Gestão de Documentos

Transcrição

1 Gestão de Documentos PALESTRA Arcabouço Tecnológico e Legal para Migração de Documentos e Processos Analógicos para Digitais com Validade Jurídica e maior Eficácia Probatória Curitiba, 1 de Julho de 2010 PALESTRANTE: Stefano Kubiça stefanokubica@gmail.com

2 Apresentação Atuação com TIC desde o ano de 1978 Atuação em GED desde o ano de 1998 Atuação Certificação Digital desde 2000 Mestrado documentos digitais em 2001 Treinamentos Certificação desde 2003 Consultoria (independente) desde 2005 Prof. Certificação ESA/OAB desde 2007 Principais referências: UFSC, UNB, ITI, UNCITRAL, Legislação, CONARQ e AIIM

3 Tópicos Principais Contextualização Novos Conceitos Tecnologias Necessárias Aspectos Jurídicos Abordagem para Viabilização Importantes Aplicabilidades Casos de Uso no Brasil Principais Benefícios Perspectivas e Desafios Oportunidades para Perguntas

4 Fragilidade dos dados no meio eletrônico É relativamente fácil: Copiar a assinatura Alterar conteúdos sem deixar vestígios Interceptar conteúdos Contextualização Contrato eletrônico ,00 (hum mil reais) dez Alterar data e hora Extraviar documentos Recebido em 30/6/10 às 8h15 O meio eletrônico gera novos conceitos:

5 Novos Conceitos Documentos Analógicos ** Migração** Documentos Digitais Substituição M* *Materialização e conversão geram cópias e a substituição gera documentos originais. **Viabiliza-se com Legislaçã ção o e Tecnologias

6 Novos Conceitos Documento em Papel X Documento Eletrônico Este é um texto escrito em suporte papel e, assim, qualquer pessoa que tenha conhecimentos suficientes para leitura terá condições de interpretar Assinatura manuscrita Assinatura eletrônica Linguagem Humana X Linguagem Computacional

7 Assinatura no Papel Assinatura Eletrônica Documento Os requisitos de integridade e autoria sempre devem ser atendidos para documentos em suporte papel quando é Integridade fundamental garantir eficácia probatória dos mesmos. Para os documentos eletrônicos, é necessário que esses mesmos requisitos também serem viabilizados. Autoria Novos Conceitos Senha SX14328Z02 Digitalizada Biométrica Digital Pode Certificar Integridade e Autoria

8 Novos Conceitos Equivalência Funcional: Papel X Eletrônico Requisitos fundamentais: 1. Certificação de autoria (origem) 2. Certificação da integridade 3. Garantia de sigilo de conteúdos 4. Certificação da tempestividade 5. Garantia de acessibilidade Viabiliza-se com legislação e tecnologias:

9 Tecnologias Necessárias Infra-estrutura Chaves Públicas Autoridades Certificadoras Autoridades Registro Certificado Digital: ICP AC s AR s CD ICP(PKI) = Certificação Digital

10 Tecnologias Necessárias Certificado Digital Chave Pública Identificação Titular Nome da Autoridade Certificadora Assinatura Digital da Autoridade Certificadora Chave Privada Certificação Digital: assinatura digital = 1-autoria e 2-integridade; criptografia = 3-sigilo

11 Tecnologias Necessárias Ocorrências eventos no tempo (ex: protocolos) Relógio atômico de césio sincronização 22:46:57 ACT Carimbo do Tempo Observar: Fusos Horários - Hora Oficial do Brasil 4 Certificação da Tempestividade Digital

12 Tecnologias Necessárias Enterprise Content Management Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gerenciamento Documentos Eletrônicos DIGitalização ECM GED GDE DIG Propósito: garantir 5-Acessibilidade

13 Aspectos Jurídicos Leis Modelo das Nações Unidas UNCITRAL Equivalência Papel versus Eletrônico Comércio Assinatura Contratos Eletrônico Eletrônica Eletrônicos Aspectos adotados pela maioria dos países

14 Aspectos Jurídicos Estado norte-americano de Utah em 1995 (primeira norma sobre Certificação Digital) Diretiva européia n 93/99 de 1999 (adotada pela maioria dos países da UE) e-sign de 30/06/2000 (legislação federal norte-americana) Decreto brasileiro n de 05/09/2000 (embrião da Certificação Digital no Brasil) Medida Provisória de 24/08/2001

