Manual de Utilização de Software NEFRODATA-ACD T E C N O L O G I A É A S S I M CONTROLE DE ESTOQUE

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1 GUIA Manual de Utilização de Software NEFRODATA-ACD T E C N O L O G I A É A S S I M CONTROLE DE ESTOQUE Informações sobre este manual de utilização de software Documento produzido com conceitos básicos de informática e do Controle de Estoque de Materiais. Manual compatível com a versão do Controle de Estoque de Materiais. Desenvolvimento NEFRODATA Distribuição Copyright 2009 Nefrodata Sistemas & LifeSys Informática. Todos os direitos reservados nefro@nefrodata.com.br - Tel: +55 (37)

2 SUMÁRIO 1. Menu Arquivos Dados Unidades Local de Armazenamento Centro de Custo Fornecedor Forma de Pagamento Grupo e Subgrupo Kit de Material Local de Estoque Operação de Nota Fiscal Profissionais Curva ABC de Consumo do Estoque Menu Estoque Cadastro do Estoque Campos Descrição, Unid. de Compra, Quantidade por Embalagem, Unid. de Estoque e Unid. de Consumo Campos Estoque Mín., Estoque Máx., Tempo de Reposição, % de Repasse, Consumo Médio Mensal e Preço Médio Campos Local de Armazenamento, Grupo e Subgrupo Associando um Local de Estoque Associando um Fornecedor Associando um Centro de Custo Associando um Código de Barras Visualizando o Histórico do Fechamento Mensal Consulta do Estoque Ajuste da Movimentação do Estoque Fechamento Mensal do Estoque Inventário de Estoque Transferência de Estoque Valorização de Estoque Menu Materiais Requisição de Materiais para Consumo Prescrição de Materiais e Medicamentos Prescrição Automática de Materiais e Medicamentos Atendimento de Requisição / Prescrição Devolução de Materiais Entrada de Nota Fiscal Saída de Materiais Ressuprimento de Materiais Menu Compras Solicitação de Compras Cotação de Compras Ordem de Compra Menu Relatórios 01 Produzido por: Nefrodata Sistemas & LifeSys Informática Avenida Paraná Centro Tel: +55 (37) Fax +55 (37) Site: nefro@nefrodata.com.br

3 1. MENU ARQUIVOS FUNÇÕES DESTE MENU: CADASTRO DOS DADOS DA UNIDADE CADASTRO DOS LOCAIS DE ARMAZENAMENTO CADASTRO DOS CENTROS DE CUSTO CADASTRO DE FORNECEDORES CADASTRO DAS FORMAS DE PAGAMENTO CADASTRO DOS GRUPOS E SUBGRUPOS DOS MATERIAIS CADASTRO DOS KITS DE MATERIAIS CADASTRO DOS LOCAIS DE ESTOQUE CADASTRO DAS OPERAÇÕES DE NOTAS FISCAIS CADASTRO DOS PROFISSIONAIS CURVA ABC DE CONSUMO DO ESTOQUE

4 1.1 - DADOS DA UNIDADE [Menu Arquivos Dados Unidade] Na tela de Dados da Unidade é exibida a listagem de todas as unidades cadastradas no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 1) As unidades cadastradas serão as clínicas, laboratórios e hospitais que utilizarão o sistema de controle de estoque. Para cadastrar uma unidade, clique em [Incluir]. Fig. 1 - Listagem das Unidades Cadastradas Na tela de Manutenção do Cadastro dos Dados da Unidade serão informados os dados cadastrais da Unidade (Fig. 2). Os dados inseridos nesta tela de cadastro serão apresentados nos cabeçalhos dos relatórios do sistema, quando estes forem impressos. Preencha os dados e clique em [Gravar]. Fig. 2 - Manutenção dos Dados da Unidades P á g i n a 4 de 50

5 1.2 - CADASTRO DE ARMAZENAMENTOS [Menu Arquivos Armazenamentos] Na tela de Cadastro de Armazenamentos é exibido a listagem de todos os Locais de Armazenamento cadastrados no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 3) Local de Armazenamento é o local aonde encontra-se o material dentro de um Local de Estoque. Ex: Dentro de um Almoxarifado temos, prateleira A, prateleira B, etc. Para cadastrar um Local de Armazenamento, clique em [Incluir]. Fig. 3 - Listagem do Cadastro de Armazenamentos Na tela de Manutenção do Cadastro de Armazenamento serão informados os dados cadastrais do Local de Armazenamento (Fig. 4). Basta informar o nome (prateleira, armário, gaveta, etc) e clicar em [Gravar]. Os locais de armazenamentos serão associados aos materiais. Cada material possuirá um Local de Armazenamento. Fig. 4 - Manutenção dos Dados do Cadastro de Armazenamentos P á g i n a 5 de 50

6 1.3 - CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO [Menu Arquivos Centro de Custo] Fig. 5 - Manutenção dos Dados do Cadastro do Centro de Custo Na tela de Cadastro do Centro de Custo é exibido a listagem dos centros de custos cadastrados no sistema e as opções de manutenção (Fig. 5). É possível filtrar a listagem de centros de custos, mostrando apenas os centros de custos do estoque, do financeiro ou os inativos, para isso clique nas opções [Utilizados no Estoque], [Utilizados no Financeiro] e [Inativos]. Poderão ser cadastrados vários centros de custos. Dentro de uma unidade podemos ter: Administração, Equipe Médica, Limpeza, etc. (setores da empresa) Para cada centro de custo haverá uma lista de materiais associados a ele. Em uma saída de materiais somente será possível dar saída a materiais que estejam vinculados ao Centro de Custo selecionado. Para fazer esta associação, selecione o [Grupo] e [SubGrupo] dos materiais do Cadastro do Estoque e clique no ícone para associar o material ao centro de custo, movendo-o para a parte direita da tela, que recebe o nome de [Materiais e Medicamentos do Centro de Custo]. Para desfazer a associação, selecione o material e clique no ícone. Para desfazer toda a listagem de uma vez, clique no ícone. EXEMPLO PRÁTICO Fig. 6 - Manutenção dos Dados do Cadastro do Centro de Custo Conforme os dados cadastrais, foi inserido o Centro de Custo [Suporte Técnico Informática], e selecionado o Local de Estoque Padrão [Almoxarifado]. Desta forma ao dar uma saída de material para o centro de custo [Suporte Técnico Informática] o sistema entenderá que os materiais serão retirados do Local de Estoque Padrão. Ao efetuar a saída de material o Local de Estoque poderá ser alterado, se necessário. Seguindo o exemplo, foi associado para o Centro de Custo [Suporte Técnico Informática] os materiais do Grupo [Material Escritório] e SubGupo [Geral], que guardavam os materiais [Caneta Esferográfica] e [Lápis], respectivamente, o centro de custo só poderá requisitar estes dois materiais. OBS: Ao cadastrar um centro de custo deve-se ter atenção ao selecionar as opções [Utilizado no Estoque] e [Utilizado no Financeiro]. Se ambas opções estiverem marcadas, o centro de custo ficará visível no Sistema de Estoque e no Financeiro. É importante selecionar o Sistema correto, em muitas ocasiões o centro de custo pertence à apenas um sistema. Ex: Centro de Custo Energia Elétrica, não tem necessidade de ficar visível no estoque, pois não damos saída em Energia Elétrica. Este centro de custo é somente do sistema Financeiro, pois lançaremos títulos a pagar para a companhia de energia elétrica. P á g i n a 6 de 50

