JANIO FERNANDO GRAUNKE

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1 UNIJUI UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DACEC DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO JANIO FERNANDO GRAUNKE ELEMENTOS VINCULADOS A POLITICA DE GESTÃO DE ESTOQUES QUE PODEM SER POTENCIALIZADOS POR MEIO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO EM UMA CEREALISTA Professora Orientadora: Euselia Paveglio Vieira Ijuí (RS), janeiro de 2014

2 ELEMENTOS VINCULADOS A POLITICA DE GESTÃO DE ESTOQUES QUE PODEM SER POTENCIALIZADOS POR MEIO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO EM UMA CEREALISTA Jânio Fernando Graunke 1 Euselia Paveglio Vieira 2 RESUMO Este trabalho tem por objetivo demonstrar os elementos vinculados a política de gestão de estoques que podem ser potencializados por meio de um sistema de informações em uma cerealista. O sistema de informações torna-se mais importante para as empresas no atual mercado, que se encontra mais ágil e competitivo. Sua adoção colabora com o crescimento da empresa, por meio de um gerenciamento mais adequado. Esse processo não se caracteriza somente como gerar informações, mas sim como um sistema de adequação dos negócios ao mercado atual, tornando-se uma solução parcial para a competitividade no mercado. O sistema de Informação envolve todo o gerenciamento e controle da empresa. Tem como função gerar informações relevantes para a tomada de decisões e demonstrar falhas que a empresa pode cometer. Por isso tem um papel importante dentro da empresa, ainda mais no sistema de informação do estoque, é por meio do estoque que se ratifica se os setores mais importantes da empresa, como os de compras e de vendas, e os custos formados por ambos, que dentro de um sistema de informação formará uma base para a tomada de decisão e o seu gerenciamento.propôs-se neste artigo que o Sistema de informações potencialize elementos da politica do estoque para que gere informações significativas na tomada de decisões. Utilizou-se da pesquisa aplicada, exploratória e da coleta de dados reais da empresa objeto do estudo. Conclui-se que o sistema de informações na área do estoque fornece informações detalhadas na tomada de decisões e defini novos caminhos para o aperfeiçoamento do sistema de empresa, além disso, busca atingir resultados, qualificando as informações geradas e suas influências na gestão dos estoques, utilizando-se da evolução contínua dos elementos vinculados a política de estoque, obtendo-se para a organização os ganhos nas oportunidades que surgem. PALAVRAS CHAVE: Estoques. Gestão. Indicadores. Sistemas. Informações. INTRODUÇÃO O sistema de informações torna-se mais importante para as empresas no atual mercado, que se encontra mais ágil e competitivo. Sua adoção colabora com o crescimento da empresa, por meio de um gerenciamento mais adequado. Esse processo não se caracteriza somente como gerar informações, mas sim como um sistema de adequação dos negócios ao mercado 1 Bacharel em Ciências Contábeis e Pós graduando em Controladoria e Gestão Tributária pela UNIJUI 2 Professora da Unijui, Mestre em Contabilidade e Prof. Orientadora.

3 atual, tornando-se uma solução parcial para a competitividade no mercado de Cerealistas, por meio de suas informações geradas, pode-se tomar decisões importantes. O artigo apresenta para a empresa em questão, baseado nas análises, saber quais os elementos do estoque que podem ser potencializados, para que haja mais informações a respeito das várias áreas que envolvem o estoque, e para isso foi identificado alguns elementos que podem ser potencializados. O sistema de Informação envolve todo o gerenciamento e controle da empresa. Tem como função gerar informações relevantes para a tomada de decisões e demonstrar falhas que a empresa pode cometer. Por isso tem um papel importante dentro da empresa, ainda mais no sistema de informação do estoque, é por meio do estoque que se ratifica se os setores mais importantes da empresa, como os de compras e de vendas, e os custos formados por ambos, que dentro de um sistema de informação formará uma base para a tomada de decisão e o seu gerenciamento. Com um mercado competitivo e acirrado entre Cerealistas e Cooperativas, devido ao crescimento da agricultura no Brasil, cresce também a abertura de novas empresas nacionais e por outro lado, com a entrada de empresas multinacionais ampliou mais a concorrência, fazendo com que as empresas que não estiverem bem estruturadas e organizadas, possam ter sérios problemas de gestão. Nesse contexto, para se manter no mercado, as empresas definem estratégias para atrair os clientes de suas concorrentes de todas as formas possíveis, sendo a principal estratégia a fidelização dos produtores, aonde atrai clientes por meio de bonificações exclusivas e atendimentos personalizados. Além da grande concorrência do mercado, ainda as empresas do ramo sofrem sanções do governo, em função de mudanças nas leis para a estocagem dos agrotóxicos, sendo um dos principais produtos comercializados pelas mesmas, essa política pode ser considerada uma pressão legal dos órgãos ambientais em relação aos estoques dentro do perímetro urbano. Com todas essas dificuldades, as empresas necessitam de um controle minucioso, informações precisas fornecidas pelo sistema de informação para poder se manter no mercado, sendo que o principal subsistema alvo do controle esta baseado na gestão do estoque. Portanto, a empresa em estudo, na busca de um melhor desempenho, melhores resultados, percebeu que seria importante um levantamento dos elementos da política de estoques que podem ser potencializados para se manter no mercado.

