MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA PROCESSO : 01 /2012 UNIDADE JURISDICIONADA : Subsecretaria Geral do Serviço Exterior UNIDADES GESTORAS : Departamento de Comunicações e Documentação Divisão de Serviços Gerais Departamento do Serviço Exterior OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2011 Relatório de Auditoria de Gestão nº. 01/2012 I - INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/20, de 20 de janeiro de 2012, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2011, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência. 2. As contas da Unidade Jurisdicionada são apresentadas de forma consolidada. A Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças-COF e a Coordenação do Patrimônio - CPAT não foram objeto de Auditoria. Os trabalhos de Auditoria interna nas contas das Unidades Gestoras, Departamento de Comunicações e Documentação-DCD, Divisão de Serviços Gerais-DSG e 1

2 Departamento do Serviço Exterior-DSE, realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos in loco, na sede das Unidades Gestoras, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos processos de pagamento e demais documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial. 3. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. II TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 4. A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício sob exame, despesas no valor nominal de R$ ,00 (seiscentos e sessenta milhões, quinhentos e dezessete mil e seiscentos e quatorze reais). O total das despesas das Unidades sob exame neste Relatório corresponde a 30,29 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior, assim discriminadas: R$ ,54, referentes ao Departamento de Comunicações e Documentação-DCD, R$ ,88 referentes à Divisão de Serviços Gerais- DSG e R$ ,58, referentes ao Departamento do Serviço Exterior- DSE. III - RESULTADO DOS EXAMES 5. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão, que deram origem ao presente processo, e em cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 117/2011, apresentamos as seguintes observações: Unidade Gestora: Departamento de Comunicações e Documentação 6. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 8, 10, 11, 15 e 18 do Anexo III da DN/TCU 117/

3 III.1 Avaliação da conformidade das peças de que trata o art. 13 da IN TCU nº 63/ A Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de As peças contemplaram os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN/TCU nº 108/2010, Portaria-TCU nº 123/2011 e da Decisão Normativa TCU nº 117, de 19 de outubro de III.2 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa. 8 Segundo o Relatório de Gestão e o SIAFI, a Unidade utilizou os recursos alocados por intermédio da Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo, para implementação dos objetivos e metas do Programa de Trabalho a seguir relacionado: Programa 0750 Apoio Administrativo Ação 2000 Administração da Unidade PETRES Programa de Trabalho Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora e em seu Relatório de Gestão, constatou-se que os gastos foram realizados visando a atender os objetivos e metas da Unidade. III.3 - Avaliação dos indicadores instituídos pela Unidade para avaliar o desempenho da sua gestão quanto: à capacidade de representar a gestão; à capacidade de apresentar series históricas; a confiabilidade das fontes dos dados e se a metodologia escolhida para a coleta processamento e divulgação é transparente; a facilidade de obtenção dos dados e razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade. 10. Tal como ocorrido em exercícios anteriores, a Unidade não elencou os indicadores ou parâmetros usados para avaliar o desempenho da gestão, 3

4 quanto à utilidade e mensurabilidade. Portanto, a Auditoria não pode manifestarse sobre a sua qualidade e confiabilidade. III.4 Avaliação da gestão de pessoas, em especial, da força de trabalho existente e da observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reformas e pensão. 11. Os atos relativos à admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial 212, de III.5 - Avaliação da estrutura de controles instituídas pela unidade jurisdicionada com vista a garantir que seu objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos. Deve-se buscar a confirmação ou não do posicionamento assumido pela Unidade no Relatório de Gestão quando do atendimento do item 9 da Parte A do Anexo II da DN TCU nº 108/2010, detalhado no item 9 da Portaria 123/2011, considerando as afirmativas que compõem o Quadro A.9.1 desse item. 12. Com base na Auditoria realizada, verificou-se, por amostragem, que a Unidade dispõe de controles internos satisfatórios. As atividades desenvolvidas são avaliadas, no que se relaciona às questões administrativas, financeiras e patrimoniais, pela Secretaria de Controle Interno - CISET. Com relação à execução dos contratos, a UJ recebe das empresas contratadas relatórios que demonstram os serviços executados. As falhas observadas durante os trabalhos foram levadas ao conhecimento do Gestor, que se comprometeu a adotar providências para as devidas correções. III.6 Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ aos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 01/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006. A avaliação deve buscar, também, a confirmação ou 4