7 1.4 - CADASTRO DE FORNECEDORES [Menu Arquivos Fornecedores] Na tela de Cadastro de Fornecedores é exibido a listagem de todos os Fornecedores cadastrados no sistema e as opções de manutenção (Fig. 7). É possível filtrar a listagem de Fornecedores, mostrando apenas os Fornecedores do Estoque, do Financeiro ou os Inativos, para isso clique nas opções [Utilizados no Estoque], [Utilizados no Financeiro] e [Inativos]. Fig. 7 - Listagem do Cadastro de Fornecedores Na tela de manutenção do Cadastro de Fornecedores serão informados os dados cadastrais do Fornecedor (Fig. 8). É necessário também informar para qual sistema pertence o fornecedor cadastrado. Para isso, selecione as opções [Utilizado no Estoque] e [Utilizado no Financeiro]. OBS: Ao cadastrar um Fornecedor deve-se ter atenção ao selecionar as opções [Utilizado no Estoque] e [Utilizado no Financeiro]. Se ambas opções estiverem marcadas, o Fornecedor ficará visível no Sistema de Estoque e no Financeiro. É importante selecionar o Sistema correto, em muitas ocasiões o Fornecedor pertence à apenas um sistema. Ex: Fornecedor CEMIG, não tem necessidade de ficar visível no estoque, pois não damos saída em Energia Elétrica. Este Fornecedor é somente do sistema Financeiro, pois lançaremos títulos a pagar para a companhia de energia elétrica. Ainda na manutenção do Cadastro de Fornecedores temos que selecionar os materiais pertencentes ao Fornecedor. Para isso, clique em [Estoque] (Fig. 8) para que o sistema exiba a listagem de todos os materiais cadastrados no Estoque. Fig. 8 - Manutenção do Cadastro de Fornecedores P á g i n a 7 de 50

8 Selecione o [Grupo] e [SubGrupo] para que o sistema exiba os materiais pertinentes ao [Grupo] e [SubGrupo] selecionado (Fig. 9). Selecione o material, e clique no ícone para associar o material ao Fornecedor, movendo-o para a parte direita da tela, que recebe o nome de [Materiais e Medicamentos do Fornecedor]. Para desfazer a associação, selecione o material e clique no ícone. Para desfazer toda a listagem de uma vez, clique no ícone. Podemos também selecionar o [Grupo] ou [SubGrupo] e clicar no ícone, para associarmos todos os materiais de um Grupo ou de um Subgrupo de uma vez. Associando-se os Fornecedores com seus respectivos materiais, em todas as rotinas do sistema que for solicitado o nome do fornecedor, será feita a filtragem dos materiais do estoque e serão exibidos apenas os materiais do fornecedor selecionado. Um exemplo seria a Rotina de Nota Fiscal. Ao cadastrar uma nota fiscal de um determinado Fornecedor, o sistema somente permitirá lançar na nota fiscal os materiais do Fornecedor selecionado e não os demais materiais do estoque. Fig. 9 - Associando materiais ao Fornecedor P á g i n a 8 de 50

9 1.5 - CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO [Menu Arquivos Forma de Pagamento] Na tela de Cadastro de Formas de Pagamento é exibido a listagem de todas as Formas de Pagamento cadastradas no sistema e as opções de manutenção (Fig. 10). Podemos cadastrar diferentes formas de pagamentos. Podem ser pagamentos à vista e parcelados em 2x, 3x ou 4x com entrada ou sem entrada. As formas de pagamento devem ser cadastradas para serem usadas sempre que for lançada uma nota fiscal no sistema. Fig Listagem do Cadastro de Formas de Pagamento Na tela de Manutenção do Cadastro de Formas de Pagamento foi cadastrado uma forma de pagamento à vista (Fig. 11). Foi informado o número de parcelas igual a 1 (um) e marcado a opção [Tem entrada no pagamento]. Ao inserir uma nota fiscal de um Fornecedor X, de valor de R$ 100,00 e a forma de pagamento for a vista, o sistema lançará no sistema Financeiro um título a pagar para o Fornecedor X no valor de R$ 100,00. Ainda na tela de Manutenção do Cadastro de Formas de Pagamento podemos cadastrar também uma forma de pagamento do tipo Parcelada (Fig. 12). Informe o [Número de Parcelas] como sendo 3 (três). Marque a opção [Utilizar Contagem de Dias Corridos]. Ao selecionar esta opção o sistema habilitará o botão [Gerar Parcelas]. Clique neste botão e informe os valores 30, 60 e 90 no campo [Número de Dias], para que seja gerado um título a pagar com 30, 60 e 90 dias corridos após a entrada da nota fiscal, ou seja, o sistema lançará 3 títulos a pagar sempre que for selecionada na Entrada da Nota Fiscal a forma de pagamento 0/30/60/90 dias. Fig Cadastrando Forma de Pagamento a Vista Fig Cadastrando Forma de Pagamento 0/30/60/90 dias P á g i n a 9 de 50

10 1.6 - CADASTRO DE GRUPOS E SUBGRUPOS [Menu Arquivos Grupos e SubGrupos] Nesta tela de Cadastro de Grupo e SubGupo é exibido a listagem dos Grupos cadastrados no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 13) Podemos cadastrar diferentes Grupos e SubGrupos. Grupo é uma classificação do material. Os materiais são classificados por Grupo e SubGrupo (como se fosse pasta e subpasta). Ao cadastrar um Grupo (Fig.14), o sistema disponibiliza o cadastro de SubGrupo. Fig Listagem do Cadastro de Grupos e Subrupos EXEMPLO PRÁTICO Seguindo o exemplo (Fig. 14), foi cadastrado o Grupo [Materiais de Limpeza] e dentro deste Grupo, foram lançados os seguintes SubGrupos [Empresa] e [Equipamentos Médicos]. O Grupo [Materiais de Limpeza] engloba os materiais dos dois SubGrupos, porém, cada SubGrupo possuí apenas materiais pertinentes a ele. Ex: Dentro do SubGrupo [Empresa] estão o detergente, sabão e bucha e dentro do SubGrupo [Equipamentos Médicos] está o alcool 70%. Cada material possuíra um Grupo e SubGrupo. Fig Cadastrando Grupo e SubGrupo P á g i n a 10 de 50

11 1.7 - CADASTRO DE KIT DE MATERIAIS [Menu Arquivos Kit de Materiais] Nesta tela de Cadastro de Kit de Materiais é exibido a listagem dos Kits de Materiais cadastrados no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 15) Poderão ser cadastrados quantos kits de materiais forem necessários, cada kit terá uma listagem de materiais. Fig Listagem do Cadastro de Kit de Materiais Na tela de Manutenção do Kit de Materiais devemos informar o nome do Kit de Material e adicionarmos os materiais e medicamentos que fazem parte do kit. (Fig. 16) Se um paciente realiza uma sessão de hemodiálise ou qualquer outro procedimento, ele gasta uma certa relação de materiais e estes devem ser dispensados um a um no sistema. Para facilitar este processo de dispensação de materiais pode-se criar um kit de material e fazer a dispensação do kit ao invés de dispensar cada material. Ao retirar um kit de material do estoque, o sistema procederá com a saída dos materiais cadastrados dentro do kit. Fig Cadastrando um Kit de Materiais P á g i n a 11 de 50

12 1.8 - CADASTRO DE LOCAL DE ESTOQUE [Menu Arquivos Local de Estoque] Na tela de Cadastro de Local de Estoque é exibido a listagem dos Locais de Estoque cadastrados no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 17) Local de Estoque é o ponto físico aonde encontra-se o material. Podemos ter diferentes locais de estoque e em cada local de estoque ter diferentes materiais. Podemos ter um Local de Estoque para armazenar vacinas e outro local de estoque para armazenar os produtos de limpeza. Podemos ter também um único local de estoque que armazena tudo. Cada material será relacionado a um ou mais locais de estoque. Desta forma a localização do material torna-se mais fácil. Fig Listagem do Cadastro de Local de Estoque Na tela de Manutenção do Cadastro de Local de Estoque (Fig. 18), foi cadastrado um Local de Estoque único chamado [Almoxarifado]. Neste Local de Estoque foram adicionados todos os materiais existentes no cadastro do sistema. Para associar um material ao Local de Estoque, selecione um material e clique no ícone para associar o material ao Local de Estoque, movendo-o para a parte direita da tela, que recebe o nome de [Materiais e Medicamentos Selecionados]. Para desfazer a associação, selecione o material e clique no ícone. Para desfazer toda a listagem de uma vez, clique no ícone. Se necessário, todos os materiais podem ser adicionados de uma vez no Local de Estoque, basta clicar no ícone. Fig Associando Materiais para o Local de Estoque P á g i n a 12 de 50