4 A partir destas constatações, surge o questionamento em saber quais os elementos vinculados a política de gestão de estoques que podem ser potencializados por meio de um sistema de informação em uma cerealista? O objetivo geral deste estudo é identificar informações relevantes que potencialize os elementos que interferem na política de gestão de estoques de uma Cerealista. Para isto, o estudo se classifica quanto a sua natureza como uma pesquisa aplicada, utilizando-se da busca do referencial teórico, em livros, artigos, periódicos, revistas especializadas e artigos na internet, documental e estudo de caso. Para tanto, o artigo apresenta inicialmente a revisão bibliográfica do tema, seguido da metodologia utilizada no desenvolvimento do estudo, culminando com a análise dos resultados apurados na sua execução. 1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES Em um mundo onde as informações estão em mudanças constantes, é preciso um bom sistema, para o gerenciamento e conhecimento dos fatos que estão acontecendo no mercado. De acordo com Oliveira (1992, p.19), informação é o produto da analise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisões de forma otimizada, já para Cassaro (1999, p. 24), define sistema como...um conjunto de partes e componentes, logicamente estruturados, com a finalidade de atender a um dado objetivo, ou ainda, sistema é um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos. No contexto da organização, para obter sucesso é preciso saber usar as informações mais adequadas para o momento, e a melhor ferramenta para isso é um sistema de informações. Os sistemas de informações estão divididos em vários subsistemas, cada um com seu propósito e controle, somando para o resultado final, atingindo assim os objetivos, assim Moscove (2002, p. 23) define, um sistema de informações é um conjunto de subsistema inter-relacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento, tomada de decisões e controle.. Ainda conforme Padoveze (2000, p. 47),...pode-se definir sistema de informações como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em

5 informações, para, com seu produto, permitir as organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Os sistemas de informações são divididos em três componentes, que são as entradas (dados e informações), processos (classificar, organizar, calcular) e saídas (informações para tomadas de decisões), segundo Padoveze (2000, p. 47), os elementos de um sistema de informação são: objetivos totais do sistema; ambiente do sistema; recursos do sistema; componentes do sistema; administração do sistema e saídas do sistema. 1.1 Sistema de informações Contábeis A contabilidade por si própria pode ser considerada um sistema de informações, pelo simples motivo de ser um processo constante que coleta, armazena, processa e distribui a informação para todos os usuários que necessitam, Moscove (2002, p. 24), define sistema de informação contábeis (SIC), como, é o subsistema de informação dentro de uma organização que acumula informações de vários subsistemas da entidade e comunica-se ao subsistema de processamento de informações. O sistema de informações contábeis se concentrava mais no fornecimento de informações de cunho financeiro para parte externa da organização e parte interna, mas nos tempos atuais esta dando ênfase esta mudando, ele esta interessado tanto em informações financeiras quanto não financeiras, conforme Moscove (2002, p. 25),... Definimos os SICs como sistemas de informações que captam, registram e comunicam todas as informações financeiras e não financeiras relevantes relativas a importantes atividades empresariais. Essa perspectiva leva a criação de informações mais úteis e oportunas para fins de planejamento, tomada de decisões e controle, com isso pode-se definir que a contabilidade é o principal produtor e distribuidor de informações financeiras da organização. 1.2 Subsistemas de Estoque Os procedimentos de um subsistema de estoque são o recebimento de mercadorias e conferência física e documental. Segundo Padoveze (1998, p. 87), fluxo subsequente da área de compras, o controle dos estoques tem um ou mais sistemas específicos para seu controle. A entrada dos estoques é integrada com a baixa no sistema de compras, ao mesmo tempo em que inicia a contabilização e área fiscal. No subsistema de estoques os principais dados gerados são: número e descrição do item; quantidades de entradas, saídas e saldos; ponto de

6 pedido; estoque de segurança e mínimo; identificação de entradas e saídas, autor ou requisitante responsável, dados de local de guarda dos materiais, tipo de embalagem para movimentação dos produtos, emissão de etiquetas de identificação. Para Casarro (1999, p. 26), Considerando-se toda a empresa como um sistema, cada uma de suas áreas de atividade pode ser considerada como um subsistema. Ainda conforme Cassaro (1999, p. 27), A divisão de um sistema em subsistema é motivada por uma serie de necessidades de ordem pratica, dentre as quais pode-se citar; Planejamento, coordenação e controle de trabalho; Urgência do estudo; Particularização de um dado problema, gerador do estudo; Custo-benefício, etc. Segundo Cassaro (1999, p. 32), as principais funções executadas no subsistema de almoxarifado ou estoque são: Receber requisições de mercadorias. Verificar se estão adequadamente aprovadas. Verificar se referem a itens de estoque (aqueles que, normalmente segundo uma política da empresa, devem ser estocados). Devolver ao solicitante, em caso de anormalidade. Verificar se há estoque suficiente. Atender parcialmente, caso o estoque seja insuficiente. Atender totalmente, caso haja estoque para tal. Anotar a quantidade fornecida (saída do estoque) e atualizar o saldo em estoque. Verificar se o estoque atingiu o ponto de pedido (uma quantidade pré-fixada, que causa, automaticamente, a necessidade de reposição, de iniciar um processo de compras, de ressuprimento). Emitir solicitação de compras para os itens que tenham atingido o ponto de pedido. Receber, de Compras, uma via dos pedidos de fornecimentos de mercadorias. Proceder ao seu arquivamento temporário. Receber as mercadorias e as notas fiscais dos fornecedores. Pesquisar os pedidos corrrespondentes. Conferir os dados dos pedidos contra os das notas fiscais. Conferir as mercadorias contra as notas fiscais e pedidos. Encaminhar mercadorias ao controle de qualidade.

