Formação e Documentação. Gestão de Lojas. Material de apoio para treinamento. Elaborado em 05/2011

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1 Formação e Documentação Gestão de Lojas Material de apoio para treinamento Elaborado em 05/2011 Revisado em 05/2011

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3 Sumário Introdução... 5 LinxPOS... 7 Iniciando o LinxPOS... 7 Acessando a Tela Inicial... 7 Abertura do Caixa... 8 Emissão da Leitura X... 9 Movimentações de Caixa... 9 Venda Troca Devolução Cancelamento de Vendas Conferência de Caixa Movimentação de Saída Fechamento de Caixa Efetuar Redução Z LinxPOS Manager Iniciando o LinxPOS Manager Acessando a Tela Inicial Gerenciamento de Caixa Gerenciamento de Estoque Inventário Consultas ao Estoque Análise Gerencial Conclusão Estudo Dirigido Glossário

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5 Introdução O LinxPOS é um software especialmente desenvolvido para gerenciar e controlar o ponto de venda, além de facilitar o dia-a-dia da loja, oferecendo consultas e relatórios úteis em vendas, fechamentos e controle de caixa. O sistema está integrado com a retaguarda, por meio do Linx Datasync, permitindo que todos os dados inseridos na loja alimentem a matriz, gerando informações em vários pontos como estoque, contas a receber, estatísticas de vendas, entre outros. Já o LinxPOS Manager efetua o gerenciamento da loja, com ferramentas para manutenção do estoque (entradas, saídas, reservas e inventário), gerenciamento dos caixas e do relacionamento com os clientes, configuração dos terminais e todas as tarefas administrativas. Este manual tem o propósito de orientar o usuário na operação do sistema de forma a obter os melhores resultados. 5

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7 LinxPOS Iniciando o LinxPOS Após a instalação do LinxPOS e importação dos dados (via Datasync Retail), o sistema está pronto para ser iniciado. 1. Na área de trabalho do Windows, dê um duplo clique no ícone É apresentada a tela de login. 2. No campo Servidor, selecione o servidor do banco de dados a ser utilizado. 3. Na área Usuário, informe o usuário e senha. 4. No campo Banco de Dados, selecione o nome do banco a ser utilizado. 5. Clique no botão Entrar para acessar o menu principal. Acessando a Tela Inicial Após realizar logon no sistema e identificar a loja, é apresentada a tela de menus do LinxPOS. Esses menus fornecem acesso às funções realizadas pela loja. Alguns deles são acessados somente com senhas de acesso, ou seja, apenas o gerente ou administrador do sistema poderão ter acesso às informações solicitadas, protegendo assim, o sistema de alterações indevidas de dados, parâmetros e configurações. 7

8 Abertura do Caixa Ao iniciar o dia, é necessário que a loja adote alguns procedimentos básicos antes de efetuar as vendas. Estes procedimentos permitirão a abertura do dia/período de vendas no sistema, para realização e registro das vendas, e todas as suas operações. A abertura do caixa pode ser realizada em quatro pontos do sistema: Após o logon do usuário no seu primeiro acesso do dia, se o caixa estiver fechado e o parâmetro ABRE_CAIXA_AUTOMATICO estiver ativado, conforme determinação da retaguarda; Quando clicado o botão Vendas, se o caixa estiver fechado; No menu Caixa, opção Gerenciamento de Caixa, pelo operador do caixa ou gerente da loja; No LinxPOS Manager, pelo gerente da loja. Quando o caixa é aberto, inicia-se um novo período de vendas e as informações registradas no sistema ficam disponíveis para efetuar a sincronização de dados com a retaguarda e realizar eventuais consultas. O acesso à operação de abertura de caixa é configurado pela retaguarda. Para efetuar a abertura do período de vendas do seu terminal por meio da opção Gerenciamento de Caixa do menu Caixa, realize os passos a seguir: 1. Na tela principal, acesse o ícone - Caixa. 2. Na tela seguinte, clique no ícone - Gerenciamento de Caixa. 3. Informe a senha do operador. Será exibida a tela Relatórios que permite o gerenciamento do caixa. 4. Clique, então, no botão - Iniciar para que o sistema efetue a abertura do terminal de caixa e inicie o período de vendas. Na barra de título da janela, observe, agora, que o terminal está com o período inicial e, no status, que o caixa está aberto. 5. Clique no ícone Sair para retornar à janela anterior. 8

