CÓDIGO DE CONDUTA. 1ª Versão, aprovada em

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1 CÓDIGO DE CONDUTA DA 1ª Versão, aprovada em

2 PREÂMBULO A Fundação Pão de Açúcar Auchan é uma instituição particular de solidariedade social e de utilidade pública, constituída em 1993 pelos quadros do então Grupo Pão de Açúcar e nos termos dos seus Estatutos tem por objeto principal desenvolver o espírito de cooperação e solidariedade entre todos os Colaboradores do Grupo Auchan de Portugal e prestar apoio aos seus colaboradores efetivos, podendo dedicar-se a atividades de natureza educativa e outras complementares, abertas à comunidade. Ao longo dos últimos 20 anos a Fundação tem vindo a desenvolver a sua atividade no respeito da vontade dos seus fundadores e em conformidade com a sua Missão e Valores, no rigoroso cumprimento de princípios éticos e das normas legais e deontológicas aplicáveis, pretendendo também seguir as recomendações que atribuem crescente importância à forma de governo e à transparência das instituições. Neste contexto, elaborou-se o presente Código de Conduta para formalizar uma referência para todos os Dirigentes, Colaboradores e Voluntários da Fundação no cumprimento de regras e de princípios gerais de ética e conduta pessoal e profissional no desempenho das suas funções, contribuindo para a consolidação do reconhecimento da imagem da Fundação em termos de integridade, responsabilidade, transparência e rigor. MISSÃO E VALORES A Fundação tem por Missão: Melhorar a Qualidade de Vida dos Colaboradores do Grupo Auchan Portugal, das suas famílias e da Comunidade, contribuindo para a construção de uma Sociedade mais justa, inclusiva e sustentável. Os nossos compromissos e exigências alicerçam-se nos seguintes valores principais e transversais a todos e quaisquer comportamentos, relações, projetos e atividades: Solidariedade, Ética, Transparência, Confiança e Sustentabilidade. CAPÍTULO I - ÂMBITO DE APLICAÇÃO ARTIGO 1º ÂMBITO PESSOAL 1. O presente Código de Conduta aplica-se a todos os Colaboradores da Fundação, entendendo-se como tal as pessoas que aí prestem atividade, incluindo os membros dos órgãos estatutários, trabalhadores, voluntários e outros prestadores com ela relacionados, (doravante Colaboradores ). 2. A aplicação do presente Código de Conduta e a sua observância não impede nem dispensa a aplicação de outras regras de conduta ou deontológicas, de fonte legal ou de qualquer outra natureza, aplicáveis a determinadas funções ou atividades específicas. ARTIGO 2º ÂMBITO MATERIAL O presente Código integra o conjunto de regras e princípios gerais de ética e conduta profissional que se aplicam a todos os Colaboradores da Fundação, nas relações entre si e com terceiros, constituindo uma referência quanto ao padrão de conduta exigível à Fundação nas suas relações com os seus beneficiários, utentes e público em geral. CÓDIGO DE CONDUTA 1ª Versão - Aprovada em