7 Anotar possíveis divergências. Receber e analisar os laudos técnicos de qualidade. Comunicar as divergências á área de Compras. Devolver as mercadorias irregulares aos seus fornecedores. Dar entrada ( armazenar ) as mercadorias adequadas. Atualizar os saldos das mercadorias, pelas suas entradas. Efetuar inventario físicos periódicos. Preparar e emitir estatísticas sobre os trabalhos realizados É no estoque que se processa o controle físico, financeiro e de armazenagem de materiais. As informações fornecidas por esse setor são: recebimento físico, que é o processo de recebimento de mercadorias, quando se faz a conferência física e documental, acionando na maioria das vezes o controle de qualidade. Recebimento fiscal, após o recebimento dos dados do controle físico, e do sistema de estoque, apura se os códigos fiscais, créditos de impostos, custos e contabilização. 1.3 Tecnologia da informação de estoque Em tempos anteriores a Tecnologia da informação era considerada mais um custo alto da organização, do que uma ferramenta importante como é na atualidade, devido aos seus altos custos e problemas que causava ao invés de soluções. Mas com o passar do tempo a tecnologia da informação sofreu transformações, tornando-se indispensável para a continuidade de uma organização no mercado competitivo. Cruz (1998, p. 20) define tecnologia da informação como, é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informações, tanto de forma sistemática como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo. Padoveze (2000, p. 44) complementa dizendo que a Tecnologia da informação é todo o conjunto tecnológico á disposição das empresas para efetivar seu subsistema de informação. Esse arsenal tecnológico este normalmente ligado á informática e á telecomunicação, bem como a todo o desenvolvimento cientifico do processo de transmissão espacial de dados. Neste cenário Walton (1993, p. 23) relata que...a tecnologia da informação abrange uma gama de produtos de hardware e software que proliferam rapidamente, com a capacidade de coletar, armazenar, processar e acessar números e imagens, para o controle dos

8 equipamentos e processos de trabalho, e para conectar pessoas, funções e escritórios tanto dentro quanto entre as organizações. Ainda conforme Walton (1993, p. 36), A TI é uma ferramenta para controle e concordância, pois pode monitorar e registrar muitos aspectos do comportamento e desempenho. Ao prover tais dados aos supervisores organizacionais, reforça seu controle hierárquico. A mesma tecnologia pode ser utilizada para reforçar os níveis inferiores de uma organização pela expansão do acesso e informação e estendendo-o a mais pessoas.... No sentido de controle, Cruz (1998, p.21) diz que Qualquer Tecnologia da Informação deve dar ao usuário o controle efetivo da Informação, além de simplificar a operacionalização de sua atividade, caso contrario todos perdem..., ou seja, as informações obtidas através da tecnologia devem ser claras e de bom entendimento para quem esta recebendo a mesma. Referente a tecnologia, Beuren (1998, p. 49) define como um conhecimento pratico, com o qual algumas atividades organizacionais, denominadas inputs são convertidas em outputs. Em uma organização, atividades operacionais tais como compras, produção e vendas; atividades de suporte tais como pesquisa e desenvolvimento; atividades de manutenção tais como pessoal; e atividades de controle tais como contabilidade; todas tem sua própria tecnologia. Todavia, o conhecimento tecnológico resume-se em três configurações: máquinas, procedimentos codificados (incluindo programas de computação) e rotinas armazenadas na memória dos indivíduos. Com isso a tecnologia da informação se mostra importante dentro da atividade de estoque, porque alem de controlar e processar emite informações importantes para tomadas de decisões em tempos curtos e com dados e informações detalhadas, representando um papel importante dentro do processo da organização para atingir seus objetivos. 1.4 Indicadores de desempenho na atividade de estoque Os indicadores de desempenho na gestão de estoques podem ser divididos em três grupos: custo, nível de serviço e conformidade do processo. Onde custo e nível de serviço compõem o trade-off básico da gestão de estoques, ou seja, o balanceamento do nível de estoque com o nível de serviço com o objetivo de obter-se o menor custo total. Já os indicadores de conformidade mostram as razões que levaram ao desempenho alcançado, de acordo com (AROZO, 2002). Normalmente os indicadores de custo são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas, sendo muitas vezes os únicos; atualmente se preocupam com o

9 tamanho, valor do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo é muitas vezes decorrente da falta de uma visão global do processo de gestão de estoques, que não abrange os impactos que reduções no nível de estoque podem gerar no grau de disponibilidade de produto e, consequentemente, no nível de serviço da empresa, (AROZO, 2002). A gestão de estoque incorre em dois tipos básicos de custo: custos de manutenção de estoque e custos associados à falta do mesmo. Este segundo tipo de custo é relacionado ao nível de serviço da empresa, sendo muitas vezes negligenciado. Um sistema de indicadores que monitore apenas os custos de manutenção consegue responder a pergunta de quanto custa para a empresa manter seu nível atual de estoque, mas não consegue informar quanto pode custar reduções de estoque sem embasamento técnico. Desta forma o sistema não consegue auxiliar na análise do trade-off básico da gestão de estoque já citado anteriormente (AROZO, 2002). O Autor ainda relata que os indicadores de nível de serviço estão associados aos resultados da gestão de estoque no que tange a disponibilidade de produtos. Apesar de menos utilizado, este tipo de indicador é de grande importância, pois a meta de serviço a ser alcançada irá influenciar fortemente o nível de estoque. Os indicadores de custo e de nível de serviço permitem monitorar o resultado final do processo de gestão de estoque, entretanto eles não são capazes de explicar o porquê do desempenho obtido. Este tipo de informação é obtido através dos indicadores de conformidade do processo, (AROZO, 2002). O estoque formado, e devidamente armazenado, deve ser gerenciado de modo a impactar o menos possível no capital imobilizado de uma empresa. Funciona como um amortecedor entre a demanda e a oferta devendo ser mantido o mais baixo possível e ao mesmo tempo não deve deixar de abastecer a demanda de produção. Para tal é necessário á existência de um processo de eliminação deste material calculado de forma excedente ao longo de um determinado período de tempo, (JUNIOR; SALOMON; MARINS, 2008). Os autores revelam que a definição do estoque excedente consiste em identificar a quantidade a mais de um determinado item estocado comparado com os limites máximos calculados através dos parâmetros de planejamento. Apesar do processo e melhoria operacional pelo qual tem passado as empresas com redução nos custos de estoque, estes ainda continuam a ser considerados critico em muitas

