SISTEMA DE GESTÃO UNIVERSITÁRIA GUIA DO UTILIZADOR

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1 Universidade de Cabo Verde Ano 2009 Departamento de Ciência e Tecnologia Campus do Palmarejo José Olavo Da Paz Teixeira SISTEMA DE GESTÃO UNIVERSITÁRIA GUIA DO UTILIZADOR Relatório Final do Projecto/Estágio Caracterização do Estágio Instituição do Estágio Universidade de Cabo Verde Departamento de ciências & Tecnologias (Campus do Palmarejo). Data de Início do Estágio: 13 de Abril de 2009 Data de Fim do Estágio: 11 de Dezembro de 2009 Supervisor: Dr. Celestino Barros

2 Universidade de Cabo Verde Ano 2009 Departamento de Ciência e Tecnologia Campus do Palmarejo José Olavo Da Paz Teixeira SISTEMA DE GESTÃO UNIVERSITÁRIA GUIA DO UTILIZADOR Relatório Final do Projecto/Estágio Trabalho de Fim de Curso apresentada à Universidade de Cabo Verde para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Licenciatura em Tecnologias de Informação e Comunicação, realizada sob a orientação científica da Professora Elcelina Correia Silva do Departamento de Ciência e Tecnologia Núcleo de Informática da Universidade de Cabo Verde. II

3 Dedico este trabalho a Deus, Nossa Senhora da Luz, a minha Família, aos meus amigos e a todos que directa ou indirectamente contribuíram para essa conquista. III

4 O júri Presidente Professor A Professor da Universidade de Cabo Verde Vogal Professora Elcelina Correia Silva Professora da Universidade de Cabo Verde Arguente Professor A Professor da Universidade de Cabo Verde IV

5 Agradecimentos Antes queria agradecer a Deus, por ser a luz guia nos momentos mais difíceis. Gostaria de agradecer toda a minha família que me deu força desde o início da minha Formação, a minha mãe Avelina da Paz Varela, o meu pai Estanislau Varela Teixeira, as minhas irmãs Suzeth da Paz, Erica da paz, Carinda da Paz, e o meu irmão Helder da paz. Ao meu orientadora, Elcelina Silva, que com toda a sua serenidade e conhecimento orientou de forma magistral todo o trabalho. Sua ética, dedicação, amizade e carisma nunca será esquecido. À equipa do projecto SGU que actuamos juntos, pelo apoio e pelas práticas e partilha de conhecimentos. Aos meus colegas do curso de Licenciatura em Tecnologia de Informação e Comunicação, principalmente equipa do projecto SGU pelas vivências, troca de opiniões e de experiências. A todos os meus professores do curso de Licenciatura em Tecnologia de Informação, pelos ensinamentos, pela orientação e pelos incentivos. A todos os que, de alguma forma, me ajudaram e se disponibilizaram, de algum modo, para a realização deste trabalho. A todos, muito obrigado! V

6 Palavras-chave Tecnologia Open Source, Sistema Gestão Universitária, Guia de Utilizador VI

7 Resumo O presente trabalho cujo o título é Sistema de Gestão Universitária Guia de Utilizador, tem como objectivo conceber uma Guia de Utilizador dum Sistema open Source para a gestão Académica (SAGU), parametrizado e custumizado para solucionar os problemas dos Serviços Académicos da Universidade de Cabo Verde. Como técnicas, fez-se pesquisas bibliográficas, utilizou várias ferramentas open source. Como resultado do trabalho, obteve-se um novo sistema parametrizado às realidades da Universidade de Cabo Verde denominado Sistema de Gestão Universitária (SGU) e uma Guia de Utilizador. VII

8 Conteúdo INTRODUÇÃO Motivação Objectivos Metodologia Estrutura do Trabalho... 3 CAPÍTULO 1: SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS UNIVERSIDADES E A PROBLEMÁTICA DA UNIVERSIDADE DE CABO VERDE Sistemas de Informação Nas Universidades Tipos de Sistemas de Informação Utilizadas nas Universidades Sistemas de Informação Académica nas Universidades Tecnologias Utilizadas na Gestão Académica Caracterização da Universidade de Cabo Verde Organigrama da Universidade de Cabo Verde Caracterização da Problemática da Universidade de Cabo Verde CAPÍTULO 2: UMA PROPOSTA DE SOLUÇÃO PARA OS SERVIÇOS ACADÉMICOS DA UNIVERSIDADE DE CABO VERDE Análise comparativa de Soluções de Gestão Académica Proposta de Solução para a Organização da Informação na Universidade de Cabo Verde Sistema Aberta de Gestão Unificada (SAGU) Característica do SAGU Módulo do SAGU Características do SGU CAPÍTULO 3: FERRAMENTAS E TECNOLOGIAS UTILIZADAS NA PARAMETRIZAÇÃO DO SAGU PARA O SGU E DA CONCEPÇÃO DO GUIA DO UTILIZADOR DO SGU Ferramentas e tecnologias Utilizadas na Parametrização do SAGU PostgresSQL Dia VIII

9 3.1.3 Miolo Agata Report PHP Apache DREAMWEAVER HTML CSS PHOTOSHOP CAPÍTULO 4: CARACTERIZAÇÃO DO GUIA DE UTILIZADOR DO SISTEMA SGU Usabilidade Acessibilidade Reengenharia Arquitectura de funcionamento do SGU Guia de Utilizador no Contexto de Sistema Gestão Universitária (SGU) Vantagens dos Utilizadores na Utilização do Guia Estrutura do Guia de Utilizador Ajuda personalizado Processo Matricula Processo Digitalização de Nota Processo Relatório Manual de utilizador CONCLUSÃO Trabalhos Futuros BIBLIOGRAFIA ANEXOS A A IX

10 Tabela Tabela 1 Quadro Comparativo de Software X

11 Figuras Figura 1: Organograma Uni-CV Figura 2: Arquitectura de funcionamento do SGU Figura 3 Figura: Ajuda Personalizada do SGU Figura 4: processo matrícula do SGU Figura 5 Processo Digitalização de Notas do SGU Figura 6: Manual de Utilizador XI

12 Lista de Abreviatura Open Source Software Livre SGU Sistema de Gestão Universitária HTML - Hypertext Markup Language GPL - GNU General Public Licence PHP Hypertext Preprocessor UFJF - Universidade Federal de Juiz de Fora SAU Sistema de Automação Universitária SIGA Sistema Integrado de Gestão Académica. GPL - General Public License FSF Free Software Foundation SGIA - sistema de gestão de informações académicas CSS - Cascade Style Sheets POO - Programação Orientada a Objectos SI Sistema de Informação TI Tecnologia de Informação XII