5 não do posicionamento assumido pela Unidade no Relatório de Gestão quando do atendimento do item 10 da Portaria TCU nº 123/2011, considerando as afirmativas que compõem o Quadro A.10.1 desse item. 13. A Unidade justificou-se no Relatório de Gestão assinalando o fato de que a gestão patrimonial no âmbito do MRE é de competência de unidade administrativa específica e distinta. Durantes os trabalhos de auditoria, a equipe constatou a inexistência da aplicabilidade dos critérios de sustentabilidade ambiental nos contratos de serviços e aquisição materiais de tecnologia da informação contratados pela Unidade Gestora. III.7 Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da Unidade, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI. A avaliação deve buscar, também, a confirmação ou não do posicionamento assumido pela Unidade no Relatório de Gestão quando do atendimento do item 12 da Parte A do Anexo II da DN TCU nº 108/2010, detalhado no item 12 da Portaria-TCU 123/2011, considerando as afirmativas que compõem o Quadro A.12.1 desse item. 14. Achado 1 - Durante aos trabalhos de auditoria realizados in loco foi confirmado o posicionamento da Unidade quanto aos itens elencados no Quadro 3 Gestão da Tecnologia da Informação do Relatório de Gestão. Foi realizado o acompanhamento da implementação das recomendações e determinações contidas no Acórdão nº 758/2011, com vistas a confirmar as informações constantes do Relatório de Gestão. Observamos que os itens 9.2.1, 9.1.2, 9.2.2, 9.2.3, 9.2.4, 9.2.5, 9.2.6, 9.2.8, foram considerados implementados no Relatório de Gestão da Unidade e a Auditoria confirma tal posicionamento. 15. Os itens considerados não implementados plenamente pela Unidade no Relatório de Gestão foram objeto de monitoramento e recomendação, conforme itens a seguir: 16. Apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da Recomendação Implementar controles que promovam o cumprimento do processo de planejamento previsto na IN SLTI/MPOG 4/

6 Comentário do Auditado 17. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item 9.1.3, sublinho que o Departamento de Comunicação e Documentação (DCD), está seguindo as diretrizes estabelecidas na IN/ 04. Contudo, ainda não foram estabelecidos processos formais. A unidade está envidando esforços para construir a base de processos elementares, para, em seguida, avançar e agregar processos mais sofisticados. Recomendação 18. A Unidade deve apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da recomendação, a ser monitorada pelo Controle Interno. 19. Apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da Recomendação Implementar controles que garantam que o termo de referência ou projeto básico seja elaborado a partir de estudos técnicos preliminares. Comentário do Auditado 20. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item 9.1.4, informo que a Divisão de Informática planeja toda e qualquer contratação de solução de Tecnologia da Informação e Comunicações com base nos artefatos citados na IN/04. Contudo, falta formalizar o processo. Este esforço está em andamento e depende da formalização de outros processos mais elementares. Recomendação 21. A Unidade deve apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da recomendação, a ser monitorada pelo Controle Interno. 22. Apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno das Recomendações Aperfeiçoar o procedimento de inventário de ativos de informação; Implantar processo de gestão de configuração de serviços 6

7 de TI; Implantar processo de gestão de incidentes de serviços de TI, e Implantar processo de gestão de mudanças. Comentário do Auditado 23. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, itens 9.1.6, 9.1.8, e , observo que, no segundo semestre de 2011, foi adquirida pelo Ministério a suíte Microsoft System Center, que oferece suporte à automação de diversos processos de gerência de serviços de TI, entre os quais estão o gerenciamento de incidentes, o gerenciamento de problemas, o gerenciamento de configuração e o gerenciamento de mudança. No momento, a Divisão de Informática do DCD trabalha no desenho dos processos e na contratação de serviços especializados para implementação e customização da suíte System Center de maneira a atender as necessidades do Ministério em sua completude. Comentário da Auditoria 24. Tendo em vista que o suporte adquirido se encontra pendente de implementação e customização, a equipe de auditoria entende que a Unidade ainda está por cumprir a recomendação. Recomendação 25. A Unidade deve apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da recomendação, a ser monitorada pelo Controle Interno. 26. Apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da Recomendação Elaborar Plano Anual de Capacitação. Comentário do Auditado 27. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item 9.2.9, a possibilidade de confecção e de implementação de um Plano Anual de Capacitação abrangente está sujeita à publicação do novo Regimento Interno da 7

8 Secretaria de Estado, que ampliará e refinará as competências do Setor de Recursos Humanos da CGPLAN. Comentário da Auditoria 28. A resposta aos atuais questionamentos da Auditoria diverge do registro no Relatório de Gestão Anual de 2011, que menciona a seguinte justificativa para o seu não cumprimento: Encontra-se em curso a elaboração do Plano Anual de Capacitação para 2012/13, com as definições de temas, metodologias e ações de capacitação voltadas à habilitação dos servidores referentes à área de TI A expectativa de publicação do novo Regimento Interno da Secretaria de Estado não deve ser impedimento para o cumprimento da determinação, tendo em vista que atualmente a Unidade é a responsável pelo Plano Anual de Capacitação e deve apresentá-lo de forma tempestiva e abrangente. Recomendação 30. A Unidade deve adotar providências para elaboração tempestiva do Plano Anual de Capacitação. 31. Apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da Recomendação Implementar controles que promovam a regular gestão contratual e que permitam identificar se todas as obrigações do contratado foram cumpridas antes da atestação do serviço. Comentário do Auditado 32. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item , a Divisão de Informática está envidando esforços com vistas a construir uma base de processos elementares. Em seguida, processos mais sofisticados poderão ser agregados. 8

