GESTÃO DE ESTOQUES Equipav S/A Açúcar e Álcool Promissão-SP

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1 UNISALESIANO Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium Curso de Administração Edgar Luis de Souza Bomfim Marcelo Augusto da Silva Rogério Lucio Sponton Ronaldo Aparecido Meira da Silva GESTÃO DE ESTOQUES Equipav S/A Açúcar e Álcool Promissão-SP LINS SP 2010

2 1 EDGAR LUIS DE SOUZA BOMFIM MARCELO AUGUSTO DA SILVA RONALDO APARECIDO MEIRA DA SILVA ROGÉRIO LUCIO SPONTON GESTÃO DE ESTOQUES Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração, sob a orientação dos Professores M.Sc. Francisco Cesar Vendrame e Especialista Ana Beatriz Lima. LINS SP 2010

3 2 Bomfim, Edgar Luis de Souza; Silva, Marcelo Augusto; Sponton, Rogério Lucio; Silva, Ronaldo Aparecido Meira B683g Gestão de Estoque: Equipav S/A Açúcar e Álcool / Edgar Luis de Souza Bomfim; Marcelo Augusto da Silva; Rogério Lucio Sponton; Ronaldo Aparecido Meira da Silva. Lins, p. il. 31cm. Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium UNISALESIANO, Lins-SP, para graduação em Administração, Orientadores: Francisco Cesar Vendrame; Ana Beatriz Lima 1. Unificação. 2. Gestão de Estoque. 3. Material. I Título. CDU 658 DEDICATÓRIAS

4 3 EDGAR LUIS DE SOUZA BOMFIM MARCELO AUGUSTO DA SILVA RONALDO APARECIDO MEIRA DA SILVA ROGÉRIO LUCIO SPONTON GESTÃO DE ESTOQUES Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, para obtenção do Titulo de Bacharel em Administração. Aprovada em: / / Banca Examinadora: Profº Orientador: Francisco César Vendrame Mestre em Administração pela Universidade Metodista de Piracicaba Assinatura: 1º Prof(a): Titulação: Assinatura: 2º Prof(a): Titulação: Assinatura: LINS SP 2010

5 4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho, primeiramente a Deus, pois sem ele, nada seria possível e não estaríamos aqui reunidos, desfrutando juntos, destes momentos tão importantes. À minha esposa Céusa, minhas filhas Camila e Rafaela, pelo incentivo e apoio, e por compreenderem a minha ausência durante a realização deste trabalho. Aos meus pais in memorium, todos os meus irmãos, cunhados, pelo incentivo, cooperação e apoio. Ao meu primo Luis Henrique, pela sua contribuição. A todos os professores e colegas que nos ajudaram nesta jornada, pois, sem eles, ela não teria sido cumprida. Edgar Luis Bomfim

6 5 DEDICATÓRIA Dedico primeiramente a Deus, pois através dele é que fazemos as coisas certas. À minha mãe, que sempre me incentivou a continuar meus estudos e fazer as escolhas certas. A toda minha família que, com muito carinho e apoio, não mediu esforços para que eu chegasse até esta etapa de minha vida. A todos os meus colegas e amigos de classe, que sempre estiveram ao meu lado nesses quatro anos de aprendizado. Marcelo Augusto da Silva

7 6 DEDICATÓRIA Dedico a DEUS, em primeiro lugar, pois foi ele quem me deu a oportunidade de concluir este trabalho árduo, juntamente com o meu grupo, mas que trouxe muita satisfação. À minha mãe e ao meu pai, que souberam compreender, muitas vezes, a minha ausência no decorrer desta jornada. Aos professores e alunos que estiveram conosco no decorrer de todo o curso, sem dúvida, contribuíram para que o objetivo fosse alcançado. Rogério Lucio Sponton

8 7 DEDICATÓRIA Dedico a DEUS por ter me dado forças para concluir esta caminhada. À minha família, pelo apoio. Aos meus amigos por terem me incentivado a retomar meus estudos. Aos meus parceiros da monografia, aos meus colegas de classe, aos professores da instituição e a todas as pessoas que, direta ou indiretamente, contribuíram através de incentivo ou ajudando para que nós atingíssemos nosso objetivo. Ronaldo Aparecido Meira da Silva

9 8 AGRADECIMENTOS No final deste percurso, queremos agradecer a todos que, de alguma forma, participaram dessa conquista, pois tenham certeza de que foram de extrema importância para a conclusão desse trabalho. À Professora Ana Beatriz Lima, agradecemos pelo suporte dado a nós, no decorrer do trabalho. Ao professor Francisco Cesar Vendrame, nosso orientador, gostaríamos de expressar nossa satisfação pela disponibilidade, pelo entendimento nos momentos de dificuldade, pela dedicação e motivação, que contribuiu sobremaneira para a construção deste trabalho. À Equipav S/A Açúcar e Álcool que nos abriu a porta para, que esse trabalho acontecesse e, em especial, ao Dr. Luis Henrique Ferreira, que nos recepcionou, atendeu-nos e disponibilizou acesso e material, para que esse projeto se concretizasse.

10 9 RESUMO Com o mercado cada vez mais competitivo, os grandes grupos estão buscando, assiduamente, uma administração eficiente e eficaz, para se manterem forte no mercado. Uma das ferramentas mais utilizadas e priorizadas para essa administração é a gestão de estoque em que se destaca a área de suprimentos, que é a responsável pela gestão de uma parte significativa dos recursos financeiros dos grupos, compras e de almoxarifados. Tem papel importante, porque nessas áreas existem vários fatores que devem ser rigorosamente observados e controlados. A gestão de estoque também está relacionada à satisfação do cliente, pois pode determinar precisão no atendimento de pedidos com a disponibilidade dos materiais. Hoje, cada vez mais, está prevista a reestruturação da gestão de estoque nas empresas e são visíveis os resultados positivos que ela traz e os valores que unem as atividades relacionadas à mesma. Com o objetivo de verificar a importância da gestão de estoque, focando as atividades de materiais de registro unificado foi realizada uma pesquisa de campo na empresa Equipav, localizada em Promissão-SP. Após a pesquisa, verificou-se que os grupos que mantêm um registro atualizado, permitem que as áreas de compras e almoxarifados alcancem melhores resultados. Palavras-chave: Unificação. Gestão de Estoque. Material.

11 10 ABSTRACT With the market increasingly competitive, large groups are assiduously seeking an efficient and effective administration, to stay strong in the market. One of the most used tools for this administration is management of stock where the supplies area, which is responsible for managing a significant part of the financial resources of groups, shopping and warehouse. Has an important role, because in these areas there are several factors that must be strictly observed and controlled. The inventory management also related to customer satisfaction because it may determine accuracy in order fulfillment with the availability of materials. Today, more and more is planned restructuring its management of stock companies and are visible in the positive results it brings and the values that unite the activities related to it. Aiming to verify the importance of inventory management, focusing the activities of unified registration materials has been carried out field research in company Equipav, located in Promissão-SP city. After search it was found that the groups that keep an updated record, allows warehouses and shopping areas to achieve better results. Keywords: Unification. Inventory Management. Material.

