MANUAL DE INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO DO EXERCÍCIO 2014

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1 MANUAL DE INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO DO EXERCÍCIO DO INVENTÁRIO 1.1.Introdução O Inventário é um procedimento administrativo e contábil obrigatório, previsto no artigo 85 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964 e na Instrução Normativa nº 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República, e deve ser realizado ao menos uma vez ao ano em todos os entes da Administração Pública federal Objetivo Esse procedimento tem por finalidade verificar, com precisão, todas as características do ativo patrimonial do Instituto Federal do Paraná, apontando a localização, o estado de conservação, a forma de entrada e as condições de acondicionamento dos bens permanentes que integram o patrimônio institucional, bem como recomendar medidas de regularização dos mesmos de acordo com os princípios da eficiência, eficácia e economicidade da Administração Pública Cronograma Geral Evento Data Local Envolvidos Reunião Preparatória 12/05/2014 Videoconferência Diretores Gerais, Diretores de Planejamento e Administração, Coordenadores Contábil, Financeiro e Orçamentário, Chefes de Seção Contábil e de Patrimônio. Indicação dos 12/05 a 14/05 Todas as Unidades Diretores Gerais. integrantes das Comissões Locais Formalização da 15/05 Reitoria Reitor. Portaria Contagem Física 15/05 a 26/05 Todas as Unidades Comissões Locais. Semana Institucional 19/05 a 26/05 Todas as Unidades Toda a comunidade interna e a Coordenadoria de do Inventário Almoxarifado e Controle Patrimonial. Confrontação da 26/05 a 16/06 Todas as Unidades Comissões Locais Contagem Física com os Processos de Pagamento

2 Regularização das 17/06 a 07/07 Comissão Central Comissão Central, que poderá solicitar diligências Movimentações das Comissões Locais Patrimoniais entre as Unidades Apresentação de 08/07 a 14/07 Comissão Central Diretores Gerais e Comissões de Inventário Locais Correções e Justificativas Avaliação Contábil 15/07 a 28/08 Todas as Unidades Comissões de Avaliação Locais Reunião Preparatória A participação na Reunião Preparatória é compulsória para os ocupantes dos cargos de Direção Geral, Direção de Planejamento e Administração, Coordenadoria Contábil, Financeira e Orçamentária e Seção Contábil e de Patrimônio de todas as Unidades. Todavia cabe ressaltar que se nenhum dos ocupantes dos cargos mencionados acima for contador e a Unidade dispor desse profissional em seu quadro efetivo, deverá ele também participar da reunião. O objeto de discussão serão os procedimentos de inventário e avaliação do ativo patrimonial permanente do IFPR. A reunião ocorrerá através de videoconferência, na sala , e também poderá ser acompanhada através do aplicativo Adobe Connect, através do link Mais informações sobre a forma de acesso à videoconferência podem ser obtidas junto a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação Contagem Física As comissões locais, designadas pelos Diretores Gerais em conformidade com a quantidade de bens de cada Unidade, deverá providenciar a contagem física nas guias previamente disponibilizadas pela CACP e com as seguintes informações: i. Descrição Detalhada do Bem: descrever o bem de modo que ele possa ser individualizado, fornecendo o máximo de especificações possível visando a uma completa e perfeita caracterização do bem (ex. Telefone sem fio Motorola Dect 6.0 Auri 3500-MRD , frequência de 1.9 MHz, bivolt, com identificador de chamadas, viva-voz, visor e teclado iluminado, acompanhado de base com visor e teclado iluminado). ii. Diretoria ou Coordenadoria: informar a Diretoria ou Coordenadoria em que o bem está sendo utilizado (ex. Direção de Ensino).