9 Recomendação 33. A Unidade deve apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da recomendação, a ser monitorada pelo Controle Interno. 34. O item do Acórdão TCU nº 758/2011 determinou à Unidade aperfeiçoar o processo de planejamento estratégico de TI. No Relatório de Gestão consta que o Ministério utiliza o Plano Plurianual como instrumento balizador do PDTI, conforme previsto no parágrafo único da IN SLTI/MPOG 4/2010. Diante da constatação de desatualização do PDTI e descentralização do planejamento e da execução dos gastos referentes a TI, evidencia-se a inobservância da determinação do TCU. Comentário do Auditado 35. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item 9.2.7, estão sendo empregados esforços para revigorar e dinamizar a atuação do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação do MRE, que já realizou reunião neste ano. Comentário da Auditoria 36. Apesar da previsão para 31 de julho de 2011 de realização da revisão anual do Plano Diretor de Tecnologia da Informação, não foram encontradas evidências de publicação do PDTI revisado. Concluímos que as ações da Unidade foram insuficientes para dar cumprimento à determinação do TCU. Recomendação 37. A Unidade deve apresentar cronograma com previsão de cumprimento pleno da recomendação, a ser monitorada pelo Controle Interno. 38. Devido a ausência de comentário no Relatório de Gestão sobre o item do Acórdão TCU nº 758/2011, que determinou à Unidade elaborar 9

10 estudo técnico de avaliação qualitativa e quantitativa do quadro da área de TI, foi solicitada manifestação formal do Gestor durante os trabalhos de auditoria. Comentário do Auditado 39. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item , a importância do estudo técnico de avaliação qualitativa e quantitativa do quadro da área de TI, que será preparado, assomará após a publicação do novo RISE, que proverá ao DCD mecanismos legais para treinar e capacitar funcionários. Comentário da Auditoria 40. A Unidade apresentou previsão de até outubro de 2012 para a elaboração do plano de capacitação para os servidores da área de TI, que deverá ser precedido de estudo técnico de avaliação qualitativa e quantitativa do quadro de funcionários. O Controle Interno entende que a avaliação qualitativa e quantitativa do quadro da área de TI deve ser atividade cotidiana, uma vez que servirá de base para a contratação de serviços e a lotação de pessoal efetivamente necessárias às atividades da Unidade. Recomendação 41. A Unidade deve apresentar o estudo técnico e o plano de capacitação até o prazo previsto ao Controle Interno para monitoramento do cumprimento do Acórdão. 42. O Item do Acórdão 758/2011 recomendou a Unidade atenção do Decreto-Lei nº 200/1967, art 6º, I, e art. 7º, elabore Plano Estratégico Institucional, considerando o critério de avaliação 2 do Gespública. Comentário da Auditoria 43. Apesar das informações prestadas no Relatório de Gestão sobre segurança da informação. Não foi encontrada manifestação sobre o item especificamente. 10

11 Recomendação 44, A Unidade deve apresentar o plano de ação, o responsável e o cronograma com previsão de cumprimento pleno da recomendação, a ser monitorada pelo Controle Interno. 45. Devido à ausência de comentário no Relatório de gestão sobre os itens Aperfeiçoar o planejamento estratégico de TI e item Aperfeiçoar o processo de avaliação da gestão de TI, do Acórdão TCU nº 758/2011, foi solicitada manifestação formal do Gestor, durante aos trabalhos de auditoria. Durante os trabalhos de auditoria, não se evidenciou a atuação formal do Comitê Estratégico de TI, ficando prejudicada a publicação atualizada do Plano Diretor de Tecnologia da Informação PDTI, referente aos períodos de 2011 e Comentário do Auditado 46. Por fim, a respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item 9.1.5, (Despacho ao Memo CISET/111, de 24 de maio de 2012) estão sendo empregados esforços para revigorar e dinamizar a atuação do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação do MRE, cuja primeira reunião de 2012 foi realizada em abril último. 47. A respeito do acórdão TCU nº 758/ Plenário, item 9.1.7, a Divisão de Informática está envidando esforços com vistas a construir uma base de processos elementares. Em seguida, processos mais sofisticados poderão ser agregados. Comentário da Auditoria 48. O Controle Interno entende que a avaliação de gestão deve fazer parte das atividades cotidianas, uma vez que servirá de base para a previsão orçamentária e para o planejamento das ações futuras da Unidade. 11

12 49. O documento apresentado não atende à demanda da Auditoria, tanto pela informalidade, quanto pela falta de resultados efetivos no planejamento de TI do MRE. A Ata da reunião encaminhada ao Controle Interno registra que a reunião teve como pauta a apresentação do Projeto da rede Corporativa do MRE aos prováveis representantes das subsecretarias junto ao Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação, não tendo sido abordados assuntos referentes ao Plano Estratégico de Tecnologia da Informação, ao orçamento centralizado ou qualquer outra questão inerente à responsabilidade do Comitê. Assim, o documento apresentado não atende à recomendação do Tribunal de Contas da União, em vista da falta de resultados efetivos no planejamento de TI do MRE. Recomendação 50. A Unidade deve aprimorar os mecanismos de planejamento estratégico de TI e apresentar os relatórios executivos, as revisões do PDTI e os resumos do Plano de Ação do PDTI, devidamente aprovadas pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação. 51. Achado 2 - O Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação, instituído pela Portaria nº 325, de 2 de junho de 2009, tem como finalidade a definição e o planejamento de todas as ações relacionadas à Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do MRE. O inciso II do art. 2º estabelece como uma de suas atribuições aprovar o Plano Diretor de Tecnologia da Informação, e submetê-lo à homologação do Secretário-Geral. 52. Quanto ao período de vigência e de revisões, o PDTI estabelece que o Plano vigorará de 2010 a 2014 e que serão realizadas revisões entre janeiro e março de cada ano de sua vigência. Ademais, atribui à Divisão de Informática (DINFOR) a responsabilidade de realizar as revisões, cuja aprovação está a cargo do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação. 12

