Índice...1. Apresentação do Produto...5. Licença...7. Garantias...7. Instalação...7. Reinstalação...8. Licenciamento...8. Rotina de Datas...

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1 Índice Índice...1 Apresentação do Produto...5 Os Clubes Desportivos, as Colectividades e os Clubes Recreativos...6 As Associações, Ligas e Sindicatos...6 Licença...7 Garantias...7 Instalação...7 Reinstalação...8 Licenciamento...8 Rotina de Datas...9 Rotina de Impressão...10 Exportação de dados...11 Gestão de tabelas...13 Novo...14 Editar...14 Eliminar...14 Ficha...15 Reler...16 Consulta e parametrização de mapas...16 Localizar...16 Configurar...16 T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 1 de 70

2 Consultar...18 Configurar impressão...20 Imprimir...20 Sumário...20 Introdução rápida de entidades...20 Introdução de Imagens...21 Documentos que podem ser emitidos...21 Ficheiros...22 Pesquisa Rápida...22 Pesquisa por Nome...23 Pesquisa por sócio...24 Pesquisa por Utente...24 Menu Diversos...25 Como configurar Empresa...25 Configuração da empresa - Moradas...27 Configuração da Empresa Moedas...27 Configuração da Empresa Internet...28 Configuração da Empresa Textos...28 Configuração da Empresa Outras configurações...29 Criar Cópia de Segurança...30 Restaurar Cópia de Segurança...30 Reparar Dados...31 Gestão de Utilizadores...32 Definir Utilizadores...32 Página 2 de 70

3 Desligar Utilizadores...34 Personalizar Barra de Atalhos...34 Configurar Documentos (apenas para SoftGClube )...35 Impressão (apenas para SoftGClube )...35 Parametrização (apenas para SoftGClube )...38 Impressora de talões (apenas para SoftGClube )...38 Impressão de facturas (apenas para SoftGClube )...39 Log de Operações...40 Terminar Sessão...40 Menu Tabelas...41 Entidades...41 Locais de cobrança...42 Tipos de entidade...42 Dívidas de sócio...43 Estado...44 Modalidades...44 Espaços...44 Outras tabelas...45 Preçário...45 Família de Artigos...45 Unidades...45 Campanhas...45 Saldos...46 Modos de pagamento...47 Produtos...47 Definir Artigo...48 Exemplo 1 Sequência para iniciar a utilização de Associações...50 T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 3 de 70

4 Configurar dados do sistema...50 Configurar tabelas...52 Sequência de criação de dados nas tabelas...54 Criar fichas de sócios/utentes...55 Criar ou editar dívidas...57 Conta corrente...59 Exemplo 2 Sequência para iniciar a utilização de Clubes...62 Configurar dados do sistema...62 Configurar tabelas...62 Sequência de criação de dados nas tabelas...63 Criar Turmas...63 Dívidas a gerar...64 Inscrições...65 Exemplo 3 Como emitir Quotas e Cartões...67 Emissão de quotas...67 Emissão de cartões...69 Página 4 de 70

5 Ao abrir a caixa do CD que contém o produto, o utilizador aceita os termos do contrato de licenciamento deste acordo. Leia atentamente este manual antes de instalar o programa e base de dados. Existem no manual algumas zonas de texto, classificadas como Notas, sobre fundo sombreado. Contêm informações importantes sobre o funcionamento, regras a cumprir na utilização e conteúdos do programa. Apresentação do Produto O SoftGClube é um produto de Software Gestão, para Clubes Desportivos, Ginásios, Associações Recreativas, Culturais e outras. Fornece uma solução profissional, completa para a gestão administrativa de todo o tipo de associações, quer estas tenham ou não uma componente desportiva. Nota: Este produto da T&T é comercializado em níveis distintos que correspondem a três produtos, ASSOCIAÇÕES, CLUBES e SOFTGCLUBE. Este Manual descreve as funcionalidades de dois destes produtos, Associações e Clubes, estando assinalados em cor azul os textos com as funcionalidades do Clubes. Algumas das funcionalidades do produto aparecem em cinzento como não disponíveis (ver écran anterior). São funções que apenas estão disponíveis nos produtos de nível seguinte. Funções de gestão desportiva que estão disponíveis apenas no Clubes. Funções de gestão desportiva avançada e gestão comercial que estão apenas disponíveis no SoftGClube. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 5 de 70

6 Licenciamento do Associações Estes produtos permitem gerir os serviços de secretaria, de facturação, tesouraria, as secretarias desportivas e os gabinetes técnicos de cada modalidade. Além destas funções também é possível gerir o controlo de acessos às infra -estruturas da colectividade. Este sistema pode funcionar em rede (Cliente/Servidor) ou num só computador com ou sem acesso simultâneo por parte de diversos utilizadores. Os Clubes Desportivos, as Colectividades e os Clubes Recreativos Normalmente, estas entidades possuem uma estrutura que assenta no seu elemento base: o sócio. Por vezes, quem utiliza um clube para praticar desporto poderá não ser sócio. Deste modo, surgem aqueles que são apenas utentes. Normalmente, os sócios têm algumas regalias que os simples utentes não têm. Essas regalias passam por melhores preços nos serviços ou isenção de alguns pagamentos a efectuar. O SoftGClube está preparado para gerir todas estas situações. Para que os utentes (sócios ou não sócios) possam praticar algumas modalidades desportivas, têm que ser integrados em turmas, que podem ou não ter uma lotação máxima. Por sua vez, as turmas têm que ocupar um espaço, um horário e um monitor. Tudo isto dá muito trabalho a coordenar, mas quanto mais eficaz for esta coordenação melhor servido ficará o utente e mais rentabilizadas podem ser as infra-estruturas desportivas do clube. Este conjunto de funcionalidades está disponível no SoftGClube, podendo ser utilizado se o desejarem. Certos espaços desportivos necessitam de um controlo mais eficaz sobre quem os pode ocupar. Por exemplo, numa sala de musculação ou numa piscina, só deve poder entrar quem tiver os pagamentos em dia e estiver dentro do horário que lhe foi determinado. Este controlo permite saber quem utiliza, a que horas utiliza e a que horas deixa de utilizar. Um exemplo prático é o de controlar a hora de saída do balneário para que este não esteja ocupado desnecessariamente. Esta gestão de acessos está disponível no SoftGClube. A existência de uma loja, ou ponto de venda de artigos de apoio às actividades, com necessidades específicas de gestão, é também gerida pelo nível superior deste produto. As Associações, Ligas e Sindicatos Não necessitando da maior parte das funcionalidades do SoftGClube, também este grupo de entidades de carácter não desportivo, o podem utilizar. Para elas bem como para as associações de carácter desportivo, a utilização deste produto de software, serve para emitir e cobrar quotas aos seus associados, bem como todos os outros serviços afins. O SoftGClub tem três grupos de funções distintas, correspondente a três produtos distintos: Associações - Funções associativas, designadamente gestão de sócios e controlo de quotas; Página 6 de 70