13 1.9 - CADASTRO DE OPERAÇÕES DE NOTA FISCAL [Menu Arquivos Operação de Nota Fiscal] Na tela de Cadastro de Operações de Nota Fiscal é exibido a listagem das Operações de Nota Fiscal cadastradas no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 19) Fig Listagem do Cadastro de Operações de Nota Fiscal Uma Operação de Nota Fiscal possui vários tipos de Natureza pré-definidos pelo sistema (Fig. 20). Cadastramos aqui um Tipo de Operação cujo a [Descrição da Operação] recebe o nome de [Compra], que é da [Natureza de Operação] Aquisição. Ao inserirmos uma Nota Fiscal no Sistema, é preciso selecionar o Tipo de Operação. Ao selecionarmos o [Tipo de Operação] como sendo Compra, o Sistema entenderá que a Nota Fiscal refere-se a uma Aquisição de Materiais, visto que o Tipo de Operação cadastrado está associado a Natureza da Operação Aquisição. Completando o cadastro da Operação de Nota Fiscal [Compra], devemos selecionar qual o [Tipo de Movimentação] será realizada no estoque, podendo ser de Entrada ou Saída. Como a [Natureza da Operação] é do tipo Aquisição, o [Tipo de Movimentação] a ser realizada no Estoque é Entrada. Podemos selecionar também se essa Operação de Nota Fiscal gera algum movimento financeiro no Sistema Financeiro. Quando a opção [Gera Financeiro] estiver marcada, o sistema lançará os títulos a pagar no Sistema Financeiro sempre que o Tipo de Operação Compra for selecionado na Nota Fiscal. Outro ítem a ser analisado é se a Operação de Nota Fiscal Compra, gera alguma movimentação no Controle de Estoque. Quando a opção [Gera Movimentação] estiver marcada, o sistema promoverá as Entradas no Estoque, sempre que a Operação de Nota Fiscal Compra for selecionada em uma Nota Fiscal Exemplificando: De acordo com o cadastro (Fig. 20), quando selecionarmos a Operação de Nota Fiscal [Compra] na Nota Fiscal, o sistema lançará as quantidades no estoque e também irá gerar os boletos no Sistema Financeiro referente ao pagamento da nota fiscal. Fig Manutenção do Cadastro de Operações de Nota Fiscal P á g i n a 13 de 50

14 CADASTRO DE PROFISSIONAIS [Menu Arquivos Profissionais] Na tela de Cadastro de Profissionais é exibido a listagem dos Profissionais cadastrados no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 21) Fig Listagem do Cadastro de Profissionais Na tela de Manutenção do Cadastro de Profissionais foi cadastrado um novo profissional do tipo Médico. (Fig. 22) Ao cadastrar um profissional é importante selecionar o [Tipo de Profissional] correto. Caso não exista o tipo de profissional desejado, clique no atalho para Cadastrar novos tipos de profissionais. Todos os profissionais da unidade deverão estar cadastrados. Ao solicitar um material por exemplo, é exigido selecionar quem requisitou o material, e na etapa de atender a requisição o nome do responsável por permitir a retirada do material do estoque. Fig Manutenção do Cadastro de Profissionais P á g i n a 14 de 50

15 CURVA ABC DE CONSUMO DO ESTOQUE [Menu Arquivos Curva ABC de Consumo do Estoque] Relatório / gráfico que classifica os materiais em A, B e C. Onde A representam maior importância (valor e quantidade), B são intermediários e C são os de menor importância. Fig Visualizando a Curva ABC de Consumo do Estoque A curva ABC é um método de classificação de informações, para que se separem os itens de maior importância, os quais são normalmente em menor número. Em uma organização, a curva ABC é muito utilizada para a administração de estoques, mas também é usada para a definição de políticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a programação de produção, etc. Para a administração de estoques a Curva ABC é usada como um parâmetro que informa sobre a necessidade de aquisição de itens essenciais para o controle do estoque, que variam de acordo com a demanda. Os itens são classificados como: Classe A: de maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total dos materiais (podem ser itens do estoque com uma demanda de 60% num dado período). Os itens de Classe A requerem maiores investimentos e exigem maiores cuidados no controle, como registros permanentes, monitoramento constante, etc.; Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total (podem ser itens do estoque com uma demanda de 25% num dado período). Os itens de Classe B embora significativos requerem menores cuidados no seu controle, o que ocorre em verificações periódicas; Classe C: de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total (podem ser itens do estoque com uma demanda de 15% num dado período). Os itens de Classe C representam grande quantidade, porém, de baixo investimento. Os parâmetros acima não são uma regra fixa, pois podem variar de organização para organização nos percentuais descritos. O sistema de Controle de Estoque possui a análise ABC onde você pode filtrá-la por Grupo e/ou Subgrupo, além de poder definir as faixas de percentual desejada para análise. P á g i n a 15 de 50

16 2. MENU ESTOQUE FUNÇÕES DESTE MENU: CADASTRO DO ESTOQUE CONSULTA DO ESTOQUE AJUSTE DA MOVIMENTAÇÃO DO ESTOQUE FECHAMENTO MENSAL DO ESTOQUE INVENTÁRIO DO ESTOQUE TRANSFERÊNCIA DO ESTOQUE VALORIZAÇÃO DO ESTOQUE

17 2.1 - CADASTRO DO ESTOQUE [Menu Estoque Cadastro do Estoque] Na tela de Cadastro do Estoque é exibido a listagem dos Materiais/Medicamentos cadastrados no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 24) Nesta tela é possível visualizar os Materiais Ativos e Inativos. Para isso clique nas opções [Materiais Ativos] ou [Materiais Inativos]. Nos próximos tópicos veremos o cadastro detalhado de um material. Fig Listagem do Cadastro do Estoque INCLUINDO UM MATERIAL [preenchendo os campos Descrição, Unidade de Compra, Quantidade por Embalagem, Unidade de Estoque e Unidade de Consumo] Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 25), Foi Cadastrado um Material com a Descrição [SERINGA 20 ml], que é comprado em CAIXAS, contendo 4 unidades em cada embalagem, que é estocado em UNIDADE e também consumido em UNIDADE. Todos os materiais deverão estar com estes campos preenchidos (descrição, unidade de compra, quantidade por embalagem, unidade de estoque e unidade de compra). Estes campos são necessários para o correto lançamento do material no estoque. Ex: Ao inserir uma Nota Fiscal deverão ser colocados os materiais que compõem esta Nota Fiscal. Quando for inserido a [Seringa], é preciso informar o número de caixas que foi comprado, isso porque no cadastro do material foi cadastrado que a unidade de compra da Seringa é [Caixa], ou seja, será informado na Nota Fiscal a quantidade de caixas compradas, e o sistema lançará as quantidades no estoque, pois de acordo com o cadastro do material a unidade de estoque da seringa é UNIDADE. Todas as vezes que for inserido a [Seringa] na Nota Fiscal, o sistema fará a conversão de caixas para unidades, se for comprado 4 caixas de Seringa, o sistema lançará no estoque 16 unidades (nº de caixas * quantidade por embalagem). Fig Cadastrando os dados básicos de um material P á g i n a 17 de 50

18 INCLUINDO UM MATERIAL [Preenchendo os campos Estoque Mínimo, Estoque Máximo, Tempo de Reposição, % de Repasse, Consumo Médio Mensal e Preço Médio] Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 26), foi cadastrado que a [Seringa 20 ml], tem que ter um [Estoque Mínimo] de 5 unidades, [Estoque Máximo] de 20 unidades, [Tempo de Reposição] de 5 dias e o [Percentual de Repasse] 10%. O [Consumo Médio Mensal] e [Preço Médio] são fornecidos pelo sistema de acordo com as movimentações do estoque. O preenchimento do campo [Estoque Mínimo] e [Estoque Máximo] se faz necessário para que a Função [Ressuprimento de Materiais] execute uma comparação entre o Estoque Mínimo e o Estoque Atual para verificar se o Estoque já atingiu o Estoque Mínimo. O campo [Estoque Máximo] é usado para que a Função [Ressuprimento de Materiais] execute uma solicitação de compras baseado na quantidade informada neste campo. O Campo % de Repasse é apenas um demonstrativo de quantos % do custo do material é repassado ao convênio. Dentro do sistema o não preenchimento deste campo não implica em nenhuma função, este campo é apresentado apenas na impressão de um relatório. Os campos [Consumo Médio Mensal] e [Preço Médio] são visualizados na tela de Cadastro do Estoque, porém, são preenchidos automaticamente pelo sistema quando os materiais são comprados e consumidos. A cada entrada de nota fiscal o sistema armazenará os preços dos materiais, e a cada saída armazenará as quantidades de saídas. Ao fim de cada mês, quando for executada a função de [Fechamento Mensal do Estoque], o sistema procederá com os cálculos de consumo médio mensal e preço médio. Fig Cadastrando os dados básicos de um material P á g i n a 18 de 50