13 Introdução Na perspectiva do (WOLYNEC, 2007) a rápida evolução tecnológicas está inovando de forma tocante as formas de obtenção, manipulação e transmissão da informação e alterando profundamente o relacionamento entre pessoas e o conhecimento. Nesta era, onde o conhecimento tornou-se um factor crucial para a melhoria e a qualidade de vida, até a natureza dos relacionamentos sociais está sendo alterada pelas comunicações informais que ocorrem através da Internet. Os actores mais importantes desta revolução em marcha são os produtores de informação e de conteúdo. Isto engloba desde as empresas produtoras de conteúdo destinado à diversão até as instituições universitárias. Uma vez que a informação é matéria-prima para o conhecimento, é natural admitir que uma tecnologia que está a cada década expandindo em ordens de magnitude, juntamente com a capacidade de manipulação de informação, terá profundo impacto sobre a missão das instituições universitárias. No presente momento não existe nenhum sistema que controla o crescimento exponencial da informação Académica na Universidade de Cabo Verde, porque todas as informações são processadas de forma muito tradicional em modelos de Word e Excel e, isto não promove ambiente da utilização da tecnologia. 1

14 O presente trabalho visa criar uma infra-estrutura tecnológica que permitirá uma melhor estruturação da informação Académica na Universidade de Cabo Verde através da Parametrização duma open source e concepção dum guia de Utilizador. 1. Motivação A Universidade de Cabo Verde, perante todos os desafios da modernidade no que respeita à gestão da informação, não dispõe dum sistema de Gestão da Informação Académica organizada dado que toda a informação é gerida em modelos Word e Excel, armazenada em pastas e acompanhada dum sistema burocrático muito lento, o que torna um serviço limitado e obsoleto. Perante a problemática supra mencionado, a Universidade necessita de reorganizar com Sistema de Gestão Académica, que permite responder, os pedidos dos alunos e docentes, de uma forma rápida e eficiente, permitindo a minimização dos custos e optimização dos recursos. Para vencer esta dificuldade, uma equipa constituída por 5 elementos parametrizou um Sistema Aberto de Gestão Unificado (SAGU) que é constituído por módulos adequado para resolver os problemas existentes nos Serviços Académicos que a Universidade enfrenta neste momento. 2. Objectivos Geral Implementar e parametrizar o Sistema de Gestão Universitário com um foco principal na concepção do guia de utilizador para melhor compreensão do Sistema. Específicos Perceber o funcionamento do sistema unificado de gestão unificada (SAGU) 2

15 Conhecer tecnologia open source implementada no SAGU Parametrizar SAGU Transformando-o em SGU Conceber guia de utilizador do sistema gestão universitária 3. Metodologia As técnicas usadas para a realização deste projecto são: Pesquisa Bibliográfica em diversas fontes como livros e artigos na Internet antes de realização do Projecto e durante todo período de realização do projecto. Entrevista - aos responsáveis dos serviços académicos, administrativo e Serviços Técnicos da Universidade de Cabo Verde. Análise Documental de alguns documentos já impressos, que abranjam assuntos tidos como importantes para o desenvolvimento do trabalho. 4. Estrutura do Trabalho Este projecto está organizado em Introdução e ainda por quatro Capítulos. A Introdução, que faz uma curta contextualização e enquadramento dos conteúdos, bem como os objectivos, motivações, as metodologias e Estrutura do trabalho. O Primeiro Capítulo Sistemas de Informação nas Universidades e a Problemática da Universidade de Cabo Verde que apresenta a contextualização sistema de informação nas Universidades, tipo de Sistema de Informação utilizada nas Universidades, Sistema de Informação Académica, as tecnologias utilizada nas Sistema de Informação Académica (tecnologia open source), problemática da Universidade de Cabo Verde a as suas caracterização. O Segundo Capítulo Uma proposta de Solução para os Serviços Académicos da Universidade de Cabo Verde, que apresenta Análise comparativa de Soluções de Gestão Académica, proposta de solução para a organização de Informação na Universidade de Cabo Verde. Ainda esse capítulo descreve característica e módulo do SAGU como motivos de escolha para gestão da Universidade. 3

16 O Terceiro Capítulo Ferramentas Utilizadas na Parametrização do SAGU para o SGU e da Concepção do Guia do Utilizador do SGU, apresenta ferramentas utilizada para parametrização do SAGU para SGU como também as ferramentas utilizadas na concepção do Guia de Utilizador, mostrando utilidade de cada ferramenta utilizada no Sistema. O Quarto Capítulo Caracterização do Guia de Utilizador do Sistema SGU descreve os conceitos de usabilidade, acessibilidade e reengenharia apresenta Arquitectura de funcionamento do SGU, manifesta Guia de Utilizador no Contexto de Sistema Gestão Universitária as suas vantagens para os utilizadores, descreve a estrutura do Guia de Utilizador composto por Ajuda Personalizada e Manual de Utilizador do Sistema Gestão Universitária. Alem disso em anexo encontra-se Guia de Utilizador: Manuel de utilizador apresenta as funções habituais do sistema, bem como o seu funcionamento genérico. Possibilitando os utilizadores o conhecimento das principais funcionalidades do sistema. (Barros, 2006) Ajuda Personalizada do SGU pretende ser uma mais valia no auxilio e solução dos problemas e dúvida que possa sobrevir durante o uso do sistema. 4

17 Capítulo 1: Sistemas de Informação nas Universidades e a Problemática da Universidade de Cabo Verde Este capítulo apresenta sistema de Informação nas Universidades mais concretamente, Sistema de Gestão Académica e tipo de tecnologia para gestão Académica, mostrando os benefícios dos Sistemas de informação para gestão das Universidades. 1.1 Sistemas de Informação Nas Universidades Na perspectiva de (Bernardes & Abreu, 2006), A Universidade, assim como as demais organizações, devem procurar ter os benefícios que Sistema de Informação tem a oferecer, e para aproveitar as oportunidades proporcionadas pelas TICS, torna-se necessário abandonar velhas fórmulas de fazer as coisas e aderir às novas ferramentas e recursos tecnológicos. Segundo (MACCARI & SAUAIA, 2005) Os Sistemas de Informações foram evoluindo e tornando-se cada vez mais especializados, sendo que cada tipo de sistema passou a ser utilizado para resolver uma determinada operação dentro da organização. Para esse autor Esses são os benefícios de Sistema de Informação nas Universidades: 5