7 Clubes - Funções associativas, designadamente gestão de sócios e controlo de quotas, funções desportivas, como o controlo de modalidades, turmas, espaços, mensalidades; SoftGClube - Engloba o conjunto de funcionalidades dos outros dois produtos, acrescentando um conjunto de funções de gestão comercial, que permitem a gestão do clube ou associação como uma empresa comercial, como por exemplo, facturação, controlo de stocks, gestão de fornecedores, encomendas a fornecedores e de clientes. Licença Garantias A T&T outorga-lhe o direito de utilização do programa, ligado a um único computador, ou sistema servidor cliente com apenas um acesso (não é possível acesso simultâneo). O cliente poderá copiar o programa e dados associados unicamente para fins de segurança. O cliente deve informar todos os utilizadores do programa das condições deste acordo. Caso o programa seja utilizado indevidamente por terceiros, dependentes do cliente, este pode ser directamente responsabilizado. A documentação impressa que acompanha o programa Associações/Clubes, não pode ser copiada. Nota: Este programa é fornecido com uma licença para utilização de um (1) utilizador e não poderá ser acedida em simultâneo por outros utilizadores. Existe a possibilidade de instalar uma versão multiposto com acesso simultâneo por pack de cinco utilizadores (5, 10, 15,...), podendo estas licenças adicionais ser adquiridas directamente à T&T. Deverá ser registada e licenciada de imediato através de contacto para a T&T. O processo de registo e licenciamento é descrito neste manual no capítulo Licenciamento do Associações/Clubes. Nota: O produto SoftGClube é fornecido de base com a possibilidade de cinco acessos simultâneos, multiposto. Sob condição alguma, a T&T será responsável por danos ou perdas sofridas, como resultado do uso ou impossibilidade de usar deste programa. A T&T não responderá por qualquer outra garantia realizada por pessoas alheias à T&T, incluindo distribuidores ou revendedores. Solicite (sempre) no prazo máximo de cinco dias após o licenciamento, o envio gratuito da versão mais recente deste programa (será efectuado de imediato através da Internet ou correio). Instalação Para iniciar a instalação do programa Associações/Clubes deverá colocar o CD no leitor e aguardar pelo écran seguinte. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 7 de 70

8 Licenciamento do Associações Reinstalação Para voltar a instalar o programa Associações/Clubes deverá seguir os procedimentos indicados para a Instalação. Nota: Antes de proceder a uma reinstalação do programa Associações/Clubes deverá efectuar uma cópia de segurança, no caso de já ter dados registados. Consulte neste manual o ponto correspondente à cópia e reposição de dados. Licenciamento Este programa é fornecido com uma licença que deverá ser registada através de contacto para a T&T. O processo de registo e licenciamento é executado através do programa TeTlicense. Ao executar este programa será mostrada a janela seguinte, onde deverá escolher a opção relativa ao programa Associações/Clubes. Para licenciar o programa de forma permanente faça clique em Licenciar. É apresentada uma janela com o código atribuído. Mantendo a janela aberta, deverá entrar em contacto com a T&T (Ver Nº de telefone na Ajuda do écran inicial do programa Associações/Clubes) para que lhe seja fornecida gratuitamente a sua chave de registo. No contacto telefónico será pedido o Número de Série do produto colocado na caixa do CD. Se após iniciar o processo de licenciamento não efectuar o contacto com a T&T, poderá repetir novamente este procedimento. Nota: Em Aplicação a licenciar deve escolher Associações ou Clubes de acordo com o produto adquirido. Página 8 de 70

9 O programa Associações/Clubes possui várias rotinas normalizadas que permitem ao utilizador executar com facilidade um conjunto de funcionalidades nas diversas opções de tratamento, mapas e relatórios. Estão incluídas neste grupo a rotina de impressão, onde se inclui a exportação de dados para diversos formatos de ficheiros, a rotina de consulta, parametrização e configuração de campos associada a tabelas de entidades e outras e a rotina de datas. Apresentamos a seguir as diferentes rotinas do Associações/Clubes, bem como um conjunto de funcionalidades adicionais que permitem trabalhar mais eficientemente com o programa. Rotina de Datas O programa Associações/Clubes permite configurar uma data para introdução num campo de uma tabela de entidades ou como parâmetro de selecção. Está disponível um calendário que permite as operações descritas a seguir: Sempre que um campo estiver preenchido com uma data conforme figura seguinte deve fazer clique com o botão esquerdo rato na seta para escrever a data pretendida. É apresentado um calendário conforme figura seguinte. Faça clique no dia pretendido com o botão do lado esquerdo do rato. Se pretender preencher o campo com a data do dia (hoje) pode fazer clique no círculo respectivo. Se pretender mudar de mês faça clique no cabeçalho na zona do texto com o mês, o que fará aparecer uma lista com os meses, de onde deverá seleccionar o mês pretendido. Se pretender mudar de ano, faça clique no texto do cabeçalho com o ano, alterado para o ano pretendido. Para alterar poderá inserir directamente o ano ou utilizar as setas disponíveis em. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 9 de 70