10 destas organizações. O estoque se destaca como sendo um item alvo para redução de custos, não apenas pela sua relevância dentro do custo total frente a margem das empresas, mas principalmente, pelo valor imobilizado nesta conta do ativo o que afeta diretamente o retorno sobre o capital dos acionistas, (LIMA, 2003). Lima exemplifica dizendo que no caso de uma empresa que comercializa produtos acabados, o custo financeiro de estoque pode ser calculado multiplicando-se o valor dos produtos em estoque pela taxa de oportunidade da empresa independente do prazo da decisão que se pretende tomar. Pois neste caso, o estoque é valorizado com base no preço de compra, o qual, na grande maioria das vezes, é um custo totalmente variável. Assim sendo, o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado, sendo calculado pela fórmula mostrada por (SUCUPIRA, 2003). Custo das mercadorias vendidas x 100 GIRO = Custo do estoque médio no período O autor descreve que quanto maior for a frequência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques. Importante perceber que se a venda for lucrativa, isto é, se o valor recebido pela venda for superior ao custo direto da mercadoria, esta diferença é considerada como margem de contribuição da venda e servirá para pagar os custos fixos da empresa alem de contribuir também para o lucro final do negócio. Assim, o giro é fundamental para obter lucro em ambiente competitivo onde as margens de lucro unitárias tendem a diminuir. Um alto índice de rotação dos estoques é fator fundamental na redução da necessidade de investimento em capital de giro para um determinado nível de vendas, de acordo com Sucupira (2003). O índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Este índice é, muitas vezes, calculado de maneira errônea, com uma fórmula baseada em média de vendas passadas. No varejo, a existência de demandas sazonais e de eventos de grande impacto nas vendas, distorce completamente as médias de vendas passadas o que inviabiliza o

11 uso destas para o cálculo da cobertura. Assim, recomenda-se o cálculo utilizando a projeção de demanda futura, conforme fórmula de Sucupira (2003). Estoque em determinada data (quantidade ou valor) Cobertura dos estoques = Previsão de vendas futuras (quantidade ou valor) Ele relata que quanto menor for o estoque em relação á projeção de vendas tem-se menor cobertura em dias, semanas, etc. Isto significa que se corre o risco de faltar mercadoria para atendimento ao cliente quando a cobertura de estoques for muita baixa, mas, no caso contrário, com o índice de cobertura muito alto, também se corre o risco de ter estoques obsoletos em face das mercadorias saírem de moda ou por perderem qualidade com o tempo de exposição na loja ou de permanência em depósito. Alem dos indicadores de desempenho da gestão dos estoques mencionados, como giro e cobertura, é fundamental que o comprador mantenha um permanente acompanhamento das margens brutas obtidas pelas mercadorias sob sua responsabilidade de gestão. Margem bruta ou lucro bruto é o resultado da fórmula de Sucupira (2003). Margem bruta (em valor) = vendas líquidas custo das mercadorias vendidas Margem bruta em valor Margem bruta (em percentual) = Vendas líquidas O mesmo autor relata que para cálculos das vendas líquidas, do valor total de vendas retiram-se os valores relativos a devoluções de clientes e os descontos dados aos clientes, alem dos impostos e taxas diretamente relacionadas com a venda. O custo das mercadorias vendidas é o resultado do preço pago ao fornecedor acrescido dos impostos não recuperáveis, do frete e de despesas associadas à remessa como embalagens especiais, taxas de desembaraço aduaneiro, etc. Relata também que como medição de desempenho do comprador, de uma categoria ou mesmo de um fornecedor, utiliza-se primordialmente a margem bruta percentual. Finalizando, conforme Arozo (2002), um sistema de monitoramento de desempenho de estoque adequado realiza dois papéis de extrema relevância para o gestor de estoque: informa

12 o desempenho do processo de gestão considerando-se todos os impactos causados pelo mesmo, e indica as razões deste resultado. 2 METODOLOGIA DA PESQUISA A pesquisa se classifica como qualitativa na sua forma, porque do ponto de vista de sua natureza ela é considerada uma pesquisa aplicada, que segundo Silva e Menezes (2005, p. 20), pesquisa aplicada, objetiva gerar conhecimentos para aplicação prática, dirigidos á solução de problemas específicos. Envolve verdades e interesses locais. Quanto aos objetivos, o estudo se classifica como exploratório porque segundo Gil (2002, p. 41), visa proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a torná-lo explicito ou a construir hipóteses. Envolvem levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiverem experiências práticas com o problema pesquisado, análise de exemplos que estimulem a compreensão. Assume, em geral, as formas de pesquisas bibliográficas e estudos de caso, (GIL, 1999), e descritiva porque visa descrever as características de determinada população ou fenômenos ou o estabelecimento de relações entre variáveis. Envolvem o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados, questionários e observação sistemática. Assume, em geral, a forma de levantamento, conforme (GIL, 1999). Dentre os procedimentos técnicos utilizados, inicialmente foi realizado uma pesquisa teórica, elaborada a partir de material público, constituído principalmente de livros, artigos de periódicos e atualmente com material disponibilizado pela internet, sobre o assunto abordado, seguido da pesquisa documental na própria empresa, como relatórios e demonstrativos, do levantamento de dados, através de observação direta e entrevistas com os responsáveis pelo setor de estoque, constituindo-se em um estudo de um caso, de uma cerealista, que por meio deste estudo, busca aperfeiçoar a avaliação da gestão de estoque, qualificando suas atividades por meio de um sistema de informação. Os dados foram coletados por meio de entrevistas despadronizadas e observação assistemática. A análise e interpretação dos dados ocorreram na forma de levantamento dos principais elementos da gestão de estoque que podem ser potencializados por meio de um sistema de informação. Todos os dados coletados foram processados e analisados com o objetivo de responder a problemática de estudo e abranger os objetivos propostos