19 INCLUINDO UM MATERIAL [Preenchendo os campos Local de Armazenamento, Grupo, Subgrupo]. Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 27), foi cadastrado que a [SERINGA 20 ml] está armazenada no [Local de Armazenamento] Prateleira Azul dentro de um determinado Local de Estoque, assim todas as vezes que se quiser localizar um material dentro de um Local de Estoque, deve-se entrar no Cadastro do Material e ver aonde o mesmo encontra-se armazenado. A [Seringa 20 ml] foi classificada no grupo [Materiais Médicos] e Subgrupo [Seringas]. O Cadastro de Grupo e SubGupo é apenas uma classificação do material, por exemplo, dentro deste grupo e subgrupo não haverá materiais de outras características, tipo detergente. Neste caso deverá ser criado um novo Grupo e Subgrupo para materiais pertinentes a limpeza. Fig Cadastrando os dados básicos de um material Em diversas rotinas do Sistema temos os filtros para se selecionar Grupo e SubGrupo. Para consultar o Saldo do Estoque podemos visualizar apenas o saldo de um material ou então podemos visualizar o saldo de todos os materiais de um Grupo e Subgrupo, assim, podemos ver o saldo de toda uma categoria de materiais. DESCRIÇÃO DE OPÇÕES [Preenchendo os campos Controla Estoque, Bloqueado para Compras, Atualizar Estoque Máximo e Mínimo no Fechamento Mensal, Material Consignado, Permitir Lançar na Conta do Paciente, Bloqueado para Requisição, Observação, Situação e Data de Cadastro] [CONTROLA ESTOQUE] - Ao marcar esta opção, o sistema fará o controle das entradas e saídas da Seringa dentro do Estoque, o saldo sempre será atualizado a cada entrada e saída. Caso não esteja marcada esta opção, o material estará apenas cadastrado. [BLOQUEADO PARA COMPRAS] - Ao marcar esta opção, o sistema entenderá que para a Seringa não poderá ser realizada nenhuma solicitação de compra. Esta opção deverá ser marcada quando por exemplo o material estiver com um custo muito alto e a unidade não optar pela compra, afim de esperar um melhor momento para a compra. [ATUALIZAR ESTOQUE MÁXIMO E MÍNIMO NO FECHAMETO MENSAL] - Ao marcar esta opção, o sistema atualizará os campos Estoque Mínimo e Estoque Máximo a cada fechamento mensal. Inicialmente os campos Estoque Mínimo e Máximo são inicializados manualmente, porém, o sistema pode preenchê-los analisando-se o gasto mensal do material. [MATERIAL CONSIGNADO] - Ao marcar esta opção, o sistema entenderá que o material é consignado. [PERMITIR LANÇAR NA CONTA DO PACIENTE] - Ao marcar esta opção, o sistema entenderá que a Seringa é faturada, e a saída da Seringa estará associada a um paciente, consequentemente a quantidade gasta será adicionada na conta do paciente dentro do programa de Faturamento de Convênios. [BLOQUEADO PARA REQUISIÇÃO] - Ao marcar esta opção, o sistema entenderá que a Seringa não poderá ser requisitada por nenhum centro de custo da unidade. Esta opção deverá ser marcada quando por exemplo a unidade detectar que está sendo gasto uma quantidade muito alta de Seringas. [OBSERVAÇÃO] - Nesta opção será cadastrada alguma observação sobre a Seringa. [SITUAÇÃO] - Nesta opção será definido se a Seringa está ativa ou inativa. [DATA DE CADASTRO] - Neste campo será definido a data de cadastro da Seringa no sistema. P á g i n a 19 de 50

20 INCLUINDO UM MATERIAL [Associando um Local de Estoque]. Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 28), foi cadastrado que a [Seringa 20 ml] está associada ao Local de Estoque [Almoxarifado]. Do lado esquerdo da tela ficam todos os Locais de Estoque cadastrados no sistema e do lado direito consta o Local de Estoque do Material. Para associar um local de estoque para um material, selecione o Local de Estoque e clique no ícone para deslocar o Local de Estoque para o material. Para retirar o Local de Estoque de um material, selecione o Local de Estoque a ser retirado e clique no ícone Se um material estiver associado a mais de um Local de Estoque, clique no ícone para excluir todos os locais de estoque de uma vez. Fig Associando o Local de Estoque do Material INCLUINDO UM MATERIAL [Associando um Fornecedor]. Fig Associando o Fornecedor do Material Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 29), foi cadastrado que a [Seringa 20 ml] está associada aos Fornecedores Drogaria Real e Drogaria São Geraldo. Do lado esquerdo da tela ficam todos os Fornecedores cadastrados no sistema e do lado direito consta os Fornecedores do Material. Para associar um Fornecedor para um material, selecione o Fornecedor e clique no ícone. Para retirar o Fornecedor de um material, selecione o fornecedor a ser retirado e clique no ícone. Se um material estiver associado a mais de um Fornecedor, clique no ícone para excluir todos os fornecedores de uma vez. P á g i n a 20 de 50

21 INCLUINDO UM MATERIAL [Associando um Centro de Custo] Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 30), foi cadastrado que a [Seringa 20 ml] está associada ao Centro de Custo [Equipe Médica]. Do lado esquerdo da tela ficam todos os Centro de Custos cadastrados no sistema e do lado direito consta o Centro de Custo do Material. Para associar um Centro de Custo para um material, selecione o Centro de Custo e clique no ícone para deslocar o Centro de Custo para o material. Para retirar o Centro de Custo de um material, selecione o Centro de Custo a ser retirado e clique no ícone. Se um material estiver associado a mais de um Centro de Custo, clique no ícone para excluir todos os centros de custo de uma vez. Fig Associando o Centro de Custo do Material INCLUINDO UM MATERIAL [Associando um Código de Barras]. Seguindo o exemplo ao lado (Fig. 31), foi cadastrado que a [Seringa 20 ml] está associada ao Fabricante Santa Clara Equipamentos Médicos e que o Código de Barras é Quando um material possuí um código de barras cadastrado no sistema, ao invés de se selecionar um material em uma listagem normalmente muito extensa, poderá ser usado o Leitor de Código de Barras para agilizar a seleção de um material. Para cadastrar um Código de Barras, selecione a Aba [Código de Barras], clique em [Incluir], informe o [Fabricante], [Código de Barra] e clique em [Gravar]. Fig Cadastrando o Código de Barras do Material INCLUINDO UM MATERIAL [visualizando o Histórico do Fechamento Mensal] A tela de Histórico de Fechamento Mensal é apenas uma tela de consulta para serem visualizados todos os Fechamentos Mensais já realizados. (Fig. 32) Todas as vezes quando for acionada a Função de [Fechamento Mensal do Estoque], o sistema transportará para esta tela a data do fechamento, preço médio do material, preço de custo, consumo total do material, consumo médio e em qual curva ABC o material se enquadra. Fig Visualizando o Histórico de Fechamento do Material P á g i n a 21 de 50

22 2.2 - CONSULTA DO ESTOQUE [Menu Estoque Consulta do Estoque] Fig Visualizando o Saldo do Estoque A tela de Consulta do Estoque é apenas uma tela de consulta ao saldo do Estoque (Fig. 33). Os saldos dos materiais serão mostrados de acordo com os filtros selecionados. Seguindo o exemplo ao lado, foi selecionado apenas o Grupo [Materiais Médicos], ou seja, o sistema mostrou o saldo de todos os materiais que estão dentro do Grupo [Materiais Médicos]. Podemos ainda buscar os saldos dos materiais por [Subgrupo], [Material] e [Local de Estoque]. Deixando os campos em branco, serão mostrados todos os materiais do estoque. Temos mais opções de seleção, que são as seguintes: [Todos] - Quando esta opção estiver selecionada serão mostrados todos os materiais. [Com saldo] - Quando esta opção estiver selecionada serão mostrados apenas os materiais que possuem saldo. [Saldo zerado] - Quando esta opção estiver selecionada serão mostrados apenas os materiais que possuem saldo zerado. [Mínimo] - Quando esta opção estiver selecionada serão mostrados apenas os materiais que possuem saldo mínimo. [Material Consignado] - Quando esta opção estiver selecionada serão mostrados apenas os materiais consignados. [Data Referência] - Poderá ser informada uma data de referência para ser realizada a consulta no estoque. P á g i n a 22 de 50