10 Rotina de Impressão O programa Associações/Clubes permite pré-visualizar qualquer documento antes de imprimir. Sempre que se faz clique no botão aparece o documento ou listagem pretendidos em prévisualização. Está disponível uma barra de tarefas que permite as operações descritas a seguir: Acesso à última página; Acesso à página seguinte em relação à página em que está posicionado; Acesso à página anterior em relação à página em que está posicionado; Acesso à 1ª página; Zoom; Impressão directa; Configuração da impressão; Exportação de dados; Fechar (sair sem imprimir). Página 10 de 70

11 Exportação dados de Quando se faz clique em é apresentado o écran seguinte. Através das opções indicadas é possível exportar os dados pré-visualizados para ficheiro. Ao indicar o nome do ficheiro pretendido. Após inserir o nome do ficheiro deverá carregar em. Será mostrada a seguinte caixa de diálogo onde deverá indicar o local onde será guardado o ficheiro gerado pelo processo de exportação. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 11 de 70

12 Após indicar o caminho, irá voltar à janela Exportar onde deverá escolher a opção para terminar o processo de exportação. Página 12 de 70

13 Gestão de tabelas No programa existem opções comuns a todas as tabelas. Na figura seguinte, estão representadas as funcionalidades disponíveis para todas as tabelas existentes no programa. As funções representadas por cada um dos botões existentes são comuns a todas as tabelas. Existem no entanto, funções específicas para cada uma das tabelas, as quais serão explicadas adiante neste manual. Se num campo da lista de entidades existir, poderá escolher esta opção, o que permitirá visualizar uma janela idêntica à imagem seguinte, onde estará disponível para consulta e impressão o conteúdo do campo seleccionado. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 13 de 70

14 Novo A opção, permite aceder a uma nova ficha de entidade. Editar A opção, permite aceder à ficha da entidade seleccionada a partir da lista visível. Nota: Antes de proceder à edição e consequente alteração de um registo numa qualquer tabela deve verificar as implicações dessa alteração. Por exemplo, alterar a designação de uma modalidade ao invés de criar um novo código, implica que todos os registos anteriormente efectuados com essa modalidade sejam alterados. Assim se substituir na tabela, a designação Ginástica por Natação, todas as referências já efectuadas se voltarem a ser reimpressas ou consultadas terão a nova designação. Eliminar A opção, permite eliminar a entidade seleccionada na lista, efectuando a confirmação da eliminação. Página 14 de 70

15 Nota: Antes de proceder à eliminação de um registo numa qualquer tabela deve verificar as implicações dessa eliminação. O programa Associações/Clubes valida um conjunto de situações de modo a evitar a incoerência do sistema. Por exemplo, não permite eliminar clientes se já existirem documentos associados. Contudo, poderão existir situações não previstas pelo programa, deste modo o utilizador deve estar consciente que a eliminação de registos poderá eventualmente tornar o sistema incoerente. Ficha A opção permite aceder à ficha completa da entidade seleccionada na lista, mas não permitindo a alteração dos dados. Será possível a visualização da janela seguinte, onde estarão disponíveis várias opções e todos os campos relativos à lista de entidades. Posicionar-se no registo seguinte ao seleccionado; Posicionar-se no último registo; Impressão Directa; Posicionar-se no registo anterior ao seleccionado; Posicionar-se no primeiro registo; T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 15 de 70

16 Reler A opção actualiza e ordena a lista de entidades após as alterações efectuadas. Consulta e parametrização de mapas No programa existem opções comuns de configuração de mapas quer associadas directamente a tabelas ou a relatórios e mapas pré configurados. A seguir são descritas as funcionalidades respectivas. Localizar A opção permite efectuar a localização de uma determinada sequência de caracteres na coluna que estiver seleccionada na lista de entidades. Por defeito será sempre efectuada a pesquisa sobre a primeira coluna da lista. Para seleccionar outra coluna basta carregar com o rato sobre o cabeçalho da coluna pretendida. A alteração da coluna seleccionada, irá também alterar a ordenação aplicada à lista de entidades, sendo considerada para tal a última coluna seleccionada. Configurar A opção permite indicar quais as colunas que o utilizador quer visíveis quando a lista é visualizada. Ao escolher esta opção será mostrada a janela representada na figura seguinte. Página 16 de 70

17 Na área referente às Colunas existem duas listas. Na lista posicionada no lado esquerdo são apresentados todos os campos da tabela isto é, todas as colunas disponíveis para inserção na lista e que ainda não estão seleccionadas. Na lista posicionada no lado direito são apresentados os campos (colunas) seleccionados da lista de entidades. Para acrescentar ou retirar colunas à lista de entidades basta utilizar as setas existentes entre as duas listas de colunas, fazendo-as transitar de uma lista para a outra. Na área referente à Ordem existem duas listas. Na lista posicionada no lado esquerdo estão listadas todas as colunas disponíveis e que não estão a ser utilizadas na ordenação da lista de entidades. Na lis ta posicionada no lado direito estão listadas as colunas que estão a ser utilizadas para ordenar a lista de entidades. Se a opção não estiver seleccionada a ordenação é feita de forma crescente. Caso esta esteja seleccionada a ordenação é feita de forma decrescente. Para acrescentar ou retirar colunas à lista de entidades basta utilizar as setas existentes entre as duas listas de colunas, fazendo-as transitar de uma lista para a outra. Na parte inferior da janela de configuração de impressão existe uma opção que permite guardar configurações que poderão ser utilizadas posteriormente noutras sessões. Para guardar a configurar deverá inserir o nome com o qual se desejar guardar a listagem, conforme imagem seguinte. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 17 de 70

18 Em seguida deverá utilizar para guardar definitivamente a listagem. Se mais tarde pretender seleccionar esta listagem deverá utilizar, o que permitirá escolher de entre as listagens já definidas, aquela que pretende. Para eliminar listagens já definidas, mas que já não são necessárias deverá utilizar a opção. Se pretender que a listagem definida esteja disponível para todos os utilizadores, deverá seleccionar a opção e em seguida carregar em. Para as alterações efectuadas terem efeito sobre a lista de entidades deverá carregar em. Consultar Esta opção permite parametrizar a lista de entidades visível. Ao escolher esta opção ficará visível a janela representada pela figura seguinte. Página 18 de 70

