GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS, CONTEÚDO E PROCESSOS GED/ECM. Solução de Gestão Eletrônica de Documentos Acadêmicos

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1 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS, CONTEÚDO E PROCESSOS GED/ECM Sluçã de Gestã Eletrônica de Dcuments Acadêmics

2 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO BENEFÍCIOS GERAIS A Sluçã ECMDOC de Gestã de Dcuments Acadêmics, tem cm principais bjetivs para as IES Instituições de Ensin Superir: Reduzir vlume de papel ns prcesss da Secretaria Acadêmica, cm a digitalizaçã de Dcuments físics e a criaçã de dcuments digitais sem precisar imprimir, usand Certificaçã Digital; Criaçã, trâmite e Assinatura de Dcuments da Instituiçã ttalmente de frma eletrônica, sem necessidade de impressã e cm legalidade jurídica. ( diáris de classe, atas, certificads, diplmas, dcuments ds prfessres cm planejament, etc ); Digitalizar cm legalidade jurídica ( MP 2.200/02 ) acerv de dcuments físics, eliminad dcument em papel ( cm destinaçã final a eliminaçã ) e dispnibilizar para cnsulta cm ttal segurança e cntrle; Reduçã de custs cm papel, cópias e impressã; Ganh de prdutividade ns prcesss dcumentais; Cnfrmidade cm as exigências legais e d MEC Prtarias 1.224/13, 255/90, 40/2007, 1.261/13;

3 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO ATENDER EXIGÊNCIAS LEGAIS A Sluçã ECMDOC ajuda a IES na Cnfrmidade cm Exigências legais d MEC, a seguir alguns itens atendids relacinads à Legislaçã: Prtaria Nº 255 de 1990 RESOLVE: Art. 1 - O arquivament de livrs e dcuments referentes às atividades ds estabeleciments de ensin será mantid rigrsamente em dia, para prnt manusei, cnsulta e cmprvaçã, de maneira a facilitar tda e qualquer pesquisa. Art. 7 - O arquivament da dcumentaçã cnstante ds itens 2 e 3 d artig anterir pderá ser prcessad cm a adçã de : 1 - Encadernaçã da ficha riginal crrespndente a cada an de atividade encerrada; 2 - Micrfilmagem; 3 - Sistema cmputadrizad.

4 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO ATENDER EXIGÊNCIAS LEGAIS A Sluçã ECMDOC ajuda a IES na Cnfrmidade cm Exigências legais d MEC, a seguir alguns itens atendids relacinads à Legislaçã: Prtaria Nº 40 de 2007 Art. 1º A tramitaçã ds prcesss de regulaçã, avaliaçã e supervisã de instituições e curss superires d sistema federal de educaçã superir será feita exclusivamente em mei eletrônic, n sistema e-mec,... 1º A cmunicaçã ds ats se fará em mei eletrônic, cm bservância as requisits de autenticidade, integridade, validade jurídica e interperabilidade da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 2º As ntificações e publicações ds ats de tramitaçã ds prcesss pel e-mec serã feitas exclusivamente em mei eletrônic. Art. 2º A mvimentaçã ds prcesss se fará mediante a utilizaçã de certificads digitais. 3º O acess a e-mec deverá ser realizad cm certificaçã digital, padrã ICP Brasil, cm us de Certificad tip A3 u superir, emitid pr Autridade Certificadra credenciada, na frma da legislaçã específica.

5 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO ATENDER EXIGÊNCIAS LEGAIS A Sluçã ECMDOC ajuda a IES na Cnfrmidade cm Exigências legais d MEC, a seguir alguns itens atendids relacinads à Legislaçã: Prtaria Nº de 2013 Art. 1º... 1º O Acerv Acadêmic será cmpst de dcuments e infrmações definids n Códig e na Tabela cnstantes n ANEXO I, devend a IES bedecer a prazs de guarda, destinações finais e bservações prevists na Tabela. 2º Vencid praz de guarda da Fase Crrente, dcument em Fase Intermediária, cuja destinaçã, prevista na Tabela d ANEXO I, seja a eliminaçã, a IES pderá substituir respectiv dcument físic d Acerv Acadêmic pr dcument devidamente micrfilmad, bservadas as dispsições, n que cuber, da Lei nº 5.433, de 8 de mai de 1968, e d Decret n.º 1.799, de 30 janeir de Art. 2º A IES deve manter permanentemente rganizad e em cndições adequadas de cnservaçã, fácil acess e prnta cnsulta td Acerv Acadêmic sb sua guarda. 1º O Acerv Acadêmic pderá ser cnsultad a qualquer temp pela Cmissã Própria de Avaliaçã (CPA). 2º O Acerv Acadêmic pderá ser averiguad a qualquer temp pels órgãs e agentes públics atuantes para fins de regulaçã, avaliaçã e supervisã. 3º Estará sujeita à avaliaçã institucinal a adequada bservância às nrmas previstas n Art. 1º desta Prtaria.

