UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS CERCOMP (CENTRO DE RECURSOS COMPUTACIONAIS) TUTORIAL DE USO DO WEBMAIL - UFG

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS CERCOMP (CENTRO DE RECURSOS COMPUTACIONAIS) TUTORIAL DE USO DO WEBMAIL - UFG Página 1 de 23

2 Sumário Introdução...3 Layout do Webmail...4 Nível Básico...5 Entrar/Logar no novo webmail:...5 Navegação nas pastas:...8 Gerenciando a cota da sua conta...11 Operação básica da parte de contatos:...12 Como fazer busca de mensagens:...12 Spam:...15 Preferências:...19 Criando um filtro...19 Fora do escritório...21 Conclusão...23 Página 2 de 23

3 Introdução A Internet sofreu várias melhorias e atualizações desde quando a mesma foi criada. Nesse período os s também tiveram atualizações e melhorias e infelizmente o serviço de adotado pela UFG não seguiu essas atualizações, com isso foi adotado um novo servico de , o Zimbra. Esse novo servidor de possui: Livro de Endereços, Calendário, Tarefas entre outras ferramentas. O webmail pode ser acessado a partir da Internet ou através de um cliente de (Mozilla Thunderbird, Microsoft Mail, Microsoft Office Outlook, entre outros) e dispositivos móveis. A outra vantagem foi o aumento da capacidade de armazenamento para 1GB. Página 3 de 23

4 Layout do Webmail Página 4 de 23

5 Nível Básico Entrar/Logar no novo webmail: Entrando e saindo Deve-se usar um navegador para acessar o Webmail da UFG. Nem todos os navegadores são suportados, portanto mantenha-os atualizados. Segue os links dos navegadores compatíveis: Mozilla Firefox ( Google Chrome ( Internet Explorer ( Opera ( e Safari ( Ao acessar a sua conta, insira no campo Nome de usuário oseuloginunico@ufg.br e senha, e selecione a versão do cliente a ser usada. Você pode escolher usar o cliente padrão, ou mudar a versão do cliente. A sua sessão permanece ativa até que expire. Se for selecionada opção Lembrar meus dados, não será preciso efetuar o login toda vez que reiniciar o navegador durante um dia. Se deixar o cliente web aberto no navegador, mas não acessar a sua caixa de entrada por um determinado período, sua sessão poderá expirar e você precisará fazer login novamente. Página 5 de 23

6 Login Segue os passos para fazer o login: 1. Abra uma janela do navegador e digite a URL: 2. Quando a tela de login for exibida, digite o Nome de usuário. Será preciso digitar o endereço de completo para o nome de usuário (por exemplo, usuario@ufg.br) e a Senha. 3. Para que os seus dados sejam lembrados no computador até que a sessão expire ou até que você saia, marque Lembrar meus dados. 4. Se não desejar usar o cliente Padrão, é possível alterar a versão. 5. Clique em Login. Sair Para impedir que outros tenham acesso à sua conta de , deve-se sempre sair quando não estiver usando o computador. Se navegar para um site diferente sem primeiro sair, a sua sessão pode ser encerrada automaticamente quando alcançar o tempo limite especificado. 1. No menu suspenso com a seta próximo ao seu nome no canto superior direito, selecione Sair. Página 6 de 23

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8 Navegação nas pastas: Há várias formas de organizar itens em sua conta. Você pode usar esses recursos, como pastas, marcadores e sinalizadores, juntamente com o recurso de Busca para localizar e recuperar rapidamente mensagens. Usando pastas As pastas são usadas para organizar suas mensagens de de entrada e saída. Pode-se criar suas próprias pastas ou usar pastas definidas pelo sistema: Pastas definidas pelo usuário: as pastas que você cria para organizar seu são exibidas na lista Pastas no painel Visão geral. Os nomes das pastas de nível superior não podem ser iguais a qualquer pasta de nível superior em suas pastas de , agenda ou lista de endereços. Página 8 de 23

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10 Pastas de sistema: as pastas de sistema não podem ser movidas, renomeadas ou excluídas. As pastas de sistema são as seguintes: Caixa de entrada: os novos s chegam na Caixa de entrada. Enviadas: uma cópia de cada mensagem enviada fica salva na pasta Enviadas. Rascunhos: As mensagens que você redigiu, mas não enviou, são salvas na pasta Rascunhos. Spam: a maior parte da filtragem de s automáticos não solicitados (também conhecidos como spam ou ainda como lixo eletrônico) é administrada por um filtro de spam antes de essas mensagens de chegarem à sua Caixa de entrada. Os s possivelmente considerados spam, mas não com 100% de certeza, podem ser colocados na pasta Spam. Pode-se analisar essas mensagens para retirá-las da pasta ou exclui-las. Caso não as exclua, elas serão eliminadas após um determinado período, conforme a especificação do administrador. Lixeira: Os itens excluídos são colocados na pasta Lixeira e ficam ali até que você esvazie manualmente a lixeira ou até que o conteúdo da pasta seja eliminado automaticamente. Página 10 de 23

