RECOMENDAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO DE INGRESSO ACADÊMICO NA UFFS (MINUTA)

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1 RECOMENDAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO DE INGRESSO ACADÊMICO NA UFFS (MINUTA)

2 APRESENTAÇÃO O formato eletrônico é uma das conquistas das novas tecnologias, sendo que agiliza e permite o acesso aos documentos com maior rapidez. A criação de instrumentos de Gestão Documental para a Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), possibilita a normatização e melhoria dos processos na instituição, servindo como subsidio para o tratamento da informação produzida tanto no formato convencional como eletrônico. A vida acadêmica inicia no momento de apresentação dos documentos exigidos para o ingresso na UFFS, sendo que a trajetória do corpo acadêmico ficará registrada nos suportes documentais produzidos durante o período em que fez parte da Universidade e assim irão compor o dossiê acadêmico. Este manual apresenta a estrutura utilizada para o processo de captura da imagem (digitalização) dos documentos, exigidos para o ingresso do aluno na UFFS, compostos pelos documentos pessoais e escolares, numerados sequencialmente de 0001 a Conforme os procedimentos para a digitalização dos documentos, apresentados a seguir. Cabe lembrar, que após o processo de digitalização, os originais (documentos em papel) ainda devem ser preservados, pois os documentos eletrônicos ainda não assumiram o status que substitua os documentos convencionais e por isso devem ser conservados em um ambiente adequado que propicie a guarda e o acesso a esta documentação. É oportuno salientar que é de responsabilidade dos servidores designados para o tratamento da documentação seguir as orientações institucionais de forma a padronizar a metodologia arquivística de gestão documental adotada para a UFFS. Arquivistas da UFFS

3 PROCEDIMENTOS PARA A DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. Os documentos antes de serem colocados na esteira ou bandeja do scanner para o processo de digitalização devem ser organizados de maneira a ter a melhor apresentação possível após digitalizados, pois os mesmos, ao serem salvos no formato PDF (Portable Document Format), tem opções de modificações limitadas; 1.1 As modificações referidas no item anterior referem-se a forma de apresentação do documento digitalizado (opções como modo paisagem ou retrato, desmembrar documentos que foram salvos em um único arquivo/pdf entre outras) e não quanto aos dados e informações intrínsecas do documento, estas devem ser mantidas inalteradas por garantirem a autenticidade do mesmo; 2. Todo ou qualquer espécie de grampos ou presilhas deve ser retirado do documento que será digitalizado; 3. Documentos amassados ou dobrados, devem ser evitados por ocasionarem obstrução da esteira do scanner no momento da digitalização, além de causarem rasuras na imagem digitalizada; 4. A resolução adotada para a digitalização do documento é de 240 DPI: 5. O formato a ser salvo o documento é o PDF (Portable Document Format) selecionada a opção OCR (Optical Character Recognition); - Configuração de Digitalização - opções de PDF - OCR - Converter em PDF acessível - (Baseado no software ScandAII PRO que acompanha o scanner) 6. Os documentos devem ser digitalizados frente e verso (opção Duplex no ScandAII PRO), sendo que o mesmo se aplica a documentos que apresentem o verso sem qualquer

4 informação (em branco); 7. Documentos que não satisfaçam a dimensão da esteira do scanner (propiciando cortes - principalmente laterais - e rasuras de informações) devem ser digitalizados na bandeja do mesmo (opção FlatBad no ScandAII PRO). 7.1 Utilizando-se a bandeja, o documento deve ter seu verso (parte de trás) digitalizado antes do anverso (frente), pois o processo de salvamento do arquivo/pdf ocorre no sentido inverso no ScandAII PRO; 7.2 Para que o(s) documento(s) sejam salvos no mesmo arquivo/pdf o procedimento realizado no software ScandAII PRO constitui-se na opção: - página - inserir - digitalizar - ; 7.3 A opção acima referida, deve ser realizada quantas vezes forem necessárias (variável de acordo com o número de páginas a serem digitalizadas) para que os documentos sejam salvos no mesmo arquivo/pdf. 8. Documentos de dimensões superiores ao formato A4 (210x297 mm), devem ser digitalizados com a opção de formato legal que possibilita a captura da imagem do documento com maior dimensão (8.5 x 14 polegadas); - configurações de digitalização - tamanho do papel - legal (8.5x14 polegadas) ; 9. Documentos digitalizados que apresentarem cortes, rasuras de informações, modificações ou perda de qualidade na imagem por motivo do processo de varredura do scanner, devem ser digitalizados novamente; 10. É indispensável que TODOS os documentos digitalizados devam ser conferidos após o processo de digitalização garantindo a fiel reprodução das imagens sem perda de

5 informações; Para a organização e padronização dos documentos digitalizados recomenda-se a criação de diretório/pasta para cada curso de graduação (código e nome do curso) sendo subsequente, os diretórios/pastas de cada um dos alunos pertinentes ao curso (matrícula e nome do aluno), ordenados pela ordem crescente no número de matrícula. Segue exemplo: 1111 Arquitetura e Urbanismo - Diurno (DIRETÓRIO/PASTA DO CURSO) João Severo (MATRÍCULA E NOME DO ALUNO) Ana Maria Severo Carlos Severo... Os documentos de ingresso dos acadêmicos na UFFS (constituem-se da Declaração de não estar cursando curso em outra IFES, Lista de documentos entregues pelo aluno, Certificado/Histórico escolar e Documentos de Identificação) devem ser salvos em arquivos independentes numerados de 0001 a 0004, como apresentado a seguir: Carlos Severo 0001 DECLARAÇÃO DE NÃO ESTAR CURSANDO CURSO EM OUTRA IFES; 0002 LISTA DE DOCUMENTOS ENTREGUES POR ALUNO; 0003 HISTÓRICO ESCOLAR (Certificado de Conclusão de Ensino Médio e Diploma de Ensino Superior); DOCUMENTOS DE IDENTIFICAÇÃO DO ALUNO (RG, Certidão de Nascimento/Casamento, CPF, CNH, CT, Título Eleitoral, Comprovante de Votação, Certificado de Quitação Eleitoral, Comprovante de Quitação Militar, Termo e/ou Boletim de Perda de Documento, Procuração, Documento de Identidade do Procurador, Carteira de Vacinação);