6 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO ATENDER EXIGÊNCIAS LEGAIS A Sluçã ECMDOC ajuda a IES na Cnfrmidade cm Exigências legais d MEC, a seguir alguns itens atendids relacinads à Legislaçã: Prtaria Nº de 2013 Art. 4º A manutençã e guarda de Acerv Acadêmic nã cndizente cm s prazs de guarda, destinações finais e bservações cnfrme definidas n Art. 1º desta Prtaria pderá ser caracterizada cm irregularidade administrativa, sem prejuíz ds efeits da legislaçã civil e penal. Parágraf Únic. O representante legal da IES, a Mantenedra, Depsitári d Acerv Acadêmic e s Depsitáris d Acerv Acadêmic precedentes sã slidariamente respnsáveis pela manutençã e guarda d Acerv Acadêmic. A Gestã ds Dcuments e Arquivs Acadêmics de frma Digital e Digitalizada, cm Legalidade é a melhr sluçã para atender MEC nesse quesit!

7 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO ATENDER EXIGÊNCIAS LEGAIS A Sluçã ECMDOC ajuda a IES na Cnfrmidade cm Exigências legais d MEC, a seguir alguns itens atendids relacinads à Legislaçã: Prtaria Nº de 2013 Art. 1º Fica determinad que Códig de Classificaçã e a Tabela de Tempralidade e Destinaçã de Dcuments de Arquiv relativs às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensin Superir - IFES, aprvad pela Prtaria nº 92, de 23 de setembr de 2011, d Diretr-Geral d Arquiv Nacinal, é de us brigatóri nas IFES, ficand a carg destas dar publicidade as referids instruments técnics. Parágraf únic. O Códig de Classificaçã e a Tabela de Tempralidade e Destinaçã de Dcuments de Arquiv relativs às Atividades-Fim das IFES encntram-se dispníveis para cnsultas e cópias n síti eletrônic d Sistema de Gestã de Dcuments de Arquivs - SIGA, da Administraçã Pública Federal: gv. br.

8 OBJETIVOS DA SOLUÇÃO ATENDER EXIGÊNCIAS LEGAIS A Sluçã ECMDOC ajuda a IES na Cnfrmidade cm Exigências legais d MEC, a seguir alguns itens atendids relacinads à Legislaçã: Medida Prvisória Nº de 2001 institui ficialmente ICP-Brasil: Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de dcuments em frma eletrônica, das aplicações de suprte e das aplicações habilitadas que utilizem certificads digitais, bem cm a realizaçã de transações eletrônicas seguras. Art. 10º Cnsideram-se dcuments públics u particulares, para tds s fins legais, s dcuments eletrônics de que trata esta Medida Prvisória. 1º As declarações cnstantes ds dcuments em frma eletrônica prduzids cm a utilizaçã de prcess de certificaçã dispnibilizad pela ICP-Brasil presumem-se verdadeirs em relaçã as signatáris, na frma d art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeir de Códig Civil. 2º O dispst nesta Medida Prvisória nã bsta a utilizaçã de utr mei de cmprvaçã da autria e integridade de dcuments em frma eletrônica, inclusive s que utilizem certificads nã emitids pela ICP-Brasil, desde que admitid pelas partes cm válid u aceit pela pessa a quem fr pst dcument.

