UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS JÚLIO CÉSAR PIRES TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO Proposta de Implantação de um sistema de informação financeiro no Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina São José 2006

2 JÚLIO CÉSAR PIRES TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO Proposta de Implantação de um sistema de informação Trabalho de conclusão de estágio apresentando a Pré-banca de qualificação como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Secretariado Executivo com ênfase em Automação de Escritórios, da Universidade do Vale do Itajaí. Orientador: Profª. Marlise There Dias São José 2006

3 JÚLIO CÉSAR PIRES PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO FINANCEIRO NO SINDICATO DOS POLICIAIS FEDERAIS NO ESTADO DE SANTA CATARINA Este relatório de conclusão de estágio foi julgado adequado para a obtenção do título de bacharel em Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios, e aprovada pelo curso de Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios, da Universidade do Vale do Itajaí, centro de Educação São José, (SC). Área de Concentração: Setor Administrativo São José, 10 de julho de Profª. Marlise There Dias UNIVALI CE de São José Professora Orientadora Profª. Luciana Merlin Bervian UNIVALI CE de São José Membro Profº. Marcio Matias UNIVALI CE de São José Membro

4 Dedico este trabalho ao Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina e a minha mãe que sempre me apoiaram durante o curso, o qual faz parte de uma das fases mais importantes de minha vida.

5 Agradeço à Diretoria Executiva do Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina, pelo apoio desde o início do curso; minha orientadora Marlise, pela dedicação e companheirismo, aos professores do curso e membros de banca pela contribuição dada e também a todos os meus familiares e amigos, por se fazerem presentes em minha vida sempre.

6 RESUMO O presente trabalho foi realizado no Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina SINPOFESC, e teve como objetivo propor a implantação de um Sistema de Informação computadorizado para atender as necessidades do setor financeiro focando a qualidade dos serviços de forma ágil, com maior precisão e segurança à organização, pois este sistema substitui uma série de procedimentos utilizados durante alguns anos, os quais necessitavam ser modificados. Assim, para a fundamentação deste trabalho estudou-se questões que envolvem organizações, entidades sindicais, procedimentos administrativos e financeiros, tecnologia e Sistemas de Informação. Para alcançar o objetivo desta pesquisa foi realizada uma análise no referido setor, a fim de identificar quais as necessidades existentes. A metodologia foi caracterizada como qualitativa, descritiva, documental e estudo de caso. Os dados foram coletados por meio de entrevista com o Diretor Financeiro do SINPOFESC e observação participante, utilizando análise de conteúdos. Baseado nisto, foram realizadas pesquisas em algumas empresas especializadas em softwares empresariais para a construção de um sistema específico de acordo com as necessidades do setor financeiro do SINPOFESC. Após selecionar a empresa, foi proposta a implantação, com estimativa de custos, vantagens, desempenho e prazo de conversão. Palavras-chave: Sistema de Informação. Sistema Financeiro. Tecnologia.

7 ABSTRACT This work was carried out at the Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina SINPOFESC (Union of the Federal Polices in the State of Santa Catarina), and aimed at proposing the implementation of a System of Information computerized for attending the needs of the financial sector focusing on the quality of the service. The idea is to improve the system so as to be faster, to have bigger precision and to provide security to the organization, for the system proposed replaces a series of procedures used during some years which needed to be modified. Therefore, for the grounding of this work, questions that involve organizations, union entities, the financial and administrative procedures, technology and Systems of Information were studied. In order to achieve the objective of this research, an analysis was carried out in the sector mentioned above, so as to identify which were the existing needs. The methodology of the research was characterized as qualitative, descriptive, documentary and case study. The data were collected by means of observation participant and interviews with the Financial Director of the SINPOFESC, utilizing analysis of contents. Taking this into account, researches were carried out in some companies specialized in business software for the construction of a specific system according to the needs of the financial sector of the SINPOFESC. After selecting the company, a proposal to the implementation was made, with estimate of costs, advantages, performance and conversion term. Keywords: Information System. Financial system. Technology.

8 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 O Conceito de Processamento de Transações em Sistemas Empresariais Básicos.32 Figura 2 Fluxo de Caixa...46 Figura 3 Cópia de Cheque...47 Figura 4 - Cópia de Cheque: Formulário...49 Figura 5 Nota Fiscal de Honorários Advocatícios...50 Figura 6 Gerenciador Financeiro do Banco do Brasil S/A...51 Figura 7 Histórico dos Débitos em Conta Corrente...52 Figura 8 Nota Fiscal de TV por Assinatura...53 Figura 9 Comprovante de Pagamento...54 Figura 10 Cópias de Documentos...55 Figura 11 Relação de Descontos...56 Figura 12 Programa Débito Automático do Banco do Brasil S/A...57 Figura 13 Usuários Unimed...58 Figura 14- Descontos Unimed...59 Figura 15 - Titulares e Dependentes Unimed...60 Figura 16 Relação Usuário Usimed Figura 17 Relação Controle de Uso Odontológico...61 Quadro 1 Manutenção Anual...76

9 LISTA DE SIGLAS ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line (Linha Digital de Assinante Assimétrica) CD-ROM Compact Disk - Read Only Memory (Disco Compacto - Memória Apenas de Leitura) DPF Departamento de Polícia Federal ERP - Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa) FAX Facsimile (transferência remota de documentos através da rede telefônica) OIT Organização Internacional do Trabalho PABX Private Automatic Branch exchange (central telefônica automática privativa) S.I. Sistema de Informação SIE Sistema de Suporte à Decisão Estratégica SIG Sistema de Informação Gerencial SINPOFESC Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina SPT Sistema de Processamento de Transações T.I. Tecnologia da Informação WEB World Wide Web (forma reduzida de ser referir à www conjunto de servidores interligados à internet)