13 53. Durante os trabalhos de auditoria, em reunião com o chefe da Divisão de Informática, foi constatado que o PDTI vem sendo revisado pela Unidade, sem participação de outras áreas que executam serviços de TI. Como no MRE existem programas/sistemas sob a responsabilidade de outras Unidades Gestoras, a revisão unilateral, pela Divisão de Informática, pode resultar em um documento que não contemple as especificidades de TI de outras áreas do Ministério que executam tais serviços. 54. Conforme previsto na Portaria nº 325/2009, a aprovação das revisões do PDTI deve ser realizada pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação. No entanto, não foi possível localizar registro de eventual aprovação do PDTI pelo referido Comitê. Comentário do Auditado 55. A respeito dos parágrafos de números 51 a 54, registro que a Divisão de Informática tem empregado esforços para articular-se com as demais unidades administrativas deste Ministério que atuam na área de tecnologia da informação, com vistas a atualizar o Plano Diretor de Tecnologia da Informação de maneira cooperativa e consensual. Ademais, cumpre notar que a Dinfor, dada a sua obrigação regimental de prover a infraestrutura e os serviços de TI em uso neste Ministério, interage, dialoga e atende, continuamente, as outras unidades que desempenham funções no âmbito da tecnologia da informação. Desse modo, pode-se afirmar que o processo de revisão do PDTI comandado pela Dinfor necessariamente contemplará necessidades e pleitos daquelas outras unidades. Comentário da Auditoria 56. Apesar de a Unidade, em razão de sua obrigação regimental, articular-se com as demais Unidades administrativas do Ministério, a ausência de processos formais de planejamento estratégico, orçamentário e de avaliação da gestão são impeditivos para uma revisão unilateral do PDTI que satisfaça plenamente a definição de metas e de programas de investimentos necessários para atender às necessidades do MRE. Ficou também evidenciado que o Plano 13

14 Diretor de Tecnologia da Informação não foi submetido à aprovação do Secretário-Geral, o que demonstra descumprimento ao Inciso II do Artigo 2º da referida Portaria. Considerando que cabe ao Departamento de Comunicações e Documentação a prestação do apoio técnico e administrativo necessário ao exercício das atividades do Comitê, não ficou evidenciada a coordenação dos trabalhos do comitê, que, conforme Artigo 4º da referida Portaria, deve ser exercida pela Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior. Recomendação 57. A Unidade, como órgão de apoio técnico e administrativo, deve utilizar meios formais de convite e de organização das reuniões do Comitê, para que fique evidenciado o cumprimento das revisões e das atualizações estabelecidas no PDTI Conforme previsto no Artigo 4º da Portaria nº 325, de 02 de junho de 2009, a Subsecretaria-Geral deve passar a atuar na coordenação dos trabalhos do Comitê, evidenciando, por meio de registro formal, os trabalhos realizados III.9 Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e à inexigibilidade de licitação, selecionados pelo OCI com base nos critérios de materialidade, relevância e risco. 59. No exercício de 2011, o DCD realizou 08 processos licitatórios na modalidade de Pregão, que resultou na contratação de R$ ,60, 11 na modalidade de Dispensa, que resultou na contratação de R$ ,23, e 01 na modalidade de Inexigibilidade, no valor de R$ 540,00. Ademais dos processos acima citados, na modalidade Pregão, 1 processo foi anulado, 1 processo foi revogado e 1, abandonado. Na modalidade de Inexigibilidade, 2 processos foram abandonados e 1, fracassado. 60. A Auditoria selecionou os processos a seguir relacionados, que correspondem a 95 % das licitações/contratações realizadas pela Unidade em 2011, para compor a amostragem de análise dos processos licitatórios, o que 14

15 permite ter uma visão global dos atos praticados, no que se refere aos processos licitatórios. Modalidade Pregão 01/2011 Pregão 02/2011 Dispensa 04/2011 Dispensa 08/2011 Pregão 05/2011 Emergencial Fund. Legal Lei Inciso IV Artigo /93 Inciso XX Artigo /93 Inciso IV Artigo /93 CONTRATADO CNPJ OBJETO TECHRESULT Soluções em Tecnologia da Informação Ltda Allen Rio Serviços e Comércio de Produtos de Informática Ltda Politec APAE Associação de Pais e Alunos DATAINFO Soluções em Tecnologia da Informação LTDA Regina Pacheco e Coelho Consultoria em Informática EPP / Contratação de serviço técnico em informática, comum e continuado, complementar às atividades do Departamento de Comunicações e Documentação do MRE, na área de desenvolvimento, manutenção e documentação de sistemas de informação, mediante ordens de serviço dimensionadas pela métrica ponto de função / Subscrição de licenças de software enterprise desktop / Atendimento e suporte operacional aos usuários dos sistemas informatizados manutenção, limpeza e recuperação dos livros que fazem parte da Biblioteca do Itamaraty / Serviços técnicos de informática, na área de administração de dados e administração de banco de dados / Contratação, em caráter emergencial, de serviços técnicos em informática, complementares às atividades do DCD, na área de desenvolvimento, manutenção e documentação de sistema de informação, conforme Projeto Básico. Valor Global (R$) , , , , , ,90 TOTAL , A análise, por amostragem, dos processos licitatórios, contratos firmados e pagamentos realizados, não revelou indícios de irregularidades. 62. Cabe registrar que o Contrato nº 02/2011, firmado em março de 2011, com a empresa TECHRESULT Soluções em Tecnologia de da Informação Ltda, foi, por falha na execução, rescindido unilateralmente em outubro de 2011, tendo sido adotadas pela Unidade as medidas disciplinares previstas. Devido ao sistema de acompanhamento, fiscalização e controle da Unidade, o encerramento do referido contrato não provocou danos de ordem financeira. III.12 Avaliação da conformidade da manutenção do registro de valores em restos a pagar não processados com o disposto no artigo 35 do Decreto /86, ou legislação que o altere, e no Decreto nº 7.468, de 28 de abril de

