Aluno(a) Telefone: ( )

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1 Aluno(a) Telefone: ( )

2 ÍNDICE 1 Primeira parte... 4 Formatação e Personalização do Excel... 4 Números... 5 Alinhamento... 6 Fórmulas... 9 Função Soma Operadores Matemáticos Função ROMANO Fórmula do CONT.SE Fórmula do CONTAR.VAZIO Fórmula: CONT.VALORES Fórmula: CONT.NÚM Fórmula: CONT.SE Fórmula: CONCATENAR Fórmula: MAIÚSCULA Fórmula: PRI.MAIÚSCULA Fórmula: NÚM.CARACT Fórmula do SOMASE Fórmula da Condição SE e E Fórmula da Condição SE e OU Copiar fórmulas absolutas e relativas SEGUNDA PARTE Banco de dados Vínculos com outras planilhas ou arquivos PROCV / PROCH PROCV com CONCATENAR (duas chaves) Formatação Condicional Nome em células TERCEIRA PARTE Uso do comando FILTRAR Função SUBTOTAL no modo Filtrar Classificação do Banco de Dados Tabela Dinâmica Validação QUARTA PARTE Funções com datas e horas Hyperlink Gráficos Personalizando o Gráfico Guia Design Guia Layout Guia Formatar Função EERROS... 54

3 Congelar painéis AutoSalvamento Manipulando planilhas dentro do arquivo Configurar impressão IMPRIMIR Dicas Opções da orelha Editar Arquivos usados recentemente Opções da orelha Transição Opções da orelha Listas Importação de dados Classificação de Registros QUINTA PARTE Macros e Programação VBA Macros Filtro Avançado Criação de Macros Do que é feito uma macro? Operações com Macros Para excluir uma macro siga os seguintes passos: Associar botões com Macros Para associar um botão com uma macro siga os seguintes passos: BIBLOGRAFIA... 96

4 EXCEL AVANÇADO 1 Primeira parte A partir de agora você, vai iniciar o aprendizado em planilhas eletrônicas com uma nova visão do Excel, baseada simplesmente em Lógica, isto vai fazer o diferencial no seu aprendizado. Cada análise realizada procure entender como regras do seu cotidiano, de suas tarefas diárias, e leve este conceito para as análises que você vai realizar nos dados. O Excel em todas as suas versões tem com objetivo facilitar a análise de dados especialmente relacionado a números, mas você pode adaptar para realizar as mais diferentes atividades dentro da sua empresa ou atividade que exerça. Esta apostila foi desenvolvida para alunos com conhecimento básico, especialmente para os alunos do professor que passaram pelo curso básico, pois muitas das regras são baseadas em dicas passadas nas aulas básicas. Formatação e Personalização do Excel Para definir este processo podemos usar a Guia Página Inicial na versão 2010 ou Inicio na versão Quando criamos uma nova planilha à preocupação inicial deve ser sempre com as informações digitadas deixando para depois a formatação das mesmas, depois de digitar seus dados corretamente, realizar suas formulas, sua planilha estará pronta para formatar. Em algumas Guias do Excel na parte inferior do conjunto de ícones, temos uma seta onde podemos ter acesso aos mais diferentes tipos de formatação em conjunto, facilitando muito a atividade de formatar. 4

5 Na caixa de dialogo Formatar células tem a caixa acima, serve para formatar as informações digitadas de acordo com a nossa preferência. Encontramos nesta caixa as opções Número, Alinhamento, Fonte, Borda, Padrões e Proteção. Números Podemos formatas números das mais diferentes formas, casas decimais, data, hora, porcentagem, texto, ou até mesmo personalizar a exibição dos dados. Frisando a palavra exibição, pois este procedimento altera visualmente uma informação e não o seu conteúdo, motivo este que pode induzir a erros graves. Tenha sempre a noção de que os valores do Excel podem ser vistos na barra de fórmulas e sempre que possível coloque o cursor na célula e verifique realmente o número descrito na mesma. 5

6 Alinhamento Nesta opção podemos definir como será o alinhamento dos dados na célula, este recurso pode auxiliar na disposição do texto ou valores na planilha. Abaixo temos alguns exemplos práticos de como utilizar esta caixa de dialogo. Marque o item Retorno automático de texto para que os dados digitados sejam organizados dentro da própria célula. Ex.: 6

7 Marque a opção Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam na célula sem que para isso seja feito o retorno automático do texto. Com a opção Mesclar células pode-se mesclar várias células fazendo com que fique sendo uma célula apenas. Ex.: Na Orientação é possível definir a orientação da informação na célula. Ex.: 7

8 Nas opções Fonte, Borda e Padrões define-se qual o tipo de fonte (letra), as bordas (grades) e a cor de fundo da célula. A opção Proteção trabalha em conjunto com o Proteger / Proteger Planilha na Guia Revisão. Se as células estiverem marcadas como travada e oculta, elas serão protegidas e as fórmulas ocultas quando selecionar Proteger/Proteger Planilha. Para não proteger algumas células basta desmarcar as opções Travada e Oculta, veremos mais detalhes mais adiante. A opção Oculta deve ser marcada somente se você não quiser que outras pessoas vejam suas fórmulas, somente o resultado. Esta opção é muito útil se você tem uma fórmula onde o calculo usa dados de planilhas ocultas, ou de dados sigilosos entre sua equipe. 8

9 Fórmulas O Excel nas versões 2007 e 2010 disponibilizaram uma excelente ajuda para o aprendizado, auxiliando o usuário no processo de definição das fórmulas a serem utilizadas em suas planilhas, observe na figura abaixo como apenas digitando o sinal de = (igual) em uma depois digitando a tecla S temos uma lista enorme de fórmulas que iniciam com esta letra, junto a esta definição vem à explicação básica de como cada fórmula pode ser utilizada. Para todas as fórmulas existe uma explicação base para a sua utilização, para ter mais informação sobre a fórmula o assistente pode auxiliar na correta definição do recurso. 9

10 Função Soma Esta opção é a mais básica do Excel, pois usamos para somar valores, no curso básico, utilizamos com frequência o assistente para realizar as fórmulas, neste curso vamos aprender a digitar os dados, pois muita fórmula que você vai usar no seu dia-a-dia, não podem resolver os problemas sozinhos, é preciso ser corrigido ou adaptado a sua necessidade. Na fórmula SE, você pode usar o assistente apenas para uma condição, ou seja, uma pergunta e uma resposta verdadeira e outra falsa. 10

11 =SOMA(A1:A10) - soma os valores das células A1 até A10. B10. =SOMA(A1:A10;B1:B10) - soma os valores das células A1 até A10 e B1 até Para obter a soma das células A1 até A10 poderíamos também usar uma forma simples como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Mas se o intervalo das células for do A1 até A500 fica mais fácil usando =SOMA(A1:A500). Para fórmulas com mais condições a ser analisada você não pode fazer uso assistente, como no caso abaixo. Agora, você deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a média, colocando Ótimo para uma média maior ou igual a 9, Bom para uma média maior ou igual a 8, Regular para uma média maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma média menor que 7. Veja a fórmula: A B C 1 ALUNO MÉDIA SITUAÇÃO 2 Márcio 7 =SE(b2>=9; Ótimo ;se(b2>=8; Bom ;se(b2>=7; Regular ; Insuficiente ))) Onde: B2 refere-se ao endereço da média >=9 refere-se à condição para ótimo Ótimo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 as demais têm o mesmo sentindo só mudam as condições e as respostas. 11