19 Aqui estão listadas todas as colunas existentes que caracterizam a entidade que se está a consultar. Nesta janela é possível efectuar filtragem sobre os campos disponíveis. É possível filtrar a informação, considerando intervalos, devendo para isso estar seleccionada a opção. Se esta opção estiver seleccionada, a figura anterior terá duas colunas para inserir os valores de restrição, sendo aplicada precisamente a restrição inserida. Neste exemplo serão consideradas as listagens que tenham a sequência 14 na Classificação. Para efectuar uma restrição deverá ser inserida, na linha correspondente à coluna desejada, a restrição a efectuar. Se o utilizador desejar efectuar uma restrição que não corresponda à totalidade da informação contida na coluna desejada, deverá utilizar o carácter especial *, que representa qualquer símbolo. Em seguida deverá carregar em serem aplicadas à lista de entidades. para as restrições T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 19 de 70

20 Configurar impressão A opção permite aceder à janela de configuração de impressão, onde estão disponíveis entre outras opções, a possibilidade de alterar a impressora predefinida e o número de cópias da lista de entidades a imprimir. Imprimir A opção permite pré-visulaizar a lista das entidades que irá ser impressa, tendo acesso à Rotina de Impressão (explicada anteriormente neste manual). Sumário A opção permite imprimir um documento, idêntico a um relatório (conforme destaque figura seguinte), com a indicação das restrições aplicadas à lista de entidades e indicando o número de registos correspondentes à selecção efectuada. Introdução rápida de entidades Em algumas fichas de definição de entidades, existe a possibilidade de definir a opção. Com esta opção seleccionada, após a introdução dos dados da entidade, a respectiva ficha não é fechada. A mesma manter-se-á aberta, pronta para a introdução de uma nova entidade, utilizando por defeito os valores da entidade criada anteriormente se retirar a selecção em. Página 20 de 70

21 Introdução Imagens de Nas fichas de definição de algumas entidades existe a possibilidade de inserção de imagens. A forma de o fazer é geral e processa-se da seguinte forma: Sobre a área reservada à inserção da imagem, deverá carregar com a tecla do lado direito do rato o que fará aparecer o menu representado pela imagem seguinte. Se o utilizador optar pela opção Scanner ou Câmara, o programa irá executar automaticamente, um programa que esteja instalado e que funcione com um scanner ou um câmara, para permitir a captura directa da imagem. No caso de o utilizador escolher a opção Ficheiro, o programa irá abrir uma janela para indicação da localização do ficheiro de imagem (conforme figura seguinte). Se pretender eliminar uma imagem anteriormente inserida, deverá utilizar a opção Remover Imagem. Nota: Só é possível utilizar imagens dos tipos disponíveis na no tipo de imagem (opção disponível na janela de selecção de imagem). Documentos que podem ser emitidos O programa Associações/ Clubes possui um conjunto de documentos associados às diversas funcionalidades: Ficha de Entidade, Notas de dívida,recibos, Quotas, Cartões e listagens diversos em formato A4 vertical ou horizontal. Em relação às diversas tabelas é possível configurar mapas e fazer a respectiva impressão. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 21 de 70

22 Ficheiros O programa possui diversos ficheiros (tabelas) que permitem construir o conjunto de dados que compõem o sistema. Todas as tabelas podem ser geridas pelo utilizador. Nota: A primeira tarefa a efectuar no Associações/Clubes consiste em inserir dados nas tabelas pela ordem seguinte: Tipos de Entidades, Categorias, Estado Civil, Locais de Cobrança, Zonas, Profissões, Dependências, Estados, Bancos, Países, Condições de pagamento, Modos de pagamento, Famílias de produtos, Unidades, Preçário, Produtos, Dividas de entidades, Entidades (Sócios e Utentes), Modalidades, Turmas, Espaços, Horários, Inscrições. Algumas tabelas já possuem registos, normalmente reservados a funções especiais do programa. Não devem ser eliminados ou alterados. Pesquisa Rápida Ao entrar no programa Associações/Clubes, é possível visualizar a lista de entidades existentes no programa, conforme imagem seguinta. Para localizar uma determinada entidade de uma forma rápida, foi introduzida uma zona de pesquisa rápida. A pesquisa pode ser efectuada sobre um de vários dados: Nome, Número de sócio e Número de Utente. Página 22 de 70

23 Pesquisa por Nome Para efectuar a pesquisa por Nome, não é necessário saber precisamente o nome que se procura. Considere-se como exemplo o utente: Nome: João António Nunes Robalo Sócio: 229 Utente: 610 Para pesquisar este utente deve-se colocar o cursor na caixa e introduzir, por exemplo João. Após a introdução da sequência, a lista das entidades ficará reduzida, contemplando apenas, os utentes cujo nome inclui a sequência introduzida, conforme imagem seguinte: T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 23 de 70

24 Ou seja, o utente não está registado com o nome João Robalo. Para que seja possível encontrar este utente a pesquisa deverá ser feita da seguinte forma:. O resultado obtido é: O caracter * substitui qualquer sequência de caracteres. O mesmo deve ser utilizado nos casos em que não se tem a certeza da forma como o nome que se procura está introduzido, como é o caso da utilização de acentos. Pesquisa por sócio Para efectuar a pesquisa por sócio basta introduzir no campo o número de sócio a pesquisar. A lista de entidades será actualizada de acordo com a pesquisa efectuada, ou seja, mostrará o sócio pesquisado. Caso não seja encontrado o número inserido, a lista de entidades ficará vazia. Pesquisa por Utente Para efectuar a pesquisa por sócio basta introduzir no campo o número de utente a pesquisar. A lista de entidades será actualizada de acordo com a pesquisa efectuada, ou seja, mostrará o utente pesquisado. Caso não seja encontrado o número inserido, a lista de entidades ficará vazia. Página 24 de 70

25 Menu Diversos Ao fazer clique em Diversos é apresentada a lista de funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte: Como configurar Empresa Ao fazer clique em Configurar empresa é apresentado o écran seguinte. O utilizador deverá preencher os dados conforme o exemplo apresentado. Os dados introduzidos serão utilizados para a identificação da empresa nos cabeçalhos dos documentos e listagens emitidas pelo programa. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 25 de 70

26 Página 26 de 70 Na figura anterior estão introduzidos alguns dados, de forma a exemplificar a informação que deverá ser colocada nos respectivos campos.

