Organização da empresa. Áreas de intervenção\documentos\funções

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1 IMSI16 Adriano Neves José A. Fernandes Luís Silva Paulo Gama Organização da empresa Áreas de intervenção\documentos\funções Numa organização existe sempre um líder que todos os intervenientes da organização seguem. Existem 2 tipos de organização, a organização FORMAL e INFORMAL. Na organização formal é estabelecida a forma como é efetuada a sua própria gestão coordenação e controlo de pessoas e atividades. Para isso, são criadas na organização as estruturas organizacionais, definidas as regras, políticas e procedimentos que regulam a forma como, quando e por quem, são desempenhadas as diversas tarefas necessárias ao seu funcionamento. Já a organização Informal, corresponde a um conjunto de relações ou interações que surgem espontaneamente entre os seus membros e que não são previstas ou formalizadas pela organização formal. É do conjunto formado pelas estruturas, regras e procedimentos que constituem a organização formal e pelas relações/interações informais entre os seus membros que constituem a organização informal, da qual resultam as organizações reais tais como as conhecemos. Em todas as organizações, existe um objetivo, razão pricipal para a criação dessa mesma organização. Esse objetivo passa por produzir bens e serviços úteis. Cada empresa tem que definir os seu próprios objetivos relativos a: 1. Conceção do produto 2. Clientes atuais e potenciais 3. Capitais próprios / Estrutura acionista 4. Empregados e prestadores de serviços Pag 1 de 14

2 Empresa na hora Atualmente pode-se criar uma empresa de forma rápida e na hora, sem ter que mudar de balcão. Existe estes tipos de empresas: 1. Sociedades uni-pessoais por quotas 2. Sociedades por quotas 3. Sociedades anónimas 4. Sociedades em nome coletivo 5. Sociedades em comandita 1 Sociedade por quotas Para quem cria esta empresa tem que abrir com capital social mínimo de este capital esta dividido por cotas correspondentes a entrada de cada sócio. Só o património social responde pelas dividas da empresa. A empresa tem que ter a sigla ou os nomes dos sócios e deve acabar sempre pela abreviatura Lda. Este tipo de sociedade e recomendado para pequenos e médios empresários. 2 Sociedade uni-pessoal por quotas Este tipo de empresa e muito parecida com a anterior, mas neste caso só 1 sócio, pessoa singular ou coletiva e que detém a totalidade da cota(mínimo ). no nome ou sigla da empresa antes da expressão Lda deve constar a expressão sociedade uni-pessoal 3 Sociedade anónima Para abrir este tipo de sociedade, o capital social mínimo e de , e não pode ter menos de 5 sócios. No nome ou sigla da empresa no fim deve conter a expressão SA. Pag 2 de 14

3 4 Sociedade em nome coletivo Refere-se a constituição de uma empresa por sociedade, onde todos os sócios respondem pelas dividas de forma ilimitada. Os sócios das sociedades em nome coletivo, além de responderem perante a sociedade pela sua obrigação de entrada, respondem ainda perante os credores da sociedade pelas obrigações desta. A responsabilidade por estas dividas é subsidiaria em relação à sociedade o que significa que os credores sociais só podem exigir o cumprimento aos sócios depois de esgotado o património da sociedade -, mas é solidária entre os sócios o que se traduz na possibilidade de os credores da sociedade exigirem de qualquer dos sócios a totalidade da dívida (art. 175, nº 1 CSC). Deve notar-se que a responsabilidade cominada pelo art. 175, nº1, não impende apenas sobre os sócios da sociedade, mas também, ainda que a titulo excecional, sobre quem, não sendo embora sócio, inclua o seu nome ou firma na firma social (art. 177, nº2). 5: Sociedade em comandita A sociedade em comandita simples é a caracterizada pela existência de dois tipos de sócios: os sócios comanditários e os comanditados. Os sócios comanditários têm responsabilidade limitada em relação às obrigações contraídas pela sociedade empresária, respondendo apenas pela integralização das quotas subscritas. Contribuem apenas com o capital subscrito, não contribuindo de nenhuma outra forma para o funcionamento da empresa, ficando alheio, inclusive, da administração da mesma. Já os sócios comanditados contribuem com capital e trabalho, além de serem responsáveis pela administração da empresa. Sua responsabilidade perante terceiros é ilimitada, devendo saldar as obrigações contraídas pela sociedade. A firma ou razão social da sociedade somente pode conter nomes de sócios comanditados, sendo que a presença do nome de sócio comanditário faz presumir que o mesmo é comanditado, passando a responder de forma ilimitada. Pag 3 de 14