3 iii. iv. Cor: discriminar a(s) cor(es) predominante(s) do bem (ex. branco, preto e verde musgo, etc.). Material: apontar o(s) material(is) predominante(s) do bem (ex. madeira, borracha e aço, etc.). v. Marca: quando possível, indicar a marca ou fabricante do bem (ex. Sony, Bosch, etc.). vi. vii. Número de Série: quando possível, informar o número de série do bem. Estado de Conservação: optar entre bom, ocioso ou inservível. O bem será considerado bom quando estiver em plenas condições de uso e estiver sendo utilizado; ocioso quando embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; ou inservível quando o bem estiver obsoleto, não apresentar condições de utilização ou quando sua manutenção for demasiadamente onerosa ou seu rendimento precário. Após digitalizar as guias de inventário em uma planilha com a extensão.xlsx, que também será disponibilizada previamente, as Comissões Locais deverão enviá-las à CACP até o dia 26 de maio por meio de Memorando Eletrônico autenticado pelo Diretor Geral da Unidade. Se necessário, a CACP e a Comissão Central poderão solicitar às Comissões Locais ajustes ou melhoramentos nos dados enviados, o que deverá ser apresentado dentro do prazo impreterível de 03 (dias) úteis Semana Institucional do Inventário Durante a última semana da contagem física, a Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio se colocará integralmente à disposição das Comissões Locais para auxiliar no que for necessário para a conclusão do procedimento dentro do prazo estipulado Confrontação da Contagem Física com os Processos de Pagamento Após breve verificação pela Comissão Central da qualidade dos dados apresentados na fase de contagem, a DCOF disponibilizará para as Comissões Locais os processos de pagamento de cada Unidade para que as informações sejam confrontadas. O resultado dessa atividade deverá ser encaminhado à CACP por meio de Memorando Eletrônico autenticado pelo Diretor Geral até o dia 16 de junho de 2014, de acordo com as orientações repassadas.

4 Regularização das Movimentações Patrimoniais entre as Unidades Com as informações dos bens encontrados, dos bens sem empenho e dos bens não localizados, a Comissão Central encaminhará os bens aptos para tombamento e providenciará a regularização dos bens movimentados entre as Unidades para que também possam ser tombados. Além disso, a Comissão Central encaminhará para análise superior a relação dos bens que não foram localizados em nenhuma das Unidades Apresentação de Correções e Justificativas Se necessário, a Comissão Central poderá solicitar ajustes, correções ou justificativas às Comissões Locais de Inventário e Avaliação e aos Diretores Gerais quanto aos dados fornecidos na fase anterior. O prazo para conclusão dessa etapa é 14 de julho de Avaliação O procedimento de avaliação será detalhado no item 2 deste documento. 2. DA AVALIAÇÃO 2.1 Introdução Conforme disposto na NBC T 16.10, art. 106 da Lei 4.320/64, no MCASP 5ª edição e Instrução de Procedimentos Contábeis STN 00 que trata do plano de transição para a implantação da Nova Contabilidade, todas as entidades do setor público deverão elaborar em 31/12/2014 (denominada data de transição ), um Balanço Patrimonial inicial para refletir as novas práticas contábeis de acordo com as novas normas para o setor público e dentre elas, o inventário dos bens permanentes e a adoção inicial da Reavaliação e Depreciação. 2.2 Da Reavaliação A Reavaliação tem por objetivo atribuir o valor justo aos bens do IFPR e será realizada em duas etapas, a primeira a ser realizada pela Comissão Local de Inventário e Avaliação, em que serão definidos os valores de mercado e a pontuação dos fatores de influência para efeito de reavaliação de acordo com a tabela abaixo:

5 FATORES DE INFLUÊNCIA PARA EFEITO DE REAVALIAÇÃO Estado de Período de Vida Útil do Bem Período de Utilização Futura Conservação do Bem - EC (já utilizado) - PVU do Bem (previsão) - PUB Conceito Pontuação Conceito Pontuação Conceito Pontuação Excelente anos 1 10 anos 1 Bom 8 9 anos 2 9 anos 2 Regular 5 8 anos 3 8 anos 3 Péssimo 2 7 anos 4 7 anos 4 6 anos 5 6 anos 5 5 anos 6 5 anos 6 4 anos 7 4 anos 7 3 anos 8 3 anos 8 2 anos 9 2 anos 9 1 ano 10 1 ano 10 Fonte: Manual de Controle Patrimonial, 1ª edição, Editora Gestão Pública, Brasília, DF. Durante a fase de avaliação, a comissão Local de Inventário e Avaliação deverá preencher a planilha a ser encaminhada pela DCOF com os dados referentes às colunas valor de mercado, Estado de Conservação do Bem - EC, Período de Vida Útil do Bem PVU e Período de Utilização Futura do Bem PUB. O julgamento dos fatores de influência para efeito de reavaliação deverá ser realizado individualmente para cada bem, com o objetivo de demonstrar o seu estado de conservação, o tempo de vida útil já decorrido desde sua aquisição (vide nota fiscal), e a estimativa de vida útil para a utilização e geração de benefícios econômicos futuros para a entidade. Serão considerados bens passíveis de reavaliação os que tenham sido adquiridos