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Apresentação do Tema e do Problema Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Organizações X Empresas Entidades Sindicais Procedimentos Administrativos Procedimentos Financeiros Tecnologia da Informação Sistemas de Informação Tipos de Sistemas de Informação Ciclo de Vida Implantação ASPECTOS METODOLÓGICOS Caracterização da Pesquisa População e Amostra Coleta de Dados Análise de Dados APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS Caracterização da Organização Setores Administrativos Procedimentos do Sistema Atual Fluxo de Caixa Cópias de Cheque Histórico dos Débitos em Conta Corrente Relação de Descontos Convênio Unimed Controle de Uso Odontológico...61

11 4.3 Avaliação dos Procedimentos Atuais Funcionalidades do novo Sistema de Informação Pesquisa no Mercado Avaliação do Sistema oferecido pelo Fornecedor Proposta de Implantação CONSIDERAÇÕES FINAIS...79 REFERÊNCIAS...81 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS...83 APÊNDICES...84 Apêndice A - Roteiro de entrevista com o Diretor Financeiro do SINPOFESC...85

12 1 INTRODUÇÃO 1.1 Apresentação do Tema e do Problema Atualmente os fluxos de informações são relevantes à sociedade diferenciando-se em países com menor ou maior avanço tecnológico. A forma como estes lidam com as informações podem apresentar resultados extremamente comprometedores a um país, como confirma Costa (1991, p.47): Não é por acaso que essas últimas sociedades estão normalmente nas nações desenvolvidas, onde se estima que o setor de informação já chega a responder pela metade do produto interno bruto. Além disso, verifica-se que basicamente cinco agências de notícias desses países mantêm quase a totalidade do fluxo de informações internacional, ao mesmo tempo em que um número reduzido de países domina grande parte do conhecimento científico e tecnológico de todo o mundo. Esse fato sugere uma concentração de informação que, muitas vezes, se reflete no poder e predomínio econômico, político, social, científico e tecnológico com enormes prejuízos para as demais nações. Percebe-se assim, que o investimento em tecnologias pode manter as informações ágeis e eficientes. Outro aspecto relevante é que o conhecimento está ligado a informação. Nesse sentido, a obtenção de informações múltiplas gera conhecimentos para determinados fins, e por isso requerem ser trabalhados em todos os meios, principalmente na área da Tecnologia da Informação (T.I.), área esta que se diferencia pela riqueza de recursos relacionados a informação e conhecimento. A T.I. tornou-se viável uma vez que propicia novas maneiras de coletar, armazenar, processar e distribuir informações, pois a disponibilidade da informação certa, no momento certo, para o tomador de decisão, é requisito fundamental para a melhoria contínua da qualidade na organização. O uso da T.I. pode gerar melhores resultados, quando a informação é utilizada de forma criativa e inovadora, tornando as atividades das empresas mais produtivas. Assim, a T.I. é um instrumento facilitador na adaptação às mudanças do ambiente.

13 13 A aplicação das soluções tecnológicas consiste em diagnosticar com base científica, problemas e pontos de melhoria nas organizações, propondo alternativas de soluções baseadas em Sistemas de Informação. No entanto, para que se possa aplicar a T.I. de forma a apresentar resultados relevantes no que se refere a informação, torna-se inevitável às empresas empregarem os Sistemas de Informação. Um Sistema de Informação (S.I.) pode ser englobado no uso da T.I., e é conceituado conforme Laudon e Laudon (1997, p.04) como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. A aplicação dos Sistemas de Informação (S.I.) associada a T.I. fornece as empresas condições de competitividade, uma vez que busca soluções inovadoras a fim de desenvolver novas habilidades. Além disso, propicia na realização de suas atividades, uma sistematização de processos nas organizações. Neste contexto, encontra-se o SINPOFESC Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina, o qual é uma instituição sem fins lucrativos que busca defender os interesses da categoria, propiciando ao sindicalizado alguns benefícios. O SINPOFESC é formado por setores administrativos, e no Departamento Financeiro local de estudo deste trabalho, há um Assistente Financeiro responsável pelo setor. Este funcionário apura todos os dados financeiros do Sindicato e dos sindicalizados, utilizando planilhas no Microsoft Excel para realização de relatórios, listagens, fluxos, tabelas etc; além de um programa de banco de dados para fazer cópias de cheques. O problema em questão trata-se do não compartilhamento de dados entre: planilhas do Microsoft Excel X planilhas do Microsoft Excel, programa de banco de dados do Microsoft Access X planilhas do Microsoft Excel e com o programa Débito Automático do Banco do Brasil S/A X planilhas do Microsoft Excel. Desta forma, ao elaborar um relatório, ou atualizar algum existente, normalmente necessita-se capturar dados de duas ou três planilhas distintas envolvendo todo um procedimento manual, como por exemplo: imprimir uma planilha para facilitar a visualização ao atualizar outra.

14 14 Ao utilizar uma planilha para controle financeiro, os dados não são compartilhados no programa de banco de dados. Assim ocorre também com a planilha para controle financeiro de sindicalizados que não pode transferir dados ao programa do Banco do Brasil. Assim, um Sistema de Informação competente e de fácil assimilação, poderá ajudar a resolver este problema. Acredita-se que o investimento e o planejamento de um S.I. associado a T.I. poderão ajudar a gerenciar e organizar as informações e assim padronizar o setor em sua organização com um mecanismo inovador. 1.2 Objetivos Objetivo Geral Propor a implantação de um Sistema de Informação ao Departamento Financeiro do Sindicato dos Policiais Federais no Estado de Santa Catarina - SINPOFESC Objetivos Específicos Descrever os procedimentos do sistema atual; Verificar problemas e/ou dificuldades no sistema atual; Identificar as funcionalidades do sistema proposto; Pesquisar no mercado Sistemas de Informação adequados. 1.3 Justificativa A implantação de um Sistema de Informação computadorizado adequado ao SINPOFESC pode ser de grande relevância, caso atenda as necessidades atuais da empresa. O presente instrumento encontra justificativa na melhoria dos procedimentos executados no Departamento Financeiro focando a qualidade dos serviços, podendo servir como objeto de consultoria e de embasamento para empresas que apresentam situação semelhante. Acredita-se que por meio da implantação de um Sistema de Informação (SI) computadorizado será possível obter informações de forma ágil, com maior precisão e

