expert PDF Trial E-Social - Impactos nos Processos de Controle das Empresas Elaborado por: Ademir Macedo de Oliveira

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1 Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo Tel. (11) ramal 1529 (núcleo de relacionamento) desenvolvimento@crcsp.org.br web: Rua Rosa e Silva, 60 Higienópolis São Paulo SP Presidente: Claudio Avelino Mac-Knight Filippi Gestão Palestra E-Social - Impactos nos Processos de Controle das Empresas Elaborado por: Ademir Macedo de Oliveira O conteúdo desta apostila é de inteira responsabilidade do autor (a). A reprodução total ou parcial, bem como a reprodução de apostilas a partir desta obra intelectual, de qualquer forma ou por qualquer meio eletrônico ou mecânico, inclusive através de processos xerográficos, de fotocópias e de gravação, somente poderá ocorrer com a permissão expressa do seu Autor (Lei n. 9610) TODOS OS DIREITOS RESERVADOS: É PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL DESTA APOSTILA, DE QUALQUER FORMA OU POR QUALQUER MEIO. CÓDIGO PENAL BRASILEIRO ARTIGO 184. Março 2014

2 Programa: 1. Impacto nas Empresas 2. Preparação do Sistema e Processos 3. Obrigação Trabalhista, Previdenciária e Fiscal 4. Obrigações Acessórias 5. Prestação de Serviços- Regras Legais já existentes 6. Tomadores e Prestadores de Serviços AGENDA 1 2 Objetivos Visão e Discussão e preparação do Sistema 3 E-Social e Folha de Pagamento 1

3 AGENDA Formato de Folha Eletrônica e Ambiente Nacional Cenário Atual AGENDA 7 8 Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias 9 Obrigações Acessórias nos Tomadores e Prestadores de Serviços. 2

4 E-SOCIAL CONCEITOS DE UMA FERRAMENTA SISTÊMICA Em 2014, a atenção para uma nova postura, será reforçada, por conta da implantação gradativa do chamado E-Social (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). O projeto E- Social é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social INSS, Ministério da Previdência MPS, Ministério do Trabalho e Emprego MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB. O Ministério do Planejamento também participa do projeto, promovendo assessoria aos demais entes na equalização dos diversos interesses de cada órgão e gerenciando a condução do projeto, através de sua Oficina de Projetos. Fonte: E-SOCIAL CONCEITOS DE UMA FERRAMENTA SISTÊMICA E-social RECEITA FEDERAL DO BRASIL CAIXA ECONOMICA FEDERAL CONSELHO CURADOR DO FGTS MINISTÉRIO DO TRABALHO PREVIDENCIA SOCIAL 3

5 OBJETIVOS VISÃO E DISCUSSÃO GERAL DO SISTEMA Fomentar discussão e análise dos principais impactos nos processos atuais das empresas, assim como uma avaliação dos riscos fiscais associados a nova obrigação, como projeto integrante do Sped. A partir dessa premissa, sugerir um plano de trabalho para os profissionais, com o objetivo de antecipar as ações necessárias para redução dos efeitos negativos que a implantação do E-Social pode trazer para as empresas. OBJETIVOS VISÃO E DISCUSSÃO GERAL DO SISTEMA A implantação do E-Social, tem por objetivo: I. Ratificar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas. II. Racionalizar o histórico das obrigações acessórias. III. Aperfeiçoar a qualidade das informações relacionadas com as legislações: trabalhistas, previdenciárias e fiscal. 4

6 E- SOCIAL - FOLHA DE PAGAMENTO Escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista contratado no Brasil,pela remuneração. Essa padronização visa eliminar informações em redundância. E- SOCIAL - FOLHA DE PAGAMENTO Cenário Atual Cenário Desejado OBRIGAÇÕES MENSAIS E ANUAIS EVENTOS DE FOLHA E ANOTAÇÕES GFIP/SEFIP CAGED C.A.T P.P.P RAIS DIRF TURNOVER -ROTINAS REINTEGRAÇÕES Integrar as informações em banco de dados consolidados, fazendo uma varredura em tempo real das informações que geram benefícios e fomentar a arrecadação. 5

7 PANORAMA LEGAL Emenda Constitucional n. 41/2003 incluiu o inciso XXII no art. 37 da CF/88: XXII - as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras específicas, terão recursos prioritários para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio. Decreto n /2007 instituiu o SPED: Art. 1o Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped. Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. PANORAMA LEGAL Ato Declaratório Executivo SUFIS n. 05/2013 (DOU 18/07/2013) Art. 1º - Declarar aprovado o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial), que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de Parágrafo único. O leiaute aprovado nos termos do caput consta no Manual de Orientação do e-social - versão 1.0, que está disponível na Internet, no endereço eletrônico Art. 2º - A escrituração de que trata o art. 1º é composta pelos eventos decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos arquivos deverão ser transmitidos em meio eletrônico pela empresa, pelo empregador ou por outros obrigados a eles equiparados, nos prazos a serem estipulados em ato específico 6