12 Você só precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se após o ponto e vírgula. Você irá perceber que para parêntese que você abrir, será de uma cor diferente e ao final você deverá fechar todos eles. Operadores Matemáticos As operações matemáticas usadas normalmente são as seguintes: Potenciação ^ Multiplicação * Divisão / Soma + Subtração - Para montar uma fórmula deve-se observar a regra matemática para as prioridades das operações. Se na fórmula não colocarmos parênteses ( ) o Excel irá aplicar a regra matemática. Primeiro será considerado a potenciação, depois a multiplicação, divisão, soma e subtração. Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operações, mas pode-se obter resultados diferentes. = * 5 - o resultado será 12. = (2+2) * 5 - o resultado será 20. operações. Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais 12

13 Função ROMANO Converte o numero arábico entre parênteses para numero romano, o assistente pode auxilia-lo na definição desta fórmula. =ROMANO(num) Exemplos: =ROMANO(16) = XVI =ROMANO(1999) =MCMXCIX Fórmula do CONT.SE Agora você possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas médias. E você desejasse agora saber quantos alunos tiraram médias maior e igual a 9. Veja o exemplo: 13

14 O assistente pode auxilia-lo. Onde: (B2:B5) refere-se ao endereço das células onde você desejar contar. ; utiliza-se como parte da sintaxe para separar. >=9 refere-se à condição, ou seja, esta fórmula só irá contar as células que contêm valores maiores ou igual a 9. Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereços e a condição para contar. 14

15 Depois das aspas você digita a condição. Pode ser também texto, independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas. Exemplo: =CONT.SE(C2:C5; APROVADO ) Aprovado. Neste exemplo ele contará apenas as células que contêm a palavra Fórmula do CONTAR.VAZIO Contar às células que estão vazias. Exemplo: Você gostaria de saber quantos alunos estão sem a média O assistente pode auxilia-lo 15

16 Onde: =CONTAR.VAZIO é o nome da fórmula (B2:B7) refere-se ao endereço das células Fórmula: CONT.VALORES Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos, o assistente pode auxilia-lo. CONT.VALORES(valor1;valor2;...) 16

17 Use CONT.VALORES para calcular o número de células com dados em um intervalo ou matriz. Valor1; valor2;... são argumentos de 1 a 30 que representam os valores que você deseja calcular. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informações, incluindo texto vazio (""), mas não incluindo células em branco. Se um argumento for uma matriz ou referência, as células vazias na matriz ou referência são ignoradas. Fórmula: CONT.NÚM Conta quantas células contêm números e também os números na lista de argumentos. Usamos CONT.NÚM para obter o número de entradas em um campo de número que estão em um intervalo ou matriz de números, o assistente pode auxilia-lo. CONT.NÚM(valor1;valor2;...) Valor1; valor2,... são argumentos de 1 a 30 que contêm ou se referem a uma variedade de diferentes tipos de dados, mas somente os números são contados. 17

18 Os argumentos que são números, datas ou representações de texto de número são calculados, os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser traduzidos em números são ignorados. Se um argumento for uma matriz ou referência, somente os números nesta matriz ou referência são calculados. Células vazias, valores lógicos, texto ou valores de erro nesta matriz ou referência são ignorados. Fórmula: CONT.SE Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios, o assistente pode auxilia-lo. CONT.SE(intervalo;critérios) Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias. Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas. Fórmula: CONCATENAR Agrupa várias seqüências de caracteres de texto em uma única seqüência de caracteres de texto, o assistente pode auxilia-lo. 18

19 CONCATENAR(texto1;texto2;...) Texto1; texto2;... são 1 a 30 itens de texto a serem agrupados em um único item de texto. Os itens de texto podem ser seqüência de caracteres de texto, números ou referências de célula única. O operador "&" pode ser usado no lugar de CONCATENAR para agrupar itens de texto. Fórmula: MAIÚSCULA Converte o texto em maiúsculas. 19

20 MAIÚSCULA(texto) Texto é o texto que se deseja converter para maiúsculas. Texto pode ser uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto. Fórmula: PRI.MAIÚSCULA Coloca a primeira letra de uma seqüência de caracteres de texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere diferente de uma letra. PRI.MAIÚSCULA(texto) Converte todas as outras letras para minúsculas. Texto é o texto entre aspas, uma fórmula que retorna o texto ou uma referência a uma célula que contenha o texto que você deseja colocar parcialmente em maiúscula. Fórmula: NÚM.CARACT Retorna o número de caracteres em uma seqüência de caracteres de texto. 20

21 NÚM.CARACT(texto) Retorna o número de caracteres em uma seqüência de caracteres de texto. Texto é o texto cujo tamanho se deseja determinar. Os espaços contam como caracteres. Fórmula do SOMASE Soma um intervalo de células mediante a condição estabelecida Exemplo: Você gostaria de soma as faturas que foram pagas. Então você tem uma planilha onde na coluna A você coloca o nome do cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situação se foi paga ou não. Você gostaria de somar somente as faturas que estivessem pagas, assim você saberia o quanto já recebeu. Logo a fórmula seria a seguinte: 21

22 O assistente pode auxilia-lo. Onde: =SOMASE- é o nome da fórmula (C2:C7 refere-se ao endereço inicial e final de células onde você digita a palavra PG, especificando se está paga ou não. 22

23 PG é o critério para somar, ou seja, só somará se neste intervalo de células de C2 até C7, conter alguma palavra PG. O critério deverá sempre ser colocado entre aspas. B2:B7 refere-se ao intervalo de células onde será somado, mediante a condição, ou seja, ele somará somente aqueles valores que na coluna C você digitou PG. Fórmula da Condição SE e E Neste exemplo precisamos realizar uma análise com duas condições para uma definição, a primeira ação seria localizar uma fórmula para resolver o problema. Esta procura seria em vão, pois não tem uma formula especifica que resolva o problema, para isso você deve usar a combinação de duas formulas, pois apenas uma não conseguirá resolver o problema. Você deve usar a combinação da formula SE com a fórmula E neste caso o assistente não pode auxilia-lo. Abaixo temos a fórmula SE utilizando o assistente. Agora temos a fórmula E utilizando o assistente. 23

24 segue: A combinação das duas fórmulas é será usado para resolver o problema, Agora você tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haverá uma competição e somente aqueles que têm Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competição. Neste caso você utilizará a condição SE e a condição E. Por quê? Respondo: É simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condições devem ser verdadeiras, caso uma seja falsa, ele não participará. Entendeu menino(a)!. Veja o exemplo: 24