15 15 segurança à organização, pois este sistema substituirá uma série de procedimentos utilizados durante alguns anos, os quais necessitam de atualizações, visando assim um melhor desempenho. Atualmente, são desenvolvidas planilhas com diversos cálculos no Microsoft Excel, realização de cópias de cheques no programa de banco de dados e transferência de débitos dos sindicalizados através de um programa específico do Banco do Brasil S/A, e assim não há uma interligação de dados que podem ser aproveitados. Neste contexto, é recomendável utilizar recursos da Tecnologia da Informação, os quais permitem a realização de um sistema avançado de maneira que tenha capacidade de integrar fontes de dados de diversas naturezas, e também de interface padronizada o que facilita a interação do operador. Além disso, este trabalho proporcionará também a padronização das atividades do Setor Financeiro, propiciando, na falta do funcionário responsável pelo setor, a possibilidade de manejo por outro usuário. Ultimamente, muitos profissionais estão engajados em aprender como funcionam as tecnologias e assim aplicá-las de acordo as suas necessidades. Pôde-se perceber a necessidade de obter uma visão mais ampla sobre a Tecnologia da Informação aplicada a um Sistema de Informação. Assim, este trabalho poderá trazer benefícios, uma vez que tais conhecimentos sejam bem elaborados e aproveitados na organização em questão. Com relação à sociedade acadêmica poderá colaborar como base para outros trabalhos na área, principalmente porque se refere a Sindicato, e também na visão sistêmica e na elaboração de um sistema computadorizado, aplicando a Tecnologia da Informação no setor. A Diretoria Executiva do SINPOFESC, por sua vez, demonstrou interesse na aquisição de um Sistema de Informação computadorizado para o setor financeiro. Sendo assim, esta Diretoria está totalmente de acordo com o projeto, e disposta a acompanhar e apoiar todas as fases de execução.

16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Organizações X Empresas As organizações são unidades sociais planejadas, cada qual com sua finalidade, metodologia e estilo, criadas com o intuito de atingir objetivos, e podem ser com ou sem fins lucrativos. Segundo Etzioni (1989, p.3) as organizações são unidades sociais (ou agrupamentos humanos) intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir objetivos específicos. Incluemse as corporações, os exércitos, as escolas, os hospitais, as igrejas e as prisões; excluem-se as tribos, as classes, os grupos étnicos, os grupos de amigos e as famílias. Deste modo, uma organização pode ser vista como um grupo de segmentos e pessoas alinhadas a um padrão imposto, como se fosse um conjunto de regras dentro de uma sociedade fechada. Mas na verdade, tudo não passa de divisões de trabalho, poder e responsabilidades dentro de uma instituição pública ou particular, formada por indivíduos que buscam alcançar objetivos, que em ação individual isolada não conseguiriam alcançar. Os objetivos das organizações têm muitas funções. Pela apresentação de uma situação futura, indicam uma orientação que a organização procura seguir. Dessa forma, estabelecem linhas mestras para a atividade da organização. Os objetivos constituem, também, uma fonte de legitimidade que justifica as atividades de uma organização e, na verdade, até sua existência. Além disso, os objetivos servem como padrões, através dos quais os membros de uma organização e os estranhos a ela podem avaliar o êxito da organização isto é, sua eficiência e seu rendimento. (ETZIONI, 1989, p.7 ) Como existem várias organizações com finalidades múltiplas, estas são confundidas e denominadas por muitas pessoas, como empresas. Mas, as organizações e as empresas não possuem os mesmos conceitos, embora tenham propósitos parecidos, possuem filosofias diferentes. Pelos aspectos jurídicos, a empresa deve ser vista como uma entidade econômica que administra e controla uma ou mais de uma unidade técnica de produção, distribuição e até mesmo de prestação de serviços (o que há

17 17 controvérsias). Lembre-se que uma empresa pode ser matriz de um conglomerado, de um grupo de empresas associadas (holding), ou sede de um grupo de empresas filiais, surcusais ou subsidiárias. Nesses casos, a empresa-matriz ou a empresa-sede é o centro das decisões sobre quaisquer dos aspectos da linha de ação seguida por todas as demais empresas pertencentes ao grupo. Já a organização deve ser encarada como uma unidade formada por duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado, para alcançar um objetivo específico ou um conjunto de objetivos, sem visar produção, ganhos financeiros por meio de negociações e conquista (domínio) de mercado, por exemplo: uma escola de samba, uma entidade filantrópica (fundação beneficente), um sindicato. (OLIVEIRA, 2000, p.18 ) Ao analisar o significado de empresas, pode-se compreender que são empreendimentos que combinam fatores os quais são estabelecidos para satisfazer às necessidades do mercado (como o mercado é formado por pessoas, isto significa "necessidades das pessoas") por meio de seus produtos ou serviços. Drucker (1997, p.110) afirma que É o consumidor quem determina o que é uma empresa. Somente ele está disposto a pagar por bens ou serviços que transformam recursos econômicos em riqueza, coisas em bens de consumo. O mais importante não é o que a empresa pensa e produz especialmente em termos do seu futuro e do seu sucesso. O decisivo é o que o consumidor acredita que está comprando, o que ele considera de valor é isto que determina o que uma empresa é, o que ela produz e se irá, ou não, prosperar. E o que o consumidor adquire e considera de valor nunca é um produto. É sempre uma utilidade, isto é, aquilo que um produto ou serviço faz por ele. Assim, uma empresa tem a finalidade de criar um consumidor, reunir ou combinar resultados de produção criação de um valor econômico (ROCHA, 2000, p.498) e produzir mercadorias e serviços para a satisfação das necessidades humanas. Nos últimos anos, é cada vez mais discutida a sistematização nas empresas em seus vários aspectos, principalmente sob condições que agreguem, objetivamente, valor e qualidade naquilo que é desenvolvido. As empresas por si próprias são organizadas de maneiras sistêmicas as quais precisam estar em constante evolução. A empresa é um sistema, tendo em vista sua complexidade de atividades, funcionamento de processos, envolvimento de pessoas, entidades externas e grandiosidade de manipulação de diversas informações. A empresa e suas relações formam o maior de todos os Sistemas de Informação, juntamente com suas funções empresariais, meio ambiente interno e externo. (REZENDE apud REZENDE; ABREU, 2003, p.36 )