9 Emissão da Leitura X A Leitura X emite, na impressora fiscal, um relatório em que são apresentados os valores de acumuladores armazenados na memória de trabalho da impressora fiscal. Deve ser emitida de acordo com as situações previstas em legislação e conforme instruções da área fiscal de cada empresa. Exemplo: Diariamente, após a abertura do caixa. Após o encerramento de uma bobina e antes do início de uma bobina de papel. Para efetuar a emissão da Leitura X, realize os passos a seguir: 1. Na tela principal, acesse o ícone - Caixa. 2. Na tela seguinte, clique no ícone - Gerenciamento Fiscal. 3. Clique, então, na opção - Efetuar Leitura X para imprimir o relatório. Será impresso o relatório fiscal Leitura X, que contém os dados do movimento diário, com informações de impostos, as formas de pagamentos, o tempo de uso do ECF, entre outros dados. 4. Clique no ícone Sair para retornar à janela anterior. Movimentações de Caixa As movimentações de caixa permitem ao responsável da loja informar todas as ocorrências realizadas com os valores do caixa. Retiradas para pagamento de serviços de manutenção, retiradas em dinheiro ao final do dia para depósito em banco e depósito dos cheques recebidos durante o período de vendas, são alguns exemplos de ocorrências que podem ser informadas. Na loja, é comum ocorrer as seguintes movimentações: movimentação de saída do caixa; movimentação de entrada no caixa; alteração de dados da movimentação; cancelamento de movimentação efetuada. Todas as movimentações devem ser informadas no sistema, para que seja possível realizar a conferência dos valores do caixa ao final do dia. Para efetuar a movimentação de entrada de uma quantia no caixa, realize os passos a seguir: Na tela de menus Caixa, clique no ícone - Movimentação de Caixa. 1. Informe a senha do operador. 2. Clique no botão - Novo (F5) para incluir um lançamento de entrada no caixa. 3. Clique com o botão direito do mouse no campo Tipo de Lançamento para apresentar a tela de tipos de lançamento de caixa. Selecione o tipo desejado. 4. No campo Valor, informe o valor correspondente à movimentação. 5. Preencha o campo Histórico com alguma observação sobre o lançamento de entrada no caixa. 6. Clique no botão - Salvar (F4) para registrar o lançamento no sistema. Será impresso o comprovante não-fiscal do lançamento de caixa efetuado. 9

10 Venda Depois de efetuar a abertura do caixa, emitir a leitura X, o sistema estará pronto para realizar as operações diárias de venda. Ao registrar uma venda, o sistema atualizará informações do Caixa, Estoque e Consultas e, na impressora fiscal, gravará um registro, emitindo um cupom fiscal. Na tela inicial do LinxPOS, clique no ícone- Venda para iniciar a operação: Vendedor: este campo está vinculado a informações previamente cadastradas pela retaguarda, assim, para selecionar o vendedor, dê um clique com o botão direito sobre o campo, ou digite o código correspondente. Cliente: pode ser informado por meio da digitação do seu CPF ou telefone ou nome, ou pode ser selecionado a partir da janela de consulta. Os dados cadastrais do cliente são exibidos abaixo do campo Cliente, e caso estejam incompletos, serão apresentados em vermelho. Quantidade: a quantidade vendida pode ser digitada, incrementada ou decrescida, por meio dos botões de controle. Produto: o campo Produto pode ser preenchido de duas maneiras: o Pela digitação ou leitura óptica do seu código de barras: ao realizar a leitura do código de barras, os dados do item serão preenchidos com a quantidade, preço, desconto, preço líquido, total e saldo. 10

11 o Pela digitação da sua referência: ao digitar a referência do produto, será apresentada a tela contendo as variações de cor e tamanho do produto selecionado, além da sua quantidade em estoque, conforme configuração efetuada pela retaguarda. Pagamento: para definir a forma do pagamento, clique no botão - Pagamento (F3). o Selecione a Forma de Pagamento desejada. Estas formas de pagamento apresentadas são definidas pela retaguarda, de acordo com a política comercial da empresa. o Clique no ícone Finalizar (F2) para concluir a venda. o Será impresso o cupom fiscal da venda efetuada. o Note que a janela de troco permanecerá na tela de vendas por alguns segundos, conforme parametrização previamente efetuada. Troca Muitas vezes na loja, há situações de troca e devoluções de produtos. O sistema LinxPOS possibilita efetuar essas operações, atualizando informações referentes ao estoque, caixa e consultas. Por meio do LinxPOS são possíveis três tipos de operações de troca: Troca por produto de igual valor Troca por produto de valor superior Troca de produto por valor inferior A cada troca efetuada na loja, é necessário emitir uma nota de entrada dos produtos que estão sendo devolvidos para concluir fiscalmente a operação. Para efetuar a operação de troca por um produto de maior valor, realize os passos a seguir: Pressione este botão para indicar os produtos que estão retornando à loja. Após a seleção, os produtos inseridos aparecerão em vermelho. Será exibida a diferença que deverá ser paga pelo cliente. 11