27 Configuração da empresa - Moradas Na área referente à opção Moradas está disponível espaço para a introdução de duas moradas: a morada utilizada para o cabeçalho nos documentos de dívida e recibos (e a morada utilizada como local de carga apenas no SoftGClube ), conforme destaque da figura seguinte: Configuração da Empresa Moedas Na área referente à opção Moedas está disponível a configuração do número de moedas que o programa irá utilizar, a Taxa de câmbio da Moeda Base para a Moeda Secundária e a Taxa de IVA utilizada por defeito no programa. Nota: A Moeda Secundária é calculada com base na Moeda Base e na Taxa de Câmbio, utilizado a seguinte formula: Moeda Secundária = Moeda Base * Taxa de Câmbio T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 27 de 70

28 Neste écran é ainda possível definir quais as moedas que podem ser utilizadas pelo programa. A configuração que está definida no Associações/Clubes por defeito, tem como primeira e segunda moedas o Euro. As moedas predefinidas e a sua formatação podem ser alteradas. A formatação dos campos com valor monetário é definida nos campos Formato 1ª moeda e Formato 2ª moeda. Para efectuar a formatação para outras moedas deverão ser consideradas as seguintes notações: Símbolo # : representa qualquer digito; Símbolo, : representa o símbolo que faz o agrupamento dos dígitos (separação dos milhares); Símbolo. : representa o separador da parte decimal do número; É possível a utilização de qualquer símbolo para a formatação da moeda (no exemplo e Esc). A taxa de conversão é utilizada para efectuar o cálculo da segunda moeda, tendo como base a primeira moeda. Configuração da Empresa Internet Na área referente à opção Internet é possível definir o endereço de e da Home Page. Configuração Empresa Textos da Na área referente à opção textos é possível definir textos para serem utilizados nos documentos de facturação. Página 28 de 70

29 Configuração da Empresa Outras configurações Na área referente à opção textos é possível definir algumas configurações que vão ser consideradas durante o funcionamento do programa. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 29 de 70

30 Nota: O sistema de numeração é um dos elementos principais na configuração do sistema. Se pretende numerar automaticamente as diferentes fichas que criar e atribuir a cada uma delas um numero sequencial de sócio, deve colocar o parâmetro Sócio. Criar Cópia de Segurança Ao fazer clique em Criar Cópia de Segurança é apresentado o seguinte écran, onde está seleccionada um directório, que servirá para armazenar o ficheiro criado para salvaguarda dos dados existentes no programa Ao fazer clique em o programa irá armazenar os dados no Restaurar Cópia de Segurança Ao fazer clique em Restaurar Cópia de Segurança é iniciada a ligação exclusiva à Base de Dados, o que implica que nenhum utilizador possa trabalhar neste momento no programa. Em seguida será mostrada a janela representada na figura seguinte, onde o utilizador deverá indicar o local onde está armazenado o ficheiro que contém a cópia de segurança anteriormente efectuada. Página 30 de 70

31 Ao fazer clique em o programa irá restaurar os dados anteriormente guardados, sobrepondo os dados actualmente existentes na base de dados. Reparar Dados Ao fazer clique em Reparar Dados é iniciada a ligação exclusiva à Base de Dados, o que implica que nenhum utilizador possa trabalhar neste momento no programa. Em seguida será mostrada a janela conforme destaque da figura seguinte. Aqui estão disponíveis várias funções que permitem a verificação e correcção de possíveis erros existentes na Base de Dados. O utilizador deverá indicar qual a opção que pretende e em seguida carregar em. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 31 de 70

32 Gestão Utilizadores de O programa Associações/Clubes permite criar diferentes perfis de utilizadores através de Login e Password específicos, definindo para cada um níveis de acesso diferentes e tipo de utilizadores. Ao fazer clique em Gestão de Utilizadores é mostrada a janela seguinte, onde está representada a lista dos utilizadores associados à e-comercial seleccionada. A partir desta lista é possível criar novos utilizadores, alterar os acessos a utilizadores existentes ou eliminar utilizadores, através dos botões respectivos. É ainda possível visualizar quais os utilizadores que estão, no momento em que se consulta a lista de utilizadores, a utilizar o programa Associações/Clubes. Definir Utilizadores Para definir um utilizador deverá carregar em, o que permitirá a definição da ficha de utilizador, conforme figura seguinte. Página 32 de 70

33 Os campos Login e Password são utilizados para definir o utilizador e a palavra passe, que permite o acesso ao programa. Estes campos são de preenchimento obrigatório. Poderá ainda definir um utilizador como SUPERVISOR através da opção e indicar se está ou não inibido, ou seja, não pode entrar no programa utilizando para isso a opção. O facto de um utilizador não ser SUPERVISOR, implica não ter a possibilidade de eliminar ou alterar documentos de saída. Para além da definição do acesso ao programa, existe ainda a possibilidade de definir o perfil do utilizador, isto é, definir quais as funcionalidades a que o utilizador tem acesso dentro do programa. Para definir o perfil do utilizador deverá ser utilizada a lista de funcionalidades existente no lado direito da janela (apenas no SoftGClube ). T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 33 de 70