18 18 As empresas trabalham integrando as atividades para atingir objetivos e conseqüentemente resultados. Estes objetivos devem satisfazer as suas necessidades, estando em permanente desenvolvimento na elaboração de estratégias. Segundo Rezende e Abreu (2003, p.38) toda empresa, independente de seu negócio e meio de atuação, possui cultura, filosofia e políticas, podendo ser definidas formal ou praticadas informalmente. Na era da comunicação, a empresa precisa manter duas características aparentemente opostas: por um lado, ser clara e focada, e, por outro, simultaneamente, estar preparada para a mudança e a adaptação constantes. (GOUILLART; KELLY, 1995, p.365) Quanto à mudanças, vale analisar os aspectos positivos e negativos, colocar em questão as necessidades e as prioridades. Feito isso, procurar os meios que justifiquem os procedimentos das decisões a serem tomadas. Os investimentos de modernização, correspondem os investimentos que traduzem pela adoção de um novo modo de organização da produção, pela adoção de um novo processo de produção, pela introdução de novos equipamentos que visam a melhoria da produtividade, à melhoria da qualidade dos produtos ou serviços ofertados, à flexibilização do sistema produtivo, entre outros. O objetivo é a melhoria do desempenho competitivo, que pode ser em termos de custos de produção, de qualidade, de flexibilidade ou de desempenho de entrega de produtos ou serviços. (GALESNE; FENSTERSEIFER; LAMB, 1999, p.20 ) Quando se aborda modificação na rotina de trabalho, como por exemplo, a mudança de um sistema operacional de computador que a empresa ou organização utiliza, percebe-se que no início o profissional usuário do sistema, cria uma certa resistência até se adaptar, sem se dar conta que na maioria das vezes, esta automação contribui tão somente para a satisfação e motivação, favorecendo assim o seu desempenho profissional. Assim ao investir em tecnologia as empresas e organizações cada vez mais serão conduzidas a reduzir os custos, melhorar a qualidade dos produtos ou serviços, analisar novas tendências de crescimento e ampliar a produtividade. A adaptação à inovações são estabelecidas através do tempo, de maneira que serão analisados os benefícios e as deficiências de um novo sistema ou método a ser utilizado. Um tipo de organização a ser estudada, são as entidades sindicais, as quais estão em constante evolução, principalmente na última década. São instituições sem fins lucrativos e possuem objetivos específicos como os de interesse da classe trabalhista, além de satisfazer as necessidades das pessoas (sindicalizados) através de seus serviços.

19 Entidades Sindicais As empresas e organizações são compostas por indivíduos, os quais prestam serviços de acordo com as normas e filosofias delas. E como todos tem direitos, tanto o empregado quanto o empregador, foram criadas as entidades sindicais que podem ser vistas como um meio de proteção dos empregados. Segundo Acerbi (1995, p.10) são prerrogativas dos Sindicatos a) representar, perante as autoridades administrativas e judiciárias, os interesses gerais da respectiva categoria ou profissão liberal ou os interesses individuais dos associados relativos à atividade ou profissão; b) celebrar contratos coletivos de trabalho; c) eleger ou designar os representantes da respectiva categoria ou profissão liberal; d) colaborar com o Estado, como órgãos técnicos e consultivos, no estudo e solução dos problemas que se relacionam com a respectiva categoria ou profissão liberal; e) impor contribuições a todos aqueles que participam das categorias econômicas ou profissionais ou das profissões liberais representadas. São deveres dos Sindicatos: a) colaborar com os poderes públicos no desenvolvimento da solidariedade social; b) manter serviços de assistência judiciária para os associados; c) promover a conciliação nos dicídios de trabalho; d) promover a criação de cooperativas para as classes representadas; e) outros constantes no Estatuto da Entidade. Os sindicatos são formados com o intuito de defender os interesses de classes. Neste âmbito, eles são organizados de forma burocrática e legítima para dar suporte e apoio aos indivíduos pertencentes a este grupo. As atividades de suporte são desenvolvidas por pessoas, ou seja, uma diretoria conhecedora dos direitos do trabalhador. Em alguns sindicatos, esta diretoria normalmente é eleita através de Assembléia Geral Eleitoral, com mandato de 3 (três) anos. Os diretores geralmente ocupam os seguintes cargos: os membros do conselho fiscal 3 titulares e 3 suplentes; os membros da Diretoria em número de 4 titulares Presidente, Vice-Presidente, Secretário e Diretor Financeiro e 4 suplentes; Delegados representantes (de acordo com as delegacias regionais, se houver) e um suplente. A partir disso, estes diretores sindicais são responsáveis pelo sindicalismo daquela classe trabalhista na região. Um sindicato embora não tenha fins lucrativos, precisa de recursos para poder se manter, e assim, o indivíduo da classe que quiser fazer parte dele, deverá contribuir conforme as normas estatutárias.