12 1. Na tela de Vendas do LinxPOS, informe o vendedor e o cliente que realizará a troca de mercadoria. 2. Clique no botão Troca, para informar o produto que está retornando à loja. Nesta operação, os dados do produto que retornam à loja aparecerão em vermelho na tela. 3. Informe o produto (de valor superior) que será devolvido pelo cliente. No campo Total, localizado no rodapé da tela, será exibido um saldo a ser pago pelo cliente. 4. Para finalizar a troca, clique no botão Pagamento, selecione a forma de pagamento e encerre a troca. 5. Deve ser emitida uma nota fiscal do produto devolvido para complementar a operação fiscal. Caso esteja em uso a NF-e, por meio da Linx Serviços Digitais, o LinxPOS transmitirá os dados da NF-e à SEFAZ. Após o envio, automaticamente, serão importados os dados da DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e um arquivo será enviado ao do destinatário. Observação: em uma situação de troca, pode-se ler ou informar primeiro o produto devolvido e depois o escolhido pelo cliente ou vice-versa. O detalhe é clicar no botão Troca, antes de digitar o produto que está retornando à loja. Devolução Nos casos de devolução, existem apenas os produtos que estão sendo devolvidos pelo cliente. Para efetuar essa operação, realize os passos a seguir: 1. Na tela de Vendas do LinxPOS, informe o vendedor e o cliente que realizará a devolução de mercadoria. 2. Clique no botão-troca e informe os produtos a serem devolvidos. 3. Clique no botão-pagamento e selecione os tipos de reembolsos que podem ser feitos para o cliente (vale-produto ou dinheiro). 4. Clique no botão-finalizar 5. Uma nota fiscal do produto que foi devolvido deve ser emitida para complementar a operação fiscal. Caso esteja em uso a NF-e à SEFAZ. Após o envio, automaticamente, serão importados os dados da DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e um arquivo será enviado ao do destinatário. Cancelamento de Vendas Na loja, há várias situações em que é necessário interromper uma venda. O sistema LinxPOS apresenta diversas possibilidades de cancelamento antes e depois da conclusão da venda, de acordo com cada caso. Há três principais situações em que é necessário efetuar o cancelamento: quando a venda ainda não foi concluída e o cliente desistiu da compra; quando o cliente decidiu por cancelar um item que já foi incluído na lista de produtos da venda; quando a venda já foi concluída e o cliente desistiu da compra. o Cancelamento da venda ainda não concluída O cliente pode desistir da compra antes de sua conclusão, ou seja, antes que o operador de caixa clique no botão Finalizar, na tela de pagamentos. Quando a venda não é finalizada, ela não será registrada no sistema e não constará na conferência de caixa, porém, será armazenada para efeito de auditoria. 12

13 Para efetuar o cancelamento de uma venda não concluída, realize os passos a seguir: 1. Na tela de Vendas, o cliente decide não efetuar mais a compra. É necessário então cancelar a venda. Clique no botão - Cancelar (F7). 2. Informe o motivo do cancelamento da venda e clique em Ok. 3. Dependendo da parametrizada realizada, o sistema poderá solicitar a senha do gerente da loja para efetuar o cancelamento. Informe a senha do gerente e clique em Ok. 4. A venda será cancelada, retornando para a tela de venda do LinxPOS. o Cancelamento de um item da venda O cliente pode desistir da compra de itens informados no sistema, antes da conclusão da venda. Para efetuar o cancelamento, realize os passos a seguir: 1. Na tela de Vendas, são apresentados todos os itens lançados pelo operador de caixa. 2. Clique no botão do item a ser excluído. Dependendo da parametrização realizada, o sistema poderá solicitar a senha do gerente da loja para efetuar o cancelamento. Informe a senha do gerente e clique em Ok. 3. O item foi excluído da lista de itens da venda. Continue os procedimentos para conclusão da venda dos itens restantes. 4. Clique no botão - Pagamento (F3). 5. Na lista de Formas de pagamento, selecione a opção desejada. 6. Clique no botão - Finalizar (F2) para concluir a venda. o Cancelamento da venda concluída Por vezes, o cliente pode desistir da venda e para isso é necessário cancelar a venda realizada. Para efetuar o cancelamento de uma venda concluída, realize os passos destacados seguir: 1. Na tela de vendas, clique no botão- Tickets (F4) para pesquisar a venda efetuada e realizar o respectivo cancelamento. Será apresentada a tela para escolha do ticket desejado. 2. Selecione o ticket referente à última venda e clique no botão Ok. Os dados da venda são exibidos na tela. 3. Clique no botão- Cancelar (F7) e confirme o cancelamento na tela apresentada. 4. Informe o motivo do cancelamento da venda e clique em Ok. 5. Dependendo da parametrizada realizada, o sistema poderá solicitar a senha do gerente da loja para efetuar o cancelamento. Informe a senha do gerente e clique em Ok. 6. A venda será cancelada, retornando para a tela de venda do LinxPOS. Conferência de Caixa No Gerenciamento do Caixa podem ser realizadas diversas consultas e conferências do caixa, além da impressão dos resumos de vendas da loja. Esta opção tem acesso restrito ao gerente ou operador de caixa, por meio de senha. Na consulta, são apresentados os dados de venda do dia corrente. 13

14 1. Na tela de opções para gerenciamento do caixa, área superior direita, é possível configurar as opções de filtros disponíveis: o Período Todos os períodos: esta opção apresenta, nas abas de consulta, informações de todos os períodos do caixa. O período atual é apresentado na parte superior da tela. Este tipo de consulta é utilizado para as empresas que trabalham com mais de um turno nas lojas, como por exemplo: um operador de caixa pela manhã, outro à tarde e outro à noite. Somente o período: apresenta, nas abas de consulta, as informações do período informado. o Operador Todos os operadores: esta opção apresenta, nas abas de consulta, informações referentes a todos os operadores do período selecionado. Somente o operador: apresenta, nas abas de consulta, informações referentes ao operador selecionado. 2. Configurados os filtros, clique no botão Pesquisar (F3) e consulte as abas disponíveis na área central da tela: Saldo do Caixa Resumo de Vendas Movimentações de Caixa Apresenta os valores finais das modalidades de pagamento e movimentações de caixa. Apresenta o valor bruto, descontos e valores líquidos das vendas. Apresenta os lançamentos de caixa. O botão Detalhes apresenta o registro de caixa com todas as informações cadastradas no momento do lançamento. 14

