal do parceiro de negócios da SAP, baseando-se nas informações registradas. Você instalará essa chave de licença no sistema produtivo do cliente. É preciso solicitar uma chave de licença para cada localização onde o cliente atue. Na versão 8.8, você pode instalar, no mesmo servidor de licenças, os vários arquivos de licença para diferentes localizações. SAP AG TB

111 Tipos de licença Funcionalidade Profissional Limitado a CRM Limitado à Logística Limitado a Finanças Acesso indireto Oportunidades de vendas Cotações de venda Visão Pedido de venda NF de saída Visão Visão Pedido de compra Visão Recepção mercad. Visão NF de entrada Pagamentos Tabelas do sistema usando add-on de terceiros Nota: esta é uma lista parcial de funções para cada tipo de licença. Para obter uma lista completa, consulte o gráfico de comparação de licenças, no portal. Para um sistema versão 8.8, os tipos válidos de licença são: Profissional. Esta é a licença mais abrangente e fornece acesso irrestrito a toda a funcionalidade do SAP Business One e às ferramentas do SDK. Se a pessoa for um superusuário (campo de seleção na conta de usuário), você deverá atribuir um tipo de licença Profissional. Limitado a CRM, Limitado à Logística e Limitado a Finanças. Os usuários limitados são destinados aos empregados que executam diariamente tarefas operacionais, em vez de executar tarefas anuais ou periódicas, tais como determinação de orçamento e centros de custo. As licenças limitadas não fornecem acesso a toda a funcionalidade do SAP Business One. Entretanto, é possível atribuir vários tipos de licença limitada a u usuário; por exemplo, uma licença limitada à logística e uma licença limitada a finanças. Nesse caso, a autorização mais alta será aplicada. Se atribuir um tipo de licença limitada a um usuário, você ainda precisará definir as autorizações gerais para todas as funções fornecidas na licença. Nota: se forem definidas autorizações gerais para funções não abrangidas pelo tipo de licença, o usuário receberá um erro do servidor de licenças quando tentar acessar essas funções. Acesso indireto. Esse usuário não está autorizado a nenhuma funcionalidade da interface da aplicação SAP Business One, mas pode acessar apenas add-ons licenciados de terceiros, desde que não utilizem nenhuma das telas padrão do SAP Business One. Para os add-ons que utilizam formulários modificados do SAP Business One, é necessário um dos usuários limitados. Nota: uma licença Acesso indireto permite acesso às tabelas do SAP Business One em um número ilimitado de add-ons licenciados de terceiros. Nota: as licenças Profissional e Limitada fornecem acesso automático às tabelas do SAP Business One em um número ilimitado de add-ons licenciados de terceiros. Se o contrato de vendas for anterior a 1º de maio de 2008, outros tipos de licença "antigos" poderão ser solicitados ao fazer upgrade para a versão 8.8: CRM Sales e CRM Service Acesso a add-on. Essa licença é diferente da licença Acesso indireto, pois é preciso comprar uma licença Acesso a add-on para cada add-on. Este slide mostra algumas das funções de cada tipo de licença. Você pode encontrar um gráfico comparativo de licenças no portal do parceiro de canal, em SAP AG TB

112 Exercício: Tipos de licença A Light & Music comprou licenças: 3 profissionais 1 limitadas a Finanças 6 limitadas à Logística 2 limitadas a CRM 2 acessos indiretos Como as licenças serão atribuídas a cada usuário? Consulte o gráfico comparativo de licenças. Funções Proprietário Controlling financeiro Contabilidade financeira Gerenciamento de vendas Administração de depósitos Gerenciamento de compras Vendas Produção Administração Empregados da Light & Music Michael - Proprietário Claire Chefe da contabilidade Sally Contador (também cria pedidos de compra) Sarah Gerente de vendas (responsável também pelas oportunidades de vendas) Richard Gerente de depósito (também cria contratos de serviço e precisa de acesso ao add-on de produção) Edward Gerente de compras (também precisa de acesso ao add-on de produção) Maggie Vendedora John (também precisa de acesso ao add-on de produção) Mark Administrador de TI Como consultor de implementação, você precisa atribuir cuidadosamente cada licença ao usuário correto, com base na função e nas tarefas que ele desempenha. Às vezes, é necessário atribuir duas licenças limitadas a um usuário. Nesse caso, a Light & Music contratou 3 licenças profissionais, um total de 9 tipos de licença limitada e 2 licenças de acesso indireto. No exercício, os 9 usuários utilizarão o sistema. Com base em suas funções, alguns usuários precisam de uma licença profissional. Também com base em suas funções, outros precisam de um ou mais licenças limitadas. Como os tipos de licença serão atribuídos aos usuários? Utilize o gráfico comparativo de licenças que está incluído no material do curso ou acesse-o no portal do parceiro de canal, em SAP AG TB

113 Revisão: Tipos de licença Profissional Limitado a CRM Limitado à Logística Michael Claire Sally Sarah Richard Edward Maggie John Mark Limitado a Finanças Acesso indireto SAP AG TB

114 Discussão: Localização de licença Um novo cliente está executando o SAP Business One versão 8.8 Operações nos EUA, na Índia e na China Duas instalações separadas (uma na Índia, para atender às operações nos EUA e na Índia, e outra na China) Exige um total de cinco empresas (nos EUA e na China, o cliente tem 2 entidades jurídicas diferentes) Quantas chaves de licença são necessárias? Contrato A Instalação 123 (EUA) Instalação 456 (Índia) Instalação 789 (China) Solicitação chave licença Instalações do SAP Business One Empresa A Localização: EUA Instalação: 123 Empresa B Localização: EUA Instalação: 123 Empresa C Localização: Índia Instalação: 456 Centro de serviços Índia Empresa D Localização: Ch Instalação: 789 Empresa E Localização: Ch Instalação: 789 Centro de serviços China É muito importante que você entenda como funcionam as localização de licença. Neste exemplo, um novo cliente que executa o SAP Business One versão 8.8 tem operações em 3 países Estados Unidos, Índia e China. O cliente executa dois servidores, um na Índia para as operações americanas e indianas e outro na China para as operações chinesas. Para conduzir seus negócios, o cliente precisa de 5 bancos de dados de empresa no SAP Business One há duas entidades jurídicas nos EUA (Empresa A e Empresa V, como mostrado aqui) e na China (Empresa D e Empresa E). Quantas chaves de licença são necessárias? Se os mesmos 10 usuários acessarem todas as empresas, isso implicará a necessidade de comprar apenas 10 usuários na SAP? SAP AG TB

115 Processo de solicitação de licença License Manager Selecionar uma instalação de cliente e criar um novo sistema Solicitação de chave de licença Entrar detalhes do sistema Chv.hardware S Próximo Arquivo de licença com arquivo de licença Selecionar componentes da licença Versão Localização Componentes (SAP ou Parceiros) Número de usuários Datas de validade Enviar Como consultor de implementação, você precisa solicitar uma chave de licença para instalar no novo sistema cliente. Ao enviar a solicitação de licença, você deve entrar os mesmos tipos de licença especificados no contrato. Para solicitar uma chave de licença, abra o SAP Business One Service Manager no sistema cliente e exiba as configurações do License Manager. O License Manager exibirá uma chave de hardware. A chave de hardware é gerada com base nos dados de hardware (placa-mãe) do servidor em que o License Manager está instalado. Você precisa da chave de hardware para poder solicitar uma licença de instalação. Em seguida, entre a solicitação de chave de licença no SAP channel partner portal, em Selecione a instalação do cliente e um sistema existente ou crie um novo sistema. Os tipos de licença contratados são exibidos. Para um novo sistema, entre todos os detalhes do sistema no formulário de solicitação (versão, nível de patch, banco de dados e tipo de sistema) e cole a chave de hardware no campo adequado. A seguir, selecione o número de usuários para cada tipo de licença e os componentes de terceiros. O parceiro terceirizado receberá uma lista de licenças concedidas a clientes. A SAP então gera um arquivo de licença para esse sistema e o envia para você como um anexo de . Nota: uma chave de licença só será emitida pela SAP se o cliente estiver ativo em manutenção. Em determinadas circunstâncias, é possível emitir uma chave de licença temporária; por exemplo, uma solicitação para mais licenças do que o número contratado. Nota: após a instalação e por um período de 30 dias, é possível utilizar o SAP Business One sem licença. Isso significa que você pode iniciar imediatamente o projeto de implementação e sem precisar esperar por sua licença. Entretanto, aplique a licença o mais rapidamente possível. SAP AG TB

116 Autenticação utilizando o servidor de licenças 1. Autenticação utilizando as credenciais de usuário de site do SAP Business One Consumidores de banco de dados Add-ons do SAP Business One DI API SAP Business One Client SAP Business One Server Tools SAP Business One OBServer SAP Business One Services Autenticação Servidor de licenças Credenciais criptografadas de banco de dados 3. Provisão de credenciais de banco de dados 4. Determinação de conexão de banco de dados 2. Validação de credenciais do SAP Business One usando credenciais de banco de dados Empresa Logons no SAP Business One Bancos de dados Empresa Logons no SAP Business One Empresa Logons no SAP Business One Comum Logons de usuário do site As licenças para todos os usuários do SAP Business One e para soluções de add-on são gerenciadas centralmente pelo servidor de licenças. O servidor de licenças é um serviço de software que faz parte do Service Manager. Ele pode ser instalado em qualquer computador da rede da empresa. No SAP Business One 8.8, o servidor de licenças também funciona como um servidor de segurança. É crucial que o serviço License Manager esteja sempre em execução para que o usuários possam efetuar logon no SAP Business One. Na versão 8.8, o servidor de licenças é o repositório central de informações de credenciais, incluindo a ID de usuário e a senha (uma para todos os usuários do SAP Business One) do banco de dados. As credenciais de banco de dados são armazenadas com segurança no servidor de licenças, com criptografia adicional. Quando o usuário efetua logon, as credenciais dele (ID de usuário e senha do SAP Business One) são utilizadas para obter as credenciais de acesso ao banco de dados para que ele possa conectar-se ao banco de dados. As licenças são arquivadas em um arquivo de licença. Basta um único arquivo de licença para todos os tipos de pacotes de licenças (por exemplo, licenças para tipos especiais de usuários ou para soluções de add-on). Várias instalações do SAP Business One Server podem utilizar o mesmo servidor de licenças e o mesmo arquivo de licença. Isso significa que você pode utilizar um servidor central de licenças para toda a estrutura de sistemas (servidor produtivo, servidor de teste, servidor de desenvolvimento etc.). Nota: se estiver fazendo o upgrade para versão 8.8 do SAP Business One, você não poderá instalar o arquivo de licença da versão 8.8 no mesmo servidor físico que esteja executando a versão anterior do License Manager. Sendo assim, é necessário um servidor separado para o License Manager versão 8.8, pelo menos durante o upgrade. Nota: o servidor de licenças se comunica pela porta e é recomendável não modificar isso. Consulte o Guia do Administrador e o Guia de Licença para obter mais detalhes. Para questões referentes aos serviços do Microsoft Windows, verifique os fóruns da rede de comunidades. Nota: o SAP Business One OBServer faz parte da API de interface de dados do SDK. SAP AG TB

117 Administração de licenças 1. Selecionar código do usuário 2. Atribuir licença ao tipo de usuário (é possível atribuir mais de um tipo) 3. Atribuir licenças externas, se necessário Servidor de licenças nvpal Navegar Alocação Componentes Empresa OEC Computers Licença Localização Modificar Usuário s gerente bill sophie brad jim bob john linda donna 1 Licenças de tipo de usuário B1 Utilizada Disponível B1iINDIRECT_MSS Usuário limitado a Finanças Acesso indireto Usuário limitado à Logística Usuário profissional Licenças externas Utilizada Disponível Pacote de utilização B1 2 Atualizar Cancelar Importar arquivo de licença Atualizar Uma licença de uso do SAP Business One deve ser atribuída a cada conta de usuário, em conformidade ao contrato. Não é possível criar mais contas de usuário do que o número de licenças contratadas. Se o usuário possuir o mesmo código em vários bancos de dados de empresa ou até mesmo em vários servidores, ele poderá utilizar a mesma licença do arquivo de licença para acessar dois bancos de dados ao mesmo tempo. Verificações de localização de licença são aplicáveis. Sempre que um usuário acessa um formulário no SAP Business One, o sistema verifica se o usuário possui a licença necessária para esse formulário. Essa verificação é independente da verificação de autorização geral. Depois de instalar a chave de licença, você atribui cada licença existente no arquivo de licença aos usuários designados. Selecione Administração Licença Administração de licenças. Observe que a chave de licença é emitida para uma localização específica, conforme estipulado no contrato de vendas. Se o cliente atuar em vários países, você precisará de uma licença separada para cada localização. Na ficha de registro Componentes, também é possível exibir o número total de licenças de cada componente, o número de licenças ainda não atribuídas a usuários (Número de licenças disponíveis), a data de início e a data de vencimento. Para modificar a atribuição de licença de um usuário, é preciso que o usuário tenha efetuado logoff do sistema. Apenas os superusuários (administradores) podem modificar a atribuição de licenças. Se quiser remover uma conta de usuário do sistema, primeiro remova a licença atribuída a esse usuário. SAP AG TB

118 Exercício opcional: Licenças Faça as simulações de solicitação e atribuição de licenças Se não tiver concluído as simulações de licenças da Unidade 02, você poderá fazê-lo agora. SAP AG TB

119 Discussão Como é possível saber exatamente quais licenças são necessárias antes de iniciar o projeto de implementação? Normalmente, o parceiro compra licenças de usuário quando o contrato é assinado. Durante a fase de business blueprint, você determina as funções do cliente e como ele precisa utilizar o SAP Business One. Isso pode influenciar os tipos de licenças necessárias. Algumas dicas: Comece com 3 ou 4 licenças profissionais para os leads do cliente que utilizarão o sistema logo de início e então, durante a implementação, adquira os tipos de licença limitada para os demais usuários, quando conhecer a exata funcionalidade necessária a cada usuário. Às vezes, o cliente pode investir em um esforço de 1 ou 2 dias para geração de escopo, antes do início do projeto de implementação. Nesse momento, você pode dedicar algum tempo para determinar junto com o cliente as funções exatas e as necessidades de licenças. O custo desse esforço de geração de escopo geralmente cria um retorno de investimento em termos de uma compra mais precisa de licenças e de estimativas mais exatas para o projeto. É possível executar uma nova instalação do SAP Business One durante um período de 31 dias antes que seja obrigatório instalar a licença. Se puder concluir o business blueprint nesse período, você poderá avaliar muito melhor o mix correto de tipos de licença e comprá-las durante a implementação. SAP AG TB

120 Autorizações gerais Objetos de autorização Autorizações Usuários Behrendt Krueger Loewe gerente Riemann Schmidt Schuy Treinamento Weber Walter Winter Administração Finanças Oportunidadesde venda Vendas C/R Compras C/P Parceiros de negócios Banco Estoque Produção Definir lista técnica Ordem de produção Entradas da produção Saídas para produção MRP Desconto máx. Somente leitura Autorização total Somente leitura Somente leitura Somente leitura Somente leitura Somente leitura Somente leitura Autorizações diversas Somente leitura Autorização total Autorização total Autorização total Somente leitura Expandir Comprimir Utilizar criptografia OK Cancelar Autorização total Somente leitura Sem autorização Nível de autorização Depois de atribuída a licença, é preciso configurar as autorizações para a funcionalidade do SAP Business One. As autorizações gerais podem ser restritivas, determinando se um usuário pode ter acesso total, acesso somente leitura ou nenhum acesso a uma função. Selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Autorizações gerais para estipular as autorizações gerais de todos os usuários não definidos como superusuários. Nota: os usuários designados como superusuários (o campo de seleção na conta de usuário) têm automaticamente autorização total em toda a funcionalidade. Você deve atribuir uma licença Profissional a cada superusuário. É possível atribuir um de três níveis de autorização para cada área funcional: Autorização total - o usuário pode exibir e modificar dados desse objeto de autorização. Somente leitura - o usuário pode apenas exibir dados desse objeto de autorização. Sem autorização - o usuário não tem acesso a esse objeto de autorização. Você pode atribuir a mesma autorização a cada objeto ou, se expandir a estrutura em árvore do objeto, poderá atribuir diferentes autorizações aos menus e às janelas de cada área. Se fizer isso, você verá que a autorização da área muda para "Autorizações diversas". Dica: para ver toda a lista de autorizações gerais expandidas, exporte a lista completa de autorizações para o Microsoft Excel. Isso permitirá que você revise cada autorização com o cliente, em modo offline, e faça os ajustes necessários. Consulte o SAP Note nº para obter as etapas de produção do arquivo Excel. SAP AG TB

