IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UM MINIMERCADO NO INTERIOR DO ESTADO DO PARÁ

Transcrição

1 IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UM MINIMERCADO NO INTERIOR DO ESTADO DO PARÁ Lorena Pinheiro de Brito / Universidade do Estado do Pará) Flávia Rayssa da Silva Barbosa Universidade do Estado do Pará) Resumo: O Programa 5S é uma ferramenta de qualidade que tem a finalidade de reestruturar e aperfeiçoar os processos de produção visando o trabalho em equipe, racionalização de sistemas, eliminação de desperdícios, e principalmente a mudança de postura dos envolvidos diante de uma nova cultura de trabalho. Sendo assim, o presente artigo tem como objetivo implantar o Programa de qualidade 5S em um minimercado no interior do nordeste paraense com o propósito de melhorar o serviço prestado aos clientes. O método utilizado para o desenvolvimento do trabalho foi o de pesquisa-ação, baseado nas seguintes etapas: coleta de dados, plano de ação, implantação do Programa e monitoramento inicial. Com os resultados obtidos, as modificações ocorridas no ambiente foram evidentes, tais como: ambientes mais limpos e organizados, redução de desperdícios, disponibilização de espaços nas prateleiras e melhorias no atendimento, além disso, o comprometimento dos colaboradores com os princípios do 5S e a motivação em relação ao êxito da aplicação do Programa, ao perceberem o quanto as mudanças proporcionadas por este instrumento aprimora o ambiente e a maneira de trabalho. Palavras-chave: Programa 5S; Minimercado; Gestão da Qualidade. 1. Introdução Os minimercados têm crescido consideravelmente no país, pois os consumidores buscam comodidade, proximidade e praticidade na realização de suas compras. Com menos tempo disponível para se dedicar às compras do mês uma boa alternativa é comprar ao lado ou no caminho de casa. Os mercados de vizinhança, como também são chamados, cresceram 62,5% nos últimos cinco anos, além disso, em dez anos, os valores da produção gerada pelos pequenos negócios saltaram de R$ 144 bilhões para R$ 599 bilhões (SEBRAE, 2014). Por esse motivo, é necessário investir na melhoria dos sistemas de qualidade desses setores para oferecer aos clientes um serviço aprimorado e eficiente. Para Domingues (2011), mesmo com a constante evolução dos conceitos de qualidade, algumas ferramentas criadas há vários anos, continuam sendo válidas e utilizadas amplamente pelas empresas que trabalham com sistema da qualidade. Desde os conceitos tradicionais de gerenciamento, até a Gestão da Qualidade Total, muitas filosofias, técnicas, ferramentas e formas de gestão foram criadas, aprimoradas ou redefinidas, com o intuito de criar as condições adequadas nas organizações para obter os melhores resultados (ZAGHA et al., 2011). Entre as ferramentas utilizadas nos processos de planejamento da qualidade total apresenta-se o Programa 5S japonês, que busca a limpeza e a ordenação de ambientes, bem como a eliminação de perdas através de ações educacionais e de treinamento das pessoas, resultando em melhor qualidade de vida no trabalho e melhor produtividade nas organizações (ABRANTES, 2007).