8 INCLUSÃO E-SOCIAL COMO PARTE INTEGRANTE DO SPED FORMATO DE FOLHA ELETRONICA 7

9 FORMATO DE FOLHA ELETRONICA & INTEGRAÇÃO AMBIENTE NACIONAL E- SOCIAL CENÁRIO ATUAL Erros de diferença de contribuição previdenciária informada em folha de pagamento, não declarada em GFIP: R$ ,60 Salários e ordenados pagos a empregados não incluídos em folha de pagamento pelas empresas: R$ , trabalhadores com vínculos extemporâneos incluídos no CNIS-Cadastro Nacional de Informações Sociais em 2012 Apontamento de de valores de FGTS fiscalizados de empregados domésticos e apenas com inclusão previdenciária 30% de trabalhadores autônomos na informalidade em fraudes e pagamentos indevidos de Seguro Desemprego Valores de Salários desvirtuados, corrompem o sistema de Abonos Salariais 8

10 ESTRUTURA DOS EVENTOS E REGISTROS Os eventos que compõe o E-Social, serão apresentados, através de arquivos preparados em formato XML ((EXtensible Markup Language) 1) Eventos iniciais 2) Eventos de tabelas 3) Eventos não periódicos 4) Eventos periódicos EVENTOS INICIAIS RUBRICAS EVENTOS PERIÓDICOS EVENTOS NÃO PERIÓDICOS Contribuinte Estabelecimentos Cadastro Inicial de Vínculos Lotação Cargos Turnos Funções Abertura da Folha Remuneração Pagamentos e Recebimentos Fechamento da Folha Admissão ASO CAT PPP Aviso Prévio Desligamento Afastamento Alterações de Cadastros Outros 9

11 ESTRUTURA DOS EVENTOS E REGISTROS QUALIFICAÇÃO CADASTRAL QUALIFICAR DADOS CADASTRAIS- EVENTO INICIAL ESTRUTURA DOS EVENTOS E REGISTROS Diferentemente dos outros aplicativos, as informações serão enviadas pelo empregador em tempo real, pela mesma ou procurador habilitado. O E-Social, entra num nível de processo integrado, gerando as guias a partir dessa ferramenta. Não se trata de uma nova ferramenta, mas um aperfeiçoamento do que já existe, com relação ao crédito tributário. A simplificação é um objetivo, contudo a padronização é uma necessidade que antecede os resultados e isso gera custo Como operacionalizar a transmissão Webservice Acesso direto ao Portal do E-Social 10

12 ESTRUTURA DOS EVENTOS E REGISTROS OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS Programa de Prevenção de Riscos Ambientais Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional Perfil Profissiográfico Previdenciário Desoneração do Risco 11

13 OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS Compete aos atores envolvidos nos processos, a melhor maneira de definir o tratamento para as informações de cunho trabalhista e previdenciário. medicina do trabalho contabilidade OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS 12

14 EXEMPLO PRÁTICO DE EVENTO Base Tecnológica do processamento de evento: 1. Manual de orientação do E-Social. a) Registro de Eventos S2800- Desligamento : ( página de controle 139) Linhas: b) Tabela 19 : Motivos de Desligamento : ( página de controle 196) EVENTO OCORRENCIA: Mário Gomes, empregado do Grupo Baronesa Café, foi demitido por justa causa, em função de atrasos diários, por um período de 20 dias, além de faltas aparentemente imotivadas, por 5 vezes num período de 60 dias. AÇÃO TÉCNICA: 1. Detalhar o Evento para transmissão 13

15 RECEPÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO E-SOCIAL DO EVENTO LINHAS EVENTOS S TABELA N Referencia: artigo 482 CLT. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DCTF. PREVIDENCIÁRIA-CONSIDERAÇÕES GERAIS É o momento da integração entre o pessoal do fiscal e de recursos humanos, uma vez que alguns coisas serão alteradas. Exemplos: COMO É HOJE GPS POR ESTABELECIMENTO COMPENSAÇÕES EM GFIP OU PERD/COMP GPS 2631 POR PRESTADOR RETENÇÃO SOBRE SERVIÇOS ANALISADOS E TRATADOS PELO FISCAL UTILIZAÇÃO DE GPS (GUIA DA PREVIDENCIA SOCIAL) COMO FICA UMA GUIA POR EMPRESA DEMONSTRAÇÃO DIRETA EM DCTF. VINCULO DE INFORMAÇÃO EM AMBOS INTEGRAÇÃO ENTRE ÁREAS UTILIZAÇÃO DE DARF (DOCUMENTO DE ARRECADAÇÃO DE TRIBUTOS FEDERAIS 14