9 O QUE ESTA INCLUSO NA SOLUÇÃO A Sluçã Cpyjui/Dcsystem é um cnjunt de Serviçs, Hardware e Sftware: Serviçs: Levantament ds prcesss, tips e fluxs dcumentais, e implantaçã de Gestã Eletrônica de Dcuments de acrd cm Metdlgia de ECM; Treinament de Usuáris e Administradr d Sistema; Orientaçã e treinament para digitalizaçã de acerv de dcuments ( cm us de módul AutScan e Scanner de prduçã ); Hardware: Scanners de Prduçã Cann para digitalizaçã em massa; Sftware de ECM ECMDOC, principais características e móduls: Gestã Eletrônica de Dcuments, permitind a captura, prcessament e busca de dcuments em estrutura pr tips de dcuments e camps de indexaçã ( metadads ); Módul de AutScan, permite a digitalizaçã em massa e prcessament de OCR; Integraçã cm Certificads ICP-Brasil; Acess WEB; Módul de Frmulári Eletrônics; Módul de Wrkflw autmaçã de prcesss; Integraçã cm sistemas atuais da instituiçã e Office;

10 METODOLOGIA DE PROJETO DE ECM FASE 1 IDENTIFICAÇÃO E ABERTURA DO PROJETO ( WORKSHOP INICIAL ) Levantament ds Prblemas e Necessidades Existentes; Objetivs Estratégics d Prjet; Definiçã da Equipe; Definiçã d Escp e Crngrama; FASE 2 LEVANTAMENTO DOS RECURSOS TECNOLOGICOS E INFRAESTRUTURA Pririzaçã de Requisits ( que precisa ter ); Definiçã d Ferramental ( recurss e tecnlgia para realizar ); Definiçã da Infraestrutura e Arquitetura tecnlógica Necessária e Existente; FASE 3 MAPA DO GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E ATIVIDADES INICIAIS Mapeament d Cicl de Vida ds Dcuments e Prcesss Dcumentais; Levantament da Estrutura Dcumental ( Organizaçã, Tabela de Tempralidade e Classificaçã ); Criaçã da Infraestrutura inicial; Criaçã ds Prcesss e da Estrutura Dcumental inicial e aprvaçã; FASE 4 IMPLANTAÇÃO INICIAL E HOMOLOGAÇÃO Detalhament da Aplicaçã; Integraçã cm SIstemas; Interface cm usuáris; Testes e hmlgaçã; Avaliaçã e melhrias; FASE 5 IMPLANTAÇÃO EM PRODUÇÃO Gestã de Mudanças; Treinament de Usuáris; Acmpanhament e mnitrament Inicial; Avaliações e Melhrias; Term de Entrega.

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12 SOLUÇÃO COMPLETA DE ECM QUE SE INTEGRA EM TODA EMPRESA

13 ESTRUTURA FLEXÍVEL À NECESSIDADE DO CLIENTE Os dcuments sã rganizads de frma estruturada, pr tips de dcuments, pastas e camps de indexaçã. Os dcuments digitais sã facilmente cnsultads n Prtal na rede interna u na internet.

14 DIGITALIZAÇÃO / INTEGRAÇÃO COM OFFICE Salve nvs Dcuments u Revisões diretamente d Micrsft Office para ECMDOC!

15 RECURSOS DE ANOTAÇÃO COMO TARJA PRETA E CARIMBOS INTEGRAÇÃO COM CERTIFICADO DIGITAL ICP-BRASIL

16 CONTROLE DE VERSÃO DE DOCUMENTOS Cntrle de tdas as versões e revisões d dcument, data, hra e usuári que alteru. Também é pssível visualizar as versões anterires d dcument.

17 FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS SUBSTITUINDO PRÉ-IMPRESSOS EM PAPEL Ecnmize cm pré-impresss substituínd s mesms pr Frmulári Eletrônics.

18 MÓDULO WORKFLOW AUTOMATIZE PROCESSOS ENVOLVENDO DOCUMENTOS ACADÊMICOS

19 CONTROLE DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ( RECORD MANAGEMENT ) Cntrle da Tabela de Tempralidade ds Dcuments Acadêmics

20 SEGURANÇA E AUDITORIA Cmplet e Rbust cntrle de acess pr Repsitóri, tip de dcument, camps, funções, etc. Cntrle a nível de Usuári e Grup.

21 AUTOSCAN ( SUITE DE CAPTURA E INDEXAÇÃO AUTOMATIZADA ): ZONAS DE OCR, LEITURA DE CÓDIGOS DE BARRAS, ETC Módul Utilizad para a Digitalizaçã em Massa de Dcuments Acadêmics!