3 CAPÍTULO II - PRINCÍPIOS DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL ARTIGO 3º PRINCÍPIOS GERAIS 1. Os Colaboradores devem pautar a sua atuação pela lealdade para com a Fundação, bem como devem ser idóneos, independentes e não atender a interesses pessoais, devendo evitar situações suscetíveis de originar conflitos de interesses. 2. Os Colaboradores devem ainda comportar-se de forma a manter e a reforçar a confiança dos beneficiários, utentes e público em geral na Fundação, contribuindo para o seu eficaz funcionamento e para a afirmação de uma posição institucional de rigor e de qualidade. ARTIGO 4º LEGALIDADE No exercício das respectivas funções, os Colaboradores devem atuar de acordo com a lei, diligenciando, designadamente, para que as decisões da Fundação tenham fundamento legal e estejam em conformidade com a lei. ARTIGO 5º EQUIDADE 1. No tratamento de pedidos de terceiros, na instrução de processos e na tomada de decisões, os Colaboradores devem garantir o respeito pelo princípio da igualdade de tratamento. 2. No caso de qualquer diferença no tratamento, os Colaboradores devem garantir que a mesma é justificada pelos dados objetivos e relevantes do assunto em questão ou pelas orientações adotadas pelo Conselho de Administração da Fundação. ARTIGO 6º NÃO DISCRIMINAÇÃO Os Colaboradores não podem, nomeadamente, praticar qualquer discriminação injustificada com base no sexo, na raça, na cor, na origem étnica ou social, nas características genéticas, na religião ou crença, nas opiniões políticas ou qualquer outra opinião, na propriedade, no nascimento, numa deficiência, na idade ou na orientação sexual. ARTIGO 7º PROPORCIONALIDADE Os Colaboradores devem contribuir para que as decisões sejam proporcionais ao objetivo pretendido, devendo, nomeadamente, evitar restrições aos direitos de terceiros ou a imposição de encargos, sempre que não existir uma proporção razoável entre tais encargos ou restrições e a finalidade prosseguida. ARTIGO 8º ABUSO DE COMPETÊNCIAS 1. Os Colaboradores devem adotar sempre uma ética de boas práticas organizacionais, nunca abusando da sua posição. 2. No desempenho das suas funções, os Colaboradores devem abster-se de as utilizar para interesse próprio ou para fins que não sejam motivados pelo interesse da Fundação. ARTIGO 9º IMPARCIALIDADE E INDEPENDÊNCIA CÓDIGO DE CONDUTA 1ª Versão - Aprovada em

4 1. Os Colaboradores devem ser imparciais e independentes, abstendo-se de qualquer ação que prejudique arbitrariamente os beneficiários, os utentes ou o público, bem como de qualquer tratamento preferencial, quaisquer que sejam os motivos. 2. Os Colaboradores não devem pautar a sua conduta por interesses pessoais, familiares ou por pressões políticas, sociais ou económicas, assim como não devem participar numa decisão ou num processo no qual tenham, ou um dos membros da sua família, direta ou indiretamente, interesses de qualquer natureza. 3. Os Colaboradores ou membros da sua família direta (por si ou por interposta pessoa), não podem solicitar, receber ou aceitar, de fonte externa à Fundação, de um subordinado ou superior hierárquico, quaisquer benefícios, recompensas, remunerações ou ofertas que, de algum modo, estejam relacionados com a atividade que os Colaboradores desempenham na Fundação. ARTIGO 10º DILIGÊNCIA, EFICIÊNCIA E CORRECÇÃO 1. Os Colaboradores devem cumprir com zelo, eficiência e responsabilidade as funções que lhes estão atribuídas e pautar a sua atuação também de acordo com as orientações dos Órgãos da Fundação. 2. No relacionamento com terceiros, os Colaboradores devem evidenciar disponibilidade, eficiência, correção e cortesia. 3. Os Colaboradores devem comunicar, hierarquicamente, quaisquer erros que prejudiquem terceiros injustificadamente e procurar uma pronta correção das consequências negativas que possam surgir. ARTIGO 11º CONFIDENCIALIDADE Sem prejuízo do princípio de transparência, os Colaboradores não podem ceder, revelar, utilizar ou referir, diretamente ou por interposta pessoa, quaisquer informações da actividade da Fundação ou do exercício das suas funções, nomeadamente as relativas a processos pessoais dos beneficiários e utentes, as que estejam protegidas por normas deontológicas da sua profissão e as que sejam consideradas como confidenciais pelo Conselho de Administração. ARTIGO 12º RESPONSABILIDADE SOCIAL E AMBIENTAL 1. Os Colaboradores têm o dever de assumir uma atitude socialmente responsável, nomeadamente nas comunidades onde a Fundação está inserida, bem como adotar uma postura permanente de proteção de sustentabilidade ambiental. 2. Os Colaboradores devem ter a preocupação, no exercício das respetivas funções, de minimizar os impactos ambientais resultantes das mesmas, procurando sempre a otimização dos recursos da Fundação, a prevenção do desperdício e a promoção da reciclagem. CAPÍTULO III - ADMINISTRAÇÃO DA FUNDAÇÃO ARTIGO 13º TRANSPARÊNCIA 1. A Fundação atua de forma transparente e adota práticas exigentes de gestão e de prestação de contas, podendo complementar as obrigações legais nesta matéria com as medidas adicionais que considere convenientes. 2. A Fundação disponibiliza no seu sítio na internet as informações de natureza institucional, a que faz referência a alínea d) do número 1 do Artigo 9º da Lei-Quadro das Fundações, bem como as relativas às atividades realizadas. CÓDIGO DE CONDUTA 1ª Versão - Aprovada em