2 O Programa 5S é uma filosofia que objetiva a mudança de atitude das pessoas, contribuindo para a mudança cultural necessária a melhoria e desenvolvimento de empresas, comunidades, nações e pode ainda ser aplicado na organização da vida pessoal (DOMINGUES, 2011). Assim, o objetivo deste trabalho é implantar o Programa de qualidade 5S em um minimercado no interior do nordeste paraense com o intuito de aperfeiçoar o serviço oferecido aos clientes, melhorando a organização e limpeza do mercado e buscando formas adequadas de atendimento, além disso, impulsionar o respeito e disciplina por parte dos funcionários. 2. Gestão de Qualidade A qualidade é um fator fundamental para o crescimento e consolidação de empresas ou de qualquer outro tipo de organizações, pois as empresas que têm um sistema de qualidade eficiente tornam-se diferenciadas no mercado. Segundo Campos apud (Cardoso et al., 2004), um produto ou serviço de qualidade é aquele que atende as necessidades dos clientes de forma confiável, acessível, segura e no tempo certo, pois o verdadeiro critério de boa qualidade é a preferência do consumidor. Uma das principais vantagens competitivas dos minimercados é a proximidade dos donos com os clientes, a partir disso, Batalha et al (2008) destaca que a qualidade do serviço pode ser resultado da percepção que o cliente teve do serviço, confrontada com o serviço esperado. A área de qualidade em serviços tem apresentado forte crescimento nas últimas décadas, fruto do aumento da participação desse tipo de atividade na economia (BATALHA, et al., 2008). Para Slack et al (2009), quando a qualidade significa a produção consistente de serviços e produtos dentro das especificações, não apenas leva à satisfação de consumidores externos, como também torna mais fácil a vida das pessoas envolvidas na operação. Satisfazer aos clientes internos pode ser tão importante quanto satisfazer aos consumidores externos. A qualidade hoje é tratada como filosofia de gestão, onde o objetivo é superar as expectativas de todas as partes envolvidas, para isso as empresas incorporam várias ferramentas da qualidade ao seu sistema de gestão. Atualmente, é comum encontrar empresas que adotam o sistema da qualidade como sistema de gestão, ou seja, adotam o comitê da qualidade e suas ferramentas para discutir sua estratégia de negócios, encontrando neste ambiente as melhores soluções para o desenvolvimento organizacional (DOMINGUES, 2011) Programa 5S Segundo Abrantes (2007), logo após a Segunda Guerra Mundial, em 1945, e até cerca de 1953, os produtos japoneses eram reputados como de péssima qualidade. A partir de 1954 seus produtos ganharam qualidade e confiança no mundo inteiro, e isto não foi resultado de nenhum milagre, mas, sim fruto de muito estudo, treinamento e trabalho árduo. Foi o Centro de Educação para a Qualidade no Japão, com a equipe do Dr. Kaoru Ishikawa, que criou em maio de 1950 um modelo prático para combater às causas de perdas e desperdícios, ao qual deu o nome de Regra dos 5S. O Programa 5S vem sendo usado no Brasil desde 1990 em muitas empresas, particularmente naquelas com uma boa administração voltada para os recursos humanos, essa ferramenta de qualidade gera muitos efeitos positivos, como a melhoria da qualidade,

3 prevenção de acidentes, aumento da produtividade, melhoria do moral e bem-estar das pessoas, entre outros benefícios (ABRANTES, 2007). A denominação 5S deve-se a cinco palavras iniciadas com a letra S, em japonês, que descrevem as etapas do programa, são elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuki. Adaptado para o português as cinco palavras foram entendidas como cinco sensos (REZENDE, 2005). De acordo com Abrantes (2007) os sensos apresentam as seguintes definições: Senso de Utilização (Seiri). A síntese deste Senso está em definir claramente os objetos, documentos e dados em necessários e supérfluos. Além da melhoria do ambiente e do moral dos funcionários, áreas antes ocupadas com materiais desnecessários são liberadas, os riscos de acidentes provocados por excesso de materiais dispostos sem nenhum controle são reduzidos, além da redução e até eliminação do tempo de procura de ferramentas, materiais e documentos. Senso de Ordenação (Seiton) Este Senso pode ser resumido como o conjunto de ações que propiciam que os objetos, documentos e dados necessários sejam localizados de forma rápida, correta e segura, além disso, é responsável por aperfeiçoar a comunicação visual, através de desenhos, avisos e frases. Gerando benéficos como, melhoria do ambiente físico da empresa, economia de tempo e energia pela redução de movimentação desnecessária, rapidez, segurança e facilidade na procura por materiais, documentos e dados, entre outros. Senso de Limpeza (Seiso) Este Senso vai além do ato de limpar e, principalmente, deve ser enfocado como uma oportunidade de não sujar e de inspecionar, descobrindo as fontes das sujeiras e pontos potenciais de falhas e desperdícios. Os principais benefícios são combate aos desperdícios, embelezamento dos postos de trabalho, redução de riscos a saúde dos funcionários e melhoria do moral e satisfação dos funcionários, por trabalharem em ambientes limpos e seguros. Senso de Bem-Estar (Seiketu) Este Senso também é conhecido como de Saúde, Higiene ou ainda de Asseio. É resultado da implantação dos Sensos anteriores, está ligado diretamente à saúde física e mental das pessoas e principalmente das mudanças físicas e comportamentais ocorridas na empresa. Diversos fatores contribuem para que as pessoas se sintam bem dentro do ambiente de trabalho e, portanto, possam realizar suas tarefas com alegria e criatividade, o que é positivo para a qualidade e produtividade. Senso de Autodisciplina (Shitsuke) Honestidade, integridade, paciência, perseverança e cooperação são algumas características principais da Autodisciplina. Este é com certeza o Senso mais difícil de ser absorvido e praticado, pois exige muita educação e respeito para com os semelhantes e o meio ambiente. Ele mexe com a cultura e o comportamento das pessoas e a melhor forma de divulgar este Senso é através do exemplo, pois assim como uma criança procura imitar seus pais, também os funcionários são diretamente influenciados pelos atos e atitudes de seus superiores hierárquicos.