12 11 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Foto aérea da Usina Equipav Figura 2: Processo de fabricação do açúcar Figura 3: Processo de fabricação do álcool Figura 4: Outras áreas de atuação Figura 5: Co-geração Figura 6: Projeto Formare Figura 7: Organograma Equipav Figura 8: Tela do cadastro de perfil de compras Figura 9: Tela de geração de cotação Figura 10: Tela do cadastro de item novo Figura 11: Tela ressuprimento LISTA DE QUADROS Quadro 1: Comparativo de produção anual LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ADC: Associação Desportiva ERP: Enterprise Resource Planning FORMARE: Programa de Formação e Reciclagem do Educador IOCHPE: Fundação Iochpe MEC: Ministério da Educação ORACLE: Oráculo (Banco de Dados)

13 12 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I EQUIPAV: UMA HISTÓRIA DE SUCESSO A EMPRESA EQUIPAV S/A Histórico Equipav S/A Açúcar e Álcool Produtos Cogeração Responsabilidade social Projeto Formare Responsabilidade ambiental Organograma CAPÍTULO II GESTÃO DE ESTOQUE GESTÃO DE ESTOQUE Inventário físico Nível de serviço Cobertura de estoque Acurácia dos estoques Problemas de estoque Controle de estoque Controle de material em poder de terceiros Tipos de controle de estoque Sistema de gaveta Renovação periódica Sistema de estocagem para um fim específico Sistema de ordem de produção Sistema Just-in-time Curva ABC Gerenciamento da cadeia de suprimentos Gerenciamento informatizado... 36

14 Suprimento físico Giro de estoque Custos do estoque Custo de aquisição Custo de manutenção Custo de espaço para armazenamento Custo de capital Custo de serviço Custo de risco Custo por falta de material Custo total de estoque Controle dos custos totais Estudo dos estoques Planejamento de estoque Tipos de cadeia de suprimentos CAPÍTULO III A PESQUISA INTRODUÇÃO Relato e discussão sobre gestão de estoque na Equipav Unificação de cadastro de materiais Almoxarifado Estrutura dos almoxarifados Gestão dos almoxarifados Relacionamento com os departamentos e seus usuários Compras Estrutura do setor de compras Parametrização dos compradores Alçadas de aprovadores cotação Desmembramento dos pedidos de compras Custo do estoque Implantação do sistema Reposição de estoque Parecer final do caso... 55

15 14 PROPOSTA DE INTERVENÇÃO CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICES... 62

16 15 INTRODUÇÃO Os resultados positivos de uma empresa estão relacionados à gestão de estoque eficiente. Martins; Alt (2003), afirmam que a gestão de estoques constitui-se em ações que permitem ao administrador, analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e controlados. Estoques excessivos significam gastar dinheiro a toa, é assumir custo que não retorna beneficio algum. De acordo com Tófoli (2008), cada empresa deve determinar qual o sistema mais conveniente e mais econômico pra o controle de seus estoques. A unificação do cadastro teve como foco a economia de tempo e resultados com custos, sendo assim, possibilitou efetuar todas as compras de uma forma integrada para todas as unidades de negócio que compõe o grupo Equipav, pois se obteve aumento do volume a comprar, proporcionando melhor poder de negociação. Diante do exposto foi levantada a seguinte questão: A unificação do cadastro resulta em uma gestão de estoques mais eficaz e lucrativa? Em resposta a tal questionamento, foram apresentados os seguintes pressupostos: A unificação do cadastro, atualmente, é um procedimento fundamental para as empresas que atuam na gestão corporativa, sendo crucial para que a empresa não sofra prejuízos financeiros e operacionais, pois as reestruturações dos estoques estão ligadas a toda a cadeia produtiva, financeira e contábil. Evidenciando esse pressuposto, foi realizada uma pesquisa de campo no período de fevereiro a outubro de 2010 na Equipav S/A Açúcar e Álcool. Para o Estudo de Caso: foram entrevistados o gerente de suprimentos, os colaboradores da empresa e o assistente de suprimentos. As técnicas utilizadas foram: Roteiro de Estudo de Caso (Apêndice A); Roteiro de Observação Sistemática (Apêndice B); Roteiro Histórico da Equipav S/A Açúcar e Álcool (Apêndice C);

17 16 Roteiro de entrevista para o Gerente de suprimentos (Apêndice D); Roteiro de entrevista para o Assistente de suprimentos (Apêndice E); Roteiro de entrevista para os Usuários do almoxarifado (Apêndice F); Outros registros: foram utilizados materiais ilustrativos. O presente trabalho está assim estruturado: Capitulo I: descreve o histórico da empresa, contando sua trajetória, demonstrando seu portfólio de produtos, responsabilidade ambiental e social. Capitulo II: revela os conceitos da gestão de estoque, mostrando quais ferramentas podem ser utilizadas, bem como as novas tecnologias. Capitulo III: apresenta a introdução, o relato do trabalho referente ao assunto estudado, a discussão, o parecer final sobre o caso e as sugestões sobre a teoria, manutenção ou modificação de procedimentos. Por fim vem a proposta de intervenção e as considerações finais.

18 17 CAPÍTULO I EQUIPAV: UMA HISTÓRIA DE SUCESSO 1 A EMPRESA EQUIPAV S/A 1.1 Histórico Em 1960, em Campinas, os empreendedores Carlos de Moraes Toledo, Geraldo Natividade e Vital Vettorazzo, homens de perseverança e visão do futuro, fundaram o Grupo Equipav S/A Pavimentação Engenharia e Comércio. A Equipav iniciou suas atividades numa época em que a produção de bens e insumos, necessários à demanda nacional, não tinha bom escoamento das suas fontes produtoras, em razão da precariedade das estradas, mas os homens que formaram o grupo de empresas eram visionários, e acreditavam em si mesmos e na potencialidade do país. Com apenas um rolo, uma caldeira, um caminhão, muita perseverança, muito trabalho e muita fé no futuro, a Equipav provou seu potencial e novos trabalhos surgiram, levando os sócios a ampliarem suas atividades para a produção de concreto e argamassa, além de extração de pedra e areia, indo além construção civil. Hoje, está presente também nos setores agroindustrial, ambiental e de concessões. Com os olhos no futuro, o Grupo Equipav continua apostando na diversificação, sempre buscando a qualidade máxima de seus produtos e serviços. 1.2 Equipav S/A Açúcar e Álcool Com a visão de suprir suas necessidades, o Grupo Equipav S/A investiu

19 18 em diversas áreas, proporcionando desenvolvimento e crescimento para o país, sendo uma delas a sucroalcooleira. A Equipav S/A Açúcar e Álcool surgiu com o incentivo do governo para a produção de combustíveis alternativos, o álcool combustível. Fundada em 07 de julho de 1980, com Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) nº / e Inscrição Estadual (IE) nº , está estabelecida na Rodovia Marechal Rondon, km 455, Fazenda Água Branca, Bairro Patos, na cidade de Promissão-SP. Sua capacidade de produção inicial, em 1982, era de 28 milhões de litros; em 1992, 160 milhões de litros e 250 mil sacas de açúcar, passando, em 1994, para 1 milhão de sacas de açúcar. Em 1997, inicia-se a produção de levedura seca de cana-de-açúcar, comercializada para a produção de ração animal. Diante da crise brasileira e devido à falta de energia elétrica, causada pela privatização e estiagem, a Equipav S/A passa a investir em sua termoelétrica com tecnologia, caldeiras e geradores para atender sua demanda interna e ao mercado externo, ampliando, assim, sua variedade de produtos e serviços oferecidos. Fonte: Equipav (2010) Figura 1: Foto aérea da Usina Equipav 1.3 Produtos A Equipav S/A Açúcar e Álcool produz atualmente, açúcar, álcool,

20 19 levedura e energia. A produção de açúcar cristal iniciou em 1993, quando a usina passou a vender para o mercado de produtos alimentícios e bebidas. Nesse ano, a produção de açúcar na usina de Promissão, atingiu 250 mil sacas e, no ano seguinte, saltou para 1 milhão de sacas. Em 2005, a produção da Equipav foi de 3,9 milhões, com um total de 48 mil hectares de área plantada de cana-deaçúcar. Além disso, a empresa ampliou suas instalações e construiu um novo barracão com capacidade de armazenamento de 1 milhão e 600 mil sacas de 50 kg, além de uma nova linha de moagem. Fonte: Equipav (2010) Figura 2: Processo de fabricação do açúcar A usina Equipav S/A Açúcar e Álcool produz o álcool etílico anidro carburante, o álcool etílico hidratado carburante e o álcool etílico anidro industrial e, desde o início, vem superando a produção da primeira safra, que era de 28 milhões de litros de álcool. Na segunda safra, de 1983, atingiu 58 milhões; em 1992, o índice de produção chegou a 160 milhões de litros; em 2007 foram produzidos 260 milhões e, em 2009, a produção foi de 347 milhões de litros.

