BIS: Modalidade ASP PROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL. São Paulo, 02 de dezembro de At.: Sr. Federico Storni. Prezados Srs.,

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1 PROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL Nº V1 Data BIS: Modalidade ASP CONFIDENCIAL Material de utilização restrita a negociação Bis e a QuadMinds. São Paulo, 02 de dezembro de At.: Sr. Federico Storni Prezados Srs., Conforme solicitado, apresentamos a seguir nossa Proposta Técnica e Comercial para o fornecimento do Bis System na modalidade ASP Application Service Provider e Serviços de Implantação e Treinamento para atender as necessidades da QUADMINDS. A BIS está segura em poder contribuir para o sucesso do Projeto QUADMINDS, e desde já, nos colocamos à disposição para esclarecimentos adicionais. Cordialmente, Adonai Coutinho Barboza Diretor Geral Business Intelligence Solutions

2 ÍNDICE SEÇÃO I A- PROPOSTA TÉCNICA 1. Considerações Iniciais 2. Confidencialidade 3. Estudo do Caso 4. Escopo do Fornecimento 5. Estratégia de Implantação 6. Premissas de Fornecimento 7. Plano de Implantação B- PROPOSTA COMERCIAL 1. Preços 2. Condições de Pagamento 3. Condições de Reajuste 4. Prazo de Validade 5. Efetividade 6. Aceite

3 A- PROPOSTA TÉCNICA 1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS Esta proposta tem como objetivo fornecer as informações referentes à forma de atendimento da BIS, envolvendo o Licenciamento do Software Bis system através de uma assinatura mensal na modalidade ASP Application Services Provider, dos Serviços Profissionais de Treinamento e Implantação e dos Serviços de Manutenção e Suporte Técnico, visando atender as necessidades funcionais e técnicas da QUADMINDS. O conteúdo desta proposta é resultado de: Contato realizado com os profissionais da QUADMINDS com o objetivo de identificar as necessidades requeridas pelo negócio e os seus pré-requisitos; Breve apresentação e entendimento, pela QUADMINDS, do produto Bis System e dos serviços de treinamento, implantação, manutenção e suporte técnico; Levantamento das informações básicas do negócio da QUADMINDS. 2. CONFIDENCIALIDADE As informações contidas neste documento, tais como as relativas a produtos, serviços e metodologias, são de propriedade da BIS, sendo sua duplicação somente permitida para uso interno da QUADMINDS, não podendo ser utilizada como fonte de informações a terceiros, bem como todas as informações fornecidas sobre a QUADMINDS e a BIS, não deverão ser divulgadas, salvo em caso de autorização por escrito da outra parte. 3. ESTUDO DO CASO A QUADMINDS é uma empresa de origem Argentina, constituída recentemente no Brasil e atualmente buscando um serviço de qualidade na área contábil/fiscal. 4. ESCOPO DO FORNECIMENTO O escopo deste projeto e a Estratégia de Implantação levaram em consideração as necessidades sugeridas pelo perfil e pelo Estudo de Caso acima descrito. O escopo de fornecimento contempla o software Bis System na sua funcionalidade nativa na modalidade de fornecimento ASP Application Service Provider e a estratégia de implantação contendo os pré-requisitos para as atividades de Treinamento, Implantação e Outsourcing das atividades de Back Office. - Serviços ASP - Application Service Provider Serviços ASP Application Service Provider compreendendo o uso via Internet pela QUADMINDS, mediante senhas, de produtos de software de propriedade da BIS, no qual a BIS concede à QUADMINDS o direito ao acesso, infra-estrutura de operação, suporte e novos releases do produto de software Bis System aos executivos autorizados. O Suporte aos produtos BIS em ASP, compreende os serviços a seguir indicados:

4 Help Desk, no horário comercial das 8:30 às 17:30 horas, de Segunda à Sexta-feira, para esclarecimento de dúvidas, com uma franquia mensal de 3 horas de suporte, não acumuláveis. Instalação e acesso aos novos releases do produto. - Serviços de Implantação Compreende os serviços de consultoria para a capacitação na configuração e operação do produto Bis System ofertado na modalidade ASP. Os Serviços de Consultoria serão realizados na modalidade de T&M Time & Material, honorários conforme tempo efetivamente despendido pelos consultores, e serão cobradas por apontamento de horas de acordo com a especialidade dos profissionais. - Serviços de Treinamento O Serviço de Treinamento compreende o processo educacional para transferência de conhecimento dos conceitos, configuração, processos e operação para as atividades de responsabilidade da QUADMINDS, relativos ao sistema Bis System. O Serviço de Treinamento será realizado para o profissional responsável pelas atividades de Coordenação do projeto e equipe designada pela QUADMINDS, o qual deverá cumprir o papel de multiplicador no treinamento dos gestores para a operação das funções do Bis System. - Serviços de Desenvolvimento de Customizações Todas as solicitações de novos módulos e funcionalidades serão analisadas por ambas as partes, objetivando o melhor custo/beneficio, sendo que o valor de cada solicitação será acordada pela partes, caso a caso. - Serviços de Outsourcing O trabalho consiste no gerenciamento e operação das atividades fiscais, contábeis, econômicas, financeiras e de departamento pessoal. 5. ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO A Estratégia de Implantação foi desenvolvida assumindo-se as seguintes premissas: Transição rápida e segura da operação de BackOffice da QUADMINDS para a Bis System, de acordo com o diagrama abaixo, através do fornecimento dos serviços de consultoria da BIS, suportados por técnicas de Gestão de Projetos e Metodologia de Implantação de Software envolvendo as seguintes fases:

5 A QUADMINDS deve definir um Gerente de Projeto com poderes para gerenciar o processo de mudanças durante a implantação; A coordenação da implantação será da BIS em conjunto com a QUADMINDS, mediante plano de implantação e cronograma previamente negociados com o Gerente do Projeto da QUADMINDS; O projeto será estruturado e organizado de acordo com os requerimentos e prioridades identificadas para atender a QUADMINDS: O processo de carga dos dados (migrações) será realizado pela BIS e entradas avulsas (digitações) pela QUADMINDS. A BIS, adotará a estratégia de foco em educação pelo treinamento dos usuários chave, capacitando-os a configurar e operar os produtos. Caberá aos usuários chave, no papel de multiplicadores, treinar e apoiar outros profissionais da empresa na operação do produto. Acompanhamento do primeiro ciclo de operação do Bis System; - Localização do Trabalho O Projeto de Implantação será executado de forma centralizada, pela BIS, tendo como local físico o escritório da QUADMINDS, situado na cidade de São Paulo - SP. Algumas atividades serão realizadas pela BIS em suas próprias instalações de acordo com o Plano de Implantação previamente aprovado. 6. PREMISSAS DO FORNECIMENTO É vedado tanto para a BIS quanto para a QUADMINDS contratar profissionais que com elas mantenham quaisquer vínculos contratuais, e que tenham rescindido seu contrato num prazo inferior a 12 meses, independentemente da vigência ou não da prestação de serviços, sem o consentimento da outra parte. Neste caso, a parte contratante solicitará autorização para a contratação, por escrito. A participação do Usuário Chave é obrigatória. O mesmo será envolvido em todo o processo de implantação do produto. Essa participação deverá ter a prioridade que o projeto requer, podendo o seu eventual envolvimento em tempo integral ser solicitado, mediante cronograma acordado entre os Gerentes de Projeto BIS e da QUADMINDS. Fornecimento de informações, desenhos, processos e outros dados sobre o sistema atual são de responsabilidade da QUADMINDS. A geração de arquivos do sistema atual para migração de dados, se houver, é de responsabilidade da QUADMINDS. A necessidade de integração de sistemas deverá obedecer às regras e layouts préestabelecidos pela BIS e qualquer necessidade adicional de desenvolvimento deverá ser discutido a parte. Os itens abaixo discriminados encontram-se fora do escopo do fornecimento desta proposta: Elaboração de manuais de procedimentos internos para operação do sistema. Formatação de informações provenientes de outros sistemas.

6 Integrações com outros sistemas. Diagnóstico e Correção de dados incorretos do sistema atual. 7. PLANO DE IMPLANTAÇÃO O Plano de Implantação apresentado neste tópico está fundamentado no Escopo do Fornecimento, Prazo, Premissas, Metodologia e Estratégia de Implantação constante desta proposta. O processo integrado é a parte mais importante do projeto, pois é nela que definimos as bases de controle, premissas de operação e regras da empresa para o outsourcing, entre elas: Fechamento do contrato e início da operação de consultoria para necessidades imediatas da operação, englobando as áreas financeira, econômica, tributária e de departamento pessoal; Definição dos relatórios mensais (Painel de Controle); Teste de sistemas e implantação do desenho operacional proposto; Implantação da rotina diária de trabalho; Datas de entregas das informações dos relatórios mensais. A seguir apresentamos o cronograma e a tabela com os recursos estimados de h/h, na Modalidade T&M -Time and Material da equipe de Consultoria da BIS Cronograma Estimado de Implantação As Gerências de Implantação da BIS e da QUADMINDS terão por responsabilidade a condução e acompanhamento da implantação, identificando Pontos Críticos, que possam provocar impactos nos prazos e nos investimentos.