4 Ao decorrer do Programa, a importância de cada Senso vai se definindo, as metas começam a ser atingidas, porém o Programa necessita de uma manutenção constante, cada etapa concluída deverá ser mantida, pois é um processo contínuo (DOMINGUES, 2011). 3. Método de Pesquisa A implantação do programa aconteceu em um minimercado situado em uma agrovila pertencente ao município de São Francisco do Pará no nordeste paraense. O método adotado para o desenvolvimento do trabalho foi o de pesquisa-ação, com caráter qualitativo. Esse tipo de pesquisa é muito utilizado na área de engenharia de produção, pois trata-se de um tipo de pesquisa social com base empírica que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo (MIGUEL et al, 2012). Sendo assim, o trabalho foi executado baseado nas seguintes etapas: 1. Estudo da fundamentação teórica: foram realizadas pesquisas sobre os assuntos de Gestão da Qualidade, criação e aplicação do Programa 5S e crescimento dos minimercados no Brasil; 2. Coleta de dados: foram reunidas as informações necessárias para aplicar o Programa, através da observação por meio de visitas ao estabelecimento e entrevistas coletivas e individuais com os colaboradores da microempresa. Todos os dados coletados foram discutidos, analisados e interpretados pelos pesquisadores juntamente com os participantes do minimercado; 3. Plano de ação: após a análise e avaliação dos dados coletados foram definidas as ações para solucionar os problemas encontrados, de acordo com as características de cada senso; 4. Apresentação do Programa: foi determinado um dia para divulgar o Programa 5S e iniciar o treinamento dos colaboradores, onde foram abordados os principais benefícios da implantação do Programa e as etapas de aplicação. 5. Apostila de recomendações: foi criada uma apostila contendo os principais princípios dos últimos Sensos (Bem-Estar e Autodisciplina), esta foi estudada junto com os colaboradores como continuação do treinamento, apresentando as características necessárias para realizar as mudanças comportamentais que são de suma importância para eficácia do trabalho. 6. O dia da grande limpeza : nesta etapa os três primeiros Sensos começaram a ser executados, para isso foi essencial à participação de todos os colaboradores para limpar, organizar e eliminar os desperdícios. 7. Monitoramento inicial do Programa: após a implantação do Programa, foram realizadas visitas ao estabelecimento para avaliar o desempenho do projeto. Além disso, na apostila de recomendações contém sugestões e estratégias que ajudarão a manutenção do Programa. 8. Análise dos resultados: os resultados obtidos a partir da implantação e observação de cada etapa foram avaliados e descritos no artigo;