4 Organização da Empresa Noção de Organização é o modo em que se organiza um sistema, é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis só por uma pessoa. Essas pessoas (organização) têm que realizar tarefas, seja individualmente, ou em grupo mas de forma organizada e controlada, agindo num determinado contexto, com a conceção de atingir um objetivo previamente determinado através de recursos organizacionais, e liderados, por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar. Os Recursos Organizacionais representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas atividades. Nestes recursos incluemse: Recursos materiais e tecnológicos - incluem os equipamentos e utensílios utilizados pela organização, as instalações fabris e administrativas, as tecnologias e processos utilizados na produção e na gestão, entre muitos outros; Recursos financeiros - representam os meios monetários detidos pela organização (ou a capacidade de os obter) e que podem ser utilizados no financiamento da atividade corrente ou na realização de novos investimentos; Imagem de mercado e credibilidade perante o exterior - representa o posicionamento da organização e das suas marcas, ou seja, aquilo que os consumidores pensam dos bens ou serviços produzidos e da própria organização. Como facilmente nos apercebemos, o conceito anteriormente descrito para organização, pode ser aplicado a qualquer tipo de organização seja ela empresarial ou não. A única diferença reside nos objetivos de base a que cada uma se propõe. Pag 4 de 14

5 1 Registo de informação e respetivo suporte. Um documento é constituído pela informação e respetivo suporte. São todos os tipos de papéis contendo informações que ajudem a tomar decisões, comunique decisões tomadas, registem assuntos de interesse da organização ou do indivíduo. Podem ser classificados quanto à procedência (públicos e privados), quanto ao valor (administrativos, fiscal, informativo, legal permanente, primário, probatório e secundário), quanto à natureza do assunto (ostensivos e sigilosos) e quanto ao género (textuais, cartográficos, iconográficos, filmo gráficos, sonoros, micro gráficos e informativos). 2 A informação é um documento ou matéria. A comunicação consiste na transmissão de mensagem através de sinais ou combinação de sinais. 3 Os documentos que encontramos nos nossos serviços podem apresentar características muito diferentes. Podem ser de papel ou de plástico. Pode-se ler diretamente ou precisar de uma máquina para os ler. Poderá conter apenas texto (documentos textuais) ou conter gráficos, imagens, mapas, etc. (documentos gráficos ou ainda (documentos de imagens e sonoros). Que será depois arquivado para mais tarde ser utilizado para estudo, consulta ou prova. 4 Arquivo O arquivo é um importante instrumento de suporte para a administração de qualquer empresa. Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, o arquivo é um centro ativo de informações. Ele é a fonte de pesquisa para todos departamentos e tem Pag 5 de 14

6 um papel relevante na tomada de decisões. Empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas Um arquivo bem pensado e organizado serve para: Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos Revelar o que está para ser feito Diminuir a duplicidade de trabalho Evitar repetições desnecessárias de experiências Evitar improvisos Encontrar bons parceiros e fornecedores Exigências da legislação pública Organização interna da empresa Conjunto orgânico de documentos. No exercício de uma atividade, independente da data, forma e suporte material, em que são conservados a título de prova/informação. Pag 6 de 14

7 TAREFAS ADMINISTRATIVAS Aprovisionamento Contabilidade Faturação As principais atividades de uma organização passam por: 1. Contabilidade 2. Recursos humanos 3. Finanças 4. Serviços administrativos 5. Marketing 6. Direção A função administrativa, esta em todos os níveis hierárquicos da organização, visto que quanto mais alto o nível hierárquico, maior será as funções administrativas em relação aos níveis hierárquicos administrativos. a administração é um conjunto de processos ordenados e unificados e a organização abrange apenas a estrutura e a forma. Os princípios gerais de uma organização são: 1. Divisão de trabalho 2. Autoridade e responsabilidade 3. Disciplina 4. Unidade de comando 5. Unidade de direção Pag 7 de 14

