GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos acabados

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1 FACULDADE TECOMA Bacharel em Administração Ana Lúcia Conceição dos Reis GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos acabados Paracatu 2012

2 Ana Lúcia Conceição dos Reis GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos acabados Monografia apresentada à disciplina de Estágio Supervisionado II, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração. Orientador Teórico: Carlos Alberto Kraemer Orientador Metodológico: Geraldo Benedito Batista de Oliveira Paracatu 2012

3 Reis, Ana Lúcia Conceição Gestão de Materiais: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos acabados. Ana Lúcia Conceição dos Reis. Paracatu, p. Orientador: Carlos Alberto Kraemer. Monografia (Graduação) Faculdade Tecsoma Programa de Graduação em Administração. 1. História da Gestão de Materiais. 2. A importância dos estoques. 3. Análise e Curva ABC. CDU 658.2

4 Ana Lúcia Conceição dos Reis GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos acabados Monografia apresentada à disciplina de Estágio Supervisionado II, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração. Carlos Alberto Kraemer Orientador Teórico TECSOMA Geraldo Benedito Batista de Oliveira Orientador Metodológico TECSOMA Fernando Antônio Antunes Coordenador do Curso TECSOMA Professor Membro da Banca TECSOMA Paracatu, 25 de Junho de 2012

5 Com muito carinho dedico este trabalho aos meus pais que sempre foram minhas fontes inspiradoras de minhas conquistas e vitórias. Ao senhor meu pai José Lopes e a senhora minha mãezinha Almerinda, meu eterno amor e gratidão.

6 AGRADECIMENTOS Primeiramente a Deus que me dá forças para seguir em frente. Aos meus queridos e amados pais José Lopes e Almerinda, por sempre acreditarem em mim. Às minhas irmãs do coração Luciene e Poliene por todo carinho que me dedicam sempre. Aos meus sobrinhos e afilhadinhos do coração Ludimila e Vitor Roberto que mesmo tão pequeninos, contribuíram para a felicidade de sua madrinha principalmente nos momentos de estresse. Ao meu noivo Roger pelo apoio, incentivo e compreensão; meu amor sempre. Ao professor Carlos Kraemer que não mediu esforços em sua orientação, fazendo-a até mesmo fora do ambiente da Faculdade; sempre disposto a ajudar, muito obrigada. Aos meus patrões Adriana e Ivan que sempre estiveram me apoiando e contribuindo cada vez mais para o meu crescimento profissional, contem sempre comigo. E a todos meus amigos que de uma forma ou de outra sempre estão torcendo por mim. Um agradecimento em especial, para minha grande amiga Elcimara que muito mais que colega de faculdade e vizinha, terá sempre o seu lugar em meu coração. Obrigada a todos.

7 O ideal seria a inexistência de estoques, à medida que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, na prática isso não acontece, tornando imperativa a existência de um nível de estoques que sirva de amortecedor entre mercados supridor e consumidor, a fim de que os consumidores possam ser plena e sistematicamente atendidos. (VIANA, p. 116).

8 RESUMO O trabalho presente tem como objetivo, mostrar a importância de se ter um controle dos recursos materiais. Através de um estudo de caso feito na Farmácia Essência, foram detectadas falhas na gestão de materiais, especificamente no que diz respeito às quantidades de estoques existentes no almoxarifado, com a quantidade existente no sistema (computador). Tudo isso vem acarretando prejuízos para a farmácia principalmente no que diz respeito ao se fazer vendas e não ter o produto armazenado, e os clientes não serem atendidos. Controlar estoques não depende de ferramentas e softwares caros, na realidade isso pode ser feito da maneira mais simples e dar o mesmo retorno como se estivéssemos trabalhando com algo difícil. Portanto, o objetivo maior deste projeto é desenvolver uma forma de controle de estoque que seja aplicável a situação em que a farmácia se encontra hoje. Palavras-chave: Gestão de materiais. Estoques. Controle.

9 ABSTRACT The present work aims to show the importance of having control of materials resources. Through a case study in Pharmacy essence were detected failure in the management of materials, specifically as regards the quantity of warehouse stocks existing with the amount in the system (computer). All this has been causing damage to the pharmacy especially as regards sales and do not have the stored product, and customers are not met. Inventory control does not depend on expensive software tools and, in fact it can be done in the simplest way and give the same return as if we were working on something difficult. Therefore, the main goal of this project is to develop a form of inventory control that is applicable to the situation where the pharmacy is today. Keywords: Materials Management. Stocks. Control.

10 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1- Organograma da Empresa...16 FIGURA 2 - Gráfico de Estoque...31 FIGURA 3 - Solicitação de Compras...41 FIGURA 4 - Armazenagem: Etiquetas de Identificação...45 FIGURA 5 - Investimento em estoques para diversos níveis de serviços...50 FIGURA 6 - A Curva ABC...54 FIGURA 7 - Os 10 produtos mais vendidos em FIGURA 8 - Os 10 controlados mais vendidos em FIGURA 9 - Curva ABC...61 FIGURA 10 - Modelo de Bloco de pedidos...62 FIGURA 11 - Fases da administração da gestão de materiais...63

11 LISTA DE TABELAS TABELA 1 Cronograma de Atividades...23 TABELA 2 Recursos Humanos...24 TABELA 3 Recursos Materiais...24 TABELA 4 Recursos Financeiros...25 TABELA 5 Valor Total do Projeto...26 TABELA 6 Variação do Estoque em Função do Tempo...31 TABELA 7 Giros de estoques por ano, média das empresas...48 TABELA 8 Apresentação de movimentação da empresa Condor...52 TABELA 9 Cálculo do valor monetário consumido no período...53 TABELA 10 Itens ordenados de forma decrescente...53 TABELA 11 Curva ABC...54 TABELA 12 Movimentação dos controlados...60 TABELA 13 Cálculo do valor monetário consumido...60 TABELA 14 Itens controlados ordenados de forma crescente...60 TABELA 15 Custos para implantação do projeto...65 TABELA 16 Cronograma de atividades a serem desenvolvidas para o Controle do Estoque...66

12 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas EC Estoque de cobertura ed. - Edição EM Estoque Máximo ER Estoque Real ES Estoque de Segurança EV Estoque Virtual FIG. - Figura IC Intervalo de Cobertura K Fator de Segurança LTDA Limitada MG Minas gerais MPs Matérias-primas MRP Materials requirement planning NR Nível de Reposição PAs Produtos Acabados PR Ponto de Ruptura QC Quantidade a comprar TAB. Tabela TR Tempo de Ressuprimento

13 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DADOS DO PROJETO Título Tema INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA Razão Social Nome Fantasia Endereço CNPJ Inscrição Estadual Quadro Societário Capital Social Organograma PROJETO MONOGRÁFICO Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Problematização Hipóteses Justificativa Resultados Esperados Público Alvo Metodologia Referencial Teórico Cronograma Recursos Recursos Humanos Recursos Materiais Recursos Financeiros Valor Total do Projeto POJETO DE ESTÁGIO História da Gestão de Materiais Administração de Materiais O Papel dos Estoques na Empresa A importância dos Estoques Gráficos de Estoques Pressões para a manutenção de Baixos Níveis de Estoques Pressões para a manutenção de Altos Níveis de Estoques Tipos de Estoques Políticas de Estoques Manter ou não manter estoques? Redução dos Estoques Just in time Cartões Kanban...37

14 5.5 O Administrador de Materiais Procedimentos Fundamentais na Gestão de Materiais Cadastramento Gestão Compras O sinal da demanda Solicitação de compras MRP Sistema de Reposição Periódica Sistema de Reposição Contínua Recebimento Almoxarifado Inventário Físico Procedimentos Recebimentos Localização Conferência Época ideal para realização do Inventário Parâmetros e Modelos de Ressuprimento Análise dos Estoques Giro dos Estoques Sistema de Planejamento e Previsão de Estoques Objetivo do Custo Objetivo de nível de serviço Análise e Curva ABC ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA ESSÊNCIA Apresentação da Empresa Missão da Empresa Valores da empresa Situações encontradas na Empresa Apresentação e análise dos dados encontrados na empresa Proposta de melhoria Custos decorrentes da implantação do projeto Considerações Finais CONCLUSÃO...68 REFERÊNCIAS...69

15 14 1 INTRODUÇÃO Ter o controle da gestão de materiais de uma empresa significa muito mais que somente lucrar, é possível criar uma vantagem competitiva com tal recurso. Atender aos clientes na hora certa, com quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura. (MARTINS e ALT, p. 171). Atender bem ao cliente é ter o que ele quer, sempre quando ele quer, ou seja, para um bom atendimento, a farmácia ao fazer o compromisso de fazer certo medicamento, de fato deve fazê-lo. A desculpinha de que a matéria acabou, por mais que seja verdadeira, não agrada a nenhum consumidor, depois da esperança de ter seu medicamento no dia seguinte. Os estoques exercem a grande importância de melhorar os serviços aos clientes e para as empresas que detém o controle destes recursos, não lhe faltará demanda. Para tanto, o primeiro passo rumo a esta vantagem competitiva em relação a gestão de materiais, é ter o controle da quantidade estocada, saber o número exato de cada coisa. Portanto, é necessário à farmácia Essência, ter uma ferramenta que controle seus estoques para que a mesma possa não encontrar divergência entre as quantidades que existem no almoxarifado e computador. Desta forma, este estudo objetiva propor à Farmácia Essência, uma solução de controlar bem seus estoques.