6 até 31/12/2013, os demais, adquiridos a partir de 01/01/2014 (data constante no documento fiscal) serão considerados a valores justos para efeitos de reconhecimento, mensuração e registro contábil. O valor de mercado refere-se ao montante pelo qual o ativo pode ser intercambiado entre as partes, sem interesses difusos, ou seja, em condições independentes e isentas. Este valor deverá ser buscado entre fornecedores de bens novos, e para os bens raros ou obsoletos, em que não haja valor de mercado disponível, deve-se considerar o valor de bens que se aproximem em condições do objeto da avaliação, com características, circunstâncias e localizações assemelhadas, conforme a NBC T Os fatores de influência para efeito de reavaliação é que determinará por meio de fórmula o quanto o bem em estado atual, vale em relação ao preço de mercado de um bem novo. A competência para a avaliação será da Comissão Local de Inventário e Avaliação, no entanto o artigo 3º da Resolução CFC nº 560/1983, determina que são atribuições privativas dos profissionais de contabilidade a avaliação de acervos patrimoniais e verificação de haveres e obrigações, portanto, é prudente que no processo de avaliação inicial e adoção das novas práticas contábeis, o trabalho seja acompanhado, subsidiado ou realizado por um contador, conjuntamente com os demais membros da Comissão ou como integrante desta. Ao término do trabalho, que deverá ocorrer até 28/08/2014, a Comissão Local emitirá relatório circunstanciado das atividades realizadas relativas à Avaliação dos Bens do Patrimônio do IFPR, detalhando os procedimentos de Inventário, que incluem a contagem física, reconhecimento e localização, os dados apresentados na planilha e os procedimentos de Avaliação, a metodologia relativa à determinação dos valores de mercado, as exceções em que não há a disponibilidade do valor de mercado e os bens similares utilizados como parâmetro para a determinação do valor de mercado, a utilização da metodologia dos fatores de influência para efeito de reavaliação e determinação do valor justo. A planilha de inventário e avaliação deverá ser encaminhada à CACP como anexo juntamente do relatório e todas as vias assinadas por todos seus membros, inclusive pelo Contador da Unidade, caso este não faça parte da Comissão. A segunda fase da avaliação será realizada no período de 01/09 a 31/10/2014 pela

7 Comissão Central de Inventário e Reavaliação e atribuirá o valor justo dos bens do IFPR, por meio de aplicação da fórmula, em que considerará os fatores de influência para efeito de reavaliação e o valor de mercado do bem novo para a determinação do valor justo do bem no estado atual e realizará a comparação com o valor líquido contábil para o registro da reavaliação ou a redução a valor recuperável, informará a vida útil econômica, a taxa de depreciação aplicável, com a utilização da metodologia das quotas constantes, o valor residual e o reconhecimento por meio de registro contábil das variações patrimoniais aumentativas ou diminutivas (VPA e VPD) relativas aos exercícios anteriores, as doações recebidas e não registradas e as baixas em que forem comprovados os extravios e perdas e auxiliará no repasse dos dados para alimentação do Módulo SIPAC Patrimônio. A comissão central emitirá relatório circunstanciado em que detalhará todos os procedimentos realizados com vistas à identificação, localização, avaliação e tombamento dos bens do IFPR, e evidenciará os bens não localizados e que estejam formalmente reconhecidos na contabilidade e os bens localizados e não reconhecidos na contabilidade, por serem provenientes de recebimento de doações, bem como as recomendações e providências necessárias para a melhoria da gestão patrimonial do IFPR, e apuração das responsabilidades, quando aplicável. 3. DAS ATRIBUIÇÕES 3.1. Dos servidores em Geral Todos os servidores do Instituto Federal do Paraná estão convocados pelo Magnífico Reitor Prof. Irineu Mário Colombo a auxiliar no procedimento de inventário durante a fase de contagem física e a Semana Institucional de Inventário do IFPR, sob pena de responsabilização funcional. Cabe aos servidores auxiliar a Comissão Local de Inventário a obter as informações descritas no item com relação aos bens de sua Seção, Coordenadoria ou Direção, ou ainda dos locais indicados pela Comissão ou pela Direção Geral da Unidade. 3.2 Das Atribuições das Comissões Locais de Inventário e Avaliação