20 20 É a contribuição cobrada somente do associado. Ela poderá ser mensal ou anual. O valor dessa contribuição deverá ser estabelecido em Assembléia e só modificado pela própria Assembléia. Dependendo do tipo e número de serviços prestados pelo Sindicato é que estabelece o valor. [...] A Contribuição Sindical é devida por todos aqueles que participam de uma determinada categoria econômica em favor do Sindicato representativo da mesma categoria. (ACERBI, 1995, p.80) Mediante à filiação do indivíduo ao sindicato, este passa a ser denominado associado ou sindicalizado. Segundo Siqueira Neto (1999, p.97) No campo das prerrogativas dos associados, destacam-se, principalmente, o direito de não sofrer discriminação (inexistência de privilégio entre os associados), o direito de influência e participação nas deliberações dos órgãos sindicais (uso da palavra e direito de voto), o direito de acompanhar e controlar a gestão financeira do sindicato (disponibilidade de dados, boletins e assembléias específicas), o direito de usufruir dos benefícios dos instrumentos coletivos normativos (nas realidades em que esses aplicam-se somente aos associados) e dos serviços sociais (quando existentes), o direito de uso das instalações (salas de reunião e assembléia) e equipamentos do sindicato ligados diretamente à atividade sindical (gráfica e som para atividades nas empresas ou na categoria), o direito de votar e ser votado nas eleições dos órgãos diretivos, e o amplo direito de defesa em caso de processo disciplinar interno. O associado ao procurar o seu Sindicato o faz na busca de soluções para seus problemas, ou assistência e informações em geral, por ser o Sindicato seu órgão de defesa. Frente a essa realidade, torna-se de vital importância a prestação de bons serviços, quer para viabilizar o crescimento do Sindicato através da filiação de novos sindicalizados, quer para manutenção do quadro associativo existente. Alguns serviços, sejam estes corporativos ou não, são atrativos para satisfazer o associado com o intuito também de fazer com que ele participe mais ativamente do movimento sindical. Estes serviços podem ser prestados como por exemplo: na área da Previdência Social, Legislação Fiscal, Legislação Trabalhista, auxílio Jurídico, convênios Médicos e Odontológicos, realização de Seminários e Palestras e outros. Contudo, gera uma série de procedimentos administrativos, uma vez que um sindicato proporcione um grande leque de serviços e benefícios Procedimentos Administrativos Os procedimentos administrativos são gerados a partir de uma rotina de funções atribuídas aos funcionários responsáveis pelo setor administrativo, com o objetivo de

21 21 apresentar resultados variados, procurando manter um fluxo de trabalho dinamizado nas empresas ou organizações. Este processo envolve planejamento, coordenação e organização, ou num contexto mais geral, administração do trabalho. De acordo com Oliveira (2000, p.15) O ato de administrar deve ser encarado como o processo de trabalhar com pessoas e recursos para realizar objetivos organizacionais, que devem ser almejados e alcançados com eficácia e eficiência pelos interessados.[...] A palavra administração teve sua origem no latim (ad = direção para, tendência; minister = comparativo de inferioridade; e sufixo ter, que serve como termo de comparação, significando subordinação ou obediência) e seu significado original implica subordinação e serviço. Em sua origem, a palavra administração se refere a uma função que se desenvolve sob o comando de outro, de um serviço que se presta a outro. O processo administrativo, passa por uma série de etapas que podem ser seguidas pelos funcionários da organização, na execução de tarefas alcançando metas e objetivos, e tendo como resultado um fluxo de informações por meio de suas rotinas diárias. Nos dias atuais, vários profissionais estão buscando recursos cada vez mais modernos, e assim acabam optando por automatizar boa parte do serviço, visando a inovação para um melhor desempenho profissional. O objetivo é buscar o aumento da produtividade na execução de processos, tornando-os mais ágeis e eficientes. Automação é a utilização da tecnologia de sistemas de informação para ampliar a eficácia do desempenho profissional, proporcionando, consequentemente, maior eficiência. Eficácia diz respeito à qualidade; eficiência, à quantidade. A uma e a outra a automação proporciona resultados invejáveis. (MEDEIROS e HERNANDES, 1999, p. 104) O bom investimento da automação está amplamente ligado em conhecer bem os propósitos da organização, suas dependências, seu modo de produzir e as técnicas que emprega, visando o aperfeiçoamento de procedimentos, sejam eles administrativos ou de outra natureza. Em uma boa parte dos sindicatos são adotados procedimentos secretariais e financeiros como procedimentos administrativos. Segundo Medeiros e Hernandes (1999, p.58) as atribuições diárias de um secretário são muitas: Realizar serviços gerais de escritório; classificar e dar solução aos mais variados assuntos; redigir cartas, memorandos, bilhetes, documentos de toda espécie como procuração, editais; dar solução a assuntos pendentes; colocar a mesa do executivo em ordem; redigir listas com a pauta do dia: visitas, nome das pessoas, assunto que será tratado; atender ao executivo; cuidar dos