23 2.3 - AJUSTE DA MOVIMENTAÇÃO DO ESTOQUE [Menu Estoque Ajuste da Movimentação do Estoque] Fig Listagem da Movimentação do Estoque Na tela de Movimentação do Estoque é exibido a listagem de todas as movimentações de entrada e saída de materiais realizadas no sistema e as opções de manutenção. (Fig. 34) Podemos visualizar as movimentações dos materiais por [Local de Estoque], [Material], ou por um [Período de Movimentação]. Também podemos visualizar com as opções intercaladas, por exemplo, visualizar os materiais do local de estoque [Almoxarifado] dentro de um [Período]. A tela de Movimentação do Estoque é preenchida automaticamente através das manutenções nas telas de Entradas de Notas Fiscais, Inventários, Requisição e Devoluções de Materiais. Exemplo: Se realizamos uma Entrada de Nota Fiscal, as movimentações dos materiais desta nota são transferidas para a tela de movimentação do estoque, e quando damos saída em algum material, esta saída também é transportada para a tela de movimentação do estoque. Desta forma, temos todas as movimentações de materais em uma única tela. DESCRIÇÃO DAS OPÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DE ORIGEM Ao visualizarmos qualquer movimentação do estoque, podemos identificar qual a origem desta movimentação através das seguintes opções: [Nota Fiscal] Quando este campo estiver preenchido significa que o registro da movimentação do estoque foi realizado através de uma entrada de nota fiscal, o número da nota fiscal estará gravado neste campo. Fig Visualizando um registro na movimentação do estoque [Requisição] Quando este campo estiver preenchido significa que o registro da movimentação do estoque foi realizado através de uma saída de requisição de materiais, o número da requsição estará gravado neste campo. [Devolução] Quando este campo estiver preenchido significa que o registro da movimentação do estoque foi realizado através de uma entrada de um Devolução de Material, o número da devolução estará gravado neste campo. P á g i n a 23 de 50

24 2.4 - FECHAMENTO MENSAL DO ESTOQUE [Menu Estoque Fechamento Mensal do Estoque] Fig Listagem e Realização do Fechamento Mensal Na tela de Fechamento Mensal do Estoque é exibido a listagem dos Fechamentos Mensais já realizados e as opções de manutenção para execução de novos fechamentos e exclusão de fechamentos já realizados. (Fig. 36) Os Fechamentos Mensais já realizados ficam gravados na parte 1 conforme imagem ao lado. Seguindo o nosso exemplo foi realizado o fechamento mensal do mês de maio de Ao realizar um Fechamento Mensal, o sistema calculará para cada material o Preço Médio, Preço de Custo, Consumo Total e Consumo Médio. Estas informações ficarão gravadas dentro de cada material. (ver item 2.1.8) Para realizar um fechamento mensal do estoque, selecione o [Mês para Fechamento] desejado na parte 2 conforme a imagem ao lado e clique em [Atualizar]. Poderá ser realizado somente um fechamento por mês. Após realizar um fechamento não é mais possível realizar movimentações no estoque. Caso seja necessário, pode-se selecionar o mês na parte 2 da imagem ao lado e clicar em [Excluir] para que seja desfeito o fechamento mensal e desta forma o sistema permitirá realizar novas movimentações no estoque. Para que um Fechamento Mensal seja realizado com sucesso, não poderá haver materiais com saldos negativos. Caso exista, o sistema listará os mesmos na parte 3 da tela e não possibilitará que seja realizado o fechamento mensal até que seja corrigido o saldo dos materiais negativos. Normalmente o Sistema de Controle de Estoque não terá materiais com saldos negativos. Porém, o uso incorreto da tela de Movimentação do Estoque (ver item 2.3) poderá resultar em dados incorretos no fim do mês, quando temos que realizar o Fechamento Mensal do Estoque. P á g i n a 24 de 50

25 2.5 - INVENTÁRIO DO ESTOQUE [Menu Estoque Inventário do Estoque] Na tela de Inventário do Estoque é exibido a listagem dos Inventários já realizados e as opções de manutenção. (Fig. 37) Não é muito comum realizar inventários do estoque. Quando todas as entradas e saídas são realizadas corretamente pelo sistema, não é necessário realizar inventários. Quando não damos as entradas e saídas corretamente, o saldo do estoque nunca terá o mesmo saldo do sistema. Desta forma, perde-se o controle do saldo do estoque e é necessário fazermos a recontagem dos ítens do estoque e transportá-los para o sistema. Na tela de Inventário é possível visualizarmos os inventários Pendentes, Confirmados ou Todos. Para isso selecione as opções para que o sistema atualize a listagem dos inventários. Fig Listagem do Cadastro de Inventário Para realizarmos um Inventário, precisamos definir um [Responsável] e para qual [Local de Estoque] vamos realizar o inventário (Fig. 38). Quando informamos o [Local de Estoque], o sistema realiza uma filtragem assim que acionado o botão [Selecionar Itens], mostrando apenas os materiais do Local de Estoque selecionado (Fig. 39). Fig Cadastrando um Inventário do Estoque Conforme a Fig. 39, foi selecionado Todos os Materiais do Local de Estoque Almoxarifado. Pode-se também escolher os materiais por Grupo, SubGrupo ou Local de Armazenamento. Para confirmar os materiais a serem inventariados, clique em [Confirmar]. Fig Selecionando os materiais do Inventário P á g i n a 25 de 50

26 Após confirmar, o sistema preencheu a tela do Inventário com os materiais selecionados (Fig. 40). Nesta tela, temos a coluna [Saldo], que é o saldo atual do Estoque e a coluna [Quantidade], aonde deverá ser inserida a quantidade real em estoque para que o sistema promova os devidos ajustes afim de igualar a contagem do estoque (local físico) com a contagem do estoque do sistema. Após preencher a coluna [Quantidade], clique em [Atualizar Estoque], para que os saldos do estoque do sistema sejam atualizados e o inventário confirmado. EXEMPLO PRÁTICO Fig Realizando um Inventário do Estoque Podemos dizer que quando este sistema de controle de estoque estiver sendo implantado na unidade, deverá ser realizado um inventário do estoque, pois, ao instalar o sistema, devemos inserir os materiais no estoque, juntamente com as quantidades existentes no estoque (local físico). Após realizar este inventário, que poderia ser chamado de Contagem Inicial do Estoque, colocaríamos as quantidades iniciais do estoque, e partir da inserção dos saldos iniciais, o uso do estoque estaria liberado para serem realizadas as entradas e saídas de materiais. P á g i n a 26 de 50

27 2.6 - TRANSFERÊNCIA DE ESTOQUE [Menu Estoque Transferência de Estoque] Fig Listagem do Cadastro de Transferência de Estoque Na tela de Transferência de Estoque é exibido a listagem das Transferências já realizadas e as opções de manutenção. (Fig. 41). No Sistema de Controle de Estoque, podemos ter 1, 2 ou mais locais de estoque. Exemplo: Podemos ter um Local de Estoque Central aonde ficam todos os materiais, e a partir deste Local de Estoque, podemos realizar transferências de materiais para Locais de Estoque menores. Podemos citar um Supermercado, que possuí um Local de Estoque Matriaz e distribui seus materiais para cada loja, e cada loja possuí um Local de Estoque interno. Para realizar uma Transferência de Materiais entre Locais de Estoque, clique em [Incluir] Fig. 41, selecione o Local de Estoque de Origem e o de Destino, clique em [Selecionar Materiais] Fig. 42, nesta etapa o sistema exibirá uma tela com os materiais do Local de Estoque de Origem, selecione os materiais desejados e clique em [Ok] para copiar os materiais para a tela de transferência. (Fig. 43) Fig Selecionando os materiais a serem transferidos Fig Cadastrando Transferência de Estoque Após os materiais serem copiados para a tela de transferência de estoque (Fig. 44), o sistema mostrará na coluna [Saldo], o saldo atual do material no estoque de origem e na coluna [Quantidade], deverá ser informada a quantidade a ser transferida para o local de estoque de destino. Após preencher a coluna Quantidade, clique em [Transferir Estoque] para mover as quantidades informadas dos materiais do local de estoque de origem para o local de estoque de destino. Fig Inserindo as quantidades a serem transferidas P á g i n a 27 de 50