7 7.2 - Recursos estimados para o Treinamento e a Implantação CONSULTORIA POR MÓDULO ( h / h ) Projeto QUADMINDS Bis System ERP Total de ( h / h ) na QUADMINDS Total de ( h / h ) preparação interna 70 hs 200 hs 7.3 Operação de Outsourcing Prazo para envio dos documentos Os documentos serão trocados conforme a necessidade operacional, a qual será definida pela BIS. Visitas de Gerenciamento Operacional Serão efetuadas visitas pelos supervisores do projeto sempre que necessário, sem cobrança adicional nos valores mensais. Informações a serem disponibilizadas e atividades a serem desenvolvidas O projeto ora apresentado prevê a disponibilização da totalidade das informações legais e gerenciais requeridas pelo cliente podendo destacar as seguintes: Planejamento Budget e forecast atualizados; Planejamento tributário. Controladoria Gerencial Posição Patrimonial; Análise orçado x realizado; Análise de custos e resultados operacionais por unidade de negócio; Relatórios por caixa e competência; DOAR Tributos Resumo de faturamento e de impostos gerados no mês;

8 Posição de impostos em aberto; Apuração de impostos; Escrituração fiscal. Contábil Fiscal Balancete; Balanço Patrimonial; Demonstrativos de resultados; Relatórios gerenciais aprovados; Escrituração e geração da contabilidade e das obrigações legais. Departamento pessoal Folha de pagamentos e encargos sociais; Provisão de férias e de 13º salário; Emissão e entrega de obrigações acessórias, conforme legislação vigente; Rotinas de admissão, demissão e férias. Adicionalmente às informações disponibilizadas nossa equipe de apoio estará a disposição para auxiliá-lo em: Consultas técnicas fiscais e contábeis; Consultas e auxílios em processos tributários; Consultas financeiras, fechamento de operações de captação ou aplicação; Análises econômicas; Atividades do operador financeiro do cliente Atualização do sistema financeiro Aprovação das autorizações de pagamento. Emissão dos cheques de pagamento Emissão dos extratos Conciliações bancárias Apresentação do fluxo de caixa com valores reais e previstos Coordenação dos trabalhos para pagamentos em bancos Apresentação dos dados financeiros e econômicos ao gestor do cliente; Cobrança e negociação com clientes e fornecedores. ** A BIS poderá disponibilizar o operador financeiro em questão, sendo o custo repassado ao cliente, acrescido dos impostos incidentes.

9 Gestor financeiro do Cliente Aprovação do fluxo de caixa; Definição dos pagamentos a serem efetuados; Assinatura das ordens de pagamento e dos cheques; Atividades adicionais Não estão previstas em nossa proposta de trabalho e, portanto, constituem custo adicional as seguintes atividades: Alterações contratuais; Declarações de imposto de renda de pessoa física; Obtenção de certidões negativas; Obtenção de regime especial; Abertura e fechamento de filiais; Atendimento a fiscalizações específicas; Reprocessamento contábil de períodos anteriores aos de nosso contrato; Estudo de viabilidade e estudos financeiros e econômicos; Acompanhamento em negociações de fusões, J.V, e outras atividades relacionadas. Condições primordiais Disponibilização de espaço físico adequado para a equipe BIS; Disponibilização de infra-estrutura tecnológica, física e lógica, para a operação do sistema BIS; B - PROPOSTA COMERCIAL 1. PREÇOS Apresentamos a seguir, os preços e as condições comerciais para o fornecimento do software Bis System na modalidade ASP e os serviços de Treinamento e Implantação. A BIS decidiu praticar o List Price Especial, o que traduz em preços e condições diferenciadas, tendo como contrapartida o marketing de referência Licenciamento do Bis System na Modalidade ASP A assinatura mensal do software na modalidade ASP Application Service Provider, que confere o direito ao acesso a uma Licença de Uso dos Programas Objeto, módulos executáveis, incluindo Manutenção, Suporte Técnico, Serviços, Infra-Estrutura de Data Center e serviços de Outsourcing para atender a operação do produto BIS System de