15 Tipos de Pagamento Notas Fiscais Redução Z Relatórios Nesta aba é possível conferir os valores do caixa com o sistema. Se necessário, pode ser acionado o botão Detalhes, para conferência lançamento a lançamento. Apresenta os detalhes das Notas Fiscais emitidas, como natureza, código de operação, impostos agregados e totais por nota. Apresenta um resumo do relatório emitido, totalizando por venda líquida, valor total e valor contábil. Nesta aba é possível emitir os relatórios Comparativo com a Redução Z e Resumos do Caixa. O Resumo de Caixa exibe informações do movimento da loja, totalizando valores por Tipo de Venda, Formas de Pagamento, Tipo de Pagamento, Vendedores e outras informações úteis para o gerenciamento da loja. Esta impressão pode ser configurada, trazendo informações selecionadas na tela. Este procedimento é feito por meio dos filtros disponíveis: Lista cheques e cartões, Inventário, Vendedores, Lista cupons fiscais, etc. Os resultados poderão ser visualizados de maneiras diferentes. Janela de Visualização (Preview): o resultado será exibido na tela. Impressora: realizará a impressão em uma impressora convencional. ECF: imprimirá o relatório gerencial na impressora fiscal. 3. Clique no botão Sair para voltar ao menu principal. Movimentação de Saída As movimentações de saída têm a funcionalidade de registrar a saída de dinheiro do caixa para depósito em banco ou para cobrir eventuais despesas. Para efetuar a movimentação de saída de uma quantia no caixa, realize os passos a seguir: 1. Na tela de menu Caixa, clique no ícone - Movimentação de Caixa. 2. Informe a senha do operador. 3. Clique no botão - Novo (F5) para incluir um lançamento de saída no caixa. 4. Clique com o botão direito do mouse no campo Tipo de Lançamento para apresentar a tela de tipos de lançamentos de caixa. 5. Selecione o tipo de lançamento de saída desejado. 6. No campo Valor, informe o valor correspondente à movimentação. 7. Preencha o campo Histórico com alguma observação sobre o lançamento de saída no caixa. 8. Clique no botão - Salvar (F4) para registrar o lançamento no sistema. Será impresso o comprovante não-fiscal do lançamento de caixa efetuado. 15

16 Fechamento de Caixa O fechamento do caixa encerra as atividades do dia, no período atual do terminal em operação. Este procedimento deve ser feito com atenção, pois não pode ser retornado ou cancelado. Para as lojas que possuem vários terminais e gerenciamento centralizado do caixa, o fechamento é feito pelo LinxPOS Manager. Para efetuar o fechamento do caixa, realize os passos a seguir: 1. Na tela de gerenciamento do caixa, clique no botão Finalizar. 2. O sistema apresenta uma tela solicitando confirmação do encerramento. Clique no botão Sim. 3. O status do caixa passará para Fechado. 4. Clique no botão Sair para retornar ao menu principal. Efetuar Redução Z A Redução Z emite, na impressora fiscal, um relatório em que são apresentados os valores dos acumuladores armazenados na memória de trabalho da impressora fiscal no momento de sua emissão, sendo possível sua geração ainda que não haja valores acumulados. Deve ser emitida de acordo com as situações previstas em legislação e conforme Instruções Normativas da área fiscal de cada empresa. Exemplo: diariamente, após o fechamento de caixa. Para efetuar uma Redução Z, realize os passos a seguir: 1. No menu Caixa, clique na opção Gerenciamento Fiscal. 2. Informe os dados do operador e a senha. 3. Clique no botão Efetuar Redução Z para finalizar o período de vendas do caixa 4. O sistema exibirá uma mensagem de alerta. Clique no botão Sim para iniciar o processo. A impressora fiscal emitirá a Redução Z, que apresentará os valores acumulados armazenados na memória de trabalho da impressora fiscal até o momento de sua emissão. Atenção: Após uma Redução Z, não será mais possível registrar vendas no dia. 16

17 LinxPOS Manager Iniciando o LinxPOS Manager 1. Na área de trabalho do Windows, dê um duplo clique no ícone. É apresentada a tela de login. 2. No campo Servidor, selecione o servidor do banco de dados a ser utilizado. 3. Na área Usuário, informe o usuário e senha. 4. No campo Banco de Dados, selecione o nome do banco. 5. Clique no botão Entrar para acessar o menu principal. 17

18 Acessando a Tela Inicial Após realizar logon no sistema e identificar a loja, é apresentada a tela de menus do LinxPOS Manager. Esses menus fornecem acesso às funções gerenciais da loja. Gerenciamento de Caixa Para iniciar o gerenciamento, acesse a tela inicial do LinxPOS Manager e após isso, clique no ícone - Caixa Gerenciamento O gerenciamento central de caixa é uma funcionalidade importante para as lojas que possuem mais de um caixa dentro da loja. Com ele, é possível a partir de um único terminal: abrir, fechar e suspender a operação de qualquer caixa que esteja na rede. Para acessar esta funcionalidade, realize os passos a seguir: 1. No menu Caixa, clique na opção Gerencimento. 2. Serão exibidos os seguintes controles: o o Abertura: a abertura do caixa possibilita iniciar as operações de vendas no terminal. O caixa pode ser aberto tanto no LinxPOS quanto no LinxPOS Manager. O diferencial do Manager é a possibilidade de abrir vários terminais de uma única vez. Suspensão: a opção de suspensão é utilizada em situações de conferência do caixa. Enquanto o caixa não estiver conferido, as vendas ficam suspensas. 18