16 15 2 DADOS DO PROJETO 2.1 Título Gestão de Materiais: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos acabados 2.2 Tema Gestão de Materiais 3 INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA 3.1 Razão Social Sam Farmácia LTDA 3.2 Nome Fantasia Essência Farmácia de Manipulação e Homeopatia 3.3 Endereço Rua Goiás nº 471, Lojas 04 e 05 Centro Paracatu MG. 3.4 CNPJ / Inscrição Estadual

17 Quadro Societário Adriana Gonçalves Simplício Dias (50%) Ivan Melo Franco Dias (50%) 3.7 Capital Social R$ , Organograma Figura 1 - Organograma da Empresa GERENTE GERAL GERENTE ADMINISTRATIVO SETOR DE VENDAS SETOR DE MANIPULAÇÃO Fonte: Elaborada pela autora

18 17 4 PROJETO MONOGRÁFICO 4.1 Objetivos Objetivo Geral a) Apresentar proposta de solução para que os estoques de matérias-primas e produtos acabados possam, no almoxarifado e sistema, não apresentarem diferenças Objetivos Específicos a) Identificar as possíveis causas que ocasionam as diferenças no estoque; b) Conhecer os setores responsáveis por esta diferença; c) Analisar cada um desses setores separadamente; d) Elaborar meios de controle das matérias-primas. 4.2 Problematização Uma das grandes dificuldades de uma pequena farmácia de manipulação consiste em não ter um controle de seus recursos materiais. Os estoques da Farmácia Essência, geralmente apresentam uma diferença nas quantidades existentes no almoxarifado e no sistema, na hora de fazer uma venda, por exemplo. Além disso, não há o controle nem mesmo de produtos manipulados que ficam expostos no estabelecimento (chamados de acabados). Estes últimos, por serem uma menor quantidade, deveriam apresentar corretamente suas quantidades comparadas no software e nas ordens de produção de cada um. 4.3 Hipóteses As diferenças existentes no estoque da Farmácia Essência podem ser resultantes da falta de conferência das matérias-primas e embalagens em sua chegada (além também da falta de controle dos produtos acabados quando manipulados), dos usos e descartes de embalagens que não estão descritas em suas ordens de produção (neste caso não colocando observações de quais embalagens usadas) e da não notificação de

19 18 embalagens que foram quebradas ou que de outra forma não poderão ser utilizadas, para que possa ser dada sua baixa. 4.4 Justificativa Muitas são as farmácias de manipulação que não têm um controle devido de seus recursos materiais. Entre essas empresas, apresenta-se também a Farmácia Essência, que mesmo tendo um estoque consideravelmente fácil de controlar em relação à grandes redes de farmácia também tem suas falhas no controle desses recursos materiais, que muitas vezes impactam em suas vendas, por exemplo. Se a quantidade apresentada no sistema não confere com a quantidade estocada no almoxarifado, corre-se o risco de neste último ter uma menor quantidade e o sistema então não avisará que está em seu mínimo; fazendo com que não seja feita a compra de tal matéria-prima, e por fim o cliente não será atendido. Às vezes, por uma única vez que o cliente não é atendido e faz seu pedido na concorrência, descobre, por exemplo, que lá o preço é menor e a partir daí muda sua preferência. De acordo com Martins e Alt, Baixos níveis de estoque, podem fazer com que a empresa trabalhe um limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por menor que seja, acaba prejudicando ou parando a produção. (MARTINS; ALT, 2006, p. 83). Muitos fatores contribuem para esse erro no estoque. Entre eles, a falta de controle; conferência das matérias primas na sua chegada. Silva ressalta que O controle eficaz dos recursos materiais contribui para o resultado financeiro e lucratividade de uma empresa. (SILVA, 2004). Contudo, este trabalho espera auxiliar para que a farmácia de manipulação Essência, que se encontra com dificuldades em controlar seus estoques possa tornar os recursos materiais, como estratégias do próprio negócio. 4.5 Resultados Esperados A partir dos objetivos a serem conquistados neste projeto, espera-se conseguir a colaboração de todos os funcionários da Farmácia Essência no que diz respeito ao controle do estoque. A meta é fazer com que esta colaboração seja em prol de o estoque ficar de acordo com o que está cadastrado no computador.

20 19 Para conseguir este controle do estoque é necessário fazer algumas mudanças na forma de trabalho desses funcionários. E apesar dessas mudanças serem uma forma de impacto negativo para os mesmos, não pode deixar de ser trabalhada. Toda essa mudança deve acontecer visando ao final, satisfazer os clientes (que sempre terão seus pedidos atendidos sem faltar a matéria-prima para manipulá-los). 4.6 Público Alvo Este projeto tem como público alvo, primeiramente os funcionários da Farmácia, uma vez que estarão diretamente ligados com a resolução do problema, no sentido também de que serão também eles os responsáveis pelo controle dos estoques. Os clientes também são considerados público alvo, porque serão beneficiados com o controle dos recursos materiais, considerando, por exemplo, que sempre terão seus pedidos satisfeitos. 4.7 Metodologia O estágio realizado no período de Agosto de 2011 a Junho de 2012, perfazendo uma carga horária de 160 horas, tem como objetivo aplicar os conhecimentos teóricos adquiridos ao longo do curso, em uma empresa na qual agindo como um profissional da administração é proposto uma forma de sanar algum de seus problemas para o melhoramento de seus processos. Para tanto, através de uma visita à Farmácia Essência, nota-se que a empresa está com dificuldades de manter seu nível de estoque igual ao cadastrado e baixado no sistema. Uma reunião preliminar com a direção; possibilitou um melhor conhecimento do problema, no qual foram apontados os pontos negativos que estão sendo gerados devido à falta de controle dos recursos materiais. O processo de manipulação feito pelos funcionários, também é estudado com o intuito de descobrir como os mesmos procedem em relação ao estoque; como fazem com as embalagens que não tem tampa, por exemplo; ou até mesmo quando não se tem a embalagem adequada para envazar um shampoo.

21 20 Ao descobrir as causas do problema, serão realizadas pesquisas em livros, arquivos eletrônicos, além da procura por empresas que já tiveram o mesmo problema e como resolveram a situação. Contudo isso, o estagiário juntamente com seu coordenador, desenvolverá um projeto que abordando o tema, ao final apontará propostas para que os estoques de matérias-primas e produtos acabados possam, no almoxarifado e sistema, minimizar suas diferenças. Como o tema do projeto não exige nenhuma entrevista, ou aplicação de questionário no caso da empresa em questão fica então restrito somente às pesquisas (já citadas anteriormente), que serão analisadas e estudadas, para que da melhor forma possa resolver o problema. Depois do projeto elaborado e montado, será apresentado à direção da empresa para que a mesma decida se vai ou não implantá-lo para corrigir o erro no estoque. 4.8 Referencial Teórico Em administração, estoque ou existências, refere-se às mercadorias, produtos (finais ou inacabados) ou outros elementos na posse de um agente econômico. Seu armazenamento se dá no almoxarifado. Para Viana, pode-se atualmente definir almoxarifado como: Local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item guardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da empresa. E o controle do mesmo á a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de qualquer atividade, visando os interesses da empresa. Assim, o controle prioriza dois objetivos: correção e prevenção de falhas. (VIANA, 2009, p.272). A manutenção de estoques requer investimentos e gastos elevados. Para Viana, Evitar sua formação, ou tê-los em número reduzido de itens e em quantidades mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia. (VIANA, 2010, p. 115). Neste sentido, Martins e Alt (2006) ressaltam que geralmente baixos níveis de estoque, podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar muito arriscado, em que