5 . ARTIGO 14º GESTÃO E FINANÇAS 1. A organização e funcionamento da Fundação tem em vista assegurar a eficiência da sua gestão e a utilização dos seus recursos, segundo métodos e procedimentos de investimentos prudentes e sustentáveis. 2. A Fundação possui um sistema de contabilidade adequado à sua natureza e dimensão, nomeadamente no regime declarativo decorrente da Informação Empresarial Simplificada e no de normalização contabilística para as entidades do sector não lucrativo. CAPÍTULO IV - CONFLITOS DE INTERESSES E INCOMPATIBILIDADES ARTIGO 15º CONFLITOS DE INTERESSES 1. Os Colaboradores devem evitar qualquer situação susceptível de originar, direta ou indiretamente, conflitos de interesse, abstendo-se de participar nas tomadas de decisão que possam envolvê-los. 2. Existe conflito de interesse atual ou potencial, sempre que um Colaborador tenha um interesse pessoal ou privado em determinada matéria que possa influenciar ou aparentar influenciar, o desempenho imparcial e objetivo das suas funções. 3. Por interesse pessoal ou privado entende-se qualquer potencial vantagem para o próprio, para os seus familiares e afins, para o seu círculo de amigos, para outro Colaborador da Fundação, para empresa em que tenha interesses ou instituição a que pertença. 4. Os eventuais conflitos de interesse de qualquer Colaborador deverão ser imediatamente comunicados ao Conselho de Administração, através da respectiva hierarquia. ARTIGO 16º RELAÇÕES COM TERCEIROS 1. Os Colaboradores da Fundação devem atuar com total respeito pelos fins da Fundação, não podendo favorecer interesses de terceiros em prejuízo desta, devendo recusar qualquer benefício ou privilégio pessoal. 2. Os Colaboradores da Fundação devem atuar de forma a honrar os compromissos com fornecedores de produtos ou serviços e a exigir da parte destes o integral cumprimento das suas obrigações, bem como a observância das boas práticas e regras subjacentes à atividade em causa. 3. A escolha dos fornecedores deve ser efetuada com base em critérios imparciais e transparentes, evitando situações que possam ser consideradas de privilégio. ARTIGO 17º ACTIVIDADES EXTERNAS INCOMPATIBILIDADES Nenhum Colaborador da Fundação poderá exercer qualquer atividade externa à Fundação, que possa colidir ou prejudicar interesses e atividades da Fundação ou o seu bom nome ou interferir com o cumprimento dos seus deveres nessa qualidade. CAPÍTULO V - RELAÇÕES EXTERNAS E REPRESENTAÇÃO ARTIGO 18º COMUNICAÇÃO SOCIAL 1. A Fundação adota uma política de transparência em relação aos meios de comunicação social na defesa e promoção dos seus fins e atividades. 2. Os Colaboradores não devem fornecer informações consideradas como confidenciais ou que não estejam ao dispor do público em geral, nem conceder entrevistas à Comunicação Social, CÓDIGO DE CONDUTA 1ª Versão - Aprovada em