16 63. As despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício de 2011, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº /86. III.13 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis. 64. A equipe de Auditoria não identificou irregularidade praticada pela Unidade no exercício de 2011, que tenha resultado em dano ou prejuízo. III.14 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis, conforme Quadro III.A.1, e fazendo constar avaliação conclusiva 65. Achado 3 - A Unidade mantém contrato com a empresa AMC Informática, destinado à locação de impressora, software de gerenciamento e manutenção de 221 equipamentos. Os controles indicam que o custo médio mensal do contrato é de R$ ,00, com cerca de impressões/mês. 66. Durante os trabalhos, verificou-se que a Unidade, que herdou o referido contrato da Divisão de Serviços Gerais, já iniciou estudos com o objetivo de otimizar recursos, em um futuro contrato, considerando que os equipamentos hoje existentes são, em alguns casos, subutilizados. O contrato atual tem vigência até o final do exercício de Considerando que, em sua grande maioria, as impressões destinamse a uso interno, sugere-se que seja avaliada possibilidade de que todas as impressões, exceto as que se destinam ao público externo, sejam feitas 16

17 obrigatoriamente no formato frente-verso e que as minutas sejam impressas em formato econômico (rascunho). 68. Outro aspecto a considerar seria a possibilidade de alterar o formato dos despachos e dos telegramas emitidos via Exped, cuja máscara contém grande quantidade de espaços/linhas não utilizados. Considera-se que tais medidas poderiam propiciar significativa economia de recursos para o Itamaraty, tanto em quantidade de impressões quanto no uso de papel. Comentário do Auditado 69. No tocante ao contrato com a empresa AMC Informática, informo que será avaliada a conveniência de alterar-se a configuração padrão de impressão para o formato frente-verso e para a qualidade econômica. A grande quantidade de espaços/linhas não utilizados verificada nos expedientes telegráficos serve de área para aposição de despachos à mão pelas chefias. De qualquer modo, não parece procedente a afirmação de que tais medidas poderiam propiciar significativa economia de recursos para o Itamaraty, considerando-se que a dotação orçamentária deste Ministério para o exercício corrente supera dois bilhões de reais e os gastos com serviço de outsourcing de impressão consomem cerca de um milhão e quinhentos mil reais por ano (0,078% daquele total). Comentário da Auditoria 70. No entendimento do Controle Interno, o somatório das pequenas economias, geralmente obtidas, ao longo dos trabalhos de auditoria, per se, justificam a implementação das medidas recomendadas. No caso particular das impressões, cabe somar às mais de 14 milhões, no âmbito do contrato, outras mais 4, 5 milhões de impressões que são processadas, anualmente, em contrato similar, mantido pela DSG. Com relação aos despachos manuais em expedientes telegráficos, uma vez que a maioria dos expedientes não contêm despachos ou estes não são extensos, parece não caber continuar com a prática de desperdício de espaços/linhas não utilizadas. No caso de necessidade de longos despachos, a 17

18 aposição de anexos atenderia às necessidades, sem os custos atuais. A implementação de medidas visando a diminuir a quantidade de impressões por parte do Gestor, ademais de diminuir os custos das impressões, impactará positivamente na diminuição do consumo de papel, corroborando medidas outras que estão sendo tomadas pelo Ministério em termos de sustentabilidade. Recomendação 71. Implementar, com a brevidade possível, medidas que visem à diminuição de custos com impressão e com consumo de papel, entre elas, a alteração da configuração padrão das impressoras para que documentos de uso interno sejam impressos em frente e verso, ademais da eliminação dos grandes espaços em branco nos expedientes telegráficos. III.16 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas. 72. A Unidade fez entrega ao Departamento do Serviço Exterior da Declaração de bens e rendas. III.17 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como Bens de Uso Especial, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ. 73. A Coordenação de Patrimônio Unidade Gestora é a unidade responsável pela administração do patrimônio imobiliário do MRE. III.19 Situações não contempladas nos demais itens do relatório de auditoria de gestão, identificadas e analisadas pelo órgão de controle 18