28 2.7 - VALORIZAÇÃO DO ESTOQUE [Menu Estoque Valorização do Estoque] Fig Listagem do Cadastro de Transferência de Estoque A valorização do Estoque é uma função que serve para inserirmos valores de materias que são inseridos através do Inventário do Estoque. Geralmente, os materiais do estoque são inseridos pela função de Nota Fiscal. Exemplo: A unidade comprou 20 canetas, a um preço unitário de 0,50. Logo, o sistema procederá com a entrada das 20 canetas no estoque e cada caneta terá um preço de custo associado a ela, que será de 0,50. Quando damos saída nas canetas, o valor do preço de custo é acumulado para o centro de custo que a consumiu. Quando damos entrada no estoque pelo inventário, os materiais entram no estoque, porém não existe um preço de custo, pois no inventário inserimos apenas as quantidades. Desta forma, é preciso, realizarmos a valorização do estoque para darmos valores iniciais ao materiais. Para valorizarmos os materiais, devemos selecionar o [Grupo] e o [Subgrupo] para que o sistema exiba os materiais. Após a listagem de materiais ser visualizada, temos que inserir os preços de custos dos materiais, este valor deverá ser informado na coluna [Valor]. Após a inserção dos valores, é necessário selecionar para qual [Local de Estoque] vamos realizar a valorização. Para finalizar, devemos concluir a valorização, clicando em [Valorizar]. Ao clicar neste botão, o sistema valoriza os materiais que foram inseridos através do inventário. Agora, todas as saídas de materiais terão os seus preços de custos repassados ao centro de custo que consumiu o material. Se não for realizada uma valorização, os materiais poderão ser dispensados normalmente, porém, não haverá o repasse do preço de custo para os centros de custos consumidores do material. P á g i n a 28 de 50

29 3. MENU MATERIAIS FUNÇÕES DESTE MENU: REQUISIÇÃO DE MATERIAIS PARA CONSUMO PRESCRIÇÃO DE MATERIAIS E MEDICAMENTOS PRESCRIÇÃO AUTOMÁTICA DE MATERIAIS E MEDICAMENTOS ATENDIMENTO DE REQUISIÇÃO E PRESCRIÇÃO DEVOLUÇÃO DE MATERIAIS ENTRADA DE NOTA FISCAL SAÍDA DE MATERIAIS RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

30 3.1 - REQUISIÇÃO DE MATERIAIS PARA CONSUMO [Menu Materiais Requisição de Materiais para Consumo] Na tela de Requisição de Materiais para Consumo é exibido a listagem das Requisições já realizadas e as opções de manutenção. (Fig. 46). Pela tela de Requisição de Materiais armazenaremos todos os pedidos de materiais para um Centro de Custo. Para iniciar o Cadastro de uma Requisição de Materiais, clique em [Incluir] Fig. 46. O sistema exibirá uma tela (Fig. 47) para selecionarmos a [Data do Pedido], [Responsável pelo Pedido], [Centro de Custo] e [Local de Estoque]. Após preencher estes campos, clique em [Incluir] para selecionar os materiais que vão compor a Requisição. Na tela de seleção dos materiais (Fig. 48), serão mostrados apenas os materiais do local de estoque e centro de custo selecionado, ou seja, serão exibidos os materiais do Local de Estoque Almoxarifado e do Centro de Custo Equipe Médica. Fig Listagem do Cadastro de Requisições Fig Selecionando os materiais para a Requisição Fig Cadastrando uma Requisição de Materiais Após os materiais serem selecionados, com suas respectivas quantidades a serem dispensadas, os mesmos estarão disponíveis na tela de cadastro de requisição para que seja concluído o pedido. (Fig. 49) Ao gravarmos uma Requisição, a mesma ficará com status de Pendente aguardando o Atendimento do Pedido que é realizado através de outra função que veremos a diante. Como ao cadastrar a requisição selecionamos o Centro de Custo, as quantidades dos materiais requisitados juntamente com seus preços de custos serão associados ao Centro de Custo para depois ser verificado quanto cada Centro de Custo consumiu e quanto custou este consumo. Fig Confirmando a Requisição de Materiais P á g i n a 30 de 50

31 3.2 - PRESCRIÇÃO DE MATERIAIS/MEDICAMENTOS [Menu Materiais Prescrição de Materiais/Medicamentos] Na tela de Prescrição de Materiais e Medicamentos é exibido a listagem das Prescrições já realizadas e as opções de manutenção. (Fig. 50). Por esta tela de Prescrição de Materiais cadastraremos todos os pedidos de materiais para um Paciente. Para iniciar o Cadastro de uma Prescrição de Materiais e Medicamentos, clique em [Incluir] Fig. 50, selecione a [Data do Pedido], [Responsável], [Paciente], [Procedimento aonde serão gastos os materiais], [Data do Procedimento] e o [Local de Estoque] de onde serão retirados os materiais. Após preencher estes campos, clique em [Kit de Materiais] para selecionar um kit de materiais (Fig. 51) ou clique em [Incluir] para selecionar material por material para compor a Prescrição (Fig. 51) Fig Listagem do Cadastro de Prescrição de Materiais Fig Selecionando os materiais um a um Fig Preenchendo o Cadastro de Prescrição de Materiais Quando selecionamos a opção [Incluir] o sistema exibe uma tela (Fig. 52) para selecionarmos os materiais um a um, nesta tela somente serão exibidos os materiais do Local de Estoque selecionado e os materiais que em seu Cadastro estiverem com a opção Permite Lançar na Conta do Paciente selecionada. Ao selecionar a opção [Kit de Materiais] o sistema exibirá uma tela (Fig. 53) para que seja selecionado um Kit. Ao selecionar o kit, o sistema lançará todos os materiais deste kit no Cadastro da Prescrição, poderá ser alterada a quantidade do material, se necessário. Fig Selecionando os materiais através do Kit de Material P á g i n a 31 de 50

32 Supondo que ao Cadastrar uma Prescrição de Materiais, foi clicado o botão [Kit de Materiais], a tela ao lado Fig. 54 seria preenchida automaticamente, ficando a cargo do usuário apenas confirmar a Prescrição, clicando em [Gravar]. Ao cadastrarmos uma Prescrição de Materiais, não significa que a relação de materiais já foi dispensada do estoque. A Prescrição gravada ficará em Status de Pendente, aguardando o atendimento do Gestor do Estoque. Uma prescrição, poderá ser atendida, recusada, ou atendida parcialmente. Fig Listagem do Cadastro de Prescrição de Materiais PRESCRIÇÃO AUTOMÁTICA DE MAT/MED [Menu Materiais Prescrição Automática Mat/Med] A Rotina de Prescrição Automática de Materiais e Medicamentos tem o mesmo funcionamento da Rotina de Prescrição de Materiais e Medicamentos. Porém, pela Prescrição Automática disparamos um kit de Material para vários pacientes de uma vez. Para realizar uma Prescrição Automática, selecione o [Responsável], [Local de Estoque] e o [Kit] a ser dispensado. Em seguida, selecione os [Pacientes] que farão uso do kit. Ao [Gravar] a Prescrição Automática, a mesma ficará Pendente aguardando que o Atendimento seja realizado pelo Gestor do Estoque. Fig Realizando uma Prescrição Automática P á g i n a 32 de 50

