Política de Auditoria Interna

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1 Política de Auditoria Interna 22 de outubro 2013 Define a missão, a independência, a objetividade, as responsabilidades e regulamenta a função da auditoria interna.

2 ÍNDICE 1. OBJETIVO PÚBLICO ALVO RESPONSABILIDADES DOS ENVOLVIDOS Responsabilidades do Comitê de Auditoria (na sua ausência, do Conselho de Administração) Responsabilidades do Diretor Presidente Responsabilidades da Gerência Executiva de Auditoria Interna Regras e Princípios norteadores das atividades Princípio da Independência da Auditoria Interna Princípio da Objetividade da Auditoria Interna Escopo da Auditoria Interna Acesso da Auditoria Interna Metodologia da Auditoria Interna Código de Ética Avaliação de Qualidade DOCUMENTOS RELACIONADOS GLOSSÁRIO... 7 Informação de uso interno da Cetip S.A. Página 2

3 1. Objetivo O objetivo desta política é definir o papel, as responsabilidades e os princípios que regulamentam a Auditoria Interna na Cetip. A missão da Auditoria Interna é prover serviços de avaliação e de consultoria, de forma independente e objetiva, abrangendo todas as atividades desenvolvidas pela Cetip, através de abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controles e governança corporativa, agregando valor à Cetip, auxiliandoa no alcance de seus objetivos, e na contínua melhoria de seus controles. A Auditoria Interna é parte da estrutura de Controles Internos da Cetip, e provê ao Diretor Presidente, ao Comitê de Auditoria e ao Conselho de Administração, informações confiáveis, objetivas e imparciais sobre os processos avaliados, periodicamente. 2. Público Alvo As atividades da Auditoria Interna abrangem a avaliação dos processos e controles executados pelas unidades de negócios, áreas de tecnologia e suporte, cujas atividades podem inclusive ser executada por terceiros. 3. Responsabilidades dos envolvidos 3.1. Responsabilidades do Comitê de Auditoria (na sua ausência, do Conselho de Administração) Constituem atribuições do Comitê de Auditoria (na sua ausência, do Conselho de Administração) pela linha de reporte funcional da Gerência Executiva de Auditoria Interna: Aprovar a Política de Auditoria Interna; Aprovar a metodologia e forma de atuação da Auditoria Interna; Aprovar o universo de auditoria e o Plano Anual da Auditoria Interna; Acompanhar o andamento e os resultados dos trabalhos da Auditoria Interna; Realizar reuniões periódicas com a Gerente Executiva de Auditoria Interna; Aprovar a contratação e ou desligamento da Gerente Executivo de Auditoria Interna; Aprovar a avaliação de desempenho e remuneração total anual da Gerente Executiva de Auditoria Interna; Assegurar à Gerência Executiva de Auditoria Interna que não haja limitações para a execução de suas responsabilidades Responsabilidades do Diretor Presidente Constituem atribuições do Diretor Presidente pela linha de reporte administrativa da Gerência Executiva de Auditoria Interna: Aprovar orçamento e despesas; Efetuar avaliação de desempenho e definir remuneração da Gerente Executiva de Auditoria Interna; Facilitar comunicação aberta e direta com todos os executivos; Manter fluxo de informação sobre novas atividades, iniciativas e negócios; e Informação de uso interno da Cetip S.A. Página 3