19 Exemplo: supondo uma situação em que o caixa do terminal 3 está realizando uma venda. O gerente da loja deseja realizar uma conferência parcial do caixa. Para isso, o gerente pode dirigir-se ao caixa em que o LinxPOS Manager está instalado e, nele, mandar suspender a venda do Terminal 3. A venda que está sendo realizada no terminal 3 prosseguirá até o final. Mas ao seu término, o caixa do terminal 3 não conseguirá efetuar nenhuma outra venda. Depois de conferido o caixa, o gerente pode, novamente, reabrir ou fechar o caixa. o Encerramento: o encerramento fecha o período atual do caixa. Por ser um processo que não pode ser retornado ou cancelado, deve ser feito com atenção. Relatórios Por meio desta opção é possível gerenciar todos os movimentos ocorridos nos terminais de venda, uma vez que o sistema apresenta diversas consultas e relatórios. Os filtros disponíveis permitem selecionar datas, períodos, terminais e operadores. Para acessar esta funcionalidade, realize os passos a seguir: 1. No menu Caixa, clique na opção Relatórios. 2. Na área superior da tela, informe os filtros para configuração. Data Selecione um período de datas para apresentação dos dados ou marque como data atual. Período Todos os períodos: apresenta nas abas de consulta, informações de todos os períodos do caixa. O período atual é apresentado na parte superior da tela. 19

20 Somente o período: exibe nas abas de consulta, as informações do período informado. Terminal Todos os terminais: apresenta nas abas de consulta, informações de todos os terminais da loja. Somente os terminais: exibe nas abas de consulta, as informações do terminal informado. Operador Todos os operadores: apresenta nas abas de consulta, informações referentes a todos os operadores do período selecionado. Somente o operador: exibe nas abas de consulta, informações referentes ao operador selecionado. 3. Configurados os filtros, clique em Pesquisar (F3). Os dados serão apresentados nas abas disponíveis. Saldo do Caixa Resumo de Vendas Apresenta a movimentação financeira do caixa, como os totais de vendas em todas as formas de pagamento disponíveis, devoluções, vales produtos emitidos, subtotais e totais. Apresenta os tickets emitidos, descontos e acréscimos aplicados em vendas e pagamentos, valor bruto e valor líquido das vendas. 20

21 Movimentações de Caixa Tipos de Pagamento Notas Fiscais Associação de Trocas Relatórios Apresenta as movimentações de caixa relacionadas a despesas e receitas diversas da loja, como por exemplo: lanches, troco etc. Relaciona os tipos de pagamento ocorridos e seus respectivos valores. Apresenta os dados constantes nas Notas Fiscais emitidas, como código e descrição da natureza, valor dos itens, impostos, dentre outros. Apresenta um resumo do relatório. Permite emitir diversos tipos de relatórios. Resumos do Caixa: apresenta o resumo das movimentações do caixa. Movimentações: apresenta as movimentações de entrada, saída e um resumo de ambos. Clientes por Vendas: apresenta a relação de compras dos clientes por data, dividindo as informações por quantidade, valor, número do ticket e forma de pagamento. Tickets por vendedor: relaciona por vendedor, a média de tickets com o valor das vendas e as quantidades vendidas e trocadas. Trocas e cancelamentos: apresenta a movimentação de trocas e cancelamentos, com a condição de selecionar os cancelamentos de itens, cupons e cancelamento no ECF. Gerenciamento de Estoque As funcionalidades disponíveis nesta opção permitem à equipe gerencial da loja efetuar o controle de todas as movimentações de estoque das lojas, como entrada de mercadorias, saída, consultas ao estoque e realização de inventário. Para iniciar o gerenciamento, acesse a tela inicial do LinxPOS Manager e após isso, clique no ícone - Estoque Entrada de Mercadorias O LinxPOS Manager permite efetuar entradas de mercadorias tendo como origem um pedido de compra ou uma transferência de mercadorias, expedida pela retaguarda. As entradas podem ser realizadas das seguintes formas: Por fornecedor Por transferência recebida manualmente Por transferência através do trânsito 21

22 o Por Fornecedor (Entrada de Pedido) Para iniciar a entrada de mercadoria por fornecedor, realize os procedimentos a seguir: 1. Selecione a opção Entrada de Mercadorias. 2. Informe o Operador e Senha. 3. Será exibida a tela de entrada de Mercadorias. Clique no botão Novo (F5). 4. Informe o tipo de entrada Fornecedor. 5. Selecione a opção - Pedidos. 22

23 6. Será apresentada a tela para seleção do fornecedor e dos pedidos de compras. Após informar esses dados, clique no botão- Selecionar. 7. Na tela de entrada de mercadoria, informe o número da nota e série e na aba Produtos, realize a conferência das quantidades. 23

24 8. Ao finalizar a conferência, selecione as opções abaixo e clique no botão - Salvar (F4). o Por transferência recebida manualmente A entrada manual é feita por digitação ou leitura do código de barras (bipagem). Nesta opção, todos os dados devem ser digitados ou lidos e complementados. Ao salvar a operação, o sistema gera automaticamente o romaneio. Para iniciar a entrada manual de mercadoria, realize os procedimentos a seguir: 1. Selecione a opção Entrada de Mercadorias. 2. Informe o Operador e Senha. 3. Será exibida a tela de entrada de Mercadorias. Clique no botão Novo (F5). 4. Informe o tipo de entrada Transferência. 24