22 21 qualquer detalhe, mesmo por menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produção. De acordo com Viana (2010), algumas considerações podem ser feitas em relação ao estoque, pois sua classificação pode ser dada considerando-os como materiais auxiliares (aqueles que não se incorporam ao produto final, também chamados de materiais indiretos ou improdutivos), matéria-prima (incorporados ao produto final, inclusive as embalagens), produtos em processos (materiais que estão em processo de fabricação) e produtos acabados (são os materiais agora sob forma de produto final, prontos para serem comercializados ou entregues). Viana (2010) define também que dentre as várias matérias primas existentes no almoxarifado, os materiais podem ser considerados excedentes (tratando-se do material que existe em quantidade superior às necessidades dos usuários); material obsoleto (que não mais satisfazem às exigências da empresa, pois foram substituídos por outros); o material sucatado (o que trata de material deteriorado ao longo do tempo, sem qualquer outra utilização, que não apresenta outro valor, senão o intrínseco de sua composição); e o material inservível (que em consequência do tempo de utilização, deteriora, tornando-se inútil sua recuperação técnica, economicamente inviável). Atender aos clientes na hora certa, com a quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Para Martins e Alt (2006), os estoques são importantes para melhorar o serviço ao cliente, além de propiciarem a economia de escala (os custos são tipicamente menores quando o produto é fabricado continuamente e em quantidades constantes). E a proteção de mudanças de preços em tempo de inflação alta; proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega e a proteção contra contingências (proteger a empresa contra greve) são também outros pontos importantes a serem considerados. As Farmácias de Manipulação que geralmente trabalham com estoque, devem adotar estratégias para que seus recursos materiais possam ser bem controlados, sem apresentar diferenças, erros. No Brasil, os primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de estoques são das décadas de 50 e de lá até hoje muito tem sido feito, com resultados satisfatórios. De acordo com Viana (2009), no passado, apesar do critério propiciado pela classificação ABC o controle e a reposição do estoque, realizavam-se manualmente, de

23 22 forma precária, pelas informações das Fichas de Controle de Estoque, por meio dos níveis ali consignados. Os cálculos dos níveis de estoque (máximo, mínimo, segurança, ponto de reposição) eram manuais e transcritos para a mencionada ficha (ficando a reposição na dependência do controlador de estoque), sujeitos, evidentemente, a constantes falhas. Assim, procurando minimizar e equacionar as dificuldades relacionadas e visando otimizar o desempenho de gerenciamento, há que se contar com o auxílio da informática. Conforme afirmação de Martins e Alt (2006), a maior dificuldade de uma empresa em relação à gestão de materiais se encontra no sentido dela conseguir controlar de maneira eficaz o seu estoque. Para tanto é preciso ter planejamento para que a quantidade estocada se torne uma ferramenta de vendas. Estoque mínimo faz perder vendas e estoque excessivo faz perder dinheiro. Deixar faltar matéria para atender aos pedidos dos clientes, está sujeito a reclamações e a empresa poderá também deixar a produção parada por um bom tempo, quando nesta situação não se encontra fornecedores de tais matérias. Uma das formas de se fazer o controle dos estoques, está nos inventários. O inventário físico consiste na contagem dos itens de estoque. Geralmente é efetuado de modo periódico ou rotativo. É chamado de periódico quando em determinados períodos, normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano, faz-se a contagem física de todos os itens de estoque. Nesta ocasião, coloca-se um número maior de pessoas para contar o estoque. O inventário é rotativo quando permanentemente se contam os itens de estoque. Neste caso faz-se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal (normalmente de um ano). Para toda quantidade de material retirada do almoxarifado, deve haver outra, correspondente do mesmo material, já usado, disponível e sujeita à recuperação para reposição. As unidades envolvidas, usuários e fornecedores, são igualmente responsáveis no processo de ressuprimento para que não falte matéria para o atendimento dos clientes. Controlar eficazmente o estoque contribui para o resultado financeiro e a lucratividade de uma empresa.

24 Cronograma Tabela 1 - Cronograma de Atividades MÊS/ANO ATIVIDADES AGOSTO/2011 Escolha da empresa para o estágio; coleta de dados e escolha de título e tema. SETEMBRO/2011 Entrega das hipóteses; justificativa com citação textual e coleta de dados com os funcionários. OUTUBRO/2011 Apresentação dos resultados esperados; Metodologia, Cronograma e Recursos. NOVEMBRO/2011 Análise dos dados e apresentação do projeto monográfico (1ª parte). DEZEMBRO/2011 Pesquisa bibliográfica sobre o tema. JANEIRO/2012 Pesquisa na internet sobre o assunto. FEVEREIRO/2012 Desenvolvimento do projeto. MARÇO/2012 Organização do projeto. ABRIL/2012 1ª Revisão do projeto MAIO/2012 Considerações Finais do projeto JUNHO/2012 Revisão final do projeto JULHO/2012 Fonte: Elaborada pela autora Apresentação do TCC

25 Recursos Recursos Humanos AÇÃO Tabela 2 - Recursos Humanos RESPONSÁVE QUANTIDADE/ VALOR L PRODUTO UNITÁRIO VALOR TOTAL Elaboração do Projeto Ana Lúcia - 0,00 0,00 Orientador do Fernando - 0,00 0,00 Projeto Antunes VALOR TOTAL DESSA DESPESA 0,00 Fonte: Elaborado pela autora Recursos Materiais Tabela 3 - Recursos Materiais AÇÃO RESPONSÁVEL QUANTIDADE/ VALOR PRODUTO UNITÁRIO VALOR TOTAL Compra de Cartuchos Ana Lúcia 1 cartucho 45,00 45,00 Canetas Ana Lúcia 3 unidade 0,65 cada 1,68 Caderno Ana Lúcia 1 unidade 6,00 6,00 Papel A4 Ana Lúcia 1 pacote com ,50 14,50 folhas VALOR TOTAL DESSA DESPESA 67,18 Fonte: Elaborada pela autora

26 Recursos Financeiros Tabela 4 - Recursos Financeiros AÇÃO RESPONSÁVEL QUANTIDADE/ PRODUTO 05 cópias de Cópias Ana Lúcia relatórios sobre o estoque da empresa (sua quantidade) VALOR UNITÁRIO 0,15 cada cópia VALOR TOTAL 0,75 Impressão Ana Lúcia 1 via do projeto para a empresa, em um total de 35 páginas 0,15 cada folha impressa 5,25 Recarga de Ana Lúcia 3 recargas de 10,00 a 30,00 Cartucho cartuchos recarga Encadernação Ana Lúcia 1 encadernação do material para a 2,50 2,50 Farmácia VALOR TOTAL DESSA DESPESA 38,50 Fonte: Elaborada pela autora

27 Valor Total do Projeto Tabela 5 - Valor Total do Projeto RECURSOS VALOR TOTAL HUMANOS 0,00 MATERIAIS 67,18 FINANCEIROS 38,50 TOTAL GERAL 105,68 Fonte: Elaborada pela autora

28 27 5 PROJETO DE ESTÁGIO 5.1 História da Gestão de Materiais A história da gestão de materiais é tão antiga quanto a existência dos seres humanos. Ela existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que estoques e compras ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas e o trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas. A evolução fabril constante, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à administração de materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e ao mesmo tempo, uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização seja ela qualquer que fosse. As duas grandes guerras mundiais, sem dúvida foram fatos muito marcantes e comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente, e de lá para cá uma atenção especial é dada a este setor que hoje se tornou fonte de vantagem competitiva. Para Silva, quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido. (SILVA, 2009). Em gestão de materiais uma das palavras mais utilizadas é estoque. De acordo com Arnold (1999, p. 265), os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, tanto para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. De acordo com Pozo (2010), a acumulação de estoques em níveis adequados é uma necessidade para o normal funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro. Olhando por este lado, os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a empresa produza e venda com um mínimo risco de paralisação ou de preocupação possível. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem significar e alcançar uma respeitável parcela dos ativos totais da empresa.