13 3 ANÁLISE DOS RESULTADOS O estudo foi desenvolvido em uma Cerealista, localizada na região noroeste do Estado do RS. A empresa teve sua abertura no ano 1998, com atividades específicas na área da agricultura. Comercializa em torno de 100 produtos, sendo estes químicos como defensivos, corretivos e fertilizantes, alimentação animal, equipamentos, produção de sementes certificadas, compra, venda, recebimento e armazenagem de grãos e forrageiras, além da representação comercial de terceiros. Dos produtos comercializados a maioria tem um alto giro de rotatividade, pois permanecem pouco tempo no estoque, sendo esses produtos de maior valor e representatividade maior no controle de estoque, a outra minoria dos produtos possui menores valores e possuem menos giro de rotatividade, ou seja, fica um maior tempo no estoque. Houve investimentos em tecnologia, adquirindo um sistema de informações que possibilite dar suporte para o gerenciamento da empresa, sistema esse interligado através de um sistema de rede de computadores, onde cada atividade como compras, vendas, devoluções e consignações que ocorre na empresa, passe pelo sistema gerando informações reais, mantendo um controle de estoque atualizado, houve também um investimento na estrutura física, com a compra de terras e a construção de armazéns e silos para estocagem de grãos e forrageiras. A empresa trabalha com sementes de soja, milho, aveia preta, aveia branca, entre outras, sua estrutura conta hoje, com dois sócios e com um grupo de 30 colaboradores, o atual enquadramento federal é o Lucro Real Trimestral e em nível estadual enquadra-se como Modalidade Geral. 3.1 Controle do Sistema de Estoque e seus subsistemas de Compras e Vendas. Na figura 1 é demonstrado o funcionamento do sistema de controle de estoque da empresa em estudo, assim como seus subsistemas que influenciam o sistema de estoque como as compras, vendas e consignações. O sistema de controle de estoque da empresa esta demonstrado no fluxograma seguinte, bem como os seus níveis que influenciam o estoque.

14 Figura 1 Fluxograma de estoques Estoque Consignado compra Compra Venda Consignado venda Devoluções Nota fiscal Contabilidade Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa Pode-se perceber que o sistema de estoque esta relacionado em um contexto bem simples, como a maioria dos sistemas de estoque das outras empresas. Tem como principal atividade as compras, vendas, devoluções e consignações, que originam as movimentações dos estoques. O fluxograma a seguir demonstra detalhadamente o subsistema de Compras e suas atividades principais. Esse subsistema de compra é responsável pelo aumento do estoque desde que a compra esteja totalmente realizada perante o fornecedor.

15 Figura 2 Fluxograma de compras Estoque Compra Consignado compra Qualidade Prazo Entrega Preç oo Fornecedor Marca Exclusividad e Prazo Vista Análise Fornecedor Duplicata a pagar Caixa NF devolução Nota fiscal NF não confere Devoluções Contabilidade Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa Por meio da análise desde subsistema pode-se dizer que é um sistema simples, sem nem uma atividade ou informação diferente nas compras. O que mais se destaca é na hora da escolha do fornecedor, pois é ali que é analisado qual fornecedor é mais vantajoso, levando-se em consideração uma série de atributos, entre eles é analisado o menor preço, o prazo de entrega do produto, este prazo, quanto menor melhor para a empresa, a qualidade do produto comprado, a marca, que hoje neste ramo é um grande diferencial na hora de vender, e a empresa tem uma marca exclusiva de produto para vender na região. O fluxograma de vendas também é considerado simples, bem parecido com a de outras empresas do ramo. O subsistema de venda é responsável pela baixa do estoque, ou seja pelas vendas dos produtos estocados.

16 Figura 3 Fluxograma de vendas Estoques Venda Consignado venda Clientes Prazo Vista ta Análise de crédito Clientes a receber Caixa NF devolução Nota fiscal Devoluções Financeiro Clientes Caixa Contabilidade Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa Analisando o subsistema de vendas constata-se que é um dos o sistemas onde mais se concentra as atenções dos gestores da empresa, em função da geração de recursos financeiros para pagamentos de fornecedores, despesas e encargos, gerando assim um crescimento da empresa no mercado, sendo assim destaca-se a análise de crédito nas vendas a prazo, é de suma importância, para que a empresa não sofra impacto no seu sistema financeiro. 3.2 Análise dos indicadores gerados pelo sistema. Neste item são comparados e analisados os indicadores gerados pelo atual sistema de estoque da empresa comparado com o modelo proposto por Cassaro (1999, p. 32).