25 5. Selecione a opção Manual. 6. Na tela de entrada de mercadoria, informe o número da nota e série, tipo de entrada, tabela de preços e filial de origem. 25

26 7. Na aba Produtos, realize a inclusão das quantidades recebidas. 8. Ao finalizar a inclusão dos itens, selecione as opções abaixo e clique no botão - Salvar (F4). Por Transferência Trânsito Toda vez que é realizada uma saída de mercadoria na origem, é gerada uma entrada automática desta mercadoria no destino. Esta entrada fica em trânsito, aguardando o destino confirmar o recebimento. Para iniciar a entrada de mercadoria por trânsito, realize os procedimentos a seguir: 1. Selecione a opção Entrada de Mercadorias. 2. Informe o Operador e Senha. 3. Será exibida a tela de entrada de Mercadorias. Clique no botão Novo (F5). 4. Informe o tipo de entrada Transferência. 26

27 5. Selecione a opção Trânsito. 27

28 6. Será apresentada a tela para seleção do romaneio em trânsito. Após informar esses dados, clique no botão- Selecionar. 7. Na tela de entrada de mercadoria, acesse a aba Produtos e realize a conferência das quantidades. 28

29 8. Ao finalizar a conferência, selecione as opções abaixo e clique no botão - Salvar (F4). Saída de Mercadorias O processo de saída de mercadorias no LinxPOS Manager ocorre em situações de devolução para o fornecedor, saídas para a matriz ou saídas entre lojas. O registro das saídas provoca atualização de estoque e toda a movimentação tributária, contábil e financeira será realizada na matriz. o Por Transferência 1. Para iniciar a saída de mercadoria por transferência, realize os procedimentos a seguir: 2. Selecione a opção Saída de Mercadorias. 3. Informe o Operador e Senha. 4. Será exibida a tela de saída de Mercadorias. Clique no botão Novo (F5). 5. Informe o tipo de saída Manual. 29

30 6. Na tela de saída de mercadoria, informe o tipo de saída, tabela de preços, filial de destino e responsável. 7. Na aba Produtos, realize a inclusão das quantidades que deverão ser transferidas. 30

31 8. Ao finalizar a inclusão dos itens, selecione a opção Encerrada e clique no botão Salvar (F4). Inventário O processo de inventário em um ambiente que utiliza o LinxPOS Manager deve prever a contagem dos itens do estoque da loja e o envio do seu pacote à retaguarda para que seja processado o ajuste do estoque. Após processado o ajuste na retaguarda, o pacote com o saldo em estoque atualizado é reenviado à loja. A contagem física realizada na loja pode ser realizada de duas formas: Digitação manual e com leitor de código de barras Captação de arquivo externo Pré-requisitos para o inventário Todos os pacotes e movimentações das filiais que estiverem pendentes, com data anterior ao início da contagem, devem ser importados pela retaguarda antes de iniciar o inventário. Importante: A data de início de contagem é de suma importância para a veracidade do resultado do ajuste da contagem. É por meio dela, que o sistema irá verificar o saldo do estoque na data anterior ao início da contagem e o importará para a contagem. Se houver movimentações posteriores ao início da contagem, estas serão lançadas sobre o resultado do ajuste, por isso deve ser dada a maior atenção à data de início de contagem. Esta será a data considerada como ajuste no banco de dados e nas consultas de extrato de movimentação de produtos. Para iniciar o processo inventário, realize os passos a seguir: 1. No menu Estoque, selecione a opção Inventário. 2. Informe o Operador e Senha. 3. A tela de inventário da loja será exibida. O processo de contagem física da loja inicia-se por essa tela, na qual se pode realizar o inventário manual, por leitor de código de barras ou por coletor de dados. 4. Clique no botão - Novo (F5) e inicie o preenchimento dos campos conforme o detalhamento a seguir: 31

32 Inventário/ Descrição Responsável Emissão Este inventário contempla todos os produtos Este inventário é válido e está finalizado Informe o código e a descrição para identificação da contagem. Esse código deve ser único (nome + filial). Nome do responsável pelo inventário. Informe a data de emissão do inventário, lembrando que deve sempre ser no início do dia para não se ter problemas com as movimentações. Quando a contagem é realizada à noite, após o fechamento da loja, informe, como data de emissão, o dia seguinte. Quando marcado, indica que o inventário é completo, ou seja, todos os produtos da loja estão sendo contados (inventário geral); caso contrário, entende-se que a contagem é parcial ou de apenas alguns produtos (inventário rotativo). Assim, ao ajustar o estoque, se o inventário foi completo acertará todos os produtos, zerando aqueles que não foram contados. Esta opção só deverá ser marcada quando o inventário estiver realmente concluído. O inventário só irá para a retaguarda, via Linx DataSync, quando estiver Válido e Finalizado. Uma vez finalizado, não será mais possível fazer qualquer alteração nem mesmo a exclusão do inventário. 32