18 Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; Estímulo de maior interacção entre os tomadores de decisão; Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações; Aperfeiçoamento nos sistemas, eficiência, eficácia, efectividade, produtividade; Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Fornecimento de melhores projecções dos efeitos das decisões; Redução dos níveis hierárquicos. Ainda na perspectiva de ( Silva, 1999) são as Tecnologias de Informação que permite a concretização de Sistemas de Informação com reais vantagens para uma Organização, as Tecnologias têm que estar devidamente adequadas às necessidades do Sistema de Informação e em consonância com os objectivos e estratégias deste. 1.2 Tipos de Sistemas de Informação Utilizadas nas Universidades O aumentar dos meios tecnológicos nas Organizações, tem sido aproveitado, criando uma segunda era no uso das Tecnologias, onde a ideia central é o funcionamento integrado de vários sistemas, aplicações e suportes tecnológicos. Como resultado disso, temos diferentes tipos de Sistemas Gestão Universitária, que concretizem e criem maior facilidade no acesso à Informação na Universidade (Tavares, Silva, & Lamas 2005). Como hierarquias numa organização é natural que existam diferentes tipos de Sistemas de Informação com diferentes especializações. As Universidades, por exemplo, necessitam cada vez mais de sistemas de informação, visto que ela é constituída por comunidades (alunos, docentes e funcionários); serviços académicos, financeiro e bibliotecário, todos gerando uma elevada de informação. Na 6

19 comunidade Universitária, normalmente existem diversos tipos de sistema de informação como: Sistema de Gestão Académica; Sistema de Gestão Financeiro; Sistema de Gestão Bibliotecário. E, estes sistemas conduzem profundas mudanças nas Universidades em termos de prestação de serviços com qualidade. 1.3 Sistemas de Informação Académica nas Universidades Para Responsável dos Serviços Académico da UniCV, Cada Universidade possui um serviço Académica, onde é centralizada todos os processos dos alunos e docentes. Durante o curso Os Alunos vão necessitar de vários tipos de documento (Certificado, Declaração) armazenado nos Serviços Académico. Como foi mencionada anteriormente, existem Sistema de Gestão Académica para processar todas as informações dos Aluno/Docente no momento precisa. 1.4 Tecnologias Utilizadas na Gestão Académica Segundo Maia (2008) apud (PEREZ, SILVA, & SARAMELLI, 2008) Com a actual rapidez de tecnologias de informações, as Universidades devem estar capazes para acompanhá-la dado que o conhecimento adquirido é superado rapidamente, fazendo com que as instituições de ensino estejam em constantes transformações. Por conseguinte, as instituições de ensino superior têm procurado cada vez mais ferramentas que possam auxiliar alunos na sua aprendizagem, que vem causando grandes transformações no modo de trabalhar. 7

20 Tecnologia Open Source Soluções Open Source estão a ser largamente implementadas mundialmente, tanto por entidades públicas como privadas. O principal objectivo é reduzir custos e alargar o leque de escolha. Segundo (Iwasaki, 2008) Open Source é um termo em inglês que significa código aberto. É um software com o código aberto que pode ser executado, copiado, distribuído, modificado e melhorado por todos seus utilizadores. Segundo Seabra, (2007) A definição do Open Source resulta dos quatro princípios subjacentes à filosofia do Software Livre: A liberdade de executar o software, para qualquer uso. A liberdade de estudar o funcionamento de um programa e de adaptá-lo às suas necessidades. A liberdade de redistribuir cópias. A liberdade de melhorar o programa e de tornar as modificações públicas de modo que a comunidade inteira beneficie da melhoria. O software que siga esses quatro princípios é chamado "Software Livre" (ou Free Software) Segundos (Lage, 2007) são esses os Benefício de Open Source Redução de investimentos na implementação e actualização de recursos de computação Flexibilidade na decisão e implementação da actualização dos pacotes de softwares utilizados Rapidez no reparo de falhas Análise distribuída das fragilidades de segurança 8

21 1.5 Caracterização da Universidade de Cabo Verde A Universidade de Cabo Verde teve origem de 4 antigas escolas. Instituto Superior de Educação (ISE), Instituto Nacional de Administração e Gestão (INAG), Instituto Nacional de Investigação e Desenvolvimento Agrário (INIDA), Instituto Superior de Engenharias e Ciências do Mar (ISECMAR). O Instituto Superior de Educação teve a sua origem no ano de 1979, na então Escola de Formação de Professores que mais tarde evoluiu para o Instituto Superior de Educação (ISE), que tinha como principal objectivo formar professores para o Ensino Secundário. Por outro lado em 1984, foi formalmente criado o Centro de Formação Náutica, projecto apoiado pela cooperação Norueguesa. A instituição tinha como missão formar pessoal do MAR a todos os níveis e promover a investigação no domínio das Ciências e Tecnologias Náuticas. Na década de 90 essa instituição evoluiu para Instituto Superior de Engenharias e Ciências do Mar ISECMAR. Deve-se ainda referir que em 1986, através do departamento de formação do Instituto de Investigação Agrária-INIDA deu-se o inicio à formação de quadros do Ministério da Agricultura, através de cursos profissionais de dois anos de duração no domínio das Ciências da Terra, atribuindo diferentes graus de acordo com o perfil de entrada. Mais tarde (após 1990), no âmbito da cooperação efectuada com o Instituto Superior de Agronomia, iniciou uma nova etapa para o Centro de Formação, passando a Ministrar cursos superiores de três anos. O aumento da procura do ensino superior associado a novas exigências de uma sociedade mais reivindicadora tem levado o país a dinâmicas adaptativas do seu modelo do ensino superior, caracterizado pela reorganização das instituições públicas até então existentes. 9

22 Nesse contexto, Em 2004 foi criada através do Decreto-lei nº 31/2004, a Comissão Nacional para a Instalação da Universidade de Cabo Verde (CNI-UniCV), tendo por missão programar e desenvolver as actividades necessárias à instalação da Universidade Pública de Cabo Verde. Em 21 de Novembro de 2006, instala-se realmente a Universidade de Cabo Verde visando contribuir de uma forma decisiva para o desenvolvimento durável e sustentável de Cabo Verde nos domínios científico, tecnológico, económico, social e cultural. Esses três institutos associados ao ENG vão constituir a mola mestra da UNI-CV, instituição pública, sem fins lucrativos, sediada na Cidade da Praia. 1.6 Organigrama da Universidade de Cabo Verde Actualmente concelho da Universidade de Cabo Verde é constituído por Reitor, Administrador Geral, Concelho Administrativo, Concelho Estratégico e por Concelho de Qualidade, na Estrutura encontra-se vários Departamentos e Centros, por últimos temos Serviços Académicos, Serviços Técnicos, Acção Social, Financeiro Administrativo e entre outros. Tudo isso constitui a orgânica da UniCV. 10

23 Figura 1: Organograma Uni-CV Segundo o organigrama apresentado na figura 1, pode-se constatar que a Universidade é composta por vários órgãos, subdividida essencialmente em Estrutura e Serviço, para além da reitoria e administração. A estrutura tem um enfoque especial para o Serviço de Ensino e Investigação dado que é composta por vários departamentos, núcleos e centros de investigação, abarcando essencialmente a comunidade de alunos, docentes e investigadores. 11