11 Gerenciando a cota da sua conta Para gerenciar o uso do disco e dos recursos, o administrador pode impor cotas para limitar o espaço em disco que a conta utiliza. Segue alguns passos para gerenciar a conta: 1. Para visualizar a cota de e quanto já foi utilizado, posicione o cursor sobre o seu nome na barra de ferramentas. Se estiver acima da cota, pode acontecer o seguinte: Você recebe uma notificação por . A interface do exibe uma notificação quando efetua o login. s enviados a você podem retornar ao remetente, juntamente com uma notificação de que a sua caixa de está cheia. 2. Reduzir o tamanho da caixa de Exclua mensagens antigas que não são mais necessárias. Exclua anexos de arquivo grande das mensagens. Salve os anexos localmente caso deseje mantê-los. Esvazie a pasta Lixeira. O administrador pode ter definido a eliminação automática de mensagens que tiverem sido recebidas há mais de um determinado número de dias. O administrador define a política de quando as mensagens deverão ser eliminadas, com quantos dias elas devem estar e quais pastas terão o conteúdo eliminado. Página 11 de 23

12 Operação básica da parte de contatos: Os contatos são adicionados automaticamente ao enviar um (quando o mesmo não constar na lista de contatos), facilitando no cadastro e até mesmo no envio de um futuramente. Como fazer busca de mensagens: O Webmail possui uma caixa de pesquisa, que poderá realizar busca de , Contatos, Tarefas e Arquivos. Pode-se inserir qualquer valor, como uma palavra, nome, sobrenome, número de telefone ou nome de domínio. Para contatos nas suas listas de endereços, o campo deve ser uma palavra inteira. Por exemplo, para pesquisar contatos por número de telefone, você precisa inserir o número de telefone inteiro conforme ele aparece na entrada do contato. Não é possível pesquisar apenas pelo código de área. Para poder usar o recurso de busca rápida, certifique-se de que tenha selecionado o tipo de item que deseja buscar. A seta de lista suspensa no lado direito da caixa de busca possibilita que você selecione que tipo de item quer buscar. É possível buscar mensagens, contatos pessoais, contatos pessoais e compartilhados, contatos da Lista de endereços global (GAL), páginas ou todos os tipos. Página 12 de 23

13 Regras de sintaxe de busca: Opção Correspondência exata Descrição de texto Se buscar frases, cada palavra nessa frase deverá ser uma correspondência exata. As variações de ortografia não são permitidas. Por exemplo, se você buscar por bananas, as mensagens com banana não serão uma correspondência. Não diferencia maiúsculas de A busca não faz diferenciação entre maiúsculas e minúsculas minúsculas; Sul, sul e SUL são todos a mesma coisa. Caracteres especiais Os caracteres especiais não podem ser usados no seu texto de busca. ~ # $ % ^ & * () _- +? / { }[ ] ; : " Símbolos de direitos autorais Caracteres especiais, como símbolos de marca e marcas registradas registrada que são parte de uma palavra, são removidos quando a palavra é indexada para busca. Quando esses caracteres especiais forem usados em uma busca como parte de uma busca de palavra inteira, serão ignorados. Por exemplo, uma busca por Zimbra localizará todas as referências a Zimbra, incluindo aquelas que não contêm o símbolo de marca comercial. Página 13 de 23

14 Curingas O asterisco (*) como curinga após um prefixo é aceito. Por exemplo, se você buscar por co*, ele retornará itens com a palavra colar, coração etc. Observação: um asterisco duplo em uma consulta não é considerado um caractere curinga e é ignorado durante a execução da busca. Anexos Contatos endereço Os anexos de arquivo que podem ser lidos pelo sistema são buscados. O arquivo que pode ser lido pelo sistema é aquele que pode ser convertido em HTML, como documentos do Microsoft Office e arquivos de texto. em listas de Você deve buscar uma palavra inteira ou uma sequência de números. Por exemplo, para pesquisar contatos por número de telefone, você precisa inserir o número de telefone inteiro conforme ele aparece na entrada do contato. Não é possível pesquisar apenas pelo código de área. Ao digitar no campo de pesquisa, o webmail irá apresentar a tela de busca, onde irá mostrar os resultados obtidos e um filtro. Página 14 de 23

15 Spam: A maioria da filtragem de s automáticos não solicitados (também conhecidos como spam) é administrada por um filtro de spam antes dessas mensagens de chegarem a sua caixa de entrada. Os s que possivelmente sejam considerados spam, mas sobre os quais não há certeza, são colocados na pasta Spam. Pode-se analisar essas mensagens e retirá-las da pasta de spam ou excluí-las. Se não mover ou excluir as mensagens, elas são eliminadas após um número de dias especificado pelo administrador do serviço de . Se estiver recebendo uma grande quantidade de mensagens de não solicitadas, entre em contato com o Cercomp. Denunciar spam ajuda seu administrador de s a ajustar a filtragem de spam. Marcar s como spam 1. Selecione a mensagem a ser marcada como spam. 2. Na barra de ferramentas, selecione Spam. Página 15 de 23