6 sem que, para tal, tenham obtido autorização prévia do Conselho de Administração, devendo ainda manter absolutamente reservadas todas as informações respeitantes à Fundação, não as divulgando, por qualquer meio, incluindo meios informáticos e redes sociais. 3. Os Colaboradores devem informar os seus superiores hierárquicos sempre que pretendam fazer comunicações ou escrever artigos relacionados com as suas funções profissionais ou de voluntariado. ARTIGO 19º RELACIONAMENTO COM OUTRAS INSTITUIÇÕES Os contactos, formais ou informais, com representantes de outras instituições públicas ou privadas, devem sempre refletir a política da Fundação, devendo os Colaboradores pautar o seu relacionamento por critérios de qualidade, integridade, correção e transparência. CAPÍTULO VI - PEDIDOS DE APOIO E PROCESSOS ARTIGO 20º PEDIDOS E PROCESSOS Os Colaboradores devem providenciar para criar as condições para que as decisões sobre as candidaturas e os pedidos de apoio dirigidos à Fundação sejam tomadas num prazo razoável, devendo informar o respetivo autor sempre que tal não seja possível. CAPÍTULO VII - PROTECÇÃO DE DADOS E DOCUMENTOS ARTIGO 21º PROTECÇÃO DE DADOS 1. Os Colaboradores que tenham acesso a dados pessoais, devem respeitar a privacidade e a integridade da pessoa, em conformidade com as disposições legais aplicáveis, relativas à proteção das pessoas singulares, no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais. 2. Os Colaboradores não podem utilizar dados pessoais para fins diferentes daqueles para que foram recolhidos, nem transmitir esses dados a pessoas não autorizadas. ARTIGO 22º CONSERVAÇÃO DE REGISTOS ADEQUADOS A Fundação, pelos seus Colaboradores, deve manter registos adequados de toda a correspondência e, ainda, de todos os documentos recebidos e das medidas tomadas. CAPÍTULO VIII - RELAÇÕES INTERNAS ARTIGO 23º RELAÇÕES ENTRE OS COLABORADORES Os Colaboradores da Fundação devem pautar a sua atuação pelo envolvimento e participação, pela manutenção de um clima de confiança e urbanidade, no respeito pela estrutura hierárquica, colaborando proactivamente, partilhando o conhecimento e a informação e cultivando o espírito de equipa. ARTIGO 24º UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DA FUNDAÇÃO CÓDIGO DE CONDUTA 1ª Versão - Aprovada em

7 1. Os Colaboradores devem respeitar e proteger o património da Fundação e não permitir a sua utilização abusiva. 2. As instalações e todo o equipamento, independentemente da sua natureza, apenas podem ser utilizados para uso institucional, salvo se a utilização tiver sido explicitamente autorizada pelo Conselho de Administração. 3. Os Colaboradores devem, também, no exercício da sua atividade, adotar todas as medidas adequadas e justificadas, no sentido de limitar os custos e despesas da Fundação e a promover a utilização mais eficiente dos recursos disponíveis. CAPÍTULO IX - DIVULGAÇÃO, COMPROMISSO E APLICAÇÃO ARTIGO 25º DIVULGAÇÃO Este Código de Conduta deverá ser distribuído e divulgado a todos os Colaboradores da Fundação e colocado à disposição geral no sítio da Fundação na Internet. ARTIGO 26º COMPROMISSO 1. Nos processos individuais dos Colaboradores da Fundação, deverá constar a declaração de conhecimento e de aceitação das normas vigentes no presente Código, assim como a sua adesão aos Valores e Princípios nele enunciados. 2. A violação das disposições constantes do presente Código de Conduta poderá ser objecto de procedimento disciplinar. ARTIGO 27º APLICAÇÃO O presente Código de Conduta entra em vigor imediatamente após a sua aprovação pelo Conselho Geral da Fundação e a sua divulgação a todos os Colaboradores. Aprovado pelo Conselho Geral em 25 de Março de 2014, sob proposta do Conselho de Administração. CÓDIGO DE CONDUTA 1ª Versão - Aprovada em

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