17 Quadro 1 Sistema atual da empresa x modelo proposto por Cassaro Modelo Proposto (Cassaro, 1999) Sistema Empresa Receber requisições de mercadorias. Não Possui Verificar se estão adequadamentes aprovadas. Não Possui Verificar se referem a itens de estoque (aqueles que, normalmente segundo uma política da empresa, devem ser estocados). Possui, são permitidas as entradas no sistema de estoque apenas dos produtos que a empresa revende no mercado, produtos para consumo não fazem parte da política de estoque da empresa. Devolver ao solicitante, em caso de Possui, se detectado qualquer anormalidade na anormalidade. mercadoria é feito a devolução ao fornecedor. Verificar se há estoque suficiente. Possui, é feito uma conferência do estoque antes de proceder à venda. Atender parcialmente, caso o estoque seja insuficiente. Possui, no caso de não ter o montante do produto comprado pelo cliente a empresa dispõe uma quantidade parcial disponível no estoque do produto para que o cliente não saia prejudicado Atender totalmente, caso haja estoque para tal. Possui, sempre que o produto vendido ao cliente estiver disponível em estoque a empresa repassa o montante comprado ao cliente ou conforme a disponibilidade no mesmo. Anotar a quantidade fornecida (saída do estoque) e atualizar o saldo em estoque. Possui, quando a saída de produtos do estoque é feito a baixa, com isso a empresa mantém um controle de estoque atualizado Verificar se o estoque atingiu o ponto de pedido Não possui (uma quantidade pré-fixada, que causa, automaticamente, a necessidade de reposição, de iniciar um processo de compras, de ressuprimento). Emitir solicitação de compras para os itens que Não Possui tenham atingido o ponto de pedido. Receber, de Compras, uma via dos pedidos de Não Possui fornecimentos de mercadorias. Proceder ao seu arquivamento temporário. Possui, todos os pedidos são lançados no sistema e posteriormente arquivados Receber as mercadorias e as notas fiscais dos fornecedores. Possui, as mercadorias recebidas devem conter a nota fiscal juntamente com a mesma para que seja recebida, para que haja a conferência Pesquisar os pedidos corrrespondentes. Possui, no recebimento da mercadoria a uma Conferir os dados dos pedidos contra os das notas fiscais. Conferir as mercadorias contra as notas fiscais e pedidos. conferência com o pedido feito. Possui, o responsável pelo recebimento da mercadoria, precisa conferir junto com o responsável pela compra o pedido com a nota fiscal antes de receber. Possui, o responsável pelo recebimento da mercadoria, deve fazer a conferência total, conferindo pedido, nota fiscal e por ultimo a mercadoria física a receber. Encaminhar mercadorias ao controle de Não Possui qualidade. Anotar possíveis divergências. Não Possui Receber e analisar os laudos técnicos de Não Possui qualidade. Comunicar as divergências á área de Compras. Possui, sempre que encontrado divergência entre pedido, nota fiscal ou mercadoria física é feito a comunicação ao responsável pelas compras para que sejam tomadas as devidas

18 providências Devolver as mercadorias irregulares aos seus Possui, encontrado qualquer irregularidade na fornecedores. conferência entre pedidos, nota fiscal e mercadoria física é feita e devolução ao fornecedor. Dar entrada ( armazenar ) as mercadorias Possui, cada mercadoria tem sua armazenagem adequadas. devidamente ao seu padrão e especificações do fornecedor e órgãos responsáveis. Atualizar os saldos das mercadorias, pelas suas entradas. Possui, em todas as entradas de mercadorias são lançadas no sistema mantendo o saldo de estoque atualizado. Efetuar inventários físicos periódicos. Não Possui Preparar e emitir estatísticas sobre os trabalhos Não possui realizados Fonte Conforme pesquisa em Cassaro (1999) e os dados levantados na empresa A partir da confrontação do modelo proposto com o modelo atual da empresa é possível estruturar um modelo em que a empresa poderá seguir, qualificando seu sistema de informações, gerando assim informações relevantes a gestão e também a inclusão de maiores controles internos. Na sequencia consta os indicadores que a empresa atualmente possui em função da utilização do atual sistema de informações. - Verificar se referem a itens de estoque (aqueles que, normalmente segundo uma política da empresa, devem ser estocados); - Devolver ao solicitante, em caso de anormalidade; - Verificar se há estoque suficiente; - Atender parcialmente, caso o estoque seja insuficiente Verificar se há estoque suficiente; - Atender totalmente, caso haja estoque para tal; - Anotar a quantidade fornecida (saída do estoque) e atualizar o saldo em estoque; - Proceder ao seu arquivamento temporário; - Receber as mercadorias e as notas fiscais dos fornecedores; - Pesquisar os pedidos corrrespondentes; - Conferir os dados dos pedidos contra os das notas fiscais; - Conferir as mercadorias contra as notas fiscais e pedidos; - Comunicar as divergências á área de Compras; - Devolver as mercadorias irregulares aos seus fornecedores; - Dar entrada ( armazenar ) as mercadorias adequadas; - Atualizar os saldos das mercadorias, pelas suas entradas.

19 Além destes indicadores levantados no sistema da empresa, foi possível propor para a empresa outros indicadores que possam ser utilizados no seu sistema de informações, gerando assim um maior controle e a ampliação de informações relevantes, qualificando o seu gerenciamento, tais como: receber requisições de mercadorias; verificar se estão adequadamente aprovadas; verificar se o estoque atingiu o ponto de pedido (uma quantidade pré-fixada, que causa, automaticamente, a necessidade de reposição, de iniciar um processo de compras, de ressuprimento); emitir solicitação de compras para os itens que tenham atingido o ponto de pedido; receber, de compras, uma via dos pedidos de fornecimentos de mercadorias; encaminhar mercadorias ao controle de qualidade; anotar possíveis divergências; receber e analisar os laudos técnicos de qualidade; efetuar inventários físicos periódicos; preparar e emitir estatísticas sobre os trabalhos realizados. Após o levantamento destes indicadores de controles e gestão, demonstra-se na sequencia os indicadores financeiros, que contribuem no gerenciamento desta atividade. 3.3 Indicadores Financeiros A seguir são demonstrados por meio de cálculos e gráficos os indicadores financeiros, gerando informações financeiras que demonstram a participação e importância de cada grupo do estoque para a empresa. Quadro 2 Cálculos dos indicadores financeiros de cada grupo do estoque. Formação do preço de Venda Dados referente a aquisição de mercadorias Descrição do Grupo Estoque Inicial Estoque Final Vendas Compras CMV Estoque medio no periodo Defensivos , , , , , ,83 Alimentação Animal , , , , , ,63 Sementes , , , , , ,70 Corretivos , , , , , ,24 Fertilizantes , , , , , ,47 Equipamentos , , , , , ,72 Inoculantes 396, , , , ,72 TOTAL , , , ,92 R$ ,31 Fonte Dados conforme pesquisa na empresa O quadro 2 apresenta os valores dos estoques inicial e final de cada grupo,