33 3.4 - ATENDIMENTO REQUISIÇÃO/PRESCRIÇÃO [Menu Materiais Atendimento de Requisição/Prescrição] Na tela de Atendimento de Requisição e Prescrição ficarão gravadas todas as Requisições realizadas para um Centro de Custo e Prescrições realizadas para um Paciente. (Fig. 56) Todas as requisições e prescrições realizadas no sistema ficam pendentes. Ao assumirem o status de Pendente, as requisições e prescrições são transferidas para a tela de Atendimento de Requisição e Prescrição aguardando que o Gestor do Estoque autorize a saída dos materiais. Quando é realizado o atendimento, a saída dos materiais se concretiza e é dada a baixa no estoque. Ao ser realizado o atendimento, pode-se atender com a quantidade requisitada, menos do que se pediu ou até cancelar a requisição. Fig Listagem dos Atendimentos Pendentes Para realizar um Atendimento, selecione uma Requisição ou uma Prescrição (Fig. 56), e clique em [Atender] para que o sistema exiba o conteúdo da Requisição ou Prescrição para o Atendimento da mesma, ou para ajustes que se fizerem necessários. Informe a [Data de Atendimento], para que sistema faça uma consulta no Estoque para verificar se há saldo na data informada. A coluna [Quantidade de Saída] (Fig. 57) será preenchida com base na consulta do estoque. Seguindo o exemplo da tela ao lado (Fig. 57), foi definida a data de atendimento como sendo 25/05/2009, a partir desta data o sistema realizou uma consulta no estoque, e preencheu a coluna [Quantidade de Saída] com 3 unidades da Agulha, porém, pela Requisição foi solicitado 5 unidades, ou seja, o sistema verificou que em 25/05/2009 tinham apenas 3 unidades da Agulha, preenchendo assim a coluna [Quantidade de Saída] com a quantidade disponível em estoque. A coluna [Quantidade de Saída] poderá ser alterada sempre que necessário, ao invés de ser realizado um atendimento de 3 unidades, pode-se dar um duplo clique sobre o material e alterar o campo [Quantidade Solicitada] diminuindo para 2. Após serem realizados os ajustes necessários, clique em [Atender] para realizar o atendimento da Requisição ou Prescrição. Ao atender, o sistema atualizará a contagem do estoque, diminuindo-se a quantidade existente que era de 3 unidades, da quantidade atendida. Fig Preenchendo os dados do Atendimento P á g i n a 33 de 50

34 3.5 - DEVOLUÇÃO DE MATERIAIS [Menu Materiais Devolução de Materiais] Na tela de Devolução de Materiais ficarão gravadas todas as Devoluções de Materiais realizadas. (Fig. 58) Todas as vezes que forem atendidas as Requisições e Prescrições de Materiais, estes atendimentos podem ser devolvidos para o Estoque. Exemplo: Na Requisição de Materiais realizada no sistema, foi solicitado 10 agulhas, após a Requisição estar gravada é preciso atender esta solicitação. Ao atender, é dada a saída dos materiais, ou seja, foi dado a baixa de 10 agulhas no estoque. A Devolução de Materiais consiste em devolver parte destas 10 agulhas que foram baixadas do estoque. Exemplo: Foram requisitadas 10 agulhas, porém, o solicitante usou apenas 8 agulhas. As duas agulhas que sobraram tem que ser devolvida para o Estoque, esta devolução é realizada pela rotina de Devolução de Materiais. Para realizar uma Devolução de Materiais, clique em [Incluir]. Fig Listagem do Cadastro de Devolução de Materiais Informe a [Data de Devolução], [Responsável], [Centro de Custo] se for uma Devolução de um material pedido através de uma Requisição ou [Paciente] se for uma Devolução de um material pedido através de uma Prescrição. Selecione também para qual [Local de Estoque] será devolvido o Material. Após preencher os campos mencionados, clique em [Incluir] (Fig. 59) para que o sistema exiba a tela de seleção dos materiais a serem devolvidos. Fig Cadastrando uma Devolução de Materiais Selecione os materiais, item a item e clique em [Gravar] a cada material selecionado, para que os mesmos sejam transportados para a Tela de Devolução de Materiais. Fig Selecionando os materiais a serem devolvidos P á g i n a 34 de 50

35 Após selecionar os materiais, clique em [Gravar] para concluir a Devolução dos Materiais. Fig Confirmando uma Devolução de Materiais ENTRADA DE NOTA FISCAL [Menu Materiais Entrada de Nota Fiscal] Na tela de Entrada de Nota Fiscal serão exibidas a Listagem das Notas Fiscais gravadas no Sistema e as opções de manutenção (Fig. 61). Para inserir uma Nota Fiscal no sistema, clique em [Incluir]. Fig Listagem do Cadastro de Notas Fiscais P á g i n a 35 de 50

36 Selecione o [Num. da Nota Fiscal], [Local de Estoque], [Data de Emissão], [Data de Entrada/Saída], [Fornecedor], [Tipo de Operação], [Forma de Pagamento] e [Tipo de Frete]. Após selecionar os campos citados, clique em [Incluir] para que o sistema exiba a tela de seleção dos materiais que vão compor a Nota Fiscal (Fig. 64). O sistema permitirá selecionar apenas os materiais que estejam vinculados ao Local de Estoque e Fornecedor selecionado no Cadastro da Nota Fiscal. Fig Cadastrando uma Nota Fiscal Na tela de seleção de materiais para a Nota Fiscal, selecione o [Material], [Quantidade], [Qtde. Embalagem], [Valor Unitário], [Desconto], [%IPI ou Valor IPI]. Poderão ser controlados os lotes dos materiais e medicamentos. Conforme o exemplo ao lado (Fig. 64), foi selecionado o Material Seringa, e foi comprado 10 caixas, contendo 4 unidades em cada caixa, totalizando, 40 seringas. Na inserção da seringa, foram inseridos o controle dos lotes, sendo um vencendo dia 28/05 com 20 unidades e outro vencendo 30/05 com mais 20 unidades, somando 40 unidades, que é a quantidade total que foi comprada. Ao dar as saídas de materias, o sistema baixa os materiais que estão com seus lotes mais próximo do vencimento. Fig Selecionando os materiais de uma Nota Fiscal P á g i n a 36 de 50

37 Após selecionarmos os materiais da Nota Fiscal, devemos confirmar a Entrada da Nota Fiscal no Sistema, para que seja inserido na Contagem do Estoque os materias comprados. Nesta tela podemos clicar em [Gravar] e depois em [Liberar] ou clicar em [Liberar] direto. Quando clicamos em [Gravar], o sistema deixará a Nota Fiscal em status Pendente, possibilitando ainda possíveis alterações, após as alterações, será necessário editar a Nota Fiscal e clicar em [Liberar] para concretizarmos a Entrada da Nota Fiscal e promovermos a entrada do materiais em estoque. Fig Confirmando a Entrada da Nota Fiscal Quando clicamos em [Liberar], o sistema analisará a forma de pagamento selecionada e mostrará a confirmação da geração dos títulos a pagar que serão transferidos para o Sistema Financeiro. Na nota fiscal foi selecionado a forma de pagamento 0/30/60/90, ou seja, 3 pagamentos sem entrada, conforme a tela de Geração de Títulos a Pagar (Fig. 66). Fig Confirmando a Geração de Títulos a Pagar Após serem confirmados os títulos a pagar, o sistema lançará as quantidades dos materiais no estoque, desta forma, será lançado 40 unidades de seringa e a Nota Fiscal passará a assumir o status de Confirmada. Fig Nota Fiscal Confirmada P á g i n a 37 de 50

38 3.7 - SAÍDA DE MATERIAIS [Menu Materiais Saída de Materiais] Fig Listagem do Cadastro de Saída de Materiais Na tela de Saída de Materiais serão exibidas a Listagem de todas as saídas de materiais realizadas pela rotina de Requisição de Materiais para Consumo, Prescrição de Materiais e Medicamentos, Prescrição Automática de Materiais e Medicamentos e também ficarão registradas as saídas executadas por esta própria tela. (Fig. 68) Pelo sistema, damos saída pela Rotina de Requisição e Prescrição, porém, ao darmos saídas por estas rotinas, o sistema aguarda que o Gestor do Estoque execute a Rotina de Atendimento de Requisição e Prescrição para que seja concluída a saída dos materiais. Podemos também realizar uma saída de material pela rotina de Saída de Materiais. Ao dar uma saída por esta rotina, não é necessário que o Gestor do Estoque entre na Rotina de Atendimento para autorizar a saída do material, ou seja, o material será baixado do estoque, e a Solicitação ou Prescrição será dada como atendida. Para inserir uma Saída de Material, clique em [Incluir] Fig. 68. Informe a [Data da Saída] do Material, o [Local de Estoque] de onde será baixado o material, o [Responsável] pela saída e o tipo de saída do material, selecione se a saída será [Por Centro de Custo] ou [Por Paciente]. (Fig. 69) Se selecionado saída por Centro de Custo, selecione o [Centro de Custo] que consumirá o material. Se selecionado saída por Paciente, selecione o [Paciente] que usará o material, [Procedimento] que o paciente realizou e a [Data do Procedimento]. Após preencher os campos citados, clique em [Incluir] ou em [Kit de Materiais] para selecionar os materiais a serem dispensados. (Fig. 69) Fig Cadastro de Saída de Materiais Selecione o [Material] e a [Quantidade] desejada. Ao selecionar o material, o sistema mostrará o saldo em estoque do material no campo [Saldo Atual]. Se a [Quantidade] solicitada estiver disponível em estoque, o sistema lançará a [Quantidade] solicitada no campo [Qtde. Atendida]. Fig Selecione os materiais a serem dispensados P á g i n a 38 de 50