33 5. Após informar os dados do cabeçalho, inicie a inclusão dos produtos que serão contabilizados no inventário. Essa inclusão poderá ser manual, por bipagem ou a partir da importação de um arquivo gerado por um coletor de código de barras. 6. Após realizar a inclusão dos produtos, clique no botão Salvar (F4), para finalizar a contagem. Esta contagem deverá ser enviada para a retaguarda através da atualização e neste ambiente do sistema será realizada a homologação do inventário. Consultas ao Estoque O processo de Estoque é movimentado por entradas de produto acabado na retaguarda e entradas de mercadorias, transferência entre filiais, vendas de lojas, faturamento, inventário e movimentações manuais. Nas opções de filtro é possível consultar o produto por: Referência Descrição Cor Filiais Código de Barras Para realizar a consulta ao estoque, efetue os procedimentos a seguir: 1. No menu Estoque, selecione a opção Consulta ao estoque. Será apresentada a tela de consulta. 2. Informe o produto, cor ou o código de barras e clique no Pesquisar (F3). 33

34 Estoque atual: apresenta o estoque atual do produto selecionado. Estoque atual com trânsito: exibe o estoque do produto mais os itens do mesmo produto que estão em trânsito. Produtos em trânsito: apresenta apenas os itens do produto que estão em trânsito. O estoque atual não é mostrado. Reservas: exibe as reservas, consignações e pedidos efetuados para o produto selecionado. Estoque atual sem reservas: apresenta o estoque atual, não considerando as reservas, consignações e pedidos. Análise Gerencial Para iniciar a análise gerencial, acesse a tela inicial do LinxPOS Manager e após isso, clique no ícone Gerencial Auditoria Na auditoria aos terminais de venda são apresentados todos os eventos ocorridos, como: resumo das vendas canceladas, vendas canceladas por tipo de pagamento, movimentações de caixa canceladas, tickets cancelados e o relatório Resumo das Vendas. Para iniciar o processo de auditoria, realize os passos a seguir: 1. Na tela do Gerencial, acesse o ícone- Auditoria. 34

35 2. Informe o Operador e Senha. 3. Será exibida a tela de Auditoria. Defina os filtros e clique no botão Pesquisar (F3). 4. Será apresentada uma lista de todas as ações realizadas no sistema, de acordo com os filtros de pesquisa definidos. Auditoria de eventos Resumo das vendas canceladas Vendas canceladas por tipo de pagamento Movimentações de caixa canceladas Tickets cancelados Relatórios Nesta aba, são apresentadas todas as ações realizadas pelos usuários no sistema, com informações sobre data, hora e terminal de caixa utilizado na operação. As vendas que foram canceladas podem ser visualizadas detalhadamente nesta aba, de acordo com os filtros de pesquisa definidos anteriormente. Nesta aba, as vendas canceladas podem ser visualizadas de acordo com os tipos de pagamento que foram selecionados para completar as operações. As movimentações de caixa que foram canceladas podem ser visualizadas nesta aba, conforme os filtros de pesquisa definidos anteriormente. Os tickets de vendas cancelados podem ser visualizados nesta aba. Também é possível alterar o motivo de cancelamento do ticket. Nesta aba é possível emitir relatórios referentes às vendas efetuadas. 35

36 Notas Fiscais Esta funcionalidade permite visualizar as notas fiscais que já foram emitidas, bem como configurar e realizar a emissão de novas notas. Para iniciar a emissão de notas fiscais, realize os passos a seguir: 1. Na tela do Gerencial, acesse o ícone- Notas Fiscais. 2. Informe o operador e senha. 3. Será exibida a tela de Notas Fiscais. Clique no botão Novo (F5) para emitir uma nova nota. 4. O sistema apresentará uma tela do assistente de configuração de notas fiscais. 36

37 5. Selecione a natureza fiscal da operação desejada e clique no botão- Avançar. 6. Informe a série da nota fiscal, e clique no botão Avançar. 7. Informe o destinatário da nota, e clique no botão Finalizar. Será apresentada a tela com as informações da nota fiscal, pois será necessário concluir sua configuração. 8. Na aba Transportadora, complete as informações faltantes. 9. Na aba Itens Fiscais, conforme a tabela, adicione os itens que serão impressos na nota, clicando no botão - Inserir. 10. Clique no botão- Ok, para emitir a nota fiscal recém-configurada. Consulta de Preços Os produtos cadastrados na Retaguarda, bem como suas tabelas de preços e operações de vendas podem ser consultados por meio desta opção. A consulta de preços apresenta a grade completa dos produtos (cor e tamanho) e as formas de pagamento disponíveis para os produtos, preço bruto, descontos e preço líquido. Para iniciar a consulta de preços, realize os procedimentos a seguir: 1. Na tela do Gerencial, acesse o ícone- Consulta de Preços. 2. Será exibida a tela de Auditoria. Defina os filtros e clique no botão Pesquisar (F3). 37