34 Nesta área estão representados todos os menus existentes no programa e as respectivas opções. A cada opção está associado um símbolo. Existem três símbolos possíveis, com os respectivos significados: O utilizador tem acesso à opção indicada; o O utilizador não tem acesso à opção indicada; S A opção só está disponível para utilizadores definidos como supervisores; O acesso a uma determinada opção do menu pode ser alterada através de duplo clique sobre o símbolo respectivo. O símbolo irá alternar entre e o. As opções indicadas com o símbolo S não podem ser alteradas. Desligar Utilizadores O facto de existir limite em termos do número de utilizador a aceder em simultâneo ao programa Associações/Clubes, poderá ser necessário desligar utilizadores. A opção permite que o utilizador seleccionado na lista de utilizadores seja desligado do programa. Personalizar Barra de Atalhos Ao fazer clique em Personalizar Barra de atalhos será mostrado o écran, representado pela figura seguinte, onde o utilizador pode definir quais os botões que deseja na Barra de Atalhos. Cada um dos botões tem uma função associada. Ao escolher os botões, o utilizador deverá ter em conta quais as funções mais utilizadas do programa, de forma a aumentar a rapidez de acesso às funções. Página 34 de 70

35 Na lista do lado esquerdo estão representados os botões de todas as funções disponíveis e não seleccionadas para personalização da Barra de Atalhos. Na lista do lado direito estão os botões seleccionados para a personalização da Barra de Atalhos do écran inicial. Para compor a lista do lado direito, utilizam-se os botões com as setas para fazer passar os botões de uma lista para a outra. É ainda possível alterar a ordem dos botões. Para tal é necessário seleccionar o botão que se quer movimentar e utilizar as setas situadas na parte inferior do écran e fazer movimentar (para cima ou para baixo) o botão seleccionado. Nota: O número máximo de botões na Barra de Atalhos é dez. A Barra de Atalhos poderá não conter botões se o utilizador o desejar. Os botões seleccionados estarão sempre visíveis, formando uma ou duas linhas conforme seja necessário. Configurar Documentos (apenas SoftGClube ) para Ao fazer clique em Configurar Documentos é apresentado o submenu, conforme destaque da figura seguinte, onde estão disponíveis as seguintes opções. Impressão (apenas para SoftGClube ) Ao fazer clique em Impressão o utilizador tem a possibilidade de configurar a impressão dos documentos de saída. A figura seguinte representa o écran que é visualizado quando a opção é escolhida: T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 35 de 70

36 Na opção é possível escolher o tipo de documento a configurar. Para cada campo estão indicadas as dimensões e a posição em relação à margem esquerda e margem superior do documento. A margem mínima superior e esquerda é de 10 milímetros para ambas. Deste modo quando se indica Valor esquerda igual a 1 (um), o campo está afastado da margem 11 (onze) milímetros. Se o utilizador desejar guardar os novos valores dos campos, pode faze-lo através do botão sempre o botão referido.. Para cada campo o utilizador deve utilizar Se o utilizador desejar ocultar um determinado campo num documento deve desmarcar esse campo através da opção. Se o utilizador desejar repor os valores por defeito dos campos, pode fazê-lo através do botão. Antes da reposição dos valores o utilizador deverá confirmar a intenção respondendo à pergunta Página 36 de 70

37 Se o utilizador responder Sim o documento será reposto na sua totalidade. Se responder Não serão repostos os valores do campo seleccionado na lista dos campos. Se responder Cancelar nenhum valor será reposto. Nota: Todas as alterações efectuadas ao campo da lista, só terão efeito sobre o documento que estiver seleccionado. Pegando no logotipo como exemplo, pode ver-se que os valores definidos no documento são: O Valor esquerda representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e a margem esquerda do documento. O Valor topo representa a distância entre o limite superior da imagem e a margem superior do documento. O Valor comprimento representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e o limite direito da imagem. O Valor altura representa a distância entre o limite superior da imagem e o limite inferior da imagem. Para alterar os valores devem-se utilizar as setas ou introduzir os valores directamente no campo correspondente. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 37 de 70

38 Parametrização (apenas para SoftGClube ) Ao fazer clique em Parametrização é apresentada a figura seguinte, onde é possível efectuar a parametrização dos vários tipos de documentos de saída, ou seja documentos de clientes, existentes. Impressora de talões (apenas para SoftGClube ) Se o utilizador pretender instalar uma impressora para emissão de Talões de Venda deverá indicar na opção a porta de ligação respectiva e a seguir indicar o tipo de impressora na linha seguinte. Página 38 de 70

39 Impressão de facturas (apenas para SoftGClube ) O programa permite definir se o utilizador pretende trabalhar com o configurador de documentos para um de dois sistemas distintos: Configurador de documentos, em que utiliza o sistema de facturação normal, é emitido o documento de venda e posteriormente o recibo (excepto nos casos de Vendas a dinheiro e talões de venda) conforme Factura/Recibo (Config. Docum.), em que utiliza o sistema de facturação em que é processada a venda e simultaneamente o recibo (excepto nos casos de Vendas a dinheiro e talões de venda) conforme: Consulte os serviços de assistência da T&T para esclarecimentos adicionais sobre as diferentes configurações. Existem quatro opções possíveis de parametrizar: Stock, Conta Corrente, Contabilístico e Numero de Cópias. A opção Stock, permite definir se um documento efectua ou não actualização de stock quando emitido. Para que seja movimentado stock quando emitido, o documento deverá ter a opção seleccionada. A opção C/C, permite definir se um documento será considerado ou não para a lista de documentos na consulta da conta corrente do cliente. Para que o documento seja considerado, a opção deverá estar seleccionada. A opção Contab, permite definir se um documento será considerado ou não para os mapas contabilísticos. Para que o documento seja considerado, a opção deverá estar seleccionada. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 39 de 70

40 A opção N.º Cópias, permite definir o número de vias que serão impressas para além do original, quando se efectua a emissão do documento. O número de cópias deverá ser indicado no campo. Nota: Todos os parâmetros têm um valor por defeito, podendo este ser alterado a qualquer altura Log de Operações Ao fazer clique em Log de operações, o utilizador se for Supervisor terá acesso a lista de utilizadores que acederam ao programa, com a informação da data e hora de acesso e de saída (fecho de sessão de trabalho). Terminar Sessão Ao fazer clique em Terminar Sessão, será possível efectuar o Login de outro utilizador. Página 40 de 70