5 4. Caracterização do Minimercado O estabelecimento está localizado no interior do município de São Francisco do Pará, na vila do Areal. O minimercado é o único da vila, esse fato exige que os produtos vendidos sejam variados para atender todas as necessidades e preferencias dos clientes. São vendidos no mercado produtos alimentícios, de limpeza, higiene pessoal, cosméticos, materiais de costura, entre outros. A empresa é de caráter familiar, ou seja, os funcionários são os próprios membros da família. O horário de funcionamento do mercado é das 07hrs às 19hrs, nesse período os três funcionários revezam o atendimento de acordo com sua disponibilidade de tempo. Além disso, os funcionários possuem uma próxima relação com os clientes, essa característica é de suma importância, pois auxilia os colaboradores a conhecer os interesses dos consumidores. 5. Resultados As principais ferramentas utilizadas para coletar os dados foram a observação e a entrevista, nesta foram feitas perguntas sobre a venda dos produtos, a forma de pagamento, a frequência da limpeza do local e dos materiais e as melhorias que a proprietária gostaria de realizar no minimercado. A partir da observação e das respostas obtidas foi possível identificar que o ambiente, as prateleiras, os produtos e o estoque estavam sujos e desorganizados, as tabelas de preços encontravam-se confusas e não estavam visíveis para os funcionários e consumidores, havia muitos materiais inúteis no local, gerando desperdício de tempo e espaço. Além disso, como o pagamento de alguns clientes é parcelado os funcionários utilizam um caderno de débito, este estava descuidado e desordenado. Diante das problemáticas encontradas elaboraram-se estratégias de acordo com os princípios do Programa 5S para melhorar o estabelecimento e o comportamento dos indivíduos. No dia da grande limpeza realizou-se a aplicação dos três primeiros Sensos do Programa, Utilização, Ordenação e Limpeza. Primeiramente, os materiais desnecessários foram eliminados e alguns reutilizados, como caixas de papelão e potes de plástico que foram reciclados para armazenar itens de venda e alguns materiais usados no estabelecimento. Com essa atitude, notou-se que espaços foram disponibilizados e usados para organizar melhor o local, por exemplo, no balcão de atendimento os documentos da empresa que se encontravam acumulados e desorganizados foram agrupados de forma ordenada. Além disso, como alguns espaços estavam ocupados de forma inadequada não havia local apropriado para estoque, as mercadorias ficavam dispostas no chão do minimercado dificultando a movimentação dos clientes, além de causar uma impressão de confusão e desorganização. Com a melhor utilização dos espaços e a adequada organização dos produtos nas prateleiras foi disponibilizada a área para estoque, facilitando o acesso para os funcionários e a arrumação das mercadorias nas estantes. A venda de alguns itens do minimercado era reduzida por não estarem visíveis aos consumidores, além disso, anteriormente as mercadorias não estavam separadas de acordo com suas especificações, por exemplo, alguns produtos químicos estavam próximos de itens alimentícios e mercadorias semelhantes encontravam-se dispersas. Após a aplicação do Programa, percebeu-se no período do monitoramento, que o índice de vendas de alguns produtos aumentou, porque foram ordenados em seções e os itens mais atrativos foram

6 colocados em evidência com o propósito de facilitar o acesso aos consumidores e incentiválos a compra. Todas as áreas do mercado foram bem higienizadas, porque a sujeira do local e das mercadorias gerava nos clientes uma sensação de desconforto. Através do diálogo com a proprietária e os funcionários foi estabelecido que semanalmente uma seção do minimercado será higienizada para evitar acúmulo de sujeira e a partir da entrega das mercadorias pelos fornecedores os produtos brevemente serão limpos antes de sua exposição, se o estoque não for suficiente para preencher as estantes os produtos serão mantidos na parte da frente, tornando-os mais acessíveis aos clientes, além disso os rótulos dos produtos estarão sempre visíveis para facilitar a compra. Essas são algumas medidas preventivas que ajudarão a manter as mudanças proporcionadas pela implantação da ferramenta de qualidade 5S. A tabela de preços foi reformulada, pois por diversos fatores o valor dos produtos oscila frequentemente, com a nova tabela os números podem ser modificados e a organização mantida. Da mesma forma, criaram-se preços modificáveis para os produtos das prateleiras que não estavam identificados com a etiquetadora. Ainda, os principais materiais utilizados pelos funcionários foram guardados em recipientes identificados com etiquetas para facilitar o acesso, pois anteriormente estavam amontoados. O caderno de débitos é um dos utensílios mais usado pelos funcionários, por isso exige organização e facilidade no seu manuseamento. Sendo assim, foi desenvolvido um novo caderno, estruturado em ordem alfabética, com os lugares adequados para colocar o valor e a data da compra realizada pelo cliente. O alvará de licença é um documento de suma importância, pois atesta o direito de funcionamento da empresa, este se encontrava sujo, inevidente e misturado com outros documentos e itens de venda. Para transparecer aos clientes confiabilidade e segurança, o alvará foi limpo e posto em um quadro, tornando-o visível para os clientes, os documentos desnecessários foram descartados e os itens de venda guardados nos locais adequados. Para demostrar algumas mudanças geradas pela implantação do trabalho foram feitas imagens que comprovam as melhorias. FIGURA 1 Materiais descartados após a aplicação do primeiro Senso. Fonte: Autores (2015).

7 FIGURA 2 Antes e depois do dia da grande limpeza. Fonte: Autores (2015). FIGURA 3 Antes e depois do dia da grande limpeza. Fonte: Autores (2015). FIGURA 4 - Tabela de preços reformulada. Fonte: Autores (2015).