38 Consultas Gerenciais As consultas gerenciais possibilitam gerir as lojas, pois apresentam todas as movimentações efetuadas. A seguir, visualizaremos os principais relatórios disponíveis nesta funcionalidade. o Comissão de vendedores Apresenta a relação das comissões de vendedores e todos os dados das operações de venda. Nesta consulta, é possível agrupar as informações de forma que sejam apresentadas apenas as informações pertinentes ao gestor. o Programa de Fidelidade Apresenta a relação de clientes e todos os dados relativos ao programa de fidelidade, tais como: saldo, pontuação, último resgate etc. o Trânsito de Mercadorias Apresenta a relação de todas as mercadorias em trânsito. o Vale Produto Apresenta informações sobre os vales produtos gerados, bem como aspectos financeiros (número título, valor original, valor em aberto). o Vendas por Cliente Detalha todas as informações sobre as vendas realizadas, como dados do cliente, maior compra, última compra, vendas por ticket, produto e descrição, trocas, pagamentos e detalhes do cliente. De forma sintética, apresenta os totais de vendas por vendedor, mas os dados podem ser agrupados para exibir outras informações, como filial, operador. o Vendas por Produto Apresenta a quantidade de venda por modelo de produto, cor e quantidade. São apresentados os valores totais e discriminados os valores por item e grade do produto. o Vendas por Vendedor De forma sintética, apresenta os totais de vendas por vendedor, mas os dados podem ser agrupados para exibir outras informações, como filial, operador, vendedor, ticket e cliente. o Vendas Sintéticas Apresenta as vendas agrupadas por data, período e vendedor. o Impressão de Código de Barras Possibilita a impressão de códigos de barras para os produtos selecionados na Frente de Loja. Atua como um facilitador para empresas que tem a necessidade de imprimir etiquetas que, por exemplo, já foram perdidas ou para mercadorias que precisam ser etiquetadas novamente. Para tanto, é necessário que o estabelecimento tenha uma impressora de código de barras. A configuração da impressora deve ser efetuada por pessoal técnico especializado. 38

39 Conclusão Nesta apostila foram apresentadas as principais funcionalidades do LinxPOS e LinxPOS Manager. O estudo teve como propósito, orientar o usuário nas operações diárias da loja e nas funcionalidades para manutenção do estoque (entradas, saídas, reservas e inventário), no gerenciamento dos caixas e do relacionamento com os clientes, de forma que os participantes obtenham os melhores resultados no seu dia-a-dia. 39

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41 Estudo Dirigido Agora que você já sabe como utilizar o LinxPOS/ POS Manager, vamos praticar? Realize a abertura de um novo período no caixa. Faça uma movimentação de entrada no caixa, incluindo um fundo de troco. Efetue algumas vendas, com as seguintes formas de pagamento: o Pagamento em dinheiro. o Pagamento em cheque à vista. o Pagamento em cartão de débito (máquina POS). o Diversas formas de pagamento (máquina POS). o Pagamento em cartão de crédito (TEF). Realize uma venda com desconto. Cancele uma venda antes de sua conclusão. Cancelar uma venda já concluída. Efetue uma troca por produto de igual valor. Efetue uma troca por produto de maior valor. Realize a conferência do caixa. Faça uma movimentação de saída do caixa, retirando o fundo de troco. Realize o fechamento do caixa. Efetue uma transferência de mercadoria para outra loja. Realize o recebimento de mercadoria através de um pedido do fornecedor. Efetue um inventário parcial. Consulte o relatório de auditoria do caixa. 41

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43 Glossário 1. Autorização (de cartão de crédito): Pedido feito pelo estabelecimento em que está sendo realizada a operação para a administradora do cartão. Nesta transação, são enviados o número do cartão, o valor da compra e a validade do mesmo. 2. Cupom Fiscal: É o documento de venda impresso pela impressora fiscal ou ECF com todos os dados exigidos pela legislação. 3. ECF Emissor de Comprovante Fiscal: É o equipamento de automação comercial, desenvolvido de acordo com o Convênio ICMS 50, com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal referentes a operações de circulação de mercadorias ou a prestações de serviços. 4. Leitura X: Relatório onde são apresentados os valores dos acumuladores armazenados na memória de trabalho da impressora fiscal. Este procedimento deve ser realizado nas situações previstas em legislação e conforme instruções normativas da área fiscal de cada empresa. Por exemplo: Diariamente após a abertura do caixa, após o encerramento de uma bobina e antes do início de uma bobina de papel. 5. Leitora de Cartão POS: É o nome dos aparelhos eletrônicos utilizados pelos estabelecimentos comerciais para pedir autorização, registrar operações feitas com cartão de crédito ou débito, além de imprimir o comprovante de venda, ou boleto. Este tipo de leitora não possibilita troca de dados com qualquer sistema de venda. Portanto os dados do cartão devem ser informados manualmente. Este modelo de leitora vem sendo substituída pelos modelos Pin Pad que permitem a venda com TEF troca eletrônica de fundos. 6. Redução Z: Relatório onde são apresentados os valores dos acumuladores armazenados na Memória de Trabalho da impressora fiscal até o momento de sua emissão sendo possível sua impressão ainda que não haja valores acumulados. Este procedimento deve ser realizado nas situações previstas em legislação como, por exemplo, diariamente após o fechamento de caixa. 7. TEF Troca eletrônica de Fundos: É um processo para acesso via linha discada ou dedicada que pode ser utilizado pelos mais diversos estabelecimentos comerciais para receber os pagamentos via cartão de crédito ou débito dispensando, assim, os equipamentos POS. 8. Terminal: Corresponde a uma instalação completa de hardware (micro computador, ECF, leitor de código de barras, impressora de cheques, etc.), para operação de venda dentro da loja. Um terminal poderá ter vários períodos de trabalho durante seu dia de operação. Por exemplo, se temos dois gerentes na loja, um trabalhando pela manhã e outro à tarde. Poderá ser feito o encerramento do período para conferência do caixa e em seguida reiniciado outro período. Neste caso não há necessidade de fazer a Redução Z na troca de caixa no meio dos períodos, ela somente será necessária no fechamento do caixa no final do dia. 9. Ticket de Venda: Equivalente ao cupom fiscal. É uma linguagem praticada no mercado. 43