4 Assegurar à Gerente Executiva de Auditoria Interna os recursos e acessos necessários para a execução de suas responsabilidades Responsabilidades da Gerência Executiva de Auditoria Interna A Gerência Executiva de Auditoria Interna é responsável por: Desenvolver e submeter à aprovação do Comitê de Auditoria (na sua ausência, do Conselho de Administração, o Plano Anual de Auditoria, usando abordagem baseada em avaliação de riscos, determinando a freqüência de revisão e os objetivos de cada trabalho de auditoria; Executar o Plano Anual de Auditoria aprovado, incluindo as observações do Comitê de Auditoria (na sua ausência, do Conselho de Administração); Manter o Diretor Presidente e o Comitê de Auditoria (na sua ausência, o Conselho de Administração) informado sobre o andamento e os resultados do Plano de Auditoria do ano; Acompanhar a implantação dos planos de ação que endereçam os pontos reportados nos relatórios de Auditoria; Alocar recursos e determinar escopo, profundidade e freqüência das atividades da auditoria interna para alcance dos objetivos da auditoria; Definir e implantar política e procedimentos para orientar a atividade da auditoria interna; Manter equipe de auditores com conhecimento e experiência suficiente para cumprir os requerimentos dessa política; Emitir relatório ao final de cada trabalho, incluindo a conclusão e as recomendações pertinentes aos problemas, e oportunidades de melhoria encontradas, assim como os planos de ação estabelecidos pelos responsáveis e os respectivos prazos para sua implantação; Reportar prontamente ao Diretor Presidente e ao Comitê de Auditoria (na ausência, ao Conselho de Administração) qualquer situação que exponha a Cetip a risco alto e/ou extremo; e Coordenar o escopo de trabalho com os auditores externos e reguladores para assegurar adequada cobertura e maximizar os diversos esforços; Apoiar o Comitê de Auditoria no cumprimento de suas atividades, exercendo a função de secretário do Comitê. 4. Regras e Princípios norteadores das atividades 4.1. Princípio da Independência da Auditoria Interna A Auditoria Interna deve ser independente. Para assegurar essa independência, a Gerente Executiva de Auditoria Interna reporta funcionalmente ao Comitê de Auditoria (na ausência, ao Conselho de Administração) e administrativamente ao Diretor Presidente Princípio da Objetividade da Auditoria Interna A Auditoria Interna deve conduzir suas avaliações com objetividade, atuando com imparcialidade e evitando o conflito de interesses. Informação de uso interno da Cetip S.A. Página 4

5 Para manter a objetividade, os auditores internos devem observar as seguintes orientações: Não efetuar avaliações de atividades que estão ou estiveram sob sua responsabilidade no prazo anterior de até um ano, respectivamente, após o afastamento da atividade ou antes de assumir sua gestão; Não aceitar presentes ou favores de colaboradores, clientes ou fornecedores da Cetip; Comunicar seu impedimento em caso de relacionamento afetivo ou de parentesco com os colaboradores da área auditada. O princípio da objetividade não é impactado quando a Auditoria Interna presta serviço de consultoria e recomenda a implantação de controles. Os auditores internos devem reportar ao Gerente Executivo de Auditoria Interna qualquer situação de conflito de interesse que possa interferir ou dar a aparência de interferência na imparcialidade de seu julgamento Escopo da Auditoria Interna O escopo da Auditoria Interna inclui a avaliação independente se as práticas de gestão de riscos, controles e processos de governança, definidos e implantados pelas Diretorias Executivas, são adequadas, efetivas e asseguram que: Os riscos são identificados e adequadamente gerenciados; As informações financeiras, gerenciais e operacionais são corretas, confiáveis e disponíveis em tempo adequado; A instituição cumpre com as políticas, normas, procedimentos internos e com a legislação aplicável; A instituição promove a conduta ética na definição de seus objetivos, programas, atividades e negócios; A governança de Tecnologia da Informação suporta as estratégias e objetivos da instituição; Os recursos da instituição são adquiridos, utilizados e mantidos em benefício e interesse da própria Cetip; e A instituição busca a qualidade e a contínua melhoria em seus processos e controles. A Auditoria Interna poderá eventualmente prestar serviços de consultoria, que sejam consistentes com os valores e objetivos da organização: Revisão dos controles internos, sistemas, políticas, normas ou processos; Diligência na aquisição de novos negócios e parcerias Acesso da Auditoria Interna A Gerente Executiva de Auditoria Interna e sua equipe de Auditoria Interna, durante o desempenho de suas atribuições, estão autorizados a: Acessar as dependências: os auditores têm acesso livre a todas as dependências da Cetip, e acesso controlado às áreas de segurança, onde devem ser recepcionados e acompanhados pelo gestor da área. Acessar as informações e pessoas: os auditores têm livre acesso às informações, registros, sistemas e pessoas necessárias à realização de suas atividades; Obter assistência necessária dos colaboradores da instituição. Informação de uso interno da Cetip S.A. Página 5

