Gestão Integrada de Projectos em Carteira. Enquadramento Processo de Gestão de Portfolio Ferramenta de Suporte Cultura Q1

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2 Gestão Integrada de Projectos em Carteira Enquadramento Processo de Gestão de Portfolio Ferramenta de Suporte Cultura Q1

3 Enquadramento A Gestão de Projectos tem sido uma aposta forte na PTSI Decorrem em paralelo cerca de 200 projectos Estão identificados +150 gestores activos Apesar de 2/3 dos proveitos provirem do Grupo PT operamos em todas as realidades do mercado português e no mercado internacional onde o grupo PT está presente

4 Actividades Gestão de Portfolio Antes de tudo o resto, o Processo Gestão de Portfolio Actualização Portfolio Monitorização Integrada Análise Performance

5 Technical Actualização de Portfolio Classificação de Projectos Manter um Portfolio actualizado é tarefa-chave para um controlo efectivo Na fase de orçamentação é classificado o projecto em três índices: Environmental Technical Visibilidade Classes Descrição Classe I Classe II Classe III Classe IV Cliente e tecnologia estáveis. Cliente estável e tecnologia complexa. Ambiente no cliente difícil mas tecnologia estável. Cliente e tecnologia complexos. Environmental

6 Actualização de Portfolio Readiness Assessment Máxima atenção à preparação: Rever a classificação do Projecto Validar a estrutura do Plano de projecto Apoiar na construção do kick-off Lista de riscos identificados e respectivos planos de mitigação Fornecer lessons learned de outros projectos

7 Actualização de portfolio Radar Classificação Radar Monitorização Projectos de elevada visibilidade e/ou classe III ou IV Radar 1 Quinzenal Restantes Projectos Radar 2 Efectuada quando um ou mais alarmes são despoletados

8 Indicadores de Performance Foco na entrega e satisfação do cliente Indicadores monitorizados: CPI e Desvio da Rentabilidade SPI e Desvio das milestones Percepção da Satisfação do Cliente Frequência da Actualização do Projecto

9 Análise Performance Projectos Lições Aprendidas Melhorar como indivíduos, profissionais e organização Examina informação de projecto Índices EV, Satisfação, Relatório Final de Projecto Deliverables: Lessons learned recolhidas e documentadas no contexto onde ocorreram Lesson(s) learned genericas colocadas na BD

10 Ferramenta de Suporte Ganhar tempo na recolha de informação para ter tempo para a análise

11 1. Oferecer uma visão integrada dos projectos em curso que sirvam os deliveries 2. Garantir o acesso rápido à informação sem ser necessário aceder a várias aplicações 3. Mostrar a evolução do projecto em várias perspectivas 4. Manter um histórico das decisões, justificações e alarmes dos projectos num só repositório 5. Obter uma visão integrada dos Projectos por CP Tendo por base várias fontes de Informação: Ferramenta de Gestão de Projectos Site do Projecto ERP Bug Tracking

12 Dashboard Identificação Projectos Nome EPM, Coordenador, Classe, Visibilidade, Proveitos e Natureza

13 Dashboard Alarmística Desvio rentabilidade actual baseline > 10% Desvio prazo actual - baseline > 10 % Alterações ao desvio da rentabilidade actual > 10% Alterações ao desvio do prazo actual > 10% Percepção do cliente = Insatisfeito Status Date sem alteração há mais de 4 semanas

14 Dashboard Indicadores Cliente, Progresso, Prazo, Earned Value e Rentabilidade

15 Dashboard Filtros Nome, Classe, Gestor, Coordenador, Ordem SAP, Visibilidade, Natureza, Delivery/Sub-Delivery, Radar e Estado

16 Dashboard Classe e Visibilidade

17 Projecto: Perspectiva Geral Project Charter Descrição do Projecto, CP, Cliente, Classificação, Parceiros, Sponsor, Coordenador, Datas Actuais e Baseline, Status Date e Workspace

18 Projecto: Perspectiva Geral Histórico do CP Perfil do CP Informação histórica dos seus projectos

19 Projecto: Perspectiva Geral Velocímetros por Perspectiva Financeira: desvio actual da rentabilidade Plano: desvio médio das milestones Recursos: desvio esforço planeado vs baseline Em desenvolvimento: Problemas: atrasos no fecho dos problemas Defeitos: atrasos no fecho de defeitos Stakeholders: atrasos no fecho de problemas do cliente e parceiros Riscos: exposição ao risco

20 Projecto: Perspectiva Geral Comentários Contém identificação do utilizador e data Histórico de alarmes Ordenados recente antigo

21 Projecto: Perspectiva Financeira Informação Progresso, Tempo e Custo Radar Chart, SPI e CPI

22 Projecto: Perspectiva Financeira Indicadores Earned Value

23 Projecto: Perspectiva Financeira Ordens ERP Listagem das ordens e indicação se são exclusivas ou partilhadas Em desenvolvimento: Proveitos, Custos e Rentabilidade

24 Projecto: Perspectiva Financeira Informação detalhada

25 Projecto: Perspectiva Plano Milestones Desvio por milestone Desvio mínimo, máximo e média de todas milestones

26 Projecto: Perspectiva Plano Evolução SPI Evolução Data Fim

27 Projecto: Perspectiva Recursos Evolução Esforço Baseline vs Planeado

28 Projecto: Outras Perspectivas Em desenvolvimento disponíveis outras perspectivas com a seguinte informação: Recursos índice de risco percepcionado pela equipa Problemas A partir da lista de Issues será obtida informação gráfica Riscos Criada e monitorizada a matriz de risco Defeitos Consolidação informação de plano de testes e qualidade do projecto Stakeholders Síntese de informação de issues relacionados com parceiros e fornecedores

29 Projecto: Avaliação do Gestor 1. Realizar a avaliação de desempenho dos Gestores de Projectos e de Serviços 2. Consultar a informação das avaliações realizadas 3. Obter relatórios consolidados das avaliações aos Gestores de Projectos e de Serviços

30 Projecto: Avaliação do Gestor Avaliação Dados Gerais Resultado da última avaliação feita ao colaborador Informações para identificar o colaborador seleccionado no Dashboard de Colaborador Projectos Lista de projectos que deverão ser avaliados

31 Cultura Q1 Q1 - Pessoas que fazem a diferença Obsessão pela execução e pelos resultados e paixão genuína e entusiasmo até à superação

32 Cultura Q1 Temos um Centro de Excelência, que guia, desenvolve práticas e audita os gestores e os projectos Guidance e Coaching a Gestores de Projecto Metodologia e Processos Centro de Excelência Readinesss Assessments a projectos Assessments a projectos em risco Auditorias de Quality Assurance Recolhe Lesson Learns

33 Cultura Q1 Pessoas com foco na Execução, Exigência consigo e com a equipa, Ambição para liderar, Paixão no que faz, Superação na entrega ao cliente, Irreverência mesmo correndo riscos WE RUN THE SYSTEM.