10 acordo com a quantidade de executivos autorizados da QUADMINDS é conforme especificado a seguir: O preço da assinatura mensal dos serviços referentes à implantação e prestação de serviços mensais nas áreas de Sistemas, Planejamento, Controladoria Gerencial, Tributos, Contábil Fiscal e Departamento Pessoal é de R$ 3.750,00 (três mil setecentos e cinquenta reais), pelo tempo mínimo de contrato de 12 meses. Os valores acima consideram os impostos vigentes, caso novos impostos ou contribuições sejam criados ou suas alíquotas alteradas no decorrer dos serviços da presente proposta, as partes deverão acordar o repasse integral da carga tributária adicional à QUADMINDS. No mês de novembro com vencimento em será pago pela contratante uma mensalidade integral dos serviços contratados, referente aos encargos incorridos sobre folha no período, a saber, décimo terceiro salário e férias Serviços de Treinamento e Implantação Os Serviços de Consultoria para o Treinamento e a Implementação, foram estimados utilizando a modalidade de T&M Time & Material, honorários conforme tempo efetivamente despendido pelos consultores. Na tabela a seguir, apresentamos os preços estimados, de acordo com a estimativa de horas apresentada na Proposta Técnica. PREÇO DA CONSULTORIA - PROJETO QUADMINDS (Valores em R$, sem impostos, válido para setembro/ 2013) Bis System ERP Total em Reais ( R$) 0, Despesas Complementares As despesas de deslocamento e estacionamento não estão inclusas nos preços e serão repassadas à QUADMINDS. Quando fora do Município de São Paulo também serão repassadas as despesas de transporte, hospedagem e alimentação Serviços de Outsourcing - Volume Os valores acima consideram o volume de trabalho levantado pela BIS em levantamentos operacionais realizados nos início da operação, os quais serão posteriormente anexados ao contrato de prestação de serviços. Em volumes 15% superiores ou inferiores aos previamente informados, deverão ser renegociados entre as partes.

11 1.5. Prazo Os preços desta proposta são válidos para a assinatura mensal do software e prestação de serviços por um prazo igual ao item 1.1, podendo ser renovado automaticamente pelo mesmo período. 2. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO 2.1. Serviços ASP Mensal. Estes serviços serão faturados sempre no primeiro dia do mês subseqüente ao da prestação dos serviços com a emissão da Nota Fiscal / Fatura com vencimento no quinto dia útil do mês subseqüente Período de Implantação dos Serviços ASP Mensal. Durante o período de implantação previsto no item 7 supra a QUADMINDS pagará os valores previstos no item 1.1. Entende-se como início da operação o início da efetiva utilização do sistema e metodologia BIS nas atividades desenvolvidas no departamento financeiro da QUADMINDS Serviços de Treinamento e Implantação As despesas complementares serão cobradas mensalmente mediante apontamento das despesas; o período mensal de apuração corresponde do dia 26 do mês anterior ao dia 25 do mês corrente. Cada profissional apontará suas horas no Relatório de Serviços de Consultoria, a cada atividade executada, até a totalização das horas de treinamento, aprovado pela QUADMINDS. No caso da necessidade de horas excedentes de consultoria de treinamento, estas serão apontadas com base no Relatório de Serviços de Consultoria no dia 25 de cada mês e será emitida Nota Fiscal / Fatura com vencimento para após 05 dias úteis. 3. CONDIÇÕES DE REAJUSTE Os preços dos serviços objeto desta proposta são efetivos para Julho de Estes serão reajustados a cada 12 meses, ou na menor periodicidade permitida em lei, de acordo com a variação do IGPM-FGV na ordem de 40% e pelo Dissidio da Convenção Coletiva da BIS na ordem de 60% do período dos últimos 12 meses, ou outro índice que venha a substituí-lo e, ainda, a qualquer tempo, por convenção expressa entre as partes. Caso haja uma variação igual ou superior a 30% entre o valor do faturado no mês e a média dos últimos doze meses e/ou mudança no regime de tributação da empresa (Lucro Presumido,

12 Lucro Real, Regime Especial, etc.), deverá ser renegociado entre as partes um novo o valor da mensalidade dos serviços de Planejamento, Controladoria Gerencial, Tributos, Contábil Fiscal e Departamento Pessoal, podendo a BIS optar pela continuidade ou não destes serviços. 4. PRAZO DE VALIDADE Esta proposta tem validade de 05 (cinco) dias da data de sua emissão. 5. EFETIVIDADE Esta Proposta e seus Anexos são considerados como um instrumento legal, válido para regular os termos e condições estabelecidas nesta proposta, entre a QUADMINDS e a BIS e vigorará até a assinatura do correspondente Contrato, sendo que esta Proposta e seus Anexos serão parte integrante do Contrato. 6. ACEITE E, por estarem de acordo com os termos desta proposta, firmam a mesma em duas vias de igual teor e forma, obrigando-se ao cumprimento de todos os seus termos e condições. São Paulo, de de Adonai Coutinho Barboza Diretor Geral Business Intelligence Solutions. CNPJ: / Nome: Cargo: Razão Social: CNPJ: Testemunhas: Nome: RG: Nome: RG:

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