16 Também pode clicar com o botão direito na mensagem e selecionar Marcar como spam. Marcar s como não sendo spam Algumas mensagens que não são spam são colocadas na pasta Spam. Pode-se mover as mensagens para a pasta apropriada. 1. Selecione a mensagem a ser marcada como não spam. Na barra de ferramentas, selecione Não Spam. Página 16 de 23

17 2. Clique com o botão direito na mensagem e selecione Marcar como não spam. A mensagem selecionada será enviada para a sua caixa de entrada. Esvaziar a pasta Spam O conteúdo da pasta Spam é eliminado automaticamente após um determinado número de dias, configurado pela administração. Pode-se esvaziar a sua pasta Spam a qualquer momento. 1. Clique com o botão direito na pasta Spam e selecione Esvaziar pasta Spam. 2. Clique com o botão esquerdo do mouse. Página 17 de 23

18 Configurar opções de spam para bloquear ou permitir endereços específicos Pode-se configurar as suas preferências de para identificar endereços específicos e bloqueá-los, ou não na sua caixa de entrada. É necessário criar uma lista de endereços que não devem ser adicionados a sua Caixa de entrada e endereços que devem ser adicionados a ela, mas que podem ser detectados como spam. O filtro de spam usa esta lista para garantir que você receba os s esperados. Se perceber que determinados endereços de estão sempre sendo adicionados incorretamente na sua caixa de entrada ou na pasta Spam, é possível identificar esses endereços para bloqueá-los ou não. 1. Vá até a página Preferências > Vá até a seção Opções de spam. 3. Na caixa de texto Bloquear mensagens de, insira os endereços de que devem ser sempre tratados como spam. Pode listar até 100 endereços. 4. Na caixa de texto Permitir mensagens de, insira os endereços de que você confia e que por alguma razão estão indo parar na pasta Spam, como informativos que você assinou. As mensagens desses endereços nunca são bloqueadas. Pode listar até 100 endereços. 5. Clique em Salvar. Página 18 de 23

19 Preferências: Criando um filtro Pode definir filtros para gerenciar mensagens de de entrada e de saída. Um filtro consiste de uma ou mais condições e uma ou mais ações. Se a mensagem corresponder às condições, as ações especificadas serão executadas. Segue os passos para criar o filtro: 1. Vá até Preferências > página Filtros. 2. Clique em Filtros de mensagens de entrada ou Filtros de mensagens de saída. 3. Selecione Novo filtro. 4. Na caixa de texto Nome do filtro, insira um nome exclusivo para o filtro. 5. Para ativar o filtro, marque a caixa Ativo no canto superior direito. 6. Selecione se a mensagem deve atender uma ou todas as condições Página 19 de 23

20 listadas. qualquer significa que se uma mensagem atende a qualquer uma das condições, a ação é executada. todas significa que a mensagem precisa atender a todas as condições para que a ação seja executada. 7. No menu suspenso, selecione em que parte da mensagem o filtro será aplicado, como o campo Assunto ou De. 8. Selecione como o item correspondência exata. deve corresponder, como contém ou 9. Insira ou selecione a informação para comparar, como a data, endereço de , ou frase. As condições não fazem diferenciação entre maiúsculas e minúsculas. Por exemplo, se você selecionou Assunto e contém, e inseriu Reunião de equipe, todas as mensagens contendo Reunião de equipe são filtradas. O filtro também pega Reunião de equipes ou Reunião de equipe de hoje, porque escolheu contém e não correspondência exata. 10. (Opcional) Para adicionar mais condições, clique no botão + e repita as etapas acima. A ordem das condições não é importante. 11. Em Executar as seguintes ações, selecione uma ação no menu suspenso. Dependendo da ação que selecionar, pode ser preciso navegar para localizar um nome de pasta ou marcador. 12. (Opcional) Para adicionar mais ações, clique no botão + e repita as etapas acima. As ações são aplicadas na ordem em que estão listadas. 13. O padrão é parar de procurar por filtros correspondentes após o primeiro resultado. Se desejar que mais de um filtro seja aplicado à mensagem, desmarque Não processar filtros adicionais. Observação: Normalmente, você não deseja que outros filtros sejam aplicados a uma mensagem caso haja uma correspondência porque a mensagem pode passar por várias ações, algumas delas contraditórias. 14. Quando tiver terminado de criar o filtro, clique em OK Página 20 de 23

21 Fora do escritório Pode-se criar um envio de mensagem automática para o remetente quando você estiver em férias/ausente ou impossibilitado de acessar o por um periodo. Para isso basta ir em: Preferências > Fora do escritório. 1. Para ativar marque a opção: Enviar mensagem de resposta automática 2. Digite a mensagem de resposta automática 3. Selecione o período que estará ausente 4. Ou selecione uma mensagem de resposta diferente para remetentes externos. 5. Após, clique em Salvar. Página 21 de 23

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23 Conclusão Esse tutorial foi feito se baseando no manual on-line, disponibilizado pelo link: ou através do webmail, clicando no nome do usuário e após no Ajuda do produto. Página 23 de 23