24 O serviço por seu turno é composta por vários serviços que asseguram a gestão da Universidade e abarca a comunidade de funcionários administrativos. Esta estrutura orgânica, mostra claramente que a universidade é composta por várias órgãos contendo pessoas com perfis diferenciadas em termos de formação académica e área de formação em que, cada um tem o seu interesse específico em prestar determinado serviços à Universidade. Para que isso aconteça, este órgãos devem estar munidos de recursos físicos e tecnológicos, nomeadamente sistemas de informação adequadas de modo a efectuarem uma prestação de serviços com Melhor qualidade. Um exemplo prático seria, os serviços académicos precisa dum sistema de informação que gere recursos académicos e publicações o que é totalmente diferente da necessidade dos departamentos que precisa armazenar dados sobre alunos, docentes, disciplinas e cursos e núcleos de investigação que podem também ter necessidade de sistemas informatizada. 1.7 Caracterização da Problemática da Universidade de Cabo Verde A Universidade de Cabo Verde tem actualmente cerca de 4500 alunos, 280 docentes e 150 funcionários técnicos, administrativos e auxiliares. Existem presentemente 35 cursos de graduação, segundo dados recolhidos nos Serviços Académicos da Universidade. Toda a comunidade académica tem acesso a recursos tecnológicos como cantas de utilizador, Internet, serviços de , plataforma de ensino a distância e bibliotecas digitais e, toda esta infra-estrutura é gerida pelos Serviços Técnico da Universidade. Esta unidade define políticas e implementa soluções tecnológicas para dar suporte a todas as restantes unidades organizacionais e a todos os diferentes membros da comunidade académica. No que respeita a sistemas de informação, a universidade ainda tem muito por fazer de modo a chegar um nível de funcionamento tipo Universidade Digital em que uma pessoa 12

25 não tem que estar na Universidade para pedir um serviços e/ou ter acesso a uma informação. No que concerne à organização Académica, a Universidade ainda não dispõe dum sistema de Gestão Académica o que provoca muita desorganização nas secretarias dos vários departamentos e muita lentidão na prestação dos serviços e tomada de decisão. Os Serviço académico da Uni-CV, têm enfrentado muitos obstáculos devido à inexistência dum sistema de gestão académica, dado que todo o processo é ainda feito manualmente, o que torna o serviço muito moroso e pouco confiável para responder às exigências dos seus utentes. A forma tradicional com que os serviços académicos têm estado funcionar tem provocado um conjunto de problemas, nomeadamente: Armazenamento de informação em modelos (Word, Excel) e muitas vezes encontrase a existência de várias versões do mesmo documento Pouca redundância dos dados com o armazenamento de informações em vários lugares. Descentralização dos dados entre os vários departamentos o torna o processo muito burocrático. Difícil acesso à informação dos alunos, docentes, disciplina, cursos e departamentos, o que provoca a inexistência de informação no momento preciso para a tomada de decisões (estatística) Atraso na emissão declaração, lista descriminada, certificados e entre outros, dado que os documentos são guardados em pastas dos cursos, o que pode gerar perda de informação e fragilidades a catástrofes como incêndio, chuva intensa e entre outros. 13

26 Capítulo 2: Uma proposta de Solução para os Serviços Académicos da Universidade de Cabo Verde No capítulo anterior foram apresentadas Sistema de Informação e Universidades. Nesse capítulo irá apresentar a Universidade de Cabo Verde, a sua característica e por outro lado apresentar uma proposta de solução para a organização de Informação na Universidade de Cabo Verde. Ainda esse capítulo descreve motivos de escolha de SAGU para gestão da Universidade. Actualmente o uso de Tecnologias de Informação e Comunicação combinadas às várias ferramentas tecnológicas o que representa um papel decisivo na mudança de paradigmas relacionados à educação, e à prática pedagógica do ensino-aprendizagem. Características como simulação, virtualidade e acesso à diversidade de informações, podem ser consideradas como concepções Metodológicas inovadoras para a Universidade de Cabo Verde quando comparadas com as estratégias de ensino tradicionais. (Lawisncky, 2008). 14

27 Quando se pergunta qual a principal missão da Universidade de Cabo Verde, a resposta usual é: ensino, pesquisa e extensão. Esta resposta baseia-se no papel desta instituição, no século passado, criando, preservando, integrando, transmitindo e aplicando o conhecimento. (WOLYNEC, 2007). A UniCV, não fugindo à regra, pela grandeza e quantidade de informações necessárias para sustentar seus sistemas de trabalho, precisa duma solução de gestão Académica envolvendo, de um modo genérico, docentes e investigadores, discentes e pessoal administrativo, que carece de uma representação flexível e eficiente. Como forma de estudar as possibilidades de optimizar a utilização de recursos tecnológicos por parte de toda a comunidade académica, surge a ideia do projecto Sistema de Gestão Universitária (SGU) e implementar um sistema cujo objectivo geral é promover a gestão da informação académica com recurso a meios de computação disponíveis para os docentes, alunos, funcionários, e órgãos de governo da Universidade. (Silva& Lamas 2005) 2.1 Análise comparativa de Soluções de Gestão Académica Com intuito de escolher uma solução para a resolução dos problemas dos serviços académicos, foi escolhido um conjunto de ferramentas com o objectivo de identificar sistema que melhor se adequa à Uni-CV. Foi feito, neste contexto, um estudo comparativo entre seis softwares, sendo dois deles livres conforme a tabela 1. Para analisar esses softwares foi estudada um conjunto de características: Tipo de escola que o software visa atender (Ensino Básico, Secundário ou Superior); Possuir controlo académico (notas, faltas, e controlo de outras informações académicas de alunos e professores), controlo Financeiro, controlo de Processo 15

28 selectivo, Gestão de Recursos Humanos, controlo de Biblioteca (acervo, utilizador, entrada e saída de livros), Gestão de uso de Recursos (salas e equipamentos); Plataforma em que foi implementado e a forma de distribuição. Sistemas Características SAGU TesEscola AdX UniMestre SophiA Por Categoria de Instituição de Ensino Corpore RM Education al Ensino Básico X X X X X Escola Secundário X X X X X Ensino Superior X X X X X X Por características funcionais Controlo Académico Controlo Financeiro Controlo de Processo Selectivo Recursos Humanos X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Biblioteca X X X X X X Por características operacionais Plataforma Web Desktop/ Web Web Desktop/ Web Desktop/ Web Desktop/ Web Distribuição Livre Proprietári o Livre Proprietário Proprietá rio Proprietári o Tabela 1 Quadro Comparativo de Software 16