121 Autorizações funções Objetos de autorização Autorizações Arrastar e soltar Usuários Behrendt Krueger Loewe gerente Riemann Schmidt Schuy Treinamento Weber Walter Winter Administração Finanças Oportunidadesde venda Vendas C/R Compras C/P Parceiros de negócios Banco Estoque Produção Definir lista técnica Ordem de produção Entradas da produção Saídas para produção MRP Desconto máx. Somente leitura Autorização total Somente leitura Somente leitura Somente leitura Somente leitura Somente leitura Somente leitura Autorizações diversas Somente leitura Autorização total Autorização total Autorização total Somente leitura Expandir Comprimir Utilizar criptografia OK Cancelar Autorização total Somente leitura Sem autorização Nível de autorização A maneira mais fácil de alocar licenças e atribuir autorizações gerais é fazer isso por função. Como as autorizações são definidas usuário a usuário, é recomendável estipular um conjunto de autorizações comuns para cada função de usuário. Uma forma de fazer isso é apresentar ao cliente uma matriz das várias funções do SAP Business One (módulos e menus). Peça ao cliente para indicar um representante de cada função. Essa pessoa então marca as funções que desempenha: como as autorizações gerais basicamente seguem a ordem de módulo e menu do SAP Business One, isso facilita o mapeamento das funções necessárias com as autorizações gerais. Crie uma conta de usuário e atribua o tipo correto de licença a esse usuário. Teste para verificar se a combinação de licença e autorizações gerais fornece acesso à funcionalidade exigida pela função. Em seguida, você pode copiar esse conjunto de autorizações de um usuário para outro com a mesma função. Para copiar um conjunto de autorizações, selecione o nome de usuário de destino na janela Autorizações, selecione o nome de usuário de origem e arraste-o sobre o nome de usuário de destino. Você será solicitado a confirmar que deseja copiar todas as autorizações. Nota: se tiver criado novos formulários com o Software Development Kit, você poderá criar outros objetos de autorização para esses formulários. As novas autorizações serão adicionadas à lista de objetos de autorização sob o título Autorizações de usuário. Selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Criador de autorização adicional para criar e atualizar novos objetos de autorização. SAP AG TB

122 Usuário somente leitura de banco de dados Crie um usuário somente leitura de banco de dados do SQL Server Defina o usuário somente leitura e a senha no SAP Business One Defina a autorização geral Se tiver usuários que precisem apenas imprimir relatórios no SAP Business One, e se quiser garantir acesso ao banco de dados da empresa, você poderá atribuir um usuário somente leitura de banco de dados às contas de usuário. Por exemplo, é possível utilizar um consultor para revisar ou auditar relatórios. Primeiro, é preciso criar um usuário somente leitura no banco de dados do SQL Server. Mapeie esse usuário para o banco de dados SBO-Common e para o banco de dados da empresa. Defina o grupo de função do banco de dados como db_datareader e db_denydatawriter. Em seguida, no SAP Business One, selecione Administração Configuração Geral Segurança Usuário somente leitura de BD Para fazer isso, você precisa da senha de usuário do site. Nessa janela, entre o nome de usuário somente leitura de banco de dados e a senha definidos no SQL Server. Por fim, no SAP Business One, na janela Autorizações gerais, defina as autorizações somente leitura para as execuções de SQL. Para isso, selecione os usuários e selecione Sem autorização para a função "Executar instrução SQL Non-select". Consulte o Guia do Administrador para obter mais informações sobre segurança no SAP Business One. SAP AG TB

123 Exercício: Criar contas de usuário e autorizações Na nova empresa Light & Music: Defina a política de senha Crie departamentos e contas de usuário Defina as autorizações gerais Configure a numeração de documentos Teste as autorizações gerais e a numeração de documentos Acompanhe o exercício "Contas de usuário e autorizações". SAP AG TB

125 Opções de migração de dados Importar dados do Excel Parceiros de negócios Itens e preços Importar do SAP Business One Transações exportadas de outro banco de dados do SAP Business One Importar usando DTW Parceiros de negócios Itens Listas de preços Plano de contas Transações Lçtos. contábeis manuais A migração de dados envolve a seleção, extração e importação de dados comerciais do sistema legado do cliente para o SAP Business One. Nota: em geral, o cliente utiliza a migração de dados como uma oportunidade para limpar os dados legados, principalmente os dados relacionados a clientes e fornecedores. Isso é responsabilidade do cliente, mas você deve estar ciente de que isso pode ocasionar atrasos no projeto de implementação. Parceiros experientes mencionam que esse ponto é, muitas vezes, subestimado e pode ter um sério impacto no sucesso do projeto. Há duas maneiras principais de importar dados legados no SAP Business One no SAP Business One, você pode utilizar a ferramenta Importação de dados do Excel; fora do SAP Business One, você pode utilizar o Data Transfer Workbench (DTW). Ao utilizar a ferramenta Importação de dados do Excel, você pode importar dados do parceiro de negócios e dados de item. Não é possível importar contas contábeis ou dados transacionais. Com o Data Transfer Workbench, é possível importar uma ampla variedade de objetos, incluindo dados de parceiro de negócios e de item, plano de contas e transações, tais como lançamentos contábeis manuais e faturas. Também é possível exportar transações (documentos) de um banco de dados de empresa existente no SAP Business One e importá-las em outra empresa do SAP Business One, utilizando a janela Importar transações do SAP Business One. SAP AG TB

126 Ferramenta de importação do Excel Itens Parceiro de negócios arquivo.txt Microsoft Excel arquivo.txt SAP Business One Ao utilizar a ferramenta de importação do Excel, você pode importar dados de parceiros de negócios, itens e listas de preços para uma empresa do SAP Business One. Além de criar novos registros mestres, você pode também atualizar registros mestres existentes. Você pode preparar os dados no Microsoft Excel, colocando-os em colunas, e depois gravar a planilha eletrônica como texto (delimitada por tabulação). Em seguida, na ferramenta, selecione PN ou Itens. Uma lista completa de todos os campos de cadastro será exibida para o cadastro de parceiros de negócios ou para os dados do cadastro do item. Selecione os campos que devem corresponder às colunas da planilha do Excel. À medida que você seleciona cada campo de dados, ele é removido da lista de seleção, evitando assim que você atribua o mesmo campo duas vezes. Os campos a seguir são obrigatórios em uma planilha do Microsoft Excel a ser importada: Parceiro de negócios: código, nome e tipo (cliente, fornecedor ou lead). Se não existir nenhuma entrada para o tipo de parceiro de negócios, o sistema selecionará automaticamente C de cliente. Item: só é necessário o número do item para a importação de novos registros de item e para a atualização de cadastros existentes. A SAP recomenda a importação das contas de despesas e receitas do item para evitar erros. Também é possível carregar listas de preços. Especifique o número do item e, para cada preço a ser carregado, indique o código da lista de preços, o preço e a moeda da lista de preços. Selecione Administração Importação/exportação de dados Importação de dados Importar do Excel para iniciar a importação do Microsoft Excel. Após um upload com êxito, crie uma consulta na tabela OCRD (parceiros de negócio), OITM (itens) ou ITM1 (listas de preços) para verificar se os dados foram importados corretamente. Observe que, embora o modelo contenha todos os campos do objeto, não é possível fazer inserções nos campos. Se forem deixados em branco no arquivo de importação, eles ficarão em branco ou serão preenchidos com propostas no SAP Business One. SAP AG TB

127 Data Transfer Workbench Visão geral Sistema legado E X P O R T A R Modelos do Microsoft Excel Data Transfer Workbench Extração dados Assist. import. dds. Mapeamento dados Import. dados DI- A P I SAP Business One Para importar dados complexos ou relacionados, utilize o Data Transfer Workbench (DTW) do SAP Business One. Com o DTW, é possível importar uma ampla variedade de objetos, incluindo atividades, cenários de orçamento, planos de contas, modelos de contrato, cartões de equipamento do cliente, grupos de itens, lançamentos contábeis manuais, transações, condições de pagamento, oportunidades de vendas etc. Nota: importe os dados na mesma ordem em que seriam criados manualmente. Por exemplo, plano de contas, item e grupos de parceiros de negócios antes dos dados de item e de parceiro de negócios. Comparado à ferramenta de importação do Excel, o DTW é mais robusto porque oferece a opção de execução de uma simulação e, em caso de erro durante a importação, permite reverter o banco de dados. O DTW é fornecido com os arquivos de instalação do SAP Business One e contém modelos de exemplo para cada um dos vários business objects. O Data Transfer Workbench não faz parte do cliente SAP Business One e pode ser instalado em qualquer estação de trabalho na rede do SAP Business One Server. O DI-API deve estar instalado no cliente. O DTW oferece suporte para mapeamento e importação de dados. A exportação e a limpeza de dados não fazem parte do DTW e devem ser fornecidas pelo sistema legado. Também é possível utilizar o Data Transfer Workbench para importar e atualizar dados periodicamente. SAP AG TB

128 Modelos do Data Transfer Workbench Exemplo: OCRD - BusinessPartners.xlt Grave o modelo preenchido como um arquivo delimitado por tabulação ou por vírgula O DTW fornece modelos do Microsoft Excel que correspondem às tabelas do SAP Business One. Cada modelo é um arquivo.xlt da Microsoft e corresponde a uma tabela de banco de dados do SAP Business One. Cada nome de modelo começa com o nome de 4 caracteres da tabela; por exemplo, a principal tabela do cadastro de parceiros de negócios é a OCRD. O modelo contém uma linha de título e comentários referentes ao tipo de dados exigido em cada coluna. Consulte o Guia Prático do DTW, na documentação do SAP Business One, para obter mais informações. Não elimine as duas primeiras linhas dos modelos. Comece a inserir dados na linha 3. Adicione uma coluna para cada campo definido pelo usuário que você deseja importar. Depois de entrar ou colar os dados, grave o modelo como um arquivo de texto delimitado por tabulação ou por vírgula (tipo de arquivo.txt ou.csv). Nota: para importar um objeto, você deve ter autorização total para criar o objeto nas autorizações gerais do SAP Business One. Por isso, efetue logon no DTW como um usuário com essas autorizações. SAP AG TB

129 Tipos de campo no modelo Dicas fornecem informações sobre o campo: Tipo: cadeia caract. Tipo: enum Valores específicos Tipo: int SAP 2010 / Página 41 Na linha 1 do modelo, há dicas que fornecem informações sobre o tipo de dados exigido em um campo; por exemplo: Inteiro Cadeia de caracteres e comprimento Enumeração A dica de um campo do tipo enum fornece a lista dos valores aceitos; por exemplo: ccliente ou cfornecedor tsim tnão bop_nenhum bom_comprar SAP AG TB

130 Modelos primário e secundário Modelos de cadastro de parceiros de negócios OCRD - BusinessPartners.xlt CRD1 - BPAddresses.xlt CRD2 - BPPaymentMethods.xlt CRD3 - BPAccountReceivablePayble.xlt CRD4 - BPWithholdingTax.xlt CRD5 - BPPaymentDates.xlt OCPR - ContactEmployees.xlt OCRB - BPBankAccounts.xlt SAP 2010 / Página 42 Se um business object for representado por apenas uma tabela no SAP Business One (por exemplo, contas contábeis), será necessário apenas um modelo. Se um business object for representado por mais de uma tabela (por exemplo, cadastro de parceiros de negócios com duas ou mais tabelas utilizadas para endereços e pessoas de contato), um modelo é fornecido para cada tabela. Os modelos têm um relacionamento primário e secundário por meio da Coluna A. Uma planilha secundária pode ter várias linhas correspondendo a uma única linha da planilha primária. Por exemplo, é possível haver vários empregados de contato para um parceiro de negócios. A coluna LineNum nos modelos secundários é utilizada apenas durante o modo Atualizar. A LineNum deve conter um inteiro, assim, se quiser atualizar a primeira linha/registro, atribua o valor 0 ao campo LineNum no arquivo de dados. Se quiser atualizar a segunda linha/registro, atribua o valor 1 à LineNum e assim por diante. SAP AG TB

131 Assistente de importação de dados Selecionar Business Object Selecionar arquivos de dados de origem Revisar mapeamento Verificar arquivos de log Importação ou simulação O DTW fornece um assistente passo a passo para importação dos dados preparados no arquivo.txt ou.csv. Isso utiliza o Data Interface API para garantir a consistência dos dados. Selecione o business object a ser importado ou atualizado. Você só pode importar ou atualizar um objeto por vez. Selecione os arquivos de dados a serem importados e vincule-os ao objeto. Dependendo do business object, podem existir vários arquivos de dados para diferentes tabelas do mesmo business object. Depois que vincular os arquivos ao objeto, verifique se todos os campos de origem foram mapeados para o campo de destino correto. Se não tiver feito nenhuma modificação nas colunas dos arquivos de modelo, o mapeamento deverá estar correto. Nas regras de mapeamento, você determina qual coluna do arquivo de dados (campos de origem) pertence a qual campo no sistema (campos de destino). Os campos de destino incluem campos definidos pelo usuário e você precisa mapeá-los para os campos de origem. Você pode optar por não importar determinadas colunas selecionando Deixar em branco. Você pode gravar e reutilizar as regras de mapeamento. Também pode permitir que o sistema verifique o mapeamento. O sistema emitirá mensagens de erro se: Você tiver mapeado dois campos de destino diferentes para um único campo de origem ou dois campos de origem diferentes para um único campo de destino Você não tiver mapeado um campo de origem para um campo de destino obrigatório SAP AG TB

132 Exercício: Data Transfer Workbench Criar arquivos de importação de dados Importar cadastro de parceiros de negócios Execute as etapas 1-1 até 1-4 do exercício Data Transfer Workbench. Nota: antes de importar parceiros de negócios, você deve configurar vendedores, grupos de parceiros de negócios e condições de pagamento padrão. Isso será feito no exercício. Também é necessário configurar os grupos ou os códigos de impostos que serão utilizados. Se planejar utilizar campos definidos pelo usuários para parceiros de negócios, crie os campos definidos pelo usuário no SAP Business One antes de importar os dados. SAP AG TB

133 Personalizar modelo Campos do objeto Mover a ordem dos campos Eliminar campos Criar modelo Importar Você deve ter notado que os modelos do Microsoft Excel são baseados em uma interface pré-configurada de transferência de dados que faz o mapeamento para tabelas do SAP Business One. É possível criar modelos personalizados que se adaptem melhor aos dados em importação. Por exemplo, se não utilizar a maioria das colunas da planilha do objeto, você poderá criar um planilha personalizada contendo apenas as colunas que você precisa importar. Selecione Iniciar Programas SAP Business One Migração de dados Data Transfer Workbench. Selecione Modelos Personalizar modelos. Ao expandir o nó de um objeto (por exemplo, do objeto Itens), você vê uma lista dos campos que o Data Transfer Workbench "espera" como colunas na planilha. Para reorganizar a ordem dos campos, basta arrastá-los e soltá-los. Assim, você pode mover os campos necessários para a parte superior da árvore e, dessa forma, eles serão exibidos em primeiro lugar no modelo. Também é possível remover campos indesejados ou adicionar novos, tais como os campos definidos pelo usuário. Observe que não é possível remover campos obrigatórios. Você grava as seleções como um novo modelo para o objeto. O modelo é gravado como um arquivo.txt. Em seguida, você pode entrar os dados no modelo e criar um novo arquivo.csv para a importação. No arquivo de importação, ainda será possível deixar em branco os campos indesejados se você não precisar importá-los. A criação de um modelo novo e personalizado é bastante útil quando você pretende importar repetidamente o business object, pois isso evita a necessidade de mapear manualmente os campos em cada importação. SAP AG TB

134 Exercício: Personalizar modelo 1. Criar um modelo personalizado para os dados do cadastro do item 2. Reordenar os campos e remover os campos desnecessários 3. Criar um arquivo de importação 4. Importar os itens Faça o exercício Data Transfer Workbench. Antes de importar os itens, você deve configurar o método de administração de estoque e as contas contábeis. Se planeja utilizar campos definidos pelo usuário para os itens, crie-os antes de importar os dados. É possível importar grupos de itens usando o DTW ou criá-los manualmente no sistema, mas você precisa fazer isso antes de atualizar os itens. Após a importação dos itens, é possível importar preços de itens, preços especiais, listas técnicas etc. SAP AG TB