16 EXEMPLO PRÁTICO DE EVENTO Base Tecnológica do processamento de evento: 1. Manual de orientação do E-Social. a) Registro de Eventos: S2200: (linha 105) página de controle: 92 S2360: (linhas: 20-21) página de controle: 121 S2260: (linha 19) página de controle:108 S2320: (linhas: ) página de controle: 114 S2600 (linhas: ) páginas de controle: S2330: (linha: 20) página de controle: 116 S2340: (linhas: 20-21) página de controle: 118 b) Tabelas: páginas de controle: EVENTO 1- Tiago Vasconcelos Lima, foi admitido, em 08/10/2014, para exercer a função de Técnico de Radiologia no Hospital Albert Einstein. Em 23/02/2015, Tiago encaminhava-se ao pronto socorro para entregar alguns resultados de exames quando escorregou em uma poça de água formada no centro radiológico por ocasião da limpeza do piso. Fraturou o rádio direito e sofreu um corte na parte anterior da cabeça, um pouco acima da nuca. O profissional médico, emitiu atestado de 40 dias para Tiago, no código internacional de doenças: Para suprir a ausência do trabalhador anterior, a Empresa contratou um estagiário em 02/03/ Tiago V. Lima, retornou ao trabalho em 08/04/2015, adquirindo estabilidade. 15

17 REGISTRO DO EVENTO AÇÃO TÉCNICA: 1. Detalhar o Evento para transmissão RECEPÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO E-SOCIAL DO EVENTO LINHAS EVENTOS S-2200 VALOR LINHAS EVENTOS S LINHAS EVENTOS S

18 RECEPÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO E-SOCIAL DO EVENTO LINHAS EVENTOS S-2320 VALOR (TABELA 17) RECEPÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO E-SOCIAL DO EVENTO LINHAS EVENTOS S-2600 VALOR (TABELA 01) LINHAS EVENTOS S

19 RECEPÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO E-SOCIAL DO EVENTO LINHAS EVENTOS S-2340 VALOR EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA Página para Qualificação Cadastral Validação dos dados Cadastrais Prazo Observação: A página de acesso apresenta constantes oscilações Agenda sujeita a alterações 18

20 EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA Manual de Especificação Técnica do XML e conexão WebService Prazo Estrutura do arquivo e conexão Agenda sujeita a alterações EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA Recepção do Cadastramento Inicial dos Trabalhadores Prazo Transmissão Agenda sujeita a alterações 19

21 EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA OFICIAL Empresas Empregadores Segurado Especial e Pequeno Produtor Quando Inicio a partir Ação Fiscal Eventos mensais de folha de pagamento e encargos trabalhistas. EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA EXTRA OFICIAL Agenda sujeita a alterações Empresas Empregadores Segurado Especial e Pequeno Produtor Quando A partir de Ação Fiscal Eventos mensais de folha de pagamento e encargos trabalhistas. Agenda sujeita a alterações 20

22 EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA OFICIAL Empresas Quando Ação Fiscal Lucro Real Prazo Limite para cadastramento inicial A partir de A partir de Inicio de envio mensal da folha de pagamento e apuração de tributos. Substituição da Sefip por novo leiaute. EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA EXTRA OFICIAL Empresas Quando Ação Fiscal Lucro Real Agenda sujeita a alterações Prazo Limite para cadastramento inicial A partir de A partir de Inicio de envio mensal da folha de pagamento e apuração de tributos. Substituição da Sefip por novo leiaute. Agenda sujeita a alterações 21

23 EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA EXTRA OFICIAL Empresas Empregadores Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas, Simples Nacional, Órgãos Públicos, Autarquias, Fundações e Equiparados Quando Em análise Em análise EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA Ação Fiscal Prazo Limite para cadastramento inicial Inicio de envio mensal da folha de pagamento e apuração de tributos Agenda sujeita a alterações Previsão quanto a Obrigações Acessórias Quando A partir de Ação Fiscal Substituição da DIRF- RAIS- CAGED outras obrigações acessórias Previsão de Inicio de Implantação do módulo de Reclamatória Trabalhista Previsão do desligamento das chaves das obrigações acessórias 22

24 Previsão quanto a Obrigações Acessórias EXPECTATIVAS E VIGÊNCIA Quando A partir de Ação Fiscal Substituição da DIRF- RAIS- CAGED outras obrigações acessórias Previsão de Inicio de Implantação do módulo de Reclamatória Trabalhista Previsão do desligamento das chaves das obrigações acessórias PONTOS DEFINIDOS PARCIALMENTE Elaboração Armazenagem e Transmissão das Informações Os profissionais de recursos humanos, contabilidade e da área de segurança e medicina do trabalho, sugerem aplicativo off-line Coordenadores do Projeto não confirmam essa sugestão É preciso acompanhar as atualizações 23

25 PONTOS DEFINIDOS PARCIALMENTE Prestação de Contas das Informações sobre Reclamatórias Trabalhistas Ainda não está claro quem serão os atores responsáveis pela transmissão dessas informações. O que está definido: Inicialmente serão informados: 1. Rescisão Indireta 2. Reintegração ao cargo É preciso acompanhar as atualizações Sped- Mesmas regras, novas culturas. Obrigado pela participação! 24

26 Contato: 25