41 Menu Tabelas Ao fazer clique em Tabelas é apresentada a lista de funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte: Apresentamos a seguir uma descrição detalhada de algumas das tabelas. São destacadas apenas as tabelas que têm implicação na configuração base do sis tema. Para gestão da tabela respectiva deve consultar o ponto Gestão de tabelas. Entidades Ao fazer clique em Entidades é apresentado o submenu, conforme destaque da figura seguinte, onde estão disponíveis as seguintes opções. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 41 de 70

42 Locais cobrança de Das tabelas referenciadas destacamos: Ao fazer clique em Locais de Cobrança é mostrada a lista de locais já existentes. O Local de Cobrança corresponde a um cobrador ou local geográfico, normalmente a sede da associação/clube. A partir desta lista é possível criar novos locais de cobrança, alterar ou eliminar, através dos botões respectivos. Tipos de entidade Ao fazer clique em Tipos de entidade é mostrada a lista de tipos de entidade já existentes. Por exemplo, se pretender trabalhar com sócios, deve criar nesta tabela os diferentes tipos, sócio efectivo, sócio honorário, etc.. Os campos Tipo de Quota e Valor da Quota devem ser preenchidos para serem usados na impressão de quotas para este tipo de entidades. O Tipo de Quota corresponde à periodicidade da quota (Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual). O Valor da Quota corresponde ao valor base da quota a ser impressa. A partir de uma lista semelhante à imagem a seguir apresentada, é possível criar novos tipos de entidade, alterar ou eliminar, através dos botões respectivos. Página 42 de 70

43 Dívidas de sócio Ao fazer clique em Dívidas de sócio é mostrada a lista de produtos que constituirão automaticamente as dívidas de um sócio quando se inscreve na associação/clube. A partir de uma lista semelhante à imagem a seguir apresentada, é possível associar novos produtos, alterar ou eliminar, através dos botões respectivos. Deve escolher em primeiro lugar o Tipo de entidade, de modo a que os botões estejam disponíveis. Ao fazer clique em adicionar pode escolher outro produto para a lista de dívidas. No écran que será apresentado é possível escolher os produtos, assinalando a linha respectiva e fazendo clique em. Esta operação deve ser repetida sucessivamente. posicionando-se na linha seguinte e voltando a fazer clique em. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 43 de 70

44 Estado Modalidades Esta tabela só deve ser preenchida se pretender criar estados para classificar a ficha de sócio para além de activo e inactivo, que são automáticos na instalação do programa. (Ex. suspenso ). O estados activo e inactivo, não são apresentados na lista de registos da tabela. Ao fazer clique em Modalidades é apresentado o submenu, conforme destaque da figura seguinte, onde estão disponíveis as seguintes opções. Das tabelas referenciadas destacamos: Espaços Ao fazer clique em Espaços é mostrada a lista de locais já existentes. O Espaço corresponde a um local geográfico, normalmente o local onde se pratica uma determinada modalidade para uma turma. O campo Lotação máxima permite criar uma refe rência de controlo. A partir desta lista é possível criar novos espaços, alterar ou eliminar, através dos botões respectivos. Página 44 de 70

45 Outras tabelas Preçário Existem outras tabelas componentes do Associações/Clubes que destacamos: Ao fazer clique em Preçário é mostrada a lista de preçários já existentes, conforme destaque de figura seguinte. Cada preçário tem uma descrição associada. É possível, posteriormente, associar vários preçários a um artigo/produto. O Associações/Clubes permite definir vários preços para um artigo/produto. Nesta opção é possível designar cada um desses preços que serão utilizados automaticamente na criação de um novo artigo/produto. A partir desta lista é possível criar novos preçários, alterar ou eliminar preçários, através dos botões respectivos. Família de Artigos Ao fazer clique em Famílias de Artigos é mostrada a lista de famílias já existentes. Cada família definida tem um código e uma descrição associada. É possível, posteriormente, associar uma família a um artigo/produto. A partir desta lista é possível criar novas famílias, alterar ou eliminar famílias, através dos botões respectivos. Unidades Ao fazer clique em Unidades é mostrada a lista de unidades de movimentação já existentes. Cada unidade definida tem um código e uma descrição associada. É possível, posteriormente, associar uma unidade a um artigo/produto. A partir desta lista é possível criar novas unidades, alterar ou eliminar unidades, através dos botões respectivos. Campanhas Ver Saldos T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 45 de 70

46 Saldos Nesta janela seguinte estão representadas duas áreas: do lado esquerdo Artigos/Produtos Disponíveis que não estão em saldo, e do lado direito Artigos/Produtos Associados a saldos. Na área esquerda estão listados todos os produtos disponíveis para elaboração de preços de saldos. Para associar um dos produtos disponíveis deverão ser utilizadas as setas existentes, fazendo transitar os produtos da uma área para outra. Previamente deve definir: qual o preço base para cálculo do valor do preço de saldo, qual a percentagem de desconto a aplicar e qual é o preço onde colocar o resultado do cálculo. Quando se efectua a movimentação através das setas é calculado imediatamente o valor do preço de saldo e o artigo fica marcado como estando em saldo. Esta marcação é usada na facturação do artigo e o utilizador é avisado da situação de saldo. A operação inversa é possível. Nota: Para utilizar as funções de Saldo e Campanha, devem ser criados dois preços para esse efeito. Página 46 de 70

47 Modos pagamento de Ao fazer clique em Modos de Pagamento é mostrada a lista de modos de pagamento já existentes, conforme destaque de figura seguinte. O modo de pagamento corresponde a uma descrição, que pode ser associada a um cliente durante a definição do mesmo. Pode ainda ser associado a um fornecedor quando se faz a definição do mesmo e a documentos emitidos. A partir desta lista é possível criar novos modos de pagamento, alterar ou eliminar modos de pagamento, através dos botões respectivos. Produtos Ao fazer clique em Produtos é mostrada a janela seguinte, onde está representada a lista de produtos existentes associados à empresa. A partir desta lista é possível criar novos produtos, alterar os dados dos produtos existentes ou eliminar produtos, através dos botões respectivos. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 47 de 70