22 22 instrumentos de trabalho; atender a telefonemas e solicitações de entrevistas; selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo; recortar artigos de jornais ou fazer recensões de livros, de artigos de revistas; organizar arquivos; estabelecer contatos com outros departamentos; prestar informações; transmitir recados; redigir e digitar correspondência; receber, classificar e distribuir correspondência; manter atualizado o arquivo de endereços; preparar a agende de reuniões, secretariar reuniões; elaborar atas; preparar roteiros de viagens; providenciar reservas de hotéis, passagens e documentos necessários a uma viagem. Os procedimentos secretariais são de fundamental importância na vida das organizações, uma vez que abrange direta ou indiretamente todos os setores da organização. Outros procedimentos, como os financeiros, são de vital importância na vida de boa parte das organizações, os quais podem ser compreendidos como funções necessárias ao funcionamento estrutural da organização ou empresa Procedimentos Financeiros A grande maioria das empresas e organizações, independente de seu ramo de atuação, com ou sem fins lucrativos, precisam de alguma forma se manter financeiramente, até porque o ato de montar um negócio requer capital. A partir disso, observa-se uma área a ser explorada, pois cada empresa e organização possui cultura, filosofia e políticas próprias, sejam elas formais ou informais. Com relação às entidades sindicais Siqueira Neto (1999, p.98) explana sobre o artigo 3º da Convenção 87 da OIT (Organização Internacional do Trabalho) que atribui às organizações sindicais o direito de organizar livremente sua vida administrativa e financeira. O objetivo da normativa convencional é claro, ou seja, evitar que o Poder Público exerça de alguma maneira o controle administrativo e financeiro dos sindicatos, e com isso manipule efetivamente as organizações sindicais. Uma grande parte das atividades estabelecidas nas organizações e nas empresas, envolvem recursos financeiros para a comercialização de bens e produtos ou ainda na prestação de serviços. Segundo Braga (1989, p. 23) A função financeira compreende um conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos fundos movimentados por todas as áreas da empresa. Essa função é responsável pela obtenção dos recursos necessários e pela formulação de uma estratégia voltada para a otimização do uso desses fundos. Encontrada em qualquer tipo de empresa, a função financeira tem um papel muito importante no desenvolvimento de todas as atividades

23 23 operacionais, contribuindo significativamente para o sucesso do empreendimento. Os procedimentos financeiros são compostos por vários registros de informações, os quais relatam os acontecimentos reais dos processos envolvidos como forma de controle. Em algumas empresas e organizações para realizar este controle utiliza-se vários recursos operacionais como por exemplo: fluxos de caixa, relações e relatórios de diversos tipos, o comércio eletrônico para transações bancárias específicas, entre outros. As funções financeira ou contábil utilizam a mesma terminologia, causando certa confusão para algumas pessoas. Outras, felizmente poucas, julgam que é possível desenvolver a função financeira à margem da Contabilidade, considerando que esta existe apenas para atender às exigências da legislação comercial e tributária. A missão da Contabilidade encerra-se com a preparação das demonstrações formais destinadas à divulgação externa, a saber: Balanço Patrimonial, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração do Resultado e Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos. (BRAGA, 1989, p. 33) Um fluxo de caixa é uma demonstração financeira utilizada em boa parte das organizações. Ele mostra todas as entradas e saídas de capital. De acordo com Hoji (2004, p. 88) O fluxo de caixa é um esquema que representa as entradas e saídas de caixa ao longo do tempo. Em um fluxo de caixa, deve existir pelo menos uma saída e pelo menos uma entrada (ou vice-versa). Em uma operação financeira, ocorrem entradas e saídas de dinheiro (e vice-versa). Um empréstimo implica receber dinheiro (entrada de caixa) em uma data e devolvê-lo posteriormente acrescido de juro (saída de caixa); uma aplicação financeira implica desembolsar um valor (saída de caixa) para recebê-lo (entrada de caixa) após algum tempo, acrescido de juro. Essas operações podem ser representadas pelo fluxo de caixa. Desta forma, um fluxo de caixa pode até mesmo auxiliar na tomada de decisões, uma vez que são relatadas as entradas e saídas de caixa, e suas devidas especificações. Outras demonstrações financeiras como relações e relatórios, em algumas organizações também tornam-se necessários para gerar maior controle de informações desejadas. Segundo Braga (1989, p. 33) [...] são elaborados diversos relatórios para uso interno que contêm informações gerênciais detalhadas. Esses relatórios são emitidos com periodicidade diária, semanal, mensal, e assim por diante.

24 24 O comércio eletrônico, também é um meio atual muito utilizado para satisfazer as necessidades das organizações, através dele as transações bancárias podem ser realizadas sem que o usuário precise se deslocar até o banco. Segundo O Brien (2004, p.200) Os sistemas de transação online desempenham um papel estratégico no comércio eletrônico. Muitas empresas estão utilizando a Internet, extranets e outras redes que as conectam eletronicamente a seus clientes ou fornecedores para o processamento de transações online. Estes sistemas em tempo real, que captam e processam imediatamente as transações, podem ajudá-las a fornecer atendimento superior aos clientes e outros parceiros comerciais. Esta capacidade agrega valor a seus produtos e serviços e, com isso, proporciona-lhes uma maneira importante de se diferenciarem de seus concorrentes. Neste caso, o objetivo da utilização de um sistema bancário on-line, é facilitar a vida do usuário, que utiliza este recurso de tecnologia da informação aliado a um sistema de informação computadorizado. 2.2 Tecnologia da Informação As organizações bem sucedidas serão aquelas que, quando houver a necessidade de ter, saber escolher e utilizar a tecnologia de forma apropriada, consiga atingir seus objetivos. É importante que, ao pesquisarmos as possibilidades de usos estratégicos da tecnologia de informação, tenhamos em mente as principais tecnologias específicas que estão transformando o mundo e que trazem consigo grande poder de transformação e de mudança nos fatores de competitividade empresarial. (TORRES, 1995, p.54). A tecnologia é vista como uma área que está sempre em constante evolução para facilitar a vida das pessoas. Contudo, a evolução tecnológica foi tomando boa parte dos sistemas manuais substituindo-os, na sua grande maioria por computadores, principalmente quando se tem um grande fluxo de informações. Além das vantagens de executar muitas instruções por segundo, os computadores podem trabalhar mais que um ser humano, por um longo período, de forma constante e confiável. Na maioria das vezes, a Tecnologia da Informação (TI) pode causar um estímulo e ao mesmo tempo um impacto. Quando aplicada a um sistema computadorizado, é vista como um mecanismo inovador, podendo colaborar muito para o desenvolvimento da empresa ou organização.