6 Os documentos e informações acessados pela Auditoria Interna são tratados de maneira confidencial. Os papéis de trabalho da auditoria interna são restritos à auditoria interna. O acesso a terceiros deve ser efetuado nas dependências da auditoria interna mediante aprovação da Gerente Executiva de Auditoria Interna e do Diretor Presidente. Os documentos e informações requisitados pela Auditoria Interna não devem sofrer qualquer tipo de alteração que possa impactar a conclusão da auditoria. O descumprimento dessa regra está sujeito à medida disciplinar pelo Comitê de Ética Metodologia da Auditoria Interna A Auditoria Interna utiliza metodologia própria na execução dos trabalhos, que desempenha, devendo ser submetida à aprovação do Comitê de Auditoria (na ausência, ao Conselho de Administração). Essa metodologia deve considerar as normas internacionais para o exercício da profissão de auditor interno divulgadas pelo Instituto de Auditores Internos The IIA. A metodologia deve ser divulgada internamente aos auditores e sua utilização deve ser obrigatória Código de Ética Os auditores internos, além de seguirem o Código de Ética da Cetip, observam o Código de Ética Profissional do Instituto de Auditores Internos, que define o perfil do profissional de Auditoria Interna e os princípios que norteiam sua atuação Avaliação de Qualidade O Gerente Executivo de Auditoria Interna deve implantar procedimentos para assegurar a qualidade dos trabalhos e a conformidade com as normas internacionais do Instituto de Auditores Internos The IIA. Além da supervisão contínua existente nos trabalhos de auditoria, haverá autoavaliação ao final de cada trabalho conduzida pela própria Auditoria Interna e envio de questionários de avaliação qualitativa aos principais executivos que tenham sido destinatários dos relatórios de Auditoria emitidos no ano corrente. Anualmente o resultado será reportado ao Diretor Presidente e ao Comitê de Auditoria (na ausência, ao Conselho de Administração). A cada cinco anos a atividade de Auditoria Interna deve ser submetida à avaliação externa de qualidade, realizada de acordo com os padrões do Instituto de Auditores Internos, visando a assegurar sua adequação às normas para exercício profissional da atividade de auditoria interna. O relatório dessa avaliação deve ser comunicado ao Diretor Presidente e ao Comitê de Auditoria (na ausência, ao Conselho de Administração) com os eventuais planos de ação corretivos. 5. Documentos relacionados Código de Ética Profissional do Instituto de Auditores Internos e Normas Internacionais do Instituto de Auditores Internos (Standards) Informação de uso interno da Cetip S.A. Página 6

7 Norma da Auditoria Interna Procedimento de Auditoria Interna Carga e Parametrização do Sistema Trusty Procedimento de Auditoria Interna Plano Anual Procedimento de Auditoria Interna Planejamento do Trabalho de Auditoria Procedimento de Auditoria Interna Trabalho em Campo Procedimento de Auditoria Interna Relatório Final e Plano de Ação Procedimento de Auditoria Interna Auditoria Contínua 6. Glossário Princípio da Independência: o executivo principal da auditoria interna deve reportar a nível da organização que permita que não haja interferência que o impeça de definir o escopo, conduzir os trabalhos e comunicar os resultados. Objetividade: atitude mental imparcial que é requerida do auditor interno na execução das suas avaliações de maneira que se tenha credibilidade no resultado e na qualidade de seus trabalhos. Conflito de Interesses: qualquer relacionamento ou situação que não seja de fato, ou não pareça ser, em função dos melhores interesses da empresa. O conflito de interesses pode prejudicar a habilidade individual na execução de funções e responsabilidades de modo objetivo e imparcial. Gerência Executiva de Auditoria Interna Informação de uso interno da Cetip S.A. Página 7

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