39 Após os materiais serem selecionados, podemos clicar em [Gravar] para concluírmos a Saída dos Materiais. Fig Confirmando a saída de materiais RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS [Menu Materiais Ressuprimento de Materiais] Pela Rotina de Ressuprimento de Materiais serão realizadas consultas para verificar se os materiais que atingiram o Estoque Mínimo. O sistema listará todos os materiais, e marcará os materias que atingiram o Estoque Mínimo ou estão abaixo deste Estoque Mínimo. Após o sistema marcar os materias, pode-se gerar uma Solicitação de Compra contendo os materiais selecionados pelo Ressuprimento de Materiais. Para isso, selecione o [Responsável] e clique em [Gerar Solicitação]. O sistema lançará um Pedido de Compras com a relação de todos os materias que estavam com o estoque mínimo. Esta solicitação está gravada na Rotina de Solicitação de Compras, aguardando que sejam cotados os preços dos materiais e posteriormente seja gerada a ordem de compra para os Fornecedores. Fig Executando o Ressuprimento de Materiais P á g i n a 39 de 50

40 4. MENU COMPRAS FUNÇÕES DESTE MENU: SOLICITAÇÃO DE COMPRAS COTAÇÃO DE COMPRAS ORDEM DE COMPRAS

41 4.1 - SOLICITAÇÃO DE COMPRAS [Menu Compras Solicitação de Compras] Na tela de Solicitação de Compras serão exibidas a Listagem de todas as Solicitações de Compras realizadas e as opções de manutenção (Fig. 73) Uma Solicitação de Compras poderá ser cadastrada automaticamente através da Função de Ressuprimento de Materiais, ou manualmente por esta própria tela, clicando-se em [Incluir]. Fig Listagem do Cadastro de Solicitação de Compras Selecione a [Data da Solicitação], [Solicitante] e [Centro de Custo]. Informe os materiais que irão compor a Solicitação de Compras, clique em [Incluir] para que o sistema exiba a tela de seleção dos materiais. Somente será possível selecionar os materiais associados ao Centro de Custo selecionado. Fig Cadastrando uma Solicitação de Compras Na tela de Itens da Solicitação de Compras, selecione o [Material] e a [Quantidade] desejada. Após selecionar o material, clique em [Gravar] para que o material seja transportado para a tela de Solicitação de Compras. Fig Selecionando os materiais da Solicitação de Compras P á g i n a 41 de 50

42 Depois de cadastrar os materiais, clique em [Gravar] para cadastrarmos a Solicitação de Compra, deixando-a em Status Pendente possibilitando alterações futuras ou clique em [Liberar Solicitação], deixando-se em Status Liberada e disponível para a Cotação das Compras. Fig Gravando uma Solicitação de Compras Fig Solicitação de Compras em Status Pendente Fig Solicitação de Compras em Status Liberada P á g i n a 42 de 50

43 4.2 - COTAÇÃO DE COMPRAS [Menu Compras Cotação de Compras] Na tela de Cotação de Compras serão exibidas a Listagem das Cotações de Compras já cadastradas e as opções de manutenção (Fig. 79). Para cadastrar uma Cotação de Compras, clique em [Incluir]. Fig Listagem do Cadastro de Cotação de Compras Selecione o [Responsável] e os materias a serem cotados clicando em [Incluir] para selecionar os materiais um a um, [Solicitação de Compras] para importar os materiais de uma solicitação de compras liberada ou clique em [Ressuprimento] para buscar os materiais que atingiram o Saldo Mínimo em Estoque. Fig Cadastrando uma Cotação de Compras Neste exemplo, foi selecionado a opção [Solicitação de Compras]. Ao selecionar esta opção, será necessário localizar qual solicitação de compras será importada para dentro da Cotação de Compras. Para localizar a solicitação de compras, selecione o [Solicitante], [Centro de Custo] e um [Período de Datas]. Clique em [Atualizar] para que o sistema procure as solicitações de compras de acordo com os filtros selecionados. Após o sistema exibir as solicitações de compras, selecione a solicitação desejada e clique em [OK] para transportá-las para a tela de Cotação de Compras. Fig Selecionando os ítens de uma Solicitação de Compras P á g i n a 43 de 50

44 Com os ítens a serem cotados, clique na opção [Cotação de Fornecedores] para selecionar em quais fornecedores serão cotados os materiais. Fig Cotação de Compras com os ítens a serem cotados Para escolher os Fornecedores aonde serão cotados os preços dos materiais, clique em [Incluir] para que o sistema exiba a tela de seleção dos Fornecedores. Selecione o [Fornecedor], [Tipo de Frete] e [Forma de Pagamento]. Clique em [Gravar] e confirme a importação dos materiais para serem cotados para o Fornecedor selecionado. O sistema somente importará os materiais pertinentes ao Fornecedor selecionado. Fig Selecionando os fornecedores a serem cotados os preços A tela de Cotação de Compras agora está cadastrada com um Fornecedor e o material pertinente a este fornecedor. Para realizar a cotação de preços, selecione o material e clique em [Editar] ou dê um duplo clique para informar os valores cotados. Fig Cotando os preços nos Fornecedores P á g i n a 44 de 50

45 Na tela de edição do material, informe o [Preço Unitário] do material e os demais campos se forem necessários [Desconto],[% IPI] ou [Valor IPI] e [Data de Entrega]. Ao final, clique em [Gravar] para confirmar os preços cotados. Fig Informando os preços cotados Após informar os preços, já temos uma cotação de preços realizada em um Fornecedor. Poderão ser realizadas cotações em vários fornecedores. Fig Cotação de Compras realizada para um Fornecedor Agora temos a tela de Cotação de Compras preenchida com dois fornecedores, em cada fornecedor, foi cotado o material Agulha. Fig Cotação de Compras realizada em dois Fornecedores P á g i n a 45 de 50

46 Neste exemplo, os materiais foram cotados em dois Fornecedores, e supondo não haver outros fornecedores a serem cotados, podemos realizar o cálculo da cotação para que o sistema informe qual o fornecedor tem o melhor preço, para isso, clique em [Calcular Cotação]. Ao realizar o Cálculo da Cotação, o sistema selecionará os materiais vencedores em cada fornecedor, como temos apenas um material, foi selecionado este material para o fornecedor de menor preço. Poderíamos ter 5 materiais em cada fornecedor, sendo 2 com menor valor em um fornecedor e os outros 3 com menor valor em outro fornecedor. Fig Selecionando os ítens vencedores na Cotação Após o sistema identificar os ítens vencedores na Cotação de Compras, podemos acionar a rotina de Geração de Ordens de Compra. Para isso, clique em [Gerar Ordem de Compra]. Ao acionar esta rotina, o sistema criará uma ordem de compra para o Fornecedor vencedor. Na ordem de compra constará os dados do Fornecedor, e os materiais que este fornecedor teve o menor preço. Esta ordem de compra será criada com Status Pendente, assim, poderá ser alterada, se necessário. Uma ordem de compra ficará como Pendente até que seja importada para a tela de Nota Fiscal. Fig Gerando a Ordem de Compra com os ítens vencedores P á g i n a 46 de 50

47 4.3 - ORDEM DE COMPRAS [Menu Compras Ordem de Compras] Na tela de Ordem de Compras serão exibidas a Listagem das Ordens de Compras já cadastradas no sistema e as opções de manutenção (Fig. 90). Uma Ordem de Compra poderá ser cadastrada manualmente ou criada a partir da Cotação de Compras. Para cadastrar uma Ordem de Compra manualmente, clique em [Incluir]. Fig Listagem do Cadastro de Ordem de Compras Uma Ordem de Compra estando como Pendente, poderá ser alterada sempre que necessário. Este Ordem de Compra deverá ser importada através da Rotina de Nota Fiscal para que se confirme a compra dos materiais e o sistema faça os lançamentos dos materiais no saldo do Estoque. Fig Visualizando os dados de uma Ordem de Compra P á g i n a 47 de 50