19 interno, que, na opinião desse órgão de controle, afetem o julgamento da gestão dos responsáveis arrolados no processo de contas. 74. Achado 4 - Dada a ausência de conciliação entre os inventários físico e financeiro dos Bens Móveis registrados nas contas patrimoniais, situação que vem contribuindo, ao longo dos últimos anos, para a não certificação com regularidade das contas da Unidade, constatou-se a não implementação da Recomendação nº 141 do Relatório Sintético de Auditoria de Gestão, Exercício de 2010: Adotar providências junto ao Departamento de Administração para regularização das contas patrimoniais constantes das contas da UJ. Comentário do Auditado 75. Em relação à ausência de conciliação ente os inventários físico e financeiro dos Bens Móveis registrados nas contas patrimoniais, serão tomadas medidas para a regularização daquelas contas. Comentário da Auditoria 76. Trata-se de situação recorrente registrada ao longo dos últimos relatórios de auditoria, sem que providência efetiva tenha sido implementada. Tal situação, que se caracteriza por ausência de prestação de contas dos ativos em poder da Unidade, ademais de descumprir o Artigo 95 da Lei nº 4320/64, impede, como comentado anteriormente, a certificação pela regularidade das contas da Unidade. Recomendação 77. Reitera-se recomendação de que a Unidade deve proceder à implementação de medidas que regularizem a situação contábil/patrimonial dos bens do Itamaraty, propiciando condições para que o Controle Interno possa manifestar-se quanto aos registros contábeis, quando das Tomadas de Contas Anuais. 19

20 Unidade Gestora: Divisão de Serviços Gerais 78. Não há ocorrência de atos de Gestão relacionados aos itens 11, 18 e 19 do anexo III da DN/TCU nº 117/2011. III.1 Avaliação da conformidade das peças de que trata o art. 13 da IN TCU nº 63/ A Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de As peças contemplaram os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN/TCU nº 108/2010, Portaria-TCU nº 123/2011 e da Decisão Normativa TCU nº 117, de 19 de outubro de III.2 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa. 80. Conforme informação do Gestor: A Unidade utilizou, para implementação de suas atividades, os programas e as ações abaixo relacionados, realizando gastos nos montantes descritos: Programa Programa de Apoio Administrativo Ação Administração da Unidade - R$ ,88 Programa Gestão do Patrimônio Imobiliário da União Ação Destinação de Imóveis da União - R$ ,00 Total de Recursos alocados à Unidade - R$ ,88 Em razão da natureza de suas atividades, a Unidade não possui plano de ação relativo à atividade finalística. Estabeleceu-se, assim, como Plano de Ação, a manutenção da estrutura de apoio administrativo da Unidade, considerando as recomendações da Auditoria e as novas demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Note-se que a Unidade gerencia 20

21 90 contratos, e, em sua estrutura interna, conta com setores cuja competência relaciona-se diretamente ao apoio administrativo no Ministério das Relações Exteriores, tais como: setor de compras diretas, almoxarifado, garagem e oficina, setor de apoio administrativo, setor de portaria e limpeza, setor de guarda e proteção, setor de telefonia e setor de moradias funcionais. A Unidade empenhou-se, em todo o Exercício de 2011, em atuar estritamente nos limites legais, seguindo as orientações dos Controles Interno e Externo. A execução financeira encerrou-se exitosamente, em que pese o recebimento tardio da última parcela de recursos orçamentários e financeiros. Em razão de ter recebido quantidade inferior de recursos em relação ao que havia sido previsto pela Unidade, não foi possível liquidar completamente os compromissos contratuais, dificuldade que foi superada em janeiro de 2012 com o recebimento de recursos relativos a exercícios anteriores. A DSG contou com o apoio da Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento - DTA, para que praticamente todos os funcionários pudessem participar de cursos extra-muros e treinamentos técnicos, em temas como administração financeira, contabilidade, contratos e licitações. Ademais, a DTA aumentou o número de estagiários à disposição da DSG, os quais colaboram em rotinas burocráticas simples, como preenchimento de planilhas de controle, montagem de processos e realização de pesquisas de preços nos Setores de Contratos, de Projeto Básico e de Compras e na Seção de Apoio Administrativo, mitigando o problema de carência de pessoal que o Ministério enfrenta. É importante observar que a unidade tem aperfeiçoado seus procedimentos e rotinas, em atenção às disposições legais vigentes e às recomendações da auditoria. A fim de cumprir as funções de sua alçada, a DSG recebeu, no Exercício de 2011, R$ ,87 em créditos orçamentários. Desse total 21