29 28 Portanto, a administração dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a área de finanças, pois enquanto a Administração de Materiais está voltada para a facilitação do fluxo físico dos materiais e o abastecimento adequado à produção e a vendas, a área financeira está muito mais preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais. A incerteza de demanda futura ou de sua variação ao longo do período de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remuneração do capital investido, são as principais causas que exigem estoques permanentemente à mão para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. De acordo com Viana, pode-se classificar os materiais que compõe o estoque sob vários aspectos. Porém, a classificação de materiais quanto à aplicação, em materiais improdutivos e produtivos, auxilia a política de formação dos estoques. Desta forma, para dar subsidio ao gerenciamento, os estoques têm sua natureza compreendida em materiais improdutivos e produtivos. 5.2 Administração de Materiais A administração de materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Uma das atividades abrangentes são as operações gerais de controle de estoques. Em outras palavras: A administração de materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. (SLACK, CHAMBERS, JOHNST, 2002). Responsável pela coordenação do planejamento e controle do fluxo de materiais, a partir do fornecedor, passando pela produção até o consumidor, a administração de estoques engloba a sequencia de operações que tem seu início na identificação do

30 29 fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Os estoques propriamente ditos, são denonimações utilizadas para definir quantidades armazenadas de matérias-primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem ou produtos acabados. De acordo com Pozo: Cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os produtos acabados. Seu objetivo não é deixar faltar material ao processo de fabricação, evitando alta imobilização aos recursos financeiros. (POZO, p. 25). Estoques existem exatamente para impedir que falte matéria ou algum produto. Desta forma, muitas empresas preferem trabalhar com ele para que não falte o produto ao cliente que o deseja O Papel dos Estoques na Empresa Tão antigo quanto o estudo da própria administração, é o estudo do papel dos estoques nas empresas. Como no fluxo de produção ou no processo comercial, os estoques sempre foram alvo de atenção. Em relação aos estoques, seu valor é muito maior, quando avaliado a questão da vantagem competitiva. Muitas empresas hoje procuram de uma forma ou de outra, obter uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendêlos prontamente, no momento e na quantidade desejada, é facilitada por meio da administração eficaz dos estoques, tornando assim um dos papéis mais importantes dos estoques, o de se tornar vantagem competitiva A importância dos Estoques Para Ronald H. Ballou (1993), um dos mais respeitados gurus da logística, os estoques são mantidos para:

31 30 a)melhorar o serviço ao cliente: assim dando suporte principalmente a área de marketing, que ao criar demanda precisa de material disponível para concretizar vendas; b)economia de escala: ocorre uma diminuição dos quando o produto é préfabricado continuamente e em quantidades constantes; c) Proteção contra mudanças de preços em tempo de inflação alta: se existe um alto volume de compras, existe também a minimização do impacto do aumento de preços pelos fornecedores; d)proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega: é considerada uma segurança quando há o problema do comportamento de demanda dos clientes ou problema relacionado ao tempo de entrega dos fornecedores. Segurança esta que garantirá sempre atender aos clientes. É o chamado estoque de segurança; e)proteção contra contingências: Com a manutenção dos estoques, diminuem-se os riscos de graves incêndios, inundações, instabilidades políticas e outras variáveis exógenas que podem criar problemas. Atender aos clientes na hora certa, com quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura. (MARTINS e ALT, p. 171). Muitas são as empresas que buscam vantagem competitiva diante seus concorrentes. E uma maneira disso ser feito é através de uma boa gestão de materiais. Além disso, os estoques também podem ser usados nas negociações de preços com os fornecedores. Como exemplo, houve o aumento do dólar no inicio de 1999, na qual muitas empresas usaram os estoques antigos para tentar resistir aos tais aumentos. Muitos sistemas automatizados existem devido às novas formas de estocagens de materiais. Os recursos investidos em estoques tem sua variação de acordo com o setor a que a empresa pertence. Ao administrarem os estoques os gerentes estão cuidando de parte importantíssima da empresa. Daí vem a justificativa de a maioria das empresas terem um departamento ou setor para cuidar dos materiais em estoques, quer sejam matéria-prima ou produtos em processo ou acabados.

32 Gráficos de Estoques Uma forma de obter o controle de estoques é através de lançamentos feitos diariamente da quantidade existente da matéria no estoque, quanto foi recebido, consumido e que voltou para o estoque. Abaixo (TAB. 6), um exemplo de como o controle de estoque pode ser obtido, através de simples lançamentos diários. Tabela 6 - Variação do Estoque em Função do Tempo DIA Segunda- Feira Terçafeira Quarta- Feira Quinta- Feira Sexta- Feira ESTOQUE INICIAL (UNIDADES) RECEBIMENTOS (UNIDADES) CONSUMO (UNIDADES/DIA) ESTOQUE FINAL (UNIDADES) Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p Através desses dados, é possível construir o gráfico de estoque (FIG. 2) para uma melhor visualização da variação dos estoques de um item (ou vários) em função do tempo. Figura 2 - Gráfico de Estoque Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 175

33 32 A complexidade do gráfico dependerá do consumo e frequência com que se dão os recebimentos, principalmente se forem de formas parceladas Pressões para a manutenção de Baixos Níveis de Estoques O Just in Time afirma que os estoques são também uma forma de desperdício, devendo ser eliminados ou reduzidos a um mínimo possível, até se chegar ao fluxo de uma peça. Desta forma, para que haja uma recompensa nos custos totais, há a necessidade de uma grande redução nos custos de preparação. Uma questão muito importante acerca disso tudo é a seguinte: O que pode ser feito para reduzir inventários? Existem muitas medidas que podem acabar com esse problema, ou pelo menos amenizá-los. As principais são melhorar a precisão, em termos de quantidade e prazos, das previsões de vendas, reduzir os ciclos de manufaturas e conseguir parcerias com os fornecedores, para ter melhores preços e condições de pagamento e prazos, alem de qualidade assegurada. Como exemplo de uma medida que pode fazer melhorias neste aspecto, existe o estabelecimento de estoques de segurança mínimos e realistas para os quais é preciso medi-los sempre e agir imediatamente para corrigir distorções (inventários permanentes) Pressões para a manutenção de Altos Níveis de Estoques Prometer prazos curtos ou até imediatos de entrega de um produto, por exemplo, são flexibilidades que ocorrem quando se tem um alto nível de estoque. O pessoal do setor de vendas gostaria que os estoques fossem sempre elevados e com variedade para que o atendimento ao cliente fosse sempre o melhor possível, porque o não atendimento sempre acarreta prejuízos. Segundo Martins e Alt (2009), muitas empresas não percebem que estão trabalhando com inventários muito acima do ideal, e, quando se dão conta, não conseguem entender a origem do problema. Para tanto, é necessário identificar quais áreas da empresa estão afetando, elevando em excesso o inventário.

34 33 Áreas como marketing, engenharia, controle de qualidade, suprimentos e a própria gerência, são algumas das mais responsáveis, que de formas diferentes, interferem nos aumentos de estoque. 5.3 Tipos de Estoques Diversos tipos ou nomes de estoques, que podem ou não ser mantidos em um ou diversos almoxarifados existem. Normalmente, as empresas possuem em suas organizações, cinco almoxarifados básicos, que são: a) Estoques de Matérias-Primas (MPs) Para Pozo, Por matéria-prima entende-se geral o material básico que irá receber um processo de transformação dentro da fábrica, para posteriormente entrar no estoque de acabados como produto final. Pode ser um laminado de aço, uma chapa, pós, etc. Em resumo, são todos os materiais que se agregam ao produto, fazendo parte integrante de seu estado. Podem ser também itens comprados prontos ou já processados por outra unidade ou empresa. Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa. (POZO, 2010, p. 29). Desta forma, estoques de matérias-primas se dizem de todas as matérias-primas estocadas que ainda não foram para o processo de produção ou venda, por exemplo; b) Estoques de Materiais em Processamento Os estoques de materiais em processamento, também denominados materiais em vias - são constituídos de materiais que ainda estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado- por não serem mais MPs (Matérias-primas) iniciais - nem no depósito - por ainda não serem PAs (Produtos acabados). Porém, mais adiante serão transformadas em PAs. Para Martins e Alt (2006), estes materiais correspondem a todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. Estes são os materiais que começaram a sofrer alterações, sem, contudo, estarem ainda finalizados. Muitas pessoas usam a expressão produtos que estão no meio da fábrica para denominá-los;

35 34 c) Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs; d) Estoques em trânsito Correspondem a todos os itens que já foram dispensados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram a seu destino final; e) Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes - referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o PA. Os Estoques de PAs se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como matéria-prima, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e PAs. 5.4 Políticas de Estoques A política de estoques preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais. Cabe ao controle de estoque inspecionar a disponibilidade e as necessidades totais do processo produtivo envolvendo não só o almoxarifado de matérias primas e auxiliares como também os intermediários e os de produtos acabados. Assim devem ser considerados alguns objetivos em relação às políticas de estoques, como assegurar o suprimento adequado à produção; identificar os itens obsoletos e eliminá-los; prevenir os danos, perdas; manter as quantidades em relação às necessidades e manter o custo em nível mais baixo possível.