8 6. Subordinação dos interesses individuais aos gerais 7. Remuneração do pessoal 8. Centralização (concentração da autoridade no topo da hierarquia) 9. Cadeia escalar princípio do comando: do escalão mais alto, ao mais baixo 10. Ordem 11. Equidade 12. Iniciativa 13. Espírito de equipa A parte administrativa e financeira de uma empresa Numa empresa constata-se que as funções administrativas geralmente não costumam evoluir com a mesma rapidez que as denominadas funções produtivas. Este fenómeno acontece nas empresas industriais, devido ao facto de todas as atenções por parte dos gestores estarem prioritariamente voltadas para as áreas de produção. Apesar da introdução progressiva de equipamentos de informática nos ambientes administrativos, os hábitos no tratamento das informações não foram atualizados com a mesma velocidade da tecnologia, trazendo como consequência a redundância de informações, de documentos, de arquivos e de atividades, acarretando perdas em todo o sistema administrativo. Da mesma forma que na área de produção, as áreas administrativas e de apoio devem fazer as melhorias individuais de seus processos e atividades, garantindo e melhorando suas funções e racionalizando e automatizando os procedimentos administrativos. Há que promover uma cultura pró-ativa de todos os colaboradores de uma empresa, no desenvolvimento de suas atividades administrativas, visando melhorar a eficiência dos trabalhos administrativos, elevando a sua qualidade e criando uma consciência voltada para os custos associados às atividades. Num ambiente altamente competitivo, todos os processos internos de uma empresa Pag 8 de 14

9 devem ter alta produtividade. Não basta focar apenas os processos de produção, pois estes já são uma preocupação constante da empresa. A revolução nos sistemas de informação está a mudar o mundo numa velocidade espantosa. O desenvolvimento das pessoas com capacidade de se integrar rapidamente nos processos de informação é vital para a empresa. O uso da tecnologia nesta otimização de processos, fará com que a informação se agregue (tudo no mesmo lugar), esteja sempre disponível e tenha um menor custo de tratamento e armazenamento. Responsável Administrativo e Financeiro Simultaneamente responsável pela função financeira, e com posição estratégica ao nível da Direção Geral e da Comissão Executiva em que ele faz parte como membro, o diretor administrativo e financeiro tornou-se, em poucos anos, um dos atores preponderantes na gestão empresarial. Ele situa-se na primeira linha do desenvolvimento interno ou externo, supervisiona todas as reorganizações e organiza muitas vezes a comunicação administrativa e financeira sobre cada um dos eventos da vida da empresa. Ele supervisiona geralmente: O encerramento e entrega das contas fiscais consolidadas, cuja conformidade e fiabilidade supervisiona A elaboração das contas é em geral assegurada por um contabilista a quem ele delega a função. Quanto maior for a dimensão da empresa, maior é o nível de enquadramento A gestão das operações em capital e de investimento. A gestão da tesouraria Financiamento, a relação com os bancos da empresa. O controle de gestão: planificação, orçamento, "reporting", ("forecast", "budget" e "reporting"). Pag 9 de 14

10 Os sistemas de informação de gestão. O controle interno. Ele é, por vezes, encarregue : Do desenvolvimento e da estratégia da empresa, nomeadamente para a aplicação operacional das orientações estratégicas do grupo Da comunicação financeira e da relação com os acionistas e investidores institucionais nas sociedades cotadas em Bolsa. Dos assuntos jurídicos e fiscais, da administração do pessoal, dos serviços gerais. Tendência No futuro, tal como tem acontecido nos últimos anos, a função financeira confirma-se como sendo a principal no seio das empresas. A sucessão de períodos de expansão e de crise conduziram a uma evolução fundamental da função: o Diretor Administrativo e Financeiro tornou-se o "braço direito" do Diretor Geral. Evolução Cada vez mais, o Diretor Administrativo e Financeiro tende a assumir as responsabilidades de direção geral, nomeadamente nas empresas internacionais. A função de Diretor Financeiro pode constituir um ponto de passagem antes de aceder a tais responsabilidades. Departamento Administrativo Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral da empresa ou serviço público, utilizando equipamento informático e equipamento e utensílios de escritório Receber e registar a correspondência e encaminhá-la para os respetivos Pag 10 de 14