8 FIGURA 5 Caderno de débito reformulado. Fonte: Autores (2015). FIGURA 6 Alvará de licença restaurado. Fonte: Autores (2015). O período de monitoramento inicial foi essencial para perceber os benefícios gerados pela aplicação do Programa, com a implantação dos Sensos de Bem-Estar e Autodisciplina além de melhorias na organização e limpeza do estabelecimento o processo de transformação das atitudes dos colaboradores iniciou-se. Por meio dos diálogos com a proprietária e funcionários do minimercado, através do estudo da apostila de recomendações e com a observação dos benefícios produzidos pela aplicação dos três primeiros Sensos, os participantes começaram a se conscientizar da importância do Programa 5S. Com o tempo, espera-se que as características dos últimos Sensos sejam inerentes ao comportamento dos funcionários e espontaneamente executadas, para isso foi destacada a necessidade de dedicação de todos os colaboradores da microempresa. 5. Conclusão Com base nos resultados, pode-se considerar que o objetivo do trabalho foi alcançado, pois através da implantação do Programa 5S foi possível melhorar a qualidade dos serviços oferecidos pelo minimercado em questão. As transformações proporcionadas pelo Programa são notórias e é importante enfatizar que não foi feita apenas a limpeza e organização do

9 ambiente, mas também uma nova cultura de trabalho começou a ser introduzida, baseada no respeito, disciplina, honestidade e cooperação entre os colaboradores. A aprovação do Programa pela proprietária e funcionários da microempresa confirma a eficácia do trabalho, além disso, os clientes traçaram comentários positivos após observar as melhorias feitas no ambiente e no atendimento do estabelecimento. Os benefícios da execução do trabalho são de curto e longo prazo, pois futuramente a proprietária pretende ampliar a estrutura da empresa e aumentar as vendas, sendo assim, a manutenção do Programa será de suma importância para o crescimento do minimercado. A Engenharia de Produção proporciona através de ferramentas como o Programa 5S o crescimento e avanço de empresas de grande e pequeno porte apenas com a implantação de simples medidas. Apesar da simplicidade, as mudanças tanto no local de trabalho, quanto na conduta das pessoas é essencial para inserir um sistema de qualidade eficiente, além disso, este instrumento torna-se a base para a implantação de ferramentas mais complexas. Durante a aplicação da ferramenta alguns impedimentos foram encontrados, como a dificuldade de locomoção até o minimercado, pois este está situado no interior do nordeste paraense e a insuficiente disposição de orçamentos para trazer melhorias ao local, como a pintura das paredes e a compra de alguns utensílios para facilitar a arrumação, por isso, buscaram-se formas econômicas para executar o trabalho. A motivação e o envolvimento dos colaboradores cooperaram para ultrapassar as limitações apresentadas, pois no período de monitoramento percebeu-se o esforço e dedicação dos participantes para manter os benefícios do Programa e colocar em prática as recomendações. A partir das dificuldades encontradas sugere-se aos próximos trabalhos realizados sobre o Programa 5S que após o período de observação e coleta de dados, as ações sejam bem e antecipadamente planejadas, ainda, é necessária a compreensão e paciência dos pesquisadores e equipe de execução do Programa, pois nem todas as mudanças são imediatas, mas gradativas. Referências ABRANTES, JOSÉ. Programa 8s. Rio de Janeiro: Interciência, BATALHA, M.O.et al. Introdução à Engenharia de Produção. Rio de Janeiro: Elsevier, CARDOSO, B.F.O.et al. Implantação da Ferramenta 5s em uma Universidade no Estado do Pará. SIMPEP XXI, Bauru, SP, nov, DOMINGUES, M.A. A Importância do Programa 5s para a Implantação de um Sistema da Qualidade f. Monografia ( Pós-Graduação em Gestão de Negocios)- Universidade Federal do Paraná, Curitiba. MARTINS, R. A.; MELLO, C.H.P.; TURRIONI, J. B. Guia para Elaboração de monografia e TCC em Engenharia de Produção. São Paulo: Atlas, MIGUEL, P.A.C.et al. Metodologia de Pesquisa em Engenharia de Produção e Gestão de Operações. 2. ed. Rio de janeiro: Elsevier, 2012.

10 SEBRAE, SERVIÇO DE APOIO ÀS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS. Estudo Setorial minimercados. Disponível em: Acesso em 19/02/2015. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da Produção. 3. ed. São Paulo : Atlas, ZAGHA, R.R.; MARTINS, P.S.; ROCHA, A.P.P. A implantação do Programa 5s em uma escola da Zona da Mata Mineira. ENEGEP XXXI, Belo Horizonte, MG, out, 2011.