25 25 O uso da tecnologia da informação para a globalização e a reengenharia de processos empresariais muitas vezes resulta no desenvolvimento de sistemas de informação que ajudam a empresa a obter uma vantagem competitiva no mercado. Esses sistemas de informação estratégicos utilizam a tecnologia da informação para desenvolver produtos, serviços, processos e capacidades que conferem a uma empresa uma vantagem estratégica sobre as forças competitivas que ela enfrenta em seu ramo de atividades. Essas forças não incluem apenas os concorrentes novos em seu ramo e as empresas que oferecem substitutos para seus produtos e serviços. A tecnologia da informação pode desempenhar um papel maior na implantação de estratégias competitivas. (O BRIEN, 2004, p.14). Muitas empresas reconhecem a importância do uso da tecnologia para otimizar seus níveis de eficiência, mas de forma geral a TI não é capaz de gerar ganhos para as empresas. Para que traga resultados efetivos, é preciso que os sistemas e soluções estejam integrados a uma estratégia, ou seja, que os investimentos de TI estejam diretamente associados a um objetivo organizacional. Segundo Santos Junior, Freitas e Luciano (2005, p.5) A utilização adequada da TI, está então, sujeita à um conjunto de condições. Isto é, os componentes organizacionais e suas interações determinarão a capacidade de utilização e adequação das TIs disponíveis para o sucesso empresarial. É necessário, pois pensar a TI nas organizações como parte de um sistema maior [...] Para isso vale observar custo, diferenciação e inovação. Na maioria dos casos a TI reduz custos, até mesmo como forma de justificar uma das suas vantagens. Fazer algo que se torne um diferencial no mercado, é o que pode tornar o uso da TI mais atraente. A inovação também é uma vantagem competitiva por, Introduzir produtos ou serviços exclusivos que incluam componentes de TI; ou utilizar a TI para fazer mudanças radicais em seus processos empresariais, que provoquem mudanças fundamentais no modo de realizar negócios em seu ramo de atividade. (O BRIEN, 2004, p.14). Neste contexto, pode-se observar que utilizar recursos para fazer mudanças na rotina empresarial de um departamento abrangendo a TI, em conjunto com um Sistema de Informação, proverá um processo de automação visando o aperfeiçoamento no desenvolvimento da rotina profissional no referido setor.

26 Sistemas de Informação O sistema empresa ou organização possui seus departamentos ou setores, atividades, empregados e uma infinidade de outras coisas que somam num conjunto se integrando num esquema organizado para que funcione em harmonia. Normalmente para lançar uma empresa ou uma organização no mercado, é preciso fazer parte de um sistema o qual é composto por órgãos competentes, o que na realidade forma uma série de burocracias, mas que são obrigatórias, para então, montar uma organização ou empresa com seus próprios sistemas. O tema sistema remete a idéia de um grupo de atividades ou circuitos ligados uns aos outros de maneira lógica ou detalhadamente organizada, com respectivos objetivos. Segundo Bio (1996, p.18) [...] a palavra sistema envolve, de fato, amplo espectro de idéias. Pode -se pensar em um sistema solar ou no corpo humano como um sistema. Diariamente depara-se com sistemas de transporte, sistemas de comunicação, sistemas biológicos [...]. Um Sistema de Informação (SI), é um tipo de sistema que pode ser manual ou automatizado, mas que basicamente compreende pessoas, máquinas, e/ou métodos organizados para coletar, processar, transmitir, disseminar dados que representam informação para o usuário. Para entender como funciona um sistema de informação, é requisito compreender alguns processos iniciais como, por exemplo, saber diferenciar dados, informações e conhecimentos. Segundo Rezende e Abreu (2003, p.60), [...] informação é todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação. O dado é entendido como um elemento da informação, um conjunto de letras, números ou dígitos, que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém um significado claro. Quando a informação é trabalhada por pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários, simulações e oportunidades, pode ser chamada de conhecimento. Então, um SI pode ser definido como todo sistema usado para prover informação (incluindo o seu processamento) qualquer que seja o uso feito dessa informação. E naturalmente possui vários elementos inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) dados e informações.

27 27 A entrada (ou input) envolve a captação ou coleta de fontes de dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo. O processamento envolve a conversão dessa entrada bruta em uma forma mais útil e apropriada. A saída (ou output) envolve a transferência da informação processada às pessoas ou atividades que a usarão. Os sistemas de informação também armazenam informação sob várias formas, até que ela seja necessária para o processamento ou saída. (LAUDON e LAUDON, 1997, p. 4) Existem várias maneiras de coletar e organizar dados, através de entradas e transformá-los em resultados para as saídas. Segundo Laudon e Laudon (1997, p.4), Os sistemas de informação computadorizados captam dados de fora ou de dentro de uma organização através de formulários em papel que os registram e os colocam diretamente em um sistema de computadores através de um teclado ou outro dispositivo. As atividades de entrada, tais como registro, codificação, classificação e edição, se preocupam em assegurar que os dados necessários são corretos e completos. Durante o processamento os dados são organizados, analisados e manipulados através de cálculos, comparações, resumos e classificações, objetivando uma forma de disposição mais significativa e útil. As atividades de saída transmitem os resultados do processamento a locais onde serão usados para tomada de decisões, projeto, inovação coordenação ou controle. A saída dos sistemas de informação toma várias formas relatórios impressos, apresentações gráficas, vídeos, som ou dados a serem enviados a outros sistemas de informação. Com isso, observa-se o quanto os Sistemas de Informação computadorizados podem ser úteis. Eles auxiliam no ambiente de trabalho ajudando pessoas a analisar problemas, visualizar assuntos complexos, criar relatórios mais precisos, manter um fluxo de informações rápidas, criar novos produtos, gerenciar arquivos, tomar decisões e uma infinidade de vantagens sucessivas às empresas ou organizações. Os Sistemas de Informação são relevantes nas empresas e organizações modernas, principalmente no que diz respeito à utilização de novas tecnologias. O sistema de informação designa a logística indispensável à realização do processo de informação, a qual não se reduz somente à informática, como poderia parecer inicialmente. Definimos o sistema de informação como o conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organização, das tecnologias de informação (hardware e software), dos procedimentos e métodos que deveria permitir à empresa dispor, no tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará) para seu funcionamento atual; e para sua evolução (MAÑAS, 1999, p.55). Neste contexto, torna-se viável definir os recursos de um S.I. computadorizado mostrando assim, as combinações de hardwares, softwares, redes e pessoas.