21 20 Fonte: Equipav (2010) Figura 3: Processo de fabricação do álcool A atual oferta da Equipav S/A Açúcar e Álcool é composta, também, por levedura seca de cana-de-açúcar, destacando-se o produto Nutripav. Trata-se de um micro ingrediente que apresenta proteína de alto valor biológico, ideal para bovinos, aves, crustáceos e peixes, exportado para muitos países. Fonte: Equipav (2010) Figura 4: Outras áreas de atuação A usina Equipav sempre produziu energia para consumo próprio,

22 21 utilizando o bagaço da cana-de-açúcar. Com a crise de energia elétrica, em 2001, a empresa investiu em cogeração, instalando uma termoelétrica. Com os investimentos, passou a produzir toda a energia necessária para a sua produção e a comercializar o excedente. Fonte: Equipav (2010) Figura 5: Co-geração 1.4 Co-geração Em 2001, com a crise energética que atingiu o Brasil, o famoso apagão, a Usina Equipav transformou a ameaça em oportunidade, passando a investir na co-geração de energia elétrica a partir do bagaço de cana-de-açúcar. A estratégia de investir em bioenergia deu tão certo que, em 2006, a empresa iniciou a segunda fase de co-geração, adquirindo novos geradores de alta potência. Hoje, a Equipav é a maior geradora de energia elétrica, obtida de biomassa, no país, segundo estimativas da União da Indústria de Cana-de- Açúcar (UNICA). Conheça alguns números:

23 22 ENERGIA VENDIDA ANO MWH POTÊNCIA INSTALADA ACUMULADA ANO MW * * Fonte: Usinas Equipav e Biopav (2010) Quadro 1: Comparativo de produção anual As perspectivas para as próximas safras mostram um crescimento ainda maior, contando com a participação da segunda Usina de Açúcar e Álcool do Grupo, a Biopav, instalada no município de Brejo Alegre-SP, com cerca de 70 km de distância de Promissão, a qual iniciou sua produção em outubro de Responsabilidade social A Equipav S/A Açúcar e Álcool tem hoje vários projetos sociais e trabalha com muito respeito nas comunidades em que sua empresa está inserida, sendo essa uma filosofia do Grupo. Podem-se citar alguns projetos conduzidos pela empresa, como o Projeto Social de Valorização do Colaborador; Projeto Recreação para Todos e o grande destaque que é o Projeto Formare. São desenvolvidos, também, projetos culturais, como o que

24 23 existe dentro de sua planta, que é o Projeto Memorial Equipav Projeto Cultural, que valoriza toda história de surgimento da usina e demonstra, com fotos e murais explicativos, essa trajetória de sucesso Projeto Formare O Formare é um projeto social de muito destaque para a Equipav S/A Açúcar e Álcool. O programa nasceu em 1988, dentro das empresas Lochpe- Maxion S.A., em Canoas-RS e São Bernardo do Campo-SP, como uma oportunidade de formação profissional de jovens de baixa renda na própria empresa. Passados 20 anos, o Formare é um modelo vitorioso de educação profissional de nível básico, o qual está presente em mais de 42 empresas, multiplicando-se por diferentes ambientes de trabalho. Outro fator de destaque é a capacitação e a motivação que envolve os colaboradores da empresa quando aderem ao projeto como educadores voluntários. Todas as empresas que possuem Escolas Formare são compostas por Escolas de Educação Profissional, instaladas dentro das empresas, e que oferecem instalações, benefícios e tempo para que seus funcionários atuem como educadores voluntários dos jovens. Os cursos, com duração de no mínimo 800 horas/aula, são desenvolvidos pela equipe pedagógica do Formare, de acordo com as características de cada empresa e a realidade do mercado de trabalho local. A orientação pedagógica baseia-se nas diretrizes do Ministério da Educação, que prevê o desenvolvimento de competências e habilidades obtidas por meio da associação de teoria e prática. Os cursos são certificados por instituição federal de ensino vinculada ao MEC. Na Usina Equipav, o Programa Social Formare teve início em março de 2007, em parceria com a fundação IOCHPE. O programa visa a profissionalizar jovens de baixa renda, com o objetivo de integrá-los à sociedade com melhores índices de empregabilidade.

25 24 A primeira turma foi formada por 20 jovens, com idade entre 17 e 18 anos, moradores das cidades de Brejo Alegre-SP, Birigui-SP e Promissão-SP. O curso de Operador de Produção em Processos Contínuos teve duração de um ano e foi realizado dentro da empresa Equipav que, além de beneficiar os adolescentes carentes com uma bolsa educação, possibilitou o ingresso desses jovens no mercado de trabalho, com grande probabilidade de serem absorvidos pelas Usinas de Promissão e Brejo Alegre. E foi o que realmente aconteceu. A primeira turma do Formare foi absorvida pela usina Equipav S/A Açúcar e Álcool, em abril de Os primeiros egressos do projeto de capacitação profissional foram efetivados como colaboradores na usina, enquanto uma nova turma iniciava as aulas. A formatura aconteceu no dia 27 de abril de 2008, às 19h30, no Clube ADC em Promissão. Fonte: Equipav (2010) Figura 6: Projeto Formare 1.6 Responsabilidade ambiental A Equipav Açúcar e Álcool tem uma preocupação com o meio ambiente e com a sustentabilidade. Diante disso, tem uma política que está voltada para:

26 25 a) a aquisição de novos equipamentos com tecnologia e desempenho superiores aos que estão em operação (caldeiras e sistema de controle para lançamento de particulado na atmosfera); b) redução do uso de recursos hídricos (investimento em torres de resfriamento da água); c) circuito fechado possibilitando a reutilização da água; d) melhoria e aproveitamento das águas no processo de fertirrigação; e) aproveitamento de subprodutos, eliminando passivos ambientais e gerando divisas, como o bagaço da cana-de-açúcar para produzir vapor e gerar energia elétrica; f) o resíduo do processo de fermentação para produção de levedura seca para alimentação animal; g) o resíduo da destilação do álcool; h) a vinhaça aplicada no solo, em dosagem adequada, contribuindo na reposição de nutrientes; e i) o resíduo do processo de decantação do caldo, a torta de filtro incorporada no solo, o resíduo do sistema de lavagem da fuligem, que será misturado com as cinzas das caldeiras e incorporado no solo. A Equipav está executando, também, projetos como: a) a ampliação da adutora de vinhaça em aproximadamente 22 km com estação de bombeamento e equipamentos para aplicação; b) a aquisição de máquinas para colheita mecanizada e consequente redução da queima da palha da cana; c) políticas para reutilização do material ou descarte que possibilite a reciclagem dos resíduos; d) conservação das áreas de preservação permanentes; e e) recomposição da vegetação da mata ciliar em vários projetos com a manutenção do plantio de aproximadamente mudas de espécies nativas da região. 1.7 Organograma

27 26 Fonte: Equipav (2010) Figura 7: Organograma Equipav Com o surgimento de vários seguimentos do grupo, nasce a Controlpav, empresa que passa a administrar todos os segmentos, sendo que, atualmente, a administração geral do Grupo Equipav está a cargo da Central de Serviços Compartilhados (CSC), instalada na cidade de Campinas, interior de São Paulo. A decisão pela centralização teve como principal objetivo a maximização dos resultados em benefício de todos, garantindo um retorno positivo aos acionistas do capital aplicado de maneira segura e sustentada. As atividades de compras de bens e serviços, gestão de recursos humanos, desenvolvimento de tecnologia e infra-estrutura da empresa, que envolvem a alta gerência, a assessoria de comunicação, jurídica, financeira e contábil, são de responsabilidade da CSC. A criação da unidade de serviços compartilhados proporcionou ao Grupo a simplificação das estruturas organizacionais das unidades de negócio, fazendo com que os responsáveis por essas unidades dispusessem de tempo adicional para a coordenação das atividades, diretamente relacionadas com o produto e/ou serviço, alcançando, assim, melhores resultados.