135 Dicas do Data Transfer Workbench Familiarize-se com as tabelas do SAP Business One No SAP Business One, siga a ordem utilizada na criação manual dos dados Entre somente os campos necessários. Deixe campos em branco ou gere um modelo personalizado Se receber um erro ao importar dados, tente criar manualmente os mesmos dados no SAP Business One Deixe em branco a coluna LineNum para execuções de importação Formate as células de colunas como texto Utilize códigos internos, se necessário Entre datas no formato aaaammdd Entre casas decimais no formato utilizado na localização Verifique se os campos de dados não contêm caracteres delimitadores Para importar um lançamento contábil manual para um parceiro de negócios, deixe o campo AccountCode vazio e entre o código do PN no campo ShortName Ao utilizar o Data Transfer Workbench pela primeira vez, trabalhe junto com um consultor experiente e que conheça o DI-API e a estrutura de tabelas do SAP Business One. Familiarize-se com as tabelas comuns, tais como OACT, OITM, OITB e OCRD, executando consultas SQL. Siga a mesma ordem utilizada na criação manual dos dados; por exemplo, crie ou importe primeiro os planos de contas, moedas, grupos de parceiros de negócios, bancos, condições de pagamento, grupos de itens e depósitos, e só depois importe parceiros de negócios, itens e transações. Se não precisar de um campo, deixe-o em branco. Muitos campos são configurados com um valor padrão. Se utilizar apenas alguns campos, crie um modelo personalizado. Se encontrar um erro durante a importação, tente criar manualmente os mesmos dados no SAP Business One. Deixe em branco a coluna LineNum a ser importada. Isso só é utilizado para execuções de atualização. Formate cada célula da planilha como texto. Isso evita que o Excel formate ou trunque valores numéricos. Alguns campos exigem o código interno do SAP Business One em vez do nome. Por exemplo: Códigos de grupos de itens são numerados internamente começando em 100, 101, 102 etc. Os níveis principais de planos de contas são numerados internamente como , , etc. Entre todas as datas no formato aaaammdd, independentemente da localização (por exemplo, ). Verifique se a célula foi formatada como texto. Entre as casas decimais de acordo com o formato utilizado na localização; por exemplo, 10,50 ou Se importar campos de texto (por exemplo, Comentários), verifique se o texto não contém o caractere delimitador utilizado nos arquivos de importação; por exemplo, se utilizar arquivos delimitados por vírgula, então o texto Comentários não deverá conter vírgulas. Para importar um lançamento contábil manual para um parceiro de negócios, utilize os modelos de lançamento contábil manual, deixe o campo AccountCode vazio e entre o código do PN no campo ShortName SAP AG TB

137 Validação de sistema Criar lista de processos empresariais Explicar o processo empresarial central do novo sistema Verificar se os dados importados estão corretos Documentar todas as modificações necessárias à configuração ou ao escopo Após concluir a inicialização do sistema para a nova empresa e migrar os dados legados, sua próxima tarefa desta fase será validar os dados e os processos empresariais do cliente. Você validará cada processo empresarial com os leads do cliente, utilizando os dados recém-migrados para a nova empresa. Utilize uma cópia do banco de dados da empresa. Além de garantir que os processos empresariais são executados conforme o esperado, a equipe deverá assegurar que os dados migrados estão corretos. Você também deve verificar se as configurações iniciais foram validadas. Muitas dessas configurações são irreversíveis depois que o cliente entra em produção. Para verificar se você cobriu todas as tarefas cruciais, utilize a Lista de processos empresariais fornecida nos materiais do AIP. A lista é uma planilha e você pode filtrar os processos para que sejam mostrados somente os processos empresariais que foram considerados no escopo dessa parte da implementação. Complete a lista de processos empresariais juntamente com os leads funcionais do cliente. Você pode registrar a data em que cada processo foi validado com o cliente. Todos os processos da lista de processos empresariais devem ser validados e combinados com os leads do cliente. Todas as modificações feitas na configuração ou no escopo devem ser documentadas. SAP AG TB

138 Teste do sistema SAP Business One Plano de teste da funcionalidade central Pedido de venda O objetivo deste documento é testar a funcionalidade central Pedido de venda no SAP Business One. Esse plano de teste deve ser completado utilizando o banco de dados de teste que contém o cadastro da empresa. Conclua o plano de teste seguindo as etapas e completando a folha de trabalho. Após verificar se o resultado real corresponde ao resultado esperado, conforme definido no plano de teste, assine o documento e devolva-o para <Parceiro de implementação>. Pré-requisitos para testar a funcionalidade central Pedido de venda: 1. Parceiros de negócios incluídos no Business One 2. Itens entrados no Business One 3. Item de teste apresenta, no momento, a quantidade de 10 ou mais no Business One a. Se não existir nenhuma quantidade em estoque, consulte o plano de teste Recepção de mercadorias Criar casos de teste Criar planos de teste Testar sistema Documentar problemas Documentar solicitações de modificação *Esse plano de teste utiliza os parceiros de negócios e os itens contidos na empresa de exemplo, fornecidos pela SAP com o software Business One, para fins de demonstração. Etapas do processo Pedido de venda Nº da etapa 1. Etapa de ação Abra um novo pedido de venda no modo Adicionar Resultado previsto A tela Pedido de venda é exibida Resultado real (Sim/Não) Selecione um cliente Adicione um item no pedido de venda Clique na seta laranja ao lado de Nº do item O cliente pode ser selecionado em Pedido de venda O item pode ser adicionado ao pedido de venda A janela Cadastro do item é exibida Após a validação, a próxima etapa é o teste do sistema. O teste do sistema é executado pelos leads do cliente em conformidade com os planos de teste documentados e usando os dados de teste documentados. Os planos de teste documentados permitem aos leads do cliente utilizar o sistema com o mínimo de treinamento. Como um benefício adicional, os usuários do cliente se sentem mais confortáveis com o sistema e os planos de teste poderão ser utilizados como procedimentos após o sistema entrar em produção. Nota: utilize uma cópia do banco de dados de empresa do SAP Business One. Planos de teste de exemplo estão incluídos nos materiais do AIP para os principais documentos de vendas e compras e podem ser adaptados ao treinamento no sistema. Os planos de teste devem ser amplamente produzidos pelos leads do cliente com a sua ajuda. Todas as customizações feitas nos documentos de marketing ou nos processos empresariais deverão ser incorporadas aos planos de teste de exemplo. Utilize o modelo de caso de teste para documentar os dados de teste dos planos de teste. É recomendável utilizar as transações reais do cliente; por exemplo, utilize os últimos pedidos de venda e de compra registrados no sistema legado. Nota: para executar pedidos de venda, pode ser necessário fazer manualmente as entradas de mercadorias para adicionar itens ao estoque. Outra sugestão é iniciar a validação do sistema com o processo de compras e criar entradas de mercadorias durante o teste. Se o resultado real corresponder ao resultado esperado, conforme definido no plano de teste, o lead do cliente deverá assinar o documento e devolvê-lo a você. Dica: você também deve executar e imprimir relatórios como parte da validação do sistema. Todos os erros devem ser registrados e documentados pelos leads do cliente. Os leads podem utilizar o Log de atividades pendentes para documentar a atribuir responsabilidades pelos problemas encontrados durante o teste. Utilize o Formulário de solicitação de modificação para documentar e formalizar as novas modificações solicitadas pelo cliente durante esta fase. Utilize o Log de modificações para controlar as alterações combinadas. Todos os casos de teste devem ser concluídos com êxito e os resultados, revisados. O plano de projeto deverá ser atualizado se qualquer modificação for observada durante a validação e o teste do sistema. SAP AG TB

139 Exercício: Planos de teste Completar o plano de teste de pedido de venda na nova empresa Light & Music O plano de teste é fornecido nos material de AIP Localize os planos de teste nos materiais do AIP. Abra o plano de teste Pedido de venda. Siga as etapas do plano de teste. Selecione um dos clientes importados com o DTW e utilize o item MS3x3. Nota: se não tiver concluído os exercícios sobre o DTW, você precisará criar manualmente um item e recebê-lo no estoque. Se os resultado real não corresponder ao resultado esperado, faça uma anotação na coluna. SAP AG TB

140 Discussão Antes de ir para a próxima fase (Preparação final), a metodologia AIP recomenda que você defina um plano de cutover para iniciar a operação. O que deve constar de um plano de cutover? O que é preciso considerar antes de o sistema entrar em operação? SAP AG TB

141 Realização do projeto: Pontos principais Pontos principais deste tópico: Esta é a fase mais importante para um consultor de implementação Durante essa fase, você prepara e configura a empresa do cliente baseando-se no business blueprint O business blueprint deve ser o mais detalhado possível e deve ter a concordância do cliente Duas atividades demoradas são a migração de dados e as autorizações de usuários SAP AG TB

142 Realização do projeto: Resumo da unidade Agora você está apto a: Descrever as tarefas do Programa de implementação acelerada do SAP Business One para a fase Realização do projeto Criar e inicializar uma nova empresa Agrupar usuários por função, atribuir tipos de licença e administrar autorizações de usuários Utilizar o Data Transfer Workbench para migrar dados para o SAP Business One SAP AG TB

143 Slides opcionais SAP AG TB

144 Tipos de usuário limitado Limitado à Logística Limitado a CRM Limitado a Finanças Limitado à Logística Autorização total para docs. de vendas (inclusive NF de saída) e itens Visão apenas de cotações de vendas Autorizações totais para C/P (exceto NF de entrada e nota de crédito) Autorização total para Parceiros de negócios Autorização total para Estoque e Produção (exceto atualizações de preços) Limitado a CRM Autorização total para oportunidades de vendas e PNs Autorizações totais p/ docs. vendas: cotação por devolução Visão somente de NF de saída e nota de crédito Autorizações totais p/ pedidos e relatórios de compra Autorização total para menu Serviço e relatórios Autorização total para os dados do cadastro do item Limitado a Finanças Autorização total para Finanças, exceto Orçamento e Contabilidade de custos Autorização parcial para C/P Visão apenas de Vendas Autorização total para Parceiros de negócios e Banco Visão apenas de Estoque O tipo de usuário limitado à logística destina-se aos empregados que lidam com as tarefas diárias de vendas, depois de fechado o negócio, e também com as tarefas diárias de compras e estoque. Esse usuário tem: Autorização total para documentos de vendas e itens, mas visão apenas de cotações de vendas Autorizações totais para o módulo C/P (exceto NF de entrada e nota de crédito) Autorização total para parceiros de negócios, exceto reconciliação interna Autorização total para o módulo Estoque e para o módulo Produção. Contudo, o usuário de logísticas não pode atualizar listas de preços nem preços de listas técnicas. O tipo de usuário limitado a CRM tem: Autorização parcial para administração Autorização total para oportunidades de vendas e parceiros de negócios Autorizações totais p/ documentos de vendas: documento de cotação por devolução Esse usuário tem visão apenas de nota fiscal de saída e nota de crédito. Autorização total para pedidos e relatórios de compra Autorização total para menu Serviço e relatórios Autorização total para os dados do cadastro do item O tipo de usuário limitado a finanças destina-se aos empregados que lidam com as tarefas diárias em finanças e processamento de pagamentos. Esse tipo de usuário tem: Autorização parcial para administração Autorização total para Finanças, exceto Orçamento e Contabilidade de custos Autorização parcial para C/P pode emitir nota fiscal de saída, documentos de crédito e de despesa de importação. Visão apenas de documentos de vendas Autorização total para Parceiros de negócios e Banco. Isso inclui reconciliação interna. Visão apenas do módulo Estoque. Importante: Detalhes adicionais podem ser encontrados no gráfico comparativos de licenças, no portal do parceiro. SAP AG TB

145 Autorizações definidas pela hierarquia organizacional Marc Manager Diretor executivo Par Gerente Subordinado Marc Seller Gerente de contas George Profit Gerente de vendas Fred Buyer Vendedor Mary Discount Vendedora O recurso Propriedade dos dados permite estabelecer um "proprietário" do documento e conceder a outra pessoa o acesso a esse documento com base no relacionamento da pessoa com o proprietário. Isso é especialmente relevante para departamentos do cliente, como vendas e compras, que talvez precisem restringir o acesso a documentos do departamento. Primeiro, crie o cadastro do empregado para definir a hierarquia organizacional. Para criar o cadastro do empregado, selecione Recursos humanos Cadastro do empregado. É possível vincular o cadastro do empregado a contas de usuário. Em seguida, defina as autorizações de propriedade de dados. Selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Autorizações de propriedade de dados para definir as autorizações necessárias à propriedade dos dados. Por linha hierárquica: Par: o usuário pode acessar os documentos que são propriedade de um colega no mesmo nível da hierarquia. Gerente: o usuário pode acessar os documentos que são propriedade do seu gerente direto. Subordinado: o usuário pode acessar os documentos que são propriedade de qualquer um dos seus subordinados diretos. Por linha organizacional: Departamento: o usuário pode acessar os documentos que são propriedade de qualquer usuário que seja membro do mesmo departamento. Filial: o usuário pode acessar os documentos que são propriedade de qualquer usuário que seja membro da mesma filial. Equipe: o usuário pode acessar os documentos que são propriedade de qualquer usuário que seja membro da mesma equipe. São possíveis os seguintes níveis de autorização: Nenhum: o usuário não pode acessar os documentos do grupo de autorizações. S/L (somente leitura): o usuário pode exibir, mas não pode modificar documentos do grupo de autorizações. Total: o usuário pode exibir e modificar documentos do grupo de autorizações. SAP AG TB

146 Propriedade dos dados Documento Dados do cabeçalho Parceiro negócios Linhas Tipo documento Item/serviço 1 Nº item Descrição do item Quantidade Propriet. 2 Dados do cabeçalho Vendedor Propriet. Cadastro do parceiro de negócios O recurso Propriedade dos dados é controlado pelo campo proprietário nos documentos de vendas e compras. Cada documento ou até mesmo cada item de linha em um documento deve ter um proprietário. O proprietário e as respectivas configurações de propriedade dos dados controlam quem pode exibir e modificar o documento. O vendedor ou o comprador é atribuído ao cadastro de um parceiro de negócios. Quando você seleciona um parceiro de negócios em um documento, o sistema acessa o cadastro do parceiro de negócios e obtém o comprador ou o vendedor para copiá-lo no campo relevante do documento. Se o comprador ou o vendedor estiver atribuído a um cadastro de empregado, esse empregado será proposto como o proprietário do documento e dos itens de linha. Se o comprador ou o vendedor não estiver atribuído a nenhum cadastro de empregado, o usuário atual será proposto como o proprietário do documento e dos itens de linha. Você pode modificar o padrão proposto, mas, depois que o proprietário tiver sido atribuído, apenas ele ou um superusuário poderá modificar o proprietário. Um usuário sempre pode acessar seus próprios documentos. Para ativar as autorizações de propriedade de dados, selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Exceções de propriedade de dados e selecione o indicador Filtragem de proprietários ativa. Além disso, para cada documento, existem as seguintes opções: Sem filtragem: o documento está disponível para todos os usuários. A propriedade dos dados não está ativa para esse tipo de documento. Por proprietários de cabeçalho e linha: qualquer proprietário no nível do cabeçalho ou do item de linha é considerado um proprietário de um documento desse tipo. Apenas por proprietário de cabeçalho: apenas o proprietário no nível do cabeçalho é considerado proprietário de um documento desse tipo. SAP AG TB

147 Carregando dados de ODBC Data Transfer Workbench Banco de dados SQL legado Instrução Select simples Assist. import. dds. DI- A P I SAP Business One Se os dados legados estiverem em um banco de dados SQL, você poderá importar utilizando instruções Select em uma conexão ODBC. Primeiro, crie uma fonte de dados usando ODBC. Selecione Painel de controle Ferramentas administrativas Fontes de dados (ODBC) para criar um DSN (nome de fonte de dados). No assistente de importação do Data Transfer Workbench, selecione "ODBC" na lista drop-down "Tipo de fonte de dados". Selecione o objeto. Para os registros de dados selecionados por meio de ODBC, é possível utilizar instruções SQL para extrair registros do banco de dados. Por exemplo, para importar parceiros de negócios, na lista drop-down, selecione o DSN e digite o usuário e a senha do banco de dados legado. No campo Instrução Select simples, entre a instrução SQL (por exemplo, Select CardCode as RecordKey, * no nome da tabela do banco de dados legado). Nota: o DTW não oferece suporte a uma execução programada que importe dados por meio de ODBC. Para obter mais informações, consulte o SAP Notes e e o Guia Prático do Data Transfer Workbench. Nota: se o objeto contiver tabelas dependentes, tais como parceiros de negócios com Pessoa de contato e Endereço, selecione separadamente os dados do parceiro de negócios e os dados relacionados à pessoa de contato e ao endereço, usando ODBC. Nota: se os arquivos de dados contiverem arquivos de cabeçalho e de item, defina as chaves primárias; por exemplo, RecordKey. Por exemplo, a instrução SQL "Select CardCode as RecordKey", * from OCRD pode ser aplicada a parceiros de negócios do objeto obusinesspartners. A instrução SQL "Select CardCode as RecordKey", * from CRD1 pode ser aplicada a BPAddresses. Se o arquivo de dados contiver apenas arquivos de cabeçalho, não haverá necessidade de definir chaves primárias. Por exemplo, você pode obter dados da tabela OACT usando a instrução SQL "Select * from OACT" para aplicar ao objeto ochartofaccounts. SAP AG TB

148 SAP AG TB

149 Unidade: Ferramentas de customização Tópicos Consultas Administração de alertas Procedimentos de autorização Valores definidos pelo usuário Campos e tabelas definidos pelo usuário Layouts de impressão SAP AG TB

150 Ferramentas de customização: Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, você estará apto a: Utilizar as ferramentas de configuração e customização do SAP Business One para implementar as exigências do cliente Criar e executar consultas Definir alertas de usuário Configurar e utilizar procedimentos de autorização para documentos Adicionar valores definidos pelo usuário em campos de formulário Adicionar campos e tabelas ao banco de dados (campos e tabelas definidos pelo usuário) Configurar layouts de impressão para documentos Nesta unidade, você aprenderá a utilizar as ferramentas de configuração e customização do SAP Business One. Essas ferramentas são acessíveis no cliente SAP Business One e não é necessário o SDK. Você praticará utilizando essas ferramentas para efetuar customizações simples no novo banco de dados que você criou para Light & Music. Esta experiência mostrará a quantidade de esforço envolvida para implementar cada customização. Isso permitirá que você avalie com maior facilidade o tempo necessário para concluir essas configurações, em um projeto de implementação real. SAP AG TB