25 Onde: B2 refere-se ao endereço da idade >15 refere-se a condição, ou seja, se a idade for maior que 15 C2 referese ao endereço da altura >=1,70 refere-se à condição, ou seja, se a altura for maior ou igual a 1,70 Competirá resposta se as duas condições forem verdadeiras. Não Competirá - resposta se caso as duas respostas não forem verdadeiras. Siga a sintaxe abaixo para os outros exemplos, substituindo apenas os endereços, as condições e as respostas, o resto deve ser seguido como está! Fórmula da Condição SE e OU Neste exemplo basta que uma condição seja verdadeira para que o aluno participe da condição. Veja o exemplo: Copiar fórmulas absolutas e relativas Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que as fórmulas devem ser relativas, ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante. 25

26 Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar. Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo. =A1*B$1 Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha. Depois de copiado, as fórmulas ficam assim: =A2*B$1 =A3*B$1 =A4*B$1 =A5*B$1 Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou seja, devemos colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa. assim: Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam =B1*B2 =C1*C2 =D1*D2 Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim: =$A1*B2 =$A1*C2 26

27 =$A1*D2 Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará fixo. 27

28 2 SEGUNDA PARTE Banco de dados O banco de dados do Excel não é nenhuma função específica e sim trata-se das informações constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome dos campos do banco de dados. Com as informações digitadas no banco de dados, podemos usá-las para vários fins, como uma mala direta, tabela dinâmica, pesquisa, etc. Vínculos com outras planilhas ou arquivos arquivo. Podemos vincular uma célula à outra célula localizada em outra planilha ou Ex.: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da empresa, podemos buscar de outras planilhas os dados específicos, como por exemplo, o total de faturamento da planilha de vendas, o estoque final da planilha de controle de estoques, etc.

29 Para vincular uma célula à outra o procedimento é bem simples. informações. Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as Janela. Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu Na célula A1 da planilha atual queremos buscar o total de vendas da planilha Faturamento. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1, digitar = e com o mouse clicar em Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar na célula que consta o valor que queremos buscar, e por final basta dar um Enter. Pronto, neste momento na planilha atual aparece o valor constante lá na planilha de Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento, automaticamente será atualizado na planilha que criamos, criando assim um vínculo. Observe a fórmula que deverá ser parecido com o exemplo abaixo: =[Faturamento.xls]Plan1!$A$4 No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na célula A4, consta o valor que queremos buscar. Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige. Por exemplo, deve-se começar com o sinal de =, o nome do arquivo deve estar entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da célula, deve constar o sinal de exclamação!. PROCV / PROCH A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma informação baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de um determinado produto identificado por uma referência ou modelo. Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome. 29

30 Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde vamos colocar a fórmula PROCV. Na plan2 temos as seguintes informações: O assistente pode auxilia-lo. Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos como informações. 30

31 Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor, ficando apenas o campo Qtd para digitar. = PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1) Chave é a informação em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar. informações. Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4. 0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informações exatas ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josué e consta 0 (exato) na fórmula, somente será válido Josué. Se na fórmula consta 1 (parecido), poderá ser José que é parecido com Josué. Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josué e Josue são diferentes para o Excel, pois um tem o assento e o outro não. No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto. Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2. = PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 ) 31

32 Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que é a descrição, sendo que deve ser exata a informação. PROCV com CONCATENAR (duas chaves) Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de calçados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preço diferente, precisamos usar a função CONCATENAR. A nossa base de dados será a seguinte: Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o modelo 10 com tamanho 34 a chave é Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2 Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1. 32

33 Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para diferenciar dentro de um mesmo modelo o preço de outros tamanhos. Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a fórmula para buscar o valor será a seguinte: = PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 ) Baseado na chave em A2 e B2, pesquisar na tabela1 a coluna 5 que é o valor, sendo que deve ser exata a informação. Formatação Condicional Para ilustrar a formatação condicional você pode utilizar uma planilha onde quer formatar duas condições A Receber e Pago Com a planilha já preenchida selecione o primeiro campo para aplicar a formatação condicional neste caso onde as informações A Receber e Pago estão digitadas. Escolha a opções formatação condicional na guia início, 2007, ou pagina inicial, 2010, depois escolha Nova Regra, Formatar apenas células que contenham, escolha a opção é igual a, digite A Receber, no campo formatar, formate de acordo com a sua necessidade. No exemplo abaixo foi escolhido fonte 33

34 branca e fundo vermelho para a célula, basta clicar em Ok. E terá o resultado abaixo. Para formatar a segunda opção basta repetir o passo e colocar Pago, escolher outra cor o item. Obs. A formatação deve ser aplicada a mesma célula C2 aplicada à formatação anterior. Após a conclusão da formatação condicional, qualquer alteração no status de A Receber e Pago suas respectivas cores serão alteradas conforme acima. Para aplicar a formatação condicional aos demais basta posicionar o cursor do mouse sobre o primeiro item C2 clicar sobre no pincel, depois selecionar o demais itens conforme abaixo. 34

35 Nome em células O Excel monta sua lógica da mesma forma que montamos nosso dia-a-dia, ou seja, quanto mais prático menos complicado será nosso dia. Pensando nisso foi desenvolvido uma regra para facilitar a avalição dos dados através dos nomes, ou seja, procurar alguém ou alguma coisa pelo nome já auxilia em 90% sua busca. Que tal usar este mesmo recurso para procurar dados ou intervalos de dados me uma planilha. Selecione o titulo da coluna como no exemplo abaixo, e vá em Fórmulas, Criar a partir da seleção. 35

36 Vai aparecer a tela abaixo, basta clicar em OK e será aplicado o as linhas G2 até G4 a definição de Nome conforme descrito na coluna. Para verificar se esta correta basta clicar na caixa de nomes. 36

37 Você também pode fazer uso do gerenciador de nomes localizado na guia Fórmulas, todos os nomes criados na planilha são armazenados neste gerenciador, neste ponto você pode realizar alteração de intervalos, criação ou remoção de nomes, conforme a sua necessidade. Exemplo de utilização de nome. Temos a lista abaixo para saber qual o resultado da soma dos dados, nomeamos o intervalo e digitamos a formula =SOMA(V, quando iniciamos a digitação o assistente de formulas trás uma das fórmulas em formato diferente, ou seja, o nome que você definiu aparece na lista de fórmulas facilitando a localização do nome que você deseja somar nesta caso. 37

38 Para finalizar basta clicar sobre o item ou dar tab para ter a soma dos dados. 38

39 3 TERCEIRA PARTE Uso do comando FILTRAR Em um banco de dados podemos filtrar informações. Por exemplo, na lista acima, queremos mostrar na tela apenas as informações do cliente Beira Rio. 39

40 Este comando está disponível Na guia Dados/Filtrar/Auto Filtro. dropdown Quando selecionado esta opção, o Excel coloca em cada campo no título um que quando ativado, mostra o conteúdo da coluna, podendo escolher uma informação a ser filtrada. E sempre que um filtro estiver ativo o drop-down correspondente aparecerá em azul indicando que neste campo foi feito um filtro. Também é possível personalizar o filtro. Exemplo, filtrar campo Total R$ onde o valor é maior que R$ ,00. Função SUBTOTAL no modo Filtrar Em um banco de dados que contém valores ou quantidades, normalmente existe um total para estes dados. 40