28 27 CAPÍTULO II GESTÃO DE ESTOQUE 2 GESTÃO DE ESTOQUE De acordo com Slack et al. (2008), todos os recursos transformados, como materiais, informação, dinheiro e, às vezes, clientes, são considerados estoques. Os clientes são considerados como estoque nas operações de serviços, quando fazem filas, sendo necessário para o término do processo, seu atendimento e satisfação. Podem-se citar como exemplos, os bancos, as lotéricas e qualquer tipo de abordagem que são úteis em uma operação. Todos os processos, redes de suprimentos e operações acumulam estoque. No caso de materiais, pode-se citar como exemplo o material de limpeza que, na operação de montagem de um computador, é de baixo valor e relativamente sem importância para a operação, porém os estoques de componentes para a montagem são de alto valor e vital para a operação contínua. Entretanto, em empresas que prestam serviços de limpeza industrial, a falta do material de limpeza poderia parar todo o processo produtivo. Se o suprimento de um item ocorresse exatamente quando fosse a demanda, o item nunca seria armazenado. Conforme Cruz; Santos Junior; Oliveira (2006), a Gestão de Estoques permite ao administrador verificar se os estoques estão bem utilizados e localizados, em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e controlados, tendo indicadores de produtividade para controlar, como: diferenças entre o inventário físico e o contábil, acurácia dos controles, níveis de serviço, giro e cobertura de estoques. 2.1 Inventário físico O inventário físico é a contagem física de itens em estoque, caso haja

29 28 diferenças entre o inventário físico e contábil, terá que fazer ajuste conforme recomendações contábeis. Segundo Martins; Alt (2006), o inventário deve ser efetuado em dois modos: periódico, que normalmente é feito no final do exercício fiscal ou duas vezes por ano, colocando várias pessoas para fazer a contagem física; e rotativo, quando contam os itens em estoque, sendo contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal. 2.2 Nível de serviço O Nível de Serviço é indicado para atender as solicitações do usuário, quanto mais requisições forem atendidas, maior será o nível de serviço. 2.3 Cobertura de estoque A Cobertura de Estoques indica os dias em que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média, sendo calculado pela venda média, levando-se em conta os dias úteis de venda. 2.4 Acurácia dos estoques De acordo com Martins; Alt (2003), a acurácia dos estoques é o calculo efetuado para medir qual o percentual de itens corretos, tanto em quantidade como valor. Acurácia = N de itens corretos N total de itens Acurácia = Valor de itens corretos Valor total de itens

30 29 Com isso, pode-se determinar o percentual de acerto no controle do estoque, para determinar em que proporções são aceitáveis. 2.5 Problemas de estoque Afirmam Slack et al. (2008), que o estoque envolve muitos problemas, como: quando se torna obsoleto ou quando um item é perigoso de ser armazenado, se danifica, e perde a localização, ou se exige um espaço excessivo e pode ser duplicado em diversos locais envolvendo vários custos administrativos. Mesmo com os efeitos negativos, quando um cliente compra em outro lugar por estar faltando apenas um item, ou quando um grande projeto está esperando apenas por um pequeno item, o valor dos estoques parece indiscutível. Uma operação do varejo não pode prever a demanda sobre o prazo de entrega, por isso o estoque pode ser um pulmão contra flutuações inesperadas no suprimento e na demanda. Como exemplos podem-se citar os estoques de sangue nos hospitais, pois os mesmos têm que trabalhar com estoques de segurança. Da mesma forma, serviços de manutenção, de veículos, fábricas e linhas aéreas podem manter estoques de peças críticas selecionadas de forma que a equipe de manutenção possa reparar as falhas mais comuns sem atraso. O estoque pode contrabalancear a falta de flexibilidade, isto é chamado de estoque de ciclo, e acontece quando uma empresa possui um mix de produtos, e, para produzir necessita, fabricar cada produto em grandes lotes, atendendo a demanda de cada tipo entre os momentos em que cada lote fica pronto para venda. Assim, mesmo quando a demanda é fixa e previsível, sempre existirá algum estoque para compensar o suprimento intermitente de cada tipo de material. O estoque permite tirar vantagens nas oportunidades de compra, a um curto prazo, pois se um fornecedor pode ter uma boa oferta, de alguns itens,

31 30 em um determinado período que ele queira reduzir seus estoques de produto acabado, o departamento de compras pode tirar vantagem do bom preço á curto prazo. (SLACK et al., 2008) Segundo Martins; Alt (2006), a gestão de estoques constitui em ações que permitem o administrador analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e controlados. 2.6 Controle de estoque Segundo Martins; Alt (2006), na busca constante e incansável dos gerentes de reduzir os estoques, seja de matéria prima, de produtos em processo ou produtos acabados, o desenvolvimento de novas técnicas de administração e novas filosofias gerenciais são importantes. Afirma Tófoli (2008) que cada empresa deve determinar qual o sistema mais conveniente e mais econômico para o controle de seus estoques. Alguns sistemas de controle de estoque básicos são: sistema de duas gavetas, sistema de renovação, sistema de estocagem para fim específico, sistema curva ABC e outros. Podem ser realizadas combinações ou adaptações, utilizando simultâneamente vários sistemas. Segundo Fernandez (2003), os estoques representam capital investido, lançado no ativo da empresa, sendo assim, torna-se estratégico, para qualquer empresa, o controle adequado de seus estoques, de forma a reduzir os custos gerados pela existência deles Controle material em poder de terceiros Com a terceirização do fornecimento de materiais e a prestação de serviços para as empresas, essas passaram a ter um controle maior, verificando sempre os requisitos necessários para um controle eficaz e eficiente. (ROSA, 2003)

32 31 O almoxarifado efetuará este controle, mediante o próprio documento de compra, ou número de registro e código do equipamento ou material. (ROSA, 2003) A ficha de controle conterá os dados da placa de identificação do fabricante, que deverá estar fixada no corpo do equipamento. O equipamento é enviado para terceiros, mediante Nota de Simples Remessa. No corpo da nota, deverá estar claramente identificada a finalidade do envio e o prazo do retorno, assim como as condições em que o produto está sendo entregue. (ROSA, 2003) Este controle é feito com requisição do usuário ou ordem de compra, que constam: código, em que verifica a compatibilidade do material em relação à sua descrição; ordem de compra, pois o número da ordem de compra facilita a identificação por compras e fornecedor, podendo ser apenas o nome pelo qual ele é mais conhecido. (ROSA, 2003) 2.7 Tipos de controle de estoque Conforme Gelatti et al. (2007), os estoques são bens destinados à venda ou produção, ligados aos objetivos e atividades da empresa, apresentando-se em alguns tipos: a) mercadorias para revenda: composta por todos os materiais adquiridos de terceiros para a revenda; b) produtos acabados: representam os produtos prontos produzidos na própria empresa e disponíveis para revenda; c) produtos em elaboração: compostos pelos bens já requisitados que estão em processo de transformação e todos os custos diretos e indiretos relativos à produção ainda não concluída no encerramento do balanço; d) matérias-primas: representadas pelos materiais que irão ser aplicados na produção; e) materiais auxiliares: compostos por todos os itens destinados à manutenção das atividades da produção e de consumo geral;

33 32 f) material de embalagem: composto pelos itens destinados à embalagem ou acondicionamento dos produtos acabados; g) importações em andamento: engloba todos os custos já incorridos referentes à importação em andamento realizadas pela empresa, e h) almoxarifado: engloba todos os itens de estoques de consumo em geral, podendo incluir produtos de alimentação do pessoal, materiais de escritório, peças em geral e uma variedade de itens. Muitas empresas, por questão de controle para fins contábeis, adotam a prática de já lançar tais estoques como despesas no momento da compra, somente mantendo controle quantitativo, pois muitas vezes representam uma quantidade muito grande de itens, mas de pequeno valor total, não afetando os resultados. Os estoques merecem uma atenção especial por parte do auditor fiscal, porque a sua avaliação, no início e no fim do período contábil, reflete diretamente na apuração do lucro líquido de cada exercício, já que terá efeito no custo dos produtos vendidos Sistema de duas gavetas No sistema de Duas Gavetas, calcula-se um determinado nível de estoque e, quando o item atingir o nível estabelecido, deve ser efetuada uma solicitação, cujo sistema pode ser chamado de estoque mínimo. (TÓFOLI, 2008) A denominação duas gavetas ou duas caixas explica a idéia de guardar um mesmo item em duas gavetas ou caixas (TÓFOLI, 2008). É utilizado primeiramente o item da primeira gaveta e, ao se iniciar a utilização do item da segunda gaveta, é o momento de um novo pedido de reposição de estoque. A quantidade da segunda gaveta deve ser suficiente para atender a demanda até a chegada do novo pedido. (TÓFOLI, 2008) Renovação periódica