22 foram aplicados R$ ,88, o que corresponde a 99,65% do orçamento recebido. Houve aperfeiçoamento na gestão de materiais permanentes e de consumo, com a implementação de uma nova logística de suprimentos do Almoxarifado, inspirada no modelo just in time, o qual prevê: 1) a redução do espaço para alocação de material por meio de uma política de estoque mínimo, evitando-se, assim, o acúmulo desnecessário e a sujeição do material a deterioração, depreciação e obsolescência; e 2) a estratégia de adquirir sob demanda e nas quantidades necessárias itens que não sejam de consumo imediato. A DSG realizou, ainda, no ano de 2011, reforma no Almoxarifado, com o saneamento do estoque existente, o aperfeiçoamento do modelo de requisições e a reforma do espaço físico, adotando-se a utilização de prateleiras deslizantes sobre trilhos como forma de melhor acondicionar os bens armazenados e reduzir o espaço ocupado anteriormente por prateleiras comuns em cerca de 70%. A nova logística prevê, ainda, a conformação de um catálogo de materiais condizente com as necessidades de uso da Administração. Nesse sentido, todos os pregões de aquisição de material do último Exercício foram realizados no Sistema de Registro de Preços, o que permitiu à Divisão reduzir de forma sistemática os processos de aquisição de materiais por dispensa de licitação com fulcro no inciso II, do art. 24 da Lei nº /93. Mesmo com o aumento do número de contratos gerenciados pela DSG, as rotinas de fiscalização e de acompanhamento dos contratos foram aperfeiçoadas, de modo a permitir a gestão eficiente dos contratos em vigor. Importantes mudanças foram realizadas na estrutura organizacional da Seção de Apoio Administrativo, com a padronização das ordens de serviço dos contratos que envolvem manutenção predial, bem como a lotação de estagiários 22

23 de nível superior e contínuos responsáveis pela realização da função de triagem e de preenchimento dos documentos. Tais mudanças, permitiram aprimorar os mecanismos de distribuição e de fiscalização contratual pela chefia. Tendo em vista o crescimento da carteira de contratos acima descrito e a necessidade de alinhamento da execução com a gestão contratual, a Unidade avalia a criação de um Setor de Penalizações, o qual atuará com o atual Setor de Contratos, no sentido de agilizar os processos de glosa e de multa contratual, bem como de penalizações administrativas, aumentando, assim, a capacidade de fiscalização da Administração. O Setor de Portaria e Limpeza (SPL) sofreu igualmente reformulação. Foram identificados os aspectos a serem aprimorados no escopo dos contratos sob sua fiscalização. Outra medida de grande importância foi o início do processo de reforma, em andamento, do subsolo do Ministério, onde funcionam as oficinas e os setores administrativos da DSG, com vistas a melhorar as condições de trabalho daqueles que por lá circulam. Ademais, teve iniciou o processo de modernização dos elevadores do Ministério. A renovação dos aparelhos representa importante medida de segurança, tendo em vista ser a primeira intervenção deste tipo desde a instalação do MRE em Brasília, em Com a implementação de sistema de segurança, iniciado em 2011, e que compreende identificação biométrica para acesso às dependências do Ministério e acesso eletrônico aos estacionamentos, além da confecção de crachás para todos os funcionários que trabalham no MRE e da instalação de câmeras de segurança, monitoradas a partir de Centro de Controle com funcionamento ininterrupto. 23

24 O gerenciamento dos imóveis funcionais também passou por melhorias significativas, com a transparência dos atos de permissão de uso e a adoção de critérios objetivos para a distribuição dos imóveis, sobretudo após publicação de portaria que regulou seu uso e cessão. Além disso, desde 2007 são realizadas vistorias técnicas nos imóveis, que visam a garantir seu estado de conservação. Note-se, ainda, que o Setor de Garagem e Oficina, embora não conte, até o presente, com o controle informatizado de autorizações de transporte e de consumo de combustível (o software específico será elaborado pela Divisão de Informática do MRE), há, atualmente, controle detalhado da quilometragem percorrida e do abastecimento dos veículos. O parâmetro utilizado para a avaliação foi a comparação entre as metas físicas e financeiras de 2009 e de 2010 com as metas físicas e financeiras realizadas. O desempenho da UJ foi satisfatório e de acordo com os parâmetros estabelecidos. 81. Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora, a Auditoria constatou que os gastos foram realizados visando a atender as atividades inerentes aos objetivos e às metas traçadas pela Unidade. III.3 - Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para avaliar o desempenho da sua gestão 82. Conforme descrito no item 6 do Relatório de Gestão de 2010 (Indicadores de Desempenho), a Unidade é responsável pela execução de atividades-meio. O planejamento dessas atividades foi realizado por meio de metas, sem o estabelecimento de indicadores de gestão. Portanto, a equipe de Auditoria não pôde se manifestar sobre os indicadores. III.4 - Avaliação da gestão de pessoas, em especial, da força de trabalho existente e da observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão 24

25 e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões. 83. A Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores dispunha, em 31 de dezembro de 2011, de 53 servidores, sendo cinco diplomatas, um oficial de chancelaria, 12 assistentes de chancelaria e 25 servidores dos PCCs/PGPEs. Ademais, a Unidade gerencia 828 terceirizados e 16 estagiários. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de pessoal do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial nº. 212, de 30 de abril de III.5 - Avaliação da estrutura de controles internos instituída pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos. 84. Os controles internos da DSG são prejudicados pela grande rotatividade de seus servidores, que, periodicamente, são transferidos do setor, como é típico da carreira do serviço exterior, o que fragiliza os controles e o monitoramento das ações da Unidade. A inexperiência de novos funcionários no setor, sem a devida capacitação e supervisão, aumenta o risco de ocorrência de impropriedades. 85. A equipe de Auditoria considera que os controles internos não são satisfatórios nas seguintes situações: a) A execução e a fiscalização dos contratos de prestação de serviços apresentam algumas impropriedades, conforme descrito nos parágrafos de 126 a 166, e de 228 a 235. b) O Setor de Almoxarifado continua a apresentar controles internos insuficientes. Das recomendações realizadas pela Auditoria nas tomadas 25