8 Cabe às Comissões Locais de Inventário e Avaliação: i. Orientar os servidores da Unidade sobre o conceito e o objetivo do inventário, bem como alertá-los sobre suas atribuições e as consequências de sua não participação no procedimento institucional. ii. iii. iv. Observar as orientações deste Manual na contagem e preenchimento da Guia de Inventário. Consolidar e digitalizar os dados obtidos na contagem em planilhas eletrônicas (extensão tipo xlsx) e enviar, tempestivamente, à Coordenadoria de Almoxarifado e Controle Patrimonial através de Memorando Eletrônico autenticado pelo Diretor Geral. Reportar à Comissão Central de Inventário quaisquer ocorrências que obstem ou dificultem a realização dos procedimentos inventariantes. v. Realizar a avaliação a valor de mercado e atribuir os fatores de influência para efeito de reavaliação. vi. vii. viii. ix. Emitir relatório circunstanciado das atividades realizadas e encaminhar a CACP. Realizar a etiquetagem dos bens tombados, bem como a coleta de assinatura nos respectivos termos de responsabilidade. Atualizar no SIPAC Patrimônio os registros contábeis de Reavaliação e Redução à Valor Recuperável referentes à unidade após o procedimento de avaliação. Tomar as providências ou realizar os ajustes solicitados pela Comissão Central de Inventário. 3.3 Das Atribuições dos Diretores Gerais Cabe aos Diretores Gerais das Unidades: i. Designar a Comissão Local de Inventário, que deverá ser composta por quantidade de servidores compatível com a quantidade de bens permanentes existentes na Unidade e por um presidente, preferencialmente o contador da Unidade. ii. Adotar as medidas necessárias visando a assegurar o livre desenvolvimento

9 das atividades administrativas previstas nesse documento. iii. Tomar as providências ou realizar os ajustes solicitados pela Comissão Central de Inventário. 3.4 Das Atribuições da Comissão Central: Cabe a Comissão Central: i. Realizar o controle de qualidade dos dados apresentados pelas Comissões Locais nas fases de contagem física e confrontação com os registros contábeis. ii. Solicitar ajustes, correções ou justificativas às Comissões Locais de Inventário e Avaliação e aos Diretores Gerais. iii. Reconhecer contabilmente as Variações Patrimoniais Aumentativas e Diminutivas relativas aos exercícios anteriores. iv. Identificar os bens registrados na contabilidade e não localizados e os bens localizados e não reconhecidos contabilmente. v. Emitir relatório circunstanciado relativo às atividades realizadas. vi. Solicitar a apuração das responsabilidades, quando aplicável. 4. SANÇÕES Independente de eventual responsabilização pessoal através de Processo Administrativo Disciplinar, as Unidades que não cumprirem tempestivamente o disposto nesse documento ficarão temporariamente impedidas de solicitar quaisquer registros de empenho de Material Permanente. 5. DISPOSIÇÕES FINAIS A Pró-Reitoria de Administração é responsável por coordenar e auxiliar o procedimento de maneira geral, trabalhando em conjunto com as Unidades para a regularização da situação patrimonial de todo o Instituto Federal do Paraná. Dessa forma, todos os empecilhos ou impedimentos devem ser reportados a esta Próreitoria para que tome ou solicite as providências necessárias visando ao pleno

10 desenvolvimento do procedimento estabelecido. Gilmar José Ferreira dos Santos Pró-Reitor de Administração SIAPE Lara Cristiane dos Santos Diretora de Contabilidade, Orçamento e Finanças SIAPE Carlos Eduardo Fonini Zanatta Diretor de Administração SIAPE Rodrigo D. Santa Ritta Coordenador de Almoxarifado e Controle Patrimonial SIAPE