36 Manter ou não manter estoques? Uma questão muito discutida sobre a gestão de materiais está a cerca de manter ou não manter estoques. Na verdade, a viabilidade de se ter estoque é possível desde que a empresa tenha condições de aplicar seu capital de giro nele. Já se a empresa trabalha contra estoque, ai sim ela precisa investir seu capital de giro nesse estoque e o mesmo deve ser considerado na definição de seus custos. Como exemplo, é impossível a uma farmácia de manipulação trabalhar sem estoques. Manter estoques requer investir e ter gastos elevados. Um ideal conflitante que as empresas enfrentam em sua realidade do dia-a-dia, é exatamente evitar a formação de estoques, ou até mesmo reduzi-los sem que isso aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos seus consumidores em geral. O ideal seria a inexistência de estoques, à medida que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, na prática isso não acontece, tornando imperativa a existência de um nível de estoques que sirva de amortecedor entre mercados supridor e consumidor, a fim de que os consumidores possam ser plena e sistematicamente atendidos. (VIANA, p. 116). Muitas são as razões que levam uma empresa a trabalhar com estoques. Entre elas, podem se destacar a resposta mais rápida à mudanças; maior disponibilidade de produtos; redução de Custos; economia de Produção; redução de compras emergenciais (que custam mais caras); tempo logístico (em relação à produção); e contra situações imprevistas. Em contrapartida às empresas que trabalham com estoques, há também aquelas que por outros motivos, encontram razões para não ter estoques. Entre estas razões podem-se destacar o custo (no qual considera os estoques gastos desnecessários, e o dinheiro pode ser aplicado em outra coisa e não ficar parado); estoques podem encobrir problemas de qualidade; riscos de obsolescência e deterioração; sendo também que ocupa grandes espaços. O maior problema encontrado nas empresas que as impossibilitam de trabalhar sem estoques, é a chamada previsão de demanda. Segundo Ballou (2006) se a demanda for previsível não é necessário manter estoques, isto porque quanto mais precisa for a previsão de demanda, mais simples de controlar os estoques. Porém, como praticamente

37 36 não existe previsão de demanda exata, as empresas utilizam estoques para reduzir os efeitos causados pelas variações de oferta e procura. Seria bom se as empresas não precisassem trabalhar com estoques, no sentido de que não teria o risco de perda de material, custo elevado com armazenagem, entre outros, mas a realidade do mercado não permite que isso seja feito principalmente por uma pequena empresa. A única saída para que essas empresas possam ter seu estoque como uma vantagem e não desvantagem determinando uma política de controle do mesmo. Assim torna-se importante também definir um lote econômico de compras. Como há o conflito clássico entre o setor financeiro (que sempre quer reduzir custos da manutenção dos estoques por meio da fabricação frequente de pequenos lotes) e a gerência de produção (que não quer interromper as operações), a melhor saída é determinar um meio-termo. Desta forma, o lote econômico de compras é aquele que nem é tão grande que possa acarretar despesas excessivas de manutenção, nem tão pequeno que acarrete falta na produção. Trabalhando desta forma, a empresa consegue conciliar o problema de excesso ou falta de estoques, facilitando o controle do mesmo Redução dos Estoques Pelas tentativas constantes e incansáveis dos gerentes de reduzirem os estoques de matéria-prima, produtos em processos ou produtos acabados, houve o desenvolvimento de novas técnicas de administração ou filosofias gerenciais relacionadas à gestão de materiais. O fato por exemplo de considerar os estoques como um desperdício levou os japoneses a desenvolverem as técnicas do Just-in-time e dos cartões Kanban Just in time Just in time (surgido no Japão em meados da década de 70) é um método utilizado para disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários para que o custo de estoque seja menor.

38 37 A filosofia JIT busca a eliminação dos desperdícios e a melhoria contínua do processo, foi desenvolvida tanto para a produção em série, como para as intermitentes. Um dos principais benefícios é a redução de mais de 90% dos estoques e do capital de giro para mantê-los. (POZO, 2010, p. 129). Pozo (2010) entende o Just in Time como uma filosofia que se aplicada adequadamente para reduzir ou eliminar desperdícios que acontecem nas compras, durante o processo produtivo, na logística, nas atividades de apoio etc. Aplicado com grande sucesso em numerosas organizações japonesas, o Just in Time, se caracteriza pela manutenção de matérias-primas e componentes em estoque apenas em quantidade suficiente para manter o processo produtivo do momento. A principal característica dele é trabalhar com a produção puxada, ao longo do processo. O material só é solicitado se realmente existir a necessidade de sua utilização. É um combate ao desperdício, totalmente contrária a produção empurrada, na qual se acumulam estoques e custos para mantê-los. O JIT, que é fundamentado na qualidade e flexibilidade do processo de compras, e também pode disparar o processo. Dependendo de como o sistema é idealizado, um cartão ou um conjunto de cartões chamados Kanban pode dar início ao processo de compras Cartões Kanban Tendo como seu siginificado, placa visível, o Kanban é um cartão que sinaliza e controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. Estes cartões podem ser trocados por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados. Desta forma, o Kanban é colocado em peças ou partes específicas de uma linha de produção, para indicar a entrega de uma determinada quantidade. Quando se esgotarem todas as peças, o mesmo aviso é levado ao seu ponto de partida, onde muda num novo pedido para mais peças. Quando for recebido o cartão ou quando não há nenhuma peça na caixa ou no local determinado, então deve-se movimentar, produzir ou solicitar a produção da peça. O Sistema Kanban é geralmente formado por quadros e cartões visuais que auxiliam o planejamento da produção e o controle de estoques. De acordo com a

39 38 quantidade de cartões disponíveis nos quadros, são tomadas as decisões priorização de produção e até mesmo de paradas de linha para manutenção. Mesmo que não sendo algo novo, os cartões Kanban auxiliam e muito as empresas a ter um melhor controle de seus recursos materiais. 5.5 O Administrador de Materiais O administrador tem como funções o planejamento, organização, comando e controle. E tais funções devem ser aplicadas dentro da empresa em qualquer um de seus setores. Não diferente dos demais, o estoque também merece atenção especial em se tratando de visar o aumento da produtividade e dos resultados. Assim, o administrador atua em relação a gestão de materiais, no que diz respeito a orientar e controlar as atividades de organização, rotinas de trabalho e determina os métodos, planejando a utilização eficaz de mão de obra, equipamentos, materiais, etc. 5.6 Procedimentos Fundamentais na Gestão de Materiais Para Viana, Administrar com eficiência e exatidão o movimento de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa o quê, quanto, quando e como comprar não é tarefa simples. (VIANA, 2010). Tudo isso porque procedimentos fundamentais a gestão de materiais como o que deve ser comprado, quando deve ser comprado, porque preço deve ser comprado, entre outras, implica uma série de preocupações envolvidas; devem ser bem administrados. Desta forma, não adianta, por exemplo, querer comprar um lote muito grande de uma mistura para fazer protetor no inverno, se nesta época muitos não usam Cadastramento O cadastramento de materiais visa o cadastro dos materiais necessários à manutenção e ao desenvolvimento da empresa. Tudo isso implica em ter que reconhecer a classificação, codificação e especificação do material envolvido.