41 Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o objetivo é saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas como já tinha os totais antes de filtrar, não irá funcionar, pois a função que usamos no total de pares e valor foi =SOMA. Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados filtrados, usamos a função SUBTOTAL. Para um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados, deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro, usando o botão autosoma o u m o ntando a fórmula manualmente. Observe no quadro as opções que podemos usar na função SUBTOTAL. No nosso exemplo, a região que contém os valores totais é F2:F10. Para tanto, em vez de usarmos =SOMA(F2:F10), usamos =SUBTOTAL(9,F2:F10). Como para este exemplo queremos a soma dos valores filtrados, usamos a opção 9 conforme mostrado no quadro acima. 41

42 Classificação do Banco de Dados É comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como por exemplo em ordem crescente de cliente. níveis. Na guia Dados/Classificar, pode-se classificar um banco de dados em vários 42

43 No exemplo acima estamos classificando por Nome de modo crescente. Tabela Dinâmica Tabela Dinâmica é bastante útil quando queremos analisar dados em uma estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas a pagar onde há informações digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar por colunas, usamos a Tabela Dinâmica na guia Inserir/Tabela dinâmica. Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela Dinâmica pronta com os dados organizados. 43

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45 No nosso exemplo usamos o campo Fornecedor em LINHA, Valor em DADOS e Data Pagto em COLUNA. Para isto basta arrastar os campos localizados acima, para o local conforme ilustração. Na opção DADOS, podemos ainda definir qual a operação a ser usada. Observe no quadro abaixo. 45

46 Podemos realizar varias alterações na tabela dinâmica até obter os dados que necessitamos. O interessante da tabela dinâmica é que podemos obter dados de planilhas fechadas ou sendo usadas por outra pessoa, quando a mesma é alterada e salva podemos obter os dados instantaneamente apenas clicando com o lado direito na tabela e em Atualizar, os dados são atualizados conforme salvo na planilha. Validação Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma validação para o campo. No campo valor, por exemplo, somente poderão ser digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opção Validação na guia Dados/Validação de dados. Observe abaixo as etapas para validar um campo. 46

47 Em Definições definimos qual a validação a ser aplicada, em Mensagem de entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor é 47

48 posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser mostrada se digitamos um valor fora das definições aplicadas. 48

49 4 QUARTA PARTE Funções com datas e horas Para calcular datas o procedimento é bem simples, basta ter em uma célula a data inicial e em outra célula a data final. Numa terceira célula é que criamos a fórmula para calcular o período de dias entre as duas datas. Para calcular horas o procedimento é o mesmo, ou seja, em uma célula a hora inicial, em outra célula a hora final e em uma terceira célula a diferença entre a hora inicial e hora final. Porém quando for somar o total de horas, o formato da célula total de horas deve ser [h]:mm ou [h]:mm:ss incluindo os segundos, depende da necessidade, caso contrário, a soma dará errada. Também para fazer cálculos com horas e valores deve-se observar que uma hora para o Excel é uma fração de um dia ( 24 horas ), por isso em um cálculo envolvendo valores e horas deve-se multiplicar por 24. Observe no exemplo abaixo: Em cálculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez correto o cálculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal. Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,

50 Agora para calcular usamos 4, , * 2,50 = 11, , ou R$ 11,92 Hyperlink O Hyperlink é usados para criar um link com uma home page, arquivo ou planilha. É muito útil, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da Zero Hora e consultar a taxa do dólar, ou abrir o arquivo de faturamento para 50

51 consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar. Observação: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo. Se for necessário, podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma função diferente. Gráficos Os gráficos são as apresentações dos dados da planilha na forma de figura facilitando a compreensão da mesma. Para a criação de um gráfico é necessário que os dados da planilha que você vai representar no gráfico estejam selecionados, 51

52 depois disso você vai a guia inserir e gráfico. Selecione os dados de A1 até B7 clique em na guia inserir, depois em Gráfico, escolha Colunas 2D Com este procedimento vai obter o gráfico abaixo. 52

53 Para deixar o gráfico com o formato mais profissional vamos classificar os dados da tabela para deixar do maior par o menor, use dados, classificar e escolha classificar por valor do maior para o menor. Os dados obtidos serão conforme abaixo. Personalizando o Gráfico Quando o gráfico é selecionado na planilha, surgem mais três guias para a formatação do mesmo. Guia Design Esta guia é utilizada para realizar ajustes de formato e trocar o modelo do gráfico por outro, ou trocar sua formatação de forma rápida. Guia Layout Esta guia é utilizada para realizar a aplicação de dados ao gráfico como: Titulo do gráfico, legenda, rótulo de dados, linhas de grade, entre outros. 53

54 Guia Formatar Esta guia é utilizada para realizar a aplicação de formatação na área do gráfico, nas fontes, plano de fundo, cor das linhas, entre outros. Deixe o gráfico conforme sua criatividade, necessidade ou modo de apresentação. Função EERROS Com a função EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos a função PROCV e este não encontra registros. Quando o PROCV não encontra um registro, o Excel retorna o símbolo #N/D. Em apenas uma fórmula na planilha não seria problema, mas quando há um grande número de fórmulas na planilha, pode ficar uma poluição visual. Eliminamos isso com o EERROS. Quando aplicamos a função EERROS em uma fórmula que contém o PROCV, o Excel retorna como VERDADEIRO quando aparece o #N/D. 54

55 Podemos aproveitar isto e usar a função SE, ou seja, somente faz o cálculo se for falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV não encontrou registro. Congelar painéis Através da guia Exibição Congelar painéis podemos definir que a linha de cabeçalho da planilha permaneça sempre visível mesmo rolando a tela para baixo. Também é possível congelar a coluna ou colunas imediatamente a esquerda do ponto onde congelamos. A regra é bem simples. A partir do ponto onde o cursor está posicionado, quando congelar painéis, será congelado as linhas acima e a esquerda do cursor. Se posicionar o cursor em A2 será congelado a linha 1, porém não será congelado nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 não há colunas, mas se posicionarmos o cursor em B2, será congelado a linha 1 e a coluna A, que estão respectivamente acima e a esquerda do cursor. AutoSalvamento Quando não temos um Nobreak (aparelho para segurar energia elétrica quando falta luz) instalado em nosso computador, corremos o risco de perder todo o nosso trabalho se não salvamos o arquivo e faltar luz. Se você não tem um Nobreak, não esqueça de salvar seu arquivo pelo menos a cada página digitada. Mas se você não quer se preocupar com isto ou se você é esquecido, deixe que o Excel salve sua planilha de tempos em tempos. No botão do office na versão 2007 e na versão 2010 em arquivo Opções do Excel, na aba Salvar, em salvar informação de AutoRecupeção a cada x minutos, salvar por exemplo, a cada 10 minutos. 55