29 Nota-se que a maioria dos softwares apresentados na tabela acima, foram implementados para acesso via Web. A maioria deles tem carácter diversificado, atendendo as necessidades de Escolas de Ensino Básico, Secundário e Superior. Possuem controlo académico (gestão de notas, faltas, e outras informações de alunos e professores), gestão de biblioteca e gestão financeiro. Algumas tarefas administrativas como o Gestão de Recursos Humanos e Controlo de Processo Selectivo não têm suporte em todos os softwares, o que não acontece apenas em SAGU. De entre as ferramentas supra, considera-se que SAGU tem melhores características para atender as necessidades dos serviços académicos da Uni-CV porque gere e integra todos os processos académicos, financeiros e administrativos, com vista a acompanhar todo o relacionamento entre o aluno e a universidade. O SGU foi idealizado e implementado baseado na parametrização do sistema open source SAGU. 2.2 Proposta de Solução para a Organização da Informação na Universidade de Cabo Verde Para superar os problemas mencionados anteriormente, propõe-se a parametrização de um sistema aberto de gestão unificada (SAGU). Por ser uma tecnologia open source de custo zero, apresenta módulos que melhor encaixa na Gestão Académica da UniCV. Ainda, é proposto porque possui Framework miolo constituído por quatro camadas: camada de aplicação, Camada de Negócio, Camada de Integração e Camada de Recurso, que permite maior viabilidade e segurança no próprio sistema 17

30 Camada de Apresentação (X) HTML, javascript, CSS Componentes Ul, Temas Camada de Negócio Objecto que implementam as regras de negócio, encapsulam o acesso aos dados Camada de integração MIOLO, fluxo de trabalho, acesso a recursos, Camada de recursos Base de dados, Sistema externos Figura 1: Camada - Fonte: (Cristiano & Edison, 2007) Na Camada de Apresentação, existe classes do framework responsáveis pela geração de arquivos, criado dos controles HTML e da criação dos scripts javascript enviados ao cliente, com base no tema em uso. Engloba também as classes criadas pelos utilizadores para definir a interface da aplicação (geralmente nos directórios forms, menus e reports de cada módulo). Na Camada de Negócio São as classes criadas pelo desenvolvedor para representar o domínio da aplicação (as regras de negócio). São usadas pelas camadas UI e handlers, acedendo o banco de dados através da camada BD. Na Camadas de Integração são as classes que representam a parte funcional da aplicação, criadas pelo desenvolvedor para fazer o tratamento dos dados enviados pelo cliente. Acede a camada de negócios para desempenhar suas funções e usa a camada UI para definir a saída para o cliente. Estão localizadas no directório handlers de cada módulo. 18

31 Na Camada de Recurso são as classes do framework responsáveis por oferecer recursos e funcionalidades necessárias tanto pelo framework quanto pelas aplicações dos usuários, encapsulando o acesso a recursos da linguagem ou do sistema operacional. 2.3 Sistema Aberta de Gestão Unificada (SAGU) O SAGU Sistema Aberto de Gestão Unificada é uma solução criada para auxiliar no funcionamento de instituições de Ensino Superior. Trabalha com módulos independentes e oferece aos seus utilizadores um conjunto de ferramentas que integram e optimizam processos e trabalhos dos diferentes sectores. No ano de 1999 o sistema administrativo utilizado pela Univates, baseado em softwares proprietários, começava a dar sinais de que sua vida estava chegando ao final. Em Agosto daquele ano, Cesar Brod e Fábio Wiebbelling, chefe do CPD da Univates participaram da Linux World Conference and Expo nos Estados Unidos, fizeram contacto com algumas experiências de desenvolvimento de aplicações de bases de dados voltadas para a Web utilizando a linguagem PHP. Quando retornaram ao Brasil, apresentaram uma proposta de desenvolvimento de um novo sistema administrativo, totalmente baseado em software livre. Este sistema foi baptizado de SAGU e hoje é Sistema Aberto de Gestão Unificada (Rubens Queiroz de Almeida, 2001). 2.4 Característica do SAGU Segundo (Lajeado, 2007) O desenvolvimento do SAGU aponta para as seguintes características: Acesso fácil às informações - opera com uma interface 100% WEB, moderna e intuitiva, onde todas as informações são disponibilizadas de forma prática e acessível. Basta estar nos postos de trabalho um navegador de Internet para aceder 19

32 todo o sistema, o que permite aos utilizadores desenvolver seu trabalho de forma mais produtiva. Segurança - permite gerir o perfil de seus utilizadores, limitando o acesso a Determinados módulos do sistema e restringindo o uso conforme a política adoptada pela instituição. O acesso aos utilizadores, existente na instituição, pode ser feito directamente na base de dados ou através de algum serviço de directórios (LDAP, por exemplo). É possível encriptar todo o tráfego de dados entre os postos de trabalho e o servidor, através da utilização dos protocolos TLS e SSL. Desempenho - As aplicações WEB são cada vez mais conhecidas pelo desempenho oferecido e pela forma de realizar seus processos. O SAGU proporciona rapidez de acesso mesmo em redes de alto tráfego e computadores obsoletos. Custo zero de licença de software - foi criado para trabalhar com custo zero de licença de software. No servidor, é utilizado o sistema operacional Gnu/Linux e o banco de dados PostgreSQL. A linguagem de programação é PHP, e o framework de desenvolvimento é o Miolo. Todos sob licença GPL, ou seja, de livre distribuição e cópia. O acesso ao sistema pode ser feito através de qualquer sistema operacional, contanto que possua um navegador de internet, o que torna o SAGU um sistema multi-plataforma. Acesso ao código fonte - está sob licença GPL, ou seja, seu código fonte é distribuído de forma gratuita. Isto permite aos técnicos e desenvolvedores de softwares aprimorar e desenvolver novas funcionalidades no sistema sem a dependência exclusiva da Solis para realizar estes serviços. Base de dados robusta - O SAGU trabalha com base de dados PostgreSQL, uma arquitectura de comprovada reputação, confiança, integridade de dados e conectividade. Por consequência de sua alta reputação, conquistou muitos utilizadores e o reconhecimento da indústria, sendo considerado a melhor sistema de gestão de base de dados pela The Linux Editors' Choice Award. 20