40 Gestão Ao administrador através da gestão de materiais, é permitido verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem manuseados e bem controlados em relação aos setores que deles se utilizam. Ou seja, a gestão visa o gerenciamento dos estoques através de técnicas que definem os níveis de ressuprimento, acompanhando também sua evolução Compras Através das compras é que a empresa supre suas necessidades de aquisição de materiais, tendo como objetivo, buscar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas. Este é um processo muito importante para o controle dos recursos materiais. Ou melhor, a gestão dos recursos materiais é que determinará se a compra foi bem feita ou não. Isto quer dizer que se não se sabe controlar bem o estoque, sem ao menos ter certeza dos itens nele contido, corre-se o sério risco de comprar além do que deve, ou comprar algo que já se tem. As compras tem a função de identificação e seleção de fornecedores habilitados a atender às necessidades referentes a prazo, quantidade e qualidade do cliente. Hoje o relacionamento cliente-fornecedor é totalmente diferente de alguns anos atrás,quando cada um procurava tirar o máximo de proveito do outro,e, se não eram inimigos, pelo menos a desconfiança era mutua. Atualmente o relacionamento é do tipo parceria, com elevada confiança, em que cliente e fornecedor se ajudam sempre na procura de soluções eficazes e que possam trazer mais benefícios aos consumidores finais. Atualmente a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos. Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional compra voltado para as transações em si, e não para o todo.

41 O sinal da demanda O sinal da demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de bem material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado, entre vários outros, de um estudo de mercado ou de necessidade sociais. Toda e qualquer empresa deve tem que definir a forma como administrar seus estoques, principalmente por causa das exigências da implantação dos sistemas informatizados, hoje presentes em quase todas as empresas. Regras como essas definem a estrutura dos modelos de estoque ou, modelos de administração dos materiais que procuram responder às perguntas: quando e quanto comprar. No caso de recursos materiais, alguns exemplos de formas de sinal da demanda são: Solicitação de Compras, MRP (materials requirement planning), Sistema de Reposição Periódica e Sistema de Reposição Contínua Solicitação de compras É por meio da solicitação de compras (FIG. 3) ou requisição de compras, que qualquer unidade organizacional ou mesmo colaborador qualquer, manifesta a sua necessidade de comprar um item para uso em beneficio de empresa. A solicitação de compras é enviada á área de compras que providenciará, seguindo procedimentos estabelecidos, a compra do material.

42 41 Figura 3 - Solicitação de Compras Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p MRP O MRP ou planejamento das necessidades de materiais é uma técnica que permite determinar as necessidades de compras dos materiais que serão utilizados na fabricação de um certo produto. Desta forma, de acordo com uma lista de materiais obtida através da estrutura analítica do produto, também conhecida por arvore do produto ou explosão do produto, em função de uma demanda dada, o sistema (computador), calcula as necessidades de materiais que serão utilizados e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento. Se por acaso não há material em estoque na quantidade necessária, ele então emite uma solicitação de compra (para itens comprados) ou até mesmo uma ordem de fabricação (para os itens fabricados internamente). Assim, o processo de compras é facilitado pelo MRP Sistema de Reposição Periódica No sistema de reposição periódica, deve ser estabelecido um período em que se farão as compras, como por exemplo, de três de três meses. E então deve-se emitir um novo pedido de compra. Os itens que já tiveram saídas são novamente comprados de

43 42 acordo com a regra de somente comprar a quantidade que falta para o item chegar em seu estoque máximo previamente determinado Sistema de Reposição Contínua O sistema da Reposição Continua, também podendo ser chamado de sistema do ponto de pedido ou até mesmo de lote padrão, é o mais popular método utilizado nas fabricas e consiste em disparar o processo de compra quando o estoque de certo item atinge um nível previamente indicado. O cálculo do ponto de pedido se dá em função do consumo médio e do prazo de atendimento Recebimento O processo de recebimento é uma atividade que visa garantir o desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, sendo que este processo zela para que as entradas reflitam as quantidades estabelecidas, com os preços, quantidades e épocas especificadas Almoxarifado O almoxarifado é o local que guarda fielmente os materiais confiados da empresa, objetivando a preservação e integridade dos mesmos. Almoxarifado e armazenagem são denominações diferentes que exercem a mesma função para os estoques. A definição de armazenagem de acordo com Lopes e Moraes é dada da seguinte forma: A função armazenagem compreende as atividades de guardar, localizar, manusear, proteger e preservar os materiais, comprados, produzidos e movimentados por uma empresa, com o objetivo de atender às suas necessidades operacionais, sejam elas de consumo, de transformação ou de revenda. (LOPES; SOUZA; MORAES, p. 155). Sua eficiência depende entre outras coisas, da melhor utilização de sua capacidade volumétrica. É a partir de uma boa organização de estoque que facilidades e praticidades como encontrar o item que procura que obtemos um melhor desempenho de produção, por exemplo.

44 43 O funcionário específico da área do almoxarifado é chamado de almoxarife. Este profissional tem que ser principalmente em caso de grandes empresas, habilitado para o cargo. Este profissional deve possuir alto grau de honestidade, confiança e disciplina. O controle do almoxarifado depende de um sistema eficiente que deve fornecer em todos os momentos as quantidades que se encontram à disposição e a localização de cada uma delas. Um exemplo de boa organização do almoxarifado é dispor os itens em endereçamentos. Deve-se ter um cuidado muito grande na organização e disposição do almoxarifado. Produtos perecíveis, tóxicos e inflamáveis, por exemplo, devem ser dispostos em locais diferentes e propícios para cada tipo, para evitar que haja problemas grandes como intoxicação, incêndio, etc. Alguns documentos podem ser utilizados para melhor atender as rotinas de trabalho dentro do almoxarifado. Entre eles, está o simples bloco de pedidos, que controlam de maneira eficiente (principalmente se o almoxarife tiver este perfil) entradas e saídas do almoxarifado Inventário Físico O inventario físico consiste exatamente na contagem física dos itens de estoque. Se acaso houver diferenças entre o inventario físico e os registros do controle de estoques, então devem ser feitos os ajustes conforme as recomendações contábeis e tributárias. Assim, os inventários servem para controlar até mesmo o fluxo de caixa, que pode ser feito em qualquer organização. Estoque em excesso significa gastar dinheiro à toa, arcar com um custo que não traz beneficio algum. E Qualquer custo, seja ele relacionado á produção, à administração de materiais ou simplesmente, ao estoque, pode ser reduzido se for bem gerenciado. Se os recursos mais utilizados, como ativos fixos, mão de obra e energia forem bem administrados, o produto ganhará em qualidade, e o custo total final será menor. Os inventários físicos podem ser efetuados de modo periódico ou rotativo. Ele é chamado de periódico quando em determinados períodos (normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano) faz-se a contagem física de todos os itens do estoque, colocando então nesse caso, um numero bem maior de pessoas com a função especifica de contar os itens. É uma força-tarefa designada

45 44 exclusivamente para esse fim, já que tal contagem deve ser feita no menor espaço de tempo possível (geralmente de um a três dias). Já os inventários rotativos permanentemente se contam os itens de estoque, pois nesse caso faz-se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal (normalmente um ano) Procedimentos Para haver o controle do estoque, primeiramente é necessária a observância dos procedimentos em vigor. Assim, a análise das divergências constatadas oferece uma ótima ocasião para a correção dos desvios observados Recebimentos As normas que asseguram a empresa quanto ao recebimento de suas mercadorias são essenciais para que no processo de recebimento, tenha a conferência da quantidade recebida. Um dos principais erros de estoques está relacionado com a não conferência das matérias e quantidades solicitadas. Assim, faz-se o lançamento da nota, sem saber se o lançamento feito está correto Localização A localização é uma peça muito importante no controle de estoque, pois a não localização de um material pode resultar na necessidade de comprar ou produzir um item. A melhor maneira para se encontrar um material quando se precisa dele, é associada a uma determinada localização no almoxarifado, pois todo item de estoque tem que ter endereço certo. Para uma melhor e rápida localização dos estoques, foi criada uma forma de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. É imprescindível, nos dias de hoje, com a automatização dos almoxarifados, a definição de um critério de endereçamento. Abaixo, uma das mais variadas e formas de endereçamento utilizadas:

46 45 Endereço: AA. B. C. D. E Onde: AA: Código do almoxarifado ou área de estocagem B: Número da rua C: Número da prateleira ou estante D: Posição horizontal dentro da posição vertical Exemplo: Qual a localização correspondente ao código de endereçamento ? Solução: Material estocado no almoxarifado 15, na rua 5, na prateleira 2, local vertical 2,no segundo boxe horizontal. A Figura 4 mostra exemplo físico de como fica este endereçamento nas prateleiras. Figura 4 - Armazenagem: Etiquetas de Identificação FONTE: ARMAZENAGEM, Conferência Por intermédio de inventário, é possível criar uma confiabilidade dos estoques, quando se faz a conferência na chegada de qualquer material na empresa. Produtos pequenos e em grandes quantidades demandam um pouco mais de tempo pra serem conferidos, mas desde que isso ocorra antes de colocá-los à disposição para uso ou venda no estoque, é válido.