20 valores esses obtidos por meio da planilha de inventário disponibilizado pela empresa. As vendas e as compras foram encontradas através de um rateio por grupo através do total das vendas e compra da empresa no período. O CMV e o estoque médio do período foi encontrado através da fórmula, estoque inicial + compras estoque final, feito esse cálculo encontra-se o CMV e o estoque médio do período de cada grupo do quadro anterior. Após obter os resultados das fórmulas acima descritas foram levantados os valores mais significativos de cada grupo do estoque. Os defensivos apresentam resultados relevantes, possui um estoque final alto com um valor de R$ ,14, sua venda no período foi elevada com um valor de R$ ,13, assim como suas compras R$ ,96, formando um CMV de R$ ,83. A alimentação animal obteve uma queda grande de estoque em relação ao estoque inicial para estoque final, passando de R$ ,57 de estoque inicial para R$ 7.934,90 de estoque final, sua venda no período foi de R$ ,79 e sua compra foi de R$ ,96, formando assim um CMV de R$ ,63. A semente é o grupo mais significativo do estoque, representa o estoque final mais alto com R$ ,59, suas vendas e compras também são as mais altas com valores de R$ ,76 e R$ ,18, formando um CMV alto também com um valor de R$ ,70. O grupo do corretivo obteve uma queda grande em relação ao estoque, passando de um estoque inicial de R$ ,99 para R$ ,28 de estoque final, suas vendas foram de um montante de R$ e suas compras de R$ ,53, formando um CMV de R$ ,24. Os fertilizantes obtiveram uma variação pequena nos seus estoques no período estudado, passando de um estoque inicial de R$ ,20 para R$ ,61, suas vendas foram de R$ ,04 e as compra de R$ ,88, formando um CMV de ,47. Equipamentos possuem valores menos relevantes de todos os grupos, possui um dos estoques mais baixo, com um valor de estoque final de R$ ,87, suas vendas e compras também são formados por valores baixos em relação aos outros grupos com R$ de vendas e R$ ,69 de compra, formando um CMV de R$ ,72. O grupo dos inoculantes forma o grupo menos expressivo dos estoques, seus números demonstram que é um grupo insignificante para a empresa, pois a empresa em estudo, não possui mais em estoque no final do período estudado, sua venda e compra foi a menor de todo

21 grupo de estoque com valores de R$ 4.580,55 e 3.963,72, formando assim um CMV baixo, com um valor de R$ A seguir, apresenta-se o quadro três onde relata os cálculos dos indicadores financeiros de cada grupo de estoque objeto deste estudo. Quadro 3 Cálculos dos indicadores financeiros de cada grupo do estoque. Numero de dias de estoque Defensivos Alimentação Animal Sementes Corretivos Fertilizantes Equipamentos Inoculantes Valor Estoque Final , , , , , ,87 - Valor Vendido , , , , , ,86 330,31 Periodo de giro dos estoque 69,96 1,59 37,87 6,31 28,73 14,90 - Fonte Dados conforme pesquisa na empresa No quadro anterior esta demonstrado o numero de dias que cada grupo fica no estoque, obtido por meio do valor do estoque final apurado no quadro 2, o valor vendido obtido do total da venda de cada grupo divido por 12 meses, formando assim uma media mensal, o período de giro dos estoques foi formado através da seguinte fórmula: estoque final/valor vendido mensal x 30 dias referente a um mês, os resultados obtidos no quadro 3 são demonstrados por meio de gráficos e avaliação de cada grupo do estoque. Gráfico 1 Período de giro dos estoques defensivos alimentação animal sementes corretivos fertilizantes equipamentos inoculantes ano Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa

22 O grupo que mais tempo fica em estoque é dos defensivos, em torno de 70 dias, isso porque a empresa estoca para ter a oferta aos clientes devido a falta de produtos no mercado na hora que aumenta a demanda no mercado, seguido pelas sementes com 38 dias, pelo motivo da empresa armazenar, limpar, classificar e transportar ao porto ou a empresas multinacionais, logo atrás vem os fertilizantes com 29 dias, porque suas vendas acontecem 2 épocas por ano, os grupos que menos tempo ficam em estoque é liderado pelos inoculantes que não ficam em estoque nem 1 dia, pelo simples motivo da empresa não comercializar mais, em seguida vem a alimentação animal que fica em torno de 1 dia no estoque, pelo motivo que o fornecedor entrega direto para o cliente, outro que chama atenção é o grupo dos corretivos com 6 dias, que é comprado apenas por pedidos não comprando em excessos para ficar em estoque, completando a lista os equipamentos que ficam 15 dias no estoque, devido a utilizar um estoque mínimo para esse produto dependendo da demanda. Quadro 4 - Cálculos dos indicadores financeiros de cada grupo do estoque. Estoque Excedente ,96 Valor Total Estocado ,96 Custo Financeiro do estoque , , , , , ,99-330, , , , , ,99-330, , , ,89 473,51 285,93 - Giro dos estoques 8,33 8,33 8,33 8,33 8,33 8,33 8,33 R$ 2,33 R$ 0,05 R$ 1,26 R$ 0,21 R$ 0,96 R$ 0,50 R$ - Cobertura dos estoques Margem Bruta , , , , , ,58 220,83 Margem Bruta em % 24,25% 5,26% 15,34% 7% 13% 9% 5% Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa No quadro anterior obtiveram-se os resultados de mais indicadores financeiros como o estoque excedente, custo financeiro do estoque, giro dos estoques, cobertura dos estoques, a margem bruta e a margem bruta em %, os quais são demonstrados e analisados por meio do gráfico seguinte. O resultado do estoque excedente foi obtido através da fórmula: estoque excedente = valor estoque final - valor vendido mensal