33 2.5 Módulo do SAGU Dentre as característica importantes implementadas, está a utilização do conceito de modularização. Nesta sistemática, o processo de criação de um novo módulo para um sistema, ou mesmo a integração de módulos/sistemas distintos, torna-se uma tarefa muito simples. Isso possibilita, inclusive, que, utilizando a mesma senha e de acordo com os direitos de acesso, um utilizador possa interagir em diferentes sistemas no mesmo ambiente de produção, permitindo um grande reaproveitamento de funcionalidades. (SOLIS, 2007). Básico O módulo Básico do Sagu é o módulo fundamental para o funcionamento do sistema. Neste módulo existe a parte de configuração do sistema, onde é possível parametrizar o seu funcionamento de acordo com as reais necessidades, como, por exemplo, logótipos, cores, número de registos por listagens, métodos de autenticação, tamanho das janelas e campos dos formulários, formato de data e hora, número de casas decimais, mensagens de inclusão, alteração, exclusão e erros, e quais módulos estão instalados. Além disso, neste módulo são encontrados todos os registos básicos para o funcionamento e uso dos outros módulos, como o cadastro de pessoas, dados dos funcionários, professores, estudantes, instituições e empresas, dados geográficos, unidades e horários. (SOLIS, 2007). Académico Este módulo gere as informações académicas como cursos, disciplinas, currículos, períodos, matrículas, enfim, tudo relacionamento de aluno com a Universidade. Além disso, tem um rigoroso controlo no plano curricular implementando controlo de versões, controlo de requisitos e liberação de disciplinas. O sistema trata também equivalências, conversão de currículos, permite consultas sobre os alunos (em que sala está no momento, quais disciplinas já cursou, notas, se é ou não formando, etc.) e gera uma série de documentos como cadernos de chamada (pauta), histórico escolar, livro de matrícula, entre outros. É 21

34 possível controlar ainda as actividades complementares feitas pelos alunos como intercâmbios, cursos e participação em eventos que possam vir a somar carga-horária para o curso. Inclusive fazer aproveitamentos de disciplinas de alunos transferidos de outras instituições. Além disso, possibilita que, em transferências internas, sejam feitos aproveitamentos automáticos de disciplinas equivalentes cursadas na própria instituição. O módulo académico também possui um sub-módulo para o acesso dos alunos via Internet. Este faz consultas no módulo académico e mostra as informações que estão disponíveis para os alunos, como histórico escolar, salas de aula, horários, professores, etc. Além disso, este módulo tem a possibilidade de disponibilizar processos como a matrícula e os ajustes de matrícula pela Internet. (SOLIS, 2007) Financeiro O módulo financeiro consiste de um sistema de contas a receber, embora já esteja muito perto de um de contas a pagar também. O sistema de contas a receber implementa intercâmbio de arquivos financeiros com bancos, controle de preços de cursos, incentivos, bolsas, caixas e cheques. Como o SAGU2 é um sistema multi-empresa e multi-campus, os valores, percentuais de descontos, acréscimos, bolsas, podem ser definidos de forma independente por várias instituições de ensino que compartilhem o mesmo sistema. Módulo financeiro é consultado pelo módulo académico, quando os dois co-existirem, com o objectivo de integração de informações e assim evitar que um aluno que esteja com dívida consiga matricular-se para o próximo período, por exemplo. O sistema ainda possui uma série de relatórios como a listagem da dívida activa, previsões de lançamentos, relatório como possibilidade de impressão directa de cobrança para estes alunos. (SOLIS, 2007) Contabilidade Este módulo possui o controlo das contas contáveis e centros de custos da instituição e, permite através destes, a integração com os cursos. Ainda gera relatórios como a razão e livro-caixa. É o início de um módulo contável completo. (SOLIS, 2007) 22

35 Recurso Humanos Módulo para gerir os salários dos funcionários, bolsistas, professores e estagiários. Contempla ainda a geração de remessas para folha de pagamento. É o início de um módulo completo de RH. (SOLIS, 2007) Processos Selectivo O SAGU2 procura reproduzir os processos de relacionamento de uma instituição de ensino com seus alunos e, no caso de uma instituição de ensino superior, o primeiro contacto com os alunos ocorre por ocasião de um processo selectivo. Desta forma, este módulo pode ser utilizado tanto para exame, bem como para outros processos de selecção, como concurso de funcionários. Este módulo contempla todo processo de selecção de uma ou mais instituições, desde o cadastro do próprio processo selectivo, as opções, provas, línguas estrangeiras, salas, unidades, locais de prova e candidatos. Além disso, possui um processo de inscrição dos candidatos via internet e processos internos como divisão dos candidatos nas salas, digitação ou importação de suas notas ou pontos e classificação dos mesmos. As regras de classificação dos candidatos são totalmente customizáveis. O módulo dispõe de diversos relatórios e consultas com os mais diversos dados estatísticos. (SOLIS, 2007) Institucional Através desse módulo é possível registar todos os recursos físicos (salas, laboratórios, auditórios) e materiais (computadores, projectores) da instituição. Com um controle de versões é possível ter um histórico completo da evolução dos recursos da instituição. Esse módulo também foi concebido para possibilitar alguns relatórios exigidos pelo MEC, como número de alunos por laboratórios ou m. É o início de um módulo de património (SOLIS, 2007). Controlo de Cópias 23

36 Pequeno módulo para o controle da quantidade de fotocópias e impressões tiradas pelo corpo docente e discente. (SOLIS, 2007) 2.6 Características do SGU O SGU dispõe de algumas características que foram herdadas do sistema que lhe serviu de base, SAGU, relativamente a acesso fácil às informações, tendo uma interface 100% WEB, moderna e intuitiva, onde todas as informações são disponibilizadas de forma prática e acessível. Quanto ao desempenho o SGU proporciona rapidez de acesso mesmo em redes de alto tráfego e computadores obsoletos. No que diz respeito a segurança, é um sistema que faz a gestão de utilizadores, criando políticas de permissão e restrição de acessos. E ainda proporciona custo zero de licença de software, pois utiliza-se as ferramentas livres. 24

37 Capítulo 3: Ferramentas e tecnologias Utilizadas na Parametrização do SAGU para o SGU e da Concepção do Guia do Utilizador do SGU Este capítulo aborda conceitos e características das ferramentas utilizadas na parametrização do SAGU para SGU, e ainda ferramenta utilizada para concepção do Guia de Utilizador. Para parametrização do SAGU para SGU e concepção de Guia de Utilizador, foram utilizadas diverso tipo de softwares que será destacada mais a frente 3.1 Ferramentas e tecnologias Utilizadas na Parametrização do SAGU Das várias distribuições de Linux estudos Ubuntu é o que mais se ajusta na parametrização do SAGU para SGU. Ubuntu é um sistema operacional desenvolvido pela comunidade, e é perfeito para laptops, desktops e servidores. Ubuntu contém todas as ferramentas necessitaria, desde processador de texto e leitor de s a servidores web e ferramentas de programação. 25