56 Manipulando planilhas dentro do arquivo As planilhas dentro do arquivo (Plan1, Plan2, Plan3...) podem ser copiadas, movidas de lugar, renomeadas, excluídas, etc. Clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e veja as opções disponíveis: Inserir, Excluir, Renomear, Mover ou copiar, Selecionar todas as planilhas. Para digitar informações em várias planilhas ao mesmo tempo, devemos selecioná-las primeiro. Para selecionar um intervalo de planilhas, selecione a primeira planilha, fique pressionando a tecla SHIFT e selecione a última planilha do intervalo. Para selecionar planilhas intercaladas, selecione a primeira planilha, fique pressionando a tecla CTRL,e selecione as planilhas desejadas. Para mudar de lugar uma planilha, existe duas opções. A primeira mais simples é clicar com o botão esquerdo do mouse na guia da planilha, ficar pressionando por alguns instantes e arraste para outro local. A outra opção é clicar 56

57 com o botão direito do mouse na guia da planilha e selecione a opção Mover ou copiar. Nesta opção, além de mover a planilha para outro local dentro do próprio arquivo (Pasta), também é possível mover ou copiar para outro arquivo (Pasta). Para copiar, basta selecionar a opção Criar uma cópia na janela, para que o Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cópia em outro local, caso contrário o Excel entenderá que deve mover, ou seja, tirar a planilha do arquivo atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta. Para que os outros arquivos (Pastas) estejam disponíveis em Para pasta, eles devem estar abertos. Observe primeiro Na guia Janela se eles aparecem. Para criar uma cópia ou mover para o próprio arquivo, basta que o arquivo esteja selecionado em Para pasta, e selecione em Antes da planilha o local que deve ser movido ou criado uma cópia. Depois de criado a cópia da planilha, basta renomear. Para Renomear uma planilha, dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse na guia da planilha ou dê um clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Renomear. 57

58 Para excluir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e selecione a opção Excluir. Também pode ser selecionado o menu Editar/Excluir planilha. Para inserir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e selecione a opção Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha. Configurar impressão Vamos olhar com carinho como configurar corretamente a impressão, pois depois de elaborado uma planilha queremos ver no papel o nosso trabalho. Começamos visualizando a impressão clicando no botão visualizar impressão na barra de ferramentas. IMPRIMIR Para imprimir uma planilha no Excel utiliza-se o mesmo método que em qualquer outro programa, vá ao menu arquivo e imprimir, mas requer um pouco mais de cuidado. Antes de imprimir qualquer coisa no Excel, você deve visualizar a impressão antes de imprimir. Para verificar se esta tudo correto com a página,clique em visualizar impressão na barra de status conforme abaixo. Será mostrado na área mais clara como será a impressão, o número de páginas que serão impressas, e você pode efetuar as correções rapidamente apenas alterando a linha azul em volta dos dados. 58

59 Se preferir, ou já se habituar à impressão, pode usar a guia layout da página para definir as propriedades como: Definir a área de impressão ou limpar a área de impressão. Na visualização de impressão, o acesso é mais completo, com recursos que aperfeiçoam todos os processos em um único local. Na figura abaixo temos a configuração da página, esta é janela você pode definir o tamanho da impressão na folha, se irá sair retrato ou paisagem (folha horizontal ou vertical), tamanho do papel entre outros recursos. 59

60 Na aba margens, podemos definir todas as margens da folha, e alinhamento do conteúdo na página, centralização vertical e horizontal do conteúdo. 60

61 Temos cabeçalho e rodapé, um recurso muito importante caso sua necessidade exija que você personalize seu trabalho com os dados da empresa. Diferente do Word, você não consegue visualizar o conteúdo do cabeçalho e rodapé no modo normal da página, somente na visualização da impressão. Na figura abaixo, você poderá definir qual local quer aplicar os dados da empresa como: Logomarca, nome, endereço, ou qualquer informação que necessitar informar aos clientes, no cabeçalho. 61

62 No rodapé temos a mesma definição do cabeçalho, optando por colocar dados menos relevantes aos olhos do cliente. rodapé No exemplo abaixo foi definido vários itens para a página no cabeçalho e 62

63 Tamanho do papel - é o tipo de papel que você está usando na impressora. Botão opções - nesta opção depende da impressora que está instalado na máquina. Dependendo da marca da impressora, as opções mudam, pois cada marca têm um software diferente. É possível definir a qualidade da impressão, se deve sair em escala cinza, ou seja, não imprimir colorido para não gastar tinta, imprimir em modo qualidade, modo normal ou modo econômico. Consulte o manual da sua impressora para ver mais detalhes. Dicas Para exibir a data atual inclua uma fórmula =HOJE(). Esta data vem do sistema operacional, portanto observe se está atualizada a data no sistema. Para abrir várias planilhas ao mesmo tempo, confirme se todas as planilhas estão abertas e salve como área de trabalho em Arquivo/Salvar área de trabalho. 63

64 Na guia Página Inicial ou Inicio clique me Editar/Colar especial é possível definir como deve ser colado uma célula. Por exemplo, quando copiar uma célula onde consta uma fórmula para outra célula, é possível copiar apenas o valor, ignorando a fórmula. Se você excluir uma célula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z). Para localizar uma palavra ou fórmula tecle CTRL+L Para substituir uma palavra ou fórmula tecle CTRL+U 64

65 Para se posicionar em uma determinada célula da planilha tecle CTRL+Y Você pode visualizar as quebras de página em Layout da página. Na guia Inserir é possível inserir uma figura, um clip-art, um mapa etc. A figura deve estar no formato BMP, padrão do Windows. Em Formatar/AutoFormatação existem vários formatos prontos para serem usados em uma planilha. Confira. Na guia revisão Ortografia e Gramática o processo é semelhante ao do Word, onde verifica se uma palavra está digitado corretamente ou pressione F7.. Ainda na guia revisão AutoCorreção o processo é semelhante ao do Word onde é possível definir correções quando digitamos. Por exemplo, de você digitar a palavra adimissão, o Excel corrige para admissão. A função =AGORA() mostra a data e hora atual, conforme está definido no sistema operacional. Na guia revisão Compartilhar pasta de trabalho e Realçar alterações, é possível compartilhar sua planilha com outros usuários da rede e controlar as alterações feitas por outro usuário em sua planilha. Em Opções do Excel podemos configurar como o Excel deve agir em determinados momentos. Vamos ver a orelha Exibir: 65

66 Para quem já trabalhou com o editor de textos Microsoft Word, a tela acima lembra um pouco, principalmente a barra de Ferramentas. Alguns botões do Word, porém, o que diferencia mesmo são as células, divididas em linhas e colunas. 1. Barra de título 2. Guia (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Botão do Office na versão 2007, na versão 2010 é Arquivo. 4. Barra de ferramentas de acesso rápido 5. Botão de acesso à Ajuda 6. Ponto de inserção 7. Barra de fórmulas 8. Caixa de nome 9. Título de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocação vertical 11. Separadores de folhas 12. Botão de macros 13. Modo de visualização normal 14. Modo de esquema de página 15. Pré-visualização de quebras de páginas 16. Cursor de ampliação/redução da página visível 17. Página anterior 18. Página seguinte 66