34 33 Conforme Tófoli (2008), o sistema de renovação periódica acontece quando os pedidos de reposição são realizados em tempos fixos estabelecidos para cada item, assim minimizando o custo de estocagem, porém a soma da quantidade existente em estoque deve ser suficiente para atender a demanda até a reposição do pedido seguinte. Se a demanda for variável e o tempo de reposição também, será necessária a criação de estoque de segurança Sistema de estocagem para um fim específico O sistema de estocagem para um fim específico é um sistema elaborado para atender um programa de produção pré-determinado, ou atender especificamente a uma ordem de produção ou requisição. (TÓFOLI, 2008) O programa de produção pré-determinado é utilizado em indústrias de tipo contínuo ou semi-contínuo. A programação de materiais deve ser coerente com a programação geral das atividades produtivas. Essa programação é feita para vários períodos, considerada imutável e congelada para o período seguinte. (TÓFOLI, 2008) Sistema de ordem de produção De acordo com Tófoli (2008), já a ordem de produção é método empregado nas indústrias do tipo intermitente, quando os produtos a serem produzidos serão fabricados sob encomenda Sistema Just-in-time De acordo com Martins; Alt, (2006), o fato de considerar os estoques como um desperdício levou os japoneses a desenvolverem as técnicas do Just-

35 34 in-time com a utilização do sistema Kanban. Essas técnicas são amplas e importantes e acabaram tornando-se uma filosofia gerencial. Afirma Rosa (2003) que o Just-in-time é um conjunto de atividades que busca um volume elevado na produção, com uso mínimo de estoques de matérias-primas, estoques intermediários e estoques de produtos acabados. Estas peças atingem seu objetivo justo a tempo e atingem rapidamente o fim da operação, sem atrasos. Mas, para que o Just-in-time funcione corretamente, deve haver total participação dos envolvidos. Uma das ferramentas que lhe agregam valor é o Kaizen que visa à contínua melhoria e utiliza sugestões dos colaboradores. Para atingir objetivos, o Just in time requer total participação do empregado, e as particularidades do mundo ocidental são um pouco mais complicado que a oriental, pois o compromisso com o empregador é bem diferente e necessita de constantes trabalhos de aproximação e motivação. (ROSA 2003) Curva ABC Na análise de estoques, uma das formas mais usuais é a Curva ABC, que consiste na análise em certo tempo, na maioria das vezes de, 6 meses ou 1 ano. Para os itens mais importantes com maior valor e quantidade, dá-se a denominação de classe A; aos intermediários, classe B e, aos menos importantes, classe C. (MARTINS; ALT, 2006) Afirma Fernandez (2003) que a curva ABC classifica os produtos em três categorias, das quais o valor de A representa maior parte do valor dos bens estocados (80%), apesar de ser a menor parte em quantidade (15 a 20%). B, por sua vez, representa de 35 a 40% dos bens, porém valendo em torno de 15% do total estocado, enquanto C representa a grande maioria dos materiais (40 a 50%), valendo apenas de 5 a 10% do total do estoque. Isso significa que os esforços no controle de estoque numa empresa devem ser centralizados nos itens que compõem a classe A, os mais valiosos, mas em menor quantidade, mas não se deve deixar de controlar as classes B e C. O uso dos computadores e programas de gestão auxiliam em muito o processo de

36 35 controle dos estoques. 2.8 Gerenciamento da cadeia de suprimentos Segundo Slack et al. (2008), o gerenciamento dos relacionamentos e fluxos e as operações constituem o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Seu objetivo é satisfazer as necessidades dos clientes finais, contribuindo para qualquer mix de qualidade, velocidade, confiabilidade, flexibilidade e custo que o cliente final necessite. O conceito da cadeia de suprimentos refere-se às redes internas de processo, bem como às redes externas de suprimentos. Qualquer falha individual da operação, em qualquer um destes objetivos, pode se multiplicar por toda a cadeia de suprimentos. Embora o desempenho de cada operação possa ser adequado, o desempenho de toda cadeia poderia ser ruim. (SLACK et al., 2008) Gerenciar cadeia de suprimentos é gerenciar relacionamentos, porque o relacionamento influencia o fluxo regular entre as operações e os processos. (SLACK et al., 2008) Os relacionamentos podem ser transacionais, distanciados, baseados no mercado e relacionamentos de parcerias próximas e de longo prazo. (SLACK et al., 2008) Os relacionamentos transacionais envolvem as compras de bens e serviços, normalmente à procura do melhor fornecedor, cada vez que se torna necessário fazer uma compra. (SLACK et al., 2008) Tem como algumas vantagens manter a competição entre os fornecedores alternativos, flexibilidade inerente em terceirizar fornecedores e podem explorar as inovações. (SLACK et al., 2008) As desvantagens são que os fornecedores devem pouca lealdade aos clientes e a tomada de tempo e esforço para escolher de quem comprar. (SLACK et al., 2008) As relações de parceria a longo prazo são acordos cooperativos entre empresas, envolvendo fluxos e ligações para realização conjunta dos objetivos,

37 36 a missão coorporativa de cada empresa patrocinadora. (SLACK et al., 2008) É esperado dos clientes e dos fornecedores que cooperem, mesmo a ponto de compartilhar habilidades e recursos, para alcançar os benefícios conjuntos além daqueles que eles atingirão agindo sozinhos. (SLACK et al., 2008) As vantagens são compartilhar o sucesso, a comunicação que não fica restrita a canais formais, o aprendizado em conjunto e transferência da informação entre outros. (SLACK et al., 2008) 2.9 Gerenciamento informatizado Grandes estoques necessitam de gerenciamento por sistemas de informação, o uso de leitores de código de barras, identificação por rádio freqüência agilizam o processo final, atualizam os registros de estoque, geram pedidos, possuem relatórios de estoques mais precisos que auxiliam na decisão. (SLACK et al., 2008) Porém, mesmo com o sistema de informação, os estoques estão sujeitos a problemas comuns como erros de digitação, erros de quantidade de itens colocados ou retirados do estoque, produtos danificados ou deteriorados não registrados, itens roubados dos estoques e outros. (SLACK et al., 2008) Nestes casos, é necessário, além do inventário anual, inventários por amostragem ou periódicos, para um melhor controle. (SLACK et al., 2008) 2.10 Suprimento físico Afirma Hara (2005) que o suprimento físico é definido como conjunto de atividades destinadas ao abastecimento de matérias-primas e componentes vitais para a realização de suas atividades e também materiais de menor valor agregado. A área de compras está muito ligada ao suprimento físico, às vezes

38 37 confundido, em suas atividades, dentro de um contexto. Com o incremento da tecnologia na área de suprimento físico e compras, causou-se uma redução em massa no número de compradores, em média de 40 para 5, todos respaldados por computadores e internet. Tudo isso implica menos pessoas nas organizações e as que ficam, trabalham com apoio de tecnologias avançadas, desenvolvendo serviços que precisam de várias pessoas. As atividades manuais tendem a desaparecer, substituídas por robôs e computadores. Isso reflete que a área de suprimento físico e as demais áreas da organização passaram a valorizar mais a informação e conhecimento como ferramentas para a obtenção de resultados. (HARA, 2005) Afirmam Martins; Alt (2003) que, na localização dos estoques, a utilização de tecnologias para identificação dos itens e a determinação de critérios de endereçamento para a fácil localização dos itens desejados, agilizam o acesso Giro de estoque O giro de estoque mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Esse indicador é calculado a partir do quociente entre custo de mercadorias vendidas e o valor do estoque médio da empresa, sendo melhor que uma empresa tenha um giro alto de estoque, pois isso é um indicador de maior volume de vendas. (LOPRETE et al., 2009) Segundo Martins; Alt (2003), medem-se quantas vezes este estoque foi reposto, ou seja, quantas vezes foram renovadas de período em período. De acordo com Gitman (2004), o giro resultante passa a ter significado quando comparado ao de outras empresas, que atuam no mesmo setor. Assim, o giro de estoque pode ser facilmente convertido em índice de idade média dos estoques. ou