26 de contas anuais de exercícios anteriores, grande parte das impropriedades foram sanadas, embora algumas impropriedades ainda persistam, conforme descrito nos parágrafos de 171 a 177. c) O Controle Patrimonial não vem sendo realizado satisfatoriamente, o que já havia sido constatado nas TCAs de exercícios anteriores, conforme relatado nos parágrafos de 185 a 205. III.6 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ aos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados. 86. O Setor de Projeto Base, responsável pela elaboração dos Termos de Referência, passou a inserir critérios socioambientais nos processos de compras de produtos e contratações de serviços, os quais estarão presentes nos próximos projetos de licitação. 87. Encontra-se em fase de estudos projeto de coleta seletiva para atender plenamente ao Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, o qual institui a separação, na fonte geradora, dos resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e entidades da administração pública federal. Os materiais descartados pelo MRE são doados para a cooperativa de catadores de lixo Coopernoes, a qual executa a triagem e a remoção. 88. A Unidade passou a adquirir bens que contribuem para o menor consumo otimizado de energia ou água. Os novos elevadores, ainda em fase de instalação, consomem menos eletricidade que os anteriores. Utilizam-se lâmpadas econômicas, e as torneiras tradicionais estão sendo substituídas por torneiras monocomando. Ademais, pode-se mencionar, dentre as iniciativas atualmente em curso, a compra de impressoras que imprimem automaticamente em frente e verso; gestão junto ao restaurante para evitar exposição de alimentos perecíveis; descarte de lixo hospitalar em container especial; acessibilidade aos 26

27 portadores de necessidade especiais nas instalações do Ministério; e uso de biocombustíveis nos veículos de propriedade do Itamaraty. III.7 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI. 89. A gestão de tecnologia da informação (TI), na Secretaria de Estado das Relações Exteriores, encontra-se centralizada no Departamento de Comunicações e Documentação, Unidade Gestora Na execução de suas atividades, a Unidade utiliza apenas os sistemas WEB, disponibilizados pelo Governo Federal, SIAFI, SIASG e Comprasnet, e a rede interna do MRE. III.8 - Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência. 90. A Unidade não realiza transferências de recursos mediante convênios ou instrumentos congêneres disponíveis. III.9 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados pela UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e à inexigibilidade de licitação, selecionados pelo órgão de controle interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco. 91. A metodologia adotada pela equipe de Auditoria para a realização da amostragem, tanto das licitações quanto dos contratos, foi o critério de maior volume de recursos alocados, mesclando com outros de menor valor, buscando verificar diversas situações contratuais. 92. Além disso, a equipe de Auditoria incluiu em sua amostragem a análise de processos de pagamento realizados no exercício, relativos a contratos e licitações do exercício anterior. Tal inclusão deve-se à constatação de que grande parte das impropriedades ocorre na fase de execução dos contratos, conforme se 27

28 pode constatar nos relatórios de exercícios anteriores. Assim, além das licitações e contratos do exercício de 2011, foram revistas licitações e contratos de exercícios anteriores cotejados com os pagamentos realizados em A seguir, a equipe de Auditoria apresenta a amostragem realizada em pagamentos de 2011, referentes a contratos e licitações de exercícios anteriores. Os contratos negritados foram objeto de achado de auditoria no presente exercício. Empresa Contratada Contrato Valor R$ A & C EVENTOS E PROMOCOES LTDA 48/ ,83 A ABBA SERVICOS GERAIS LTDA ME 27/ ,36 CLIMATICA ENGENHARIA 36/ ,98 CONCREMAT ENGENHARIA E TECNOLOGIA S/A 01/ ,19 F.T. COMERCIO DE EQUIPAMENTOS E SISTEMAS DE SEGURANCA L 30/ ,48 FRANCAR AUTO PECAS LTDA EPP 31/ ,79 21/2008 HIDROFREIO PECAS E SERVICOS LTDA EPP 32/ ,20 J F ENGENHARIA LTDA - EPP 12/ ,82 36/2010 MULTIPLEX TELECOMUNICACOES E TELEINFORMATICA LTDA ME 32/ ,22 POLO ENGENHARIA LTDA 29/ ,71 PRO JARDIM EMPREITEIRA DE OBRAS LTDA 38/ ,97 SIMPRESS COMERCIO, LOCACAO E SERVICOS S/A 22/ ,91 VERTAX REDES E TELECOMUNICACOES LTDA 31/ , A equipe de Auditoria considera relevante destacar que a liquidação total das despesas realizadas (licitadas ou não durante o exercício) e contabilizadas no SIAFI, no exercício 2011, representou o montante de: Conta Contábil Titulo Valor R$ % Empenho p/ Mod. Licitação Total Liquidado , Tomada de preços ,82 0, Dispensa de licitação ,32 4, Licitação inexigível ,48 8, Não Aplicável ,36 3, Suprimentos de Fundos 1.398,23 0, Pregão ,67 83,31 Observações: 1) A maioria das despesas realizadas (83,31%) corresponde a pregões realizados em 2011 e em exercício anteriores. 2) As dispensas de licitação e inexigibilidades, em sua maior parte, representaram gastos com serviços essenciais de energia elétrica, água e 28