67 19. Comando de divisão do documento Opções da orelha Editar - Editar diretamente na célula - quando teclar F2 para editar uma célula escolha se quer editar diretamente na célula ou se desmarcar esta opção será editado na barra de fórmulas. Mover seleção após enter - quando teclar Enter escolha a direção que o cursor deve mover. Decimal fixo - semelhante a opção das calculadoras de mesa, é possível definir onde deve ficar a vírgula do decimal em uma digitação de valores sem usar a vírgula. 25,56. Ex.: definir 2 para decimal fixo, quando digitar 2556 o Excel entende como Ativar AutoConclusão para valores de células - muito útil quando na digitação de palavras que já constam na coluna atual. Ex.: em A1 digite JOSUÉ. Quando em A2 você digitar o J, o Excel vai sugerir a palavra JOSUÉ. Arquivos usados recentemente Lista dos arquivos utilizados recentemente na guia Arquivo ou Botão do Office, bem abaixo aparecem os 4 últimos arquivos que foram utilizados. Para encurtar o caminho se for necessário abrir novamente um arquivo utilizado recentemente, não é necessário selecionar abrir arquivo e sim basta selecioná-lo da lista. É possível aumentar esta lista nesta opção. 67

68 Número de planilhas da nova pasta - o padrão do Excel é de abrir um novo arquivo com 3 planilhas. Aumente este número se quiser mudar este padrão. Mas lembre-se, só vai funcionar no próximo arquivo que criar. Para incluir mais planilhas no arquivo atual, selecione o menu Inserir/Planilha. Fonte e tamanho - mude o padrão de fonte para as os arquivos a serem criados. A regra é a mesma comentada no item acima. Local padrão - quando salvamos um arquivo ou abrimos um arquivo o Excel vai considerar o diretório padrão neste campo. O padrão é Meus Documentos, mas pode-se mudar. Nome usuário - é o nome que vai aparecer nas opções de cabeçalho e rodapé em Configurar impressão ou quando um outro usuário da rede abrir um arquivo já aberto por você, ele será avisado que você já está usando. 68

69 Opções da orelha Transição Salvar arquivos do Excel como - o padrão é Pasta de trabalho do Microsoft Excel, mas se você tentar abrir este arquivo em uma versão mais antiga do Excel, não será possível. Mude o padrão se for necessário. Se você quer salvar apenas um arquivo com a opção diferente do padrão, selecione Salvar como tipo (AB) quando selecionar Arquivo/Salvar e mude a opção. Opções da orelha Listas célula. Nesta opção é possível definir uma lista para ser usada quando arrastar uma Quando digitar na planilha Jan e arrastar a célula, automaticamente aparecem Fev, Mar, Abr etc.. Pode-se incluir várias listas. 69

70 Importação de dados Importar Dados Internet Imagine precisar usar constantemente os valores cotados do dólar e de outras moedas, pois está trabalhando numa empresa de importação e exportação e sua função é orçar valores para poder efetuar propostas de compra e venda. Pois bem, normalmente você anotaria os valores desejados num papel para depois transcrevê-los na planilha. Esta solução não é a melhor, pois se torna cansativa, uma vez que deve ser feita com freqüência. 70

71 Exemplo arquivo texto wordpad ou arquivo txt. 1. Abra o Excel. 2. Será criada uma nova planilha com o nome de Pasta Abra o arquivo que deseja visualizar. 4. Na primeira etapa do assistente você deve informar o formato dos dados. No nosso exemplo, certifique-se de que a opção Delimitado esteja selecionada. Nesta etapa você também pode definir em qual linha iniciar a importação, por padrão a importação inicia a partir da primeira linha. 5. Clique no botão Avançar. 71

72 6. Na segunda etapa do assistente você deve informar qual o caractere utilizado como separador de campo. No nosso exemplo, está sendo utilizado o ponto-evírgula. Marque a opção ponto-e-vírgula. Após marcar o ponto-e-vírgula observe que o Excel adiciona linhas divisórias entre os campos. 7. Clique no botão Avançar. 8. Será exibida a última etapa do assistente de importação. Nesta etapa você pode definir o tipo de dado para cada campo que está sendo importado. Você também tem a opção de não importar determinados campos. Para definir o tipo de dados de um determinado campo, clique no cabeçalho do campo para selecionar toda a coluna. Em seguida clique no tipo desejado (Geral, Texto ou Data). Se não quiser importar uma determinada coluna, basta marcá-la e depois clicar em Não importar coluna (ignorar). O botão Avançado permite que você defina qual o símbolo de separador decimal, que por padrão é a vírgula e o símbolo de milhar, que por padrão é o ponto. Estas opções são úteis quando você estiver importando dados que estão no formato fora do padrão, como por exemplo, o padrão americano que usa o ponto como separador decimal e a vírgula como separador de milhar. 9. Clique no botão Concluir. Surge uma tela perguntando se você deseja importar os dados para a planilha atual ou para uma nova planilha. Certifique-se de que a opção Planilha existente esteja marcada e dê um clique em OK. Pronto, os dados serão importados para o Excel. 72

73 Dados importados com sucesso. Classificação de Registros Quando classificamos uma lista, o Microsoft Excel reordena as linhas da lista de acordo com o conteúdo da(s) coluna(s) selecionada(s) para ordenação. Por exemplo, se você define que a lista seja ordenada em ordem crescente, pelo campo PaísDeDestino, as linhas serão reordenadas para ficar em ordem alfabética crescente do campo PaísDeDestino. Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira não está classificada e a segunda está ordenada pelo campo País: Abra o Excel. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. Será aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista, qualquer célula. 73

74 Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são, automaticamente selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas. Criar Senha de Proteção Na senha de proteção ou PASSWORD é criada no momento em que se faz a gravação do arquivo. Neste momento execute o comando: Arquivo Salvar Como. Será apresentada Caixa de Diálogo Salvar como. Neste instante acione o botão Ferramentas e selecione Opções gerais conforme mostra a Figura Após a execução da tarefa anterior é apresentada a Caixa de Diálogo Opções de salvamento. Como mostra a Figura gravação. É possível colocar dois tipos de senha: Senha de Proteção e Senha e estranhas. Senha de proteção destina-se a proteger o arquivo do acesso de pessoas Não se conhecendo a senha, o arquivo não pode ser aberto. Senha de gravação destina-se a proteger o arquivo evitando que pessoas não autorizadas façam alterações. Se a pessoa não souber esta senha, o arquivo é aberto apenas para leitura. Podem-se colocar qualquer combinação de caracteres alfanuméricos evite espaço pois ele não permitirá A senha escolhida foi teste Clique o botão OK. Será solicitado para confirmar a senha, digite novamente a senha na Caixa de Diálogo Confirmar para que ele assuma que está correta e que você não se tenha enganado. Finalize com o uso do botão Ok. 74

75 Exercícios Salve o arquivo. Saia do arquivo e tente carregá-lo novamente. Teste com a senha correta e repita o exercício utilizado senhas incorretas. Desfazer uma Senha Para alterar ou fazer uma senha, o usuário DEVERÁ estar com o arquivo carregado em memória caso contrário isso será impossível. Procedimentos Execute o comando: Arquivo Salvar como... Acione: Ferramentas Opções gerais 75