48 Definir Artigo Ao carregar em ficará visível a ficha de Artigo, conforme destaque da figura seguinte. Página 48 de 70

49 Os campos preenchidos servem de exemplo para a definição de uma ficha de produto. Os campos relativos à Referência, Descrição e Descrição Abreviada são de preenchimento obrigatório. No caso de o artigo que se está a definir ser um serviço, no campo deverá estar indicado Não. Será sempre o caso dos programas Associações e Clubes. As opções ou, indicam se o artigo se encontra em saldo e/ou em campanha respectivamente. Se pretender colocar um artigo numa destas situações devem ser utilizados os procedimentos disponíveis para o efeito. Se pretender desactivar estas opções deverá fazer clique sobre a opção desejada. A opção emissão de cartões. indica se este produto pode ser utilizado para O campo indica a data de vencimento por defeito do produto. Por exemplo, a quota de Janeiro deve ter como data de vencimento 01/01/ano, no caso d se tratar de uma mensalidade de uma turma a 1º mensalidade deverá ter a data de vencimento correspondente ao 1ºdia do mês de início de actividade da turma. Sempre que se tratar de um produto para pagamento imediato, deve ser indicada a data de 01/01/ano em curso. Para efectuar a impressão da ficha de artigo, deverá efectuar a consulta através de. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 49 de 70

50 Exemplo 1 Sequência para iniciar a utilização de Associações Vamos apresentar a seguir a sequência de operações para poder começar a utilizar o seu programa Associações. Configurar do sistema dados Deve começar por configurar os dados da associação ou clube a quem se destina o programa. Deste modo deve efectuar as seguintes operações, conforme a sequência de écrans seguinte: Ao fazer clique em Configurar empresa, é apresentado o écran seguinte, onde deverá preencher os dados de identificação Página 50 de 70

51 Se pretender que a cada ficha seja atribuído automaticamente um número de sócio (sequencial), deve preencher os dados exactamente como apresentado no écran seguinte. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 51 de 70

52 Configurar tabelas A operação seguinte consiste em configurar as diferentes tabelas de apoio do sistema. Ao fazer clique em Entidades, é apresentado o submenu seguinte, através do qual poderá aceder às diferentes tabelas para criar dados de apoio ao sistema. Em Associações/Clubes existem tabelas fundamentais para um aproveitamento eficaz do programa. Página 52 de 70

53 Para além do conjunto de tabelas apresentado no submenu anterior, existem outras tabelas essenciais para o funcionamento do programa e imprescindíveis para a configuração. São possíveis de aceder através dos submenus seguintes. T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 53 de 70

54 Sequência de criação de dados nas tabelas A partir da lista de tabelas apresentada nos três submenus, deve o utilizador criar os códigos de apoio do sistema. Deste modo devem ser criadas: Categorias para classificar os diferentes tipos de fichas (Exemplo: Efectivo, Funcionário, Monitor, Isento). Locais de cobrança para definir os diferentes locais ou cobradores aos quais as quotas de sócios ficarão associadas. Zonas para subdividir os diferentes locais ou cobradores aos quais as quotas de sócios ficarão associadas. Estado civil para definir a situação do sócio. Profissões para caracterizar a profissão do sócio. Dependências para definir as situação de dependência do agregado familiar do sócio (Exemplo: Filho/a, Conjuge). Países para definir a nacionalidade do sócio. Estados para definir a situação da ficha de sócio. Ver Estado noutro ponto deste manual. Bancos para definir os diferentes bancos para caracterizar os pagamentos de dívidas. Modos de pagamento para definir os meios de pagamento possíveis (Exemplo: Cheque, Numerário, Cartão). Preçários para definir os diferentes tipos de preço possíveis para cada produto. Ver Preçários noutro ponto deste manual. Famílias de produtos para classificar os diferentes produtos (Exemplo: Mensalidades, Quotas, Cartões, Diversos, Equipamentos). Tipos de entidade para definir os diferentes tipos de sócio/utente/entidade (Exemplo: Sócio efectivo, sócio benemérito, sócio isento) Ver Tipos de entidade noutro ponto deste manual. Produtos para criar os diferentes produtos (Exemplo: Mensalidades, Quotas (janeiro, fevereiro, etc.), Cartões, Diversos, Equipamentos). A designação produtos é utilizada em Associações/Clubes para referenciar as mensalidades a cobrar aos sócios, o cartão de sócio/utente, mensalidades de actividades desportivas, jóia ou inscrição, etc.. Ver Produtos noutro ponto deste manual. Dívidas de sócios para criar os diferentes produtos que serão cobrados aos novos sócios quando é feita a inscrição (Exemplo: Mensalidades (12) e Cartão). Ver Dívidas de sócio noutro ponto deste manual. Este conjunto define a lista padrão das mensalidades a cobrar aos sócios e eventualmente outros produtos. Página 54 de 70

55 Nota: Uma eficaz definição de produtos permite o controlo de gestão de dívidas, produtos vendidos, estatísticas diversas e análises. (Exemplo: Para definir a Quota de Janeiro a referência deveria ser Q 1 a família Quotas. Para definir a Quota de Fevereiro a referência deveria ser Q 2 e a família Quotas. Criar fichas de sócios/utentes Uma vez criados os diferentes registos nas tabelas de apoio e possível iniciar o processo de criação das fichas de entidades. O écran seguinte representa o écran inicial do sistema, com a lista de entidades (sócios, utentes ou outras), que está vazia quando se começa a trabalhar com o programa. Vamos de seguida apresentar as diversas funcionalidades deste écran, que permitem criar novas fichas (Ex: sócios), registar dívidas, fazer inscrições, gerir a conta corrente ou imprimir uma ficha em branco (formulário). T&T Telemática & tecnologias de Informação Lda Página 55 de 70