15 Aspectos Jurídicos Medida Provisória * 24/08/2001 Art 10 1º: Assinaturas via ICP-Brasil tem presunção de veracidade (tem maior eficácia probatória) Art 10 2º: Assinaturas fora da ICP-Brasil tem validade conforme aceitação contra quem for aposto o documento ou acordo entre as partes (pode ter validade jurídica) Art 13 O ITI é a Autoridade Certificadora Raiz da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira. Art 14 No exercício de suas atribuições, o ITI atividade de fiscalização, podendo ainda aplicar sanções e penalidades, na forma da lei. ITI desempenhará *Marco regulatório para Certificação Digital

16 N U L A Aspectos Jurídicos Eficácia Probatória com ICP-Brasil Em termos jurídicos o nível de risco em um contrato eletrônico depende do grau de eficácia probatória. Art. 10 1º EQUIVA- VALEN- TE Assin. Com em assin. papel em Art. 10 2º Gravado papel com firma EQUIVA- reco- LENTE nheci- da Verbal testemunha P L E N A

17 Aspectos Jurídicos Lei Informatização do Processo Judicial Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei (ICP-Brasil), serão considerados originais* para todos os efeitos legais. *Migração do papel para o digital por Substituição

18 Aspectos Jurídicos Lei Informatização do Processo Judicial Art. 11 3º Os originais, dos documentos digitalizados e juntados aos autos, deverão ser preservados* pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória *Sem distinção quanto ao tipo da digitalização: simples, certificada, autenticada ou registrada

19 Abordagem para Viabilização Migração documentos papel para eletrônicos com arcabouço tecnológico e legal adequado Princípios: Legalidade, Efetividade e Economicidade Etapas Recomendadas I Internalizar Conhecimentos sobre o Tema II Gestão: Documentos, Processos e Mudança III Garantir Segurança Jurídica Adequada IV Definir a Equivalência Funcional V Prover a Infra-estrutura Necessária VI Prover Solução Conforme Escopo

20 Abordagem para Viabilização Etapa I Internalizar Conhecimentos Fase 1 conhecer Fase 2 confiar Fase 3 aplicar GDoc + TIC + Jur Eventos Capacitação Gestão (EII) Palestras Treinamentos Requisitos Fóruns Aprendizado Definições

21 Abordagem para Viabilização Etapa II Gestão: Documentos, Processos e Mudança INDISPENSÁVEL Recomendável Gestão Documental (PCD,TTD...) Ciclo de vida, preservação digital CONARQ CTDE e-arq Gestão dos processos e BPM Trâmites, fluxos, tarefas etc. Racionalização dos processos FACILITADOR Gestão da mudança (na migração) O novo, cultura, reações etc. Internalização conhecimentos

22 Abordagem para Viabilização Etapa III Garantir Segurança Jurídica Etapa III Garantir Segurança Jurídica Conformidade com base no arcabouço legal pertinente Elaboração de normas internas com participação do jurídico Consonância com todas as entidades reguladoras, fiscalizadoras e de controle Eficácia Probatória adequada Normas que permitem descartar documentos originais em papel depois de digitalizados?

23 Abordagem para Viabilização Etapa IV Definir a Equivalência Funcional

24 Abordagem para Viabilização Etapa V Prover a Infra-estrutura Necessária Etapa V Prover a Infra-estrutura Necessária Ambiente computacional seguro para conteúdos digitais (ISO 27001) Rede com disponibilidade e velocidade adequadas (LCR) Armazenamento de alta capacidade (conteúdos) Software e hardware adequados para gerar e validar assinaturas Pessoal preparado para atuar com Assinatura Digital de documentos

25 Etapa VI Prover Solução Conforme Escopo Conforme requisitos Etapas III e IV ECM Tempestividade Abordagem para Viabilização Desenvolver? Contratar? Adquirir? Prova de conceitos da solução Homologação da solução Institucionalização com normas Capacitação dos usuários Implantação na área piloto Ajustes na solução (se necessário) Implantação nas demais áreas