47 Época ideal para realização do Inventário Os inventários geralmente são feitos anualmente em época de balanço. Porém esse método exige a paralisação das atividades durante o transcorrer do processo de contagem, além de que o nível de confiabilidade não melhora e os almoxarifes têm que reaprender ano após ano. No caso de empresas de grande porte, isso é impossível, restando então a elas, a opção de inventário rotativo, que é alicerçado a recursos de informática. Sem grandes esforços, com custos distribuídos, fazendo com que cada vez mais os almoxarifes se tornem especialistas no processo e no ajuste, além de que sempre haverá o aprimoramento da confiabilidade. A época e tipo de inventário ideal vai depender de cada empresa. Se acaso esta for uma grande empresa, é impossível, como já foi dito, que se façam inventários anuais, ao mesmo tempo que às vezes também não compense para uma pequena empresa ter que esperar um ano para fazer seus inventários, se um controle periódico pode resolver os seus problemas de falta de controle de seus recursos materiais. 5.7 Parâmetros e Modelos de Ressuprimento Cabe a cada empresa, antes de fazer qualquer compra a análise de seus estoques no sentido de determinar previamente a quantidade a ser ressuprida, para assim evitar os prejuízos decorrentes de exageros nas estimativas, por excesso ou falta. Para tanto, existem vários modelos que servem de auxílio. O estoque máximo (EM), que é baseado na quantidade máxima permitida para o material, aliado à informática, sempre avisa o momento em que se deve comprar para o produto voltar para a sua quantidade máxima predefinida. O estoque de segurança (ES), também chamado de estoque mínimo, se diz da quantidade mínima capaz de suportar um tempo de ressuprimento até mesmo superior ao programado. Assim, toda vez que o estoque estiver em seu mínimo, é desencadeado providências como a ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar que haja a ruptura do estoque. Para Chopra e Meindl (2003) os estoques de segurança servem para amenizar os efeitos da variabilidade da demanda. Quanto maior a variabilidade, mais difícil é a sua

48 47 previsão, no sentido também de que se há uma menor variabilidade da demanda, melhor a previsão. Já o fator de segurança (K) existe principalmente para assegurar imprevistos como crises periódicas de fornecimento e consumo. Desta forma, é determinado um fator de segurança para corrigir as distorções que podem existir. O estoque real (ER), diz exatamente da quantidade real existente de estoques no almoxarifado para que assim possa saber quando e quanto comprar. O estoque virtual (EV) dá o resultado do estoque real existente no almoxarifado mais as quantidades de encomendas em andamento. O estoque de cobertura (EC) serve para indicar por quanto tempo o estoque suportará o consumo sem que haja a reposição do mesmo. O nível de reposição (NR), é a quantidade que ao ser atingida virtualmente em declínio, avisa o momento em que deve ocorrer o pedido de compra. Este nível garante que o consumo do material durante o tempo de ressuprimento, não atinja seu estoque mínimo. O tempo de ressuprimento (TR) é o intervalo que há entre a emissão do pedido de compra e o efetivo recebimento. Ele desempenha papel muito importante na determinação do nível de estoque, uma vez que deve ser bem planejado para que não ocorra, por exemplo, de ser longo demais e faltar material para atender aos clientes. O ponto de ruptura (PR) é exatamente onde o ponto de estoque se torna nulo. Ou seja, zerado. Isso ocorre quando o consumo é muito elevado e contínua a demanda de material. Deve-se ter uma atenção dobrada quando isso tiver a possibilidade de acontecer, para que não ocorra de fato. O intervalo de cobertura (IC) geralmente é uma programação para duas compras consecutivas, para o qual pretende-se cobrir o consumo com a quantidade de uma aquisição. E a quantidade a comprar (QC) de diz da quantidade de material otimizada para aquisição, quando atingido o nível de reposição e prevista para consumo durante o período de cobertura. 5.8 Análise dos Estoques De acordo com Martins e Alt:

49 48 Como os estoques representam uma parcela dos ativos das empresas, então devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e de lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se estão tendo a utilidade adequada ou sendo um peso morto, não apresentando o retorno sobre o capital neles investido. (MARTINS, ALT, 2006, p.198). Nem sempre ter estoque significa ter sucesso, ou seja, muitos pensam que ter um grande volume de materiais para atender aos clientes é ter um retorno grande já que sempre têm o que oferecer. Porém não avaliar se este estoque está realmente circulando, dando o retorno que deve, muitas vezes leva a empresa a um grande prejuízo que às vezes custa fazê-la perceber que a causa está em sua gestão de materiais. É necessária muita atenção principalmente por parte dos administradores ou gestores das empresas, em relação a sua gestão de materiais, pois controlar bem estes recursos é ter uma chance bem grande de sucesso Giro dos Estoques O giro de estoques ou rotatividade mede quantas vezes, por unidade de tempo, o quanto o estoque se renovou ou girou. É a avaliação do capital investido em estoques comparado com os custos das vendas anuais, ou da quantidade média de materiais em estoques dividido pelo custo anual das vendas. A fórmula é dada por: Giro de estoques = Valor consumido no período /Valor do estoque médio no período. A avaliação da Gestão de Estoques por meio da Rotatividade é muito útil e rápida, facilitando a análise situação operacional da empresa, e é um padrão mundial de análise e comparação. Quanto maior for o número da rotatividade, melhor será a administração logística da empresa, menores serão os custos e maior será sua competitividade. (POZO, 2010, p.37). A Tabela 7 abaixo mostra que no Brasil, a média de rotatividade das empresas é de 14 giros ao ano, um valor muito baixo, comparado com os padrões mundiais. Tabela 7 - Giros de estoques por ano, média das empresas Índices de 97 (Médias) Rotatividade Brasil Mundial (EUA, Europa e Ásia) Japão (giros de estoque) Fonte: POZO, 2010, p. 37

50 Sistema de Planejamento e Previsão de Estoques Cabe ao administrador de estoques, prever a demanda e informar aos fornecedores de materiais, para que os clientes sejam sempre atendidos. Para determinar as quantidades e prazos a seres estabelecidos, deve-se analisar as situações que afetam a demanda. A empresa deve considerar informações como influência da propaganda, variações decorrentes de modismos, crescimento populacional, etc. Juntamente com isso, analisar a opinião de gerentes, vendedores, compradores e pesquisa de mercado. Atrelado a esses dados, deve-se obter meios matemáticos que levarão a uma melhor precisão dos dados desejados. Para tanto, determinar a evolução de demanda do mercado é importantíssimo. Esta demanda pode ser constante (na qual o volume permanece constante sem grandes variações no decorrer co tempo), sazonal (no qual o volume de consumo passa por oscilações regulares com alguns desvios de demanda) ou de tendência ( no qual existe drasticamente um aumento ou diminuição no decorrer de um período ou ano). De acordo com Pozo (2010), deve existir na empresa, um sistema de planejamento de estoques mesmo que seja impossível conhecer a demanda futura. É necessário para tanto, manter um nível de estoque que assegure disponibilidade de produtos às demandas. Com tudo isso, é necessário avaliar também o objetivo do custo e o objetivo de nível de serviço Objetivo do Custo No objetivo do custo, deve-se buscar um balanço entre os custos de armazenagem, de pedidos e de falta para melhor atender à demanda de mercado. Por mais conflitante que sejam estes custos, uma vez que quanto maior a quantidade estocada, maior é o custo de manutenção e quanto maior estoque, menor numero de pedidos e maiores lotes de compras; implicando em menores problemas de falta; o objetivo é minimizar o custo total, que é a somatória dos três custos.

51 Objetivo de nível de serviço Já o objetivo de nível de serviço, visa atender às necessidades do cliente em relação a datas e à presteza de entrega dos pedidos. Isto significa que a empresa terá que definir um percentual de grau de atendimento, ou seja, determinar, por exemplo, que quer atender 90% da demanda de acordo com prazos solicitados pelo mercado. Para tanto, deve-se levar em consideração, que quanto maior o grau de atendimento, maiores serão os custos de manutenção de estoques, levando os custos a valores insuportáveis para a empresa. Abaixo (FIG. 5), é possível verificar que quanto maior o grau de atendimento, maiores os custos de manutenção de estoques. Figura 5 Investimento em estoques para diversos níveis de serviços Fonte: POZO, 2010, p. 33 Antes de determinar com que grau de atendimento trabalhar, é bom analisar como está o planejamento de estoques, sua gestão de estoques. Para tanto é necessário obter o resultado do retorno de capital e o giro dos estoques ou rotatividade (que já foram vistos acima). Para o retorno do capital, é necessário o valor do lucro das vendas anuais, que será dividido pelo capital investido em estoques. Para uma boa administração de estoques, o capital deve situar-se acima de um coeficiente 1.