151 Ferramentas de customização: Cenário empresarial Na fase de realização de projeto, até agora você: Inicializou o banco de dados da empresa para Light & Music, de acordo com o plano empresarial Migrou os dados legados A Light & Music tem exigências empresariais adicionais que você pode implementar utilizando as ferramentas de configuração e customização do SAP Business One. SAP AG TB

152 Ferramentas de customização Consultas Relatórios ad hoc Alertas Notificar os usuários quando ocorrerem determinados eventos Procedimentos de autorização Valores definidos pelo usuário Campos, tabelas e objetos definidos pelo usuário Layouts de impressão Processamento de workflow Automatizar a entrada de dados no campo de formulário Ampliar e customizar formulários Mudar a aparência de documentos impressos As ferramentas de customização permitem que você, como um consultor de implementação, implemente as exigências do cliente sem a necessidade de programação de SDK. Nesta unidade primeiramente vamos examinar como você pode usar as consultas. As consultas são a base de muitas customizações. Além de utilizar consultas para gerar relatórios ad-hoc, você também pode combinar as consultas com valores e campos definidos pelo usuário, alertas e procedimentos de autorização. SAP AG TB

153 Tópicos de Ferramentas de customização Tópico 1: Consultas Tópico 2: Administração de alertas Tópico 3: Procedimentos de autorização Tópico 4: Valores definidos pelo usuário Tópico 5: Campos e tabelas definidos pelo usuário Tópico 6: Layouts de impressão SAP AG TB

154 Ferramentas para a criação de consultas Gerador de consultas Assistente de consultas Uma consulta é um relatório ad hoc que lê diretamente as tabelas necessárias do banco de dados e as exibe formatadas, utilizando uma linguagem de consulta estruturada (SQL). Para executar as consultas, você precisa ter algum conhecimento sobre as tabelas e os campos do SAP Business One. As consultas são importantes porque podem ser utilizadas com outras ferramentas de customização: valores definidos pelo usuário, alertas e procedimentos de autorização. O SAP Business One fornece duas ferramentas diferentes para criar as instruções SQL necessárias: Assistente de consultas Gerador de consultas As duas ferramentas oferecem as mesmas funções e permitem que você salve as consultas no SAP Business One. Entretanto, a seguinte distinção pode ser feita: O Assistente de consulta orienta você passo a passo ao longo do processo de criação de uma consulta. O sistema gera as instruções SQL em background e as mantém permanentemente ocultas. O usuário não precisa ter grandes conhecimentos em SQL. O Gerador de consultas possui uma interface amigável de uma tela para a criação de uma instrução SQL. O sistema exibe os comandos SQL de modo que você possa processá-los diretamente. Ter conhecimentos de SQL é uma vantagem. Se você tiver noções básicas de SQL, considerará o Gerador de consultas muito mais rápido que o Assistente de consultas. SAP AG TB

155 Elementos de uma consulta Selecionar tabelas e suas relações Selecione Campos de tabelas (ajustar títulos, se necessário) Campos de cálculo (opcional) Ordenar (Ordenar por) (opcional) Direção (ordem crescente, ordem decrescente) Sequência (1º campo de ordenação, 2º, etc.) Agrupar por (opcional) Campos segundo os quais as linhas são agrupadas Tipo de agrupamento (total de registros, total de registros diferentes, valor, média, mínimo, máximo) Condições (Where) (opcional) Condições fixas Variáveis SELECT DocNum, CardCode, CardName, DocTotal FROM OPOR WHERE DocType = 'S' and DocStatus = 'O' and (DocDate > getdate() -7) ORDER BY DocDate Uma consulta ou a instrução SQL subjacente contém um ou mais dos elementos listados no slide. Selecione primeiro as tabelas que contiverem os campos que você deseja exibir na consulta. Se você selecionar várias tabelas para uma consulta, normalmente, será necessário criar relações entre elas. Por exemplo, você deve vincular as tabelas para pedidos de venda (ORDR) e os registros de cadastros de parceiros de negócios (OCRD) utilizando o código do parceiro de negócios. As ferramentas Assistente de consultas e o Gerador de consultas criam, automaticamente, esses vínculos. Selecione os campos das tabelas selecionadas que deseja exibir no resultado da consulta. É possível adicionar campos de cálculo que exibam o resultado de uma soma, subtração, multiplicação ou divisão de dois campos. A instrução GROUP BY é utilizada juntamente com uma função agregada (como SUM) para resumir os resultados. Você pode agrupar por uma ou mais colunas. Os campos podem ser agrupados por: número de registros de dados no grupo (total de registros) número de registros de dados diferentes no grupo (total de registros diferentes) Total do campo (montante) Mínimo do campo (mínimo) Máximo do campo (máximo) Média do campo (média) Você pode definir condições fixas (por exemplo, tipo de parceiro de negócios = C ) ou especificar parâmetros que você poderá entrar quando a consulta for executada. SAP AG TB

156 Informações sobre campos e tabelas Visão Informações do sistema Cadastro de parceiros de negócios Código Nome da tabela Nome do campo [ OCRD, CardCode] Barra de status Você pode utilizar as Informações do sistema para localizar com facilidade os nomes de tabela e campo a serem utilizados nas consultas. A barra de status, que se encontra ao longo da parte inferior da janela principal do SAP Business One, contém diversos campos de texto. O lado esquerdo exibe o status e depura as informações sobre qualquer janela que esteja aberta. Ao selecionar Informações de sistema no menu Visão, você pode visualizar informações detalhadas sobre qualquer campo por onde o cursor passe. Por exemplo, na janela Cadastro de parceiros de negócios, se você mover o mouse sobre o campo Código, a barra de status mostrará o nome da tabela (OCRD) e o nome do campo da tabela (CardCode) Se você abrir um documento que contenha linhas, como um Pedido de venda, e mover o mouse sobre as colunas da linha, as informações do sistema exibirão, além do nome da tabela e do campo, a Coluna e a Variável do campo na janela ativa. Isso pode ser útil em consultas onde você deseja recuperar um valor específico de um campo na janela ativa. SAP AG TB

157 Gerador de consultas Selecionar tabelas e suas relações Funções agregadas (entrar manualmente) Selecionar campos Campos de tabelas por Drag&Drop Campos de cálculo manual Gerador de consultas Nome DocNum Doctype Canceled Handwritten Printed DocStatus Invnt.Status Transfered ObjType DocDate DocDueDate CardCode CardName Address NumAtCard VatPercent VatSum VatSumFC Descrição Número do documento Tipo de documento Cancelado Numeração manual Impresso Status do documento Status do depósito Transferir ano Tipo de objeto Data de lançamento Data do documento Código cliente/fornecedor Nome cliente/fornecedor Endereço de cobrança Nº ref. cliente/fornecedor % de imposto Total de imposto Soma imposto (ME) Selecionar De Onde Ordenar por Agrupar por Condições Igual Maior que Menor que Maior ou igual Menor ou igual Diferente Contém Não contém Começa por Termina em É NULO NÃO É NULO Variáveis Executar Fechar Condições Definir ordenação Campos utilizados para agrupamento Definir condições utilizando o quadro de exibição à direita O Gerador de consultas permite que você crie uma instrução SQL em uma única etapa. Para utilizar o Gerador de consultas, selecione Ferramentas Consultas Gerador de consultas. Você pode entrar os nomes de tabela desejados na coluna à esquerda. O sistema determina automaticamente a relação entre as tabelas selecionadas. Se você selecionar uma tabela definida pelo usuário, é necessário incluir colchetes no nome da tabela definida pelo usuário, por exemplo, SELECT * FROM [@<nome da tabela>] Depois de selecionar uma tabela, o Gerador de consultas mostra os campos da tabela selecionada e suas descrições. Você pode selecionar os campos desejados com um clique duplo. Se você deseja realizar cálculos, deverá adicioná-los manualmente utilizando a sintaxe SQL. É possível adicionar condições aos registros de dados selecionando Condições e utilizando a área de exibição da direita. Clique duas vezes para selecionar os campos que você deseja que o sistema utilize na cláusula WHERE e na cláusula SORT BY. Também é possível especificar os campos de agrupamento para agregar dados, mas você deverá entrar manualmente o tipo de agrupamento para os campos selecionados. A sintaxe do agrupamento é a seguinte: Total de registros COUNT(field) Total de registros diferentes COUNT(DISTINCT field) Valor SUM(field) Mínimo MIN(field) Máximo MAX(field) Médio AVG(field) SAP AG TB

158 Executando e administrando consultas Exibir/ocultar instrução SQL Consultas Modificar instrução SQL CardCode C00001 C00002 C00003 C00006 CardName GroupCode Total Neumann Matratzen GmbH Heinz Mayer Thomas Maurer Möbel & Mehr Executar Cancel. Inverter tabela Gravar Abrir Executar consulta novamente Exibir consulta como gráfico Gravar em categorias Abrir outra consulta Após a criação da consulta com uma das duas ferramentas, o sistema a executa. Você também pode exibir os resultados como um gráfico. Você pode gravar a consulta e atribuí-la a uma categoria. A Categoria geral é fornecida no sistema, mas você pode adicionar novas categorias. Para adicionar uma nova categoria, na janela Gravar consulta selecione Administrar categorias. Você pode adicionar uma nova categoria e atribuí-la a um ou mais grupos de autorização. Nas autorizações gerais, você pode autorizar um usuário a executar consultas pertencentes a um determinado grupo de autorização. As consultas fornecidas pela SAP encontram-se na categoria Sistema. Selecione Ferramentas Consultas Consultas do sistema <nome da consulta> para executar uma consulta do sistema. As consultas que você criar e gravar em uma categoria estão localizadas como Consultas de usuário. Selecione Ferramentas Consultas Consultas do usuário <categoria da consulta> <nome da consulta> para executar uma consulta gravada do usuário. Depois de gravar e fechar a consulta, você só poderá mudá-la processando a instrução SQL e gravando-a novamente. Para definir um layout de impressão para imprimir uma consulta, selecione Ferramentas Consultas Gerente de consultas e selecione Criar relatório para associar um layout de impressão. Nota: a impressão de layouts será abordada posteriormente nesta unidade. SAP AG TB

159 Exercício: Consultas Criar consultas básicas Siga o exercício Consultas para criar consultas básicas utilizando o Gerador de consultas. SAP AG TB

160 Tópicos de ferramentas de customização Tópico 1: Consultas Tópico 2: Administração de alertas Tópico 3: Procedimentos de autorização Tópico 4: Valores definidos pelo usuário Tópico 5: Campos e tabelas definidos pelo usuário Tópico 6: Layouts de impressão SAP AG TB

161 Alertas: Cenário empresarial O gerente de compras deseja ser informado, automaticamente, assim que o nível de estoque de um item ficar abaixo da quantidade mínima de estoque. Solução: Utilize um alerta predefinido. SAP AG TB

162 Administração de alertas Alertas definidos pelo usuário baseados em consultas Especificar condições (por ex., desvio máximo) Selecionar documentos que o sistema deve verificar Especificar consulta gravada Especificar frequência (com que frequência o sistema deve executar a consulta) Gravar histórico? Quem recebe um alerta e como? Definir prioridades Definir alerta como ativo No SAP Business One, os alertas são utilizados para informar determinados usuários sobre determinados eventos ocorridos no sistema. Selecione Administração Administração de alertas para definir e atualizar alertas. Você pode distinguir entre alertas predefinidos e alertas definidos pelo usuário. Alertas predefinidos: O SAP Business One contém seis funções de alerta predefinidas (desvio do orçamento, desvio do desconto (em %), desvio da porcentagem de lucro bruto, desvio do compromisso, desvio do limite de crédito e desvio do estoque mínimo). Para os alertas predefinidos, com exceção do desvio de estoque mínimo, você pode decidir quais documentos serão verificados e, assim, limitar ou expandir o escopo do alerta. Para alguns dos alertas predefinidos, você também tem que especificar uma condição (por exemplo, a % de desconto) e os documentos que o sistema deve verificar. Alertas definidos pelo usuário: Os alertas definidos pelo usuário são baseados em consultas. O sistema aciona um alerta quando as condições de uma consulta são atendidas. O resultado da consulta, então, é exibido como um alerta. Para alertas definidos pelo usuário, você deve especificar a frequência com que o sistema deve executar a consulta em background. Para alertas definidos pelo usuário, você também pode decidir se um novo alerta deve substituir um alerta antigo ou não (selecionar o indicador Gravar histórico. Para todos os alertas, é necessário especificar quem o sistema deve alertar e como isso deve acontecer (internamente, , SMS ou fax), assim como a prioridade do alerta. Além disso, é necessário ativar o alerta para que ele ocorra. Nota: para visualizar os alertas predefinidos, digite o caractere curinga * na janela Administração de alertas. SAP AG TB

163 Discussão: Alertas Durante a criação de uma entrega, o nível de estoque de um item fica abaixo da quantidade mínima de estoque. Você recebe um alerta Desvio do estoque mínimo. Como esse alerta afeta o workflow? SAP AG TB

164 Exercício: Alertas Efetue os exercícios de alertas. Siga o exercício Administração de alertas para configurar os alertas da Light & Music. SAP AG TB

165 Tópicos de Ferramentas de customização Tópico 1: Consultas Tópico 2: Administração de alertas Tópico 3: Procedimentos de autorização Tópico 4: Valores definidos pelo usuário Tópico 5: Campos e tabelas definidos pelo utilizador Tópico 6: Layouts de impressão SAP AG TB

166 Procedimentos de autorização: Cenário empresarial Para controlar as solicitações de ressarcimento de despesas, agora a empresa exige que todas as despesas acima de 500 sejam aprovadas pelo departamento de contabilidade. A aprovação deve ocorrer antes que as despesas sejam adicionadas ao sistema. Solução: utilizar um procedimento de autorização. SAP AG TB

167 Procedimentos de autorização Autor 1 2 Não Condição atendida? (por exemplo, Valor do documento > 5000?) Sim Aprovado ou Recusado Recusado 3? Aprovador de nível 2 5 Autorizado? Aprovador de nível 1 4 O sistema grava o documento como esboço. Uma mensagem é enviada para informar os aprovadores de níveis que um documento requer autorização. Os alertas informam os usuário a respeito dos eventos após sua ocorrência. Em contraste, os processos de aprovação podem bloquear eventos até serem aprovados pela parte responsável. No SAP Business One, você pode configurar os procedimentos de autorização para vendas, compras e documentos de estoque. Os procedimentos de autorização permitem modelar um procedimento de autorização manual, eletronicamente, com o SAP Business One. Quando você adiciona um documento no sistema, o sistema verifica as condições do procedimento de autorização e, se as condições tiverem sido cumpridas, impede que o documento continue a ser processado. O sistema informa o usuário de que é necessário um procedimento de autorização e é possível entrar um texto adicional para o aprovador. O sistema grava o documento como esboço e informa os possíveis aprovadores de que um documento necessita da sua autorização. O documento pode passar por uma ou mais autorizações ou níveis de autorização, antes de poder ser finalmente lançado. Após a autorização, o autor recebe um mensagem e pode finalmente gerar o documento a partir do esboço. Como alternativa, o aprovador pode gerar diretamente o documento a partir do esboço. Neste caso, o autor também recebe uma mensagem. Nota: Os procedimentos de autorização utilizam alertas para notificar os aprovadores. SAP AG TB

168 Definindo aprovadores e seus níveis Níveis de autorização: Nível 3: Contador Nível 2: Gerente de compras Nível 1: Sra. Smith OU Nível 1: Sr. Jones Para modelar o workflow para processos de autorização, primeiramente defina os aprovadores e seus níveis. Cada nível de autorização contém os nomes dos usuários necessários para aprovar o documento. Você pode especificar vários nomes para autorizar um documento em um nível. Você pode exigir que um ou mais usuários nomeados autorizem o documento. A especificação de uma lista de vários aprovadores para um nível permite que o workflow continue mesmo quando algum dos aprovadores estiver fora do escritório. Exemplo: No nível um, a autorização pode ser concedida pela Sra. Smith e pelo Sr. Jones. Mas é necessária a autorização somente de um deles. Em outras palavras, mesmo que você tenha atribuído no sistema dois usuários a um nível, a quantidade de autorizações necessárias continua sendo uma. Nota: todos os aprovadores devem recusar o documento para ele ser retornado para o autor. Você pode ter mais de um aprovador e seu nível no processo de autorização do documento. Note que o processo de autorização não se moverá para o próximo nível até o documento ser autorizado no nível anterior. Selecione Administração Procedimentos de autorização Aprovadores e seus níveis para definir e atualizar os aprovadores e seus níveis. SAP AG TB