39 Custos dos estoques Segundo Hara (2005), o conceito de consórcio modular que são fornecedores que se estabelecem na própria empresa, diminui os custos de transporte e armazenagem. Os conceitos teóricos definem aquisição como função organizacional, com planejamento de aquisição, compras, controle de estoque, transporte, recebimento, inspeção de recebimento, operações de estocagem e pagamento. (HARA, 2005) A maioria das empresas brasileiras não aderiu ao sistema, para os poucos que aderiram, os resultados começaram a aparecer. O principal fator para esses ganhos está nos investimentos em tecnologia, computadores e leitores de barras que estão no mercado, mas o maior desafio é a troca transparente entre fabricantes e varejistas, o que é complicado por envolver mudanças culturais. (HARA, 2005) Empresas precisam armazenar produtos, matéria-prima, material em processamento ou produtos acabados até serem vendidos, pois o ciclo de produção e de consumo, dificilmente coincide. Estocagem é sinônimo de produtos disponíveis para serem entregues aos clientes rapidamente, mas gera custos. A armazenagem é seguramente um dos gargalos da agroindústria. A estocagem se faz necessária, quando a produção de bens não acompanha o consumo. Ela pode aumentar o valor dos produtos, mas instalações especializadas de armazenagem reduzem custo e melhor atendem os clientes, (HARA, 2005) Conforme Bertaglia (2003), as empresas preferem utilizar métodos intuitivos para tomadas de decisão que envolvem a administração de estoques. Como as empresas utilizam altos volumes de estoque, seria conveniente aplicar métodos mais analíticos que suportem as tomadas de decisão. Já o departamento financeiro, prefere manter estoques mínimos, aumentando a freqüência de compras no decorrer de um dado período. Os departamentos de vendas e manufatura preferem manter estoques altos para não haver surpresas de desabastecimentos. Para melhor resolver a questão nada mais que um gerenciamento baseado em bom senso e métodos analíticos.

40 Custos de aquisição De acordo com Bertaglia (2003), essa análise dos estoques é fundamental para a identificação dos custos. Os principais custos de estoques são: custo de aquisição, relacionado aos custos de pedir e obter o material, dividindo-se em custos fixos e variáveis. (BERTAGLIA, 2003) Custo fixo, associado aos salários dos funcionários responsáveis pela emissão das requisições, já o custo variável, aumenta na proporção em que se aumenta o número de pedidos. (BERTAGLIA, 2003) Custos de manutenção O custo de manutenção de estoques consiste na existência do estoque desde o momento de sua obtenção até o seu consumo, acumulando quando se armazenam itens físicos. (BERTAGLIA, 2003) Custos de espaço para armazenagem É o custo do espaço físico necessário para armazenar o material, que pode ser alugado ou próprio. Seus componentes estão associados ao valor operacional do armazém ou aluguel, recursos utilizados na movimentação e armazenagem, pessoas necessárias, energia elétrica, ar-condicionado, telefone e água. (BERTAGLIA, 2003) Custo de capital Dinheiro empatado no estoque, esse custo é bastante subjetivo ainda

41 40 que represente um percentual extremamente alto na composição dos custos totais de estoque. (BERTAGLIA, 2003) Custo de serviço É uma parte importante do custo de manutenção dos estoques, relacionando à proteção contra roubos, incêndios e outras características que possam danificar o produto, inutilizando em quantidade e qualidade. (BERTAGLIA, 2003) Custo de risco 2003) Relacionado basicamente à obsolescência do material. (BERTAGLIA, Custo por falta de material O custo por falta de estoque traz sérias consequências econômicas para a empresa e provoca um impacto externo e interno. Os impactos externos incluem atrasos de pedidos e perdas de lucros provenientes das perdas de vendas, interferindo na reputação e futuras vendas da empresa. Os impactos internos incluem perdas de produção, reprogramações e atrasos no atendimento das datas. (BERTAGLIA, 2003) Custo total dos estoques Este é representado pela soma dos custos de aquisição e os custos de

42 41 manutenção de estoques. (BERTAGLIA, 2003) Controle dos custos totais Afirmam Slack et al. (2008) que, o estoque pode reduzir os custos totais, pois ser ele relativamente grande, pode trazer economias que são maiores que o custo de mantê-los. Isso acontece quando as grandes compras atingem custos baixos, ou quando grandes pedidos reduzem o número de pedidos a serem colocados, assim, diminuem os custos associados de administração e manuseio de material, podendo ser chamado de lote econômico de compras. Os gerentes operacionais têm como objetivo reduzir o nível de estoques e custos totais dos estoques, enquanto gerenciam um nível aceitável de serviços ao cliente. (SLACK et al., 2008) 2.13 Estudo dos estoques Afirmam Martins; Alt (2006) que, como estoques representam parte substancial dos ativos das empresas, devem ser vistos como fator potencial de geração de negócios e lucros. Com isso, cabe ao administrador verificar se a utilidade é adequada ou se é peso morto, não apresentando o retorno sobre o capital investido. Em épocas de alta inflação, manter estoques altos poderia ser adequado para se obterem lucros, pois a reposição dá-se sempre a preços bem maiores. Em economia mais estável e de baixa inflação, isso não é adequado, uma boa gestão de estoques poderá ser responsável pelo lucro. O material, capital e mão-de-obra formam o tripé que sustenta uma organização, pois sem o capital não se adquire o material, e sem o material não há como uma organização atingir seu objetivo seja na produção ou prestação de serviço. O controle desses pontos é fundamental, para que a empresa possa reduzir seus custos com estoques e aquisições de materiais, pois uma adequada gestão de estoque permite à empresa se manter no

43 42 mercado, garantindo assim seu papel que é de gerar lucros e crescimento constante. É por isso que o material deve ser tratado como estratégico, assim como o capital e o conhecimento agregados as organizações. (ROSA, 2003) Segundo Rosa (2003), 1990 foi um período marcante para o setor de materiais, pois nesse tempo os profissionais encarregados pela produtividade viram o quanto era importante o controle e verificação de armazenamento, estoque, movimentação, tanto das matérias-primas, materiais auxiliares, produtos semi-acabados, em fabricação ou acabados, já que estes itens compõem uma grande parcela do custo da mercadoria ou serviço fornecido, como também, viram que a informática seria uma forte aliada para promover melhorias dos serviços de materiais. A manutenção dos estoques é a atividade reguladora entre a demanda e a disponibilidade dos produtos, responsável por, aproximadamente, um a dois terços dos custos logísticos, a administração dos estoques busca manter os níveis de estoque o mais baixo possível e, ao mesmo tempo, promover a disponibilidade desejada pelos clientes. (POZO, 2008) Planejamento de estoque Afirmam Santos; Pereira (2010) que, para garantir total eficiência entre as atividades de suprimento, produção, distribuição e pós-venda, tem-se que cumprir um nível de resultado na gestão de estoque, relacionando-se a índices elevados na satisfação dos clientes. O planejamento estratégico tem como objetivo a maior competitividade e as operações de gestão de estoque estão diretamente ligadas à competência da administração. Para isso, a cadeia de suprimentos deve aproximar os centros de distribuição com os centros clientelistas, formando uma rede em que, de um lado, estão os fornecedores e, do outro, os consumidores. Uma maneira de aperfeiçoar os resultados dos processos logísticos, por meio de seus estoques de segurança e do controle de seus custos. (SANTOS; PEREIRA, 2010)

44 Tipos de cadeia de suprimentos Segundo Slack et al. (2008), existem dois tipos cadeias de suprimentos, a enxuta e a ágil. As cadeias enxutas (ou eficientes) são adequadas para produtos e serviços funcionais estáveis. Já as cadeias ágeis (ou responsáveis) são adequadas para produtos e serviços inovadores e menos previsíveis.