38 3.1.1 PostgresSQL Base de Dados utilizados no sistema foi PostgreSQL que segundo (Oliveira, 2005) é um sistema gerador de banco de dados objeto-relacional (SGBDOR), baseado no POSTGRES Versão 4.2 desenvolvido pelo Departamento de Ciência da Computação da Universidade da Califórnia em Berkeley. Actualmente é o mais avançado banco de dados de código aberto disponível em qualquer lugar, para (Ribamar, 2006) O PostgreSQL suporta grande parte do SQL ANSI, inclusive do SQL 2003, além de oferecer outros recursos importantes, como: Comandos complexos, Chaves estrangeiras (Foreign Key), Gatilhos (Triggers), Visões (views), Integridade de Transacções, Controle de Simultaneidade Multiversão (MVCC), Suporta múltiplas transacções online concorrentes entre utilizadores, Suporte a Rules (sistema de regras que reescreve directivas SQL), Criação de tabelas temporárias (CREATE TEMP TABLE nome;) Dia Dia Foi utilizado no sistema para observar a ligação de cada tabela é programa idêntico a Visio do Windows, embora mais orientados para diagramas informais para o uso casual. Segundo (SteffenMacke, 2009) DIA pode carregar e guardar diagramas para um formato XML personalizado (compactado por padrão, para economizar espaço), pode exportar diagramas para vários formatos, incluindo EPS, SVG, XFig, WMF e PNG e pode imprimir os diagramas (inclusive aqueles que abrangem múltiplas páginas) Miolo Segundo (Vilson Cristiano Gärtner, 2006) MIOLO é um Framework1 para produção de sistemas de informação acessíveis via WEB, baseado na linguagem PHP5, scripts javascript e conceitos de POO, gerando páginas HTML. 1 Um framework é uma estrutura de suporte definida em que um outro projecto de software pode ser organizado e desenvolvido. 26

39 Aceitação do Framework Miolo como plataforma de desenvolvimento foi no princípio do ano 2003, com a suspensão dos acordos com as empresas de software, houve realização da experiência para o corpo técnico em ferramentas de desenvolvimento (Edison & Alberto, 2009). Foi utilizado framework miolo no sistema porque para (Matos, 2009) Miolo apresenta essas características nomeado entre as quais as mais valorizadas são: Controles de interface com o utilizador, escritos em PHP e renderizados em HTML; Controle de permissão de acesso; Camada de abstracção para acesso a bancos de dados; Validação de entrada em formulários; Customização de layout e temas, usando CSS; e Geração de arquivos PDF Agata Report Segundo (Campos, 2005) Agata report é um gerador de relatórios mult-plataforma. Uma ferramenta de pesquisas e geração de gráficos que se conecta a vários bancos de dados. A Agata Report iniciou como Pablo Dall'Oglio em 2000, quando começou a trabalhar na Univates como desenvolvedor dirigente do módulo financeiro do sistema académico chamado SAGU (Dall Oglio, 2005). A vantagem de Agata Report é que Funciona da mesma forma em Linux e Windows; Gera o relatório em diversos formatos, como PostScript, pain text, HTML, XML, CSV (StarCalc ou Excel) e PDF; Comunica aos mais populares bancos de dados como PostgreSQL, MySQL, Oracle, DB2, MS-SQL, Informix, InterBase, Sybase and FrontBase; Cria o diagrama ER completo do banco de dados no formato DIA; Permite estabelecer ligações entre todas tabelas e utilizá-las no momento da geração do relatório ou da geração de digramas; Suporte de Interface para Inglês, português, espanhol, italiano, francês, alemão e suéco. Esses Ferramentas mencionada anteriormente foi utilizada na criação de SAGU para SGU ainda abaixo serão apontados as ferramentas utilizadas na concepção do Guia de Utilizador. 27

40 3.1.5 PHP Para a parametrização do SAGU foi utilizada a linguagem PHP (Raul, 2009) que é uma linguagem de programação do lado do servidor gratuito e independente de plataforma, rápido, com uma grande livraria de funções e muita documentação. Segundo (Lopes, 2008) Foi criada em 1994 como um projecto pessoal de Rasmus Lerdorf. Segundo (Raul, 2009) ainda possui um conjunto de características entre as quais Possui suporte nativo ao MySQL, porém pode utilizar outros sistemas de gestão de banco de dados (SGBD), dentre eles, Oracle, Sybase, msql, Firebird, PostgreSQL e DB2. Permite também o uso de mais de um banco de dados na mesma aplicação. É compatível com a maioria dos servidores Web disponíveis no mercado, tendo suporte nativo para o servidor Apache; É gratuito, Distribuído sob a licença GPL, possui seu código-fonte (código utilizado para sua criação) aberto, o que ajuda na correcção de eventuais erros no código, permitindo seu rápido desenvolvimento Apache Como Servidor Web utilizada na parametrização do SAGU foi Apache que para Da Silva (2005) apud (GEHM, 2006), o Apache tem como base o servidor Web NCSA 1.3 (National Center of Supercomputing Applications), que foi desenvolvido por Rob McCool. Quando Rob deixou o NCSA, o desenvolvimento foi suspenso. Assim muitos desenvolvedores buscaram personalizar sua própria versão do NCSA ou adicionar mais características para atender as suas necessidades. Apache segundo (Alecrim, 2006) possui um conjunto de características nós quais é um software livre, o que significa que qualquer um pode estudar ou alterar seu código-fonte, além de poder utilizá-lo gratuitamente; O servidor Apache é capaz de executa código em PHP, Perl, Shell Script e até em ASP e pode actuar como servidor FTP, HTTP, entre outros. Sua utilização mais conhecida é a que combina o Apache com a linguagem PHP e o banco de dados MySQL. 28

41 3.1.7 DREAMWEAVER Dreamweaver foi utilizado na criação de páginas de Guia de Utilizador que para (Levy, 2006) é um programa gráfico de edição de páginas web que possibilita trabalhar com textos, imagens e outros componentes de páginas web em um ambiente de tarefa intuitivo. O Dreamweaver é não só outra ferramenta de visual de HTML. Ele faz o que todos os melhores editores fazem: cria tabelas, edita quadros e alterna facilmente da visualização de páginas para visualização HTML. Mas o Dreamweaver vai além dos outros editores para permitir criar animações e páginas dinâmicas (DHTML). O Dreamweaver suporta completamente as folhas de estilo em cascata (CSS), bem como camadas e comportamento de JavaScript. Ele também inclui sua própria ferramenta de animação DHTML. E um cliente FTP repleto de recursos, que incluem mapas visuais do site, está embutido dentro dele HTML Na produção de Ajuda Personalizada do Sistema Gestão Universitária foi utilizada HTML para criação de páginas com hiperligação. Segundo (CANCIAN, 2006) a linguagem HTML (Hypertext Markup Language Linguagem de marcação de hipertexto cuja finalidade é apenas a formatação visual de documentos. Desta forma a linguagem HTML é muito mais simples e limitada que uma linguagem de programação. O HTML possui um conjunto de marcadores de formatação que são interpretadas pelos clientes WWW (navegadores ou browsers) independentes da plataforma e do sistema operacional CSS CSS foi utilizada no Guia de Utilizador para criação do Ajuda Personalizado do SGU, que Para (Winckler & Pimenta, 2004) as caracteristica de Cascade Style Sheets permitem fazer com que a apresentação de páginas Web seja determinada por um conjunto de especificações de formatação de página e pela especificação de preferências tipográficas e outras características do dispositivo do cliente, de forma a garantir a continuidade visual do site. Anexando Style Sheets há documentos HTML é possível mudar a apresentação de 29