169 Definindo modelos de autorização Nome Ativo Observações Autor Documentos Níveis Condições Documentos de quem... têm de ser autorizados por quem... quando certas condições são atendidas? Sempre Quando o seguinte se aplica: Condições predefinidas ou Condições baseadas em consultas do usuário O modelo de autorização é onde as condições são definidas para o processo de autorização: Quais usuários (autores) estão sujeitos ao processo de autorização. Você precisa selecionar todos os usuários pelo nome. Se nenhum usuário for nomeado no modelo de autorização, nenhuma autorização será acionada. Quais documentos estão sujeitos ao processo de autorização. Por exemplo, para um processo de autorização de vendas, você pode selecionar Cotações de vendas, Pedidos de venda e Documento de entrega para as mesmas condições de autorização. Nota: você não pode combinar documentos de vendas e compras com documentos de estoque (Recebimento de mercadoria, Saída de mercadorias e Transferência de estoque) em um modelo. Será necessário definir dois modelos de autorização separados. A lista de aprovadores e níveis definida anteriormente. O sistema informa os aprovadores em cada nível, por meio de um alerta, que solicita uma decisão deles (autorizar ou recusar). As condições sob as quais o documento foi bloqueado para processamento posterior. Você pode selecionar essas opções: - sempre acionar o procedimento de autorização quando um dos autores criar um dos tipos de documento selecionado. - acionar o procedimento de autorização, se uma das condições predefinidas for atendida (por exemplo, valor > USD 5000 ou desconto > 10 por cento etc.). - acionar o procedimento de autorização dependendo dos resultados de uma consulta definida pelo usuário. Selecione Administração Procedimentos de autorização Modelos de autorização para definir e atualizar os modelos de autorização. Depois de adicionar um modelo de autorização, você não poderá mudá-lo nem removê-lo, somente inativá-lo. Nota: Um usuário, que é entrado como autor de um documento em um modelo de autorização, não pode desmarcar o indicador Ativo nem modificar o modelo de autorização. SAP AG TB

170 Autorizações com várias condições selecionadas Modelo de autorização Selecio nar Condição Desvio do limite de crédito Desvio da reserva % de lucro bruto % de desconto Desvio do orçamento Total do documento Se várias condições e/ou consultas forem selecionadas, o sistema as avaliará utilizando a lógica OR # Nome da consulta 1 Cotações de vendas > Se você selecionar mais de uma condição predefinida, o sistema vinculará todas as condições utilizando um operador OR, indicando que somente uma condição tem que ser atendida para acionar o procedimento de autorização. Você pode incluir condições predefinidas e consultas de usuário no mesmo modelo. Se você combinar uma condição predefinida com uma consulta de usuário, o sistema acionará um processo de autorização, se uma das condições for atendida. Em outras palavras, as condições são avaliadas com a lógica OR. Se você precisar que todas as condições sejam atendidas antes de uma autorização ser acionada, deverá utilizar uma consulta definida pelo usuário para especificar várias condições (na sintaxe SQL use AND para vincular as condições). Neste caso, não selecione nenhuma condição predefinida. Se você utilizar uma consulta definida pelo usuário em um processo de autorização, a consulta deverá iniciar com SELECT DISTINCT TRUE. Essa consulta resultará em uma instrução TRUE, se as condições da consulta forem atendidas. Uma instrução TRUE, em seguida, aciona o procedimento de autorização. Nota: Em uma consulta definida pelo usuário, você poder consultar campos somente nas tabelas de cabeçalho (por exemplo, OINV, ORDR) e não campos em tabelas de linhas (por exemplo, INV1, RDR1). Portanto, você poderá utilizar somente campos de cabeçalho, não campos de linha, na consulta. SAP AG TB

171 Sintaxes para referência a entradas de tela Nº do item de campo Nº da coluna de campo Barra de status [... Item= ## Coluna= ##. Nome da tabela, Nome do campo] $[Nome tabela. Nome campo] Você poderá utilizar a sintaxe do nome da tabela somente para um tipo específico de documento. Sintaxes $[$Nº item campo. Nº coluna campo.0].nº].moeda].data] Você pode utilizar essa sintaxe nos tipos de documento que têm a mesma estrutura. Uma consulta exibe somente os registros que já foram adicionados ao sistema anteriormente. Quando você utiliza uma consulta em um procedimento de autorização, a consulta deverá recuperar dados fora da janela atual, por exemplo, uma nota fiscal antes de ter sido adicionada ao sistema. Para recuperar dados na janela ativa, é necessário criar a consulta em uma determinada maneira. Há duas sintaxes possíveis: Utilizando a sintaxe $[Nome da tabela.nome do campo] para consultar os campos em uma tela de entrada. O nome da tabela é o da tabela do banco de dados que pertence à tela de entrada, por exemplo, OINV para a tela de entrada da nota fiscal de saída. Utilizando a sintaxe $[$Índice do campo.coluna do campo.número/moeda/data/0] consulte um campo na janela ativa. O sistema identifica, exclusivamente, cada campo de um documento utilizando um Número de item (índice) e um Número de coluna. Essa sintaxe é recomendada para uso em alertas e procedimentos de autorização, visto que a consulta se aplica a todas as telas de entrada de documento que compartilham a mesma estrutura. Se o campo for um campo de linha, especifique o Índice do campo e a Coluna. Se o campo for um campo de cabeçalho, defina a Coluna como 0 (por exemplo, $[$29.0.0]. Na recuperação de uma janela ativa, o resultado sempre será uma cadeia. Portanto, se um cálculo ou comparação for utilizado ele deverá ser convertido em uma cadeia na sintaxe: - Número: recupera o valor numérico fora de um campo, por exemplo, $[$24.0.número] -Moeda:recupera o símbolo da moeda fora de um campo do sistema - Data: recupera a cadeia como um campo de data que pode ser utilizado para cálculos -0:recupera a cadeia na tela como uma cadeia simples Dica: use Visão Informações do sistema para visualizar o número de item do campo e o número da coluna na barra de status na parte inferior da tela. SAP AG TB

172 Procedimentos de autorização: Relatórios Rel. status autorização Doc. Autor Modelo Status.. Rel. decisão autorização Relatório para o autor: Meus documentos foram aprovados? Doc. Autor Nível Resposta.. Relatório para aprovador: Quais documentos ainda preciso autorizar? O SAP Business One inclui dois relatórios para procedimentos de autorização: Relatório de status de autorização: Mostra todos os documentos (do ponto de vista do autor) que acionaram um procedimento de autorização, assim como o seu status. O autor pode cancelar o processo de autorização destacando o documento criado e selecionando Dados Cancelar. Esse procedimento pode ser revertido em Dados Recuperação. Relatório de decisão de autorização: Mostra os documentos (da visão do autorizador) que esperam autorização. A partir daqui, o aprovador pode autorizar ou recusar diretamente um documento ou até vários documentos ao mesmo tempo (atualização abrangente). Selecione Administração Procedimentos de autorização Relatório de status de autorização para executar o relatório de status de autorização. Selecione Administração Procedimentos de autorização Relatório de decisão de autorização para executar o relatório de decisão de autorização. SAP AG TB

173 Exercício: Procedimentos de autorização Efetue os exercícios de procedimentos de autorização. Siga o exercício Procedimentos de autorização para configurar os processos de autorização para a Light & Music. SAP AG TB

174 Discussão Todos os pedidos de compra entre 5000 e devem ser autorizados pelo gerente do usuário e, em seguida, pelo departamento de contabilidade. Além disso, todos os Pedidos de compra > devem ser autorizados pelo gerente de compras e, em seguida, pelo departamento de contabilidade. Quantos modelos de autorização seriam necessários? SAP AG TB

176 Valores definidos pelo usuário: Cenário empresarial A empresa tem itens em estoque, que estão classificados de acordo com o agrupamento de itens. Devido à grande quantidade de itens, o funcionário de compras deseja visualizar somente os itens pertencentes a um grupo de itens específico. Solução: defina uma consulta que solicite que o usuário entre um grupo de item quando o Pedido de compra for criado. Defina essa consulta como valores definidos pelo usuário no campo No. de item na tela de entrada de pedido de compra. Somente os produtos do grupo de itens selecionado serão exibidos. SAP AG TB

177 Valores definidos pelo usuário Opções: Sem pesquisa em valores definidos pelo usuário Pesquisa em valores existentes definidos pelo usuário Pesquisa de acordo com a consulta gravada Visão Exibição do operador de picking Valores definidos pelo usuário Mostra que existem valores definidos pelo usuário para este campo Os valores definidos pelo usuário são um mecanismo para automatizar a entrada de dados em campos de formulário. Os valores definidos pelo usuário podem ser uma lista de valores válidos onde o usuário pode selecionar um valor ou uma consulta que preencha o valor do campo. Qualquer uma dessas técnicas ajuda a assegurar que o usuário entre dados válidos. Os usuários autorizados podem adicionar valores definidos pelo usuário em qualquer campo de formulário, em um registro existente bem como em novos registros. A autorização geral Ferramentas de customização Valores definidos pelo usuário Configuração é exigida. Para adicionar um valor definido pelo usuário em um campo, selecione o campo e pressione Alt+Shift+F2. Uma janela é aberta e permite que você selecione uma opção: Sem pesquisa em valores definidos pelo usuário: utilize essa opção para remover os valores definidos pelo usuário de um campo Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário: permite que você crie uma lista fixa de valores na qual o usuário pode efetuar uma seleção. Por exemplo, em um pedido de venda você deseja entrar como o cliente soube da existência de sua empresa. Você pode ter uma lista que inclui o site da Web, , publicação comercial, etc. Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário de acordo com consulta gravada: permite que você adicione um consulta que pode preencher automaticamente o campo, por exemplo, utilizando um cálculo ou seleção de um valor a partir de outra tabela ou campo. Nota: quando você adiciona um valor definido pelo usuário em um campo em um documento de marketing, isso é aplicado em todas as instâncias daquele documento. SAP AG TB

178 Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário Valores definidos pelo usuário - Configuração Sem pesquisa em valores definidos pelo usuário Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário de acordo com consulta gravada # Valor 1 Site da Web 2 3 Publicação comercial 4 Outra OK Cancelar Para ativar em campo de formulário Shift + F2 + Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário é o tipo mais simples de valores definidos pelo usuário. Para qualquer campo (independentemente de ser um campo standard ou um campo definido pelo usuário), você pode definir uma lista de valores. Quando o usuário seleciona o campo e seleciona Shift+F2, a lista é mostrada e o usuário pode efetuar uma seleção nela. Por exemplo, em um pedido de venda talvez você deseje registrar como o cliente soube da existência de sua empresa. Você pode adicionar a lista de valores em qualquer campo existente e não utilizado no pedido de venda, por exemplo, o campo Observações. Outro exemplo possível é se você tiver blocos de texto standard que você deseja registrar no campo Observações de um documento. Você adiciona valores definidos pelo usuário no campo Observações de um documento e define uma lista de blocos de texto standard. O usuário poderá, em seguida, selecionar o texto adequado na lista, em vez de ter que digitar sempre as observações. Após a adição dos valores definidos pelo usuário em um campo, um ícone de lupa será exibido no campo. Se você não visualizá-la, poderá mudar isso selecionando Visão Exibição do operador de picking Valores definidos pelo usuário. A lupa será exibida em todos os campos com valores definidos pelo usuário. Você pode mudar e atualizar a lista de valores a qualquer momento selecionando Shift+Alt+F2. Aqui você também pode remover os valores definidos pelo usuário a partir de um campo, selecionando Sem pesquisar em valores definidos pelo usuário Nota: Para utilizar esse tipo de valores definidos pelo usuário, o usuário sempre deverá pressionar Shift+F2 no campo. SAP AG TB

179 Pesquisa de acordo com a consulta gravada Nº do item Descrição do item Qtd. Preço Shift + F2 + Executa a consulta Definir variáveis de pesquisa 960 Nome da marca Igual a OK Cancel. Parâmetros Valores existentes Selecionar uma entrada nos resultados da consulta Item por marca Procurar Código do item Descrição do item Nome da marca A00001 M00003 M00004 Dois lugares em clássico Mesa de jantar moderna Cabide de parede One & More One & More One & More M00005 Bloco de cozinha moderno One & More M00007 Mesa de computador One & More M00008 Quarto de criança Pacific One & More M00009 Cadeira de balanço One & More Procura valores existentes para parâmetro entrado Selecionar Cancel. Lista de resultados Você pode basear os valores definidos pelo usuário em uma consulta em vez de uma lista fixa de valores. Esse procedimento é muito mais eficiente, pois permite que o campo seja preenchido com base em um parâmetro entrado pelo usuário ou de acordo com o valor de outro campo localizado no mesmo documento ou em qualquer lugar do banco de dados. O exemplo mostrado no slide solicita que o usuário entre um parâmetro para a consulta. Quando a consulta é executada, a lista de itens é filtrada pelo parâmetro entrado pelo usuário. Para adicionar uma consulta em valores definidos pelo usuário: 1. Crie uma consulta e grave-a. 2. Adicione valores definidos pelo usuário em um campo e selecione a opção Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário de acordo com consulta gravada. 3. O usuário pressiona Shift+F2 no campo para executar a consulta e os resultados da consulta preenchem o campo. Dica: sempre teste a consulta de forma independente antes de adicioná-la como valores definidos pelo usuário. Tome conhecimento do tamanho máximo do campo que você está utilizando para o valor definido pelo usuário e assegure-se de que o resultado da consulta não exceda esse tamanho. SAP AG TB

180 Revisão: Referência a campos na janela ativa Nº do Item de campo Nº da coluna de campo Barra de status [... Item= ## Coluna= ##. Nome da tabela, Nome do campo] $[Nome tabela. Nome campo] Você poderá utilizar a sintaxe do nome da tabela somente para um tipo específico de documento. Sintaxes $[$Nº item campo. Nº coluna campo.0].nº].moeda].data] Você pode utilizar essa sintaxe nos tipos de documento que têm a mesma estrutura. Se a consulta precisar recuperar dados da janela ativa atual, será necessário utilizar a sintaxe especial para referir-se aos campos: $[Nome Tabela.Nome Campo] Se você deseja utilizar a mesma sintaxe de consulta em vários documentos com a mesma estrutura, utilize a sintaxe abaixo: $[$Item de campo.coluna do campo.número $[$Item de campo.coluna do campo.moeda $[$Item de campo.coluna do campo.data $[$Item de campo.coluna do campo.0 (Nota: essa é a sintaxe normalmente mais utilizada) Dica: utilize Visão Informações do sistema para visualizar o número de item do campo e o número da coluna na barra de status na parte inferior da tela. SAP AG TB

181 Atualização automática Valores definidos pelo usuário - Configuração Sem pesquisa em valores definidos pelo usuário Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário Pesquisar em valores existentes definidos pelo usuário de acordo com consulta gravada Adicionar número de referência Abrir consulta gravada Atualização automática quando os campos se alteram Código cliente/fornecedor Atualizar regularmente Exibir valores gravados definidos pelo usuário Opções para executar consulta automaticamente (atualização automática): Quando outro campo de cabeçalho muda (para campos de destino no cabeçalho ou linha do documento) Quando outro campo de linha muda (para campos de destino na linha de documento) Atualizar Cancelar Frequência: Executar consulta sempre que o campo alterar Executar consulta uma vez e gravar valores Você pode selecionar a opção para executar a consulta automaticamente se que o usuário precise pressionar Shift+F2 no campo. Para ativar isso, selecione Atualização automática quando os campos se alteram. Em seguida, é possível selecionar os dados do campo dependente que fazem com que a consulta seja executada quando o campo dependente tem seu valor alterado. Os valores definidos pelo usuário adicionados em um campo cabeçalho de um documento podem ser atualizados somente com base em outros campos de cabeçalho. Isso inclui todos os campos do documento que não estejam na tabela de linhas. No exemplo do slide, a consulta Adicionar número de referência entrará o número de referência de cliente ou fornecedor do cadastro em uma nota fiscal. A consulta será executada quando o Código do cliente/fornecedor mudar (isso é, quando o usuário abre um nota fiscal e seleciona o parceiro de negócios na lista). Os campos definidos pelo usuário adicionados à linha de um documento podem ser atualizados com base em outros campos de cabeçalho ou linha. Você pode selecionar uma outra opção para limitar o número de vezes que a consulta será executada: Atualizar regularmente: a consulta é executada sempre que o campo dependente é alterado (utilizando o modo Procurar, navegando por meio dos ícones último/próximo registro ou da seta laranja de drill-down). Essa opção pode resultar na mudança do valor do campo quando o documento é reaberto e pode ocasionar problemas de desempenho. Exibir valores gravados definidos pelo usuário: retém o valor calculado ou obtido pela consulta quando ela é executada pela primeira vez. Nota: essa opção é recomendada, pois mantém o valor inicial do campo. Essas opções também são aplicadas em valores definidos pelo usuário que você adiciona em campos definidos pelo usuário. Esse assunto será abordado posteriormente, nesta unidade. SAP AG TB

182 Exercício: Valores definidos pelo usuário Efetue os exercícios referentes aos valores definidos pelo usuário. Siga o exercício Valores definidos pelo usuário para adicionar os valores definidos pelo usuário. SAP AG TB

184 Campos e tabelas definidos pelo usuário: Cenário empresarial A equipe de vendas da empresa precisa visualizar o saldo atual do cliente quando estão ao telefone efetuando um novo pedido. Solução: adicione um campo definido pelo usuário ao pedido, com uma consulta para obter o saldo. SAP AG TB