45 44 CAPÍTULO III A PESQUISA 3 INTRODUÇÃO Os resultados positivos de uma empresa estão relacionados à gestão de estoque eficiente. Martins; Alt (2003) afirmam que a gestão de estoques se constitui de ações que permitem ao administrador analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e controlados. Estoques excessivos significam gastar dinheiro à toa e assumir custo que não retorna benefício algum. De acordo com Tófoli (2008), cada empresa deve determinar qual o sistema mais conveniente e mais econômico para o controle de seus estoques. Com o objetivo de demonstrar a importância da gestão de estoque através da reestruturação do cadastro, foi realizada uma pesquisa de campo no período de fevereiro a outubro de 2010, na empresa Equipav S/A. A Equipav empresa do ramo sucroalcooleiro possui uma filial instalada na cidade de Promissão-SP e outra na cidade de Birigui-SP, também o grupo possui outras empresas em ramos diversificados, por isso a necessidade de uma reformulação em sua gestão de materiais. A unificação do cadastro teve como foco a economia de tempo e resultados com custos, sendo assim, possibilitou efetuar todas as compras de uma forma integrada para todas as unidades de negócio que compõem o grupo Equipav, com isso se obteve aumento do volume a comprar, proporcionando melhor poder de negociação. Para realização da pesquisa, utilizaram-se dos métodos de observação sistemática, estudo de caso e histórico. 3.1 Relato e discussão sobre gestão de estoque na Equipav

46 45 Diante da pesquisa realizada na Equipav, demonstrar-se-ão, a seguir, todo relato e discussão do caso Unificação de cadastro de materiais A unificação do cadastro de materiais para o grupo Equipav veio pela necessidade de um melhor gerenciamento de suprimentos, tendo como foco principal os almoxarifados e compras, pois cada unidade de negócio contava com um setor de compras e almoxarifados que não se relacionavam. Com a unificação do cadastro de materiais, houve, também, uma melhor adequação quanto à estocagem desses materiais no almoxarifado e uma melhor informação técnica quanto às descrições desses materiais, as quais são muito importantes para os usuários. Foram realizados vários trabalhos preparatórios para essa unificação. O mais complexo foi recadastrar todos os itens, unificando o cadastro com as demais empresas do grupo, relacionando todas as informações, tais como: unidades de medidas, referências, marcas. Isso foi necessário porque um rolamento, que era usado na unidade de negócio na cidade de Campinas, tinha um código e o mesmo rolamento na unidade de negócio da cidade de Promissão, outro código completamente diferente. Foram necessários quatro meses para desenvolver esse trabalho. A unificação também solucionou o problema de atendimento aos usuários, devido à junção de marcas originais e paralelas e a junção dos mesmos materiais que possuíam, nas diferentes localidades, códigos diferentes. Isso acarretava um novo trabalho para os almoxarifes, no controle destes materiais, na reposição e no recebimento e, ainda, para os usuários, no momento da solicitação, pois a possibilidade de solicitar uma peça errada era muito grande Almoxarifado

47 46 O almoxarifado foi foco principal na unificação, pois é o setor que mais sofreu mudanças. Todas as atividades do almoxarifado estão ligadas aos materiais, sejam eles de estoque, aplicação direta ou investimento. Conforme a pesquisa, cada unidade de negócio tinha seu sistema informatizado e cada almoxarifado seu cadastro de materiais. Com a unificação, cada unidade de negócio passou a utilizar o mesmo sistema informatizado e um único cadastro de materiais. Durante os trabalhos de unificação do cadastro, foram encontrados vários materiais em duplicidade no estoque, também materiais com marcas diferentes, porém utilizados numa mesma aplicação ou num mesmo equipamento. Isso acabou diminuindo a quantidade de locações dos materiais nas prateleiras e também diminuindo a quantidade de itens a serem negociados pelo setor de compras. Isso refletiu no atendimento ao cliente interno, pois algumas pessoas mantinham o hábito de utilizar somente uma determinada marca de material, mesmo após pesquisas efetuadas em que comprovou-se que outras marcas, com custo muito mais baixo, poderiam suprir tanto em qualidade como em tempo de duração da peça, em sua aplicação. Peças originais com um custo muito alto foram substituídas por paralelas de custo mais baixo, porém sem perder a qualidade do serviço. Para que isso acontecesse, foi importante a participação dos colaboradores dos setores de manutenção automotiva e industrial. Todas as dúvidas técnicas foram resolvidas com os profissionais de cada área e a inclusão de uma nova marca, somente acontece depois que estes profissionais efetuam os testes de durabilidade e qualidade Estrutura dos almoxarifados Os almoxarifados contavam com uma estrutura independente para cada unidade negócio. Desta maneira, era difícil identificar se determinado material também era item de estoque de um outro almoxarifado. Com a unificação do cadastro, os almoxarifados são integrados, diferenciados por código, tendo como parâmetros, empresa e filial. O cadastro de materiais é único, todas as

48 47 unidades conseguem consultar, se para um determinado item, existe saldo em estoque, em um desses almoxarifados. Isso facilita o atendimento de uma urgência, por exemplo, em situações em que o material esteja em falta no mercado ou até mesmo ter um prazo de entrega extenso. O almoxarifado que possuir este item em estoque, pode atender essa necessidade através de uma transferência ou uma venda entre filiais. Outra vantagem ocorrida com a unificação é que, como as frotas das empresas são únicas, ou seja, de uma mesma marca, e como as condições de trabalho dos equipamentos variam, conforme qualidade das estradas por onde trafegam, pode ocorrer que em uma filial, exista uma grande quantidade de determinado material estocado. Assim, essa filial poderá transferir parte deste saldo para outra que necessita do item, reduzindo assim, as quantidades em seu estoque. As quantidades em estoque foram disponibilizadas para consultas para todas as demais filiais, permitindo aos supervisores, efetuarem tais trocas Gestão dos almoxarifados Os almoxarifados tinham uma gestão própria e independente para cada unidade. Com a unificação, continuaram com uma gestão independente, porém foram criados procedimentos que todos têm que cumprir. A solicitação de cadastro é um desses procedimentos, o setor de cadastro foi centralizado na unidade Promissão, pois nela está concentrada a maior quantidade de itens em estoque e tem o maior fluxo de entrada e saída de materiais do almoxarifado. O procedimento de estocagem passou a ter a mesma metodologia, sendo utilizados os parâmetros prateleira e Box. Assim, nas consultas, todos conseguem entender a localização dos materiais. Outro procedimento foi o cadastro de mínimo e máximo para todos os itens de estoque. Esses parâmetros foram criados através de relatório de consumo semestral. Mesmo em setores, como o de insumos agrícolas e posto de combustíveis, passaram por transformações após a reestruturação do cadastro

49 48 de materiais. No caso do setor agrícola, os defensivos, que têm um alto custo, foram cadastrados pela sua fórmula e no setor de posto de abastecimento itens como lubrificante e graxas também classificados pela sua composição química Relacionamento com os departamentos e seus usuários Como já visto, os departamentos mais envolvidos e focados foram: compras e almoxarifado, e estes por sua vez, têm um relacionamento importante com o departamento de manutenção, que foi o maior beneficiado, pois a unificação do cadastro de materiais deixou a comunicação técnica entre eles muito mais clara e objetiva, sendo que as solicitações de compras feitas pelo almoxarifado ou diretamente pelo setor de manutenção chegam com o máximo de informação técnica e, assim, o departamento de compras consegue atender com eficiência essas solicitações, quanto a prazo e com material correto. Dessa forma, a empresa ganha muito em custo, pois um equipamento ou veículo parado é um prejuízo significativo, porque o andamento produtivo da empresa está todo relacionado a eles. Sem contar que o relacionamento interpessoal ficou mais profissional e agradável. Um dos trabalhos mais importantes no almoxarifado é o atendimento de requisições de materiais, uma vez que ele trata de uma prestação de serviço que envolve contato com o usuário, e a unificação do cadastro veio trazer benefícios para esse relacionamento, visto que os almoxarifes conseguem atender uns dos requisitos mais almejados pelo usuário, que é o tempo de atendimento das requisições no balcão do almoxarifado. Com aplicação das tecnologias que a unificação trouxe, esse atendimento ficou mais rápido e eficiente, pois essas tecnologias deixaram todo processo informatizado, com destaque para localização dos materiais, que é o parâmetro principal para a separação dos materiais solicitados. Atender aos clientes na hora certa, com a quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradora. (MARTINS; ALT, 2003, p. 137)