28 28 Os hardwares são as partes físicas do computador, peças, encaixes, fios, chips. Também os equipamentos por si só como o monitor, o mouse, o teclado, os drives de CD- ROM e disquetes que são conhecidos como periféricos, entre outros, os quais também podem ser usados no computador de acordo às necessidades do usuário. Segundo Rezende e Abreu (2003, p.80) A visão geral do hardware e seus dispositivos periféricos têm conotação de gestão, ou seja, quais os elementos fundamentais e necessários para funcionamento dos Sistemas de Informação da empresa. Os softwares são programas utilizados no computador, e tem relação com hardware como conceitua Laudon e Laudon (1997, p.98): Software refere-se às instruções detalhadas que controlam a operação do hardware do computador. Sem as instruções fornecidas pelo software, o hardware é incapaz de executar qualquer das tarefas que associamos aos computadores. O software tem três funções principais: (1) ele desenvolve as ferramentas para aplicar o hardware do computador na resolução de problemas; (2) ele possibilita que uma organização gerencie seus recursos computacionais; e (3) ele serve como intermediário entre a organização e suas informações armazenadas. Os softwares possuem recursos bastante funcionais, recursos estes como as redes que podem ser entendidas como [...] a conexão de vários computadores e periféricos. As redes de computadores permitem o compartilhamento de informações, aplicativos e periféricos, como impressoras e discos rígidos, entre vários equipamentos. Elas oferecem um maior número de recursos, permitindo a descentralização do poder e a agilização na administração dos negócios. Além dessas vantagens, outras estão asseguradas pelas redes, tais como acesso imediato e simultâneo a dados e informações, compartilhamento de recursos, facilidade para cópias de dados a distância e agilização de comunicação entre as pessoas. (REZENDE e ABREU, 2003, p.87). Existem vários tipos de softwares, dentre eles os softwares de sistemas e os softwares aplicativos que Laudon e Laudon (1997, p.98) conceituam como O software de sistemas consiste em programas genéricos que gerenciam recursos do computador como a unidade central de processamento (CPU), impressoras, terminais, dispositivos de comunicação e outros equipamentos periféricos. Em outras palavras, o software de sistemas serve como intermediário entre o software utilizado pelos usuários finais e o próprio computador. O software aplicativo consiste em programas elaborados para fazer o computador solucionar um determinado problema. Programas de

29 29 processamento de folhas de pagamento ou de entrada de pedidos de vendas são exemplos de softwares aplicativo. O software de sistemas fornece a plataforma onde são executados os softwares de aplicações. Assim, com a crescente demanda de problemas ocorridos nas empresas, no que diz respeito aos sistemas de informação computadorizados, esses podem ser solucionados por meio de softwares sendo tratados por linguagens de programação, ou seja, instruções padronizadas e lógicas inseridas por um programador para construção de um sistema (programa). No entanto, as linguagens de programação, podem ser requisitadas também pela grande capacidade de hardwares de computadores. Os softwares passam diariamente por diversas transformações e inovações, geralmente decorrentes de necessidades que as pessoas tem de máquinas mais velozes buscando cada vez mais o aumento da produtividade. Ao longo dos tempos, os recursos computacionais foram se aprimorando e os softwares abriram caminhos por diversas gerações. A primeira geração de softwares de computadores foi a linguagem de máquina. A linguagem de máquina, que consiste em seqüências de dígitos binários 0 e 1, era a única forma de comunicação com os primitivos computadores dos anos de Eram necessários programadores altamente treinados e especializados para entender, pensar e trabalhar diretamente com a linguagem de máquina de um determinado computador. [...] A linguagem de máquina não é mais utilizada para desenvolver software, tendo sido substituída por linguagens simbólicas de alto nível. [...] A segunda geração de software, que começou no início dos anos 1950, consistia na linguagem assembly. [...] Atualmente, a linguagem assembly tem utilização limitada a problemas que exigem máxima eficiência de execução ou manipulações altamente intrincadas. [...] O software de terceira geração, que preponderou do final dos anos 1950 aos 1970, apresentava linguagens de alto nível que eram mais sofisticadas, mais fáceis de usar e direcionadas a tipos especializados de problemas. [...] O software de quarta geração foi desenvolvido no final dos anos 1970 e é largamente usado hoje no desenvolvimento de aplicações. As ferramentas de quarta geração incluem software de consultas, geradores de relatórios, software de gráficos, geradores de aplicações e outras ferramentas que reduzem drasticamente o tempo de programação e tornam algumas tarefas de desenvolvimento suficientemente fáceis para serem executadas por especialistas não-técnicos. (LAUDON e LAUDON, 1997, p.98) Como os softwares de quarta geração são mais fáceis de serem utilizados e podem ser executados por usuários sem conhecimentos específicos, conseqüentemente também são mais fáceis de serem produzidos. E assim são criados programas e mais programas diariamente para suprir as necessidades do mercado. Segundo Laudon e Laudon (1997, p.116)