185 Adição de campos definidos pelo usuário Atualizar dados de objeto Categoria Novo campo Campos de objeto standard Janela adicional OK Cancelar Abrir tabela Administrar campos de usuário Título Linhas Nº PN Nome Débito Crédito Vencimento Novo campo Coluna adicional O SAP Business One permite que usuários autorizados adicionem novos campos aos business objects do sistema. Você pode adicionar campos no cadastro, para documentos de marketing e para outros formulário como a lista de picking, centros de lucro e lançamentos contábeis manuais. Exemplos: classificação adicional de clientes e fornecedores, acesso direto à Internet utilizando cliente definido ou URLs de fornecedor, adição do logo da empresa ou descrições de rota ao cliente e exibição de imagens de item. Selecione Ferramentas Ferramentas de customização Administração de campos definidos pelo usuário para criar campos definidos pelo usuário. Os campos definidos pelo usuário podem ser adicionados no nível do cabeçalho (título) ou no nível da linha de um documento: No nível de cabeçalho: O sistema exibe os campos definidos pelo usuário em uma janela adicional posicionada, por padrão, à direita da janela existente. Você pode mudar essa posição. Para tornar essa janela visível, selecione Visão Campos definidos pelo usuário. Os campos definidos pelo usuário no nível de cabeçalho podem ser organizados em categorias para exibição. Isso é particularmente útil quando se utiliza um grande número de campos definidos pelo usuário. Quando você adiciona um campo definido pelo usuário aos documentos de marketing ele é adicionado, automaticamente, em todos os documentos de vendas e compras. Como alguns dos novos campos podem não ser relevantes a todos os documentos, você pode ordenar e exibir os campos obrigatórios por categoria. Para definir as categorias, abra um documento com um campo definido pelo usuário e selecione Ferramentas Ferramentas de customização Configurações, em seguida, abra a lista dropdown Categoria e selecione Definir novo para criar a categoria. No nível da linha: O sistema adiciona esse campo como uma coluna adicional à tabela. O campo fica visível e ativo por padrão. Você pode tornar o campo definido pelo usuário invisível ou inativo utilizando as configurações standard do documento, em Ferramentas Configurações de formulário As funções do campo definido pelo usuário como um campo normal e pode ser utilizado em consulta e relatórios. Você pode importar dados em campos definidos pelo usuário utilizando o Data Transfer Workbench. SAP AG TB

186 Definição de um campo definido pelo usuário Título e descrição Tipo e estrutura: Tipo Estrutura Alfanumérico Normal, Endereço, Telefone, Texto Numérico - Data/Hora Data, Hora Unidades e Totais Taxa, Valor, Preço, Qtd., Porcentagem, Medida Geral Hyperlink, Imagem Lista de valores válidos (opcionalmente para campos do tipo alfanumérico e numérico) Valor padrão Campo obrigatório (exige um valor padrão) Quando você adiciona um campo definido pelo usuário, o sistema atribui o prefixou_ ao campo definido pelo usuário no banco de dados. Isso facilita a localização desses campos nas ferramentas de relatório onde os nomes de campo de banco de dados são utilizados. Os campos definidos pelo usuário têm um determinado Tipo e, opcionalmente, uma Estrutura que depende do Tipo. A estrutura influencia o tamanho e o formato do campo: Os campos do tipo Alfanumérico permitem que você tenha diferentes estruturas. Por exemplo, a estrutura do Texto pode acomodar 2 GB de texto nos campos do cabeçalho e 255 KB de texto nos campos de linha. A estrutura Normal pode acomodar até 254 caracteres. Os campos com a estrutura Data são exibidos exatamente da mesma maneira que todos os outros campos de data no sistema e também permitem as mesmas entradas. Os campos do tipo Geral permitem anexar arquivos, hyperlinks ou imagens. Você pode abrir hyperlinks com um clique duplo. As imagens são armazenadas na pasta de imagens ou no diretório de anexos, que você entrou nas Configurações Gerais. Nota: Não é possível modificar o tipo do campo mais tarde. Se você tiver definido seu campo como alfanumérico ou numérico, poderá definir uma lista de valores válidos para aquele campo. Você pode entrar uma lista de valores válidos diretamente na definição do campo definido pelo usuário. Esta lista fica então disponível para o campo como uma lista drop-down. Você pode definir um valor padrão para o campo definido pelo usuário. Você pode tornar obrigatório o campo definido pelo usuário. Se você fizer isso, deverá fornecer um valor padrão Consulte o Guia prático para campos e tabelas definidos pelo usuário para obter mais informações. Nota: Os campos definidos pelo usuário adotam as configurações de visualização definidas nas Configurações gerais, por exemplo, casas decimais. SAP AG TB

187 Campos definidos pelo usuário com valores definidos pelo usuário Nota fiscal Geral Item Cliente Sem resumo Nome Moeda PN Destinat. CHF Cód./Nº catálogo Empg. contato Neumann Matratzen Mühldamm 3b Georg Ebert Nº Manual Data de lançamento Vencimento em Nº ref. cliente Intervalo nºs Saldo conta Observações Obs. do diário Vendedor Condições de pagamento Adicionar Cancel. C00001 Nota fiscal emitida C00001 Sabine Winter 30 dias Atualização automática quando os campos se alteram Total antes desconto % desconto Imposto Total Pago/Creditado Saldo Atualizar regularmente OU Exibir valores gravados definidos pelo usuário Cotação Pedido Entrega Da mesma forma que é possível adicionar uma lista de valores fixos em um campo definido pelo usuário, você também pode adicionar valores definidos pelo usuário com uma consulta para entrar dados em um campo definido pelo usuário automaticamente. Exemplo: Você incluiu um campo Saldo da conta definido pelo usuário no documento Nota fiscal. Você deseja que o sistema preencha este campo, automaticamente, com o saldo da conta do parceiro de negócios. Para isso, defina uma consulta que selecione o saldo da conta do parceiro de negócios. Em seguida, defina essa consulta como valores definidos pelo usuário para o campo Saldo da conta. Para garantir que o sistema exiba o saldo correto, defina-o para que o sistema atualize automaticamente o conteúdo quando você modificar o campo Cliente. Como você deseja visualizar o saldo de conta mais recente sempre que abrir o documento, deseja que a consulta seja atualizada regularmente. SAP AG TB

188 Adicionando tabelas definidas pelo usuário Tabelas definidas pelo usuário - Configuração Nome da tabela Descrição Tipo de objeto Nenhum objeto Cadastro Linhas do cadastro Documento Linhas do documento Novo campo Categoria Banco de dados da empresa definida pelo usuário OCRD OINV OTM OK Cancel. O SAP Business One permite que você crie suas próprias tabelas de banco de dados (tabelas definidas pelo usuário). Por exemplo, para: Administrar conjuntos de dados customizados relacionados, por exemplo, uma frota de carros ou uma lista de refeições disponíveis. Atualizar valores válidos para um campo definido pelo usuário localizado em uma tabela do sistema ou em uma tabela definida pelo usuário. As tabelas definidas pelo usuário tornam-se parte integrante do banco de dados da empresa. Elas são identificadas pelo Para criar novas tabelas, selecione Ferramentas Ferramentas de customização Tabelas definidas pelo usuário Configuração. Entre o nome da tabela e a descrição. O campo Tipo de objeto define o tipo de tabela como um cadastro ou documento. Para adicionar campos à tabela definida pelo usuário, selecione Ferramentas Janelas definidas pelo usuário e selecione o nome da tabela. Note que esta opção de menu é exibida somente depois que você adiciona uma tabela definida pelo usuário. Como padrão, as tabelas definidas pelo usuário são criadas com dois campos: Código (a chave, que deve ser exclusiva) e Nome (descrição). Em vez de adicionar uma lista fixa de valores ou valores definidos pelo usuário a um campo definido pelo usuário, você pode vincular uma tabela definida pelo usuário ao campo. Você pode vincular a mesma tabela definida pelo usuário a vários campos definidos pelo usuário. Nota: você pode vincular somente uma tabela definida pelo usuário aos campos definidos pelo usuário definidos como alfanuméricos ou normais. Abra a configuração para o campo definido pelo usuário na janela Campos definidos pelo usuário - Administração e selecione Definir tabela vinculada. Nota: este campo de seleção será exibido somente depois que você tiver criado uma tabela definida pelo usuário. Para obter mais informações, consulte o Guia prático Como criar campos e tabelas definidos pelo usuário. Dica: ao criar uma nova empresa você tem a opção de copiar os campos e as tabelas definidos pelo usuário na nova empresa. SAP AG TB

189 Exercício: Campos e tabelas definidos pelo usuário Efetue os exercícios referentes a campos e tabelas definidos pelo usuário Siga o exercício Campos e tabelas definidos pelo usuário para criar novos campos e tabelas para a Light & Music. SAP AG TB

190 Discussão Como você explicaria para seu cliente a diferença entre valores e campos definidos pelo usuário? SAP AG TB

192 Layouts de impressão Cada documento ou relatório de marketing requer um layout de impressão Este é um modelo da aparência do documento impresso SAP Business One Layout Documentos impressos Nota fiscal Layout Relatórios Os layouts impressos são modelos que definem a aparência de um documento impresso. Além disso, os relatórios do SAP Business One também têm um layout de impressão predefinido. Entretanto, as consultas ad hoc não têm. Ao implementar o SAP Business One, você pode utilizar layouts predefinidos como modelos para criar documentos de impressão específicos para o cliente. Isso normalmente é feito em documentos externos, mas você também pode customizar os layouts de documentos utilizados internamente como listas de picking e lista técnica. Também é possível criar novos layouts para relatórios customizados que você desenvolver. Embora você possa ter vários layouts de impressão para um documento, um layout deverá ser definido como o padrão para cada documento. Quando você visualiza ou imprime um documento, o layout visualizado é especificado no layout de impressão. Nota: se você imprimir ou visualizar um documento antes de adicioná-lo ao sistema, o sistema adicionará automaticamente a marca d'água do Esboço na impressão. SAP AG TB

193 Definir modelos padrão Vários layouts podem existir para um documento Ícone Designer do layout de impressão Designer do layout Critérios de seleção Selecionar tipo de documento Pedido (Itens) Modelo de layout Confirmação do pedido (DIN) (Sistema) Confirmação do pedido (Sistema) Confirmação do pedido (layout de teste) Modelo do cadastro do pedido (sistema) Pedido com ordenação Lista de picking (sistema) Processar Os usuários autorizados podem definir um layout como padrão para: Todos os usuários Usuário atual Usuários específicos (selecionados na lista) Parceiros de negócios ainda não atribuídos a um layout padrão Parceiros de negócios específicos (selecionados por código, grupo, propriedade ou idioma) OK Cancelar Definir como padrão Modelo padrão Definir como padrão para todos usuários Definir como padrão para usuários atuais Definir como padrão para usuários específicos Definircomo padrão para todos PNs (aos quais não foi atribuído um modelo padrão) Definir como padrão para PN específico OK Cancelar Em um documento ou relatório aberto, você pode selecionar o ícone Designer do layout de impressão para visualizar uma lista de todos os layouts de impressão armazenados no sistema. O layout padrão é destacado em negrito. Os usuários autorizados podem selecionar um layout diferente como padrão. Para ser autorizado, você precisa de Autorização total em Geral Mudar relatório padrão na janela de Autorização geral. Um novo modelo pode ser definido como padrão para: Todos os usuários Usuário atual Usuários específicos que você seleciona na lista de usuários Documentos para parceiros de negócios para os quais um modelo padrão ainda não foi atribuído Documentos para parceiros de negócios isso abre os critérios de seleção das Propriedades do PN, dessa forma você pode Selecionar todos os PNs, selecionar um intervalo ou selecionar parceiros de negócios com base em seus grupos ou propriedades. SAP AG TB

194 Administração de relatório e layout Documentos Finanças Oportunidades de vendas Vendas C/R Cotação de vendas Cotação de vendas Cotação de de vendas (itens) Pedido de venda Entrega... Compras C/P... Layouts ID de layout Nome do layout Tipo Idioma QUT20001 Cotação de vendas PLD Português do Brasil QUT20002 QUT20003 Créd-CR-Cotação vendas Cotação de vendas (Sistema) Crystal Report PLD Português do Brasil Português do Brasil Janela central para administrar layouts de impressão Na versão 8.8 e posteriores, os layouts de impressão podem ser criados no PLD (Designer do layout de impressão) ou em Crystal Reports. Utilize a janela Administração de relatórios e layout para administrar todos os layouts de impressão. Selecione Administração Configuração Geral Administração de relatórios e layout. Nesta janela, você pode importar e exportar layouts desenvolvidos no Crystal Reports entre o SAP Business One e o Crystal Reports ou entre os sistemas do SAP Business One (não é possível importar ou exportar layouts de PLD). Quando você exporta um layout do SAP Business One, ele é exportado como um pacote (*.b1p) e pode ser importado somente para outro sistema do SAP Business One. Além disso, você pode selecionar um layout e processá-lo. Se o layout estiver no formato PLD, a ferramenta Designer do layout de impressão será aberta. Se o layout estiver no formato de Crystal Reports e se o designer do Crystal Reports designer estiver instalado, ele será aberto. Você também pode acessar a janela Administração de relatórios e layout abrindo um documento e selecionando o ícone Designer do layout de impressão no menu superior e, em seguida, selecionando um modelo. A janela Administração de relatórios e layout será aberta e nela você poderá processar o layout. Utilizando o Crystal Reports, você poderá criar um layout de cadastro para documentos de vendas e compras que poderá ser aplicado a vários outros tipos de documentos de vendas e compras. Por exemplo, um layout de cadastro criado para uma nota fiscal de vendas pode ser aplicado às cotações de vendas ou entregas. SAP AG TB

195 Integração do Crystal Reports Quando o SAP Business One é selecionado como fonte de dados, as tabelas do SAP Business One são exibidas em ordem no menu da aplicação No Crystal Reports, você pode visualizar e gravar relatórios e layouts no SAP Business One No SAP Business One, você pode importar e exportar os relatórios e os layouts do Crystal Os recursos da integração entre o SAP Business One e o Crystal Reports permitem que você desenvolva e processe rapidamente os layouts de impressão. Um layout de impressão é basicamente um Crystal Report (*.rpt) que inclui um campo especial chamado ObjectID. Esse campo identifica a fonte do documento para o layout. No Crystal Reports, as tabelas do SAP Business One são mostradas para corresponder a estrutura do menu da aplicação e as tabelas são vinculadas automaticamente. Para utilizar os recursos de integração, você precisa selecionar o SAP Business One como a fonte de dados no Crystal Reports. Para fazer isso, selecione o Assistente do banco de dados e em Criar nova conexão, selecione SAP Business One. Depois de estabelecer a conexão, sempre que você abrir um layout de impressão no Crystal, as tabelas do SAP Business One serão exibidas. A integração entre o Crystal Reports e o SAP Business One permite que você trabalhe de duas maneiras: Você pode trabalhar exclusivamente no Crystal Reports. Você alterna entre o modo Design, onde processa o layout, e o modo Visualizar, onde é possível Visualizar o documento impresso. Para trabalhar desta maneira, você precisa entrar duas informações no Crystal Reports: o número do documento que você abriu no SAP Business One e o ObjectID do documento. Você pode trabalhar no modo Design no Crystal Reports e alternar novamente para o SAP Business One para Visualizar o documento impresso. No SAP Business One também é possível visualizar um documento de marketing utilizando um layout de impressão diferente (não o layout padrão). Isso será útil quando você estiver processando os layouts de impressão durante a implementação. Selecione Arquivo Visualizar layouts... SAP AG TB

196 Orientação para os layouts de impressão no Crystal Reports Assistente da seção Mostra as seções no layout e os nomes das tabelas e dos campos do SAP Business One utilizados em cada seção Assistente do banco de dados Mostra as tabelas do SAP Business One utilizadas no layout Explorador do campo Mostra os campos, as fórmulas, os parâmetros e os totais de execução do SAP Business One utilizados no layout O explorador do relatório exibe as áreas no layout, bem como os campos em cada área O assistente do banco de dados permite que você adicione as tabelas extras ao layout O explorador do campo exibe os campos das tabelas selecionadas e você pode arrastá-los para o layout. Os campos utilizados no layout são marcados com uma marca de seleção. As fórmulas permitem que você mostre os campos com base em condições. Você pode adicionar fórmulas, parâmetros, grupo e totais de execução. SAP AG TB