50 Compras O setor de compras junto com o almoxarifado foram os que mais sofreram as mudanças, porque todo processo de suprimentos passa por estes setores. Antes da unificação do cadastro e implantação do sistema corporativo, as compras eram realizadas em cada unidade de negócio. Com a unificação, todas as compras passaram a ser corporativas e com apenas duas sedes, uma na matriz em Campinas e em Promissão, que é a unidade de mais fluxo de solicitações Estrutura do setor de compras O setor de compras passou por reestruturação, as compras deixaram de ser locais e passaram a ser corporativas. Compradores de todas as unidades de negócio foram remanejados para as duas sedes, Campinas e Promissão. O novo sistema permitiu que os compradores adquirissem por grupos de materiais e não mais pelos materiais da unidade local, porque, com a unificação do cadastro, os códigos passaram a ser os mesmos para todas as unidades. Toda estrutura de aprovação das cotações também foi modificada, passaram a ser via sistema e por alçadas de competência e valor Parametrização dos compradores Em toda a unificação do cadastro, os materiais foram classificados e cadastrados por grupos e subgrupos, sendo utilizado o parâmetro grupo para parametrização dos compradores. Como exemplo, pode-se citar o grupo de materiais elétricos que, quando solicitados por todas as unidades, serão encaminhados via sistema a um determinado comprador.

51 50 Fonte: Equipav (2010) Figura 8: Tela cadastro de perfil de compras Alçadas de aprovadores cotação A parametrização dos aprovadores foi definida por alçadas de competência e valores, sendo que para cada cotação há dois campos para alçada de competência: uma do gerente técnico da área, que aprova tecnicamente as especificações do material e uma do diretor de suprimentos, que aprova quanto aos fornecedores e preço dos materiais. Depois, existe a aprovação pelas alçadas de valor, que é exigida quando a cotação atinge determinado valor, essa aprovação é feita pelo superintendente ou um sócio da empresa Desmembramento dos pedidos de compras Como já foi dito, com a unificação do cadastro, a compra passa ser corporativa e cada comprador passa a comprar por grupo ou grupos de materiais. Sendo assim, os itens a serem comprados, por determinado

52 51 comprador, podem vir de várias unidades diferentes, porém são enviados via sistema, todos agrupados e somente com uma marcação do parâmetro de empresa e filial diferente. Somente após a cotação, negociação e aprovação dessa cotação, o comprador vai emitir os pedidos de compra, sendo o sistema responsável por desmembrar os itens pertinentes a cada empresa e filial, com as quantidades respectivas a cada solicitação. Fonte: Equipav (2010) Figura 9: Tela geração de cotação Custo do estoque A partir da implantação efetuada, pode-se ter um parâmetro dos custos ociosos com materiais que possuíam quantidades inadequadas em estoque. Aquelas que estavam em excesso foram remanejadas para outras filiais, muitos itens foram reaproveitados, principalmente com a construção da nova filial em Brejo Alegre-SP, que minimizou o impacto com aproveitamento dessas peças. A junção dos itens possibilitou que a empresa ganhasse com agilidade dos processos internos, o almoxarifado ganhou no tempo de reposição de

53 52 materiais, podendo-se concentrar num controle mais eficaz dos materiais armazenados e em tarefas como limpeza e atendimento ao cliente com mais qualidade. O departamento de compras também baixou seus custos na aquisição de materiais, pois, comprando para várias filiais, foi possível ter mais poder de compras com os lotes econômicos. Os usuários ganharam tempo na solicitação de materiais, bem como na entrega e execução dos serviços prestados. Além de a empresa baixar seus custos de armazenamento e aquisição de materiais, houve também um ganho na mão-de-obra, pois os colaboradores foram mais aproveitados em suas funções e, em alguns casos, até remanejados; em outros, baixando a quantidade de pessoas alocadas no almoxarifado, porém mantendo a qualidade dos serviços prestados Implantação do sistema Para a unificação acontecer, a empresa comprou um sistema informatizado corporativo, reestruturando todo o departamento de informática, já que, a partir da implantação desse sistema, todas as unidades de negócio passaram a se relacionar. Foi utilizado o sistema ERP em um banco de dados Oracle, pois até então, o grupo contava com um sistema próprio, o que tornou possível o planejamento para um novo recadastramento de todos os itens do Grupo Equipav. Os focos da unificação foram para os setores de almoxarifado e compras, porém outros setores também foram beneficiados, como a contabilidade e o setor fiscal, e ainda, com a compra em lotes econômicos, também diminuíram sensivelmente os trabalhos do setor financeiro, principalmente em contas a pagar. Com isso, estes departamentos ficaram centralizados, suas atividades deixaram de ser executadas individualmente e passaram a ser para todo grupo. No recadastramento, a empresa criou um departamento de cadastro, seus integrantes foram formados por profissionais de unidades de negócio

54 53 diferentes, isso para minimizar as dúvidas pertinentes a essa unidades de negócio. A equipe foi formada por um diretor de suprimentos, um supervisor de suprimentos, um assistente de suprimentos e mais quatro almoxarifes, todos exclusivamente envolvidos nessa unificação. Após o término dos trabalhos de recadastramento, esse setor foi reduzido, porém permaneceu, uma vez que todo um cadastro novo efetuado nas empresas do grupo, fosse ele para estoque ou aplicação direta em um equipamento, foi direcionado para o setor de cadastro, que analisa estas solicitações e, em caso de falta de informações, retorna ao solicitante para complementação. Com isso, os solicitantes passaram a ser responsáveis por seus pedidos o que culminou na redução de compras de materiais com parâmetros errados, tanto pelo comprador, quanto pelos usuários. Fonte: Equipav (2010) Figura 10: Tela cadastro de item novo Com um cadastro mais completo, foi possível investir em novas tecnologias relacionadas à informatização do setor de almoxarifado. Uma delas foi a implantação de um sistema de códigos de barras, o equipamento utilizado foi um leitor de código de barras, via rádio frequência. Com esse aparelho, o almoxarife pode se deslocar por toda área do almoxarifado, executando diversas tarefas como: entrega locação e recebimento dos materiais. No ato do recebimento, todas as informações da entrada da nota fiscal estão disponibilizadas no leitor, que indica a quantidade para conferência, bem

55 54 como o local exato onde o material deve ser alocado. No momento do atendimento das requisições de materiais, essa tecnologia dá qualidade ao atendimento, pois assim que a requisição é aprovada em seus setores, já fica disponível no leitor, que indicará a localização exata do material, bem como a quantidade a ser atendida. Todo esse aparato veio dar rapidez aos trabalhos dos almoxarifes, porque, no passado, o almoxarife era quase que um técnico, tinha que conhecer a peça e, às vezes, saber onde ela deveria ser aplicada, para poder efetuar o atendimento ao cliente. Hoje, o sistema informa com exatidão onde a mesma se encontra e faz um melhor controle no recebimento e atendimento. Aliás, o incremento da tecnologia nas áreas de suprimentos físico de compras vem causando alguns efeitos que são notabilíssimos, especialmente, para quem esteve presente em uma grande organização dos anos 1980 até hoje. (HARA, 2005, p. 64) Reposição de estoque As reposições dos estoques também são feitas da mesma forma, via sistema, com base no cadastro de mínimo e máximo para o cadastro de cada item. Quinzenalmente é rodada essa reposição em todas as unidades, pois esse procedimento tem como finalidade melhorar o fluxo de compras, que passou ser corporativo. Fonte: Equipav (2010) Figura 11: Tela ressuprimento