11 serviços ou destinatários, em função do tipo de assunto e da prioridade da mesma Redigir e efetuar o processamento de texto de correspondência geral, nomeadamente memorandos, cartas/ofícios, notas informativas e outros documentos Organizar o arquivo, estabelecendo critérios de classificação, em função das necessidades de utilização Atender e encaminhar clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido Efetuar a gestão do economato Preencher e conferir documentação referente ao contrato de compra e venda (requisições, guias de remessa, faturas, recibos) e documentação bancária (cheques, letras, livranças, etc.) Compilar e encaminhar para os serviços competentes os dados necessários, nomeadamente à elaboração de orçamentos e relatórios Executar tarefas de apoio à contabilidade geral da entidade Executar tarefas administrativas de apoio à gestão de recursos humanos Se estivermos perante uma grande empresa, os serviços administrativos podem passar por um atendimento telefónico ou arquivo em geral, até ao envolvimento mais profundo em diversos departamentos. Departamentos jurídicos, de contabilidade, de logística, enfim, um apoio de ouro para muitos que numa multi-nacional (ou não) possa necessitar. Também o apoio direto à administração de uma empresa necessita de serviços de apoio, quer seja para redigir um documento ou para atualizar dados diretos e importantes, ou até dactilografar atas. Numa empresa pequena, um prestador de serviços administrativos faz um sem número de coisas nas mais diversas áreas. Estando envolvido em vários trabalhos, um administrativo, escreve cartas, controla despesas, efetua pagamentos, processa, muitas vezes ordenados, minuta contratos e documentos, entre tantas outras coisas e é normalmente responsável pela qualidade de informação existente no sistema informático. Pag 11 de 14

12 Recursos Humanos Formação Um dos principais ativos de uma empresa é o seu capital humano pelo que se deve estabelecer um programa de formação que cubra todas as especializações e níveis, estabelecer padrões para a aquisição dos conhecimentos e habilidades e elaborar uma matriz de formação que responda efetivamente ás necessidades da empresa. No contexto de globalização que enfrentamos hoje em dia nas empresas, a forma mais eficaz de aumentar a eficiência dos trabalhos administrativos e de apoio, é perseguir permanentemente a relação entre trabalho e custo. Não é viável o dimensionamento de pessoal para atender a pico de necessidades. Para suprir tal necessidade é interessante desenvolver e adotar um sistema flexível com muitas pessoas multifacetadas. Tarefas a cargo dos Recursos Humanos Gerir as tarefas administrativas, relacionamento com várias entidades oficiais em assuntos relacionados com o trabalho. Assegurar a adequada receção e arquivo de documentos e informações necessárias para o processamento mensal de salários. Preparar e efetuar o processamento mensal dos salários dos colaboradores Atualização dos regulamentos internos da empresa. Preparar documentos relacionados com a gestão administrativa dos colaboradores e respetivas estatísticas. Criar e gerir o plano de férias da empresa Gestão de contratos Definição e Gestão do Sistema de Avaliação de Desempenho Políticas Salariais Gestão de Compensações Sistema de Gestão de Carreiras e de Mobilidades. Pag 12 de 14

13 Compras Este departamento procura, identifica e negoceia com fornecedores locais e internacionais para todas os sectores (ex: produtos alimentares frescos e secos; mobiliário; material de escritório, matéria bruta para produção etc ). Algumas das suas funções são : Pesquisa de produtos e análise de preços Gestão orçamental. Gestão e controlo de stocks Controlo da qualidade dos produtos; Realização de reuniões periódicas com os chefes de departamento para definição conjunta de necessidades Reportes periódicos da atividade desenvolvida. Contabilidade A contabilidade é uma ciência de natureza económica cujas funções são o registo, a avaliação, a análise, a previsão e controlo dos factos patrimoniais, ocorridos nas unidades económicas, com vista à obtenção de informações fundamentais à gestão dessas unidades. Contabilidade geral inclui uma ampla gama de funções de contabilidade, como lançamentos contabilísticos, reconciliações de contas, demonstrações financeiras, orçamentos e pagamentos fiscais do governo. Faturação Gestão do fluxo de caixa é, talvez, uma das funções mais importantes da contabilidade numa empresa. Estes colaboradores têm como funções, a faturação de produtos, gerir os fluxos de caixa, preparar depósitos e inserir as respetivas informações na contabilidade geral. Exemplo de um organograma de uma empresa com destaque para os sectores financeiro e recursos humanos. Pag 13 de 14

14 Ilustração 1: Exemplo de um organograma dos departamentos financeiro e recursos humanos. Pag 14 de 14

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