197 Seções do layout de impressão Layouts gerais de impressão do Crystal Reports Design Visualizar Cabeçalho do relatório Cabeçalho da página Cabeçalho do grupo a Informações impressas na parte superior de cada página Títulos de itens agrupados impressos em cada página. Cabeçalho do grupo b Detalhes a Detalhes b Rodapé do grupo Rodapé Rodapé da página Detalhes da linha. Informações de rodapé para o grupo, p. ex., totais de execução As informações serão impressas uma vez, no final do relatório. É possível incluir totais de relatório e sub-relatórios. Rodapé da página do relatório impresso na parte inferior de cada página, p.ex., números da página Os layouts gerais de impressão do Crystal Reports incluem seções para: Cabeçalho da página: Essas informações são impressas na parte superior de cada página. Você pode adicionar cabeçalhos de página extras (b, c, etc.) de informações que serão impressas somente na primeira página Cabeçalho do grupo: Se o layout for agrupado, você visualizará os cabeçalhos e os rodapés do Grupo. Você pode utilizar o cabeçalho do grupo nos títulos da linha do item. Detalhes: Eles contêm o corpo principal, como os itens. Rodapé do grupo: Contém informações de rodapé de um grupo Rodapé do relatório: Essas informações são impressas uma vez, no final do relatório. Elas contêm totais e sub-relatórios opcionalmente. No layout de Cotação de vendas, há um sub-relatório para os campos de imposto e um sub-relatório do subtotal e do total geral. Rodapé da página: Essas informações são impressas na parte inferior de cada página. Elas são utilizadas para números da página e outras informações da empresa. O ObjectId é exclusivo para cada documento de marketing, por exemplo, a Cotação de vendas é 23, a Nota fiscal de C/R é 13. Para localizar o ObjectID de um documento, execute uma consulta SQL na tabela do documento. Você deverá conhecer o ObjectID ao visualizar um layout no Crystal Reports. SAP AG TB

198 Exercício: Processar um layout de impressão Mudar os layouts de impressão para a Light and Music. Efetue o exercício Mudando layouts de impressão. SAP AG TB

199 Discussão Os layouts de impressão parecem ser bastante fáceis. Eles realmente são fáceis? SAP AG TB

200 Tópicos de ferramentas de customização: Pontos principais Pontos principais deste tópico: O SAP Business One tem uma vasta gama de ferramentas que permitem a ampliação e a customização dos documentos e do cadastro Os alertas reportam um evento quando ele ocorre; os procedimentos de autorização evitam que um evento ocorra a menos que seja autorizado Você precisa ter noções básicas sobre SQL e como escrever consultas, visto que essas são a base de muitas customizações Utilize Visão Informações do sistema para identificar os nomes de tabela e campo para consultas Os valores definidos pelo usuário são utilizados para auxiliar no preenchimento dos campos do formulário Os campos definidos pelo usuário permitem que você adicione campos extras aos formulários Os valores definidos pelo usuário podem ser utilizados com campos definidos pelo usuário Todos os documentos têm um layout de impressão padrão. Você pode editar layouts de impressão para impressão específica para o cliente. SAP AG TB

201 Tópicos de ferramentas de customização: Resumo da unidade Agora você está apto a: Utilizar as ferramentas de configuração e customização do SAP Business One para implementar as exigências do cliente Criar e executar consultas Definir alertas de usuário Configurar e utilizar procedimentos de autorização para documentos Adicionar valores definidos pelo usuário em campos Adicionar campos e tabelas ao banco de dados (campos e tabelas definidos pelo usuário) Processar layouts de impressão para documentos utilizando Crystal Reports SAP AG TB

202 Slides opcionais Assistente de consultas SAP AG TB

203 Assistente de consultas Assistente de consultas Assistente de consultas Assistente de consultas Selecionar tabelas Selecionar campos e ordenar pedidos Definir condições e relações Assistente de consultas Assistente de consultas Executar e gravar consulta Resumo de consultas Selecione Ferramentas Consultas Assistente de consultas para iniciar o Assistente de consultas. O Assistente de consultas orienta você durante o processo de criação de uma consulta: O sistema permite que você selecione uma ou mais tabelas em que deseja basear sua consulta. As tabelas vinculadas à tabelas selecionadas são exibidas na parte inferior da tela. Você pode incluí-las na seleção com um clique duplo. Em seguida, selecione os campos que deseja utilizar na sua consulta. Pressione Tab para visualizar todos os campos da tabela selecionada e selecione um ou mais campos. Você também pode modificar os cabeçalhos de coluna e incluir campos de cálculo que adicionam, subtraem, dividem ou multiplicam dois campos entre si. Utilizando o campo Sequência de ordenação determine como os resultados da consulta serão ordenados. Você também pode agrupar os registros dos dados, se desejar. Em seguida, defina as condições para a seleção de um registro de dados. Você também pode utilizar variáveis que devem ser entradas como [%0], [%1], etc. O sistema determina automaticamente as relações entre as tabelas selecionadas. É possível modificar essas condições, se necessário. Finalmente, o sistema exibe a instrução SQL que é gerada automaticamente. Para executar a instrução, selecione Concluir. Se você estiver satisfeito com a consulta, poderá gravá-la no SAP Business One. SAP AG TB

204 SAP AG TB

205 Capítulo: Preparação final Tópicos Programa de implementação acelerada do SAP Business One Fase 4. Tarefas, marcos e documentos da preparação final Cutover A meta desta fase é o início produtivo. Por este motivo, a maioria das atividades desta fase se concentra nas tarefas que devem ser executadas para colocar o cliente em produção. SAP AG TB

206 Preparação final: Objetivos do capítulo Ao concluir este capítulo, você estará apto a: Descrever as tarefas da fase 4 do Programa de implementação acelerada do SAP Business One Preparar o sistema do cliente e os usuários para o uso produtivo do SAP Business One Descrever o processo e as opções de transferência de saldos do sistema legado ao SAP Business One Entrar os saldos iniciais dos parceiros de negócios, estoque e contas contábeis no SAP Business One SAP AG TB

207 Preparação final: Cenário empresarial Na fase anterior, você: Instalou e configurou o SAP Business One para atender às necessidades do cliente Migrou o cadastro legado para o SAP Business One Concluiu a validação e o teste do sistema Agora, você irá preparar o sistema do cliente para entrar em produção. Após a conclusão do teste do sistema, você se concentra em verificar se os usuários e o sistema do cliente estão preparados para entrar em produção. SAP AG TB

208 Tópicos da preparação final Tópico 1: Tarefas, marcos e documentos da preparação final Tópico 2: Cutover SAP AG TB

209 Preparação final - Tarefas SAP Business One AIP - Ciclo de implementação Início Preparação do projeto Kick-off do projeto Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Administrar o projeto Resolver todos os pontos críticos restantes em aberto Concluir o treinamento Treinamento de usuárioschave Treinamento do administrador Disponibilidade do sistema Ajuste detalhado final do sistema SAP Business One Concluir os testes finais do sistema Cutover Concluir as atividades de cutover Início produtivo Início produtivo e suporte Hora A finalidade desta fase é trazer o novo sistema SAP Business One ao ponto em que o cliente possa entrar em produção (início produtivo). As principais tarefas do consultor de implementação na parte inicial desta fase são: verificar se todos os problemas levantados e documentados durante o teste do sistema estão resolvidos e, se necessário, configurados no sistema de produção fornecer treinamento aos usuários finais e ao administrador do sistema. Nota: é provável que esta seja a primeira vez que os usuários finais entram em contato com o SAP Business One. instalar o cliente do SAP Business One nas estações de trabalho dos usuários finais As atividades finais desta fase são executadas nas horas que antecedem o início produtivo e se concentram em verificar se todas as últimas transações e saldos atuais do sistema legado foram entrados ou migrados corretamente para o SAP Business One. O tempo sugerido dedicado a esta fase são 42 horas. A maior parte do tempo é dedicada ao treinamento de usuários e à migração ou entrada dos últimos dados. SAP AG TB

210 Preparação final - Marcos SAP Business One AIP - Ciclo de implementação Preparação do projeto Business Blueprint Marcos da fase: Treinamento de usuários e do administrador realizado Disponibilidade do sistema confirmada para o início produtivo Tarefas de cutover concluídas. Encerramento da fase Início Kick-off do projeto Realização do projeto Preparação final Administrar o projeto Resolver todos os pontos críticos restantes em aberto Concluir o treinamento Treinamento de usuárioschave Treinamento do administrador Disponibilidade do sistema Ajuste detalhado final do sistema SAP Business One Concluir os testes finais do sistema Cutover Concluir as atividades de cutover Início produtivo Início produtivo e suporte Hora Os marcos desta fase são: Treinamento de usuários e do administrador realizado. Confirmação do sistema para o início produtivo. Cerca de uma semana antes do início produtivo planejado, você e o cliente devem percorrer uma lista de verificação para garantir que todas as tarefas necessárias ao início produtivo tenham sido executadas ou estejam em andamento. A decisão final de ativar o modo produtivo será tomada em conjunto com o gerente de projeto do cliente. O administrador de TI do cliente deve estar disponível porque muitas das decisões são relativas a procedimentos técnicos, tais como backup e recuperação de desastres. É necessário resolver todos os pontos críticos remanescentes antes de prosseguir para o início produtivo. Conclusão das atividades de cutover, que incluem cópia e importação de saldos legados finais Encerramento da fase. Observe que este não é o encerramento do projeto. Há mais uma fase na metodologia AIP, na qual o novo sistema em produção é rigorosamente monitorado. SAP AG TB

211 Considerações sobre treinamento Usuários finais (I) Todos os usuários: Visão geral dos processos empresariais Navegação Administradores de TI Usuários finais (de acordo com a função) O melhor momento de se fornecer o treinamento aos usuários finais é antes de iniciar as atividades de cutover, porque é possível que você fique muito ocupado após o início do cutover. Dependendo do contrato com o cliente, o treinamento deve ser realizado por você ou pelos líderes do cliente. Se os líderes do cliente realizarem o treinamento, você deverá ajudá-los a criá-lo. É importante que você forneça um sistema de teste (sandbox) para o treinamento dos usuários finais. O sistema de teste pode ser uma cópia do banco de dados de produção. Ele permite que os usuários se sintam confortáveis com o sistema ao utilizarem o cadastro com os quais estão familiarizados. O treinamento de usuários finais deve ser personalizado para a função de cada usuário. Para identificar o treinamento necessário a cada função, mapeie cada usuário para o conjunto de menus do SAP Business One que ele utilizará no seu trabalho diário. A forma mais fácil de fazê-lo é criar uma planilha com todos os menus e conversar com os líderes do cliente. Eles deverão fornecer as informações em nome dos usuários finais. Convém reunir essas informações na fase 2, como parte dos workshops de reunião de exigências empresariais. Ao realizar essa tarefa precocemente, você terá muito tempo para desenvolver os materiais de treinamento. Nota: algumas funções de usuários podem ser modificadas com a introdução do SAP Business One. Por este motivo, talvez você precise resolver problemas de administração de modificações. Continuação na próxima página SAP AG TB

212 Considerações sobre treinamento Usuários finais (II) Todos os usuários: Visão geral dos processos empresariais Navegação Administradores de TI Usuários finais (de acordo com a função) Você pode fornecer o treinamento a vários usuários em uma sala de conferências ou de aula ou pode orientar um usuário individualmente utilizando uma abordagem menos formal. Dica: forneça aos usuários finais os planos de teste utilizados na fase 3, para que eles possam praticar as tarefas no sistema de teste. O treinamento deve abranger as seguintes áreas: Navegação básica Inclusão e edição de documentos Rastreamento de documentos (Copiar em e Copiar de) Inclusão e edição de cadastro (item e parceiros de negócios) Customer portal (para documentação e suporte) Treinamento específico por função: - Vendas - Compras - Estoque - Produção - Serviço - Contabilidade e controlling Dica: utilize e edite os slides dos cursos de treinamento TB1000 e TB1100. SAP AG TB

213 Considerações sobre treinamento Administrador de TI (I) Todos os usuários: Visão geral dos processos empresariais Navegação Administradores de TI Usuários finais (de acordo com a função) O melhor momento para treinar os administradores de TI é durante o curso do projeto, ao trabalhar em tarefas administrativas e de configuração. Nota: se o administrador tiver experiência prévia em administração de servidores de software, muitas dessas tarefas poderão ser aprendidas durante o trabalho, com o acompanhamento de um consultor de implementação. Por teste motivo, você deve encorajar os administradores de TI a trabalharem com você em todas as etapas, principalmente ao instalar e configurar o software SAP Business One nas fases 1 e 3. Há um exemplo de plano de treinamento que você pode consultar nos materiais do AIP para essa fase. Verifique se o administrador de TI possui treinamento nestas áreas: Backup e restauração do banco de dados Conexão de rede ao servidor do SAP Business One Impressão (Preferências de impressão e Padrões do usuário) SAP Business One customer portal e Administração de usuários Autorizações de usuários Administração de licenças Segurança e administração de senhas Procedimentos de aprovação e como modificar os modelos e níveis de aprovação Administração de alertas e como modificar alertas Continuação na próxima página SAP AG TB

214 Considerações sobre treinamento Administrador de TI (II) Todos os usuários: Visão geral dos processos empresariais Navegação Administradores de TI Usuários finais (de acordo com a função) Você também deve demonstrar o customer portal aos administradores. O link Manutenção dos dados do usuário oferece acesso a uma descrição detalhada das tarefas do Administrador de TI. Se houver empregados que serão superusuários, mas não administradores de TI, eles também poderão precisar de treinamento em autorização e administração de usuários e de licenças. Nota: o administrador de TI também deve participar do treinamento de usuários finais. Além do treinamento, forneça ao administrador de TI a seguinte documentação do SAP Business One: Guia do Administrador Guia de Licença (a partir do CD de instalação) Guias práticos aplicáveis SAP AG TB

215 Discussão Você se recorda de outras tarefas que precisam ser executadas antes do início produtivo? Durante a última semana, várias tarefas cruciais devem ser executadas antes do cutover do SAP Business One. SAP AG TB

216 Tópicos da preparação final Tópico 1: Tarefas, marcos e documentos da preparação final Tópico 2: Cutover SAP AG TB

217 Contagem regressiva para o início produtivo Cutover Início produtivo Importar ou entrar transações pendentes e saldos contábeis no SAP Business One Migração de dados Teste do sistema Encerramento (fase 3) SAP Business One Novas transações no sistema legado O período logo antes do início produtivo é denominado cutover. No início produtivo, as informações financeiras e as transações pendentes contidas no sistema SAP Business One devem corresponder às informações do sistema legado. Com frequência, há um período entre a migração inicial de dados do cadastro, que é efetuada na fase 3 do AIP, e o início do cutover na fase 4 do AIP. Esse período poderá ser de uma ou duas semanas ou mais, se for necessário que o início produtivo ocorra no final do trimestre ou do ano. Um novo cadastro foi adicionado ao sistema legado, portanto, ele deve ser importado durante o período de cutover. Há mais de uma forma de se administrar a fase de cutover. Um método é entrar as novas transações nos dois sistemas paralelamente. A vantagem deste método é a confirmação de que o novo sistema está funcionando. Se este método não for utilizado, todas as novas transações deverão ser registradas para que possam ser importadas ou criadas no novo sistema após o encerramento do sistema antigo. Em algum momento, será necessário congelar o sistema legado. O cliente deverá tentar encerrar o máximo de transações pendentes existentes possível, para que haja menos transações a serem migradas. O melhor momento para ativar o modo produtivo é no início de um novo exercício financeiro. Isso permite o encerramento do exercício fiscal anterior no sistema legado. Se não for possível, o cliente deverá tentar ativar o modo produtivo no início de um período. O período de cutover deve ser o mais breve possível, para evitar a necessidade de entrada duplicada de dados. Por este motivo, você deve planejar o cutover com cuidado. SAP AG TB

218 Saldos de parceiros de negócios Sistema legado SAP Business One Novo cadastro Documentos pendentes Saldo total de contas a receber Saldo total de contas a pagar Saldo total de contas a receber Saldo total de contas a pagar No início produtivo, é necessário verificar se os saldos dos parceiros de negócios contidos no SAP Business One correspondem ao sistema legado. O cliente deve executar um relatório de vencimento no sistema legado, bem como uma lista de transações pendentes. Há vários métodos para transferência de saldos de parceiros de negócios. O método utilizado poderá depender da empresa do cliente, quantas transações pendentes eles têm e se precisam migrar transações encerradas (histórico). Basicamente, você precisa transferir documentos pendentes (pedidos, notas fiscais, notas de crédito, etc.) de cada parceiro de negócios individual. Ao fazê-lo, os saldos das contas controle de contas a receber e a pagar devem estar corretos. Para que o novo sistema seja compatível com vencimento, é necessário transferir cada documento pendente com a respectiva data de vencimento. As opções incluem: Utilizar o Data Transfer Workbench para importar transações pendentes de cada parceiro de negócios (pedidos de venda e compra, notas fiscais, etc.). Recomendamos importar as notas fiscais pendentes como documentos de tipo de serviço. Para evitar o lançamento duplicado na conta de receitas, utilize uma conta de saldo inicial como a conta de contrapartida. Entre um número manual para a nota fiscal, não o número do sistema legado. Nota: é necessário configurar uma série de numeração de documentos para o conjunto de números manuais de notas fiscais. Verifique se a primeira numeração real de documentos para notas fiscais é mais alta do que esta série. Efetuar lançamentos contábeis manuais para cada parceiro de negócios. Para que o novo sistema seja compatível com vencimento, utilize uma linha separada de lançamento contábil e a data de vencimento para cada nota fiscal. Utilize uma conta de saldo inicial como a conta de contrapartida. Nota: é possível efetuar lançamentos contábeis manualmente ou com o Data Transfer Workbench. Dica: se você utilizar lançamentos contábeis manuais, utilize os campos Referência 1 e Referência 2 para armazenar informações legadas, tais como códigos de antigos clientes e fornecedores, números de documentos ou números de reconciliação de transações reconciliadas. Após importar ou entrar as transações pendentes de cada parceiro, as contas controle de contas a pagar e a receber deverão corresponder ao sistema legado. Se houver discrepâncias, você precisará investigar e efetuar correções no SAP Business One utilizando lançamentos contábeis manuais. SAP AG TB