26 Importantes Aplicabilidades Assinatura documentos eletrônicos em geral ANTES DEPOIS

27 Importantes Aplicabilidades Autenticação remota (em sistemas e redes) ANTES DEPOIS

28 Casos de Uso no Brasil Assinatura de documentos em geral Autenticação em sistemas e redes Governo Federal, Estados e Prefeituras Entidades do legislativo e do judiciário Escrituração contábil e fiscal digital Guarda documentos digitais e GED/ECM Hospitais, clínicas e consultórios Instituições de ensino e de pesquisa Bancos e instituições Financeiras EX: SIDOF, NF-e, Processos,

29 Casos de Uso no Brasil Primeira Aplicação de Assinatura Digital para Documentos

30 Casos de Uso no Brasil Nota Fiscal Eletrônica - NF-e Migração da emissão da nota fiscal em papel para nota fiscal original eletrônica. NF s Modelos 1 e 1A Assinatura Digital da Nota Fiscal Eletrônica

31 Casos de Uso no Brasil Assinatura Digital em Processos Judiciais Informatizados Fonte: TRT 4ª Região

32 Casos de Uso no Brasil

33 Casos de Uso no Brasil

34 Principais Benefícios Operações não o presenciais entre pessoas, empresas, governos etc. Autoria, integridade, sigilo, certificação da tempestividade e acessibilidade de documentos e processos eletrônicos. Maior credibilidade em operações com documentos realizadas pela Internet:

35 Principais Benefícios Credibilidade no Meio Eletrônico Certificação Digital ECM/GED Tempestividade componentes de confiança Internet

36 Principais Benefícios PJe Processos Judiciais Eletrônicos SPED Sistema de Escrituração Digital NF-e Nota Fiscal Eletrônica (1 e 1A): Geradas: mais de um bilhão até 30/6/2010 Redução: folhas papel (-3 vias) Contribuição: sustentabilidade ambiental árvores derrubadas litros de água Hoje: aproximadamente por mês Economia: impressão, trâmite, digitalização, OCR Tendência: redução papel para documentos:

37 Perspectivas para o Futuro Evolução dos Documentos V O L U M E S HOJE EM PAPEL CÓPIAS ORIGINAIS ELETRÔNICOS FUTURO

38 Perspectivas para o Futuro Tornar crime o uso incorreto do Artigo 10 1º da MP (Certificados ICP-Brasil) Obrigatório nas relações com governo É o único caminho e não tem volta Hoje=diferencial; Futuro=necessidade Cada cidadão com Certificado Digital Registro de Identidade Civil conforme Lei 9454 e Dec para evitar roubo Identidade e popularizar a Certificação

39 Perspectivas para o Futuro Certificado Digital (desafios ) Início das emissões previsto para até o final de 2010

40 Importantes Desafios Com a Certificação Digital é Possível: Substituir a Carteira de Identidade e a caneta pelo Certificado Digital assinatura digital Aceitação? Mudança? Riscos? Responsabilidades?

41 PROCESSO ANALÓGICO COM DOCUMENTOS EM PAPEL D O C U M E N T O 1 D O C U M E N T O 2 Importantes Desafios E se a migração não se realizar em breve? D O C U M E N T O X D O C U M E N T O 10001? Como: Receber? Validar? Certificar? Aceitar? Armazenar? Preservar? Disponibilizar? Gerenciar?

42 10 Recomendações Práticas 1) Sensibilizar a alta cúpula da organização 2) Visão corporativa e implementação setorial 3) Treinar e alocar GT com TI, Jurídico e GDoc 4) Priorizar a migração por substituição 5) Definições isentas e independentes 6) Rigorosamente conforme legislação em vigor 7) Atos que por Lei/opção requerem ICP-Brasil 8) Preservação e eficácia probatória no tempo 9) Interoperabilidade das assinaturas digitais 10) Sigilo da chave privada pelos usuários

43 Obrigado pela Atenção Stefano Kubiça Consultoria e Treinamentos para Migração de Documentos Analógicos para Digitais stefanokubica@gmail.com (41) Contribua para a sustentabilidade ambiental substituindo os documentos em papel pelos eletrônicos com a Certificação Digital Oportunidades para Perguntas