52 Análise e Curva ABC A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques. Segundo Rocha (1996), a classificação ABC é um método de controle de estoque no qual os materiais são separados por classe para serem melhores analisados. Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente seis meses ou um ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Para os itens mais importantes de todos, de acordo com valor e quantidade, dá-se a denominação itens classe A. Já aos intermediários, itens classe B; e aos menos importantes, itens classe C. Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são os mais significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os itens C representam o restante. Isto vai depender da empresa, dos materiais com que ela trabalha. Geralmente, de 10% a 20% do total de muitas empresas, são itens da classe A, enquanto uma grande quantidade, em torno de 50%, são da classe C e 30% a 40% são da classe B. Já a curva ABC assim como a análise ABC, é um importante instrumento para o administrador; pois permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. De acordo com a importância de cada item é que se obtém a curva ABC. Portanto, uma vez obtida a sequencia dos itens e sua classificação ABC, resultase então imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e para vários outros problemas usuais nas empresas. Assim, após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo dos itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. Classe B: Grupo intermediário.

53 52 Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, mas que, no entanto requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. O primeiro processo a se fazer para determinar a análise ABC é fazer um levantamento dos materiais e quantidades consumidas dos itens de estoque com seus respectivos preços unitários durante um determinado ano-base. Tabela 8 Apresentação de movimentação da empresa Condor Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 211 Logo após esta etapa, deve-se calcular o valor monetário consumido de cada produto no ano-base. Para isso, basta multiplicar a quantidade consumida pelo custo por unidade.

54 53 Tabela 9 Cálculo do valor monetário consumido no período Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 212 Depois de saber os custos totais de cada unidade de material, deve-se então ordená-los de forma decrescente no valor consumido durante o período, somando todos os valores para chegar ao valor total de todos os itens consumidos. Tabela 10 Itens ordenados de forma decrescente Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 212 Após esses cálculos, é necessário calcular os percentuais da cada um dos itens em relação ao total.

55 54 Tabela 11 Curva ABC Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 213 Ao analisarmos a Tabela 11, verificamos que os três primeiros itens (2035, 1030, 1020), representam 60% dos gastos totais com materiais de estoques no período; sendo classificados, portanto, como itens de classe A. Os quatros seguintes (2050, 6070, 2015, 30,55), representam mais que 25% dos gastos e são classificados como itens classe B. E os outros oito itens restantes, que representam 15%, são os de classe C. Assim pode-se então determinar a curva ABC, como pode ser visto na Figura 6. Figura 6 A Curva ABC Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 214

56 55 Assim, através da análise e curva ABC, classificamos os itens dos mais importantes aos menos importantes. Isto nos permite, principalmente pela dificuldade de implantar um controle de estoque 100% eficaz, de pelo menos trabalharmos primeiramente em cima dos itens considerados mais importantes. Não esquecendo que pode começar por eles, mas sem desconsiderar o restante, porque talvez, por ser em grande quantidade, os itens de classe C sejam de grande valor no montante total, de forma também que o custo para mantê-los seja alto. Portanto, todos os itens devem ser analisados e trabalhos a questão de seu controle.

57 56 6 ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA ESSÊNCIA 6.1 Apresentação da Empresa Em 06/06/2006 fundou-se uma nova Farmácia de Manipulação em Paracatu: Farmácia Essência, específica no ramo de Manipulação. Sua razão social: SAM FARMACIA LTDA, foi criada com as três iniciais dos sócios, na época: Sérgio, Adriana e Moema. Atualmente conta com dois sócios: Adriana Gonçalves Simplício Dias e Ivan melo Franco Dias. Cada um responde por uma cota de 50% da empresa. Localizada à rua Goiás, 471 lojas 04 e 05, Centro- Paracatu MG, tem como ponto estratégico este local, uma vez que muito movimentado por ser ponto de parada de ônibus e, ser próximo de outras três farmácias, o que faz com que o cliente investigue primeiro em qual quer fazer ou comprar seu medicamento manipulado, já que não precisa ir mais longe para comparar preços, atendimento, etc. Hoje a Farmácia conta com cinco funcionárias, das quais três são do setor de manipulação e duas recepcionistas, sendo também que uma funcionária da manipulação é específica para a atividade de controle de qualidade, confirmando então a qualidade do próprio estabelecimento. Como em muitas empresas, a farmácia tem uma grande dificuldade no diz respeito a gestão, controle de seus recursos materiais. Esta é a razão do desenvolvimento deste projeto, com o objetivo de estabelecer um método de controle para o estoque da farmácia. 6.2 Missão da Empresa Fornecer aos seus clientes produtos de qualidade, que promovam o bem estar e saúde da comunidade. 6.3 Valores da empresa a) Ética; b) Qualidade;

58 57 c) Satisfação do cliente; d) Compromisso com a saúde e bem estar das pessoas. 6.4 Situações encontradas na Empresa O controle de qualidade feito a todas as matérias-primas que chegam na farmácia é um ponto positivo principalmente porque é através dele que se cria uma relação de confiança entre farmácia e fornecedor e farmácia e cliente. A confiança é largamente tida como o elemento chave em parcerias de sucesso, mas também, de longe, o elemento mais difícil de ser desenvolvido e mantido. (SLACK, CHAMBERS, JOHNST, 2002, p. 433). Procurando sempre inovar, a farmácia investe hoje em visitações médicas, que como diferencial, busca uma parceria com médicos para garantir que o paciente ao sair do escritório, possa ser direcionado para um local de qualidade e competência para a manipulação de seus medicamentos. Apesar dos investimentos feitos pela farmácia, para, sobretudo garantir qualidade e confiança, a mesma tem uma grande fraqueza em relação a sua gestão de materiais. O estoque físico existente e a quantidade descrita no sistema (computador) não tem coerência. Isto se torna um problema grande no sentido de que muitas vezes, os pedidos dos clientes não podem ser atendidos. Como conseqüência também, os processos de compras apresentam falhas. O problema da gestão de materiais na farmácia está ligado a todos os processos dentro da empresa. Todas as áreas são responsáveis por esta falta de controle, porém a de maior peso é o espaço da própria manipulação. A falta de controle ou até mesmo desperdício, desvios e perdas de matériasprimas é algo que está oculto, mas que tem que ser bem trabalhado para que não mais ocorra, senão cada vez mais os prejuízos aumentarão. 6.5 Apresentação e análise dos dados encontrados na empresa O primeiro passo que se deve dar rumo a um controle de estoque é a contagem de todos os seus itens existentes no almoxarifado. Porém como isto é muito complexo para a farmácia de manipulação em questão, no sentido de que não pode ser

59 58 disponibilizados dias de portas fechadas para fazer a contagem de seus itens (que tem um total superior a 1000 unidades), a melhor solução é trabalhar esta questão aos poucos. Até porque outra dificuldade maior ainda em relação a estas matérias - primas é a pesagem de cada uma delas. De acordo com o gráfico abaixo (FIG. 7) dado pelo próprio programa na Farmácia, podemos separar o estoque em classes (ex: controlados, diuréticos, antibióticos) para assim ir trabalhando cada uma delas aos poucos. Não é necessário fechar as portas para se fazer isto. Basta denominar um funcionário para esta função, afinal mesmo que tenha que pagar hora extra a este, o valor a ser pago, nem deve ser comparado com o retorno que se terá com o estoque controlado. As dificuldades encontradas para implantar um projeto de controle como este, minimizam quando se pode dividir o estoque em categorias para trabalhá-las aos poucos. Desta forma, nada mais justo que começar por aquelas que dão um maior retorno para a empresa. Sendo assim, foi possível determinar que no ano de 2011, a categoria que sobressaiu as demais foi exatamente a dos controlados, como pode ser visto na FIG. 7 abaixo. Figura 7 Os 10 produtos mais vendidos em 2011 Fonte: Dados da Pesquisa