219 Saldos de estoque Sistema legado SAP Business One Contagem de inventário Custos de itens: Custo standard? Preço médio móvel? FIFO? Nºs de série e de lote Quantidades de itens Custos de itens Quantidades de itens Custos de itens Após o congelamento do sistema legado, o cliente deve efetuar um inventário físico ou uma contagem do estoque. Você precisa da quantidade e do valor de cada item para efetuar a transferência das quantidades e custos dos itens para o SAP Business One. Nota: alguns clientes podem relutar em efetuar o inventário porque estão ocupados trabalhando em outros aspectos da migração de dados. No entanto, essas informações são cruciais. A forma mais fácil de se efetuar a contagem do estoque é importar os documentos de recebimento de mercadoria com o Data Transfer Workbench. Trata-se da transação de estoque recebimento de mercadoria, que não está relacionada a um pedido de compra ou parceiro de negócios. Utilize uma conta de saldo inicial como a conta de contrapartida para que não afete nenhuma outra conta contábil. Entre a quantidade de itens do inventário. Para entrar o custo do item, é necessário considerar o sistema de avaliação existente do cliente. O custo do item pode ser o preço de compra do cliente. Se o preço médio móvel for utilizado para administrar o valor do estoque legado, utilize o último preço de compra médio do sistema legado. Se o método standard for utilizado, use o preço de compra do cliente. Se o FIFO for utilizado, você deverá entrar várias linhas de documento (linhas) para um item no modelo de recebimento de mercadoria ou importar vários recebimentos de mercadoria. Cada linha ou recebimento de mercadoria separado terá um custo diferente para corresponder ao custo contido no sistema legado. Nota: a avaliação do cliente poderá ser imprecisa porque muitas vezes não existe estoque permanente. A forma mais fácil de importar informações de lote e de números de série é utilizar os documentos de recebimento de mercadoria. Nota: você pode entrar os custos dos itens avaliados com o custo standard ao importar inicialmente o cadastro. Após importar ou entrar as contagens de estoque e custos, você deverá executar os relatórios de estoque e efetuar a correspondência ao sistema legado. Talvez seja necessário criar lançamentos contábeis manuais para corrigir diferenças, principalmente se o método de administração for o preço médio móvel. SAP AG TB

220 Saldos de contas contábeis Sistema legado SAP Business One Balancete Razão Demonstra ção de resultados Razão Balancete Balancete No início produtivo, os saldos das contas contábeis no novo sistema devem corresponder ao sistema legado. Nota: se você já importou os saldos dos parceiros de negócios, não transfira os saldos da conta controle de contas a receber e a pagar. Além disso, se você já importou as quantidades dos itens, não transfira os saldos das contas de estoque. Após o congelamento do sistema legado, o cliente deverá executar o relatório de balancete. Se for necessário transferir os saldos de resultados, o cliente deverá executar o relatório de resultados para cada período desde o início do exercício financeiro. Isso permitirá entrar os saldos de cada período. Nota: se o seu cliente entrar no modo produtivo no início de um novo exercício fiscal, somente os saldos do balancete serão transferidos, não os saldos das contas de resultados. Você pode importar os saldos do relatório de balancete como lançamentos contábeis manuais ou utilizar o modelo de lançamento contábil manual do Data Transfer Workbench. Utilize uma conta de saldo inicial como a conta de contrapartida. Dica: antes de importar os saldos da conta da empresa, o cliente deverá primeiro reconciliar as contas. Em seguida, você deverá entrar os lançamentos contábeis separados para saldos compensados (reconciliados) e não compensados (não reconciliados). Isso facilitará a reconciliação dessas contas no SAP Business One. O relatório de balancete e o relatório de resultados no sistema SAP Business One devem corresponder ao sistema legado. Caso os dois relatórios não correspondam, trabalhe juntamente com o contador do cliente para efetuar quaisquer ajustes necessários. Nota: após compensar o relatório, talvez você precise efetuar ajustes nos saldos da conta da empresa referentes às transações ocorridas após a data de cut-off. SAP AG TB

221 Discussão A Light & Music solicita que você importe os saldos das contas contábeis do exercício financeiro anterior, além do exercício atual. Eles querem, em seguida, executar relatórios financeiros de comparação. Como você deve reagir? SAP AG TB

222 Transações de saldo inicial Conta de saldo inicial Conta contábil Parceiro de negócios Conta de estoque Como alternativa à importação dos saldos iniciais utilizando o DTW, você pode utilizar as transações de saldos iniciais no SAP Business One. As transações se encontram nos seguintes caminhos de menu: Contas contábeis: Administração Inicialização do sistema Saldos iniciais Saldo inicial de contas contábeis Parceiros de negócios: Administração Inicialização do sistema Saldos iniciais Saldo inicial de parceiros de negócios Contas de estoque: Estoque Transações de estoque Quantidades iniciais, Contagem de estoque, Lançamento de estoque e selecione a ficha Quantidade inicial. Essas transações são adequadas quando o cliente precisa somente do saldo inicial, mas não os itens de linha individuais. Para os saldos de parceiros comerciais, entre o saldo de uma nota fiscal pendente e utilize uma conta de saldo inicial como conta de contrapartida. É possível executar a transação várias vezes para registrar notas fiscais separadas para um parceiro de negócios. O sistema efetua um lançamento contábil na conta do parceiro de negócios. Quando o cliente, posteriormente, processar um pagamento, ele irá correspondêlo ao lançamento contábil manual. Isso será reconciliado com o pagamento. Para contas contábeis, entre o saldo de cada conta e utilize uma conta de saldo inicial como conta de contrapartida. Se o exercício fiscal não começar no início de um exercício financeiro, você poderá modificar a data na tela de lançamento dos saldos iniciais. Se você estiver iniciando no meio do exercício financeiro e quiser verificar os saldos iniciais do começo do ano no SAP Business One, deverá entrar os saldos iniciais do começo do ano e, em seguida, entrar somente os saldos delta para os períodos sucessivos. Somente é necessário entrar contas de resultados se os dados forem transferidos durante o exercício fiscal. Para quantidades em estoque, entre a quantidade e o preço na ficha Quantidade inicial. Utilize uma conta de saldo inicial para que a conta contábil de estoque não seja atualizada duas vezes. Nota: caso você utilize esta transação, não poderá entrar os números de série dos itens. É necessário entrar também as quantidades de um depósito por vez. SAP AG TB

223 Exercício: Saldos iniciais Entrar os saldos iniciais Siga o exercício Saldos iniciais. SAP AG TB

224 Preparação final: Pontos principais Pontos principais deste tópico: Nesta fase, você precisa treinar os usuários finais e os administradores do sistema É necessário resolver todos os pontos críticos pendentes ocorridos no teste do sistema antes de iniciar o processo de cutover O período de cutover é crucial, portanto, você deve planejar esse processo com cuidado com o cliente Você precisa verificar se todas as transações pendentes e o cadastro legado final foram transferidos para o SAP Business One Trabalhe juntamente com o contador do cliente para planejar e transferir os saldos dos parceiros de negócios e contas contábeis, bem como transferir contas e custos de estoque O balanço no novo sistema SAP Business One deve corresponder ao sistema legado SAP AG TB

225 Preparação final: Resumo do capítulo Agora você está apto para: Descrever as tarefas da preparação final do Programa de implementação acelerada do SAP Business One Preparar o sistema do cliente e os usuários para o uso produtivo do SAP Business One Descrever o processo e as opções para transferência de saldos do sistema legado para o SAP Business One Entrar os saldos iniciais dos parceiros de negócios, estoque e contas contábeis no SAP Business One SAP AG TB

226 SAP AG TB

227 Capítulo: Início produtivo e suporte Tópicos Programa de implementação acelerada SAP Fase 5. Início produtivo e suporte Serviços e processos de suporte Plataforma de suporte remoto para SAP Business One (RSP) SAP AG TB

228 Início produtivo e suporte: Objetivos do capítulo Ao concluir este capítulo, você estará apto a: Descrever as tarefas de suporte e de início produtivo do Programa de implementação acelerada do SAP Business One Seguir os processos e procedimentos de suporte do SAP para diagnosticar e relatar problemas com o software Descrever as vantagens da Plataforma de suporte remoto para o SAP Business One SAP AG TB

229 Início produtivo e suporte: Cenário empresarial Na fase anterior, você treinou usuários e concluiu as transferências finais dos saldos do sistema legado do cliente para o SAP Business One O sistema SAP Business One foi transferido para o cliente Agora, você monitora de forma rigorosa o novo sistema no período logo após o início produtivo Agora que o sistema do cliente está em produção, você assume uma função de suporte perante o cliente. A sua maior prioridade é resolver quaisquer problemas imediatos de produção no novo sistema. SAP AG TB

230 Discussão: Transferência Quais critérios você utilizaria para decidir quando transferir o sistema ao cliente? Após transferir os saldos iniciais, quais critérios você utilizaria para decidir quando transferir o sistema ao cliente? SAP AG TB

231 Tópicos de suporte e início produtivo Tópico 1: Tarefas da fase de início produtivo e suporte Tópico 2: Níveis de suporte e processos Tópico 3: Plataforma de suporte remoto (RSP) SAP AG TB

232 Fase de início produtivo e suporte Tarefas Preparação do projeto SAP Business One AIP - Ciclo de implementação Business Blueprint Realização do projeto Preparação final Início produtivo e suporte Configurar o suporte de produção Reunião de encerramento do projeto Monitorar as transações do sistema Implementar a melhoria contínua Programar a conferência de revisão e otimização Início Kick-off do projeto Início produtivo Hora O consultor de implementação tem duas preocupações principais nesta fase: Fornecer suporte no local durante o período inicial após o início produtivo. O AIP recomenda passar as primeiras 20 horas nas instalações do cliente. Você será responsável pelo sistema até que todos os problemas detectados no início produtivo sejam solucionados. Oferecer suporte e administração do sistema à equipe do cliente. Após a solução de todos os problemas do pós-início produtivo, você ativa o suporte no Channel Partner Portal, em System Data Maintenance. A equipe do projeto deverá revisar todos os marcos e formalmente encerrar o projeto. O cliente encerra o projeto. O gerente de projeto poderá planejar uma Conferência de Revisão e Otimização quatro a seis semanas após a reunião de encerramento do projeto. Este é um bom ponto para lembrar o Acordo de nível de serviços (SLA) que o cliente assina na fase 1 do AIP. Ele define as responsabilidades operacionais do cliente. SAP AG TB

233 Tópicos de suporte e início produtivo Tópico 1: Tarefas da fase de início produtivo e suporte Tópico 2: Níveis de suporte e processos Tópico 3: Plataforma de suporte remoto (RSP) SAP AG TB

234 Níveis de suporte e manutenção do cliente Hotline do parceiro ou SAP Business One Customer Portal SMB Portal Cliente Níveis de suporte 1 e 2 Parceiro Nível de suporte 3 Solução SAP Notes Os clientes devem pagar pela manutenção a fim de obter suporte, atualizações de software e patches. A manutenção inclui atualizações para novas versões. Como os patches da SAP podem incluir ampliações jurídicas, você deve assegurar-se de que o seu cliente esteja em dia com a manutenção. O cliente adquire a manutenção do parceiro quando o contrato inicial é assinado para a implementação. O cliente não adquire a manutenção, nem recebe suporte diretamente da SAP. Os níveis de suporte 1 e 2 são fornecidos pelo parceiro, e a SAP se envolve somente no nível 3, quando há defeito no software. Uma parte da manutenção pela qual os clientes pagam é transferida a você como parceiro, correspondente ao suporte de níveis 1 e 2. O cliente deve estar em dia com a manutenção para receber o suporte de nível 3 da SAP. É essencial que você tenha um claro entendimento do que é necessário fazer nos níveis 1 e 2 de suporte: Níveis 1 e 2: quando o cliente relata um problema, você deve executar a solução de problemas inicial. Isso inclui pesquisar as origens de informação existentes, incluindo o SAP Notes, para definir se há uma solução disponível. Se você não conseguir encontrar uma solução documentada, deverá reproduzir o problema no seu próprio sistema, utilizando o banco de dados de demonstração e o nível de patch mais recente. Verifique se o problema está no SAP Business One. Se possível, forneça uma solução alternativa ao cliente. Nível 3: você deverá elaborar uma mensagem para a SAP somente se tiver certeza de que o problema está no SAP business One e é reproduzível. É necessário fornecer o máximo de informações possível, inclusive capturas de tela e eventos que causaram o problema. A SAP validará a precisão e a integridade da mensagem, analisará e reproduzirá o incidente e, se necessário, com a sua ajuda, acessará o sistema ou solicitará o banco de dados do cliente. A SAP fornecerá uma correção ou solução alternativa, bem como criará uma nota SAP. SAP AG TB

235 Oferecendo suporte aos clientes Caixa de entrada (do cliente) Support Center (do parceiro) Monitorar Procurar Soluções propostas Ação do cliente Novas empresas parceiras precisam configurar uma organização de suporte com um support desk experiente e completo. você também deve configurar ambientes para que possa replicar com rapidez os problemas dos clientes utilizando as localizações ou versões em uso nas instalações do cliente. Também é necessário oferecer uma hotline de suporte aos clientes. Nota: muitos parceiros utilizam o SAP Business One, principalmente os módulos de serviço e suporte, para oferecer suporte aos clientes deles. Você precisa fornecer ao cliente o s-user para que possam acessar o portal de cliente. Os clientes podem criar mensagens de suporte do aplicativo SAP Business One utilizando o menu Ajuda Support Desk, ou na área de suporte do portal de cliente. Além disso, podem pesquisar o banco de dados SAP Notes para solucionar problemas por conta própria. Se o cliente criar uma mensagem de suporte, ela será automaticamente encaminhada a você para suporte de níveis 1 e 2. Ela não será encaminhada para a SAP. Se o cliente relatar o problema diretamente a você por telefone, você criará a mensagem de suporte, se for necessário o suporte de nível 3. Você recebe mensagens de clientes na sua fila de parceiro, na área de suporte do channel partner portal. Se você encontrar uma solução, deverá adicioná-la à mensagem e retorná-la ao cliente. Os clientes podem rastrear as mensagens no portal de cliente. Além disso, ele pode ser notificado por quando você lhe envia uma nova mensagem. Se for necessário criar uma mensagem de suporte para a SAP para um de seus clientes, selecione o cliente como requisitante. Isso garante que qualquer resposta seja enviada para a caixa de entrada do cliente, não para a sua. Nota: quando o pedido do software SAP Business One foi efetuado com a SAP, foi criada uma relação de parceiro cliente. Desta forma, ao criar uma mensagem de suporte, você pode selecionar a instalação do seu cliente. SAP AG TB

236 Discussão: Resolver um problema Durante a implementação, o parceiro criou uma consulta para relatar cotações de vendas acima de que apresentam desconto excessivo de 15%. Esta consulta foi utilizada em um alerta que notifica o proprietário da empresa uma vez ao mês. Durante o período pós-início produtivo, o cliente relata este problema ao support desk do parceiro: Verificamos nossas cotações de vendas do mês passado e há cotações de vendas que atendem aos critérios do alerta, mas não houve alerta. Qual providência você tomará? Escreva as etapas de suporte para este problema: SAP AG TB

237 SAP Notes Encarregado de suporte SAP, Desenvolvimento SAP Criar SAP Notes Procurar Parceiro SAP, Cliente SAP O SAP Notes compreende soluções para problemas conhecidos. Sempre que um novo problema ocorre e é resolvido pela SAP, ela cria uma nota SAP descrevendo o problema e a solução. Você pode pesquisar esse banco de dados de conhecimentos por meio de potentes ferramentas de pesquisa. É possível pesquisar por palavras-chave, por área de aplicação (para SAP Business One, utilize SBO*), por versão de software ou por qualquer combinação destes elementos. A nota fornece um exemplo para uma pesquisa do SAP Notes. Sugestões e truques: Considerar combinações AND/OR (E/OU) Pesquisar pela área do tópico, por exemplo, SBO-GUI para problemas com a GUI Definir o idioma para inglês Utilizar caracteres de preenchimento (*) Sugerimos verificar regularmente a área Support do channel partner portal. Uma seleção das notas SAP é incluída no SAP Hot News. Você pode se inscrever para recebê-las na sua página de portal de cliente ou em uma newsletter personalizada. O SAP Hot News são notas de clientes SAP de alta prioridade. Estas notas mostram como resolver ou evitar problemas que podem fazer com que o sistema SAP seja encerrado ou perca dados. SAP AG TB

Exibir mais