76 figura - Caixa de diálogo que permite abrir as opções Gerais Será mostrada uma Caixa de Diálogo na qual deverá ser selecionado o campo em que fora inserida a Senha. figura - Caixa de Diálogo que permite inserir uma senha de proteção Pressione a tecla <DEL> e finalize com o botão Ok. Peça para salvar novamente o arquivo. Proteção de Células 76

77 Existe uma outra forma de proteger os dados de uma planilha de acidentes. É fazer a proteção interna das células. Portanto utilize o comando: Ferramentas Proteger Proteger planilha... Será apresentada a Caixa de Diálogo Proteger planilha, indicada na Figura Figura - Caixa de Diálogo que permite proteger células. Clique neste instante o botão OK, pois a senha é opcional e neste exemplo não será utilizada. Tente introduzir alguma informação na planilha. Por exemplo, mude o valor da célula C6 para B7. Perceba que ao pressionar a tecla de número 8, é apresentada uma advertência avisando que a planilha está protegida. Desta forma, a planilha ficou protegida, mas não na forma ideal. Para desfazer esta proteção execute o comando. Ferramentas Proteger 77

78 Desproteger planilha... Será ideal nesta planilha deixar liberadas as áreas que recebem os valores das taxas e dos valores do mês de julho. As demais células poderiam ficar protegidas. Portanto, execute os seguintes passos: Procedimentos Selecione a faixa de células B6:C10. Execute o comando: Formatar Células Proteção Travar (desabilite esta opção) Dê um clique no botão OK. Execute o comando Ferramentas Proteger Proteger planilha... Clique o botão OK. Apartir deste ponto a planilha está toda protegida com execução da faixa de células B6:C10 Experimente tentar introduzir valores fora da faixa e em seguida faça a alteração sugerida para a célula C6, mudando o seu valor para

79 5 QUINTA PARTE Macros e Programação VBA Macros Para iniciar macro incialmente habilite a guia do desenvolvedor em Opções do Excel, na versão 2007 Na versão 2010, usamos a opção mais comandos da barra de acesso rápido para personalizar a faixa de opções neste local encontraram o item que habilita a guia desenvolvedor.

80 Abaixo temos a guia desenvolvedor. Em uma planilha pode ser necessário automatizar uma tarefa, pois há procedimentos repetitivos. Há ações bem simples como, por exemplo, ir para uma outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual. Quando montamos uma macro estamos simplesmente gravando as ações que queremos que o Excel repita quando executar a macro. Para gravar uma macro, basta acessar a guia desenvolvedor Macro/Gravar nova macro. A partir deste momento toda ação que for feita estará sendo gravada até que peça para parar a gravação em Macro/Parar Gravação. 80

81 em (D) Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl. Observe. Também é possível definir um botão e incluir na barra de ferramentas. Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o nome da macro como auto_open e não esqueça de selecionar Armazenar macro em esta pasta de trabalho. Filtro Avançado O filtro avançado em ocasiões esporádicas onde em vez de clicarmos nos botões drop-down para selecionar registros, digitamos em um lugar específico qual a informação que queremos filtrar. 81

82 Para selecionar esta opção, entrar em Dados/Filtrar/Filtro avançado. Observe acima as opções disponíveis. Filtrar a lista no local - mostra os dados filtrados na própria planilha Copiar para outro local - copia as informações filtradas para outro local Intervalo da lista - 82

83 corresponde ao intervalo dos dados incluindo os títulos. Pode-se usar nomes como já vimos antes. Intervalo de critérios - corresponde ao intervalo onde estamos digitando as informações incluindo o título. (E) Finalmente veremos assuntos relacionados a automação de tarefas no Excel. Existem situações onde não conseguimos resolver o problema proposto, simplesmente utilizando os comandos e fórmulas do Excel. Nessas situações temos que fazer o uso de recursos como Macros e Programação. A linguagem de programação do Excel é o VBA Visual Basic for Applications. O VBA é a linguagem de programação para todos os aplicativos do Microsoft Office: Word, Excel, Access e Power Point. Caso você execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é possível automatizá-la com uma macro. Uma macro é uma seqüência de comandos e funções armazenados em um módulo do Visual Basic for Applications - VBA e pode ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que você executa uma seqüência de comandos. Em seguida, você executa a macro para repetir, ou "reproduzir", os comandos. Nota: Os conceitos vistos aqui de maneira alguma esgotam o assunto programação VBA no Excel. O assunto é bastante extenso, merecedor inclusive de um curso específico, somente sobre programação VBA e criação de aplicativos com o Excel. A grande vantagem de gravarmos uma seqüência de comandos é que poderemos utiliza-la sempre que necessário. Para isso basta executar a macro na qual foi gravada a seqüência de comandos. 83

84 Criação de Macros As Macros são uma excelente opção para automatizar tarefas repetitivas. Com o uso de Macros temos um ganho de produtividade considerável, ao evitar que tenhamos que executar manualmente, os diversos passos de uma tarefa, passos estes que podem ser automatizados através do uso de uma macro. Existem duas maneiras distintas para a criação de uma macro: Podemos usar o gravador de Macros: Nesse caso o Excel grava cada uma das ações que farão parte da Macro e transforma essas ações nos comandos VBA equivalentes. Quando a macro for executada, os comandos VBA é que serão efetivamente executados. Cada comando VBA corresponde a uma ação efetiva da macro. Criar a Macro usando VBA: A partir do momento em que você domina a linguagem VBA, poderá criar a macro digitando os comandos VBA necessários. Isso é feito usando o Editor de VBA, conforme veremos nas próximas lições. Exercicio: Criar uma macro usando o Gravador de Macros. A macro deverá formatar a célula atual com Negrito, cor de fonte Vermelha, com fundo cinza. Gravar a macro com o nome de FormataVermCinza. 1. Abra o Excel. 2. Abra a Planilha. 3. Clique na célula A4. 4. Agora vamos iniciar a gravação da Macro. 5. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Gravar nova macro. 6. Será exibida a janela Gravar Macro. 7. No campo Nome da macro digite: FormataVermCinza. 84

85 8. No campo Tecla de atalho digite L. Observe que o Excel troca para Ctrl+Shift+L. Isso acontece porque a combinação Ctrl+L já deve estar associada com algum comando do Excel. Com isso estamos associando a combinação Ctrl+Shift+L com a macro FormataVermCinza, ou seja, cada vez que quisermos executar essa macro basta pressionar Ctrl+Shift+L. 9. O campo descrição é simplesmente uma descrição da funcionalidade da macro. Digite o texto indicado na Figura 86: Figura Definição do nome e da tecla de atalho da Macro. 10. Clique em OK. A gravação da Macro será iniciada. Todos os comandos que você executar, durante a gravação da Macro, farão parte da Macro. 11. Uma alteração na barra de status quando inicia a gravação de para ( ) exibida na planilha do Excel. Essa barra é utilizada para parar a gravação da Macro. Agora devemos escolher os comandos que farão parte da macro. Após ter executado os comandos que farão parte da macro, basta clicar no botão para encerrar a gravação da Macro. 12. Clique no botão ( ) para aplicar Negrito. 13. Na lista de Cores da fonte ( ) selecione Vermelho. 85