23 Gráfico 2 Estoque Excedente R$1,200, R$1,000, R$800, R$600, R$400, R$200, defensivos alimentação animal sementes corretivos fertilizantes equipamentos inoculantes Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa Apenas dois grupos de estoque possuem estoque excedente dentro dos grupos de estoque estudado, os grupos são dos defensivos com um valor de R$ ,96 e Sementes com um valor de R$ ,69, com esse resultado a empresa deveria repensar uma nova política de estoque para esses dois grupos, já que pode ser prejudicial a empresa. No gráfico a seguir são demonstrados os resultados dos custos financeiros dos estoques, resultados esses da tabela 4 que foram obtidos através da fórmula a seguir: custo financeiro do estoque = (estoque excedente x 3% margem de custo da empresa) x período de giro do estoque/30 Gráfico 3 Custo financeiro do estoque R$80, R$70, R$60, R$50, R$40, R$30, R$20, R$10, defensivos alimentação animal sementes corretivos fertilizantes equipamentos inoculantes R$- R$-

24 Fonte - Dados conforme pesquisa na empresa Como no indicador financeiro anterior do estoque excedente apenas os grupo de defensivos e sementes obtiveram custo financeiro de estoque, demonstrados no quadro 4 juntamente com o gráfico 3, os defensivos formaram um custo financeiro de estoque no valor de R$ ,50, enquanto as sementes formaram um valor de R$ ,33, os demais grupos não formaram custo financeiro de estoque. O indicador do giro dos estoques mostra quantas vezes o estoque gira no período e é encontrado na fórmula a seguir: giro dos estoques = (custo mercadoria vendida x 100) / custo do estoque médio do período / 12, conforme os resultados da tabela 4 serão avaliados os resultados. O número de vezes em média (por que não foi possível calcular individualmente com as atuais informações disponíveis no sistema) que o estoque gira no ano é de 8 vezes ao ano para todos os grupos do estoque da empresa, sem nem uma restrição a qualquer grupo. O Gráfico seguinte demostra a avaliação da cobertura dos estoques de cada grupo, ou seja, quanto tempo o estoque suporta sem que haja reposição, para chegar ao resultado do quadro 4 utilizou-se a fórmula: cobertura dos estoques = estoque final / previsão de vendas futuras estimada no mês, para vendas futuras utilizou-se a venda mensal media de cada grupo. Gráfico 4 Cobertura dos estoques R$2.50 R$2.00 R$1.50 R$1.00 R$0.50 defensivos alimentação animal sementes corretivos fertilizantes equipamentos inoculantes R$- Fonte: dados conforme pesquisa na empresa Após analisar os resultados, foi obtido os valores de cobertura de estoque para cada grupo, o grupo do inoculante não formou valor de cobertura de estoque, ou seja, precisa ser

25 repostos para vendas futuras, já o defensivo apresentou o maior valor de cobertura com R$ 2,33 em seguida da semente com um valor de R$ 1,26, esses grupos precisam ter cuidado, pois podem apresentar estoque obsoleto, podendo causar prejuízos futuros, com perda de mercadoria, a alimentação animal apresentou um valor de cobertura de R$ 0,05 gerando cuidados, pois poderá faltar mercadoria para o atendimento ao cliente, já os grupos do corretivo com R$ 0,21, fertilizantes com R$ 0,96 e equipamentos com R$ 0,50 obtiveram os melhores valores de cobertura de estoque, demonstra que não tem problemas de falta de mercadorias e nem estoque obsoleto, mostrando que possui uma boa política de estoque. A empresa precisa mudar sua política de estoque para que haja um equilíbrio entre os grupos. A margem de contribuição bruta é muito importante para a empresa, é por meio dela que, a empresa tem uma noção se esta vendendo bem seus produtos no mercado e gerando lucros, a fórmula usada para achar a margem bruta é a seguinte: margem bruta = vendas líquidas custo das mercadorias vendidas. Gráfico 5 Margem Bruta R$3,500, R$3,000, R$2,500, R$2,000, R$1,500, R$1,000, R$500, defensivos alimentação animal sementes corretivos fertilizantes equipamentos inoculantes R$- Fonte: dados conforme pesquisa na empresa Analisando os resultados demonstrados por meio do gráfico, pode-se dizer que a semente tem a melhor margem bruta com um valor de R$ ,05, seguido pelos defensivos com um valor de R$ ,30, depois vem os outros grupos como os fertilizantes com um valor de R$ ,57, corretivos com R$ ,51, alimentação animal com R$ ,16 e nas ultimas posições estão equipamentos com um valor de R$ ,58 e inoculantes com R$ 220,83, com isso pode-se dizer que as sementes e defensivos são os mais vantajosos disparados e tem uma importância muito grande na lucratividade da mesma.

26 A seguir demonstra-se a margem bruta em %, conforme resultados do quadro 4, os resultados são apresentados no gráfico seguinte, a fórmula usada para chegar ao resultado é a seguinte: margem bruta em % = margem bruta em valor / vendas líquidas. Gráfico 6 Margem bruta em % 30% 25% 20% 15% 10% 5% defensivos alimentação animal sementes corretivos fertilizantes equipamentos inoculantes 0% Fonte: dados conforme pesquisa na empresa A melhor margem bruta em % e dos defensivos com 24%, seguida das sementes com 15%, fertilizantes 13%, equipamentos 9%, corretivos 7%, alimentação animal 5% e inoculante 5%. CONCLUSÃO O estudo demonstrou a necessidade e a importância de um sistema de informações para as empresas, no âmbito do estoque. Percebeu-se que as informações obtidas e os resultados encontrados nos estoques, são importantes para a tomada de decisões e indispensáveis para a continuação das organizações. Com a necessidade de um sistema voltado para o estoque, que produza dados relevantes para tomada de decisões sobre compras e vendas e seus subsistemas, há uma procura pelo aperfeiçoamento do sistema de informação para que os profissionais responsáveis por essa área possam gerar relatórios pontuais, fazendo com que as empresas desenvolvam cada vez mais informações sobre o sistema de estoque, fornecendo análises especificas, adequadas e em tempo hábil para a tomada de decisões.