42 documentos sem adicionar novas marcas ou comprometer os mecanismos de independência de plataforma. O nome Cascade implica em que diferentes estilos podem ser combinados em um mesmo documento. A sintaxe da linguagem é um pouco diferente de HTML e requer um esforço de aprendizagem. Talvez, a principal vantagem de CSS seja barrar a criação de novas marcas em HTML para formatação dos documentos PHOTOSHOP Adobe Photoshop foi usado na edição de imagem para concepção do Guia de Utilizador mais concretamente na criação do Ajuda Personalizado do SGU. Para (Filipeknot, 2009) Photoshop é um software caracterizado como editor de imagens bidimensionais do tipo raster (possuindo ainda algumas capacidades de edição típicas dos editores vectoriais) desenvolvido pela Adobe Systems. É considerado o líder no mercado dos editores de imagem profissionais, assim como o programa de facto para edição profissional de imagens digitais e trabalhos de pré-impressão. 30

43 Capítulo 4: Caracterização do Guia de Utilizador do Sistema SGU Neste capítulo serão apresentadas as necessidades de criar Guia de Utilizador que é composto por Ajuda Personalizada e Manual de Utilizador do Sistema Gestão Universitária, descreve conceito de Usabilidade, Acessibilidade e Reengenharia na percepção do Sistema. Aborda Arquitectura de funcionamento do SGU, vantagem dos utilizadores na utilização do Guia e ainda Guia de Utilizador no Contexto de Sistema Gestão Universitária (SGU) A Universidade teve necessidade de um Sistema de Gestão Universitária. Entre os softwares existentes foi escolhido SAGU para implementação do SGU. Depois de implementar SGU surgiu outra urgência que é aplicado a utilizador Usabilidade A usabilidade é uma área de estudo que tem vindo a crescer nos últimos anos, tendo sido a Web a sua principal impulsionadora. O termo engenharia da usabilidade passou a fazer parte do vocabulário dos programadores e designers gráficos, sendo aplicado a uma 31

44 área de estudo com muitos anos que é a interacção homem-máquina, área esta que surgiu com as primeiras interfaces gráficas (Alves, 2006). Durante ultimo ano, o número de utilizadores cresceram exponencialmente. Para (Winckler & Pimenta, 2004) Sistema tornou-se aberto a todas as pessoas, e conta com uma grande variedade de aplicações. Contudo, observa-se que tal popularidade não implica necessariamente em satisfação dos utilizadores, que confrontam-se muito frequentemente com problemas de usabilidade. Para (Alencar, 2009) Usabilidade é um termo usado para definir a facilidade com que as pessoas podem empregar uma ferramenta ou objecto a fim de realizar uma tarefa específica e importante. A usabilidade pode também se referir aos métodos de mensuração da usabilidade e ao estudo dos princípios por trás da eficiência percebida de um objecto. Para (Alves, 2006) As principais vantagens do estudo da usabilidade de um produto de software são as seguintes: Aumentar a produtividade dos utilizadores Aumentar os níveis de utilização do produto Reduzir a necessidade de formação e de custos de produção de documentação Reduzir os custos de suporte técnico Reduzir custos e tempo de desenvolvimento Minimizar o re-desenvolvimento e as alterações após a finalização Segundo pesquisa feita não existe uma definição do que é Guia do Utilizador, julgamos que ser uma valia do sistema que acompanha os utilizadores a entender o funcionamento do sistema Acessibilidade Para (Sousa, 2009) A acessibilidade da Internet caracteriza-se pela flexibilidade da informação e interacção relativamente ao respectivo suporte de apresentação. Esta flexibilidade permite a sua utilização por pessoas com necessidades especiais, bem como a 32

45 utilização em diferentes ambientes e situações, e através de vários equipamentos ou navegadores. Acessibilidade compreende três noções, Utilizadores, Situação e Ambiente: O termo Utilizadores significa que nenhum obstáculo é imposto ao indivíduo face às suas capacidades sensoriais e funcionais; O termo Situação significa que o sistema é acessível e utilizável em diversas situações, independentemente do software, comunicações ou equipamentos; O termo Ambiente significa que o acesso não é condicionado pelo ambiente físico envolvente, exterior ou interior Reengenharia Para não começar de novo é sempre bom ter um sistema com usabilidade e acessibilidade na perspectiva de (Laiter, 2007) podemos dizer que a reengenharia significa começar de novo. Não significa reformular o que já existe ou fazer mudanças tímidas que deixem as estruturas básicas intactas. Não se trata de fazer remendos de retocar os sistemas existentes para funcionarem melhor. Significa, isso sim, abandonar procedimentos consagrados e reverificar o trabalho necessário para criar os produtos e serviços de uma empresa e proporcionar valor aos clientes. Necessária de Reengenharia Quando as empresas estão em dificuldades e nenhuma solução tomada anteriormente resolveu o problema, ou seja, a empresa está em grandes apuros. As empresas que não estão em dificuldades, mas cuja gestão prevê problemas à frente. As empresas que não possuem dificuldade discernível, agora ou no futuro mas a sua gerência é ambiciosa e agressiva. Essas empresas vêem na reengenharia a oportunidade de aumentar ainda mais sua liderança sobre os concorrentes. 33

46 2.7 Arquitectura de funcionamento do SGU O SGU é um sistema constituído por módulos, desenvolvido em ambiente Web (intranet, internet), que funciona em uma arquitectura cliente-servidor. Este tipo de arquitectura é a mais utilizada actualmente, devido ao facto de ser a mais avançada e a que melhor evoluiu nestes últimos anos. Esta arquitectura, permite ao utilizador o controlo e interacção com os dados, decidindo desde sua transferência ou não do servidor até suas características de visualização. Na figura abaixo, é apresentada a arquitectura de funcionamento do SGU: Figura 2: Arquitectura de funcionamento do SGU O sistema é composto por 5 módulos independentes, mas que interagem entre si. Funciona dentro da intranet da instituição, mas também tem possibilidade de funcionar em internet. 34