86 14. Na lista de Cores de fundo ( ) selecione Cinza. 15. Clique no botão ( ) para encerrar a gravação da Macro. 16. Agora a macro FormataVermCinza foi criada e podemos utiliza-la sempre que necessário. Para executar a macro FormataVermCinza faça o seguinte: 1. Clique na Célula B7. 2. Pressione Ctrl+Shift+L. 3. A macro FormataVermCinza é executada e as formatações definidas pela macro (Negrito, fonte Vermelha e fundo Cinza) são automaticamente aplicadas na Célula B7. Veja que com um simples comando de teclado, executo uma série de comandos (nesse exemplo: três comandos de formatação). Esse exemplo nos dá uma pequena idéia do poder e facilidade do uso das macros. 4. Também é possível executar a macro usando o comando Ferramentas -> Macro -> Macros. 5. Clique na célula B5. 6. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros. 7. Será exibida a janela Macro, onde são listadas todas as macros existentes na pasta de trabalho atual (no arquivo carregado no Excel), conforme indicado na Figura 87: 86

87 8. Clique na Macro FormataVermCinza para seleciona-la. 9. Clique no botão Executar. célula B A Macro será executada e as respectivas formatações serão aplicadas à 11. A sua planilha deve estar conforme indicado na Figura 88: Até aqui tudo OK. Nenhuma novidade. A pergunta que pode surgir é: Como é que o Excel faz isso? Ou de outra forma: 87

88 Do que é feito uma macro? Uma macro é gravada no Excel como uma seqüência de comandos VBA. Por exemplo, ao clicarmos no botão ( ), para a aplicação de negrito, o Excel gera um comando VBA que faz a formatação em negrito. Aprenderemos agora a acessar o código VBA gerado pelo Excel (embora ainda não sejamos capazes de entender esse código). Para acessar os comandos VBA associado com uma macro, siga os seguintes passos: 1. Você deve estar com a planilha 19-Exerc.xls aberta 2. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros. 3. Será exibida a janela Macro. 4. Clique na macro FormataVermCinza para seleciona-la. 5. Clique no botão Editar. código: 6. O Editor do VBA será carregado e serão exibidas as seguintes linhas de Sub FormataVermCinza() ' FormataVermCinza Macro ' Macro que faz a formatação em fonte Vermelha, Negrito e ' fundo Cinza. ' Atalho do teclado: Ctrl+Shift+L Selection.Font.Bold = True Selection.Font.ColorIndex = 3 88

89 With Selection.Interior.ColorIndex = 15.Pattern = xlsolid End With End Sub Esses comandos aplicam a cor de fundo cinza, na célula onde está o cursor (ou no conjunto de células selecionadas), quando a macro é executada. Trata-se de comandos da linguagem VBA. Com o uso do VBA temos acesso a todos os comandos e funções do Microsoft Excel. Tudo o que você faz usando o teclado e o mouse, também é possível de ser feito com o uso do VBA, porém de uma maneira automatizada. 7. Selecione o comando Arquivo -> Fechar e Voltar para o Microsoft Excel. 8. Você estará de volta à planilha. 9. Salve e feche a planilha. Operações com Macros Existem algumas operações que podem ser feitas com uma macro, após a sua criação. A mais óbvia (e o motivo pelo qual uma macro é criada) é para executar a macro. Além da execução é possível executar outras operações com uma macro, conforme descrito a seguir: Para renomear uma macro siga os seguintes passos: 1. Abra o arquivo onde está a macro a ser renomeada. 2. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros. 3. Será exibida a janela Macro. 89

90 4. Clique na macro a ser renomeada para selecioná-la. 5. Clique no botão Editar. 6. Será aberto o editor do VBA. O nome da macro vem logo após o comando Sub da primeira linha, conforme destacado na Figura: 7. Para renomear a macro basta alterar o nome após o comando Sub e depois clicar no botão ( ) para salvar as alterações. 8. Em seguida é só fechar o Editor de VBA. Para excluir uma macro siga os seguintes passos: 1. Abra o arquivo onde está a macro a ser excluída. 2. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros. 3. Será exibida a janela Macro. 4. Clique na macro a ser excluída para seleciona-la. 90

91 5. Clique no botão Excluir. 6. O Excel emite um aviso solicitando que você confirme a exclusão, conforme indicado na Figura: Figura Confirmando a exclusão da macro. 7. Clique em Sim para confirmar a exclusão ou em Não para cancelar a exclusão da macro. Para alterar a tecla de atalho e o comentário associado com uma macro, siga os seguintes passos: 1. Abra o arquivo onde está a macro a ser alterada. 2. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros. 3. Será exibida a janela Macro. 4. Clique na macro a ser alterada para seleciona-la. 5. Clique no botão Opções Será exibida a janela Opções de Macro, onde você pode alterar a tecla de atalho e o comentário associado com a macro, conforme indicado na Figura. 91

92 7. Faça as alterações desejadas e clique em OK. Associar botões com Macros Criaremos mais uma macro de exemplo, para também aprendermos a criar um novo botão, na Barra de Ferramentas e a associar esse botão com a macro. Dessa forma toda vez que precisarmos executar a macro, bastará clicar no botão associado com a macro. Exercício: Criar uma macro usando o Gravador de Macros. A macro deverá formatar As células selecionadas com formato Contábil, com duas casas decimais, cor de fonte Vermelha e Itálico. Gravar a macro com o nome de FormataContábil. Criar um botão de comando na Barra de Ferramentas padrão e associar esse botão com a macro FormataContábil. 1. Abra o Excel. 2. Abra a Planilha. 3. Clique na célula F2. 4. Agora vamos iniciar a gravação da Macro. 92

93 5. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Gravar nova macro. 6. Será exibida a janela Gravar Macro. 7. No campo Nome da macro digite: FormataContábil. 8. Na lista Armazenar macro em, selecione a opção Esta pasta de trabalho. 9. O campo descrição é simplesmente uma descrição da funcionalidade da macro. Digite o texto indicado na Figura: 10. Clique em OK. A gravação da Macro será iniciada. Todos os comandos que você executar, durante a gravação da Macro, farão parte da Macro. 11. Uma nova barra ( ) é exibida na planilha do Excel. Essa barra é utilizada para parar a gravação da Macro. Agora devemos escolher os comandos que farão parte da macro. Após ter executado os comandos que farão parte da macro, basta clicar no botão ( ) para encerrar a gravação da Macro. 12. Clique no botão ( )) para aplicar Itálico. 13. Na lista de Cores da fonte ( ) selecione Vermelho. 14. Selecione o comando Formatar -> Células. Clique na opção Contábil e selecione duas casas decimais, conforme indicado na Figura: 93

94 15. Clique em OK. 16. Clique no botão ( ) para encerrar a gravação da Macro. 17. Agora a macro FormataContábil foi criada e podemos utiliza-la sempre que necessário. Para associar um botão com uma macro siga os seguintes passos: 1. Clique em inserir escolha formas, escolha uma carinha ( ). 2. Na guia desenvolvedor ou com o lado direto do mouse sobre uma das bordas da carinha. 94